Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenterna Ideella Förening Datum: 2009-11-09, kl. 08.15 Plats: Blå Rummet, EC. Ordförande: Christer Gerdin, TM08 Sekreterare: Karin Andersson, TM08 Övriga närvarande: Malin Karlsson, TM11 Fredrik Hansson, TM08 Patrik Torstensson, TM08 Tobias Nordlund, TM11 Mira Singer, TM08 Hannes Ullman, TM11 Johan Persson, TM11 (adjungerad) Sammanfattning Patrik och Christer ansvarar för att samla in avgift för tröjor på en föreläsning för TM11 och då även medlemsavgiften. Samma gäller mot TM08. Patrik och Christer kontaktar E.On och Accenture under ARKAD för att föra en dialog om utveckling av partnerskapet. Christer kontaktar Josefin för att se vilka planer TMA har för kontakt med företag under ARKAD. Christer går ut med information om vad som gäller för TMs monter under ARKAD. Namnskyltar som köps in inför alumnieventen återanvänds under TM-dagen. Karin A skickar elektronisk mall för TM-dagsinbjudningarna till Fredrik. En kombinerad tack- och temasittning ordnas helgen den 4-5 december. Malin bokar sittningen. Samtliga styrelsemedlemmar samlar in information om vem som varit med i respektive utskott under hösten och mailar detta till Malin senast fredag den 13 november kl 17.00. Hannes implementerar det nya mailsystemet omgående och återkommer med strukturerat förslag på hur den externa hemsidan bör se ut.
Dagordning 1 OFMÖ 2 Val av justerare 3 Godkännande av föredragningslistan 4 Genomgång av sammanfattning i föregående protokoll 5 Information från ordförande 6 Information från TMM 7 Information från TM-Utbildning 8 Information från Ekonomiansvarig 9 Information från TM-Alumni 10 Information från TMA 11 Information från TM-dagen 12 Information från TM-Social 13 Information från IT 14 Övriga frågor 15 Tidpunkt för nästa möte 16 Utvärdering av dagens möte 17 OFMA
1 OFMÖ Ordförande förklarade mötet öppnat. 2 Val av justerare Styrelsen valde Tobias Nordlund och Patrik Torstensson till justerare. 3 Godkännande av föredragningslistan Styrelsen godkände föredragningslistan. 4 Genomgång av sammanfattning i föregående protokoll Allting är ordnat inför TM-montern på ARKAD. De olika faddergrupperna bemannar montern vid olika tillfällen. Christer går ut med kompletterande information om vad som kommer gälla i montern angående ledningens medverkan, informationsbroschyrer, tillgängliga t-shirts etc. Josefin har mailat Ola Mattisson angående möjligheten att benchmarka TM mot andra utbildningar genom en C- eller D- uppsats. Ola Mattisson återkommer om någon nappar på ämnesförslaget Texten om Mission Impossble är nu klar och kommer komma upp på hemsidan under dagen. Kvarstår sedan förra mötet: Patrik och Christer ansvarar för att samla in avgift för tröjor på en föreläsning för TM11 och då även medlemsavgiften. Samma gäller mot TM08. 5 Information från ordförande Christer: Påminnelse till alla styrelsemedlemmar att skicka in diskussionsunderlag inför styrelsemötena. 6 Information från TMM Patrik: Mira, Christer, Fredrik och Patrik har fört diskussioner om hur utformningen av partnerskapet skulle kunna se ut. Förslag på att TM-dagen ska vara frikopplad från partnerskapet och att partnerskapet ska innehålla två alumnievent, i Stockholm respektive i Malmö, tryck på TM-tröjorna, tillgång till hemsidan och därmed även kontaktuppgifter till studenterna och alumnis och eventuellt även ett lunchföredrag.
Christer: Tanken var först att ha ett partnerskap som skulle vara inriktat på rekrytering och att TM-dagen skulle ingå i detta partnerskap samt ett som var mer inriktat på information. Frågan är om vi har tillräckligt mycket att erbjuda för denna typ av uppdelning. Johan: Hur många partnerföretag är önskvärt att ha? Christer: Fyra partnerföretag är målet. Med ett partnerskapspris på 20 000:- ligger breakeven på tre partnerföretag Tobias: Betalar McKinsey för eventet de anordnar i november? Christer: De står för alla kostnader men TMS genererar inga intäkter i samband med eventet. Johan: Partnerföretagen borde inte erbjudas ett rabbaterat pris för TM-dagen utan endast ha förtur till medverkan under dagen. Patrik: Huvudfrågan då partnerskapet har diskuterats har varit att de ska kunna finansiera alumniträffarna. Johan: Förslag på att ta chansen under ARKAD att diskutera med studentrepresentanter från olika företag vad de skulle vilja ha ut av ett partnerskap. Som partner är det naturligt att det blir en dialog mellan studenterna och företaget. Mira: Om tre månader ska partnerföretagen vara kontrakterade så arbetet måste komma igång snarast. Christer: Under ARKAD kommer E.On och Accenture kontaktas för att diskutera vad de förväntar sig av partnerskapet och hur de önskar att det skulle vara utformat. Tobias: Var går gränsen för vem som betalar för att använda Technology Managements namn och kontaktkanaler. Exempelvis McKinsey-eventet och eventet som anordnas av WSP i samarbete med Technology Managament Studenterna. Christer: WSP-eventet anordnas av en grupp i TM-08 som har WSP som värdorganisation i projektledarskapskursen. Däremot borde inte Technology Managements namn ha tryckts på affisherna. McKinsey-eventet är ännu i en uppstartsfas och när det blivit rutin bör det utvärderas om även detta event ska vara intäktsskapande för TMS. Patrik: Även alumnis använder idag tmonline.se för att skicka ut information om event på sina företag. Christer: Det är svårt at definiera var gränsen går mellan ett tips och aktiv marknadsföring av ett event. Hannes: Principen borde vara att allt som ligger publikt borde vara intäktsinbringande medan den information som ligger på intranätet kan vara mer informell och således skulle kunna vara gratis. Christer: Problemet är då att vi tappar ett säljargument, vilket är en exklusiv kontakt och exponeringsmöjlighet mot TM-studenter.
Beslut: Patrik och Christer kontaktar E.On och Accenture under ARKAD för att föra en dialog om utveckling av partnerskapet. Christer kontaktar Josefin för att se vilka planer TMA har för kontakt med företag under ARKAD. Christer går ut med information om vad som gäller för TMs monter under ARKAD. 7 Information från TM-utbildning Tobias: Den 5/11 höll ledningen tillsammans med några av studenterna på TM en informationskväll angående ansökan till TM till våren. Cirka 25 personer kom på informationen. Har efterlyst ett samordningsmöte med kursledningen och lärare inför TMCträffen i slutet av terminen. Tanken är att utvärdera hösten och lägga upp en strategi för hur TM-programmet ska läggas upp och planeras i och med Förändringarna i samband med Bolognaprocessen. 8 Information från Ekonomiansvarig Ingen information 9 Information från Alumni Mira: Över 100 respektive 70 personer är anmälda till alumnieventen i Malmö respektive Stockholm. I och med detta kommer budgeten att överstigas med cirka 600:- 10 Information från TMA Josefin (via mail): Sex mentorer är nu helt klara inför nästa år och planeringen av de gemensamma träffarna har inletts. 11 Information från TM-dagen Fredrik: Har fått 20 000:- i bidrag från en fond på EC tack vare att TM-dagen bjuder in en gästföreläsare. Gästföreläsaren är nu klar men hålls ännu hemlig. Preliminär budget är klar och ser tack vare bidraget från EC bra ut. Inbjudningarna och folder med information om företagen kommer snart skickas ut. Partnerföretagens loggor kommer att finnas på framsidan av infofoldern. Efterfrågar en elektronisk mall på inbjudningen från förra året. Karin A: Skickar mallen på förra årets inbjudningar samt testamente för kvällen. Fredrik: Det bör uppmärksammas inför framtidens TM-dagar att budgeten för TM-dagen är beroende av ekonomiskt stöd från Carl- Henric, Katharina samt EC-bidraget för att gå ihop. I dagsläget är
detta inget problem men kan komma att bli ett problem på sikt. Efterfrågar även namnskyltar att kunna använda under dagen. Inköp av dessa skulle annars kunna samordnas med TM-alumni inför eventen. Beslut: Karin A skickar elektronisk mall för TMdagsinbjudningarna till Fredrik. Namnskyltar som köps in inför alumnieventen återanvänds under TM-dagen. 12 Information från TM-Social Malin: Sittningen på Hallands den 4 december är fullbokad. Har nu haft överlämning tillsammans med Mathilda som påpekat att normalt sett två sittningar hålls under andra halvan av hösten, en temasittning och en tacksittning. Förslag på att kombinera tackoch temasittningen, att samtliga engagerade i TMS i så fall går gratis på denna sittning och att denna sittning hålls helgen den 4-5 december. Beslut: En kombinerad tack- och temasittning ordnas helgen den 4-5 december. Malin bokar sittningen. Samtliga styrelsemedlemmar samlar in information om vem som varit med i respektive utskott under hösten och mailar detta till Malin senast fredag den 13 november kl 17.00. 13 Information från TM-IT Hannes: Förslag på att byta från tmonlines mailsystem och istället använda Google som mailserver. Dessa erbjuder gratis adresser för upp till 50 personer. Adressen skulle då ha formen hannes.ullman@tmonline.se. Detta system är lättadministrerat, kalendrar kan enkelt synkroniseras och filer kan enkelt delas. Om hela marknadsutskottet önskar ha en egen domän kan detta även ordnas, exempelvis marknad@tmonline.se. Tanken är att detta skall implementeras omgående. Beslut: Hannes implementerar det nya mailsystemet omgående. Hannes: Gällande hemsidan finns stora brister. Tmonline.se fungerar bra som en intern sida men mindre bra som externa sida. Informationen på förstasidan är varken bra eller snyggt gjord, den är statisk, det är mycket text, viktig informtion är dåligt highlightad och texten är stundtals i olika typsnitt. Enklast vore att göra en helt ny extern sida, vilken blir en ren marknadsföringssida, och samtidigt behålla tmonline.se som intranät. Det finns relativt enkla implementeringsverktyg att använda vid skapandet av en ny sida. Förslag på att göra sidan strömlinjeformad utan överflödig information i syfte att marknadsföra utbildningen dels mot studenter och dels mot företag. Partnerföretagen skulle kunna promotas bättre vilket även skulle bli ett säljargument att kunna
använda mot potentiella partners. Återkommer med strukturerat förslag på hur sidan bör se ut. Tobias: Kan bidra med ett förslag om vilken text som bör finnas med på tm.lu.se. Christer: Fredrik Nilsson arbetar nu med en extern sida till kursen Innovation Engineering eftersom diskussionsforum för tillfället inte är möjliga på tmonline.se. Hannes: Det skulle i dagsläget vara mycket svårt och tidskrävande att implementera en funktion för diskussionsforum på tmonline.se. Karin: Förslag på att TMU innehållsmässigt är ansvarig för tm.lu.se. Christer: Det är logiskt att TMU och TMM bistår TM-It gällande innehåll på sidor kopplade till TM. 14 Övriga frågor Inga övriga frågor. 15 Tidpunkt för nästa möte 26 november 8.15, Blå Rummet, EC 8 december 8.15, Blå Rummet, EC 17 december, gemensam jullunch 12.15, plats förtydligas senare. 16 Utvärdering av dagens möte Christer: Tanken med denna punkt är att varje styrelsemedlem får chansen att nämna en bra och en mindre bra sak med dagens möte. Christer: Mindre bra: Folk tenderar att inte yttra sig i frågor då förslag läggs fram eller råd önskas i en fråga. Betyder en tystnad ett instämmande eller ett nekande? Bra om alla blir tydligare med sina åsikter. Karin A: Bra: Det finns många bra idéer. Mindre bra: Tenderar fortfarande att fastna i diskussioner och inte komma till beslut. Bra om varje enskild styrelsemedlem är drivande att få ett bra beslut på just sin punkt. Patrik: Bra: Effektivt möte, öppen stämning. Mindre bra: Bli ännu bättre på att fatta tydligare beslut. Malin: Bra: Effektivt och bra möte. Mindre bra: Viktigt att samtliga funderar över vad vi kommit fram till och vad vi bör besluta om, då en diskussion avslutas. Tobias: Mindre bra: Viktigt att samtliga skickar in punkter till Christer i förväg om vad man vill ta upp.
Fredrik: Bra: Alla är förberedda vilket gör mötet effektivt. Mira: Bra: Instämmer med samtliga föregående talare. Johan: Bra: Öppet forum Mindre bra: Tidsplaner för att exempelvis sätta samman partnerskapet borde definieras tydligare så att det konstant finns mål att jobba mot. Hannes: Bra: Öppen stämning samtidigt som ingen pratar i mun på varandra. Mindre bra: Alla borde ta ansvar för att driva sina beslutsfrågor så att ett beslut blir fastställt. 16 OFMA Ordförande förklarade mötet avslutat. Sekreterare Ordförande Karin Andersson Christer Gerdin Justerat Patrik Torstensson Tobias Nordlund