MyNetwork Rekrytering Manual för personaladministratörer eller motsvarande

MyNetwork Rekrytering Manual för personaladministratörer eller motsvarande Personalavdelningen Senast uppdaterad: 2016-08-10

MyNetwork manual för personaladministratörer eller motsv. Den här manualen riktar sig till personer som arbetar med att skapa rekryteringsärenden och annonser i MyNetwork dvs. personaladministratörer eller motsvarande. Avsnitt 4 + 6 kan också användas av medlemmar i rekryteringsgrupper som ska läsa ansökningar. Manualen består av följande delar 1. Support, användarhjälp och utbildning... 3 2. Bygga annonser... 5 Skapa annonsen... 5 Steg 1 initiera... 7 Steg 2 Redigeringsläge annons... 8 Verifiera mot W3D3... 9 Annonstexten... 9 Statistikuppgifter... 10 Fackliga företrädare... 10 Frågor i ansökan... 10 CV-inställningar... 12 E-post påminnelser för rekryteringsgrupp... 13 Hantera språkversioner... 13 Övriga funktioner... 13 Steg 3 begär publicering... 15 Euraxess (EU portal för annonsering av forskaranställningar)... 15 Dold publicering förhandsgranskning... 15 Dold publicering sent inkommen ansökan... 15 Steg 4 - Sakkunniga och sakkunnigutlåtanden... 16 3. Läsa inkomna ansökningshandlingar... 17 4. Manuell registrering av ansökan och komplettering av ansökan... 19 5. Meddelandefunktion... 22 6. Kommentarer och tjänsteanteckningar... 23 7. Lägga till dokument till ärende... 23 8. Arbeta med status, poäng och markeringar i urvalsprocessen... 24 9. Beslut om anställning, anslag och arkivering... 25 Diarieföring, Personuppgiftslagen etc.... 29 10. Lägga till användare i rekryteringsärenden... 30

1. Support, användarhjälp och utbildning Support för medarbetare på Uppsala universitet Kontakta personalavdelningen om du har problem eller frågor om MyNetwork. Du når oss på personaladm@uadm.uu.se Support för sökande Om någon jobbsökande kontaktar er med problem om att söka jobb via verktyget kan de i första hand hänvisas till leverantören (MyNetwork) på telefonnummer: 0520-58 00 50 (bemannad vardagar mellan kl. 08:30-12:00 och kl. 13:00-16:30) då vi har avtal om första linjens support. Utbildning Kontakta personalavdelningen för genomförande av utbildning vid behov. Utbildning för administratör i MyNetwork: 2-3 timmar Utbildning/information för de som ska läsa ansökningar: 1 timme Manualer Följande manualer finns MyNetwork Manual för personaladministratörer eller motsv. o Denna manuals målgrupp är personaladministratörer eller motsvarande. o Leverantörens manual för att bygga annonser som finns direkt i systemet ersätts av denna manual MyNetwork Lathund för att arbeta med rekryteringsärenden o Målgrupp är personer som arbetar med urvalsprocessen o Finns även på engelska Step-by-step guide for referees o Manual på engelska för sakkunniga

Inloggning Användare inom Uppsala universitet loggar in via Medarbetarportalen (mp.uu.se). På Min sida lägger du till MyNetwork bland dina system. Första gången du loggar in med automatisk CAS inloggning möts du av nedanstående bild. Kryssa för Kom ihåg mitt val och klicka på Välj. Nästa gång du loggar in så hamnar du direkt på startsidan. Startsidan i MyNetwork Användare som ej tillhör Uppsala universitet loggar in via en länk som skickas ut av den som la upp behörigheten (personalavdelningen eller personaladministratör på institution el. motsv.) Se avsnitt Lägga till användare i rekryteringsärenden

2. Bygga annonser Arbetsflödet för att skapa en annons består av följande steg. OBS! Steg 5 Sakkunniga finns bara för lärarrekryteringar och Steg 4 publicering kan bara användas av personalavdelningen. Skapa annonsen Innan du börjar arbeta i arbetsflödet ovan måste du skapa annonsen. Efter att ha valt att visa en lista över dina rekryteringar (knappen Rekryteringar) visas följande bild

När du skapar en ny annons ska du välja dels checklista och dels ärendemall Checklistan för lärare är den enda som skiljer sig rent funktionellt då den aktiverar sakkunnigfunktionen. I övrigt används checklistan som kategorisering av vilken typ av anställning det rör sig om vilket vi använder i statistik och uppföljning. Därför är det viktigt att välja rätt checklista. Ärendemallarna är mallar som personalavdelningen skapat utifrån behov i verksamheten. Vi har valt att göra mallarna synliga för alla för att underlätta erfarenhetsutbyte möjligheten att återanvända andras lösningar. Eftersom mallen endast fyller i utgångsvärden som går att ändra i den nya annonsen kan man utgå från någon annans mall och justera den efter egna behov. Om man vill ha en egen mall baserat på en annons man byggt så kontaktar man personalavdelningen. Det finns också ett annat sätt att enkelt återanvända sina egna annonser utan att skapa mallar, nämligen genom att kopiera en befintlig annons, vilket beskrivs längre fram i detta avsnitt.

Steg 1 initiera

Steg 2 Redigeringsläge annons Översiktsbilden till höger visar hela sidan för redigeringsläget Detta steg är det mest omfattande och innehåller följande delar Verifiera rekryteringsärendet mot W3D3 Skriv annonstext Statistikuppgifter till Arbetsförmedlingen Fackliga representanter Specifika frågor för rekryteringen CV inställningar Ange rekryteringsgrupp Hantera språkversioner Övriga funktioner

Verifiera mot W3D3 I samband med att rekryteringsärendet inleddes skapades ett W3D3 diarienummer. Du ska nu ange det numret och använda funktionen verifiera. Denna funktion möjliggör kommunikation mellan MyNetwork och W3D3 med hjälp av arkiveringsfunktionen (Se avsnitt Beslut om anställning, anslag och diarieföring). Annonstexten

Statistikuppgifter Fackliga företrädare Frågor i ansökan Frågorna som anges i detta avsnitt kan anpassas för varje annons och behov. Ärendemallen som du valde i början när du skapade annonsen bestämmer vilka frågor som finns från start. Du kan självklart lägga till, dra ifrån och ändra i frågorna. För den sökande är dessa frågor de som hamnar först i ansökningsprocessen. Gemensamt för alla frågor är att de går att göra obligatoriska eller frivilliga för sökande att besvara. Utan att svara på alla obligatoriska frågor kan inte den sökande skicka in sin ansökan utan uppmanas att komplettera den först. Nedan beskrivs de vanligaste frågetyperna.

CV-inställningar CV inställningarna avgör vilka frågor som den sökande ska besvara under CV steget i en ansökan. Ta fram sektionen CV inställningar genom att klicka på plustecknet. Gemensamt för CV inställningar är att de har något av följande värden Visa (obligatorisk) sökande måste besvara frågan Visa (ej obligatorisk) frivilligt för sökande att besvara Dölj visas ej. Vissa fält har status låst av administratör och går ej att ändra. Det går t.ex. inte att välja bort personuppgifter. Skillnaden är att i lärarannonsen så består CV av ett samlat CV-dokument medan man i TA-annonsen dessutom har möjlighet att lyfta fram utbildningar och tidigare anställningar som är mest relevanta för ansökan. Den andra skillnaden är att man i TA-annonsen kan bifoga filer fritt. I lärarannonsen laddas alla filer upp på ett strukturerat sätt med hjälp av filuppladdningsfrågorna i första delen av ansökan. Strukturen följer vetenskapsområdets/fakultetens riktlinjer för ansökan. Övriga inställningar efter CV inställningar ska inte ändras i normalfallet.

E-post påminnelser för rekryteringsgrupp Bland de personer som har behörighet att se ett rekryteringsärende (Se avsnitt Lägga till användare i rekryteringsärenden ) kan man också koppla på e-post påminnelser för olika händelser i ärendet, t.ex. ett meddelande när sista ansökningsdag passerat eller när nya ansökningar inkommit. Hantera språkversioner Alla annonser kan göras i en eller flera språkversioner (oftast svenska och engelska). I den engelska versionen är alla gemensamma texter översatta (t.ex. presentationen av Uppsala universitet). Många av mallarna innehåller redan en engelsk version där de obligatoriska frågorna är översatta. Övriga funktioner I högra delen av sidan finns några olika funktioner som kan användas i redigeringsläget

Gemensamma dokument och manualer kan även kommas åt oberoende var i systemet du är på följande sätt:

Steg 3 begär publicering OBS! Tänk på att ärendet måste vara avslutat i Edgar rekrytering innan begäran om publicering. Det är personalspecialist som avslutar ärendet i Edgar och personaladministratör eller motsv. som bevakar detta innan begäran om publicering görs. När du begär publicering anger du datum, publiceringskanal samt extra information. Dold publicering kan användas för olika ändamål. Vanligast är för att förhandsgranska din annons eller för att hantera sent inkommen ansökan. Euraxess (EU portal för annonsering av forskaranställningar) För att publicera på Euraxess krävs extra information för publicering. Kontakta personaladm@uadm.uu.se för kompletterande information. Dold publicering förhandsgranskning Vill du se hur din annons ser ut på uu.se så begär du dold publicering. Ange också i kommentarsfältet att det är syftet med den dolda publiceringen. Du får då en länk via e-post där du kan förhandsgranska annonsen. Skillnaden mot förhandsgranskning i PDF-format är att du kan se hur textformatering och stycken ser ut och du kan också testa att länkar fungerar. Dold publicering sent inkommen ansökan Dold publicering är bra att använda vid sent inkommen ansökan. Det är alltid myndigheten som avgör om en sent ankommen ansökan ska godtas. Om rekryteringsgruppen beslutat att anta en sent inkommen ansökan så är det enklast att hantera den enligt följande Begär dold publicering och ett förlängt ansökningsdatum Ange i kommentarsfältet att det rör sig om en sent inkommen ansökan och att avpublicering ska ske på övriga kanaler. Länken du får skickar du till den sökande som kan logga in och söka anställningen. Maila personaladm@uadm.uu.se när du fått in ansökan i MyNetwork så att länken kan inaktiveras dvs. ingen kan söka anställningen även om länken kommer på villovägar.

Steg 4 - Sakkunniga och sakkunnigutlåtanden Detta är en mycket kortfattad instruktion för arbete med sakkunniga. Vi rekommenderar att ni kontaktar personalavdelningen för en detaljerad genomgång första gången ni avser arbeta med sakkunnigutlåtanden via MyNetwork OBS! De sakkunniga måste läggas upp som är användare i systemet och kopplas till ärendet innan du kan skicka ut en begäran om sakkunnigutlåtande. Se avsnitt 11 Lägga till användare. Det finns en särskild lathund för sakkunniga på engelska. Den beskriver hur man loggar in och hur man ska ladda upp sitt sakkunnigutlåtande. Lathunden heter Step-by-step guide for referees och finns på MP gruppen MyNetwork rekrytering

3. Läsa inkomna ansökningshandlingar Efter att ha valt att visa en lista över dina rekryteringar visas följande bild Om du istället sökt efter en annons får du upp ett sökresultat

Du ser nu en lista över de som sökt anställningen och kan använda olika funktioner för att läsa ansökan

4. Manuell registrering av ansökan och komplettering av ansökan Om en ansökan kommer in via e-post eller i pappersform kan man göra en manuell registrering av ansökan. Detta är viktigt för att få alla ansökningar på ett ställe och undvika en separat ärendelista i en mailbox eller på någons skrivbord. Det första man kan göra när man får in en ansökan via e-post eller pappersformat är faktiskt att be den sökande använda MyNetwork dvs. hänvisa till annonsen på uu.se > Jobba hos oss. Det kanske är så att den sökande helt enkelt inte kände till detta. Om inte det fungerar så använder man funktionen Skapa manuell ansökan. Om man anger en mailadress till den sökande kommer ett automatiskt mail skickas från systemet att kandidaten är registrerad och att all kommunikation framöver kommer ske via mail från rekryteringssystemet. Börja med att scanna in ansökan om det är i pappersformat. Har ansökan kommit via e-post har man ju redan ansökan som dokument. Fyll i den sökandes uppgifter och spara.

Den sökande finns nu med i listan över sökande i MyNetwork. För att ladda upp bilagorna du scannat in eller som sökande skickat via e-post använder du funktionen bilagor. Klicka på ladda upp bilaga och välj den fil du vill bifoga. Observera att filer som laddas upp ska ha filformatet PDF för att de sedan kunna skriva ut i en gemensam utskrift med samtliga ansökningar.

Komplettering av ansökan Om du behöver komplettera ansökan med en inskickad fil så gör på samma sätt som ovan dvs. klicka på bilagor på den aktuella personen och ladda upp kompletteringen. Här läggs även olika former av yttranden och utlåtanden till. OBS! Sökanden kan alltid själv komplettera sin egen ansökan innan sista ansökningsdag genom att logga in på MyNetwork. Här är länken till inloggningssidan för sökande: https://uu.mynetworkglobal.com/login/ Den sökande kan via sin profilsida se sin ansökan inklusive kompletteringar som denne gjort själv. Dokument som bifogas i efterhand av administratör syns inte för den sökande.

5. Meddelandefunktion MyNetworks meddelandefunktion används för att kommunicera med sökanden. För att kunna använda denna funktion krävs minst behörigheten kommunicera med kandidater

6. Kommentarer och tjänsteanteckningar Det finns möjligheter att skriva kommentar och tjänsteanteckningar dels på en viss ansökan och dels på ärendet som sådant. 1. Dessa tjänsteanteckningar är synliga och kan läsas av de som har behörighet till ärendet men inte av sökande. Under rekryteringsärendets gång är de att betrakta som arbetsmaterial men efter rekryteringsärendets slut är de offentliga handlingar och kan begäras ut. 7. Lägga till dokument till ärende Förutom att lägga till dokument till enskilda ansökningar kan man lägga till dokument till ärendet som sådant. 1.

8. Arbeta med status, poäng och markeringar i urvalsprocessen Det finns tre funktioner för att klassificera ansökningar. Man kan ange status på en ansökan, ge poäng och använda markeringar på ansökningar för att t.ex. rangordna merithandlingar 1. 2.

9. Beslut om anställning, anslag och arkivering När rekryteringsärendet närmar sig sitt slut och man beslutat vilken person som ska ha anställningen så ska följande steg genomföras för att säkerställa att både myndighetsbeslut, anslag samt underrättelse till de som berörs av beslutet görs på ett korrekt sätt. Följande steg ska följas (för doktorandanställningar gäller endast de två sista stegen) Myndighetsbeslut: Blankett beslut om anställning ska finnas underskriven Anslag: Funktionen Tillsättningsbeslut används för anslag på elektronisk anslagstavla Underrätta de som ej fått anställning: Meddelandefunktion och avslagsmall avslag elektronisk anslagstavla används Arkivera ärende till W3D3 Siffrorna inom parentes hänvisar till processbeskrivning för rekrytering som finns på MP gruppen MyNetwork rekrytering Myndighetsbeslut - blankett beslut om anställning och avtal skrivs under (23+25) Blanketten Beslut om anställning skrivs ut och fylls i av personaladministratör eller motsv. Blanketten finns i dokumentarkivet på MP gruppen MyNetwork rekrytering och på MP under Blanketter. Blanketten ska skrivas under av prefekt eller motsv. dvs. den som har mandat att fatta anställningsbeslutet. OBS! Beslut om anställning får inte fattas innan förhandling med fackliga parter ägt rum dvs. att Information om anställning är godkänt i Edgar. Samtidigt som beslut om anställning skrivs ut kan prefekt el. motsv. skriva under anställningsavtalet dvs. man behöver inte vänta till överklagandetiden löpt ut. I anställningsavtalet finns en klausul som anger att avtalet endast är giltigt om en överklagan inte sker. Scanna in blankett beslut om anställning (26) Blanketten scannas in och laddas upp i ärendet (Se avsnitt, lägga till dokument till ärende). Orginalblanketten skickas till personaladministrativa funktionen på personalavdelningen. De kommer att lagra orginalet i personalakten.

Anslag på elektronisk anslagstavla MyNetwork funktion Tillsättningsbeslut (27) Börja med att ändra status till Anställd på den som fått anställningen genom att använda statusfunktionen (Se avsnitt, arbeta med status och markeringar). Använd funktionen Tillsättningsbeslut för att publicera ett anslag på universitetets elektroniska anslagstavla. Där anges vem som fått tjänsten och ansvarig samt datum. Detta datum ska vara samma datum som när man gör anslaget, INTE datumet på beslutet ovan. Den elektroniska anslagstavlan finns på St Olofsgatan hos registraturen och består av en stor pekskärm där man kan se alla anslag. Man kommer också åt den elektroniska anslagstavlan via följande länk: https://uu.mynetworkglobal.com/what:display_screen/

Underätta de som berörs av beslutet MyNetwork funktion Meddelande (28) Skicka ett meddelande till alla som ej fått anställningen genom att använda funktionen Meddelande (Se avsnitt 4. Meddelandefunktion). Detta steg ska göras samma dag som anslaget på den elektroniska anslagstavlan för att överklagandetiden ska börja gälla det datum som angetts som anslagsdatum. Mallen som ska användas heter Avslag elektronisk anslagstavla SV ENG (Avslag). Följande meddelande skickas då ut med besked om beslutet och en länk till anslagstavlan. På anslagstavlan finns själva beslutet och anvisningar om hur man överklagar. OBS! Alla som får detta meddelande dvs. alla som ej fick anställningen får automatiskt status Avslag. För doktorander används mallen Avslag Doktorand SV/ENG. Den innehåller inte länken till den elektroniska anslagstavlan.

Arkivera ärendet (29) Använd funktionen Arkivera för att arkivera ärendet. Nedan visas hur det ser ut i W3D3 efter arkivering

I samband med att du arkiverar ärendet i MN kommer nedanstående handlingar att föras över till W3D3 med automatik. Publicerad annons Ansökningshandling från den som fått anställning (personligt brev, CV och bilagor) o Övriga ansökningshandlingar ligger kvar i MN fram tills dess de gallras efter 2 år Lista över samtliga till anställningen sökande personer Underrättelse till sökande som inte erhållit anställning Anslag innehållande namn på tillsättning samt överklagandehänvisning Ärendelogg över ärendet även innehållande tjänsteanteckningar Samtliga handlingar uppladdade till ärendet förs över. Det kan handla om handlingar såsom: o Beslut om tillsättning/anställning o Beslut om att utse sakkunniga o Utlåtande från sakkunniga (används sakkunnigfunktionen så läggs dessa dokument till ärendet då de skickas in av sakkunniga) o Protokollsutdrag från anställningsberedningen med förslag till förordnande o Beslut om avbrytande av anställning o Beslut från Arbetsförmedlingen vid anställningsstöd OBS! Handlingar som rör en överklagan registreras direkt i W3D3 dvs. efter att ärendet arkiverats så handhar juridiska avdelningen ordinarie rutin för överklagande. Diarieföring, Personuppgiftslagen etc. I Offentlighets- och sekretesslagen finns de grundläggande reglerna om registrering av allmänna handlingar. Innan en rekrytering påbörjas ska ett ärende upprättas i diariet. De dokument som inkommer i en rekrytering betraktas som allmänna handlingar och ska diarieföras och lämnas ut vid begäran. Personuppgiftlagen Vid ett elektroniskt rekryteringsförfarande omfattas hanteringen av Personuppgiftslagen (PUL). Den sökande ska enligt PUL ge sitt samtycke till att uppgifterna registreras elektroniskt. Den sökande ska upplysas om syftet för att dennes personuppgifter registreras, hur länge de kommer att sparas och vem som har tillgång till dem. Rent generellt ska tillgången till handlingarna (personuppgifterna) hållas så begränsad som möjligt. Enbart de som har behov av att se handlingarna i en specifik rekrytering ska ha tillgång till dem. Handlingar som innehåller personuppgifter ska inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen de tagits in för. I samband med att en sökande registrerar sitt konto i MyNetwork ges ovanstående information och samtycke inhämtas. Förvaring av gallringsbara handlingar och återsändande Med anledning av svensk lagstiftning kring diskrimineringsärenden skall myndigheter bevara ett exemplar av samtliga åberopade handlingar från alla sökande i två år innan exemplaret kan gallras alternativt skickas tillbaka till den sökande. Då den sökande kan se sin ansökan via sin profilsida i MN är det endast de handlingar som sänts in i pappersform som kan vara aktuella att återsända. Ärendet sparas i MN fram till två år passerat då det kan gallras. Användande av MyNetwork för diarieföring och anteckningar MN har inrättats som underdiarium till W3D3 för diarieföring/förvaring av inkomna ansökningshandlingar. Skulle någon ansöka via mejl eller papper måste ansökan manuellt registreras i MN. I annat fall ses den inte som diarieförd. Tjänsteanteckningar registreras i systemet och även beslut som rör ärendet biläggs.

10. Lägga till användare i rekryteringsärenden Innan du börjar lägga till användare i rekryteringsärenden så säkerställ att du har behörighet att skapa användare för din organisatoriska enhet. (kontakta personalavdelningen för sådan behörighet personaladm@uadm.uu.se). Därefter kan du skapa en ny användare med rätt behörighet för det aktuella rekryteringsärendet. Skapa en ny användare med behörighet för ett specifikt rekryteringsärende. 1. 2.

3. 4.

5. Skicka inloggningsuppgifter via MyNetwork OBS! Inloggningsuppgifter skickas endast till externa användare med denna funktion. Interna användare loggar in med automatisk CAS inloggning via Medarbetarportalen > Min sida > Mina system.

E-post meddelande som går ut till externa användare Ny användare skapar lösenord och loggar in 1. 2.

3. 4.