PROTOKOLL från STYRELSEMÖTE nr 7, 2012

Transkript

1 SOLNA-SUNDBYBERGS BRUKSHUNDKLUBB PROTOKOLL från STYRELSEMÖTE nr 7, 2012 Tid: 11 juni 2012 kl. 18: Närvarande: Ann Carlson, Thomas Lamrell, Helena Taxell, Maja Thornberg och Malin Bergh. Anmält förhinder: Annica Jaktlund, Per Källberg och Jenny Voles. Förkortningar: AC (Ann Carlson), TL (Thomas Lamrell), JV (Jenny Voles), HT (Helena Taxell), MB (Malin Bergh), AL (Annica Jaktlund), MT (Maja Thornberg), PK (Per Källberg). 1. Mötet öppnas 2. Val av mötesfunktionärer - Justerare, MT - Tidhållare, MT 3. Dagordningen godkännandes 4. Utvärdering av vårens styrelsearbete Efter diskussion om både det som varit bra och det som bör förbättras enas vi om att: - Lära oss av misstagen när det gäller kallelser till olika möten. - Alltid svara snabbt på de mejl som skickas inom styrelsen antingen enbart till avsändaren eller till hela styrelsen, om det särskilt efterfrågas. - AUs roll och ansvar bör tydliggöras, liksom vilka frågor som kan beslutas av AU. - Avsaknaden av en fulltalig styrelse har påverkat vårens arbete negativt. - Viktigt att solidariskt stötta varandra, t ex genom att snabbt svara på mejl och SMS samt att, om det behövs, ge stöd i genomförandet av tilldelade uppgifter. 5. Arbetsbeskrivningar för sektorer och styrelse Diskussion kring förslagen till arbetsbeskrivningar för i dokumentet Gemensamt för alla, TÄS, Agis, HUS, RUS och TjhS. -Att i arbetsbeskrivningen Gemensamt för alla lägga in: - Policy för instruktörsutbildningar - AC vidarebefordrar ett textförslag till styrelsen. - Kriterier för arvodering av sektoransvarig/biträdande sektoransvarig. - Arbetsbeskrivningar för styrelsen (ordförande, kassör, sekreterare och webbansvarig). - TL sammanställer och för in de förslag till utveckling av de olika arbetsbeskrivningarna som framfördes under diskussionen. - Före semestrarna ser AC och TL över arbetsbeskrivningarna och skickar dem vidare till respektive sektor i god tid före sektormötet den 29 augusti då förslagen ska diskuteras. 6. Hemsidan a. Medlemsbladet innehåll i juni- samt oktobernumret. AC, TL, MT, och JV skickar omgående in till Malin det material som utlovats till juninumret, där även Agneta Lundströms text om vårens läger i Boxholm läggs med. I höst kommer Medlemsbladet ut med ett nummer i slutet av oktober. Preliminärt kommer det 1

2 numret att innehålla information från tävlingssäsongen. b. Policy/riktlinjer för klubbens facebook. Fliken Om klubben på hemsidan kompletteras med klubbens policy ang facebook. MB undersöker om det går att ha en länk till facebook för snabb inloggning. 7. Upprustning av klubbstugan. AC kontaktar PK för information om hur ärendet framskrider. 8. Prislista vid uthyrning av planer och byggnader Revidering av tidigare beslut (styrelsemöte nr 4, 7 mars 2012): Då det råder en osäkerhet om vad som gäller för uthyrning av MH-banan, kommer Thomas att kontakta Maria Enryd för att gå igenom prislistan för uthyrning av MH-banan. Bilagt återfinns den överenskomna prislistan, daterad Ekonomisk rapport a. Saldo per den 31 maj: pg kr och på bg kr. b. Medlemsantal per sista maj 2012 Ordinarie medlem: 377, Familj: 22, Ungdom: 53, Totalt: 453 medlemmar c. Alla utlägg och kostnader, milersättningar och arvoden ska skickas direkt till kassören. d. Inför höstens budgetmöte med sektorerna Sektorernas budget för 2013 lämnas till styrelsen senast 30 november, diskuteras på styrelsemötet den 10 december och därefter på budgetmöte tillsammans med sektorerna den 12 december. 10. Rapport från sektorerna Agis, RUS, TÄS och TjhS rapporterade sin verksamhet vid vårmötet. Information finns i protokollet från vårmötet, Utbildning av agisinstruktör SoSu har inte budgeterat för utbildning av agisinstruktör under AC tar vid distriktsmötet den 19 juni upp frågan om kostnadsansvar för distriktets agilitylärarutbildning. 12. Genomgång av beslutspunkter i protokollet från styrelsemötet den 9 maj punkt 5: Klubbkläder: Ej avrapporterad - punkt 6: Ändring av mentalbana: Maria Enryd återkommer till AC med tid för möte med ansvarig för Ursviks motionsgård. - punkt 14: Mejladress till rallylydnaden: MB undersöker hur vi kan få fram extra mejladresser - punkt 17: Utskick av protokoll från möte med Vasakronan: Protokollet är mejlat till styrelsen. - punkt 20/22: Styrelseutbildning tidigt i höst. AC hör med Studiefrämjandet om möjliga datum i oktober och åter kommer snarast med besked. - punkt 24: Sophämtningen 2

3 Frågan avhandlades vid vårmötet den 5 juni - punkt 24: Inköp av pirra - klart - punkt 24: Inköp av städmaterial. Agneta köper ångmopp - klart - punkt 24: Städning av klubbhuset. Avvaktar om nuvarande lösning fungerar. Utvärdering i början på hösten. 13. Fastställande av kvarstående datum för aktivitet/möten under 2012: a. Sektormöte den 29 augusti kl (ersätter det inställda vårmötet). HT informerar sektorerna. b. Städkväll med grillning den 4 september kl och framåt c. Adventsfika den 9 december kl Agneta Lundström ansvarar. d. Budgetmöte med sektorerna den 12 december kl Detta möte ersätter det tidigare beslutade höstmötet för sektorerna (styrelsebeslutet 9 maj om ett höstmöte den 22 november utgår alltså) 14. Utvärdering av vårmötet 5 juni 14 medlemmar inkl styrelsen deltog vid vårmötet. Positivt att valberedningen tittar närmare på de olika förslagen ang. engagemanget på klubben och idén om en ev. annan sammansättning av styrelsen. 15. Planering/förberedelser inför kommande möten TÄS planerar ett möte för att diskutera bemanningen inför och under höstens tre tävlingar (apell, lydnad och sök). - Sektormötet den 29 augusti kommer att ha fokus på arbetsbeskrivningarna. - MT ansvarar för att ta fram en föreläsare till höstmötet den 10 oktober för att öka antalet medverkande medlemmar. 16. Icke medlemmars träning på klubben Det är upp till varje brukshundklubb att bestämma om icke medlemmar ska få träna på respektive klubb. Grundregeln är att alla SBK:s medlemmar är välkomna att träna på vår klubb. I de fall grupper regelbundet tränar på klubbens planer bör deltagarna vara medlemmar i klubben. Externa utbildningar ska inte genomföras på klubbens planer utan föregående godkännande av styrelsen. Informationen om icke medlemmars träning på klubben ska läggas ut på hemsidan under fliken Om klubben. 17. In- och utgående skrivelser Klubbens remissvar till Sundbybergs kommun ang. bidragsregler till ideella organisationer: SoSu BK har inga kommentarer till kommunens remissförslag. 18. Övriga frågor a. Internet till kansliet i samband med tävlingar I samband med tävlingar behöver TÄS vara uppkopplade till Internet/SBK tävling. MB återkommer med förslag på hur det enklast kan lösas. 3

4 b. Förfrågan om uthyrning av agilityplanen för extern kursverksamhet Avslag med motiveringen att det rör sig om konkurrerande kursverksamhet. c. Deltagande i Allmänlydnadskurs light Klubben betalar kr för Helen Nylanders utbildningen i Allmänlydnad light. Helen Nylander skriver underlag till ett rekommendationsbrev som skickas till AC. d. Behov av omgående reparationer på klubben Taket ovanför PUK måste lagas, fönster i klubbstugan måste kittas och belysning på planerna bytas ut. TL gör en sammanställning de reparationer som behöver göras omgående så att olika hantverkare kan kontaktas för kostnadsförslag. 19. Nästa möte den 20 augusti a. Fika ansvarig: TL b. Ev förberedelser 20. Mötet avslutas - klockan Vid protokollet Ordförande Justerare Helena Taxell Ann Carlson Maja Thornberg BEVAKNINGSLISTA Beslutsdatum Ärenden Åtgärdat Ansvarig Styrelsemöte nr 5 Styrelseutbildning Varje år ska en styrelseutbildning för den nyvalda styrelsen vara inbokad ca 14 dagar efter konstituerande styrelsemöte. Styrelsemöte nr Ersättning för agilitylärarutbildning Vi avvaktar besked/beslut från SBK distriktet ang ansvarsfrågan, kostnader etc för utbildningen. AC AC Styrelsemöte nr 6 Datum för aktiviteter hösten Budgetmöte: Datum ska fastställas i höst för ett möte i december. Styrelsemöte nr 7 AC/JV : Budgetmöte 12 december

5 Bilaga Prislista Solna Sundbybergs Brukshundsklubb Rev Uthyrning av planer och byggnader (gäller för tex utbildningar i distriktets regi) Apellplaner 500 kr Agilityplan med hinderpark 1500 kr Klubbstuga 500 kr Teorisal 100 kr Uthyrning av MH-banan där inte SoSu BK står som arrangör Avser uthyrning av materiel, klubbstuga och toalett. 850 kr 600 kr. exkl. pistol, skott och scanner Uthyrning av MT-banan där inte SoSu BK står som arrangör Avser uthyrning av materiel, klubbstuga och toalett kr 750 kr exkl. pistol, skott och scanner Deposition för hyra av MH- och MT-bana 500 kr Täcker inte depositionsavgiften kostnad för återställande av bana och material och/eller vid förlust av material debiteras, överskjutande kostnad hyrestagaren. Uthyrning av MH-banan där SoSU BK står för det totala arrangemanget 5000 kr Uthyrning av MT-banan där SoSu BK står för det totala arrangemanget 5500 kr Uthyrning av MT- och MH-bana för utbildningar av mentalfunktionärer Avser uthyrning av materiel för både MH- och MT-bana, klubbstuga, toalett och teorisal kr/dag Deposition för hyra av MH- och MT-bana 500 kr Täcker inte depositionsavgiften kostnad för återställande av bana och material och/eller vid förlust av material debiteras, överskjutande kostnad hyrestagaren. 5