Förfrågningsunderlag 2013-11-12 Upphandlande organisation Landstinget Kronoberg Maria Thorstensson Upphandling Psykoterapeutiska tjänster för Landstinget Kronoberg (ny) 13LTK1005 Sista anbudsdag: 2013-12-03 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Anbudsinbjudan 1.1. ANBUDSINBJUDAN Härmed inbjuds Ni att inkomma med anbud på Psykoterapeutiska tjänster för Landstinget Kronoberg (ny) Detta förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Underlaget består av och är uppdelat i följande delar: -Anbudsinbjudan -Del A Kravspecifikation -Del B Kravspecifikation -Avtalsmall Förutsättningen för att ett anbud skall kunna prövas, utvärderas och antas är att samtliga skall-krav i underlaget är uppfyllda. Kraven avser såväl krav på anbudsgivaren som på efterfrågad vara eller tjänst och på innehållet i anbudet. Vi ber Er speciellt uppmärksamma att anbud skall vara inlämnat senast 2013-12-03 För sent inkommet anbud kommer inte att prövas. Observera att detta dokument innehåller frågor som skall besvaras elektroniskt i Tendsign. Vi emotser Ert anbud med intresse. Maria Thorstensson Upphandlingsavdelningen Landstinget Kronoberg maria.thorstensson@ltkronoberg.se 1.2. ALLMÄN ORIENTERING 1.2.1. Upphandlingsobjekt Psykoterapeutiska tjänster för Landstinget Kronoberg. Sida 1 av 11
1.2.2. Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet för denna upphandling är: Landstinget Kronoberg org. nr 232100-0065 Box 1223 351 12 Växjö 1.2.3. Ansvarig upphandlare Ansvarig upphandlare är: Maria Thorstensson, affärsjurist/upphandlare Begäran om förtydligande/komplettering skall ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Övriga kontaktvägar: Tfn: 0470-58 63 10 Mobil: 0709-84 48 18 Växel: 0470-58 80 00 Epost: maria.thorstensson@ltkronoberg.se 1.3. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 1.3.1. Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU) som Förenklat förfarande Det är av stor vikt att alla krav och förutsättningar enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. 1.3.2. Anbudstidens utgång Anbud skall lämnas elektroniskt i Tendsign senast 2013-12-03 Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas. 1.3.3. Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande till 2014-02-28 Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning kan Landstinget Kronoberg komma att begära förlängning av anbudets giltighetstid, dock längst 10 (tio) månader. 1.3.4. Helt eller delat anbud Anbud skall lämnas på del A och/eller del B. Del A: psykoterapeutiska tjänster för vuxna. Del B: samtalsstöd/psykoterapeutiska tjänster till ungdomar över 18 år som är inskrivna på program i gymnasieskolan i Kronobergs län. 1.3.5. Anbudets språk Anbudet skall vara skriftligt, skrivet på svenska. Sida 2 av 11
1.3.6. Inlämning av elektroniskt anbud Landstinget Kronoberg använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Tendsign. Anbudsgivare som vill delta skall lämna in elektroniskt anbud via Tendsign. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för anbudsgivare att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. OBS! Registreringen i Tendsign ska göras i det företagsnamn med tillhörande organisationsnummer som lämnar anbud och skriver under "anbudets undertecknade och sanningsförsäkran". (T.ex. i en koncern ska inte inloggning ske i moderbolagets namn om anbudet avser ett dotterbolag). Vid frågor eller support kring hantering av systemet kan TendSigns support kontaktas på telefon 013-47 47 520. Det är även möjligt att komma i kontakt med TendSign via deras hemsida. Då TendSigns support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag för att på så sätt garanteras teknisk support. Om Tendsign är otillgänglig, av skäl härrörande till Tendsign, under de sista tolv (12) timmarna innan anbudstiden upphör, dvs. mellan 12:00-24:00, gäller att den tid e-anbud varit otillgänglig för inlämning av anbudet läggs till anbudstiden. 1.3.7. E-anbudets form och innehåll Efterfrågade uppgifter skall besvaras direkt i förfrågningsunderlagets dokument och/eller eventuella frågeformulär och utgöra en del av anbudet. Dessa svar har företräde om anbudsgivaren lämnar motstridig information på annan plats i anbudet, t ex. acceptera ett obligatoriskt krav och samtidigt tillför villkor i anbudet som strider mot detta krav. De svarsbilagor som landstinget tillhandahållit bör inlämnas av anbudsgivaren i samma format som det erhållits i. I förfrågningsunderlaget finns kryssrutor som skall kryssas i för att markera svarsalternativ och i förekommande fall fritextfält som skall användas för svar och kommentarer. Utrymmet är inte begränsat i fritextfälten utan expanderar normalt efter utrymmesbehov. Räcker inte textfältet till, kan redovisning ske i separat bilaga med tydlig hänvisning till bilageoch sidnummer. 1.3.8. Undertecknande av anbud och sanningsförsäkring Anbudsgivaren ska på heder och samvete försäkra att lämnade uppgifter är sanningsenliga och korrekta. Det elektroniska anbudet och samtliga villkor i upphandlingen godkännes genom att behörig företrädare för anbudsgivaren fyller i och undertecknar bilaga "Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran", skannar in den och bifogar den tillsammans med anbudet. Om anbudet undertecknas av någon som är behörig att företräda anbudsgivaren utan att vara behörig firmatecknare kan dokument för styrkande av rätten att underteckna anbudet i efterhand komma att inhämtas. Endast elektroniska anbud accepteras. Bifoga bilaga "Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran" (Bifogat dokument) Sida 3 av 11
1.3.9. Datum och plats för anbudsöppning Anbudsöppning äger rum den 2013-12-04 Landstinget Kronoberg Upphandlingsavdelningen Emil Lindells väg 7 352 57 Växjö Sluten anbudsöppning kommer att tillämpas. Vid förrättningen upprättas protokoll. Önskar anbudsgivaren övervaka förrättningen har denne att anlita/representeras av Svenska Handelskammaren. Handelskammarens medverkan bekostas av anbudsgivaren. 1.3.10. Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas skriftligen så att missförstånd kan undvikas. Vi besvarar gärna frågor från anbudsgivare med anledning av förfrågningsunderlagets utformning och innehåll. Skulle anbudsgivaren anse att några av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas skriftligen på ett så tidigt stadium som möjligt. Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering skall ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Upphandlande myndighet besvarar frågor via samma funktion och endast svar lämnade via TendSign är bindande. Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar. Begäran om förtydligande/komplettering skall vara upphandlande myndighet tillhanda genom TendSign senast 2013-11-25 Förtydliganden/komplettering av förfrågningsunderlaget kommer senast 6 arbetsdagar före angiven sista anbudsdag att publiceras i anslutning till förfrågningsunderlaget. 1.3.11. Rättelse och förtydligande av anbud Den upphandlande myndigheten kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Den upphandlande myndigheten kan också begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och kompletteringar skall bekräftas skriftligt. 1.3.12. Anbudspresentation Anbudsgivaren skall vara beredd att utan kostnad för landstinget muntligen presentera sitt anbud samt genomföra ev demonstration. Frågor kommer även att skickas till Anbudsgivaren i förväg för att möjliggöra förberedelser. Presentationen skall ske i Växjö. 1.3.13. Upplysning om tilldelningsbeslut Upplysning om vilken eller vilka anbudsgivare som genom tilldelningsbeslut tilldelats det Sida 4 av 11
aktuella uppdraget eller den aktuella leveransen, kommer att lämnas till alla anbudssökande och anbudsgivare för den aktuella upphandlingen samt till alla andra som begär det. Upplysning om tilldelning kommer att skickas ut via Tendsign. 1.3.14. Signering upphandlingskontrakt Upphandlingskontrakt utgörs av ett avtal, alternativt en skriftlig beställning som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. 1.3.15. Ersättning för upprättande av anbud Landstinget medger inte ersättning för upprättandet av anbud. Ersättning utgår ej heller om samtliga anbud förkastas eller om upphandlingen avbryts. 1.3.16. Avbrytande av upphandlingen Landstinget kan komma att avbryta upphandlingen om sakliga skäl för detta finns. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. 1.3.17. Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen fram tills dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. Anbudsgivare som vill att kommersiell sekretess skall råda även efter det att anbudssekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Begäran om sekretess samt alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga skall lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Landstinget gör en sekretessprövning varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Den omständighet att en anbudsgivare begärt sekretess är dock ingen garanti för att uppgiften ifråga vid en prövning av sekretess kommer att anses omfattas av sekretess. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna (ex. pris) endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Begärs kommersiell sekretess? Om "" ange motivering i kommentarsfältet. (/ svar) 1.4. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 1.4.1. Kvalificering av anbudsgivare För att anbud på tjänsten ska kunna prövas och utvärderas måste anbudsgivaren kvalificeras och krav på anbudsgivare måste vara uppfyllda. Anbud kommer att prövas mot de krav på anbudsgivare som ställs i avsnitt "Krav på Anbudsgivaren" i detta dokument. 1.4.2. Kontaktuppgifter Anbudsgivaren skall ange kontaktpersoner för denna upphandling nedan. Sida 5 av 11
Behörig företrädare i samband med avtalstecknande: Namn: (Fritextsvar) Befattning: (Fritextsvar) Mobil (Fritextsvar) Anbudsansvarig: Namn: (Fritextsvar) Befattning: (Fritextsvar) Mobil: (Fritextsvar) Kontaktperson för verksamhetsfrågor: Namn: (Fritextsvar) Befattning (Fritextsvar) Mobil: (Fritextsvar) 1.4.3. Uteslutning av anbudsgivare Enligt 10 Kap 1 LOU ska en upphandlande myndighet utesluta en anbudsgivare från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar : 1. sådan brottslighet som innefattar deltagande i en kriminell organisation, 2. bestickning, 3. bedrägeri, eller 4. penningtvätt. Är anbudsgivaren en juridisk person, ska anbudsgivaren uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Upphandlande myndighet kan komma att begära att anbudsgivaren visar att det inte finns någon grund för uteslutning enligt ovan. Föreligger uteslutningsgrunder enligt 10 Kap 1 LOU? (/ svar) Bedömning av upphandlande myndighet: (/ svar) En anbudsgivare får, enligt 10 Kap 2 LOU uteslutas från deltagande i upphandlingen om han: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande 3. är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom Sida 6 av 11
4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av ovanstående Är anbudsgivaren en juridisk person, får anbudsgivaren uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i punkt 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkt 4. Föreligger uteslutningsgrunder enligt 10 Kap 2 LOU? (/ svar) Bedömning av Upphandlande myndighet: (/ svar) 1.4.4. Juridisk ställning Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren skall vara registrerad för mervärdesskatt samt vara godkänd för F-skatt. För att underlätta för landstinget att endast anlita entreprenörer och leverantörer som fullgör sina lagstadgade skyldigheter avseende redovisningar och betalningar av skatter och avgifter samarbetar landstinget med Skatteverket. Skatteverket bistår med följande uppgifter avseende leverantör och eventuella underleverantörer:registrerad för moms och som arbetsgivare - erlagd arbetsgivaravgift de senaste tre redovisningsmånaderna - registrering för F-skatt, FA-skatt eller A-skatt - om skulder för svenska skatter och avgifter hos Skatteverket - om skulder hos kronofogdemyndigheten och eventuell uppgift om betalningsuppgörelse Avser leverantörer att utnyttja underleverantörer för att genomföra vissa delar kommer Skatteverket att göra motsvarande kontroll enligt ovan för underleverantörer. Ovanstående förfarande är endast tillämpbart i Sverige. Utländsk leverantör skall insända dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar av skatter och avgifter. Dessa intyg eller motsvarande skall inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Uppfyller anbudsgivaren detta obligatoriska kravet på registrering i aktiebolags-, handelsbolags- eller liknande register, samt för mervärdesskatt? (/ svar) Uppfyller anbudsgivaren obligatoriska kravet att vara godkänd för F-skatt? (/ svar) Bedömning av upphandlande myndighet: (/ svar) Sida 7 av 11
1.4.5. Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning Anbudsgivare skall ha en stabil ekonomisk bas och kan komma att uteslutas om kravet inte uppfylls enligt nedan. Landstinget Kronoberg kommer att göra en bedömning av anbudsgivarens ekonomiska ställning med hjälp av CreditSafe i Sverige AB. Anbudsgivaren skall ha en kreditvärdighetsbedömning ( Rating ) på minst 40, motsvarande Kreditvärdig eller bättre. Om anbudsgivare inte uppfyller kravet gällande ekonomisk stabilitet ska anbudsgivare på begäran redovisa orsak och inkomma med annan handling som styrker anbudsgivares stabila ekonomiska ställning. Anbudsgivare med saknad eller sämre riskklass kan komma att godkännas om landstinget bedömer att den ekonomiska ställningen är stabil. Anbudsgivares ekonomiska stabilitet kan garanteras av moderbolag. I de fall en anbudsgivare ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag, ska intyg om detta bifogas och vara undertecknat av moderbolagets firmatecknare. Av intyget skall klart och tydligt framgå att moderbolaget träder in i Anbudsgivarens ställe i händelse av att denne inte längre kan fullgöra sina förpliktelser mot landstinget. Med förpliktelser avses både finansiellt och förpliktelser att fullgöra det egentliga åtagande i avtalet. Moderbolaget skall på motsvarande sätt uppfylla krav avseende "Uteslutning av anbudsgivare", "Juridisk ställning" och "Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning". Anbudsgivare som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning eller årsbokslut, samt nybildade företag eller anbudsgivare som är registrerade utanför Sverige skall på annat sätt bevisa att kravet uppfylls. Anbudsgivaren bekräftar att kravet uppfylls. (/ svar) Bifoga eventuella bilagor (Bifogat dokument) Bedömning av upphandlande myndighet: (/ svar) 1.4.6. Anbudsgivaren tekniska förmåga och kapacitet I anbudet ska redovisas anbudsgivarens erfarenhet av den i upphandlingen efterfrågade tjänsten. Anbudsgivaren ska lämna en kort allmän presentation av sin verksamhet och organisation. Bifoga bilaga, alt. beskriv i kommentarsfältet. (Bifogat dokument) Bedömning av upphandlande myndighet: (/ svar) 1.4.7. Referensuppdrag (kravet gäller om Anbudsgivaren är en juridisk person) Anbudsgivaren skall lämna förteckning omfattande minst två referenter vilka under de senaste tre åren har fått uppdrag av liknande/motsvarande/jämförbar art utförda av Sida 8 av 11
Anbudsgivaren. Landstinget kan komma att kontakta referenterna för att förvissa sig om att anbudsgivaren har den tekniska förmåga och kapacitet som krävs för uppdragets genomförande. Förfrågan kan gälla bland annat anbudsgivarens tekniska förmåga (omfattande bland annat utbildning och kompetens) och kapacitet (resurser för att täcka frånvaro vid bl.a. sjukdom) i förhållande till uppdragets omfattning. Uppgift om referensuppdrag ska lämnas på följande sätt: - Beskrivning av respektive uppdrags omfattning - Tidsperiod - Kontaktpersoner med telefonnummer och e-postadress Observera att i de fall Anbudsgivaren under de tre senaste åren haft uppdrag inom Landstinget Kronoberg ska Anbudsgivaren redovisa landstinget som en av två referenser. 1.4.8. Referensuppdrag 1 - juridisk person Namn på uppdragsgivarens organisation: (Fritextsvar) Kontaktperson: (Fritextsvar) Beskrivning av uppdraget: (Fritextsvar) Tidsperiod: (Fritextsvar) 1.4.9. Referensuppdrag 2 - juridisk person Namn på uppdragsgivarens organisation: (Fritextsvar) Kontaktperson: (Fritextsvar) Beskrivning av uppdraget: (Fritextsvar) Tidsperiod: (Fritextsvar) 1.4.10. Referensuppdrag (kravet gäller om Anbudsgivaren är en fysisk person) Kravet nedan gäller om Anbudsgivaren är en fysisk person och tillika Vårdgivare vid utförande av uppdraget Anbudsgivaren skall lämna förteckning omfattande minst två referenter vilka under de senaste tre åren har fått uppdrag av liknande/motsvarande/jämförbar art utförda av Anbudsgivaren. Om Anbudsgivaren inte har haft liknande uppdrag tidigare kan referenserna istället vara tidigare eller nuvarande arbetsgivare som kan uttala sig om Anbudsgivarens/Vårdgivarens yrkeskompetens. Landstinget kan komma att kontakta referenterna för att förvissa sig om att anbudsgivaren har den tekniska förmåga och kapacitet som krävs för uppdragets genomförande. Förfrågan kan gälla bland annat anbudsgivarens tekniska förmåga (omfattande bland annat utbildning och kompetens) och kapacitet (resurser för att täcka frånvaro vid bl.a. sjukdom) i förhållande till uppdragets omfattning. Uppgift om referensuppdrag ska lämnas på följande sätt: - Beskrivning av respektive uppdrags omfattning - Tidsperiod Sida 9 av 11
- Kontaktpersoner med telefonnummer och e-postadress 1.4.11. Referensuppdrag 1 - fysisk person Namn på uppdragsgivarens organisation alt arbetsgivare: (Fritextsvar) Kontaktperson: (Fritextsvar) Beskrivning av uppdraget alt. arbetsuppgifterna: (Fritextsvar) Tidsperiod: (Fritextsvar) 1.4.12. Referensuppdrag 2 - fysisk person Namn på uppdragsgivarens organisation alt. arbetsgivare: (Fritextsvar) Kontaktperson: (Fritextsvar) Beskrivning av uppdraget alt. arbetsuppgifterna: (Fritextsvar) Tidsperiod: (Fritextsvar) 1.4.13. Kvalitetsledningsystem Anbudsgivaren skall ha certifierat kvalitetsledningssystem eller på annat sätt arbeta med kvalitetsledning inom sin organisation. Beskrivning av kvalitetsledningssystem skall bifogas. Finns giltigt tredjepartcertifikat är det tillräckligt att bifoga detta. Bifoga bilaga, alt. beskriv i kommentarsfältet. (Bifogat dokument) Bedömning av upphandlande myndighet: (/ svar) 1.4.14. Miljöledningssystem Anbudsgivaren skall ha certifierat miljöledningssystem eller på annat sätt arbeta med miljöledning inom sin organisation. Beskrivning av miljöledningssystem skall bifogas. Finns giltigt tredjepartcertifikat är det tillräckligt att bifoga detta. Bifoga bilaga, alt. beskriv i kommentarsfältet. (Bifogat dokument) Bedömning av upphandlande myndighet: (/ svar) 1.5. PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD 1.5.1. Anbudsprövning Efter kvalificering av anbudsgivarna sker prövning av anbuden. Sida 10 av 11
Anbud av kvalificerade anbudsgivare prövas avseende redovisade skall-krav på anbudet och efterfrågad tjänst. Anbud som inte uppfyller samtliga ställda skall-krav kommer inte att behandlas vidare. Bedömning av upphandlande myndighet att samtliga obligatoriska krav är uppfyllda: (/ svar) 1.5.2. Utvärdering av anbuden Det anbud per del som är det ekonomiskt mest fördelaktiga kommer att tilldelas avtal. Del A och del B kommer utvärderas för sig. De kriterier som kommer bedömas vid anbudsutvärderingen är: 1. Pris vikt 65% 2. Verksamhetsidé för mottagningen vikt 10% 3. Antalet terapiformer som kan erbjudas vikt 25% Verksamhetsidé för mottagningen Det som bedöms vid anbudsutvärdering av Anbudsgivarens presenterade plan för genomförande av uppdraget. Denna ska presenteras i kravspecifikationen under rubriken "plan för genomförande av uppdraget". Terapiformer Det som bedöms vid anbudsutvärdering är Anbudsgivarens uppfyllelse av bör-kraven gällande vilka terapiformer som kan erbjudas. 1.5.3. Val av leverantör Varje del kommer att utvärderas för sig och det anbud som får flest poäng anses vara det ekonomiskt mest fördelaktiga och det anbudet antas för resp. del. 1.6. BILAGOR Följande bilagor ingår i förfrågningsunderlaget: Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran CORE-utvärdering Patientsäkerhetsberättelse Verksamhetsredovisning Sida 11 av 11