Upphandling av städtjänst

Sid 1 (12) 2016-10-17 Dnr: UPP 2016/269 Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag: Upphandling av städtjänst i Halmstad.

2 Innehållsförteckning ANBUDSINBJUDAN 3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 6 1 KRAV PÅ LEVERANTÖREN 6 2 KRAV PÅ UTFÖRANDE AV STÄDTJÄNSTEN 8 3 AVTALSVILLKOR 8 4 OFFERERAT PRIS 12 5 ANBUDSUTVÄRDERING 12 Bilagor 1 Kravspecifikation och städprogram 2 Blankett Utfört uppdrag-beskrivning och intyg 3 Blankett Sanningsförsäkran 4 Blankett Anbudsformulär städtjänst

3 Anbudsinbjudan Orientering om upphandlingen Specialpedagogiska skolmyndigheten översänder härmed förfrågningsunderlag avseende upphandling av städning för tiden 2017-01-01 2018-12-31. Uppdragets omfattning: Upphandlingen omfattar städning av Specialpedagogiska skolmyndighetens lokaler, Kristian IV väg 3 (155 kvm) i Halmstad. Städningen omfattar kontorslokaler. Avtalstiden ska vara den ovanstående med möjlighet för Specialpedagogiska skolmyndigheten att förlänga avtalet årsvis men dock maximalt till och med 2020-12- 31. Upphandlande enhet Upphandlande enhet är Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM). Myndigheten svarar för statens samlade stöd i specialpedagogiska frågor och är huvudman för landets åtta specialskolor. Myndigheten har också ett övergripande uppdrag att främja utveckling och anpassning av läromedel för barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning samt att fördela vissa bidrag. Myndigheten är till sin karaktär en nationell stödorganisation med regionalt fördelad verksamhet. Huvudkontoret finns i Härnösand. Ytterligare information om Specialpedagogiska skolmyndigheten finns på Specialpedagogiska skolmyndighetens hemsida, www.spsm.se. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling enligt bestämmelserna i 5 kap. lagen om offentlig upphandling (LOU), SFS 2007:1091 (senaste ändring SFS 2010:571). Upphandlingsformen medger inte förhandlingar. Sista dag för anbud Anbud ska vara Specialpedagogiska skolmyndigheten tillhanda senast måndagen den 21 november 2016. Specialpedagogiska skolmyndigheten har inte möjlighet att pröva ett anbud som kommer in för sent. Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 31 mars 2017. Anbudets form och innehåll Anbud ska lämnas på bifogat anbudsformulär (bilaga 4) eller vara uppställt med samma rubriker och innehåll som anbudsformuläret. Anbudsgivaren ska i anbudet lämna samtliga i förfrågningsunderlaget efterfrågade uppgifter. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare. Om denne inte framgår av registreringsbeviset ska annat bevis lämnas.

4 Anbudet ska vara skrivet på svenska. Anbud ska lämnas skriftligen i ett original. Specialpedagogiska skolmyndigheten har bara möjlighet att anta anbud som innehåller alla efterfrågade uppgifter. Prövning av anbud i tre steg Prövning av anbuden kommer att göras i tre steg. Först prövas om kraven på leverantören är uppfyllda. Därefter prövas om kraven på städtjänsten är uppfyllda. De anbud som därefter kvarstår utvärderas i enlighet med vad som anges i avsnitt 5 nedan. Anbudsadress Anbud ska skickas till följande adress. Specialpedagogiska skolmyndigheten Huvudkontoret Box 1100 871 29 HÄRNÖSAND Anbud som lämnas personligen eller med bud ska lämnas på huvudkontoret, besöksadress Magasinsgatan 11, Härnösand. För kännedom vill vi informera om att kontoret har öppet måndag-fredag kl. 8.00-16.00. Anbudsmärkning Ytterkuvertet ska tydligt vara märkt med Anbud på städning, Dnr: UPP 2016/269. Ytterkuvertet bör inte märkas på sådant sätt att det anbudsgivande företagets identitet framgår. Besiktning, frågor och förtydliganden, kontaktperson Besök för att besiktiga kontorsytorna kan överenskommas med Katerina Haglund på telefon 010-473 55 11. Frågor med anledning av denna inbjudan ska ställas skriftligt till Katerina Haglund, e-post: katerina.haglund@spsm.se postadress: Specialpedagogiska skolmyndigheten, Västra regionen Kruthusgatan 17, 411 04, Göteborg. För det fall frågor skulle föranleda komplettering (förtydliganden eller justeringar) av förfrågningsunderlaget kommer kompletteringen att publiceras på myndighetens webbplats. Det ankommer på den som hämtat ut förfrågningsunderlaget att bevaka om någon komplettering publiceras. Eventuella frågor emotses därför så snart som möjligt så att förtydliganden kan publiceras i god tid innan anbud ska vara inlämnat, dock senast 5 dagar innan anbudstidens utgång. Endast skriftlig kompletterande uppgift på papper eller i elektronisk form är bindande för både Specialpedagogiska skolmyndigheten och anbudsgivaren.

Meddelande om tilldelningsbeslut. Upphandlingskontrakt Så snart Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat beslut om vem/vilka som tilldelas kontrakt och skälen till det kommer upplysningar härom att tillställas samtliga anbudsgivare. Avtal mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den/de leverantörer som tilldelas kontrakt sluts genom ett upphandlingskontrakt enligt avtalsförlagan i avsnitt 3. Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal avseende upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Avtalet kommer att undertecknas av Specialpedagogiska skolmyndigheten tidigast tio dagar efter det att samtliga anbudsgivare fått upplysningar enligt ovan och den sk avtalsspärren släppt. 5 Specialpedagogiska skolmyndigheten Katerina Haglund Administrativ chef

6 Förfrågningsunderlag 1 Krav på leverantören 1.1 Inledning Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som ska tillhandahålla tjänsten. Om anbud baseras på att underleverantör ska utföra vissa delar av uppdraget ska det anges i anbudet. De nedan angivna kraven gäller i samma mån för underleverantören. I anbudsformuläret, bilaga 4 anges de uppgifter som anbudsgivaren, och i förekommande fall underleverantör, ska lämna för att styrka att kraven uppfylls. 1.2 Dokumenterad erfarenhet Leverantören ska ha utfört städtjänster för kontors-/utbildningslokaler under minst tre år sedan 1 januari 2011. Anbudet ska innehålla ifylld bilaga 2 Utfört uppdrag-beskrivning och intyg. 1.3 Resurser och teknisk förmåga Leverantören ska ha en organisation med teknisk förmåga och kapacitet för att utföra de tjänster som upphandlingen omfattar. Leverantören ska sträva efter att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten och ha dokumenterat detta i miljöprogram/handlingsplan. Anbudsgivaren ska tillhandahålla utrustning och förbrukningsmaterial anpassad för aktuell städning i den omfattning som anges i kravspecifikationen. 1.4 Finansiell och ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska under det senast avslutade räkenskapsåret ha uppnått en årsomsättning om lägst SEK 1 000 000. Anbudet ska innehålla bestyrkt kopia av fastställd årsredovisning för det senast avslutade räkenskapsåret. 1.5 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter mm Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivande företag och i företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta eller är utsedd att vara ansvarig för utförande av de uppdrag upphandlingen omfattar, får inte vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller vara föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina

betalningar eller vara underkastad näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Person i den ovan angivna personkretsen får inte vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Anbudet ska innehålla ifylld bilaga 3 Sanningsförsäkran. 7 1.6 Antidiskrimineringskrav Anbudsgivaren ska vid utförande av den avtalade tjänsten/entreprenaden i Sverige följa vid varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Om något framkommer som visar att anbudsgivare diskriminerat eller diskriminerar på så sätt som närmare anges nedan under senaste tre åren utesluts anbudet. Företrädare för anbudsgivaren eller anställd hos anbudsgivaren har i tjänsten och för anbudsgivarens räkning gjort sig skyldig till olaga diskriminering enligt 16 kap 9 brottsbalken Anbudsgivaren har betalt ut skadestånd på grund av diskriminering i arbetslivet enligt följande diskrimineringslagstiftning. - 16-19 enligt lagen om åtgärd mot etnisk diskriminering i arbetslivet - 11-15 lagen om förbud mot diskriminering på grund av sexuell läggning - 12-16 lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder - 25-26 jämställdhetslagen 1.7 Övrigt Anbudsgivare ska känna till sekretesslagen. Det åligger anbudsgivaren att tillse att var och en anställd personal har kunskap om gällande lag avseende sekretess (tystnadsplikt).

8 2 Krav på utförande av städtjänsten 2.1 Allmänt Upphandlingen omfattar städning av Specialpedagogiska skolmyndighetens lokaler Kristian IV väg 3 (155 kvm) i Halmstad. Städningen omfattar kontorslokaler. Se bifogad kravspecifikation med städprogram (bilaga 1). 3 Avtalsvillkor 3.1 Inledning Följande avtalsdokument utgör tillsammans med kraven på leverantören (avsnitt 1) och kraven på tjänsten (avsnitt 2) underlag till det slutliga avtalet med Specialpedagogiska skolmyndigheten. Observera att en kopia av avtalsdokumentet nedan ska skrivas under av anbudsgivande företag redan när anbudet lämnas in. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som avsnittet nedan men kommer att vara kompletterat med uppgifter (företagsnamn, kontaktperson, prisvillkor mm) som saknas i denna version. Anbudet ska innehålla undertecknad avtalsförlaga enligt avsnitt 3.2. 3.2 Avtalsförlaga Mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten, organisationsnummer 202100-5745, och (nedan kallat Företaget), organisationsnummer., med adress.., har följande avtal slutits. 3.2.1 Omfattning Leverantören åtar sig att utföra städuppdrag i enlighet med förutsättningar och krav angivna i avsnitten Krav på leverantören och Krav på tjänsten i förfrågningsunderlaget daterat 2016-10-17. 3.2.2 Avtalsperiod Avtalet gäller från den dag det undertecknats av båda parter. De tjänster som avtalet omfattar ska utföras under perioden 2017-01-01 till och med 2018-12-31. Om Specialpedagogiska skolmyndigheten senast tre månader före avtalets utgång begär förlängning av avtalet, är detta därmed förlängt årsvis, dock längst till 2020-12-31. Förlängningen av avtalet ska ske skriftligt. 3.2.3 Uppdragets utförande Företaget ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Specialpedagogiska skolmyndigheten har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen.

Företaget är arbetsgivare och har det fulla arbetsgivaransvaret för av denne anlitad personal eller andra av denne anlitade uppdragstagare. Företaget får inte vidta sådan åtgärd som kan antas medföra åsidosättande av lag eller kollektivavtal för verksamheten. Åtgärder får på intet sätt strida mot vad som är allmänt godtaget inom företagets kollektivavtalsområde eller motsvarande områden om denne ej själv är bunden av kollektivavtal. Företaget ska avkräva samma utfästelse från den som han eventuellt ämnar anlita inom verksamheten. Åsidosätts denna skyldighet av företaget föreligger grund för avtalets omedelbara hävande. 9 3.2.4 Kontaktpersoner Specialpedagogiska skolmyndigheten: Katerina Haglund, administrativ chef tfn 010-473 55 11, katerina.haglund@spsm.se Företaget:...., tfn 3.2.5 Priser Anbudspris anges som månadskostnad. Lagstadgad mervärdeskatt tillkommer på angivna priser. Priserna inkluderar samtliga med uppdraget sammanhängande kostnader. 3.2.6 Prisjustering Priserna gäller fasta till och med 2018-12-31. För tid därefter kan om part så begär avtalade priser justeras. Som underlag för prisförändring ska SCB:s arbetskostnadsindex SNI 92, Kv 1 94=100 (arbetskostnadsindex, AKI (tk) för arbetare inom privat sektor, kolumn I, transport mm) användas. Som basmånad gäller september 2016. Vid beräkning av förändringen ska publicerade preliminära uppgifter användas. Beräkningsgrund för prisändringens storlek ska vara högst 80 procent av det avtalade priset. Begäran om prisjustering ska lämnas skriftligen senast en månad före ikraftträdandet. Motparten ska inom två veckor skriftligen bekräfta dess överensstämmelse med avtalade prisjusteringsvillkor. Av parterna godkänd prisförändring ska gälla fast ett år. 3.2.7 Fakturering Fakturan ska märkas med org kod D200 40000. Fakturering av utförd tjänst får ske per kalendermånad i efterskott. Fakturan utställs på Specialpedagogiska skolmyndigheten och sänds till Specialpedagogiska skolmyndigheten FE 249 838 80 FRÖSÖN.

10 3.2.8 Betalningsvillkor 30 dagar efter fullgjort och godkänt arbete samt erhållen godkänd faktura. Inga fakturerings- och expeditionsavgifter får debiteras. Vid försenad betalning äger Företaget rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för Specialpedagogiska skolmyndigheten. 3.2.9 Underleverantör Företaget får efter skriftligt medgivande av Specialpedagogiska skolmyndigheten anlita annan underleverantör för att utföra del av uppdrag i det fall åtagandet så påkallar. Företaget ansvarar för underleverantörers arbete lika väl som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Företaget vara fastställd genom bindande förbehåll även i förhållande till eventuella av Företaget anlitade underleverantörer. 3.2.10 Ansvar Företaget ansvarar för direkt skada, om skadan orsakats genom fel eller försummelse av Företaget, företagets anställda eller i övrigt av företaget anlitade. När Specialpedagogiska skolmyndigheten så begär ska brister i avtalat åtagande orsakade genom avvikelser från avtalade förutsättningar åtgärdas av Företaget och ska av Företaget utföras utan oskäligt uppehåll och utan tillkommande kostnader för Specialpedagogiska skolmyndigheten. 3.2.11 Försäkring Företaget ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra erforderliga försäkringar som håller Specialpedagogiska skolmyndigheten skadelös vid skada. Företaget ska styrka att ansvarsförsäkring är tecknad genom att tillställa Specialpedagogiska skolmyndigheten en kopia på försäkringsbrev, senast vid avtalstecknandet. 3.2.12 Uppföljning och verksamhetsgranskning Specialpedagogiska skolmyndigheten äger rätt, när så erfordras, att på egen bekostnad genom oberoende auktoriserad revisor företa granskning av Företagets verksamhet enligt detta avtal. Det åligger Företaget att inom skälig tid och utan kostnad tillhandahålla de uppgifter som krävs samt att assistera vid sådan granskning. 3.2.13 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter.

3.2.14 Överlåtelse av avtal Företaget äger inte rätt att överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal utan skriftligt medgivande från Specialpedagogiska skolmyndigheten. Sådan begäran får ej oskäligen förvägras. 11 3.2.15 Tillämplig lag Specialpedagogiska skolmyndigheten och Företagets rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal bestäms i sin helhet av svensk rätt. 3.2.16 Force majeure Part befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav förhindras på grund av omständighet utanför hans/hennes kontroll som denne skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Såsom sådan omständighet ska anses krig, krigsliknande tillstånd, avtalsenlig arbetskonflikt, eldsvåda, beslut från regeringen eller myndighet. Den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen underrätta motparten därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta fullgörandet av avtalad prestation. Oavsett vad som ovan anges som skäl för befrielse från avtalade förpliktelser äger motparten rätt att häva avtalet om detta medfört försening av avtalad prestation med mer än tre månader. 3.2.17 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av svensk allmän domstol. 3.2.18 Hävning Specialpedagogiska skolmyndigheten äger rätt att med en månads varsel häva detta avtal om Företaget i väsentligt hänseende inte utför sina åliggande enligt detta avtal och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran. Hävning av avtal ska ske skriftligt. 3.2.19 Avtalets ikraftträdande Detta avtal ska anses som slutet vid den tidpunkt som inträffar när Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat tilldelningsbeslut och behöriga företrädare för båda parter undertecknat två likalydande originalavtal. 3.2.20 Avtalsbilagor Följande bilagor kommer att ingå i det slutliga avtalet. Bilaga 1 Kravspecifikation och städprogram

Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav vardera parten tagit var sitt. 12 Datering och underskrifter Ovanstående villkor godkänns:... (Anbudsgivarens underskrift) Kommentar: Denna avtalsförlaga utgör tillsammans med kraven på leverantör och kraven på tjänsten underlag till det slutliga avtalet mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och leverantören. I det fall anbudsgivarens anbud antas kommer ett originalavtal tas fram. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som ovan men då kompletterat med de uppgifter (företagsnamn, kontaktpersoner, prisvillkor mm) som saknas i denna version. 4 Offererat pris Offererat pris ska lämnas som månadskostnad exkl moms för Kristian IV väg 3 i Halmstad. Priset ska inkludera utrustning och förbrukningsmaterial i den omfattning som anges i kravspecifikation i bilaga 1. 5 Anbudsutvärdering Av de anbud som lämnats av anbudsgivare som uppfyller kraven på leverantör och där kraven på städtjänsten är uppfyllda kommer Specialpedagogiska skolmyndigheten att anta de anbud som har lägst pris.