SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (5) Plats och tid Vård och omsorgsförvaltningen, Heby, kl 08.30 Beslutande Karl-Arne Larsson (C), ordförande Inga-Lill Hellgren (S) Therese Hellgren (FP) Jan Plantin (M) Kristina Pettersson (S) Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Åke Malmqvist (MP) Rita Edlund, nämndsekreterare Elisabet Wollein (S) Gunnel Pettersson förvaltningschef Lennart Hognert (C) Enna Björklund, ekonom, 187-188 Eva Blomkvist, verksamhetscontroller, 187-188 Jenny Norgren, ekonom, 187-188 Utses att justera Justeringens plats och tid Jan Plantin (M) Kommunkontoret, Heby,, omedelbar justering Sekreterare Paragrafer 186-188 Rita Edlund Ordförande Justerande Karl-Arne Larsson Jan Plantin ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sociala nämnden Datum för anslags uppsättande 3 oktober 2013 Datum för anslags nedtagande 25 oktober 2013 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret, Heby Rita Edlund
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (5) Sn 186 Dnr 2013/107 007 Fördjupad granskning Avtalstrohet - Yttrande Nedanstående svar antas som eget yttrande till kommunstyrelsen KPMG har av Heby kommuns revisorer fått i uppdrag att utföra en analys av avtalstroheten i kommunen. Revisionen utesluter inte att det finns risk för att inköp görs av icke avtalsbundna leverantörer och att det i sin tur leder till fördyrningar och/eller kvalitetsbrister. Analysen är baserad på elektronisk data i form av leverantörsregister samt en sammanställning av avtalsleverantörer som efter förfrågan erhållits av förvaltningen. KPMG har kompletterat kommunens data med information från Bolagsverket och Skatteverket. Analysen är genomförd genom en samkörning av elektronisk data enligt ovan. Den 13 juni 2013 i 42 beslutade kommunfullmäktiges revisioner att anta KPMG s rapport om avtalstrohet och översända den till kommunstyrelsen för ett yttrande med en åtgärdsplan. Yttrandet ska vara kommunrevisionen tillhanda senast den 15 oktober 2013. Kommunrevisionen tydliggör i en missivskrivelse att yttrandet med fördel även kan innehålla samtliga nämnders, utskotts och beredningars svar på revisionsrapporten. Yttrande Vård- och omsorgsförvaltningen delar uppfattningen i rapporten om att det finns brister i den interna kontrollen idag, när det gäller möjligheten att kontrollera och följa kommunens inköp. Ett omfattande arbete pågår i kommunen för att förbättra hanteringen av inköp och avtal samt uppföljning av externa köp. En åtgärdsplan finns framtagen för kommunen som helhet och Vård- och omsorgsförvaltningens åtgärder följer denna med bland annat följande åtgärder: Revidering av delegationsordningar Information om Kommers till samtliga chefer Information till samtliga chefer om regelverk för inköp Information till samtliga chefer om befogenheter Kontrollpunkter läggs in som del av den interna kontrollen för 2014
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (5) Därutöver avser förvaltningen att genomlysa behovet av ytterligare ramavtal, för att möjliggöra effektivare inköp. Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges revisorer Yttrande, 17 september 2013. Yttrande, 24 september 2013. Bilaga 1, Åtgärdsplan.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (5) Sn 187 Dnr 2013/1 042 Budgetuppföljning, månadsrapporter 2013- Delårsrapport Delårsrapport, för sociala nämnden, PM 31 augusti 2013, antas. Delårsrapport augusti 2013, sociala nämnden, i förslag daterat 31 augusti 2013 presenteras. Nämnden har att godkänna den del som avser den egna verksamheten. Förvaltningschef för vård och omsorg presenterar ärendet Delårsrapport för sociala nämnden, 31 augusti 2013. Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges revisorer.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (5) Sn 188 Dnr 2013/14 042 Budget 2014, plan 2015-2016 Förvaltningens förslag 1 oktober 2013 kommer att ligga till underlag för beslut om detaljbudget i december 2013. Sociala nämnden föreslår Kommunfullmäktige beslutar Avgifter för tillstånds- och tillsynsverksamhet enligt alkohollagen och tobakslagen uppräknas med ytterligare 0,2 % av aktuellt prisbasbelopp enligt förslag 1 oktober 2013, förutom förseningsavgift för restaurangrapport som uppräknas med ytterligare 2,5 % samt den fasta tillsynsavgiften som höjs med 700 kr. Kommunfullmäktige beslutade i juni 2013 i Ekonomiska ramar samt förslag till plan 2015-2016, att tilldela Sociala nämnden 61 194 tkr för år 2014. Utifrån den tilldelade ramen och bedömning av möjliga omstruktureringar, har förvaltningen utarbetat förslag till preliminär driftbudget för nämndens verksamhet daterat 23 september. Förvaltningens förslag har utarbetats enligt följande: Generell uppräkning har skett för samtliga verksamheter med 1,45 %. Därutöver har förstärkning gjorts inom IFO Vuxna med 450 000 kr för fortsatt arbete med Stig-projektet. PM, 1 oktober 2013. Förslag till driftbudget 2014. Förslag till taxor och avgifter 2014. Kommunfullmäktige Förvaltningsekonomer