2012 04 23 SOLNA-SUNDBYBERGS BRUKSHUNDKLUBB Styrelsemöte nr 5, 2012 Tid: 10 april 2012 kl. 18:00 21.15 Närvarande: AC (Ann Carlson), TL (Thomas Lamrell), JV (Jenny Voles), HT (Helena Taxell), MB (Malin Bergh), PK (Per Källberg) Ej närvarande: AL (Annika Jaktlund), MT (Maja Thornberg), Övrig närvaro: Gunnar Bergman, TjhS, lämnar information under punkten 13, avsnittet TjhS och är i övrigt åhörare under hela i mötet. Mötet öppnas 1. Val av mötesfunktionärer - Ordförande AC. Beslut: Ann är stående ordförande med möjlighet att vid kommande möten delegera uppdraget till annan ledamot. - Justerare PK - Tidhållare PK 2. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns med tillägg av följande övriga frågor: - Renovering av fönster förs till punkt 9 - Vårmötet förs till punkt 13 - Städdagen - förs till punkt 13 - Marknadsföring - förs till punkt 17 3. Styrelseutbildning via BHK/Studiefrämjandet Beslut: AC kontaktar Studiefrämjandet för förslag på tider för en utbildning av hela styrelsen samt intresserade sektoransvariga. Avrapportering och beslut sker vid nästa styrelsemöte. För bevakning: Kommande år ska en liknande utbildning för den nyvalda styrelsen vara inbokad ca 14 dagar efter konstituerande styrelsemöte, bilaga 1 4. Hemsidan a. Hemsidans utformning MB och AJ har haft ett första möte för att diskutera hemsidans utformning med förslag om att den så långt möjligt ska utvecklas inom nuvarande ramar, ev. med tekniskt stöd från någon extern person. MB uppmanar alla att höra av sig med förslag och idéer. Beslut: MB fortsätter att jobba med att förvalta och förnya hemsidan och återkommer med förslag på hur hemsidan kan utformas. b. Medlemsblad ansvarig och innehåll i första numret Beslut: MB utses till redaktör för medlemsbladet. Medlemmarna ska uppmanas att delta med eget material. Fyra medlemsblad planeras per år med kort information/resuméer med hänvisning till fylligare material på hemsidan. I första numret bl a: - Presentation av styrelsen. OBS! Senast 17 april skickar alla ledamöter en kort beskrivning av sig själv (5 8 rader) samt ett nedladdningsbart foto i wordformat till MB. - Ordförande har ordet (stående punkt). 1
- Kort resumé av lägret i Boxholm med länk till en lägerrapport på hemsidan. PK ber Agneta att så snart som möjligt skriva en rapport med foton för publicering på hemsidan. Andra numret utkommer i slutet av maj med bl a kort presentation av sektoransvariga. Kontaktpersonerna informerar sektoransvariga om detta. JV hör med Bengt Carlson om möjligheten att, parallellt med publicering av medlemsbladet på hemsidan, kunna skicka ut medlemsbladet via mejl till medlemmarna. c. Gästboken Beslut: Gästboken tas bort från hemsidan. 6. Upprustning av klubbstugan Beslut: Styrelsen delegerar till TL och PK att se över det förslag som presenterats av Katarina Hagberg och Sandra Stor och, efter samråd med dem, besluta vad som behöver göras och vem som kan göra vad. Beslutet om elinstallationer (punkt 9) ska tas med i planeringen. 7. Befattningsbeskrivningar för sektorer och styrelse. HUS, TÄS och Agis har lämnat in sina befattningsbeskrivningar. TjhS lämnar vid dagens möte in ett redigeringsunderlag av sin befattningsbeskrivning. RUS har inte svarat. Beslut: JV renskriver befattningsbeskrivningen från TjhS och mejlar den till TL. TL ser till att få in resterande befattningsbeskrivningar och skickar ut samtliga till styrelsen för inläsning inför nästa möte. AC hör med Studieförbundet och SBK distriktet om ev mallar på befattningsbeskrivningar för styrelser. Frågan tas upp igen vid nästa styrelsemöte. 8. Ekonomisk rapport a. Balans och resultaträkning för räkenskapsperioden mars 2012. Dagens pg saldo: 86.861,98 kr. Pg per 31.3 2012: 198.263,74 kr HUS: 16.000 kr under Övriga externa kostnader är felkonterat och ska föras över till HUS kontot. Lägret i Boxholm ligger under Gemensamt och förs över till HUS kontot. Summan1500 kr under Övriga ext kostn, gemensamt resultat, ska ombokföras. JV tar kontakt med Håkan Forsberg, ansvarig för anläggningen i Boxholm där SoSu hade sitt läger i slutet av mars (info@allasporter) för återbetalning av avgift. HT skickar mejl korrespondens i frågan till JV. b. Medlemsantal per 31 mars 2012: Totalt 461 medlemmar - ordinarie 389, familj 24 och ungdom 48. 9. Elinstallationer Beslut: Delegeras till TL och PK för genomförande enl TLs förslag. Frågan tas med i beslutet om renovering av klubbstugan, punkt 6. 10. Vatten på klubben möte med kommunerna och Vasakronan Den 20.4 kommer AC och TL att möta representant för Vasakronan. Beslut: Rapport vid nästa styrelsemöte 11. Genomgång av protokoll a. Styrelsemötet 8 februari 2012 b. Årsmötet 18 februari 2012 c. Konstituerande möte 18 februari 2012 2
d. Styrelsemöte 7 mars 2012. Samtliga beslut som fattades vid det mötet den 7 mars är avrapporterade/genomförda i och med dagens möte. 12. Ersättning för agilitylärarutbildning M a a skrivelse från E-M Wergård ang agilityutbildning har styrelsen kontaktat SBK distriktet för kompletterande information. SBK distriktet återkommer med svar när frågan om agilitylärarutbildningen är färdigutredd. Beslut: Vi avvaktar besked/beslut från distriktet. E-M Wergård är informerad. Bevakning: AC 13 Rapport från sektorerna, bilaga 2 PUK Beslut: TL kontaktar Stefan ang betalning vid inköp av diesel för traktorer och gräsklippare - förskott eller inköp av diesel på fat samt att städning av klubbstugan ska tas med på listan av uppgifter vid städkvällen 25 april. Städning av klubbstugan: MB skriver inbjudan till städkvällen och lägger ut den på hemsidan samt skickar inbjudan till PK för utskrift och affischering på klubben. AC köper en ny dammsugare samt övrigt material som behövs för städningen. AC hör med MBK vad de betalar för den externa städning som de har av sitt klubbhus. Rapport lämnas vid nästa möte. TÄS Diskussion: - viktigt att få fler aktiva och att ta vara på dem som anmäler sitt intresse så att de inte tappas bort. Sektorerna bör uppmuntras att ordna träffar för sina funktionärer för att gemensamt tala om hur man kan nyttja det intresse som finns på ett bra sätt. - kan vi hjälpa varandra över klubbgränserna? - register/mejllista inom resp. sektor med intresserade funktionärer. HUS Diskussion: - vidareutbildning av instruktörer och behov av en klubbpolicy för vem, när, hur vidareutbildning kan ske. - SoSu-klubbsida på Facebook med snabb och aktuell klubbinformation. All information ska finnas lättillgänglig på hemsidan och Facebook blir en snabb, kompletterande informationskälla. Beslut: AC hör SBK-distriktet om de har någon policy som vi kan utgå från när det gäller en klubbpolicy vidareutbildning av instruktörer. PK tar, i samverkan med HUS och DIK, initiativ till en Facebooksida i SoSu:S regi Prislista vid uthyrning av planer och byggnader Beslut: AU ser över den prislista som styrelsen fattade beslut om vid mötet den 9 mars efter förslag från Maria Enryd, RUS. Vid behov tar AU ett nytt beslut i frågan. Rapport lämnas vid nästa styrelsemöte. Skrivelse från Maria Enryd ang inköp av lektrasor Beslut: RUS köper lektrasor till en summa av1.300 kr. MT, som kontaktperson för RUS kommer att informera Maria Enryd! HT meddelar MT om detta. 3
Agis Beslut: MB mejlar Agis rapporten till HT för komplettering av sektorrapporterna i den bilaga som ska läggas till dagens protokoll. MB informerar sektoransvarig/bitr sektoransvarig om de arvoden som utgår för uppdraget. TjhS Gunnar Bergman deltar i diskussionen med anledning av en skrivelse från en medlem. Beslut: För närvarande har sektorns en träningsgrupp. Skrivelsen från en medlem belyser vissa frågor som måste ses över om den ska kunna fortsätta så. Med anledning av detta kommer ett möte att hållas så snart det är möjligt med berörda personer. Från styrelsens sida deltar TL och PK. Avrapportering sker vid nästa möte. 14. Information a. HUS-möte 22 mars b. SBK-distrikets årsmöte 14 mars c. SoSu läger i Boxholm sista veckan i mars Beslut: Punkten bordläggs till nästa styrelsemöte. 15. Beslut om datum för aktiviteter/möten under 2012 Beslut: AC mejlar till styrelsen förslag på alternativa tider för kommande medlemsmöten/aktiviteter, i första hand sektorernas vårmöte. AU fattar därefter beslut om datum. Datum för övriga aktiviteter (höstens styrelsemöten, klubbens höstmöte, sektorernas höstmöte, höstens städdag samt tid för årsmötet 2013 bordläggs till nästa styrelsemöte. Då beslutas även om datum för adventsfika, ev. föreläsning etc. 16. In och utgående skrivelser a. Möte med valberedningen Beslut: De två av valberedningen (VB) förslagna tiderna för möte mellan VB och styrelsen passar tyvärr inte. TL kontaktar VB och föreslår att ett möte i samband med ordinarie styrelsemöte den 9 maj. b. In och utgående skrivelser Beslut: TL mejlar till styrelsen månadens in- och utgående skrivelser en vecka före varje styrelsemöte. 17. Övriga frågor Anmälda frågor är redovisade under andra punkter på dagordningen. 18. Nästa möte den 9 maj a. Fika ansvarig: JV b. Förhinder att närvara: TL samt ev MB 19. Mötet avslutas Vid protokollet Ordförande Justerare Helena Taxell Ann Carlson Per Källberg 4
BEVAKNINGSLISTA Besluts datum Ärenden Ansvarig Styrelsemöte nr 5, 2012 04 10 Styrelsemöte nr 5, 2012 04 10 Styrelseutbildning Varje år ska en styrelseutbildning för den nyvalda styrelsen vara inbokad ca 14 dagar efter konstituerande styrelsemöte. Ersättning för agilitylärarutbildning Vi avvaktar besked/beslut från SBK distriktet ang ansvarsfrågan, kostnader etc för utbildningen. Ordförande AC Bilaga 1 5
Bilaga 2 Rapport från sektorerna PUK, mars 2012 Ove har rensat dikena och ställt i ordning traktorn för sommar användning. Jag kollar nästan alltid av klubbens område och lokalerna vid 0815 varje morgon. Jag kommer att vilja skriva in på hemsidan till alla som är på klubben är delaktiga i att saker och material används på ett ansvarsfullt sätt och att vi alla är en del av vår klubb. Jag tänker peta ihop en arbetsordning för städkvällen, så alla kan komma och snabbt delta med det de kan och har tid. Arbetsordningen blir anslaget på hemsidan och på klubben. Jag vill att alla skall vara med på klubben och få en stark klubb känsla och gemenskap och kommer att jobba för att alla ska få utrymme för det. Jag ser inte större inköp framåt, men jag vill att styrelsen fortsätter att avsätta pengar för kommande inköp av de stora kostnaderna som blir då gräs klipparen och stora snö traktorn ej kan svetsas och hitta reservdelar mera till. Jag kommer att reparera vidare i röjsågen och kalla till röjsågs-utbildning och hoppas att det finns intresserade. Jag är själv tidigare skogs och hemmansägare och Ove har mellan mig och han muntlig överenskommelse att hjälpas åt med större reparationer. Hur vill styrelsen att löpande inköp så som drivmedel till gräs klippare och traktor.? Sist traktor tankades så körde jag till OK-Q8, och skickade kvitto till kassören. men det var för mig en engångslösning, för att det var snö och is så det var möjligt. Jag förslår att klubben tecknar ett OK-Q8 kort för de inköpen? Jätte bra Tomas att du tittar över elinstallationer. du skriver att du bifogar förslag, men det kom inget i detta mejl. Men det är inte akut så ta det vid tillfälle. /Stefan Björkman TÄS, mars 2012 Som det ser ut nu är jag osäker på om jag tänker sitta kvar som ansvarig i TÄS. Detta pga av att så få vill hjälpa till. Det som för tillfället kommer att ske är en repetition på kommenderingskursen den 3/4 samt spårtävling appellklass den14/4. Kanske några ledamöter kunde hjälpa till som spårläggare eller skrivare vid våra Lkl och Hkl spår! /Sylvia Axell Agis Hindren har nu flyttats tillbaka från ridhuset till klubben. Jag, josefine & josefin har nu gått A1:n och samtliga av oss kommer hålla kurs i vår. Kurserna kommer dra igång nästa vecka. Alla kurser vi planerat bli av; 1 grund, 1 fortsättning, 30-hinderskurs för tävlingsekipage samt två barnkurser. /Johanna Klemola 6
TjhS, mars 2012 Ingen rapport HUS, april 2012 Kurserna har satt igång, har fått lite inside från instruktörerna och det verkar gå bra för alla! Maja och Marie har satt igång sina kurser och det går bra. Tomas och jag var ju på Distriktets konferens och vi hade en del grupparbeten, alla klubbar utom Waxholm var närvarande. En sak som var genomgående vara att i princip alla tyckte att våra kurser var för långa och att dom var för billiga. Grundkurser på typ 6-8 ggr och sen kortkurser i tex inkallning, koppelträning, hundmöten etc. för dom som vill ha mer var det som dom flesta ville sträva efter. Dels för att få fler instruktörer som vill ha kurser och för att ge kursarna det dom vill ha. En del klubbar har redan börjat köra så. Det ska komma en spårspecial som Sandra, Maja och jag vill gå, om vi får :-) Vi har haft lägret, vi var inte så många men det var väldigt trevligt! Bra marker och skönt med inomhushall när det blåste och snöade! Tycker det låg bra till i tid för det är innan tävlingssäsongen startar! Vi pratade lite om ifall vi ska köra ett till nästa år i samma tid, jag va inte sugen att ordna ett igen eftersom det varit så dålig respons men kanske måste man ge det lite tid, har fått positiv respons från några som inte kunde vara med den här gången men som vill vara med framöver. Det skulle vara kul om vi kunde få med några av de mer erfarna medlemmarna som har mycket kunskap som dom skulle kunna dela med sig av. Vi försökte den här gången att få med Toni, Staffan och Sylva men Toni kunde inte och de andra var tyvärr inte intresserade. Dom som var med var väldigt nöjda och tyckte dom hade fått med sig jättemycket vilket är roligt. Vi pratade därnere om att vi borde ha en Facebook grupp för SoSu, eftersom vi inte har någon tidning så kan man där enkelt t.ex. lägga upp bilder från lägret med lite text. Det går fort att få ut information om tex städdagar, skotträning, träningstävlingar platser över på kurser eller vad det nu kan vara. Eftersom alla har ett konto så blir det inga anonyma påhopp och skulle någon orka lägga upp en sådan så kan man blocka den personen. Tror det faktiskt skulle gynna klubben en hel del där vi kan visa att det är en levande klubb där det händer saker. Ta SoSu ut i 2000-talet :-) Jag kan ta på mig att fixa gruppen och hålla lite koll på den så att det inte spårar ut. Man kan välja att ha en hemlig grupp där det som skrivs bara syns för dom som är medlemmar men det tycker jag är dumt, däremot kan man ha en öppen grupp men bara medlemmar kan skriva i den men alla kan läsa. Mvh Agneta 7