HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLM VATTEN AB

S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2010-06-29 DNR 9.3-5442/10 SSA 2010:13 Stockholm Vatten AB Att: Madjid Behdjou Kopia: Stockholms Stadshus AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLM VATTEN AB Närvarande från Stockholm Vatten: Madjid Behdjou Enhetschef internservice/arkivansvarig Eva Lindén Registrator Mats Ohlsson (under del av mötet) Beställare, projektledare (byggprojekt) Dennis Svantesson (under del av mötet) IT-ansvarig Katharina Prager Bra Arkivkonsult AB Närvarande från stadsarkivet: Sara Naeslund Martin Ståhl Inspektionsförrättare Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Stockholm Vatten den 24 maj 2010. Bolaget inspekterades senast den 3 mars 2004. Huvudintrycket från inspektionen är att Stockholm Vatten arbetar aktivt med arkiv- och dokumenthanteringsfrågor, inte minst inom ramen för det stora projekt inom elektronisk dokumenthantering som igångsatts, och att man på bolaget överlag har goda rutiner. Dock kunde en del brister iakttas. Det största förbättringsområdet utgör den digitala informationen, för vilken bolaget måste arbeta fram en strategi. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6 www.ssa.stockholm.se

SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Stockholm Vatten att: - Formellt utse arkivansvarig. - Uppdatera sin ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. - Bevaka vilka konsekvenser som de kommande verksamhetsförändringarna (övergången till GS-IT och återlämnande av dotterbolagens handlingar) kan innebära för hanteringen av allmänna handlingar. - Utreda möjligheterna att gallra (digitala allmänna handlingar och analoga ritningar) och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Dokumentera tillämpningen av SSA 2007:12 i förvaltningens informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. - Upprätta en strategi för långtidslagring så att den omfattar: Ansvarsfördelning Värdering av digital information Redovisning av digital information Säkerställande av att informationen inte kan gallras oreglerat Behov av att ta ut information som arkivfiler. - Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Revidera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras, detta gäller även information i gemensamma system. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs.

Stockholm Vatten ska senast den 30 augusti 2011 åtgärda föreläggandena, samt skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. En delrapportering med lägesrapport ska ha inkommit till stadsarkivet den 31 januari 2011. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Stockholm Vatten att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta hur handlingarna ska lagras under olika faser. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Registrera e-post i högre grad. - Ta ställning till och besluta hur det fortsatta arbetet med att övergå till processorienterad informationsredovisning ska bedrivas.

ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har delvis fastställts Arkivansvarig på Stockholm Vatten är Madjid Behdjou, enhetschef för internservice. Arkivansvarig behöver emellertid fastställas formellt. Särskilda arbetsuppgifter har delvis fördelats Stockholm Vatten har en arkivinstruktion från år 2005. Instruktionen utgör en del av bolagets miljö- och kvalitetshandbok. Arkivinstruktionen är inaktuell avseende vissa uppgifter och måste dessutom uppdateras med namn på personer i arkivorganisationen, inte minst på arkivansvarig själv. Bolaget har ett nätverk av arkivombud på de olika enheterna. Eftersom bolagets verksamhet är geografiskt uppdelad på flera platser (i form av olika anläggningar, vatten- och avloppsverk) framstår det som speciellt viktigt att denna arkivorganisation fungerar i praktiken. Stockholm Vatten uppgav att kontakterna mellan huvudkontoret och de olika enheterna har fungerat bra men att många arkivombud har bytts ut i den senaste omorganisationen. Bolaget måste formellt utse de personer i organisationen som inte utsetts ännu. Dessutom bör en ritningsansvarig finnas. Bolaget har i dagsläget ingen egen arkivarie, utan anlitar en konsultfirma. Stockholm Vatten ska formellt utse arkivansvarig. Bolaget ska uppdatera sin ansvarsfördelning för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. ARKIVREGLER Enligt riktlinjerna till stadens arkivregler (Kfs 2007:26) ska bolagen följa stadens arkivregler genom beslut på styrelsemöte. Stockholm Vatten har antagit de äldre arkivreglerna (Kfs 1995:50), utan Kfs-nummer, vilket gör att beslutet fortfarande är giltigt.

KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån hos bolagets ca 400 medarbetare anses av Stockholm Vatten kunna höjas något. Detta kan ske t.ex. inom ramen för det omfattande dokumenthanteringsprojekt som pågår. Inför övergången till Volvo IT (under våren 2011) avser man bl.a. att informera de anställda om reglerna kring gallring. Bolaget har delvis upprättat rutiner för att informera nyanställda om vilka krav som gäller för hanteringen av allmänna handlingar, men dessa rutiner behöver ses över och utvecklas. Rekommendationer Stockholm Vatten bör ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Stockholm Vatten bör upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Stockholm Vatten har upprättat hanteringsanvisningar. Anvisningarna togs fram år 2007 och behöver därför ses över så att de stämmer överens med den nuvarande informationshanteringen. Inom Stockholm Vatten har man på senare tid mer och mer gått över till en digital hantering, vilket måste återspeglas i hanteringsanvisningarna. Positivt är dock att hanteringsanvisningarna redan nu innehåller en del av den digitala informationen. Enligt uppgift är hela verksamheten företrädd i anvisningarna. Bolaget behöver sprida kunskap om hanteringsanvisningarna, inte minst till de nya personerna i arkivorganisationen. Vid sidan av hanteringsanvisningarna har Stockholm Vatten tagit fram flera andra rutinbeskrivningar för hanteringen av allmänna handlingar. Rutinbeskrivningen. för diarieföring bör uppdateras så att det motsvarar de nya rutinerna med registrering i Platina respektive Aquadoc. Vid inspektionen fördes en diskussionen om avsaknaden av uppgifter om sekretess i hanteringsanvisningarna. Stadsarkivet rekommenderar normalt att sekretessregler ska beskrivas i dessa. I Stockholm Vattens fall framgår detta på andra sätt än just i hanteringsanvisningarna. Bolaget har gjort bedömningen att denna information inte är relevant i hanteringsanvisningarna eftersom det inte är möjligt att avgöra sekretess på handlingstypsnivå, utan enbart på handlingsnivå. Bolaget rekommenderas att uppdatera sina hanteringsanvisningar med information om var de allmänna handlingarna förvaras under deras olika stadier, inte enbart om och när de ska föras till centralarkivet.

Fastställda postöppnings- och diarieföringsrutiner finns delvis Central postöppning förekommer (genom särskilt styrelsebeslut) bara för post där personnamnet inte förekommer överst. Den sistnämnda posten ankomststämplas istället och lämnas vidare till berörda enheter. Även om ersättare finns vid frånvaro stod det inte helt klart om post ändå inte förblev oöppnad under en viss tid. Stockholm Vatten behöver därför vidta förbättringsåtgärder, så att all post tas om hand då den kommer in till bolaget. Detsamma gäller för inkommande e-post till medarbetarna. Stockholm Vatten kan lösa frågan genom ett fullmaktsförfarande, t.ex. ett generellt. Registrering förekommer huvudsakligen i två system, Platina och Aquadoc. Bolaget har goda rutiner för registrering. Såväl inkommande som upprättade/utgående och sekretessbelagda handlingar diarieförs. Två registratorer finns. Det föreföll dock osäkert hur stor del av medarbetarnas e-post som diariefördes. Detta behöver ses över av bolaget. Rutiner för arkivläggning finns Stockholm Vatten har rutiner för att ta om hand de handlingar för arkivering som ska finnas med i akten. Rensningen, dvs. att avlägsna sådana handlingar (kopior, utkast, minnesanteckningar etc.) som inte ska finnas med i akten, sker före arkivläggning. Stockholm Vatten ska uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Rekommendationer Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: - hur handlingarna ska lagras under olika faser. Stockholm Vatten bör fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. Bolaget bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Stockholm Vatten bör registrera e-post i högre grad. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Under de senaste åren har Stockholm Vatten sålt ett par av sina dotterbolag. Vid inspektionen var det oklart om handlingar verkligen hade lånats ut eller inte.

Stockholm Vatten måste kontrollera detta och, om handlingar har lånats ut, bevaka att dessa kommer tillbaka till bolaget. Stockholm Vatten måste bevaka hur övergången till GS-IT påverkar hanteringen av allmänna handlingar. Bolaget har inget uttalat leveransbehov i dagsläget (en omfattande leverans skedde år 2006). Däremot har frågan om bolagets stora analoga ritningsbestånd varit aktuell under flera år. Ritningarna förvaras i en undermålig arkivlokal, men har skannats in. Bolaget behöver jämföra kvalitén mellan original- och digitala ritningar för att fastställa att ett beravande i enbart digital form inte innebär gallring. En utredning av beståndet skulle kunna visa på att de analoga ritningarna skulle kunna gallras (t.ex. med stöd i stadsarkivets generella gallringsbeslut, SSA 2007:12, för handlingar av ringa och tillfällig betydelse) och därmed inte behöver levereras till stadsarkivet, som varit tänkt förut. Däremot skulle en leverans kunna bli aktuell av de äldsta ritningarna (av estetiska skäl). Bolaget måste också försäkra sig om att samtliga ritningar verkligen är inskannade. Stadsarkivet förväntar sig en återkoppling i frågan senast i september 2010. Stockholm Vatten ska bevaka vilka konsekvenser som de kommande verksamhetsförändringarna (övergången till GS-IT och återlämnande av dotterbolagens handlingar) kan innebära för hanteringen av allmänna handlingar. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Enligt uppgift är bolagets analoga handlingar utredda i gallringshänseende. Ett myndighetsspecifikt beslut finns (SSA 2006:27). Däremot måste resterande delar av den digitala informationen värderas, på samma sätt som ritningarna (se ovan). Stadsarkivet informerade om att generella gallringsbeslut för bolagens ekonomioch personaladministrativa handlingar kommer under 2010. Stockholm Vatten behöver därför inte värdera denna typ av information. En förutsättning för att bolaget ska få gallra handlingar av ringa och tillfällig betydelse (med stöd i beslut SSA 2007:12) är att gallringen dokumenteras i ett tillämpningsbeslut, t.ex. i hanteringsanvisningarna. Gallringsbeslut tillämpas Bolaget tillämpar enligt uppgift de gallringsbeslut som är tillämpliga och ligger i fas med gallringen. Gallringen utförs under kontroll. Stockholm Vatten ska utreda möjligheterna att gallra (digitala allmänna handlingar och analoga ritningar) och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet.

Bolaget ska dokumentera tillämpningen av SSA 2007:12 i förvaltningens informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Stockholm Vatten använder inga gemensamma system, utan har bara egna. Bolaget har inte utvecklat någon strategi för sin digitala information (annat än för Platina och Aquadoc). En systeminventering har gjorts. Nästa steg blir att värdera informationen i systemen. Informationen ska också redovisas och bolaget måste förvissa sig om att otillåten gallring i systemen inte kan ske. En ansvarsfördelning för den digitala informationen måste upprättas. Utöver detta måste bolaget också ta ställning till om informationen ska ligga kvar i sin ursprungliga miljö (dvs. i systemen) eller om den ska tas ut i form av arkivfiler. Om det senare är fallet, tillkommer aspekter som måste beaktas just för detta ändamål. Även övergången till GS-IT ställer krav på informationsvärdering. Vid inspektionen diskuterades i detta sammanhang det s.k. Trumslagarsystemet. Stockholm Vatten måste också ta sig an frågan om filmmaterialet och se vad som ska bevaras av detta och hur bevarandet ska gå till. Arkivbeständiga produkter används Bolaget använder sig enligt uppgift av godkänd och arkivbeständig skrivmateriel. Stockholm Vatten ska upprätta en strategi för långtidslagring så att den omfattar: - Ansvarsfördelning - Värdering av digital information - Redovisning av digital information - Säkerställande av att informationen inte kan gallras oreglerat - Behov av att ta ut information som arkivfiler. Bolaget ska försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns Stockholm Vatten har nyligen upprättat en arkivbeskrivning som på ett föredömligt sätt innehåller de avsnitt som föreskrivs i regelverket.

En arkivförteckning finns delvis Stockholm Vatten har upprättat en arkivförteckning, som överlag har hållits uppdaterad. Gallringsbara handlingar redovisas översiktligt. Arkivförteckningen är dock mycket detaljerad och innehåller många serier, vilket gör den ganska oöverskådlig. Bolaget har fattat beslut om att gå över till processorienterad informationsredovisning och i detta sammanhang omförteckna handlingarna retroaktivt, tillbaka till år 1990, då det nuvarande bolaget grundades. Stockholm Vatten ska revidera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Rekommendationer Stockholm Vatten bör ta ställning till och besluta hur det fortsatta arbetet med att övergå till processorienterad informationsredovisning ska bedrivas. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarnas skydd Stockholm Vatten använder såväl arkivlokaler som skåp för förvaringen av sina allmänna handlingar. En kontroll av centralarkivet visade på att de brister som hade konstaterats vid en besiktning år 2007 hade åtgärdats. En stickprovskontroll av ett antal dokumentskåp (där personalakter förvaras) kunde inte genomföras då rummet var låst. Bolaget har i efterhand angett att skåpen har rätt brandklass. Stadsarkivet uppmanar bolaget att försäkra sig om att samtliga förvaringsmöjligheter lever upp till de tekniska kraven på brandklass (EI 120) i regelverket. Bolaget måste bl.a. kontrollera dokumentskåpen ute på anläggningarna och se vilken information som förvaras där. Stockholm Vatten ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för de handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själva göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholms stadsarkiv 2010-06-29 Sara Naeslund Inspektionsförrättare