ANVISNINGAR Sjundeå e-postsystem Del 2: användning Version 1.0
1(21) Sjundeå e-postsystem Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 1 3 E-POSTANVÄNDNING... 2 3.1 ÖVERSIKT... 2 3.2 ATT LÄSA MEDDELANDEN... 2 3.2.1 Ta emot nya meddelanden... 2 3.2.2 Ladda ned bilagor... 4 3.3 ATT SKRIVA MEDDELANDEN... 5 3.3.1 Nytt meddelande... 5 3.3.2 Svara på ett meddelande... 7 3.3.3 Vidarebefordra meddelande... 8 3.3.4 Skicka bilagor... 9 3.3.5 Att spara utkast... 10 3.4 ADRESSBOK... 11 3.4.1 Lägga till adresser... 11 3.4.2 Redigera och ta bort adresser... 12 3.5 MEDDELANDEHANTERING... 13 3.5.1 Radera meddelanden... 13 3.5.2 Flytta meddelanden... 13 3.5.3 Sortera meddelanden... 14 3.6 SÄKERHETSASPEKTER... 15 3.6.1 Skräppost... 15 3.6.2 Bilagor och säkerhetsrisker... 15 4 SPECIALINSTÄLLNINGAR... 16 4.1 BYTE AV LÖSENORD... 17 4.2 SEMESTERMEDDELANDE... 18 4.2.1 Aktivering... 19 4.2.2 Borttagning... 19 4.3 EFTERSÄND MEDDELANDEN... 20
2(21) 3 E-postanvändning 3.1 Översikt E-postfunktionen i Horde består dels av en meny med ett antal mappar, dels av ett fält som visar mapparnas innehåll (2) 1 2 INKORG den viktigaste mappen. I inkorgen lagras alla meddelanden som har skickas till dig. Luonnokset Här sparas utkast till mail som du börjat skriva. Se avsnitt 3.3.5 för mer om detta. Roskakori Här sparas alla meddelanden som du raderat, ända tills du tömmer skräpkorgen. Sent-mail Här sparas kopior av alla meddelanden som du har skickat. Spam Om du får skräppost skall du flytta den till denna mapp. Mer om detta i avsnitt 3.6.1 När din inkorg innehåller fler meddelanden än vad som kan visas på en enda sida kommer du kunna bläddra dig fram mellan sidorna med hjälp av panelen i övre högra hörnet genom att trycka på pilarna eller skriva in ett sidnummer och trycka ENTER. 3.2 Att läsa meddelanden 3.2.1 Ta emot nya meddelanden När du har fått ett nytt meddelande poppar det upp en liten ruta som berättar detta (förutsatt att du gjort sådana inställningar se avsnitt 2.2.4 i inställningsanvisningarna). Informationsrutan kan tas bort genom att klicka på OK. Om du inte redan är inne i din INKORG, klicka då på denna. (Se pilen nedan)
3(21) Det nya meddelandet visas längst upp i inkorgen (beroende på sorteringsinställningar se avsnitt 2.3.1) med annan stil än de övriga för att visa att det är oläst. Genom att klicka på e-postmeddelandets ärendetext (se bilden nedan) öppnar du meddelandet. I det öppnade meddelandet kan du se när det har anlänt (Datum:), vem som är avsändare (Från:), vilka som är mottagare (Till:), meddelandets ärende (Ärende:) samt om det innehåller några bifogade filer (Delar:)
4(21) När du har läst klart meddelandet kan du antingen klicka på INKORG igen för att läsa andra meddelanden, eller bestämma dig för att radera, svara på eller vidarebefordra meddelandet. Mer om dessa åtgärder i följande avsnitt. 3.2.2 Ladda ned bilagor Om du har tagit emot ett e-postmeddelande som innehåller en bilaga ser det ut som på bilden nedan. En liten ikon längst till vänster, därefter filnamnet, information om bilagans storlek och därefter två ikoner till. För att öppna bilagan eller spara den på din dator klickar du på ikonen med den röda pilen. En bilaga är en fil (t.ex. ett Office-dokument eller en bild) som skickas tillsammans med texten du skriver i e-postmeddelandet. Mottagaren kan spara filen på sin dator och använda den som vanligt. Du får nu upp ett fönster där du tillfrågas om du vill öppna filen eller spara den på din dator. Observera att fönstrena ser annorlunda ut beroende på vilken webbläsare du använder. Mozilla Firefox Internet Explorer Om du vill öppna bilagan direkt sker detta med det program som anges. I de flesta fall rekommenderar datorn rätt program, men om du vet att du skall använda ett annan kan du välja detta (endast i Firefox). När du klickar på OK öppnas bilagan i det valda programmet. I Internet Explorer räcker det med att klicka på Avaa. Om du istället vill spara bilagan på din dator väljer du detta alternativ och får då upp ett fönster med nedanstående utseende. Bläddra dig fram till platsen på datorn där du vill spara filen. Använd snabbikonerna till vänster (t.ex. Omat tiedostot/mina dokument) eller menyn längst upp för att hitta den mapp du vill spara i. Du kan också skapa en ny mapp genom att trycka på ikonen vid pilen. Namnge mappen och tryck på ENTER när du är klar.
5(21) Skapa ny mapp När du öppnat den mapp du vill spara bilagan i trycker du på Tallenna. 3.3 Att skriva meddelanden 3.3.1 Nytt meddelande För att skriva ett nytt meddelande skall du klicka på Nytt meddelande antingen i huvudmenyn eller i den övre menyn. Du får upp ett fönster i vilket du skall ange mottagare och ärende samt skriva ditt meddelande och lägga till eventuella bilagor.
6(21) 3 1 2 4 5 6 Till (1) Här skriver du mottagarens e-postadress. Om du vill skicka till flera mottagare samtidigt kan du sätta ett, mellan adresserna: mottagare1@siuntio.fi, mottagare2@siuntio.fi. Cc och Bcc (2): Hit kan du sätta e-postadresser som du vill att en kopia av meddelandet skickas till. Cc fungerar likadant som om du skrev flera adresser på raden Till medan Bcc också gör kopiornas mottagare hemliga. De personer som får meddelandet kan då inte se vilka andra som också har fått det. Ärende (3): Här skriver du en rubrik för ditt meddelande. Adressbok (4): Om du klickar här kan du infoga mottagaradresser från din adressbok genom att markera de önskade adresserna i den vänstra kolumnen och klicka på Till/Cc/Bcc för att lägga till dem i önskat fält. Mer om adressboken i avsnitt 3.4. Bilagor (5): Här kan du klicka för att hoppa till funktionen för bilagor. Mer om detta i avsnitt 3.3.4. Text (6): Här skriver du ditt meddelande När du har fyllt i mottagare, ärende och text kan du skicka ditt meddelande genom att trycka på Skicka.
7(21) 3.3.2 Svara på ett meddelande Om du har öppnat ett meddelande som du vill svara på skall du klicka på Svaraalternativet. Ett nytt fönster öppnas, precis som när du skall skriva ett helt nytt meddelande. Skillnaden är att mottagarens e-postadress och meddelandets ärende redan är ifyllda. Dessutom visas texten från meddelandet du vill svara på i textfältet, med tecknet > framför varje rad. Du kan själv välja om du helt vill ta bort det besvarade meddelandets text, eller om du vill skriva svaret ovanför, under eller mitt i den. I exemplet nedan har texten lämnats kvar så att man kan se vad ärendet handlade om från början, och svaret har skrivits ovanför.
8(21) När du har skrivit ditt svar klickar du på Skicka. 3.3.3 Vidarebefordra meddelande Funktionen vidarebefordra låter dig skicka ett mottaget meddelande vidare till en annan mottagare. Efter att du klickat på Vidarbefordra får du upp ett nytt fönster som innehåller meddelandet du vill vidarebefordra. Nu skall ange den nya mottagarens adress i Till: och om du vill kan du också skriva en förklarande kommentar eller något annat tillägg i textfältet. Klicka på Skicka när du är färdig.
9(21) 3.3.4 Skicka bilagor Vi många tillfällen vill man skicka en fil från sin dator till en annan person. Detta görs genom att bifoga den till ett meddelande. Proceduren är likadan oavsett om det är fråga om ett nytt meddelande, ett svar på ett mottaget meddelande eller ett vidarebefordrat meddelande. Längst ned i fönstret där du skriver ditt meddelande finns ett fält där du kontrollerar vilka bilagor som skickas. Du lägger till en bilaga genom att klicka på knappen Selaa Du får då upp ett fönster där du kan bläddra fram och markera filen som du vill bifoga. Klicka på filen så att filnamnet uppenbarar sig nedtill i fältet tiedostonimi. Klicka därefter på Avaa.
10(21) Notera att sökvägen till filen du lade till har dykt upp i fältet vid Fil 1: Om du vill bifoga en fil till klickar du på Selaa vid fältet för Fil 2. När du har valt alla filer du vill bifoga är det dags att klicka på Uppdatera. Nu laddar datorn upp filerna till e-postservern, och detta kan dröja en stund. När filerna har laddats upp till servern kommer du se dem som små ikoner med tillhörande filnamn längst ned i fönstret. Om du vill ångra dig och ta bort en bilaga innan du skickar meddelandet kan du kryssa i den lilla rutan invid radera och därefter trycka på knappen Uppdatera. När du är nöjd med bilagorna kan du skicka meddelandet i vanlig ordning, och mottagaren kan hämta filerna till sin dator. 3.3.5 Att spara utkast Om du har påbörjat ett meddelande som du vill spara och färdigställa senare kan du spara det som ett utkast. Detta gör du genom att klicka på knappen Spara utkast i meddelandefönstret. Det du hittills har skrivit sparas i mappen Luonnokset.
11(21) 3.4 Adressbok När du vill återta och fortsätta skriva på ditt meddelande klickar du först på mappen Luonnokset. Därefter hittar du ditt meddelande bland utkasten och klickar på det för att återta det. I adressboken kan du lagra namn och kontaktinformation till olika människor. I avsnitt 3.3.1 visades det hur du lägger till adresser från adressboken som mottagare i ett e- postmeddelande. Detta avsnitt tar upp hur du lägger till och tar bort adresser ur adressboken. Adressboken finns under menyn Organisera. När du klickar på adressboken hamnar du först i sökfunktionen, men genom att klicka på knappen Lista så ser du alla kontakter i adressboken. 3.4.1 Lägga till adresser För att lägga till en adress klickar du på Ny kontakt-ikonen. Du kan nu föra in den kontaktinformation som du önskar.
12(21) Tryck på spara när du är färdig. Observera att alla nya adresser du använder då du skickar ett e-postmeddelande automatiskt förs in i adressboken! 3.4.2 Redigera och ta bort adresser För att ändra innehållet i kontakt skall du klicka på ändra-ikonen vid adressen (se markeringen nedan). Du kan då skriva in ny information eller ändra befintlig. Tryck på spara då du är färdig.
13(21) För att radera en kontakt skall du sätta ett kryss i rutan vid kontakten. Det går bra att markera flera kontakter med en gång genom att sätta kryss i rutorna. Tryck därefter på radera-alternativet och bekräfta att du radera. 3.5 Meddelandehantering Utöver att kunna ta emot och skicka meddelanden är det viktigt att känna till hur man administrerar sin e-post. Onödiga meddelanden bör raderas, det kan hända att man vill sortera och flytta meddelandena mellan olika mappar och det finns tillfällen då man vill se meddelandena i någon annan ordning än efter ankomstdatum. 3.5.1 Radera meddelanden Öppna inkorgen och bläddra fram till de meddelanden som du vill radera. Sätt ett kryss i rutan framför dessa meddelanden. Klicka därefter på Radera och meddelandena flyttas till skräpkorgen. För att slutgiltigt ta bort meddelandet, och alla andra raderade meddelanden som samlats i skräpkorgen, så trycker du på ikonen Töm papperskorg. Så länge du inte tömt papperskorgen kan du titta på meddelanden som du tagit bort genom att klicka på mappen Roskakori och därefter på det önskade meddelandet. 3.5.2 Flytta meddelanden Ibland kan det vara nödvändigt att flytta meddelanden mellan olika mappar, t.ex. om du vill ha alla meddelanden som berör ett visst projekt i samma mapp. I avsnitt 2.1.4 (inställningsanvisningarna) beskrevs hur du skapar egna mappar. På detta sätt har en mapp med namnet Projekt nu skapats. För att flytta meddelanden från inkorgen till projektmappen gör man på följande sätt. Markera meddelandena i inkorgen som skall flyttas genom att sätta kryss i rutorna vid meddelandena. Öppna därefter den markerade menyn och klicka på mappen dit du vill flytta meddelandena. Klicka därefter antingen på Flytta eller Kopiera. Om du trycker på
14(21) kopiera sparas meddelandet i din inkorg och endast en kopia skickas till projektmappen, men om du väljer flytta försvinner meddelandet ur din inkorg. 3.5.3 Sortera meddelanden Meddelandena i inkorgen sorteras som standardinställning efter ankomstdatum, så att de senast ankomna visas övers. Om man vill ändra sorteringen utan att ge sig på inställningarna kan man göra detta genom att klicka direkt på kolumnernas rubriker. Man kan alltså sortera meddelandena efter ankomstdatum, avsändare och ärende. Genom att klicka på den lilla pilen i rubriken kan man dessutom ändra sorteringsordningen
15(21) mellan stigande och fallande: det vill säga att antingen visas det senast ankomna meddelandet först eller sist. Sorterar man enligt ärende visas rubrikerna alfabetiskt antingen A-Ö eller Ö-A. 3.6 Säkerhetsaspekter 3.6.1 Skräppost Skräppost är en benämning på automatiska massutskick som kan innehålla allt ifrån harmlösa reklamerbjudanden till bedrägerier och skadliga filer. Massutskicken skickas till miljontals e-postadresser utifrån listor som har sammanställts t.ex. av adresser som e- postanvändare har registrerat vid besök på olika webbsidor eller som automatiskt har dammsugits från Internet med hjälp av program som känner igen e-postadresser på hemsidor. De kan också genereras slumpmässigt utifrån ordlistor och namnlistor. Sjundeås e-postsystem är utrustat med programvara som automatiskt känner igen och blockerar skräppost, men eftersom det alltid är fråga om en sannolikhetsbedömning kan det slinka igenom enstaka skräppostmeddelanden. Det är också möjligt att ett legitimt meddelande fastnar i filtrena om det påminner om skräppost. Om du får meddelanden i din inkorg som påminner om skräppost skall du flytta dem till mappen Spam på det sätt som beskrivs i avsnitt 3.5.2. E-postsystemet undersöker regelbundet innehållet i denna mapp för att förbättra filtret mot skräppost. Klicka inte på några länkar i meddelandet och tro inte på påståenden om att du kommer att avregistreras från utskickslistan om du genomför en eller annan åtgärd. Det som sannolikt händer är att avsändaren får en bekräftelse på att din e-postadress är aktiv, vilket kommer innebära att det kommer mer e-post. 3.6.2 Bilagor och säkerhetsrisker Många av de största virusattackerna har lyckats genom att virusen spridits genom e- postbilagor som under några få dagar har nått stora mängder datorer genom att automatiskt skicka sig vidare till alla adresser i en persona adressbok. Säkerhetstänkande Banker, myndigheter och firmor ber dig aldrig om lösenord, personuppgifter, kontonummer och dylik information per e-post Sjundeås e-postsystem har ett virusskydd som i de allra flesta fall kan identifiera och rensa bort virus i ett e-postmeddelande innan det når din inkorg, men det finns ändå skäl att vara försiktig med bilagor. Om du av en okänd avsändare uppmanas att öppna en bilaga som du inte väntat på att motta kan det vara klokast att avstå. Kom ihåg att den som vill skicka en skadlig fil inte döper den till mittvirus.exe utan vill få den att framstå som oskyldig och väljer namn som antyder att filen innehåller humor, arbetsdokument gulliga bilder eller liknande. Köp aldrig något som erbjuds i skräppostmeddelanden: du blir lurad! Tro inte på böner om hjälp och uppmaningar om att föra över pengar Var försiktig med bifogade filer. Om du inte känner igen avsändaren eller tycker filen verkar misstänkt är det bäst att inte öppna den.
16(21) 4 Specialinställningar Öppna ett nytt fönster i webbläsaren och ange adressen https://mail.siuntio.fi/cgibin/qmailadmin. Du kommer nu till en speciell administrationssida. Skriv den första delen av din e-postadress i fältet käyttäjän laatikko, dvs. förnamn.efternamn Skriv siuntio.fi i fältet Verkkotunnus (domain) Skriv ditt e-postlösenord i fältet Salasana Klicka på Kirjaudu Du förflyttas nu till följande sida., från vilken du skall utgå då du gör ändringarna i följande avsnitt.
17(21) 4.1 Byte av lösenord Efter att ha loggat in dig på administrationssidan enligt ovanstående instruktion kan du skriva ett nytt lösenord i de markerade fälten.
18(21) Du kan även gå direkt till ett formulär för att byta lösenord genom att klicka på länken Vaihda salasana på inloggningssidan. Du förflyttas till följande sida: Fyll i din e-postadress och ditt nuvarande lösenord i de två övre fälten Ange det nya lösenordet i de två nedre fälten Klicka på Vaihda salasana 4.2 Semestermeddelande Semestermeddelandet är ett automatiskt svar på e-postmeddelanden som kommit till din inkorg.
19(21) 4.2.1 Aktivering Kryssa i rutan vid Lomatiedote Ange en rubrik för det automatiska svarsmeddelandet Skriv den text som det automatiska svarsmeddelandet skall innehålla. Klicka på Muokkaa laatikkoa Om du är färdig med alla inställningar klickar du på Poistu. 4.2.2 Borttagning Ta bort krysset vid Lomatiedote Klicka på Muokkaa laatikkoa Om du är färdig med alla inställningar klickar du på Poistu.
20(21) 4.3 Eftersänd meddelanden Eftersändning av meddelanden kan användas om du vill att dina meddelanden skall vidarebefordras till en annan e-postadress. Markera Lähetä osoitteeseen genom att klicka i cirkeln och skriv in adressen som du vill vidarebefordra meddelandena till. Om du kryssar i Tallenna kopio kommer dessutom en kopia av meddelandet att sparas i din inkorg, så att meddelandet alltså både skickas till den nya adressen och finns kvar på den gamla.