Verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster. Sambruks samverkansmodell. www.sambruk.se 1. kommunal verksamhetsutveckling

Relevanta dokument
Verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster. Sambruks samverkansmodell. 1. kommunal verksamhetsutveckling

Upphandling av IT-stöd. Verksamhetsutveckling eller honungsfälla? Claes-Olof Olsson Verkställande tjänsteman

eservices development outside the box

ivis innovativt Verksamhetssystem I Skolan Claes-Olof Olsson, Verkställande tjänsteman Föreningen Sambruk

Styrelsen för Föreningen Sambruk

Automatisering, robotisering, AI. MEN; medborgaren, då? Claes-Olof Olsson Verkställande tjänsteman Föreningen Sambruk. kommunal verksamhetsutveckling

Digitalisering för framtidens skola Innovationsprojekt 2014 Programkonferens i Luleå 4 5 juni 2015

Välkommen till Eskil"una

Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk

Lotta Ruderfors. Sambruk 2004 Jönköpings kommun. Projektkoordinator. Projektledare Metodansvarig processer Teamledare

e-tjänster - lika viktigt för kommunens personal som för medborgarna!

Ramverk för projekt och uppdrag

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader

FoU-samverkan Sambruk - VITS/Linköpings universitet

Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk

Projektprocessen. Projektprocess

SGM5. Sambruksgemensamt Material (SGM) Överenskommelse om fri användning, vidareutveckling och förvaltning av gemensamt material

Så enkelt som möjligt för så många som möjligt.

Projektprocessen. Projektprocess

Projekt earkiv

Projekthandbok. för administrativa utvecklingsprojekt vid Uppsala universitet

Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk

[Titel] Redovisande dokument Rapport. Sida 1 (6) [Publiceringsdatum Quickpart] [AnsvarigQuickpart] [Upprättad av Quickpart]

Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS)

Projektregler Gemensamma förvaltningen Projektkontoret Sida: 1 (9) Projektregler. för den universitetsgemensamma projektverksamheten

Projekthandbok. för administrativa utvecklingsprojekt vid Uppsala universitet

Affärsmodeller vi sambruk av e-tjänster

Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk

R7e-arkiv. AAS konferens oktober Birgitta Torgén Områdeschef information och dokumentation, Örebro läns landsting

1 av :35

Projekthandbok. administrativa utvecklingsprojekt

Att samverka hur och varför. Anna Pegelow e-delegationen Anna Johansson - Tillväxtverket

Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk

FGS:erna i dag och hur får vi dem att bli fler (FGS = Förvaltningsgemensamma specifikationer)

Projektkontoret. Januari

Ladok3 på GU. Rollbeskrivning i projektorganisationen

Styrelsen för Föreningen Sambruk

Styrelsen för Föreningen Sambruk

E-tjänster för Sambruk

Projekt- och kvalitetsstyrning på Frontec

SKNV Vårt arbete med e-arkiv så

Projektdirektiv samverkansprojektet Svensk geoprocess

Så enkelt som möjligt för så många som möjligt.

Projektdirektiv. Verksamhet och Informatik (1)

Projekthandbok. Riktlinjer och förhållningssätt

Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS)

Utsikt - Ett projekt kring missbruksproblematik och

inbjudan budget IT? höstkonferens eller den naturliga mötesplatsen för oss som arbetar med verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster

Verksamhetsplan för Ny standard, MIS Life 2.0,

Aktiviteter vid avtalets upphörande

PROJEKTORGANISATION [PROJEKTNAMN]

Överlämning från projekt till e-förvaltning. Uppsala universitets e-förvaltningsmodell

Effekten av att tillämpa industriell inriktning på kommunal IT. Janne Dicander CIO och IS/IT-chef Jönköpings kommun

SGM - Sambruksgemensamt material

Styrelsen för Föreningen Sambruk

Att utveckla, förvalta, och införa FGS:er Utvecklingsprocess

Verksamhetsplan 2013

Förvaltningsåtagande. Provisum

Datum Projektnamn UVAS

Bilaga 2. Gallring av utbildningsförvaltningens

Sammanhållen e-förvaltning inom LSS/LASS

E-nämnden Verksamhetsplan

Verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster. kommunal verksamhetsutveckling

Regional och kommunal guide för e-utveckling

Förvaltningsplan SSBTEK 2016

Styrelsemöte. 14 oktober kommunal verksamhetsutveckling

Bilaga 5 b: Mall för projektplan

Handlingsplan fö r samverkan mellan Upphandlingsmyndigheten öch VINNOVA öm innovationsupphandling

Workshop: Lyckas med Governance, projektportfölj och projektkontor!

Projektregler Gemensamma förvaltningen Projektkontoret Sida: 1 (9) för den universitetsgemensamma projektverksamheten

DoÄr E-arkivering. Projektplan

Styrelsen för Föreningen Sambruk

Projektstyrningspolicy för Strängnäs kommun

Nästa nätverksträff sker den 8 september kl i Stockholm.

Styrelsen för Föreningen Sambruk

Ny E-tjänst för Nyps. Projektplan. Tillväxtverket. Utfärdare: Ulrica Morelid, Central Nypsförvaltning. Version 0.9 1(10)

Aktivitetplan år Fastighetsnätverket för energi- och miljöfrågor i Örebro län

PROJEKT DOKUMENT-ID VERSION

Bilaga 4h Aktiviteter vid avtalets upphörande Dnr: /

Norrbottens e-nämnd. Verksamhetsplan 2016

Version Värmebehandlingscentrum ett samarbete mellan IVF, KIMAB och medlemsföretag. Medlemskap och programforskning

Katja Kamila

Bilaga 5 b Mall för projektplan

Genomförandeplan för nationellt införande av eped

Projektplan. Elektroniskt bevarande

Projektplan. Deltagande i Uthållig kommun etapp 3. Eva Larsson, Kommunledningskontoret och Johan Nilsson, Stadsbyggnadsförvaltningen

Styrelsen för Föreningen Sambruk

FoU i kommunal e-förvaltningsutveckling - hur går vi vidare?

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard)

E-tjänst Särskilt boende Projektplan Version 1.0

Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk

Arbeidet med e-arkiv i Sverige, på statleg, landsting og kommunalt nivå. 3 december 2013

Hur ska vi tillsammans arbeta för fler gemensamma digitala lösningar? SKL:s kommundirektörsnätverk 16 mars 2017

Sverige ligger bra till i internationella jämförelser

Uppdrag angående utveckling av styrmodell för administrativa utvecklingsprojekt

SP:s projektrutiner Magnus Holmgren

Förstudie kring förutsättningar för införande av Mina meddelanden

Förnyad förvaltning. Presentation vid Ladok SWAMI dagarna

Region Gotlands projektmodell. Riktlinjer fastställda av ledningskontoret,

-lärande utvärdering av projektet Sociala entreprenörshuset

Transkript:

Verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster Sambruks samverkansmodell 1

Föreningen Sambruk 2003-2015 FRÅN gemensam utveckling av e-tjänster utifrån våra medlemmars behov TILL gemensam verksamhetsutveckling bred verksamhetskunskap + expertkompetens; IT, processutveckling + FoU (juridik) 2

Utmaningar Begränsade resurser/kompetenser för verklig verksamhetsutveckling Svag beställarkompetens Mångfacetterad, stuprörsorienterad verksamhet => Teknik- & funktionsfokus Systemleverantörerna regerar 3

Konsekvenser Svag/ingen system-/infosamverkan Leverantörernas affärsmodeller vs nyttoanalys och -realisering OCH (inte minst) Organisatorisk samverkan löser INTE slutna, monolitiska stuprörssystem (ej heller teoretiska modeller) 4

Sambruks framgångsfaktorer Initierar och genomför projekt tillsammans, utifrån medlemmarnas behov Delar kunskap och erfarenheter med varandra Identifierar best practice Delar kostnader för utveckling och förvaltning och för externa specialister Starkare som kravställare, beställare och utvecklingspartner till leverantörer och myndigheter Starkt FoU-stöd totalt > 19 MKr i projektanslag 5

Sambruks nätverk Medlemmar > 100 kommuner + SKL, KFSK, Reg Jkp, Värmland Externa sponsorer FoU VINNOVA EU / INTERREG IVC EU / LLP Externa intressenter SKL / CeSam KommITs, KEF, m fl Lokala och regionala samarbetsorgan Statliga myndigheter & departement IT-leverantörer 6

Samverkansmodell projekt SAMBRUK Info-spridning Projektkontor Arkiv Kommunrepr Projekt koordinering Kommunrepr Kommunrepr Konsult(er) ICT-företag FoU vi har ett problem och/eller vi har en idé!! RESULTAT konkret Rapporter / spec s Applikationer RESULTAT abstrakt Kunskaps-/erfa-utbyte Lobbying 7

Sambruks ramverk för samverkan - SGM Resultat från VINNOVA-finansierat FoU-projekt tillsammans med Linköpings universitet Dokumenterat ram- & regelverk för samverkan, ägande- & nyttjande av material i Sambruks regi Allmänt / Övergripande Bakgrund och introduktion till regelverket Malldokument för överenskommelser mellan intressenter/ingående parter i aktuell samverkansmodell Situationsanpassade malldokument Utvecklingsprojekt Gåva från extern part till Sambruk Användning av produkt/lösning Medverkan i projekt (av extern utvecklingspart) Forskarmedverkan Studentmedverkan 8

Kommunmedlemmar Samverkansmodell - Projekt Projektdeltagargrupp 8 Problemformulering/ Projektidé 1 Idéfas 2 3 Info & intresseansökan 5 4 Anmälan till Projektdeltagande 6 Intresseinsamling Projektetablering Projektgenomförande Fortlöpande infospridning Idrifttagande & överlämning Förvaltning Sambruk Externa resurser (vid behov) FoU Resursallokering 7 Expertkompetens 7 8 Projektuppföljning Projektorganisation 9 Leverans/ Överlämning av projektresultat Informationsflöden Resurser/produkter

Projektprocess 1 1. En medlem har ett problem och/eller projektidé för lösning -> Sambruk 2. Sambruk paketering projektförslag = samverkansprojekt 3. Info om förslaget till hela Sambruks nätverk (medlemmar & andra intressenter) 4. Intresserade meddelar Sambruk projektdeltagande 5. Sambruk assisterar i formulering av projektdefinition/-plan, inkl budget 6. Utskick & överenskommelse om projektplan 7. forts. 10

Projektprocess 2 7. Etablering av Projektorganisation Deltagande kommuner Externa resurser vid behov; ex FoU, expertkompetens Styrgrupp och Projektledare 8. Projektgenomförande Sambruks ansvar Ekonomi-admin = utdebitering av överenskommen projektbudget, fördelad till respektive projektdeltagarkommun + utbetalning av ersättning till externa resurser & andra kostnader (vid behov) Projektuppföljning via styrgrupp Fortlöpande informationsspridning i hela nätverket Projektgruppens ansvar Genomförande av projektet, i enlighet med Projektplan Fortlöpande rapportering 9. Projektavslut Mottagning & förvaltning av projektleverans/-resultat 11

Ramverk Projekt 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. SGM3 Utveckling SGM6 Medverkan (för ev extern part som deltar i projektet) SGM7 Forskarmedverkan (om FoU-resurs medverkar) SGM8 Studentmedverkan (om relevant) 8. Sambruks projektmodell & relaterade malldokument 9. SGM5 Användning 12

Finansieringsmodell - Projekt Kommun-medlemmar Projektdeltagargrupp Pengaflöde (tjocklek relaterar till mängd/storlek) Förvaltningsgrupp 1 4 Projekt-etablering Projekt-genomförande Förvaltning Sambruk 2 5 Externa resurser (vid behov) FoU 3 Expertkompetens Projektorg. 6 Extern partner/leverantör Drift-/förvaltningsorganisation

Projektfinansiering 1 1. I samband med projektetablering överenskoms projektbudget, vilken fördelas (oftast proportionellt mot resp kommuns invånarantal) Sambruk fakturerar deltagande kommuner 2./3. Sambruk svarar för betalning av externa kostnader i projektet, t ex ersättning till externa parter i projektet, samt budget- & redovisningskontroll 4. När projektleverans till förvaltning skett, etableras Förvaltningsråd = representanter från nyttjande kommuner överenskoms en förvaltningsbudget, på motsvarande sätt som projektbudgeten Sambruk fakturerar nyttjande kommuner 5./6. Sambruk svarar för utbetalning av ersättning till extern förvaltningspartner, som sköter det praktiska förvaltningsarbetet. Motsvarande gäller för eventuell driftsfunktion 14

Samverkansmodell - Förvaltning Kommunmedlemmar Produkt/ Lösning A C Info & intresseansökan D Anmälan att nyttja Lösning Nyttjandegrupp Fortlöpande support & leveranser G Fortlöpande infospridning Mottagning/ Bedömning B Intresseinsamling Etablering nyttjandegrupp E Förvaltningsöverenskommelse F Förvaltning H Sambruk Fortlöpande support & leveranser G Informationsflöden Resurser/produkter G Förvaltningsresurser Förvaltningsorganisation

Förvaltningsmodell 1 A. En medlem har produkt/tjänst, framtagen i egen regi -> Sambruk B. Sambruk paketering till förslag = breddning/spridning av nyttjandegrupp genom samverkan i Sambruks regi C. Info om förslaget till hela Sambruks nätverk (medlemmar & andra intressenter) D. Intresserade meddelar Sambruk nyttjande E. Sambruk assisterar i formulering av Förvaltningsmodell, inkl ekonomisk överenskommelse F. Utskick & överenskommelse om Förvaltningsmodell G. forts. 16

Förvaltningsmodell 2 G. Etablering av Förvaltningsorganisation Nyttjande kommuner Externa förvaltningsresurser Förvaltningsråd & förvaltningsledare H. Löpande Applikationsförvaltning Sambruks ansvar Ekonomi-admin = utdebitering av överenskommen förvaltningsbudget, fördelad till respektive nyttjandekommun + utbetalning av ersättning till externa resurser & andra kostnader Uppföljning via Förvaltningsrådet Fortlöpande informationsspridning i hela nätverket Förvaltningsgruppens ansvar Etablering och fortlöpande info-utbyte via Förvaltningsråd Hantering av support- och utvecklingsbehov Fortlöpande informationsinsamling, uppföljning & rapportering 17

Ramverk Förvaltningsmodell A. SGM4 Gåva B. C. D. E. F. SGM5 Användning G. SGM6 Medverkan (för extern part som ingår i förvaltningsarbetet) 18

Samverkans-/Finansieringsmodell; bef. applikation Kommun-medlemmar Kommun med produkt/lösning Förvaltningsgrupp 1 (ev. ingen avgift) 3 Mottagning & SGMöverenskommelse 2 Förvaltning Sambruk Produktöverlämning Pengaflöde 4 5 Extern partner/leverantör Drift-/förvaltningsorganisation

Finansieringsmodell; Gåva -> förvaltning 1. En medlem har en produkt/lösning (i vid bemärkelse) => Gåva till Sambruk regleras m h a SGM4 Gåva 2. Sambruk paketerar och informerar om produkten/lösningen, samt svarar för etablering av nyttjande- och förvaltningsgrupp (motsvarande som efter projektleverans) 3. Överenskoms en förvaltningsbudget, på motsvarande sätt som tidigare Sambruk fakturerar nyttjande kommuner, eventuellt (efter överenskommelse) får Gåvo-kommunen sänkt eller ingen förvaltningsavgift, som ersättning/kompensation för Gåvan 4./5. Sambruk svarar för utbetalning av ersättning till extern förvaltningspartner, som sköter det praktiska förvaltningsarbetet. Motsvarande gäller för eventuell driftsfunktion 20

Sambruks projektleveranser Ekonomiskt bistånd Elektronisk direktåtkomst för komm. Soc-tjänst ( 5 år innan SSBTEK.) eansökan-ekbist => självbetjäning Nytt systemstöd & FoU för Kundcenter Nytt systemstöd för KAA Kravspec-underlag för earkiv Utredning för sammanhållen ärendehantering Öppna gränssnitt & öppen plattform för skolsystem 21

Kvarstående hinder/utmaningar Gränsöverskridande dialog Kommun myndighet Kommun systemleverantör Juridiska hinder för effektiv infohantering & -överföring Vägledningar & teoretiska modeller är JÄTTEBRA MEN behov av handgripligt stöd vid planering & genomförande 22

Slutsatser Samverkan tar tid, men det gör även intern förankring Kompetens & erfarenhet är mycket svårare att kopiera än produkter Projekt = lätt & intressant vs Förvaltning = tungt & enformigt e-tjänster + verksamhetsutveckling => verkliga effektivitetsförbättringar Samverkan + FoU-stöd => effektivt förändringsarbete 23

Ordförande Lena Lundgren, Gävle lena.lundgren@gavle.se Verkställande tjänsteman Claes-Olof Olsson claes-olof.olsson@sambruk.se +46 (0)703-14 11 92 Projektkoordinator Lotta Ruderfors lotta.ruderfors@sambruk.se +46 (0)705-71 77 47 24