Revisionsprotokoll Revisionsteam Uppdragsledare: Uppdragsmedlem: Annicca J Andersson Susanne Boy Revisionens omfattning Systemdokumentation: Miljöledningssystem april 2015 Åtgärdade avvikelser: Kvarstående avvikelser: ISO 14001:2004 Samtliga Inga Typ av revision: Certifieringsrevision del 2 Reviderade delkrav: 4.1; 4.2; 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.1; 4.4.2; 4.4.3; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6; 4.4.7; 4.5.1; 4.5.2; 4.5.3; 4.5.4; 4.5.5; 4.6 Resultat Mycket allvarliga avvikelser (F): 0 Allvarliga avvikelser (C): 1 Mindre allvarliga avvikelser (B): 14 Revisionsgruppens rekommendation Certifiering kan rekommenderas först efter godkänd efterrevision, inplanerad 9 juni 2015. Qvalify AB Annicca J Andersson / Revisionsledare Sida 1 av 10
Noteringar Ansvar, befogenheter och kompetens Ansvarsfördelningen är tydligt dokumenterad på samtliga platser, centralt och lokalt. Miljörelaterad utbildning centralt är väl dokumenterad med tydlig översikt. (Förbättringsmöjligheter finns på lokala platser, se avvikelse). Avvikelser från del 1 Avvikelser från certifieringsrevision del 1 har avslutats. 1 mindre avvikelse från nämnda revision har omformulerats till viss del i denna rapport. Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Rutin för avvikelsehantering finns centralt fastställd och har förenklats. Lokal plats har möjlighet att komplettera med lokala rutiner. Avvikelsehanteringen i vardagen uppmuntras. Väl fungerande upplägg för avvikelsehantering från interna revisioner Författningskrav Väl fungerande upplägg avseende lagar och andra krav, tillgängliga för alla berörda. Interna revisioner Interna revisioner är genomförda på samtliga platser. Korrespondens med myndigheter Inga oklarheter med myndigheter Ledningens genomgång Ledningens genomgång är genomförd lokalt och centralt. Protokollen är funna i god ordning. Ledningens representant Birgitta Westin är ledningens representant. Ledningssystemets effektivitet, prestanda och bidrag till att uppfylla policy och mål. Ledningssystem för miljö har en lämplig utformning både centralt och lokalt, med åtkomst för alla berörda. Hållbarhetspolicy finns fastställd samt mål och handlingsplaner. Uppföljning av målen sker halvårsvis. Områden nästa revision Efterrevision den 9 juni 2015 kl. 9-13, avseende enhet med stor avvikelse (ledningssystemet ej implementerat där ännu). Susanne Boy gör nämnda revision då hon besökt platsen vid certifieringsrevision del 2. Processer, samverkan, ordningsföljd och utlagda processer Miljöledningssystemets huvuddelar och dess samverkan finns beskriven. Utredningar / Tillstånd Samtliga kontroller av tillstånd för respektive plats, är funna i god ordning. Tillstånden finns även inlagda i MiljöGuiden, tillgänglig för berörda. Sida 2 av 10
Noteringar Verksamhetsbeskrivning Verksamhetsbeskrivning är framtagen för internt godkännande. Positiva iakttagelser Övergripande: - Fortlöpande arbete avseende hållbarhet - God tillgänglighet till miljöledningssystemet centralt-lokalt via Intranetsidor - Lätt att söka vidare från den centrala Intranetsidan (bra med lite extra färgsättning för att fånga fokus) - Användning av länkar underlättar för användaren - God ordning på dokumentstyrning (alla platser) - Lätt tillgängliga lagförteckningar, för alla berörda - Uppföljning av lagefterlevnad är genomförd och dokumenterad lokalt-centralt (se en mindre avvikelse) - Ledningens genomgång är genomförd lokalt och centralt. Protokollen är funna i god ordning - Miljögruppsmöten hålls och dokumenteras i enlighet med fastställd rutin, till nytta för verksamheten - Bra med tydlig dokumenterad slutsats kopplad till respektive agendapunkt i ledningens genomgång - Likvärdig agenda för ledningens genomgång centralt-lokalt - Central rutin för avvikelsehantering har förenklats och förbättrats - Avvikelsehanteringen i vardagen uppmuntras fortlöpande (kan förbättras, arbete pågår) - Interna revisioner är genomförda på samtliga platser (106 avvikelser varav de allra flesta är avslutade) - Plan för interna revisioner 2015-2017 finns och följs - Alla lokala platser har en fadder i miljögruppen - God översikt över återkommande mötesformer centralt och på flera besökta platser - God översikt över planerad och genomförd utbildning (central nivå) - Miljöutbildning har genomförts och kommer att vara del av introduktionen för nyanställda (allmänt eller bara på vissa platser?) - Väl fungerande upplägg avseende kemikalier i Klara programvara - Mycket gott engagemang centralt och på flera lokala platser - God förbättring kan visas via aktivt arbete sedan certifieringsrevision del 1 - God miljömedvetenhet - Tydliga rutiner i händelse av nödläge och krissituation KTH-ledning samt miljögruppen: ITM-skolan: BIO-skolan: ECE-skolan och Vetenskapens hus: Sida 3 av 10
Noteringar SciLifelab: ICT-skolan: CSC-skolan: Generellt - Positvt att miljöfrågor och hållbarhetstänkande är integrerade i ett stort flertal utbilningar och forskning. CHE-Skolan - Mycket god mognad kring ISO 14001 arbetet. - Workshop för alla anställda som genomfördes den 15 med syfte att än mer höja kunskapen kring miljöledning och ISO. Föredömligt. - Alla på skolan måste signera att de tagit del av säkerhetsföreskrifterna - Miljöråd som har möte en gång per månad Högsta ledningen - Engagerad ledning för ISO 14001 arbetet. Mycket positivt! Miljö och Byggnadsavdelningen - BREEAM Comunitys projektmodell-fördömligt! Upphandlingsavdelningen - Bra beskrivninging på intranätet hur inköp skall genomföras! (dock saknas beskrving av vilka miljökrav som skall ställas, vilket kan göras med hjälp av en processkarta eftersom det är många parametras som skall beaktas. Se avvikelse rörande brist på miljökrav. ABE Skolan - Väl genomförd utrymningsövning - Bra arbete kring nödlägesberedskap - God mognad kring ISO arbetet Universitetsförvaltningen - Bra kartläggning av energiförbrukning där man fokuserat på förbrukningen av energi kopplat till datorer. - Bra att man under 2014 haft miljömål som syftat till att involera alla medarbetare SCI Skolan Sida 4 av 10
Noteringar - Stort fokus på att integrera miljöfrågor i utbildning och forskning - Miljöutbildning/bokcirkel för lärare genomförda EES skolan - Bra genomförd lagefterlevnadskontroll med värdefulla komnetarer. - Bra med länkar till funktionsbeskrivningar för vissa roller som berörs i vissa avsnitt på intrantet. - Mycket god ordning och reda på det stora labbet som besöktes. CSC Skolan - God mognad för miljöledningssystemet Förbättringsförslag - Fortlöpande uppmuntran av avvikelsehantering i vardagen - Fundera över om ni har valt en optimal och effektiv lösning för avvikelsehantering. Kanske större effekt och nytta kan uppnås om avvikelser på lokal plats hanteras på lokalt och att endast övergripande avvikelser hanteras övergripande? - Rensa Excelmall avikelsehantering så att bara aktuella kolumner finns (avvikelsen, grundorsak till avvikelsen, åtgärd, ansvarig, klart till, uppföljning av åtgärdernas effekt och nytta) och att dessa är ifyllda alternativt kommenterade med "ej aktuellt" eller liknande - Sprida information om identifierade avvikelser till alla platser, i syfte att förbättra. Exempelvis maila ut inkomna avvikelser månadsvis till lokala platser, med följdfråga: Har ni samma avvikelse hos er, i så fall åtgärda densamma. - Fortlöpande arbeta med respektive plats möjlighet till lokal urskillnad av exempelvis elförbrukning, avfall osv, i syfte att motivera och möjliggöra förbättrad uppföljning av miljöprestanda - Vara noga med att verkligen följa upp mätning/aktiviteter kopplade till respektive mål och kommentera dessa vid kommande uppföljningar av ledningens genomgång. Uppföljning görs vid varje externrevision. - Policy för hållbar utveckling är nyligen införd och ersätter tidigare miljöpolicy. Benämningen är inte uppdaterad på samliga ställen i miljöledningsdokumentationen centralt-lokalt - Lägga till mötesmatris för återkommande mötesformer på de lokala platser som saknar dokumentation motsvarande central rutin kommunikation. Mötesmatrisen ger bra och direkt information, till nytta för alla. Generellt - Säkerställ att miljömålen skall vara kvantifierade och efterfråga från skolorna (och staber) att deras detaljerade miljömål skall vara mätbara. För de fall målen inte går att mäta ska ni ha uppföljning på att aktiviteter och deras genomförande. - Miljömålen för nästkommande år bör vara fastställda i slutet på innevarande år. - Utbilda fler interna revisorer och genomför fler interna revisioner än en gång per år på de områden där det visar sig att processer inte är fullt stabila. - För att säkerställa att ni har utrymningsledare på alla platser i händelse av nödläge kan ni med fördel skapa skåp eller liknande som har varselväst, megafon, samt självinstruerande instruktion, m.m. Den som först kommet till platsen och tar på sig varselväst är utrymningsledare. - I de lokaler där det krävs särskild kunskap för att vistas, t.ex. säkerhetsgenomgång eller likanande kan ni med fördel koppla detta till passerkort, så att man inte kommer in om man inte har t.ex. genomförd godkänd säkerhetsgenomgång eller liknande. - "Benchmarka" i er egen organisation. De som kommit längre i sitt miljöledningsarbete kan stötta de som inte kommit lika långt. T.ex STH skolan skulle kunna besöka CHE skolan för att se hur de arbetar med sitt miljöarbete. Sida 5 av 10
Noteringar CHE Skolan - Säkerställ att de aktiviteter som skall göras för att uppnå miljömålen blir uppföljda för att se att de är genomförda. SCI Skolan - Säkerställ att AFS 2006:5 finns med i er laglista. - Säkerställ att "gamla" säkerhetsdatablad i pappersform i labbet blir utbytta mot nya, senast 1/6-2015. - Hissport i labbet är inte besiktigad. - Gör en riskanalys för användandet av truck. - Det kan inte visas att det görs daglig tillsyn av truck vilket är ett krav enligt AFS 2006:5. Det har bäring på yttre miljö och arbetsmiljö. Högsta ledningen - Fundera kring om det vid genomförand av högsta ledningens genomgång kan vara värdefullt att låta alla skolchefer delta. Det kan finnas ett värde eftersom en del av de beslut som fattas där skall implementeras i skolornas verksamhet. Sida 6 av 10
Förteckning avvikelser ISO 14001:2004 AR 1 Delkrav: 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Rubrik: Miljömål för 2015 Plats: Universitetsförvaltning Det saknas nya fastställda miljömål för innevarande år. Kommentar: Mål för 2014 finns och är uppnådda AR 2 Delkrav: 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Rubrik: Uppföljning av detaljerade miljömål på skolor Plats: Skolor Uppföljningen av miljömålen visar på brister och status på dokumenterat utfall är oklart. Kommentar: EES skolan, ABE skolan. AR 3 Delkrav: 4.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter Rubrik: Ansvar och befogenheter Plats: Övergripande Övergripande: Det är oklart vilka befogenheter som avses per ansvarsområde, miljö. (Kommentar: Ansvarsfördelningen är tydligt beskriven). AR 4 Delkrav: 4.4.2 Kompetens, utbildning och medvetenhet Rubrik: Utbildning miljö Plats: Lokala platser ex. Vetenskapens Hus och ICT-skolan: Planerad och genomförd utbildning (miljö), kan inte visas vara dokumenterad AR 5 Delkrav: Rubrik: Plats: Status: 4.4.6 Verksamhetsstyrning Avfallshantering Lokal plats Väntar på svar från kund Sida 7 av 10
Förteckning avvikelser ISO 14001:2004 SciLifelab: Rutiner för avklingning och hämtning av radioaktivt avfall är under uppbyggnad och inväntas från KI. (Rutiner krävs, även om mindre mängd avses). AR 6 Delkrav: 4.4.6 Verksamhetsstyrning Rubrik: Avfallshantering Plats: Lokal plats CSC-skolan: Avfallsrum PDC, Teknikringen 14; Otydlig märkning av fraktioner färgat respektive ofärgat glas. Anslag på väggen anvisar färgat glas och märkning på avfallskärlet anvisar ofärgat glas, vilket resulterat i en fraktion med blandat glas vilket inte avses. AR 7 Delkrav: 4.4.6 Verksamhetsstyrning Rubrik: Ledningssystemet inte fullt ut på plats Plats: STH Skolan Flemmingsberg Miljöledningssystemet är inte fullt ut implementerat. Exempel: 1. Handlingsplaner för miljömål är ej definierade. 2. Vissa rutiner som skall finnas på lokal nivå är ej färdigställda. 3. Miljökrav vid lokala inköp kan ej visas. 4. Avvikelser från interna revisioner ligger öppna i vissa fall närmare ett år. 5. Lagrevision ej klar, laglistan ej uppdaterad, ej fastställt när det skall vara klart. 6. Oklarheter kring transporter av farligt avfall. 7. Tillstånd för joniserande strålning finns ej med i laglistan. 8. Inga riskbedömningar genomförda. 9. Inga utrymningsövningar planerade. Kommentar: Efterrevision i juni 2015 krävs föra att stänga avvikelsen. Typ av avvikelse:c AR 8 Delkrav: 4.4.6 Verksamhetsstyrning Rubrik: Miljökrav på leverantörer Plats: Inköp stab och lokal inköpsrutin Inköp Stab: Vid revisionstillfället kan det inte visas vilka miljökrav som skall ställas på leverantörer av varor och tjänster. ( se även förbättringsförslag) Lokalt inköp: Det kan inte på alla platser visas lokala miljökrav vid inköp och vad de lokala miljökraven är för något. Sida 8 av 10
Förteckning avvikelser ISO 14001:2004 AR 9 Delkrav: 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen Rubrik: Brandskyddskontroller Plats: Lokal plats ICT-skolan och ECE-skolan: Intervall för systematiska brandskyddskontroller framgår inte av nödlägesrutin eller av annan rutin. AR 10 Delkrav: 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen Rubrik: Nödlägesberedskap Plats: Lokal plats ITM-skolan: Brandsläckare är kontrollerade mars 2014, ex kemlab C15 och entré. Kontroll har inte genomförts inom 12- månaders intervall. AR 11 Delkrav: 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen Rubrik: Systematiska brandskyddskontroller Plats: Lokal plats ECE-skolan: Det är oklart om årlig brandskyddskontroll har genomförts och dokumenterats. Bevis kan ej visas. AR 12 Delkrav: 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen Rubrik: Utrymningsskyltar Plats: CHE skolan Utrymningsskyltar i labborationslokaler saknas, byggnad 43:19. AR 13 Delkrav: 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen Rubrik: Utrymningsskyltar och omärkta flaskor Plats: ABE Skolan Labb 1. I labblokaler saknas utrymningsskyltar. 2. Två omärkta plastflaskor med innehåll återfanns i labblokal (enligt utsago innehöll de destillerat vatten) AR 14 Sida 9 av 10
Förteckning avvikelser ISO 14001:2004 Delkrav: 4.5.3 Avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder Rubrik: Avvikelsehantering Plats: Centralt och lokalt Grundorsak till avvikelse är inte dokumenterad (centralt- lokalt, beroende på hur respektive plats lokala avvikelsehanteringsrutin ser ut. Effektiva åtgärder förutsätter fastställd grundorsak till avvikelsens uppkomst. AR 15 Delkrav: 4.5.3 Avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder Rubrik: Avvikelsehantering i vardagen, i syfte att förbättra Plats: Lokala platser - Avvikelser/avvikelsehantering i vardagen dokumenteras inte på samtliga lokala platser (ex. BIOskolan, ECE-skolan/Vetenskapens Hus), ICT-skolan) - Lokal rutin för avvikelsehantering framgår inte för respektive lokal plats Sida 10 av 10