Revisionsrapport Granskning av styrdokument. Ragunda kommun 27 Juni 2013
Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5
Sammanfattning En av de viktigaste förutsättningarna för en god intern kontroll är att olika styrdokument finns och tillämpas. Kommunen har en mängd olika dokument och policys som ska styra upp ekonomi och verksamhet i önskvärd riktning. Det finns anledning att kartlägga vilka dokument som finns och hur de styr. Med anledning av detta har kommunens revisorer valt att titta närmare på vilka styrdokument som finns. Vi bedömer att de styrdokument som finns är tillräckliga för att upprätthålla en tillfredsställande intern kontroll av verksamheten. Dock saknar vi policys/reglementen för medelsförvaltning och intern kontroll. Efter genomförd granskning har vi bland annat följande noteringar och synpunkter: Idag finns inte styrdokumenten samlade och strukturerade. Vi föreslår att en genomgång görs av styrdokumenten och att de struktureras och kategoriseras på ett sätt som gör dem mer överskådliga och lättillgängliga. Vi föreslår att dessa styrdokument därefter görs tillgängliga på såväl intranätet som på kommunens hemsida. Idag finns ingen formellt ansvarig för styrdokumenten och dess uppföljning. Vi föreslår att det för varje styrande dokument utses någon som är ansvarig. Den utsedda personen/befattningshavaren ska därefter vara den som svarar för att uppföljning sker av dokumentet. Det finns ingen finanspolicy. Vi förslår att en finanspolicy upprättas enligt kommunallagens krav om föreskrifter för medelsförvaltning. I kommunen finns inget reglemente för internkontroll och inga internkontrollplaner. I syfte att strukturera arbetet med intern kontroll i kommunen föreslår vi att ett internkontrollreglemente upprättas och att intern kontrollplaner införs. Vi bedömer att Attest- och utanordningsreglementet behöver ses över och uppdateras. Det finns inget reglemente för valnämnden. Östersund 27 juni 2013 Kjell Pettersson, uppdragsansvarig Certifierad kommunal revisor Ante Strängby Revisor Deloitte Granskning avstyrdokument 1
1. Inledning 1.1 Bakgrund och uppdrag En av de viktigaste förutsättningarna för en god intern kontroll är att olika styrdokument finns och tillämpas. Kommunen har en mängd olika dokument och policys som ska styra upp ekonomi och verksamhet i önskvärd riktning. Exempel på styrdokument är budget och olika policys för exempelvis penninghantering, arkivering med mera. Det finns anledning att kartlägga vilka dokument som finns och hur de styr. Med anledning av detta har kommunens revisorer valt att titta närmare på vilka styrdokument som finns. Granskningen har utförts av Deloitte. 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål Projektets syftar till att undersöka vilka styrande dokument som finns och hur styrande dessa kan antas vara. Det är även intressant att veta om och hur de tillämpas. Övergripande revisionsfråga är om kommunens styrdokument styr upp ekonomi och verksamhet på ett tillräckligt bra sätt? Granskningen ska besvara följande kontrollmål: Vilka styrdokument finns? Hur följs det upp att styrdokumenten tillämpas? Vem ansvarar för att ajourhålla dokumenten? Bidrar dokumenten till en bättre intern kontroll? 1.3 Metod Bedömningen har skett översiktligt utifrån genomgång av styrdokument och intervjuer med ansvariga tjänstemän, exempelvis administrativ chef och kommunsekreterare med flera. 1.4 Avgränsning Granskningen avgränsas till 2013 och ett urval av policydokument bedöms. Budgeten som styrdokument behandlas inte då denna varit föremål för särskild granskning. Deloitte Granskning avstyrdokument 2
2. Resultat 2.1 Aktuella övergripande styrdokument En förteckning har tagits fram av tjänstemän på kommunen där det framgår vilka styrande dokument som finns. Vi har i granskningen funnit några fler styrande dokument som vi lagt till i sammanställningen. Sammanställningen är idag inte fullständig. Vi bedömer att kommunen behöver dokumentera och kategorisera sina styrande dokument. 2.2 Vilka styrdokument finns? Reglementen för nämnder och styrelser Enligt Kommunallagen (6 kapitlet, 32 ) ska fullmäktige utfärda reglementen med närmare föreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer. I förteckning har tagits upp reglementen för kommunstyrelsen, bygg och miljönämnd och överförmyndarnämnd. Det finns inget reglemente för valnämnden. Delegationsbestämmelser för nämnder och styrelser Kommunallagen anger i 6 kap 33 38 förutsättningar för att delegera beslutanderätt i visst ärende eller en viss grupp av ärenden till utskott, ledamot, ersättare eller anställd hos kommunen. Delegaten har möjlighet att avstå från att fatta beslut och hänskjuta beslutsfattandet till styrelsen. Fattade beslut ska anmälas till styrelsen/nämnd vid nästa sammanträde. Strategi och effektiviseringsplan Kommunens styrprinciper för ekonomi- och verksamhetsstyrning framgår till viss del i Strategi & effektiviseringsplan, som antogs av kommunstyrelsen den 18 oktober 2011. I denna framgår även planeringsförutsättningar för befolkningsutveckling, visionen för kommunen (Ragunda 100 %), ekonomiska förutsättningar, fördelning av nettokostnader verksamheterna emellan, investeringsbehov med mera. I dokumentet framgår även att kommunen ska styras med målstyrning. Kommun har även en målmatris för varje enhet inom kommunen där kommunens vision 2011-2015 Vi ger alltid 100 % för Ragunda synkroniseras med mål, mätmetod och ledord för att uppnå visionen. Ekonomistyrningspolicy Kommunens ekonomistyrningspolicy, som antogs i november 2012, fastslår regler och principer som syftar till att skapa effektivitet i ekonomisk planering och uppföljning samt i det samlade resursutnyttjandet. I ekonomistyningspolicyn ingår även delar som omfattar borgensåtaganden. Utanordnings- och attestreglemente Visar vem som har rätt att beslutsattestera fakturor och utlägg. Projektpolicy Kommunen har en policy om hur projekt ska bedrivas, genomförande och uppföljning. Deloitte Granskning avstyrdokument 3
Styrdokument inom personalområdet Inom personalområdet finns en rad styrande dokument som Personalpolicy, Arbetsmiljöpolicy, Alkohol-och drogpolicy och Policy för hälsofrämjade, förebyggande och rehabiliterande insatser Styrande dokument för kommunikation Kommunen har en policy för sociala medier och en policy för grafisk profil. Policyn för grafisk profil har haft en synlig effekt och skapat en stringent bild av hur Ragunda kommun framställs vid publicering. Styrande dokument för olika typer av bidrag Här finns t ex policy för bidrag till drift av vägbelysning, bidrag till frivilliga studier, och bidrag till föreningar. Styrande dokument för säkerhet och skydd Säkerhetspolicy, IT-säkerhetspolicy, brandskyddspolicy, Posom-policy och Hot och våldpolicy. Övriga policys Nutritionspolicy är en policy för mat inom vård- och omsorg. 2.2 Saknas några styrande dokument? Det är kommunen själv som ska bedöma vilka dokument som ska tas fram. Det finns dokument som formellt ska finnas och som exempel kan nämnas att enligt Kommunallagen (8 kapitlet, 3 ) ska fullmäktige meddela närmare föreskrifter om medelsförvaltningen. Ett dokument i form av finanspolicy eller regler om medelshantering saknas. En viktig del i kommunens styrning är intern kontroll. Vi anser att kommunen bör göra en bedömning av om inte ett reglemente för intern kontroll ska arbetas fram i syfte att strukturera arbetet med intern kontroll. En viktig del i detta är att arbeta med internkontrollplaner, dvs strukturerade planer för vad som årligen ska kontrolleras och hur kontrollen ska utföras. 2.3 Hur följs det upp att styrdokumenten tillämpas? Vi kan utifrån vår granskning och intervjuer konstatera att det inte sker någon formaliserad uppföljning av hur styrdokumenten tillämpas. Utifrån intervjuer och granskning kan vi konstatera att vissa styrdokument inte tillämpas fullt ut, exempelvis projektpolicyn som inte efterföljs. Ett annat dokument som faktiskt följts upp är ekonomistyrningspolicyn som uppdaterats både i höstas och under våren. 2.4 Vem ansvarar för dokumenten? Någon särskilt ansvarig finns inte utsedd för respektive dokument. 2.5 Bidrar dokumenten till en bättre intern kontroll? Vi anser att dokumenten till viss del bidrar till och skapar förutsättningar för en bättre intern kontroll. Deloitte Granskning avstyrdokument 4
3. Revisionell bedömning 3.1 Bedömning av styrdokument Vi bedömer att de styrdokument som finns är tillräckliga för att upprätthålla en tillfredsställande intern kontroll av verksamheten. Vi saknar en policy för medelsförvaltning och intern kontroll. Vi lämnar följande förslag på ur arbetet med styrdokument kan förbättras. 3.2 Granskningsnoteringar och förslag till åtgärder Idag finns inte styrdokumenten samlade och strukturerade. Vi föreslår att en genomgång görs av styrdokumenten och att de struktureras och kategoriseras på ett sätt som gör dem mer överskådliga och lättillgängliga. Vi föreslår att dessa styrdokument därefter görs tillgängliga på såväl intranätet som på kommunens hemsida. Idag finns ingen formellt ansvarig för styrdokumenten och dess uppföljning. Vi föreslår att det för varje styrande dokument utses någon som är ansvarig. Den utsedda personen/befattningshavaren ska därefter vara den som svarar för att uppföljning sker av dokumentet. Det finns ingen finanspolicy. Vi förslår att en finanspolicy upprättas enligt kommunallagens krav om föreskrifter för medelsförvaltning. I kommunen finns inget reglemente för internkontroll och inga internkontrollplaner. I syfte att strukturera arbetet med intern kontroll i kommunen föreslår vi att ett internkontrollreglemente upprättas och att intern kontrollplaner införs. Vi bedömer att Attest- och utanordningsreglementet behöver ses över och uppdateras. Det finns inget reglemente för valnämnden. Deloitte Granskning avstyrdokument 5