Verksamhetsplan Umeå universitetsbibliotek 2013

Verksamhetsplan Umeå universitetsbibliotek 2013

Verksamhetsplan för Umeå universitetsbibliotek 2013 Nulägesanalys Under de senaste åren har Umeå universitetsbibliotek (UmUB) genomgått stora förändringar. De publika miljöerna har förbättrats för att möta behoven bland de stora skaror studenter som dagligen besöker våra lokaler. Användningen av UmUB:s publika ytor vidareutvecklas och under 2013 kompletteras miljön i Studiesalen med moderna och anpassade ytor för enskilda studier. UmUB satsar också på att öka digitaliseringen av äldre litteratur och förbättra tillgängligheten till elektroniska resurser och tjänster. En digitaliseringsrobot har tagits i drift under 2012 och massdigitalisering av Umeå universitets vetenskapliga produktion har påbörjats. Målsättningen är att öka synligheten och tillgängligheten för den del av Umeå universitets vetenskapliga produktion som ännu inte är digitaliserad. Allt detta sker för att bygga en stabil och uppdaterad infrastruktur för studier och forskning. Återkommande användarundersökningar görs för att få bättre kunskap om användarnas krav och önskemål. UmUB har kommit långt i sitt arbete inom existerande resurs- och budgetramar. Däremot saknas exempelvis kompetens och resurser för att maximalt kunna utveckla arbetet med externa projekt och forskarservice. UmUB skulle också behöva förstärka teknikstödet och systemutvecklingen för att ytterligare höja kvaliteten i verksamheten. UmUB:s organisation behöver kontinuerligt följas upp för att vara anpassad till de förändringar som sker i omvärlden och för att skapa större utrymme för utvecklingsarbete krävs ständiga förbättringar i form av effektivisering och rationalisering inom verksamheten. Personalen är UmUB:s viktigaste resurs och ökade satsningar behöver göras på kompetensutveckling. Som ett av landets pliktleveransbibliotek utgör UmUB en viktig vetenskaplig basresurs. Under det närmaste året fortsätter utvecklingen av följande områden: e-resurser, webb- och söktjänster, massdigitalisering, användarundervisning, lär- och studiemiljö och utveckling av information och kommunikation mot studenter, lärare och forskare. UmUB satsar allt mer av sina medel för litteraturförsörjning på e-resurser. Integrationen med andra UmU-system som kurswebbsidor, portaler och andra platser på nätet kommer att utvecklas ytterligare. Tillgängligheten till våra resurser förbättras genom införskaffande av en databrunn vars söktjänst kommer att bli publik i början av 2013. UmUB ska också utveckla sin roll och service inom den vetenskapliga publiceringen publiceringsdatabas och fulltextarkiv. Detta görs bl.a. genom ökad information och marknadsföring, förenklade rutiner och mer utbildningsinsatser inom området. Under 2013 kommer också ett system för publicering av e- tidskrifter att installeras (Open Journal System). Under de närmaste åren vill UmUB utöka sin roll vad gäller bibliometriska uppdrag, parallellpublicering och annan relevant forskarservice. Biblioteket på Konstnärligt campus har tagits i bruk och ett fruktbart samarbete har under 2012 utvecklats mellan UmUB och de konstnärliga utbildningarna, ett samarbete som kommer att vidareutvecklas under 2013. Användarundervisningen för studenter och forskare ska expandera och utvecklas. Undervisningen ska utformas i nära relation med institutionerna. UmUB vill underlätta för distans- och nätstuderande och studenter med funktionshinder att ta del av bibliotekets resurser och service genom anpassade informationsinsatser.

2 Från den 1 juli 2013 får universitetsbiblioteket ett utökat uppdrag. Ett resurscentrum för lärande inrättas som en avdelning som ska erbjuda ett professionellt pedagogiskt stöd till lärare och studenter och bidra till utveckling av högskolepedagogiska miljöer på campus och på nät. Förutom UmUB:s egen undervisningsverksamhet ska nuvarande Universitetspedagogiskt centrum och Studieverkstaden ingå. UmUB:s ekonomi är för närvarande i balans. För att uppnå en budget i balans har det krävts att lönebudgeten minskat relativt sett och återhållsamhet med övriga utgifter. Orsaken till åtstramningen på personalsidan är att det varje år uppstår ett glapp mellan faktisk löneutveckling och den statliga pris- och löneomräkningen. En fortgående reducering av personalstyrkan får mycket kännbara konsekvenser på sikt. Under de närmaste åren kommer en viss rekrytering att ske samtidigt som en ökad satsning på kompetensutveckling av befintlig personal prioriteras utifrån den kompetensförsörjningsplan och analys som är sammanställd. UmUB:s ansträngningar för att söka externa medel för finansiering av olika utvecklingsprojekt kommer att intensifieras, liksom ansträngningar för att öka de inkomster som UmUB själv kan påverka. Problemet är att högskolebiblioteken har mycket begränsade möjligheter att finna finansiärer för projekt inom sitt arbetsfält. Myndighetskapitalets andel av de totala intäkterna bör, enligt centrala direktiv inför 2013, ligga mellan 5 10 %. UmUB:s myndighetskapital var vid ingången till år 2012 16,0 mnkr (12,1 %). UmUB har under den närmaste treårsperioden för avsikt att använda en del av myndighetskapitalet till rekryteringar, strategiska satsningar såsom teknikskiftet till RIFD men framför allt som reserv för valutasvängningar vid inköp av media. SWOT-analys Styrkor UmUB har kompetent och engagerad personal UmUB:s personal är lyhörd för användarnas behov, önskemål och förslag UmUB har ändamålsenliga lokaler, infrastruktur och organisation UmUB har en god omvärldsbevakning UmUB har väl utbyggda och fungerande nätverk inom UmU och nationellt, inom såväl högskole- som bibliotekssektorn UmUB har väl använda och relevanta samlingar av såväl tryckt som elektronisk litteratur UmUB har goda kunskaper om digitalisering UmUB har en växande roll för universitetets vetenskapliga publicering UmUB har goda möjligheter att utveckla verksamheten inom bibliometriområdet UmUB är en attraktiv samarbetspartner Svagheter Kunskapen om användarnas behov är ännu inte tillräcklig Vi har otillräcklig kunskap, erfarenhet av och om finansiering av möjliga utvecklingsprojekt Vi saknar tillräcklig specialistkompetens inom vissa språkområden (spanska och ryska), inom metadataproduktion och inom projektledning Det finns för lite spridning i etnisk bakgrund, kön och ålder bland personalen

3 Möjligheter Hot Den publika miljön på UmUB ger stora möjligheter att utveckla UmUB som mötesplats för studenter, forskare och allmänhet. Våra omfattande samlingar, både fysiska och elektroniska, publiceringsdatabas, digitaliseringsverksamhet och kompetent personal ger en grund för att utveckla användarservicen Undervisningsverksamheten kan expandera genom den allt större medvetenheten om vikten av informationskompetens i en livslång lärandeprocess Informationstekniken erbjuder allt fler möjligheter att anpassa UmUB:s tjänster och resurser till användarnas behov Färre studenter och sämre ekonomi för UmU är också ett hot mot UmUB:s verksamhet Valutakursernas svängningar påverkar framför allt möjligheten av att långsiktigt planera och utveckla förvärvet och uppbyggnaden av våra tryckta och digitala samlingar. De begränsade möjligheterna att betala marknadsmässiga löner för specialistkompetens kan vara ett hinder för UmUB:s utveckling Om vi inte har råd att ersätta de stora pensionsavgångarna på ett planerat sätt kan verksamheten påverkas negativt Vision, övergripande mål och strategier UmUB:s visioner formuleras på följande sätt: UmUB ska på ett synligt och uppskattat sätt - genom sin kompetens, service och goda tillgång till informationsresurser bidra till utvecklingen av forskning, utbildning och samverkan för Umeå universitetet. Bibliotekets verksamhet ska vara en respekterad och väl integrerad del av universitetets forsknings- och utbildningsverksamhet. UmUB är universitetets centrala mötesplats och lärandemiljö, såväl i det fysiska rummet som på nätet. UmUB har en omfattande utbildningsverksamhet som på ett påtagligt sätt bidrar till att universitetets forskare och studenter har en mycket hög informationskompetens. UmUB har väl fungerande och flitigt använda redskap och tjänster för att synliggöra, sprida och utvärdera universitetets forskningsresultat. Utbildning och forskning Mål: UmUB höjer kvaliteten på utrustning och service i de publika lokalerna och utvecklar den utifrån ständigt uppdaterad kunskap om användarnas beteenden och behov. Biblioteket skapar webb- och söktjänster som leder till en ökad användning och kunskap om såväl tryckta som digitala samlingar och arkiv. UmUB deltar i ökad utsträckning i den ordinarie undervisningen på kurser och program. Biblioteket digitaliserar betydande delar av sin äldre litteratur och andra känsliga dokument. Digitalisering av Umeå universitets vetenskapliga produktion prioriteras för att öka synlighet och tillgänglighet. Forskarservicen och UmUB:s roll för att sprida forskningsresultat förbättras ständigt och expanderar. Den gemensamma publiceringssdatabasen som drivs av UmUB ska utvecklas och kvalitetssäkras. Aktiviteter : UmUB arbetar aktivt för att vara en central mötesplats med en stimulerande studiemiljö och med en väl fungerande kunskapsbank för lärande och forskning. Biblioteket erbjuder moderna och anpassade ytor för enskilda studier. Samlingarna hålls tillgängliga med

4 generösa öppettider och erbjuder service, teknik och miljö för att bedriva framstående forskning och framgångsrika studier. Det gäller såväl i bibliotekets publika lokaler som på webben. UmUB genomför sitt nya utökade uppdrag med bildande av Resurscentrum som erbjuder professionellt pedagogiskt stöd till lärare och studenter. UmUB:s ansvar för universitetets vetenskapliga publicering ökar. UmUB prioriterar arbetet med att utveckla webb- och söktjänster, informerar och utbildar studenter, lärare och forskare till ökad informationskompetens. UmUB satsar aktivt på att synliggöra forskningen. Kommunikationen med lärare, forskare och studenter utvecklas och nya former prövas. Riskanalys: Färre antal studenter och sämre ekonomi för UmU är också ett hot mot UmUB:s verksamhet. Valutakursernas svängningar och allmänna prishöjningar påverkar möjligheten att långsiktigt planera och utveckla förvärvet och uppbyggnaden av våra tryckta och digitala samlingar. UmU är inte tillräckligt konkurrenskraftig i resursfördelningssystemet för forskning. Samverkan Samverkan med förvaltning och universitetsledning Mål: UmUB är en självklar samverkanspartner vid den strategiska planeringen av och arbetet med bland annat information, IT-verksamhet, utbildning och forskning inom universitetets olika delar och nivåer. Aktiviteter: UmUB arbetar för en integrering i universitets visioner, strategier, planer och verksamhet. UmUB bör därför i ännu större utsträckning vara representerat i skilda strukturer, projekt- och planeringsgrupper på universitetet. För samordning med universitetets övergripande policies håller UmUB kontakt med bland annat Planerings-, IT- och Informationsenheten. UmUB deltar aktivt i projektet Campuskort. Samverkan med fakulteter och institutioner Mål: UmUB är en respekterad och efterfrågad samverkanspartner i arbetet med att utveckla och sprida kunskap om fakulteternas och institutionernas utbildning och forskning. Flera projekt och andra aktiviteter drivs i nära samarbete med universitetsinstitutioner. Aktiviteter: UmUB arbetar för att få en bättre kännedom om den utbildning och forskning som bedrivs vid Umeå universitet för att kunna utforma service och bygga upp resurser med utgångspunkt i kärnverksamhetens behov. Kontakterna mellan UmUB:s och institutionernas personal förstärks för att informera om UmUB:s resurser. UmUB utvecklar dialogen och informationen genom att pröva nya samverkansformer. Arbetet fortsätter med att integrera UmUB:s webbtjänster i andra plattformar och kurswebbsidor. Kontakterna med Biblioteksoch informationsvetenskap och HUMlab stärks genom att gemensamma verksamheter och samarbetsprojekt etableras. Det nya biblioteket inom Konstnärligt campus marknadsförs och verksamheten utvecklas i samråd med de konstnärliga utbildningarna. Samverkan med samhället Mål: UmUB har väletablerade och intensiva kontakter och samarbetsprojekt med andra forskningsbibliotek, högskolor och företag. Arbetet med forskningskommunikation och publika aktiviteter pågår kontinuerligt och samarbetsformerna utvecklas.

5 Aktiviteter: UmUB arbetar för att utveckla den publika verksamheten i form av utställningsoch programverksamhet som bidrar till att sprida universitets forskning. Genom att digitalisera avhandlingar, andra forskningspublikationer och äldre efterfrågat tryck görs detta material fritt tillgängligt för allmänheten. UmUB fortsätter en lång tradition av samarbete och samverkan med andra bibliotek. Personal från UmUB deltar i ett flertal nätverk, expert- och referensgrupper både inom näringsliv och inom bibliotekssektorn. UmUB förstärker kontakterna med länsbiblioteket, Sveriges lånecentral och depåbibliotek och med stadsbiblioteket i Umeå genom bl a samarrangerade konferenser och planering av gemensamma projekt. Riskanalys: UmUB:s representation i skilda strukturer, projekt- och ledningsgrupper glöms bort i sammanhang där delaktighet från biblioteket är värdefull. UmUB prioriterar inte resurser i form av personaltid för att främja samverkan. Personal- och verksamhetsstöd Mål. UmUB:s målsättning är att ha en organisation som är användarinriktad, flexibel och lätt att förändra och utvärdera. Den präglas av helhetstänkande, samarbets- och utvecklingsförmåga. Målet är att få UmUB att fungera som en sammanhållen och framtidsorienterad enhet, vilken har kraft att göra tydliga prioriteringar och satsningar. Aktiviteter: UmUB anpassar organisationen till ett nytt utökat uppdrag, bildande av Resurscentrum, och startar mål- och visionsarbete utifrån UmU Vision 2020. UmUB ökar samverkan med institutioner och utbildningar och etablerar nära samarbete med studenter, lärare och forskare. En modell för chefsstöd utvecklas och insatser behöver etableras för att identifiera och kompetensutveckla nya ledare. En ommärkning av bibliotekets samlingar genomförs med RFID-teknik (Radio Frequency Identification). Administration Mål: Administrationen arbetar effektivt och utgör en tillförlitlig resurs i UmUB:s verksamhet och utvecklingsarbete. UmUB har resurser för att kompetensutveckla eller rekrytera personal som krävs för att hantera nya administrativa system och arbetsuppgifter. Aktiviteter: UmUB:s administrativa personal deltar i utbildningsdagar mm som anordnas av universitetets ekonomienhet (EA), personal- och organisationsutveckling (POU) och löneadministration (LA) i syfte att ge bästa möjliga service till UmUB:s ledning och personal inom områdena ekonomi och personal. Kompetensförsörjning och kompetensutveckling Mål: UmUB har en kompetent och välutbildad personal som har god beredskap och vilja att utvecklas i sitt arbete. UmUB har möjligheter att rekrytera personal för såväl den ordinarie biblioteksverksamheten som specialister till strategiska områden. Aktiviteter: Riktade kompetensutvecklingsinsatser genomföres. Med anledning av väntade stora pensionsavgångar har UmUB en särskild anledning att analysera vad denna generationsväxling kommer att betyda för verksamheten i sin helhet. För en positiv utveckling av UmUB:s framtida verksamhet är det nödvändigt att utbilda befintlig personal såväl som att nyrekrytera personer med rätt kompetens. Vid nyrekrytering av personal måste hänsyn tas till framtida kompetensbehov, kompetensöverföring, könsfördelning och åldersstruktur. En aktuell kompetensanalys ligger till grund för det framtida kompetensförsörjningsbehovet.

6 Riskanalys: UmUB har ej möjlighet pga begränsade resurser att fortbilda nuvarande personal eller att rekrytera ny kompetens för att ersätta de stora pensionsavgångarna på ett planerat sätt. Likabehandling Mål: Likabehandlingsarbetet är en del av UmUB:s kvalitetsarbete och skall genomsyra hela bibliotekets verksamhet. UmUB får möjlighet att nyrekrytera och lyckas då öka andelen underrepresenterat kön inom alla anställningskategorier. Medvetenheten om vikten av jämställdhet på arbetsplatsen är stor bland UmUB:s chefer och personal. Ingen anställd skall i sin verksamhet vara utsatt för trakasserier, diskriminering eller kränkande behandling på grund av kön, etnicitet, funktionshinder, religion eller annan trosuppfattning. Aktiviteter: UmUB arbetar för att vid varje rekryteringstillfälle beakta möjligheten att rekrytera personer av underrepresenterat kön. Detta gäller samtliga arbetsområden. UmUB uppmärksammar situationen för föräldralediga och de som är deltidsföräldralediga och har en ökad medvetenhet om vad sexuella trakasserier och könskränkningar innebär. Inför väntade pensionsavgångar tas stor hänsyn till kompetensöverföringsprocessen. UmUB strävar efter att få en jämn könsfördelning i arbetsgrupper inom UmUB och bevakar lönefrågan i relation till andra bibliotek och övriga jämförbara grupper samt att inga löneskillnader uppstår mellan kvinnor och män som utför likvärdigt arbete. Tillgängligheten till UmUB:s lokaler och tjänster förbättras kontinuerligt och en utökad förnyad skyltning genomförs på både svenska och engelska. UmUB fortsätter att utveckla Resurslabbets service till studenter med olika läshinder. Återkommande utbildningar anordnas kring aktuella eller strategiska frågor som rör likabehandling. Arbetsmiljö Mål: UmUB har en god arbetsmiljö, såväl fysisk som psykosocial vilket resultatet av årets medarbetarenkät har visat. Målsättningen är att ha en fortsatt god arbetsmiljö. Den goda arbetsmiljön vid UmUB bidrar till trivsel, högre produktivitet och förbättrad kvalitet i arbetet och eliminerar riskerna för skador och sjukdomar så långt det är möjligt. Arbetsmiljöarbetet är en integrerad del i bibliotekets ordinarie arbete. Detta innebär att UmUB vid all planering av förändringar i verksamheten tar hänsyn till arbetsmiljömässiga konsekvenser. Aktiviteter: I 2013 års arbetsmiljöplan finns det med ett antal planerade aktiviteter för förbättring av arbetsmiljön, bl a skyddsronder, friskvårdsatsningar, regelbundna möten med UmUB:s hyresvärdar, brandskyddsronder och utbildning av personal. Katastrofplaner upprättas i samarbete med universitetets och landstingets säkerthetssamordnare. Skyddsombuden deltar i samtliga grupper som diskuterar arbetsmiljöfrågor. Miljöledning Mål: Medvetenheten om miljö- och klimataspekter är stor bland UmUB:s personal. Dessa aspekter beaktas i all verksamhet och vid inköp och upphandlingar. Aktiviteter: UmUB arbetar med att förbättra rutinerna för källsortering av papper, plast, metall, glas, batterier, lysrör mm. Källsortering av papper sker i varje kontorsrum. UmUB ingår i ett stort energibesparingsprojekt som drivs av Akademiska Hus och lokalförsörjningen. Projektets mål är att se över all belysning i biblioteket och byta ut gammal belysning till en ny som är mer ändamålsenlig och energisnål. Verksamhetsplanen är utarbetad av Mikael Sjögren, Gunni Öberg och Maria Hanell.