Anställning och schema i Personec

Anställning och schema i Personec 2012-09-27 1 av 49

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Introduktion... 3 Arbetssätt... 3 Systemets grunder... 4 Organisation... 4 Inställningar... 5 Schema... 6 Beskrivning av schema... 6 Registrera ett schema... 7 Fördela turerna i schemat... 8 Funktionsknappar... 9 Kopiera ett schema... 9 Utskrift av schema... 12 Anställa en ny medarbetare... 13 Kompletteringar för Time Care Planering och Time Care Pool på en anställning... 22 Komplettera med flex på en anställning... 24 Avsluta flex på en anställning... 27 Kostnadsfördela en anställning... 27 Anställa en timavlönad medarbetare... 28 Månadsavlönad som är 100% ledig och skall arbeta under ledigheten... 31 Vilande anställning... 32 Avsluta en anställning... 33 Att tänka på innan avslut... 33 Avslut av anställning... 33 Avslut av vilande anställning... 35 Avslut vid flexanställning... 35 Avslut vid flexanställning när uppgifterna skall flyttas till ny ny anställning... 36 Avslut Pension... 37 Delpension... 37 Avslut då medarbetare ska gå från förvaltning till bolag och tvärtom... 37 Ångra avslut... 37 Bemanning översikt... 38 Sök ersättare... 40 Tid/Flex... 45 Kontrollera flexsaldo och saldokorrigering... 45 Tidutvärdering... 48 Lönelista... 49 Sida 2 av 49

Introduktion Arbetssätt Vårt personal- och lönesystem bygger på självservice på olika nivåer. För att medarbetare ska kunna rapportera i självservice och chef ska kunna bevilja/attestera krävs följande: Aktuella scheman uppdateras kontinuerligt Medarbetare rapporterar löpande sina avvikelser från aktuellt schema. Attesterande chef kontrollerar löpande i systemet och tar hand om de poster som rapporterats av medarbetaren. Detta innebär att de uppgifter som medarbetare och chef kan ta fram alltid är aktuella. Allt som rapporteras in i Personec kan sökas via rapporter. När det gäller rapporter så uppdateras de ständigt, medan de rapporter som ligger under Utdata uppdateras först efter verkställd lön. För att hålla sig informerad om sin verksamhet, sök under rapporter i menyn. Det är viktigt att inför varje löneutbetalningstillfälle kontrollera att det inte finns några oattesterade/obeviljade poster eller anställningar kvar. Här ges några exempel på rapporter som är viktiga: Öppen frånvaro d v s frånvaro utan t o m datum Frånvaro med tom datum Avvikande tjänstgöring, ej beviljade poster. Anställning med t o m datum, ta ställning till om vikariatet ska förlängas eller avslutas. Anteckningar Ej beviljade anställningar, frånvaro och andra poster som ska beviljas. Placering, ta ställning till om det ska förlängas, ändras eller avslutas. För att chef ska ges möjlighet att arbeta på ett sätt som utvecklar kunskapen om IT-stödet finns bl a våra manualer. Dessa är inte heltäckande men utgör en bra grund för att fortsätta utforska de möjligheter som systemet erbjuder. Som chef /administratör ringer eller mailar du HR-support på Intraservice när du har frågor som rör handhavandet av Personec. Sida 3 av 49

E-postadress samt telefonnummer finns längst bak i detta material. All aktuell information, uppdaterat utbildningsmaterial samt aktuell utbildningskatalog hittar du på www.goteborg.se/personalingangen Systemets grunder Organisation För att komma vidare i Självservice Chef måste man alltid välja en organisation. Under menyvalet Organisation väljs den organisation (från organisationsträdet) man ansvarar för. Om det visas ett plustecken betyder det att det finns underliggande enheter. Vad man ser och kan välja ur organisationsträdet är helt beroende på vilken organisatorisk behörighet man har. Markera önskad enhet och klicka på Sida 4 av 49

Inställningar Inställningar väljs i huvudmenyn. Inställningarna är personliga. Bock i Visa kalender Urval Här kan man skriva in hur många rader som ska visas per sida, vid sökning i rapporter (max 5000) Lägsta period visar alla medarbetare, även de som är avslutade. Dagens datum visar endast aktuella anställningar, inställningen avser endast beslutsmenyn. OBS! Sökning på underliggande enheter ska alltid vara ibockad, detta för att se all personal på underliggande grenar vid val av övergren. Möjlighet att minska urvalet fås genom att välja en Kategorigrupp, exempelvis verksamhetschef som enbart vill få upp poster från de enhetschefer som Sida 5 av 49

hon/han skall attestera. Kategorigrupp beställs genom behörighetsansvarig på respektive förvaltning och ska endast användas av den som den byggts för. Under antal anställda visas 375 rader, finns större behov så lägg in exempelvis 2000. I delen Färgsättning meddelanden så ser man vilken färg som anteckningsfältet får när man sparat anteckningen eller en annan användare har sparat. Exportformat ska vara Rich Text Format (Word etc). När du är färdig med inställningarna Klicka på Spara. Schema Beskrivning av schema Alla medarbetare har en fastställd arbetstid enligt anställningsavtalet, av denna arbetstid skapas ett schema. Schemat knyts till anställningen. Detta schema är förutsättningen för att rätt lön ska utbetalas och att medarbetaren ska kunna använda sig av självservice. Ett schema måste antingen skapas eller så får man kopiera ett redan befintligt schema. Detta görs under Menyn Schema. Där kan man se alla scheman som finns på vald organisation/gren. Ett schema kan vara individuellt eller gemensamt för flera. Huvudregeln är att aldrig ändra i ett schema som är/har varit kopplat till någon medarbetare och genererat lön. Vill man använda ett befintligt schema, kopiera schemat och skriv en ny schemaidentitet. Därefter görs de ändringar i schemat som önskas. Sida 6 av 49

Registrera ett schema Klicka på Schema, Schemarader för att få upp Sök schema. Välj den Organisation som schemat ska reigstreras på. Schemat registeras på samma organisation där medarbetaren är anställd, vilket alltid ska vara den yttersta grenen. Klicka på Får upp Schemauppgifter: Här börjar man bygga ett schema. (tomt) 1Ejhelg julafton) Sök Organisation (Schemat ska registreras där medarbetaren är anställd) Skriv in Schema-ID, Grp, Rad samt datum (använd inte mellanslag eller specialtecken t ex %, å, ä, ö). Skriv in tjänstens Heltidsmått (H/tid), oavsett personens tjänstgöringsgrad. Skriv in hur många veckor schemat har, samt vilken startvecka som gäller. Fyll i datum fr o m när schemat ska börja gälla. Fyll inte i datum t o m, det styrs via anställning eller placering. Helgarb (tre alternativ för ob-ersättning) = Medarbetare som arbetar alla schemalagda dagar oavsett om de är röda = Medarbetare som inte arbetar schemalagda röda dagar (helgdagar ex Sida 7 av 49

Arbetsår = Medarbetare som har ferie eller uppehållsanställning. Inställningen klockslag används enbart vid visning av ett befintligt schema. Klicka på Då visas: Turlista. Skriv in Tur-ID. Döp turen till ex. en bokstav Rast 1 måste skrivas när turen innehåller en rast. På Turlistan skrivs de turer/arbetstider in som ska användas i schemat. Rensa turlista innebär att alla turer tas bort ur turlistan. Vill man ta bort en tur i turlistan så markera den i kolumnen Ta bort och klicka på Verifiera. Fördela turerna i schemat Skriv in Tur-ID på respektive arbetsdag (i exemplet ovan finns turerna A och B) Använd Tab tangenten för förflyttning framåt i schemat Använd Tab tangenten + shift tangenten för att backa Sida 8 av 49

Om någon dag ska vara ledig, lämna fältet tomt Klicka på Uppdatera summering för att kontrollera att schemats sysselsättningsgrad mm. blivit rätt. OBS! Får inte vara mer än 1,000. Funktionsknappar Längst ner i bild finns övriga funktioner. Dessa är i ordning: Visar anställningar samt Visa placeringar kopplade till schemat Information om vem som senast registrerat någon på schemat Utskrift Kopiering av schema Rensa turer i schemat Ta bort rad - hela schemat tas bort Avbryta registreringen, samt Spara När du trycker Spara kommer följande bild upp. Om datum from inte ska ändras, klicka på Avbryt. Nu är schemat sparat på den aktuella grenen. Vid Ta bort schemarad Vid borttagning av schema sker en kontroll som innebär att en schemarad som medarbetare är eller har varit anställd på inte kan tas bort. Kontrollen slår även till när schemat varit kopplad till någon via en placering. Kopiera ett schema Sök fram den schemarad som ska kopieras. Klicka på Schema-ID så raden/schemat öppnas. Sida 9 av 49

Här kommer det valda schemat upp, för att kunna kopieras Klicka på Följande bild som visar schemats huvud kommer då upp: Sida 10 av 49

Varje Schema-ID som är knutet till en viss gren är unikt, vid kopiering måste därför Schema-ID förändras på något sätt. Klicka sedan på Spara. Nu visas en exakt kopia av schemat men med en annan identitet. Nu kan förändringar göras i Turlistan och/eller Schemat, klicka sedan på Spara. Ett nytt schema har skapats utan att göra om allt från början. OBS! Vid kopiera schemarad: Startvecka Ett schema kan förskjutas genom att kopiera ett befintligt schema och ange en annan startvecka med bibehållet startdatum. För att kontrollera startvecka, gör på följande sätt: Markera Datum och skriv in det datum som schemat ska börjar gälla från. Detta görs i Period Fr.o.m Verifiera på Turlistan, man får då upp schemat med valt datum och kan se vilken vecka som ska skrivas in på Startvnr. Exempelvis om medarbetaren ska börja arbeta den 1 november så välj Veckonummer 1 som Startveckonummer. Sida 11 av 49

Utskrift av schema Schemarad kan skrivas ut genom att markera aktuell rad och klicka på Utskrift. Följande information om schemat kommer på utskrift. Sida 12 av 49

Anställa en ny medarbetare I menyvalet välj: Är medarbetaren tidigare anställd i Göteborgs Stad/Bolag kan personen sökas fram genom att ange personnummer eller efternamn, man får då upp grunduppgifter. Kontrollera att medarbetaren inte blir anställd mer än 100 %. I menyn välj: Klicka på Översikt för att se medarbetarens aktuella och avslutade anställningar. Tänk på, för att kunna se alla anställningar inom Göteborgs Stad/Bolag måste man ha läsbehörighet för hela trädet. Gör val via knappen Inställningar. Sida 13 av 49

Finns inte medarbetarens personuppgifter, klicka på Ny och skriv in en Ny person. Här skrivs personnummer in för att påbörja anställningsguiden i Personec. Klicka på Nästa. Grunduppgifter: Obligatoriska fält är namn, adress, postnummer (utan mellanslag) och postadress. Rutan för Födelsedatum lämnas tom. Klicka på Nästa. Under Person- företag anges e-postadressen för chef/administratör. Detta för att kunna använda sig av e-post/prenumerationsfunktionen mm. Detta gäller endast vid registrering av chef/administratör. Sida 14 av 49

Klicka på Slutför. Här väljs denna länk för att registrera den nya medarbetaren. (För att fortsätta senare med själva anställningen, stanna här. För att fullfölja, välj Anställning, Grunduppgifter i menyn och sök på personnummer.) Vid länkval kommer man till Ny anställning/nytt uppdrag Anstnr: Fr.o.m: Anställningsstyrande uppgift: Malltyp för anställning: Ska innehålla fem positioner och innehåller förvaltningskod/bolagskod, ex 060 och nummer på anställningen 01 om det är den första anställningen i förvaltning/bolag. Datum när anställningen ska börja gälla Markera den som gäller för anställningen Markera den som visas i listan Sida 15 av 49

Typ av lön Markera den som visas i listan OBS! Här är det viktigt att välja rätt anställningsuppgifter då dessa inte går att ändra. Om du är osäker kontrollera med ditt lokala stöd, HR-avdelningen eller IS support om vad som ska väljas. Klicka på Nästa. De uppgifter som valts, hamnar nu på Ny anställning och finns i Grunduppgifter. Fortsätt att registrera följande: Anst form: Anst typ: Bev t o m: Markera den som gäller för anställningen Markera den som gäller för anställningen Fylls endast i vid tidsbegränsad anställning och fungerar som stoppdatum för grundlön samt semesterberäkning. Detta datum går även över till WinLas. Används inte om det finns en grundtjänst som är vilande. Registrera under Person Anteckningar som bevakning av tillfälligt Sida 16 av 49

Benämning: Besta: AID: Org: DB kod: Rekrväg/Rekrsätt: vikariat. (kan sökas fram under Rapporter, för att bevaka anställningsdatum tom) Sök efter den befattning som ska användas. Här skrivs lönebox in (A-T) Fungerar som urval i förhandlingsstödet. Din HR-avdelning har de här uppgifterna. AID, Arbetsidentifikation består av fyra delar: Etikett, Ansvar, Komb/BEA/PAN, Dag/Natt. Grupperingen av arbetsuppgifter är grunden för partsgemensam lönestatistik. Din HR-avdelning har uppgifter på dessa. Sök den gren som medarbetaren ska anställas på. OBS! Tänk på att det alltid ska vara lägsta gren i organisationsträdet. Förvaltningsnummer plus 00 (5 positioner) Listval (se matris på Personalingången) Här beviljas anställningen av ansvarig chef Om man inte har rätt att bevilja ska rutan lämnas blank. Anställning som inte beviljas till rätt månad Scenario: Anställning läggs upp men blir inte beviljad till den månad som det ska betalas ut lön. Exempel: En månadsanställning som gäller från 2013-11-25 och beviljas efter lönekörningen i november. Konsekvens: Lön betalas inte ut i november och i december får medarbetaren lön från 2013-12-01. Åtgärd: Chef beviljar anställningen och skickar in rättelse till Intraservice Support att lön ska betalas ut för dagarna i november, antingen till den ordinarie löneutbetalningen i december eller till en extrautbetalning. Sida 17 av 49

Klicka på Nästa. Nästa bild innehåller kodsträngen som kostnaden/anställningen belastar. Här kan man se de organisatoriska uppgifterna som valts på föregående bild. Kontrollera att uppgifterna stämmer. Här kan man lägga till Projekt och Aktivitetskod. Versaler måste användas. Klicka på Nästa Här kopplas medarbetaren till schemat som genererar lön. Alla som är månadsavlönade ska ha schema, sök fram det schema som ska gälla för anställningen. Denna bild visas, här söker man efter det schema som ska användas. Om flex ska kopplas till anställningen väljer du TID under Flexsystem. Se vidare under avsnitt: Koppla flex till anställningen. Man kan också radera Aktuell From för att få fram alla scheman som finns under vald organisation. Därefter klicka på Visa Schemarader. Sida 18 av 49

Kommer då till denna bild. Sök efter schemat som ska användas. Klicka i rutan under rubriken Organisation. (I detta fall 58Vit) Schemat överförs nu till anställningen. Samma procedur görs vid koppling av schema via placering. Här fylls klockslag för dygnsbryt i. Datum ska alltid vara måndag i den vecka som anställningen gäller from. Din HR-avdelning har uppgifter om dygnsintervallen. Månadsbelopp anges alltid med heltidsbelopp. Fyll i vilket datum lönen gäller från och signera, se bild nedan. Om du inte har behörighet att skriva in lön kan du lämna den raden tom. Löneändringsorsak kan registreras på medarbetare som inplaceras på årets lön innan ordinarie löneförhandling, Detta kan sedan sökas via Rapport Anställning, Här kan också rapporteras om medarbetaren har något lönetillägg. Rapportera belopp och bevakningsdatum t o m. OBS! Bevakningsdatum stoppar INTE lönetillägg utan måste aktivt avslutas. Vid avslut av lönetillägg rapportera nytt fr.o.m.-datum på anställningen, därefter radera fältet med belopp och bevakningsdatum. Spara. Sida 19 av 49

Klicka på Pensionsavtal Välj gällande pensionsavtal, inget annat fylls i. Vid anställningsform Viss tid arbtagare > 67 år välj: Ej pensionsrätt KAP-KL. Välj Anställningen är nu registrerad. Sida 20 av 49

Här kan man välja att ta ut anställningsavtal/bevis, observera vikten av att välja rätt mall i listvalet för anställningsbevis. Ska anställningsavtalet kompletteras med något, gör detta innan utskrift. Vid osäkerhet kring vilket anställningsavtal som ska väljas, använd nedanstående mall för ytterligare information. Välj därefter Avbryt för att avsluta guiden Ny anställning. Sida 21 av 49

Kompletteringar för Time Care Planering och Time Care Pool på en anställning Välj i menyvalet Person, Personuppgift Initial ska finnas för att kunna exporteras till Time Care. OBS! Ska vara samma som användar ID i fliken Grunduppgifter I menyvalet Person, Anteckning välj bland de olika rubrikerna. När man gör en anteckning skriv förvnr samt egen signatur så att man kan se vem det är som har skrivit anteckningen. Sida 22 av 49

Välj Utvärderingsuppgifter, klicka på Ny post. Fyll i From och vilken/vilka kod/koder som ska gälla. Sida 23 av 49

Komplettera med flex på en anställning Välj anställning i menyn, Grunduppgift Sök den person och anställning som flexavtal ska kopplas till. Välj fliken Arbetstid/. Skriv in datum i fr o m när flexavtal skall börja gälla. Välj Tid under Flexsystem. Spara. Knappen Flex kommer upp. Klicka på knappen Flex. Följande bild kommer upp, klicka på knappen Ny Sida 24 av 49

Registrera fr o m-datum Klicka på Sök för att söka fram lediga FlexId. Man kommer till Urval. Klicka i Lediga, ta bort namnet i Administratör (där ska vara tomt), fyll i Id from tom (sept 2013 är vi uppe i ca 13300 flexid). Klicka sedan på Sök. Du får då upp de flexid som är lediga. Sida 25 av 49

Markera och Välj ett FlexId som blir personligt. Denna bild visas Välj flexparameter (ta hänsyn till om det är hel- eller deltidstjänst vid valet) samt flexram. Rutan Ej Tjänste bockas i om man inte får stämpla in/ut när man har tjänsteärende. Klicka på Spara. Spara även de nya uppgifterna på anställningen. Nu är flexavtalet kopplat till medarbetarens anställning. Medarbetaren måste dessutom vara kopplad till rätt roll för att det ska fungera. Detta gör behörighetsansvarig i din förvaltning. OBS! Medarbetare som anställs efter juli 2013 får automatiskt en roll som har flex. Vid förändring gällande Flexparameter, Flexram, klicka på Flexknappen lägg nytt fr.o.m. datum och nya uppgifter. OBS! Registrerad frånvaro med datum fr o m när flexavtalet börjar gälla på anställningen skall makuleras/ändras och registreras på nytt. I den nya frånvarorapporten skall man bocka i rutan Ej tid avslut. Bocken innebär att ev. flexstämplingar inte bryter frånvaron. Sida 26 av 49

Avsluta flex på en anställning Lägg tom-datum på flexid, Spara Skicka en rättelse till IS Lön för ev utbetalning/avdrag av flexsaldo. Kostnadsfördela en anställning Man kan göra en kostnadsfördelning på anställningen. Välj Konto Anstäl i menyvalet och därefter Konto/Proc efter att anställningen är registrerad, se nedan Sida 27 av 49

Anställa en timavlönad medarbetare Personuppgifter registreras på samma sätt som för månadsanställd. Anställningsstyrande uppgift: Malltyp för anställning: Typ av lön: Välj enligt ovan. Markera malltypen som kommer upp i listan. Markera lönetypen som kommer upp i listan. Klicka på Nästa. Du kommer nu till grunduppgifter. Registrera enbart följande: Sida 28 av 49

Anst form: Anst typ: Bev t o m: Benämning: Besta: AID: Markera den som gäller för anställningen Markera den som gäller för anställningen Fylls i om man vill ha ett bevakningsdatum. Detta kan sedan bevakas via Rapporter Sök efter den befattning som ska användas. Lämnas tomt AID, Arbetsidentifikation består av fyra delar: Etikett, Ansvar, Komb/BEA/PAN, Dag/Natt. Grupperingen av arbetsuppgifter är grunden för partsgemensam lönestatistik. Din HR-avdelning har uppgifter på dessa. Org: DB kod: Rekrväg/Rekrsätt: Välj den gren där timavlönade är organiserade, t ex timgren eller egen gren. OBS! Tänk på att det alltid ska vara lägsta gren i organisationsträdet. Förvaltningsnummer plus 00 (5 positioner) Listval (se matris på Personalingången) Anst grp, Sem grp och Beräkn grp visar att det är en timavlönad som är anställd. Under Avtal/Anst typ/anst form väljer du det som överensstämmer med anställningen. Anst form: Timavlönad vikariat väljs då medarbetaren vikarierar för namngiven person, annars väljs Allmän visstidsanställning. Om medarbetaren är över 67 år, så används anställningsformen Viss tid arbtagare > 67 år. Klicka på Nästa. Timavlönad medarbetare ska inte kopplas med schema till anställningen. Sida 29 av 49

Under Arbetstid skriv istället in det Arbetstidsvillkor som ska gälla. Välj Lönetyp Timlön och registrera Timlön samt Löneplacerad, datum och signatur. I rutan Värden för arbetstidskontroll skall klockslagför dygnsbryt läggas in. Datum ska alltid vara måndag i den vecka som anställningen gäller from. Din HR-avdelning har uppgifter om dygnsintervallen. Klicka på Nästa. Välj gällande pensionsavtal, inget annat fylls i. Vid anställningsform Viss tid arbtagare > 67 år välj Ej pensionsrätt KAP-KL. Nu kan anställningen slutföras genom att klicka på Slutför. Sida 30 av 49

Månadsavlönad som är 100% ledig och skall arbeta under ledigheten En medarbetare som är 100% ledig från sin tjänst kan inte rapportera in någon arbetstid på sin egna tjänst. Därför skall man registrera en timavlönad anställning under den tid som ledigheten löper. 100% föräldraledig Registrera en timavlönad anställning på medarbetaren. Lägg in den arbetade tiden under avvikande tjänstgöring med orsaken fyllnad föräldraledig. Denna orsak är inte pensionsgrundande eftersom ledigheten i sig är pensionsgrundande. 100% tjänst- eller studieledig Registrera en timavlönad anställning på medarbetaren. Lägg in den arbetade tiden med orsaken fyllnad. Sida 31 av 49

Vilande anställning Vilande anställning används när en medarbetare som har en tillsvidareanställning istället skall ha en tidsbegränsad anställning där båda anställningarna har samma semestergrupp. Semester (el ferie-uppehållsuppgifterna) flyttas då över till den nya anställningen. Öppna Anställning, Grunduppgift. I rutan fr.o.m. ange från vilket datum anställningen ska vara vilande. Under Rekrytering/Avslut bocka i Vilande Anst och skriv in datum i vilande tom-rutan och klicka på Spara. Detta är ett bevakningsdatum, som sedan söks fram via Rapporter Ev flexid som skall överflyttas skall avslutas med tom-datum för att sedan registreras på den nya anställningen. Läs mer under avsnitt Avslut vid flexanställning. För att öppna upp en vilande anställning, lägg i fr o m-fältet det datum som tjänsten ska bli aktiv igen. Ta bort bocken i Vilande Anst samt datum vid Vilande t o m, Spara. OBS! Viktigt att vikariatet avslutas först för att det ska bli rätt på semesterdagarna. I de fall där anställning läggs vilande med from datum som redan har passerat och där det har gått ut lön till medarbetaren måste rättelse skickas till IS Lön för korrigering. Sida 32 av 49

Avsluta en anställning Att tänka på innan avslut Avsluta i den månad som medarbetaren slutar, inte i förtid. Om det gäller avgångsvederlag eller om man avslutar en anställning bakåt i tiden ring gärna supporten för guidning då detta kräver rättning av lönekonsult. Om det finns pågående Adato ärende, frånvaro och placering så ska dessa avslutas först. Om avvikande tjänstgöring och turbyten rapporterats in för tid efter avgångsdatum så ska dessa poster raderas. Om signal kommer om att det finns stående nettoposter på personen så måste en rättelse skickas in till IS Lön som avslutar detta. Om det finns en deltidsfrånvaro så måste rättelse skickas om särskild beräkning av innestående semesterdagar som ska betalas ut med slutlön. Om flexsaldo är plus eller minus vid avgång så måste rättelse skickas om att detta ska utbetalas/dras. Lägg gärna anteckning vid saldot men gör ingen saldokorrigering. Om man gör ett avslut bakåt i tiden och medarbetaren har flex i sin anställning, skriv först ut en flexrapport, eftersom stämplingarna försvinner vid avslut. Om man avslutar en anställning för sent lägg in avslutet och skicka in en rättelse om rättning av de poster som felaktigt utbetalats. Vid avgång för dödsfall så behöver chef lägga in texten Dödsbo under Personuppgifter, skriv in det efter efternamnet Läs signalerna som visas, vid tveksamheter ring gärna supporten. Avslut av anställning Klicka på Avsluta. Skriv in Avgångsdatum. Avgångsväg och Avgångsorsak väljer du i listvalet. Om personen lämnar Göteborgs Stad gör man val enligt nedan. Sida 33 av 49

Utbetalas maskinellt väljs vid avslut av månadsanställning. Utbetalas manuellt/maskinellt utbetald väljs vid avslut av timavlönade, avslut av vilande anställning samt vid avslut av Ferieanställd (avslutas sista feriedagen) OBS! Viktigt att kontrollera att det finns innestående komptid. Om det inte finns timmar kvar att utbetala, ska man i stället välja: utbetalas manuell Sida 34 av 49

Befattningsbyte med överflyttning väljs då semestern/ferien skall flyttas över till en ny anställning med samma semestergrupp. Samma gäller okompenserad tid. OBS! Gäller inte om man går från Bolag till förvaltning, då väljs: utbetalas maskinellt Utbetalningsmånad välj Nästkommande Återanst med överfl väljs då person med intjänad semester skall få en ny anställning inom 14 dagar Avslut av vilande anställning Välj enligt ovanstående eftersom dagarna redan är överflyttade. Avslut vid flexanställning Om flexsaldo är plus eller minus vid avgång skickas rättelse till IS Lön om att dessa timmar skall utbetalas/återbetalas. Lägg anteckning vid saldot men saldokorrigera inte. Flexid avslutas automatiskt med samma avgångsdatum som anställningen. Sida 35 av 49

Avslut vid flexanställning när uppgifterna skall flyttas till ny anställning Den pågående anställningen skall avslutas innan den nya registeras. Avslutet skall göras senast två dagar innan den nya anställningen skall börja gälla. Om medarbetaren slutar en anställning 130930 och börjar ny anställning 131001 måste avslutet göras senast 130929. Den nya anställningen måste vara beviljad och i samband med registreringen markerad med flexsystem Tid. Flexparameter och flex-id flyttas direkt över till den nya anställningen medan flytt av flexsaldo sker till det datum som den nya flexanställningen börjar gälla. Registreras avgången för sent eller om flexid har varit knutet till en anställning som varit vilande måste överföringen av flexuppgifter göras manuellt: Sätt tom-datum på flexid:t på den tidigare anställningen Den nya anställningen måste vara beviljad och markerad med flexsystem Tid Fyll i de flexuppgifter som skall gälla, vid val av flexid markerar kopplade och sök upp det tidigare flexid. Markera och välj Korrigera in aktuellt saldo på den nya anställningen Glöm inte nollställa saldot på den avslutade anställningen.. Sida 36 av 49

Avslut Pension Används vid överenskommelse/upprättat avtal mellan anställd och förvaltning Används när medarbetare slutar sin anställning helt. Detta kan ske vid 61 67 år fyllda. OBS! Ska medarbetaren fortsätta anställning som tim avlönad, då ska man inte välja denna avgångsorsak. Delpension Börja med att ange nytt datum from när ändring ska gälla. Knyt därefter på nytt schema på anställningen. Tryck Spara. Skicka rättelse till support angående ny pensionsmarkering. Avslut då medarbetare ska gå från förvaltning till bolag och tvärtom Välj Utbetalas maskinellt eller Utbetalas manuellt. Ångra avslut Skicka en rättelse till IS Lön. Sida 37 av 49

Bemanning översikt I Översikten arbetar man med personalplanering. Här syns aktuellt schema, bemanning och medarbetarens sökta ledigheter/frånvaro. Härifrån kan man även söka ersättare vid behov. Via Bemanning översikt kan man tex lägga in Ny frånvaro, Ny avvikande tjänstgöring om medarbetaren inte själv via sin självservice har möjlighet att göra detta. Ny Placering kan också rapporteras från denna bild. Genom att klicka på rubriken Bemanning, Översikt i huvudmenyn fås urvalsbilden för översikten fram. I Urval väljs Veckoblad eller Dagblad, fr.o.m. och t o m datum, man kan högst välja 99 dagar. Därefter klicka på Resultatet av urvalet visas i Översikten/Bemanningsbladet. Översikten ger en helhetsbild av Sida 38 av 49

medarbetarnas arbetstider och allt som rapporteras in från självservice. Klicka på Färgkarta och få en förklaring till de olika färgerna som används. De svartmarkerade arbetstiderna kommer från grundanställningens schema, den ersätts med rosa arbetstid om medarbetaren har ett tillfälligt schema exempelvis under en partiell ledighet. Detta hämtas från placering. Vid placeringens slut återgår uppgifterna i översikten (arbetstiderna blir svarta) till anställningens grundschema om inte en ny placering skapas. När medarbetaren har en partiell frånvaro syns det genom att det finns en * framför frånvaron i bladet och det ska då alltid finnas en placering. Klicka på medarbetarens namn och följande meny visas. Det som rapporteras in via Bemanning Översikt t.ex Ny frånvaro, syns även under frånvaro i Beslutsmenyn. Klicka på Visa blad, för att uppdatera Veckobladet. Sida 39 av 49

Sök ersättare För att kunna använda funktionen Sök ersättare måste markering i inställningar göras. Bocka i rutan för Visa flik för Sök ersättare samt vikarie information. Klicka på Spara. En av medarbetarna är t ex sjuk och vikarie behöver tas in som ersättare. På samtliga rader ges möjlighet att markera en dag eller flera (Ctrl och markera första och sista dagen) för att sedan via funktion Sök ers markerade dagar eller funktion Sök ers intervall dagar för att söka ersättare. Dessa båda funktioner leder vidare till funktionen Sök ersättare. Exempel Klicka på den röda fliken den 21 och 22 november på Kalle, nu blir de dagarna markerade. Klicka på Sida 40 av 49

Klicka på Sök vid organisation och välj den gren i organisationen där vikarien finns, bocka i lediga och klicka i Sök ersättare. Aktuellt urval av vikarier visas till vänster i bild. Markera medarbetaren i urval, till höger i bild visas vald medarbetares ev. arbetstider. Här syns de dagar som den tänkta vikarien är ledig eller kan stå Schema saknas som innebär att inga bokningar är gjorda. Klicka på Anställningar och information om vikariens anställning visas. Välj Placera för att fullfölja bokningen. Får upp Placering med det fr o m datum som valts att ha ersättare för, tänk på att själv ändra T o m datum, schemat i placering kommer automatiskt från Annas schema. Ordningen har betydelse för att det ska utvärderas rätt, attest ska ske i följande ordning: Anställning Placering Turbyte Frånvaro Avvikande tjänstgöring Tillägg/Avdrag Resor Sida 41 av 49

Välj Orsak, Bevilja och Spara. Man kan även boka vikarien på annan tid än den ersattes schematid. Klicka på Avv tjänstg och fyll i de uppgifter som ska gälla. Ange de tider vikarien ska arbeta. Under Orsak välj det som ska gälla, om vikarien är timavlönad välj Ordinarie arbetstid. Listvalet vid Bemanningstid innehåller olika val, markera den som är aktuell. Detta är enbart en statistikuppgift. Ers.proc används Ej Bocka i Tillstrykt (rapportstöd/chefsstöd) eller Beviljad (chef) och Spara. Sida 42 av 49

Här syns de markerade tiderna, rosa betyder att en placering är gjord, turkosblå att en avvikande tjänstgöring är rapporterad. Stäng fönstret genom att klicka på krysset i övre högra hörnet. Klicka på pilen i Urval och klicka på Visa blad för att uppdatera Översikten/bemanningsbladet med den gjorda bokningen. Här visas nu att Tim vikarierar för Kalle. Varje rad i översikten/bemanningsbladet får för varje dag en flik i övre högra hörnet som ger namninformation om Vikarie för och Ersatt av. Ställ markören på fliken. Fliken ger olika färgkombinationer beroende på om det är placering eller avvikande tjänstgöring som är gjord för ersättaren samt om hela eller delar av tiden är ersatt. Sida 43 av 49

Vid val av Planeringsblad i Urval visas vad medarbetaren arbetar för pass (ex. F = att du arbetar dagtid) Klicka på Visa blad och välj medarbetare, därefter på namnet då visas följande: Sida 44 av 49

Tid/Flex Kontrollera flexsaldo och saldokorrigering Man kan förändra/korrigera i stämplingar för föregående månad ända fram till den dag Personec stängs för rapportering. Förändringar för september månad kan göras fram till den 16 oktober 2013. Vid kontroll av medarbetares saldo, görs detta via Tid saldo i menyn. Välj organisation och skapa en rapport. Här kan man söka fram medarbetares saldo genom Saldo större än eller Saldo mindre än. Om saldot ska korrigeras görs detta via Korrigering i menyn, klicka sedan på Korr. Sida 45 av 49

Skriv in det datum då saldot korrigeras, skriv in de antal +/- timmar som ska justeras. Ska timmar dras av skriv in ett tecken framför siffran. Man kan också skriva en anteckning. Vid val av Fellista i menyn kan man söka fram felaktigheter via olika urval. Här kan man söka fram felaktigher via olika urval. Vid rättning av felen, klicka på aktuell rad i fellistan för att komma in till korrigeringsbild för aktuellt feldatum. Kan man inte korrigera aktuellt fel så kan felet tas bort i listan. Två olika feltyper finns. Sida 46 av 49

Feltypen Stämpling innebär att en korrigering ska göras via flexkorrigeringsbilden. Här visas medarbetarna på vald organisation med ett saldo överstigande 50 timmar, bestäm själv urval. Chef kan också ta fram en korrigeringslista för att se hur medarbetarna har korrigerat sina in och utstämplingar, se gammal tid och när medarbetaren har registrerat posten. Sida 47 av 49

Tidutvärdering Här visas resultatet av tidutvärderingen. Urval av person/anställning samt period görs innan man söker. I period kan du välja, Valbar, Föregående, Innevarande, Nästa eller NästNästa. Valbar period innebär att man kan söka både framåt/bakåt med intervall om max 45 dagar. Det är endast de poster som är beviljade som redovisas i Tid utv. Föregående, Innevarande, Nästa och NästNästa visar aktuella uppgifter först efter bearbetning. Längst ner på bilden visas senaste bearbetningsdatum. Vid period Valbar visas aktuella uppgifter direkt varför det valet är att rekommendera. I kolumnen längst till höger framgår på vilken enhet arbetspasset har utförts. Sida 48 av 49

Lönelista I delen Lönelista visas utbetalningsdatum, uppgifter om Ackumulerat samt preliminär skatt. I nedre delen av bilden visas en lista över lönetransaktioner. Netto att utbetala är den summa som betalats ut. Denna kan skilja sig från vad som kommer in på kontot beroende på om medarbetaren har egna överföringar ex. fackföreningsavgift och eller försäkringar. Sida 49 av 49