Det kraftigt ökande beroendet av digitala affärer ställer nya krav på företagsledningen klarar ditt företag utmaningen? Ruter Dam 17 April 2013 Birgitta Klasén & Meg Tivéus
Introduktion, Birgitta Agendan för idag! Varför har VD & Styrelse svårt att hantera IT? Meg Tiveús, Styrelseproffs, fd VD Svenska Spel, Vad kan och måste IT ledningen och CIOn bli bättre på?, Birgitta Klasén, Styrelseproffs, fd CIO Pharmacia, Frågor & diskussion, Meg/Birgitta
Den moderna IT-paradoxen Hur kan det komma sig att styrelse och ledning i många företag inte verkar ta konsekvenserna, av den snabba övergången till digitala affärer, på allvar trots den fundamentala förändring det innebär för företaget? Man är övertygad om att någon annan med bättre kunskap eller mera tid fixar detta? Man tror inte att det spelar så stor roll just för vårt företag? Man förstår helt enkelt inte hur det ligger till: - ingen har lyckats förklara på deras språk att något hänt som kräver nya grepp? -?
IT en stab bland andra? * IT är smörjoljan i den dagliga verksamheten - hög centralisering är kostnadseffektivt men ökar sårbarheten * IT är unikt eftersom: - Framgångsrik strategisk IT-användning kräver breda grepp med samordning tvärs naturliga affärsprocesser och traditionella beslutsstrukturer - Framgångsrik hantering av teknisk commodity kräver en effektiv sourcingstrategi och är ofta beroende av större partner/aktörer * IT bygger långsiktiga strukturer (10+ år) som är dyra att ändra och därför måste vara väl avstämda med företagets långsiktig affärsinriktning/affärsmodell * IT är företagets nervsystem vars affärsstrukturella betydelse riskerar att underskattas Ingen CIO i världen har förmåga eller mandat att klara detta på egen hand! En kraftfull mekanism för styrning av IT verksamheten är helt avgörande!
Förmågan att hantera dessa komplexa frågor beror på kompetens hos Ledning inklusive CIO! Hur klarar dagens VD & styrelse av att ta sitt ansvar för dessa frågor? Låt oss höra på Meg och hennes erfarenheter.. Hur klarar dagens IT funktion och dess ledare, CIOn, av att hantera dessa krav och förväntningar? Låt oss höra på Birgitta och hennes erfarenheter..
Min relation till IT, IT-investeringar och mycket annat. Meg Tivéus
Mina styrelseuppdrag Nuvarande styrelseuppdrag Swedish Match AB Cloetta AB Nordea Fonder AB Endomines AB O2 Energi Folktandvården i Stockholm AB Arkitektkopia AB Björn Axen AB Solhagagruppen AB
Erfarenheter Avreglering och konkurrens Privata och statligt ägda bolag Fusioner och separationer IT-bolag och IT-investeringar Nördar och normala människor Lågkonjunktur och högkonjunktur Lyckade och mindre lyckade IT-investeringar
Och så lite om IT Och om jag lärt mig något???
Lite historia.. Handelshögskolan, IBM och Cobol Annonsbyråbranschen och datorisering av tryckbranschen Detaljhandel och införande av MVS-system och OLF-system Holmen med fusionsproblematik och produktionsplaneringssystem
Och vilket år är det nu??? Posten och införande av nya brevsorteringsmaskiner Posten och TNT Posten och införande av nytt affärssystem Posten och ansvaret för Postkontorsnätet Posten och ansvaret för Postbanken Posten och ansvaret för Nordearelationen
Svenska Spel Fusion av 2 företag Penninglotteriet och Tipstjänst 2 kulturer, 2 olika tekniska kunskapsnivåer Olika system inom alla områden. Stort antal projektgrupper som skulle jobba fram förslag till lösningar
Vad hände?? Projektgrupperna lade fram sina förslag, t.ex Organisation, Marknadsföring, Produktstrategi, Ekonomi, Personalpolitik Men.inom IT kom man inte överens..
Varför? Olika tekniska miljöer Olika tekniska kulturer Olika uppfattningar om varandras kunskaper och erfarenheter Experter sällsynt envisa Företagsnyttan underordnad teknisk expertis Svårt för chefen/cheferna att då experter "grälade med experter lösa,
Vad händer? Experter i form av konsulter tillkallas Kompromisser ligger nära till hands Ingen riktigt nöjd Systemintegration tar tid Nya system köps in Kartan blir allt mera komplex Time to market blir för kort Fusionsvinster blir till marknadsförluster
"Computers are in a sense perfect, but they are programmed by humans. Humans have ideas, but ideas are seldom perfect"
Hur vill jag som vd ha det?? Jag vill själv ha kontakt med leverantörerna Jag vill själv få ställa de frågor som är viktiga för mig Jag vill inte bli behandlad som teknisk idiot av IT-chefen (min egen!!!!) Jag vill ha respekt för att det är jag som är ansvarig när det går fel
Vad avgör affären? Priset Tidplanen Projektledaren Kundvärdet Erfarenhet av bolaget Kundnyttan FÖRTROENDE
Och vilka erfarenheter har jag som styrelseproffs? IT viktigt överallt Idag säljer man tjänster och produkter IT en del av tjänsteutvecklingen IT ett sätt att binda kunden närmare sig IT ett sätt att integrera längre i värdekedjan IT basen för affärssystemet och stödet
Viktig styrelsefråga Varierat intresse för IT i styrelser Idag ofta på agendan i Revisionskommitterna En fråga för ledning, styrelse och revisorerna CT O/CIO ingår alltför sällan i ledningen
Några erfarenheter Billerud Danderyds Sjukhus Folktandvården Swedish Match Arkitektkopia Paynova Spelbolag
Det tar lång tid att bygga förtroende, men alltför kort tid att riva ned det.
Birgitta Klasén Styrelseproffs, rådgivare och medförfattare till: IT and Leadership Do IT Right för CIOs (2010) IT and Leadership Embrace IT för ledning (2011) Erfarenhet: KTH, IBM (Mktg, Outsourcing), CIO (Telia, Pharmacia, EADS), IT Rådgivare (Ericsson, SEB, mfl),. 15 olika styrelser (fn Assa Abloy, IFS, Acando)
Varför en bok för Styrelse & Ledning? Deloitte gav ut en rapport 2010 med titeln: Realising value from a CIO. Frågan var: Is there clarity regarding the definition of the role of the CIO? Resultat: 55% av alla CIO:s svarade NEJ 71% av alla CEO:s svarade NEJ 24
IT Styrning Frågor att besvara Finns det en CIO med ett tydligt uppdrag? Hur styrs IT organisationen? Ingår CIOn i företagsledningen? Hur moderna är företagets applikationer? Hur är beroendet av unik IT kompetents? Är IT en kritisk del av kärnverksamheten? Är kommunikationen tydlig avseende IT? Vilka roller behövs för effektiv IT styrning? 25
IT Styrning: Exempel på varför bra IT styrning är viktig Business Caset - som ej realiserades! Omorganisation av företaget utan att CIO var involverad i tid en katastrof! Värdet av en förankrad IT arkitektur! CIOn VDs bästa partner för kommunikation?
IT Styrning: CIO rollen CIO är föredragande inför sin IT styrelse, (IT Governance Board), ordförande bör vara VD CIO har (normalt) följande 3 viktiga ansvarsområden: - Etablera & implementera en IT strategi till stöd för företagets affärsstrategi - Äga IT Infrastukturen (nät, servers, PC support,..) - Leverera IT Service till ägare av affärssystem (överenskommet via avtal ) enligt den IT plan som IT styrelsen beslutat avseende nya projekt och underhåll av befintliga system Övriga i IT styrelsen presenterar sina IT projekt
IT-styrelsens ansvar (IT Governance Board) IT Styrelsens viktigaste uppgifter är: Besluta om IT Strategin & IT funktionens roll/vision/mål Prioritera IT investeringar inklusive strategiska satsningar (Den 1-3 åriga IT planen) Besluta om företagsgemensamma IT standards & policies Besluta vilka nyckeltal IT funktionen (CIO) ska mätas på (som budget, projektplaner, kundnöjdhet, mm)
Problem Konsekvenser av otillräcklig affärsstyrning av IT Konsekvenser IT-chefen får för lite direktiv från ledningen Affären sitter i baksätet IT-risker behandlas inte på tillräckligt hög affärsnivå IT-outsourcing ses som en enkel kostnadsbesparande åtgärd IT-arvet ses som en teknikfråga Viktiga förändringsprogram ses som IT-satsningar IT-chefen fattar fel beslut eller vågar inte fatta rätt beslut IT-verksamheten för teknikdriven. Höga kostnader/dyra leverantörer Varumärke och verksamhet utsätts för onödiga och skadliga risker Affärskonsekvenser underskattas, operativa verksamhet hämmas Begränsar affärsverksamhetens involvering/förändringsförmåga Bristande nyttofokus, höga kostnader och IT-leverantörerna tar över Amerikansk bolag Svenskt verk - - Svenskt Industri företag Svensk bank Svenskt verk Dessvärre är alla dessa exempel verkliga exempel!! 29
långt ifrån alla CIOer (CTOer) sitter i affärsledningen och har affärskänsla Computer Swedens inventering, som presenterades 27 mars 2012, visade att i de 50 största bolagen sitter bara var tredje CIO i ledningen Fler borde in, men bara om de är bra på att tala om affärerna Exidos IT-barometer 20 mars 2012 visar att VDn ser IT som en intäktskälla medan CIO och CFO är kvar i rationaliseringstänkandet 30
Förväntningar på CIOn (och IT funktionen) God förståelse för ITbranschen (hygienfaktor) God grundläggande affärsförståelse Nyfiken och engagerad i företagets affär och kunder Stark kommunikativ förmåga
Vad måste företagsledningen (och ytterst även företagsstyrelsen) prioritera! En effektiv IT-styrmodell Kontroll över IT-relaterade risker varumärke, operativ verksamhet Skilj på change the company och run the company Ansvar för IT-arvet Engagemang i viktiga förändringsprogram så att affärsnyttan realiseras Sourcing-relationer (realism, partnerskap)
Nu är det tid för Frågor & Diskussion Obs! för de som vill finns boken IT and Leadership- for Executives att köpa/beställa!