LATHUND ACCESS 2000 SV/EN RXK Läromedel, Riddarplatsen 36 Plan 7 177 30 Järfälla Tel: 08-580 886 00, Fax: 08-580 259 40 www.rxk.se, e-post: info@rxk.se
Detta material är författat av RXK Läromedel. Mångfaldigande av någon del av eller hela innehållet i denna Lathund är enligt lagen om upphovsrätt av 1960-12-30 förbjudet utan skriftligt medgivande från RXK Läromedel. Förbudet gäller alla former av mångfaldigande såsom kopiering, tryckning, överföring till datamedia, bandinspelning etc. ISBN 91-89365-37-2, Produkt nr. Qrxk75 Copyright RXK Läromedel 2000-02-21 Uppdaterad 2002-08-23 Detta material är tryckt på miljövänligt papper.
Hitta enkelt i Lathunden SÖKRUBRIKER Sökrubriker är de rubriker Du söker på när Du använder den alfabetiskt ordnade innehållsförteckningen. TIPS Tipsen beskriver ett snabbt sätt att lösa problem på och är tänkt för vana användare. INSTRUKTIONER Gör så här instruktionerna visar hur Du snabbt löser problem steg för steg. Lathund Word 2000 Centrera text LEDBOKSTÄVER Ledbokstäver visar sökrubrikens första bokstav. Gör så här 1 Markera texten 2 Klicka på Centrera (Center) Tips! Kortkommandot för att centrera är + e Datum Automatiskt i dokumentet C-D Varje gång filen skrivs ut uppdateras datumet automatiskt. Gör så här 1 Välj Infoga-menyn (Insert) 2 Välj Datum och tid... (Date and Time...) BILDER Bilderna visar det Du ser på din skärm. Detta gör att instruktionerna blir lättare att följa. 3 Markera den typ och språk som önskas 4 Klicka på OK RXK Läromedel AB 2002
Innehållsförteckning Administratör...11 Adressetiketter...11 Behörighet...11 Administratör... 11 Användare... 12 Gäster... 12 Lägga till ny användare i databas... 12 Dela ut behörighet till användare... 13 Dela ut behörighet till grupper... 14 Bilder...15 Infoga bild i tabell... 15 Databas...17 Skapa ny databas... 17 Skapa ny tabell... 19 Skapa ny tabellfråga... 20 Skapa nytt formulär... 22 Skapa ny rapport... 23 Databasfönstret...24 Visa databasfönstret... 25 Databladsläge...25 Öppna tabell i databladsläge... 25 Växla mellan databladsläge och designläge... 25 Datatyp...25 Välja datatyp... 26 Dataåtkomstsida...26 Skapa en dataåtkomstsida med Autosida... 26 Ändra tema på Autosida... 27 Skapa en dataåtkomstsida med en guide... 28 Skapa en dataåtkomstsida av en befintlig webbsida... 28 Datum...29 Datum som fält... 29 Designläge...30 Tabell i designläge... 31 Formulär i designläge... 31 Öppna tabell/formulär i designläge... 31 Dialogrutor...32 Skapa dialogrutor till formulär... 32 5
Esc...34 Fetstil...34 Filter...34 Skapa filter... 34 Spara filter som fråga... 35 Formulär...35 Skapa ett nytt formulär... 36 Redigera befintligt formulär... 36 Verktygsfältet Formulär... 36 Skapa ett snabbformulär... 37 Kolumn (snabbformulär)... 39 Tabellformulär (snabbformulär)... 39 Datablad (snabbformulär)... 40 Frågor...40 Verktygsfältet frågedesign... 40 Olika typer av frågor... 41 Skapa urvalsfråga... 42 Skapa tabellfråga... 45 Skapa borttagningsfråga... 45 Tilläggsfråga... 48 Skapa en ny tabell med hjälp av en tabellfråga... 50 Fältegenskaper...52 Fältstorlek... 52 Format... 52 Tal... 53 Datum/tid format... 53 Ja/Nej format... 53 Anpassade format... 53 Indatamask... 54 Titel... 54 Standardvärde... 54 Verifieringsuttryck... 54 Verifieringstext... 55 Obligatorisk... 55 Tillåt nollängd... 55 Indexerat... 56 Fältlista...56 Ta fram fältlistan... 56 Förflyttning i tabell...56 6
Grupper...57 Skapa en grupp... 57 Ta bort en grupp... 58 Guider...59 Databasguiden... 59 Tabellanalysguiden... 59 Uppslagsguiden... 59 Guider för import och export... 59 Frågeguiden... 59 Formulär- och rapportguider... 60 Guider och verktyg för underformulär och underrapporter... 60 Pivottabellguiden... 60 Databasdelningsguiden... 60 Hjälp...60 Hjälpfunktioner... 60 Hjälptext... 60 Importera / exportera...61 Importera tabell från Excel till Access... 61 Exportera från Access till Excel... 64 Importera Outlookkontakter till Access... 65 Adressetiketter av Outlookkontakter... 66 Exportera tabell till Word... 67 Indatamask och koder...67 Infoga indatamask i fält... 67 Skriva indatamask-kod... 69 Fältkoder... 69 Indexerat...71 Inloggning...71 Kolumn...71 Ändra bredd på kolumn... 72 Automatisk justering av kolumn... 72 Dölj kolumn... 72 Visa kolumn... 72 Sortera kolumn... 73 Koppla Access till Word...73 Kortkommandon...74 Linje...75 Infoga linje i rapport... 75 7
Lösenord...75 Ändra gammalt lösenord... 75 Välja lösenord första gången... 76 Makron...76 Skapa makro... 76 Köra makro... 78 Koppla makro till formulär... 78 Redigera makro... 79 Markera...79 Markera i en tabell... 79 Markera text... 80 Markörförflyttningar med tangenter...80 Menyer...81 Minne...82 För lite minne... 82 Nyheter...82 Informationshantering via webben... 82 Importera Outlookkontakter till Access... 82 Skaffa Outlook-kontakter från en databas i Microsoft Access... 82 OfficeLinks...83 Spara databas i Word-format... 83 Poster...83 Visa ny post... 83 Lägga till post i formulärläge... 84 Primärnycklar...84 Välj primärnyckel... 84 Låta programmet välja primärnyckel... 85 Sekundärnyckel... 86 QBE...87 Rader...87 Ändra radhöjd... 87 Ta bort en rad i tabell... 88 Kopiera rad... 88 Radera tabell/formulär/frågor eller makron...88 Ram/Rektangel...89 Infoga ram i rapport... 89 Rapporter...89 Skapa rapport... 90 Skriva ut rapport... 90 8
Ändra layout i en befintlig rapport... 90 Adressetiketter... 91 Referensintegritet...91 Villkor för referensintegritet... 92 Relationer...92 Att lägga upp/skapa relationer... 92 Verktygsfältet relationer... 93 Skapa en relation... 93 Relationsdatabas...94 Varför använder man Access?... 95 Relationsdatabasens tabeller... 95 Fält... 95 Primärnycklar... 96 Skrivare...96 Skriva ut hela formuläret eller tabellen... 96 Skriva ut flera exemplar... 96 Sortering...97 Sortera poster... 97 Starta om...98 Stänga Access...98 Stänga databas...99 Stänga tabell/formulär...99 Sökning...99 Tabeller...100 Skapa ny tabell med tabellguiden... 100 Skapa ny tabell utan guide... 100 Tabellernas datatyp och egenskaper... 101 Tabellens innehåll... 101 Fältnamn... 101 Datatyp... 102 Ange fältegenskaper... 103 Ändra tabeller... 103 Ange Primärnyckel... 103 Teckensnitt...104 Ändra teckensnitt i tabell... 104 Ändra teckensnitt i formulär... 104 Ändra teckensnitt på rapport... 105 Uttrycksverktyget...105 Aktivera Uttrycksverktyget... 105 9
Verktygsfält...106 Visa Verktygsfält... 106 Verktygslådan...106 Visa Verktygslådan... 106 Villkor...107 Visningslägen...107 Designläge... 107 Formulärläge... 107 Databladsläge... 108 Ångra...108 Ändra namn på tabeller/formulär/frågor eller makron...108 Öppna befintlig databas...108 Engelska sökord... 109 10
Microsoft Access 2000 A-B Administratör En person som är administratör för en databas har själv fulla rättigheter i databasen och är den som tilldelar övriga användare av databasen rättigheter. En administratör är också den som har behörighet och kan ändra eller ta bort andra användares lösenord. Med databasadministration avses den samling aktiviteter som krävs för att sköta enskilda databaser och databassystem. Avvikelser kan självklart förekomma. Aktiviteterna omfattar: Säkerhetskopiera databaser Skydda databaser Reparera databaser Komprimera databaser Optimera databaser Utforma databaser Adressetiketter Det går att skapa adressetiketter på flera sätt i Access. Du kan skapa adressetiketter direkt från en databas, se vidare Adressetiketter under rubriken Rapporter. Du kan även skapa adressetiketter baserade på dina kontakter i Outlook. Förutsatt att du har importerat dina kontakter till en tabell i Access, kan du härifrån skapa adressetiketter. Se vidare Adressetiketter av Outlookkontakter under rubriken Importera/exportera. Behörighet Med behörighetsinställningar kan man styra vem som har tillgång till vad i en databas. Det finns några begrepp som är viktiga att känna till när man gör inställningar för behörighet. Administratör Administratör är den person som är användare nummer ett och som bl a har rätt att ge olika användargrupper behörighet eller inte. Har du skapat databasen är du administratör och har som sådan tillgång till och rätt att göra ändringar i databasens alla delar. 11
B Lathund Access 2000 sv/en Användare Användare är de som har fått egna inloggningsnamn i databasen och behörighet till vissa delar av databasen. Som användare har man sällan rätt att göra förändringar i databasens utförande. Gäster Till gäster räknas de som inte är användare eller administratör. Som gäst har man troligtvis minst rättigheter i en databas. Lägga till ny användare i databas Gör så här 1 Öppna databasen 2 Välj Verktyg (Tools)-menyn 3 Välj Säkerhet (Secutity) 4 Välj Konto för användare/grupper (User and Group Accounts) Nu visas dialogrutan Konto för användare/grupper 5 Klicka på Ny (New) 6 Skriv in den nya användarens namn och ID-nummer: 12
B 7 Klicka på OK 8 Den nya användaren registreras automatiskt i gruppen Användare (Users) Om du vill ge den nya användaren full frihet i databasen markerar du Administratörer (Admins) och klickar på Registrera (Add) 9 Klicka på OK Dela ut behörighet till användare Gör så här 1 Öppna databasen och logga in som administratör 2 Välj Verktyg (Tools)-menyn 3 Välj Säkerhet (Secutity) 4 Välj Behörighet för användare/grupper (User and Group Permissions) 13
B Lathund Access 2000 sv/en Nu visas dialogrutan Behörighet för användare/grupper (User and Group Permissions). 5 Markera den användare som du vill göra inställningar för vid Användare/grupp: (User/Group name:) 6 Klicka på listpilen vid Objekttyp: (Object type:) och välj vilket objekt inställningarna ska gälla för 7 Välj rätt objekt vid Objektnamn (Object name) 8 Markera de alternativ under Behörighet (Permissions) som användaren ska ha behörighet till 9 Klicka på Verkställ (Apply) 10 Klicka på OK Dela ut behörighet till grupper Gör så här 1 Öppna databasen och logga in som administratör 2 Välj Verktyg (Tools)-menyn 3 Välj Säkerhet (Secutity) 4 Välj Behörighet för användare/grupper (User and Group Permissions) 5 Välj Grupper (Groups) vid Lista: (List:) 14