Lavendelns samfällighetsförening Protokoll fört vid styrelsemöte i Lavendelns samfällighetsförening (LSF) den 13 november 2013 Närvarande: Mikael Ichu Stig Privén Jaakko Mottinen Farouk Bikandi Patrick Rogers Maria Ledin Birgitta Fjellström Vivian Toma 1 Mötets öppnande 2 Dagordning Mikael öppnade mötet och hälsade alla välkomna. Dagordningen godkändes. 3 Föregående protokoll Föregående protokoll justerades. 4 Inkomna skrivelser Tidigare skrivelser 1. Mikael informerade om att Mikael Ståhl uppdragits kontakta revisorssuppleant Elisa Rhawi angående hennes inträde som revisor istället för John Brunberg som avgått. 2. Jaakko redogjorde för sitt samtal med entreprenören avseende lekparkens utrustning. Fundamenten till gunghästarna kommer att åtgärdas men enligt entreprenören ingår inte åtgärd av de trasiga gungorna i dennes uppdrag. Eftersom gungornas kedjor troligtvis är felmonterade uppdrogs Jaakko att kontakta entreprenören ännu en gång angående detta. Nya skrivelser 1. Registerutdrag avseende ändrad styrelse har kommit från Lantmäteriet. 2. Mail har kommit från Ivan Lundquist, i vilket han informerar om att han föreslagit kommunen att stänga av parkeringen vid Tegelängsvägen eftersom det är mycket störande trafik där. Mikael informerade om att kommunen har lyssnat på Ivan och att avstängning nu har skett. 3. Brev har kommit från Södertörns Fjärrvärme med information om att en prishöjning med 2 % kommer att ske från årsskiftet. 1 (3)
4. En boende har framfört klagomål avseende en granne som använder sin tomt som parkering för flera fordon. Det konstaterades att det inte är styrelsens uppgift att besluta över de enskilda fastighetsägarnas användande av sina tomter. Förekomsten av intensiv trafik på områdets vägar och att det dessutom ibland parkeras på vägarna diskuterades. Eftersom parkering inte är tillåtet på vägarna inom området - bl.a. därför att det hindrar utryckningsfordon från att komma fram - konstaterades att de boende måste informeras om detta och om vikten av att ta hänsyn till sina grannar. 5 Utgående skrivelser 6 Ekonomi 1. Mikael informerade om att han har uppmanat den fastighetsägare som har lämnat jord och byggmaterial på samfällighetens gräsmatta, att tillse att bortforsling av materialet och återställande av gräsmattan sker. Vederbörande meddelades vara medveten om sin skyldighet och har lovat vidta begärda åtgärder. 2. Mikael informerade om att han har uppmanat den fastighetsägare som nyttjat samfällighetens gräsmatta som parkering med följden att gräsmattans skadats, att återställa gräsmattan. Vederbörande meddelades vara medveten om sin skyldighet och har lovat återställa gräsmattan till våren. 3. Mikael informerade om att han har kontaktat ägaren till den släpvagn som stod parkerad på en av samfällighetens parkeringar under en längre tid och att släpvagnen numera är borttagen. 4. Mikael informerade om att han tillskrivit en fastighetsägare med anledning av att en belysningsstolpe i anslutning till en av fastigheterna i området har påkörts, varvid en lucka har skadats så att elkablar har blivit åtkomliga. Luckan har tejpats för men det kan trots det innebära en fara för lekande barn, varför fastighetsägaren har uppmanats att åtgärda skadan. 5. Mikael informerade om att han har tillskrivit kommunen angående kommunens synpunkter på samfällighetens roll i bygglovsärenden gällande tillbyggnader och ombyggnader som kan påverka samfällighetens installationer negativt, t.e. anslutningar till värme och vatten. 1. Stig redogjorde för LRF:s ekonomi och presenterade kostnadsutfall mot budget per den 31 oktober. Det konstaterades även denna gång att samfällighetens ekonomi är god. 2. Inköp av material till sandlåda har gjorts för 316 kr. Hyra av containrar till höststädningen har kostat 8.926 kr. Serviceavtal avseende bokföringsprogram (för uppdateringar mm) har kostat 1.200 kr. Samfälligheten har erhållit 2.500 kr i ersättning från den fastighetsägare som vid anläggningsarbete förorsakade skada på ett körsbärsträd. 7 Pågående arbeten 1. Jaakko och Patrick informerade om att de vid inventering av markeringskäppar konstaterat att fler käppar måste köpas in. De har inhämtat prisuppgifter avseende nya käppar och Jaakko uppdrogs tillse att käppar köps in så att markering av uppläggningsplatser för snön kan ske. PR Det konstaterades att farthindren har tagits bort inför snöröjningen. 2 (3)
2. Mikael och Stig informerade om garageinspektionen som utfördes i samband med höststädningen. Det återstår fortfarande besiktning av ett antal garage som det inte har lämnats tillträde till. Stig presenterade ett schema utvisande vilka garage som har blivit besiktigade och vad som behöver åtgärdas; bl.a. justering av lås och plåtar samt målning av hängrännor och stuprör. Tillvägagångssätt och inköp behöver planeras och Jaakko fick uppdraget att provåtgärda några garage för utvärdering. 3. Det skadade körsbärsträdet är nu borttaget och ersättning har kommit från den fastighetsägare som förorsakade skadan. Det beslutades att en gran ska köpas in, istället för ett nytt körsbärsträd, för plantering vid lekplatsen på sådant sätt att man kan se granen i rät linje från Lavendelvägen. Stig informerade om att han varit i kontakt med Plantagen om inköp av en större gran och fått beskedet att det går bra att beställa men att den inte kommer att kunna levereras i tid innan jul. SP 4. Maria informerade om att hon ännu en gång har varit i kontakt med fastighetsägaren som drabbades av att en lastbil rasade och förorsakade skada på samfällighetens buskar. Fastighetsägaren meddelades vara medveten om sitt ansvar. 5. Belysning på informationsskylten vid Lavendelvägen skall sättas upp till första advent. Birgitta uppdrogs ta reda på var belysningen kan finnas och Patrick uppdrogs sätta upp den. BF PR 6. Mikael informerade om att Ivan Lundquist och John Brunberg har åtgärdat en del brister vid undercentralen. De har riktat upp en hängränna, tvättat garagefasaden och tagit bort plank som annars skulle ha blivit ett hinder för snöröjningen. 7. Ivan Lundquist och John Brunberg har begärt att få sätta upp en betongsugga på gångvägen vid boulebanan. Det konstaterades att det går bra eftersom om det inte hindrar snöröjningen. 8. Mikael informerade om att det den 11 oktober var inbrott i fem av samfällighetens garage och att det några dagar senare inträffade ytterligare ett garageinbrott. Fyra portar är helt förstörda och måste bytas och vid ett garage är ramen trasig. Inbrotten är polisanmälda och försäkringsbolaget är informerat. Nya portar har beställts till berörda garage. Jaakko informerade om att det ev. finns portar som kan användas. 9. Det har tidigare konstaterats att värmepumparna börjar bli gamla och planering för utbyte av pumpar måste ske. Farouk informerade om att han inte har hittat någon information om pumparnas ålder och livslängd, varför arbetet med detta fortsätter. FB Nya arbeten 1. Mikael framförde behovet av att trädgallring måste ses över i god tid inför budgetarbetet. 2. Det konstaterades att förrådet vid undercentralen måste rensas och städas. Mikael, Stig och Jaakko uppdrogs utföra detta arbete när de finner det lämpligt. MI SP 3. Mikael presenterade ett förslag till en underhållsplan som mottogs mycket positivt. Planen är bilagd detta protokoll. 3 (3)
8 Övriga frågor 1. Vivian framförde önskemål om införskaffande av ytterligare ett bord för fritidskommitténs räkning. Stig informerade om att det går bra att göra inköp som ligger inom budgetens ramar. 2. LSF:s Luciafirande diskuterades med anledning av tidigare års dåliga uppslutning. Det bestämdes att Luciafirandet ska anordnas även i år och att en utvärdering därefter ska göras. Utvärderingen får sedan ligga till grund för ett beslut av årsmötet. VT VT 9 Avslutning 3. Nästa styrelsemöte bestämdes som planerat till onsdagen den 11 december kl. 18.30 i Kastanjens lokaler. Ordföranden tackade för uppslutningen och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet:. Birgitta Fjellström, sekreterare Justeras: Mikael Ichu, ordförande 4 (3)
Lavendelns samfällighet i Slagsta Rev: 2013-11-15 Underhållsplan Nr Aktivitet Åtgärd inom Omgående 1 år 3 år 5 år 10 år Anmärk Utvändigt 1 Utbyte av belysningsarmaturer Offerter är utvärderade. Tid för genomförande apr-14. 2 Sprickor i asfalten Inventering är utförd. Utförs i samband med städdagen våren 2014 3 Omvandling sandlådor Antal?? Utförs av hus runt resp sandlåda. Antal sandlådor som behöver åtgärdas? 4 Gallra träd Material inhandlas? Planering inför våren-14 Inventering utförs 5 Målning farthinder Utförs under våren 6 Nya gupp-farthinder Inköp ett antal lösa farthinder till våren 2014. 7 Laga lekutrustning Leverantör åtgärdar garanti åtagande 8 9 10 Garage 1 Målning vindskivor, hängrännor och stuprör 2 Fuktskadat virke utvändigt 3 Låsning/listerportar 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Undercentral Byte pumpar Utförs i samband med städdag våren 2014 Datum för installation av befintliga utreds? Vilken livslängd har pumparna?