Verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster Sambruks samverkansmodell 1
Föreningen Sambruk 2003-2015 FRÅN gemensam utveckling av e-tjänster utifrån våra medlemmars behov TILL gemensam verksamhetsutveckling bred verksamhetskunskap + expertkompetens; IT, processutveckling + FoU (juridik) 2
Utmaningar Begränsade resurser/kompetenser för verklig verksamhetsutveckling Svag beställarkompetens Mångfacetterad, stuprörsorienterad verksamhet => Teknik- & funktionsfokus Systemleverantörerna regerar 3
Konsekvenser Svag/ingen system-/infosamverkan Leverantörernas affärsmodeller vs nyttoanalys och -realisering OCH (inte minst) Organisatorisk samverkan löser INTE slutna, monolitiska stuprörssystem (ej heller teoretiska modeller) 4
Sambruks framgångsfaktorer Initierar och genomför projekt tillsammans, utifrån medlemmarnas behov Delar kunskap och erfarenheter med varandra Identifierar best practice Delar kostnader för utveckling och förvaltning och för externa specialister Starkare som kravställare, beställare och utvecklingspartner till leverantörer och myndigheter Starkt FoU-stöd totalt > 19 MKr i projektanslag 5
Sambruks nätverk Medlemmar > 100 kommuner + SKL, KFSK, Reg Jkp, Värmland Externa sponsorer FoU VINNOVA EU / INTERREG IVC EU / LLP Externa intressenter SKL / CeSam KommITs, KEF, m fl Lokala och regionala samarbetsorgan Statliga myndigheter & departement IT-leverantörer 6
Samverkansmodell projekt SAMBRUK Info-spridning Projektkontor Arkiv Kommunrepr Projekt koordinering Kommunrepr Kommunrepr Konsult(er) ICT-företag FoU vi har ett problem och/eller vi har en idé!! RESULTAT konkret Rapporter / spec s Applikationer RESULTAT abstrakt Kunskaps-/erfa-utbyte Lobbying 7
Sambruks ramverk för samverkan - SGM Resultat från VINNOVA-finansierat FoU-projekt tillsammans med Linköpings universitet Dokumenterat ram- & regelverk för samverkan, ägande- & nyttjande av material i Sambruks regi Allmänt / Övergripande Bakgrund och introduktion till regelverket Malldokument för överenskommelser mellan intressenter/ingående parter i aktuell samverkansmodell Situationsanpassade malldokument Utvecklingsprojekt Gåva från extern part till Sambruk Användning av produkt/lösning Medverkan i projekt (av extern utvecklingspart) Forskarmedverkan Studentmedverkan 8
Kommunmedlemmar Samverkansmodell - Projekt Projektdeltagargrupp 8 Problemformulering/ Projektidé 1 Idéfas 2 3 Info & intresseansökan 5 4 Anmälan till Projektdeltagande 6 Intresseinsamling Projektetablering Projektgenomförande Fortlöpande infospridning Idrifttagande & överlämning Förvaltning Sambruk Externa resurser (vid behov) FoU Resursallokering 7 Expertkompetens 7 8 Projektuppföljning Projektorganisation 9 Leverans/ Överlämning av projektresultat Informationsflöden Resurser/produkter
Projektprocess 1 1. En medlem har ett problem och/eller projektidé för lösning -> Sambruk 2. Sambruk paketering projektförslag = samverkansprojekt 3. Info om förslaget till hela Sambruks nätverk (medlemmar & andra intressenter) 4. Intresserade meddelar Sambruk projektdeltagande 5. Sambruk assisterar i formulering av projektdefinition/-plan, inkl budget 6. Utskick & överenskommelse om projektplan 7. forts. 10
Projektprocess 2 7. Etablering av Projektorganisation Deltagande kommuner Externa resurser vid behov; ex FoU, expertkompetens Styrgrupp och Projektledare 8. Projektgenomförande Sambruks ansvar Ekonomi-admin = utdebitering av överenskommen projektbudget, fördelad till respektive projektdeltagarkommun + utbetalning av ersättning till externa resurser & andra kostnader (vid behov) Projektuppföljning via styrgrupp Fortlöpande informationsspridning i hela nätverket Projektgruppens ansvar Genomförande av projektet, i enlighet med Projektplan Fortlöpande rapportering 9. Projektavslut Mottagning & förvaltning av projektleverans/-resultat 11
Ramverk Projekt 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. SGM3 Utveckling SGM6 Medverkan (för ev extern part som deltar i projektet) SGM7 Forskarmedverkan (om FoU-resurs medverkar) SGM8 Studentmedverkan (om relevant) 8. Sambruks projektmodell & relaterade malldokument 9. SGM5 Användning 12
Finansieringsmodell - Projekt Kommun-medlemmar Projektdeltagargrupp Pengaflöde (tjocklek relaterar till mängd/storlek) Förvaltningsgrupp 1 4 Projekt-etablering Projekt-genomförande Förvaltning Sambruk 2 5 Externa resurser (vid behov) FoU 3 Expertkompetens Projektorg. 6 Extern partner/leverantör Drift-/förvaltningsorganisation
Projektfinansiering 1 1. I samband med projektetablering överenskoms projektbudget, vilken fördelas (oftast proportionellt mot resp kommuns invånarantal) Sambruk fakturerar deltagande kommuner 2./3. Sambruk svarar för betalning av externa kostnader i projektet, t ex ersättning till externa parter i projektet, samt budget- & redovisningskontroll 4. När projektleverans till förvaltning skett, etableras Förvaltningsråd = representanter från nyttjande kommuner överenskoms en förvaltningsbudget, på motsvarande sätt som projektbudgeten Sambruk fakturerar nyttjande kommuner 5./6. Sambruk svarar för utbetalning av ersättning till extern förvaltningspartner, som sköter det praktiska förvaltningsarbetet. Motsvarande gäller för eventuell driftsfunktion 14
Samverkansmodell - Förvaltning Kommunmedlemmar Produkt/ Lösning A C Info & intresseansökan D Anmälan att nyttja Lösning Nyttjandegrupp Fortlöpande support & leveranser G Fortlöpande infospridning Mottagning/ Bedömning B Intresseinsamling Etablering nyttjandegrupp E Förvaltningsöverenskommelse F Förvaltning H Sambruk Fortlöpande support & leveranser G Informationsflöden Resurser/produkter G Förvaltningsresurser Förvaltningsorganisation
Förvaltningsmodell 1 A. En medlem har produkt/tjänst, framtagen i egen regi -> Sambruk B. Sambruk paketering till förslag = breddning/spridning av nyttjandegrupp genom samverkan i Sambruks regi C. Info om förslaget till hela Sambruks nätverk (medlemmar & andra intressenter) D. Intresserade meddelar Sambruk nyttjande E. Sambruk assisterar i formulering av Förvaltningsmodell, inkl ekonomisk överenskommelse F. Utskick & överenskommelse om Förvaltningsmodell G. forts. 16
Förvaltningsmodell 2 G. Etablering av Förvaltningsorganisation Nyttjande kommuner Externa förvaltningsresurser Förvaltningsråd & förvaltningsledare H. Löpande Applikationsförvaltning Sambruks ansvar Ekonomi-admin = utdebitering av överenskommen förvaltningsbudget, fördelad till respektive nyttjandekommun + utbetalning av ersättning till externa resurser & andra kostnader Uppföljning via Förvaltningsrådet Fortlöpande informationsspridning i hela nätverket Förvaltningsgruppens ansvar Etablering och fortlöpande info-utbyte via Förvaltningsråd Hantering av support- och utvecklingsbehov Fortlöpande informationsinsamling, uppföljning & rapportering 17
Ramverk Förvaltningsmodell A. SGM4 Gåva B. C. D. E. F. SGM5 Användning G. SGM6 Medverkan (för extern part som ingår i förvaltningsarbetet) 18
Samverkans-/Finansieringsmodell; bef. applikation Kommun-medlemmar Kommun med produkt/lösning Förvaltningsgrupp 1 (ev. ingen avgift) 3 Mottagning & SGMöverenskommelse 2 Förvaltning Sambruk Produktöverlämning Pengaflöde 4 5 Extern partner/leverantör Drift-/förvaltningsorganisation
Finansieringsmodell; Gåva -> förvaltning 1. En medlem har en produkt/lösning (i vid bemärkelse) => Gåva till Sambruk regleras m h a SGM4 Gåva 2. Sambruk paketerar och informerar om produkten/lösningen, samt svarar för etablering av nyttjande- och förvaltningsgrupp (motsvarande som efter projektleverans) 3. Överenskoms en förvaltningsbudget, på motsvarande sätt som tidigare Sambruk fakturerar nyttjande kommuner, eventuellt (efter överenskommelse) får Gåvo-kommunen sänkt eller ingen förvaltningsavgift, som ersättning/kompensation för Gåvan 4./5. Sambruk svarar för utbetalning av ersättning till extern förvaltningspartner, som sköter det praktiska förvaltningsarbetet. Motsvarande gäller för eventuell driftsfunktion 20
Sambruks projektleveranser Ekonomiskt bistånd Elektronisk direktåtkomst för komm. Soc-tjänst ( 5 år innan SSBTEK.) eansökan-ekbist => självbetjäning Nytt systemstöd & FoU för Kundcenter Nytt systemstöd för KAA Kravspec-underlag för earkiv Utredning för sammanhållen ärendehantering Öppna gränssnitt & öppen plattform för skolsystem 21
Kvarstående hinder/utmaningar Gränsöverskridande dialog Kommun myndighet Kommun systemleverantör Juridiska hinder för effektiv infohantering & -överföring Vägledningar & teoretiska modeller är JÄTTEBRA MEN behov av handgripligt stöd vid planering & genomförande 22
Slutsatser Samverkan tar tid, men det gör även intern förankring Kompetens & erfarenhet är mycket svårare att kopiera än produkter Projekt = lätt & intressant vs Förvaltning = tungt & enformigt e-tjänster + verksamhetsutveckling => verkliga effektivitetsförbättringar Samverkan + FoU-stöd => effektivt förändringsarbete 23
Ordförande Lena Lundgren, Gävle lena.lundgren@gavle.se Verkställande tjänsteman Claes-Olof Olsson claes-olof.olsson@sambruk.se +46 (0)703-14 11 92 Projektkoordinator Lotta Ruderfors lotta.ruderfors@sambruk.se +46 (0)705-71 77 47 24