Svenska Brukshundklubbens Utskott för organisation

Transkript

1 Svenska Brukshundklubbens Utskott för organisation Protokoll 4/2016 Datum: Tid: 19:30-21:00 Plats: Närvarande: Ordförande Telefonmöte Helén Wallman Rolf-Göran Asplund Ragnar Bergståhl Dag Brück Ann-Git Rammus Ange ev. nedan Anmält förhinder: LET Andersson Från kansliet: - Övriga deltagare: - Justerare: Vid protokollet: Ann-Git Rammus Postadress: Box 4, Farsta - Besöksadress: Fryksdalsbacken 20, Farsta Tel: Organisationsnummer: Svenska Brukshundklubben

2 39 Sammanträdets öppnande Helén Wallman hälsade de närvarande välkomna och förklarade sammanträdet öppnat kl. 19: Val av sekreterare Ann-Git Rammus valdes till mötessekreterare. 41 Val av protokollsjusterare valdes att jämte mötesordföranden justera dagens protokoll. 42 Föregående protokoll Ojusterat protokoll 3/2016 gicks igenom och lades till handlingarna. 43 Ekonomi Utfallet per den 31/ genomgicks. Konstateras att det finns en risk för att budgeten spräcks när det gäller föreningscoachernas aktiviteter. Utfallet kontrolleras igen innan sommaren och eventuellt förslag på ändring kan genomföras till augustimötet. 44 Rapport från utskottsgrupperna Utskottsgrupp Stadgar Inget att rapportera. Utskottsgrupp Etik och policy Dag rapporterar att det varit spännande nu. Arbetsgruppen jobbar vidare. Ett delbetänkande har tagits fram när det gäller tolkningen av den etiska policyn som är fastställd Det har inkommit en hel del synpunkter när det gäller tolkningen. Kontakt ska tas med SKK för att tydliggöra deras syn på när det gäller ideellt arbete kontra kommersiellt. Eventuellt kommer en översyn av den etiska policyn att göras. Gruppen Uppdrag förtydligande av etisk policy Annika Hansson har meddelat att hon avgår från gruppen den 19 april. Hemsidan behöver uppdateras med aktuella namn enligt nedan: Dag Brück Carola Haag Staffan Nordin Karin Sejnell Utskottsgrupp Föreningssupport Christer rapporterar att vi har 13 nya föreningscoacher, vilket innebär totalt 22 st. De nya examinerades 9 april. Den nya gruppen som har examinerats kändes väldigt bra. Det blir en rivstart eftersom det droppade in flera uppdrag och fanns flera som låg och väntade. Det planeras en återträff till hösten. Alla har fått sin e-postadress hos Svenska Brukshundklubben. Ragge har en diskussion med kansliet om hur det ska rapporteras in ärenden. Beställningsblankett ska finnas på hemsidan. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 2 av 5

3 Fram tills arbetsbeskrivningen är klar så ska Katarina skicka vidare beställningen till Ragge. Det är viktigt att upprätthålla en kommunikation runt ärenden som berör distriktet/rasklubbarna. Ragge informerade att han har access att komma åt medlem online på riksnivå. Detta behövs för att kunna serva coacherna Utskottsgrupp Ledarutveckling L1, L2, L3 och L4 som vi bedriver tillsammans med Studiefrämjandet i samarbete med Ann-Marie Folkesson fortgår. När det gäller ledarutveckling på central nivå så förhandlar Ragge nu med Studiefrämjandets riksorgansation för att få mer medel. Detta skulle kosta kr. Målsättningen är att vi kan landa i ett förslag till augustimötet. Beroende på hur detta utfaller så får vi ta beslut på fortsatt arbete. Utskottsgruppen får då räkna på hur mycket det skulle kosta per person och eventuellt lägga in detta i 2017 års budget. Utskottsgrupp Kärnvärden/Värdegrund Kärnvärdena måste propageras för. Informationen måste komma fram. Presentation kommer att finnas tillgängligt för klubbarna på vår hemsida. I samband med projektet 100 år/ medlemmar så jobbar Olof vidare med kärnvärden; Samhörighet, Behov och Kompetens. Avsikten är att respektive klubb skapar en gemensam värdegrund utifrån kärnvärdena. Roffa har gjort ett presentationsmaterial som Olof måste få. Roffa ansvarar för detta. Här ska den vanliga SBK-loggan användas. När vi använder detta i utbildningsmaterialet kan FC-loggan användas. Ragge gör detta klart och skickar till Sanna för publicering. Utskottsgrupp Målstyrning Kursmaterialet tas fram, med korrekt logga. 45 Att göra listan Listan genomgicks. Redaktionell revidering av stadgar (2009) med anledning av fel eller otydligheter är fortfarande inte klar. Gås igenom i Göteborg. FAQ rörande stadgefrågor är inte klar. Gås igenom i Göteborg. Utskottet och föreningscoacherna har identifierat ett behov av tillgång till medlems- och funktionärsregistret. Vid flera tillfällen har man behövt komma i kontakt med förtroendevald eller funktionär i lokalklubb/rasklubb och inte kunnat hitta kontaktuppgifter. Behovet som finns är en tittabehörighet i registret. Utskottet tar på sig att fråga om vad en sådan behörighet skulle kosta att ta fram. Helén anmäler in behovet under november. Åtgärdat. Ragge har tillgång till medlemsregistret. Det efterfrågas checklistor om hur man ska/kan göra i olika situationer. Kanske borde det även tas fram en FAQ för allmänna föreningsfrågor. Frågan följs upp i samband med fysiska träffar med utskottet och föreningscoacherna. Anders Dahlstedt har fått i uppgift från föreningscoacherna att ta fram förslag på ny logg för föreningscoacherna. Denna logg bör kunna utgöra underlag för en FAQ. Grupparbeten genomfördes under Justeras: Ordförande Justerare Sidan 3 av 5

4 föreningscoachutbildningen och frågeställningar här kan även de utgöra grund till FAQ. Uppdrogs till Roffa att hantera frågan. Loggen kommer att hanteras vid bokningarna. Uppföljning sker under hösten. Presentationsmaterial för Föreningsutveckling, gås igenom presenteras i slutet av augusti. Ragge och Roffa tar fram ett första förslag innan årsskiftet. Ragge tar ansvar för frågan. Nytt utskick av policydokument för Svenska Brukshundklubben och information om Kärnvärden skall skickas ut till rasklubbar, distrikt och lokalklubbar. Kopia ska gå till utskottet. Ragge skickar lista på policydokument till Ann-Git som ansvarar för utskick. En genomgång av namngivningen på olika policys behöver göras och ta fram ett förslag till likriktad namngivning. Ann-Git har detta uppdrag. Arbetsgruppen FC Utveckling fick i uppdrag att se över utformning och rutiner för föreningscoachernas uppdragslogg. Arbetsgruppen FC Utveckling fick i uppdrag att se över utformning och rutiner för föreningscoachernas uppdragslogg. Arbetet fortlöper. Slutförs i maj. Arbetsgruppen FC Utveckling fick i uppdrag att se över rutiner i samband med konfliktärenden för föreningscoacherna. Detta kommer att utföras i samband med inplanerat möte. Åtgärdat Två coacher ska tillsammans titta på konfliktärenden. Arbetsgruppen FC Utveckling fick i uppdrag att se över prislistan och lägga fram ett förslag till tydligare prislista för föreningscoachernas tjänster. Uppdrogs till Helén att tillfråga FS om hur arbetsgivaravgiften ska hanteras. Tidigare beslut gällande priser gäller. Uppdraget tas bort. Förväntansdokumenten från första kurstillfället för föreningscoacherna behöver sammanställas. Deltagarna får tillbaka dessa i april och redovisar kring detta. Åtgärdat. 46 Uppdrag årets kongress - motioner Helén ser över om det finns behov av närvaro från utskottsgruppen etik och policy. 47 Utvärdering omorganisation samt utredning ny organisation Maud Sjölin och Kirsten Silow Örnberg är igång med arbetet. 48 Översyn kring rutiner och riktlinjer anmälningar Översynen är genomförd och nytt förslag kring rutiner och riktlinjer anmälningar kommer att skickas till utskottet och till förbundsstyrelsen. 49 Målrapportering Helén skickar ut förslag till utskottet. 50 Inplanerade möten och aktiviteter Nästa möte Utskottsmöte telefon kl. 19: Utskottsmöte telefon kl. 19:30 Preliminärt fysiskt möte den 21 oktober. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 4 av 5

5 51 Övriga frågor Förslag om att informera om FC på rasklubbsträffen fredagen före kongressen. Avstämning sker med Kirsten att tid finns. Diskussion fördes gällande omorganisation i utskottet. Samtliga uppmanades fundera till nästkommande möte. 52 Omedelbar kommunikation av ärenden Roffa översänder material om kärnvärden till Sanna och Olof. 53 Sammanträdets avslutande Mötesordförande tackade de närvarande och förklarade sammanträdet avslutat kl. 21:38. Justeras och vid protokollet: Justeras: Helén Wallman Mötesordförande Det justerade protokollet redovisar vad som avhandlats på sammanträdet. Beslut som fattats kan dock bli föremål för ändring av Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse (FS). Justeras: Ordförande Justerare Sidan 5 av 5