STYRELSEMÖTESPROTOKOLL. PROTOKOLL från STYRELSEMÖTE nr 12, SOLNA-SUNDBYBERGS BRUKSHUNDKLUBB

Transkript

1 STYRELSEMÖTESPROTOKOLL SOLNA-SUNDBYBERGS BRUKSHUNDKLUBB PROTOKOLL från STYRELSEMÖTE nr 12, 2012 Tid: 10 december 2012, kl. 18:00 ca Närvarande:, TL, JV, PK, MB och HT Anmält förhinder: MT Förkortningar: Ansvariga: (Ann Carlson), TL (Thomas Lamrell), JV (Jenny Voles), HT (Helena Taxell), MB (Malin Bergh), MT (Maja Thornberg), PK (Per Källberg). 1. Mötet öppnas kl Val av mötesfunktionärer - Justerare HT - Tidhållare PK 3. Dagordningen godkänns med följande tillägg: Hemsidan och medlemsbladet Rally, erfarenheter samt dv. annat. Rallyn läggs till under Rapport från sektorerna Verksamhetsbeskrivning och verksamhetsplan 4. Rapport från sektorerna, se bilaga 2 Beslut angående rallyn: a. SoSu kommer fr.o.m att ha en rallylydnadskommitté som lyder direkt under styrelsen. Barbro Grunding Arnsjö, Lise-Lotte Hallberg, Veronica Hübner och Helena Taxell ansvarar tills vidare för rallyverksamheten. b. Rallyns material ska förvaras på sådant sätt att medlemmarna i olika träningsgrupper lätt kan få tillgång till det. Nytt lås kan komma att behövas om det blir i teorisalen. c. Prova På dagen i februari hålls i en inomhushall. Både medlemmar och icke medlemmar kan anmäla sig. Deltagarna betalar 200 kr. Kostnaden för hallhyran debiteras klubben. hör med distriktet vad som gäller om någon skada inträffar under Prova På dagen och den/de berörda inte är medlemmar i klubben. d. Barbro kommer att vara kursledare för de fyra inplanerade rallykurserna som planeras under HUS sköter kursadministrationen. e. Rallyn är i stort behov av flera instruktörer och frågan om utbildning av flera instruktörer ska lyftas med HUS och klubbens övriga instruktörer.

2 5. Viktiga datum inför våren: - Vårmöte, 14/5 kl Städdag, öppet hus lör 18/5 kl HUS, första instruktörssatsningen 2013, den 24/3. - Sektorsmöte, mån 3/6 kl Samkvämskväll, tis 5/3 kl 19, kollar ev medverkan av Eva Bodfält - Styrelsemöten fram till årsmötet: 14/1, 11/2 - Årsmöte, 23/ kl Styrelseutbildning ska kolla med studiefrämjandet om datum för utbildning av den styrelse som väljs vid årsmötet den 23 februari. 7. Diskussion om inköp av bildkanon och PA Frågan om inköp av en bildkanon (en projektor kopplad till en dator) och PA (public adress är en ljudanläggning), huruvida bildkanonen ska ha en fast motering eller vara lös och inlåst för att kunna användas i flera lokaler diskuteras. Beslutas att frågan ska tas upp på budgetmötet den 10 december samt att Maja T till nästa styrelsemöte ska återkomma med kostnaden för en bildkanon. Kostanden för dessa inköp ska belasta 2013 års budget. 8. Hemsidan och medlemsbladet Beslut: Ulrika Fagerberg, HUS, ges tillgång att administrera hemsidan i frågor som rör HUS. Rallykommittén ska presenteras på hemsidan under fliken Sektorer. Nästa Medlemsblad har manusstop 5/3. Det ska innehålla en presentation av de olika tränings- och tävlingsaktiviteter som bedrivs på klubben. 9. Verksamhetsberättelsen för 2012 och verksamhetsplan för 2013 TL skickar ut en påminnelse till sektorena om att deras verksamhetsberättelse och verksamhetsplan ska vara sekreterarmailen tillhanda den sista december. 10. Ekonomisk rapport a. Balans och resultaträkning för räkenskapsperioden (senaste månaden) PG Plusgiro ,27 kr Sparkonto ,74 kr b. Medlemsantal per den sista i månaden före mötet. Ordinarie: 369 st Familjemedlemmar: 23 st Ungdomsmedlemmar: 1 st Hundungdom: 51 st Totalt: 444 medlemmar Medlemmar på vår Facebook sida: 111 st 11. In- och utgående skrivelser Kallelse till budgetmöte och påminnelse Påminnelse om sektorernas verksamhetsberättelsen och verksamhetsplan gick ut

3 12. Övriga frågor Inga övriga frågor har inkommit. 13. Genomgång av protokoll från senaste styrelsemöte Inkl avrapportering av åtgärdade beslut som inte tas upp under annan punkt i dagordningen Se Bevakningslista i bilaga Bordlagda ärenden Styrelsen har inga bordlagda ärenden. 15. Nästa möte den 14 januari 2013 Fika ansvarig: MT 16. Mötet avslutas kl Vid protokollet Ordförande Justerare Per Källberg Ann Carlson Helena Taxell

4 Bilaga1 Avslutade ärenden BEVAKNINGSLISTA Otydlig rutin med SBKs kreditnotor Ansvarig HT JV JV ska ta kontakt med SBK angående hantering av kreditnotor från tävlingar JV har pratat med föregående kassör och fått klarhet i hur kreditnotorna ska hanteras. Ärendet stängs Kriterier för arvodering av sektoransvarig/bitr. sektoransvarig c. TL lägger in kriterierna i sektorernas gemensamma arbetsbeskrivning Tomas har inte gjort det Tomas har lagt till det. Punkt C tas bort Möte med TJHS Rapport från möte med TjhS/GB. PK och JV (IP/BP) : Möte bestämt till den 26 nov : Sektorn läggs vilande från Gunnar Bergman fortsätter att ha träningsgrupper. Medlemmar som är intresserade av att gå kurs hänvisas till distriktet. Ärendet stängs Ekonomiska redovisningar b. Eventuella synpunkter från revisorerna på de ekonomiska redovisningarna under året,(informations punkt) : Inga synpunkter har inkommit. JV ska höra av sig igen innan 11/ : Revisorerna har inga åsikter på löpande bokföringen och kan inte ha åsikter innan de får den slutliga bokföringen. Ärendet stängs TL JV

5 Hundhållning i Solna. Ett kommunalråd i Solna har önskat kontakt med klubben för att samtala om vad som behöver göras ang hundhållningen i Solna stad, t ex hundrastgårdar, hundhållning och eventuella frågor kring hundar och om att vara hundägare i Solna stad. Styrelsemöte nr 9, Styrelsemöte nr 9, Beslut: har bokat ett medlemsmöte onsdag 14/11 klockan 19:00, Kommunalrådet och Råsta hundförening kommer också att delta för ett samtala kring dessa frågeställningarna. Kallelse går ut i Medlemsbladet och man måste anmäla sitt intressse att delta till ordförande : Punkten inträffar 14 nov : Mötet ställdes in pga bristande intresse hos våra medlemmar. Punkten stängs. Information att lägga till i styrelsens arbetsbeskrivning Styrelsen ska vid sista mötet varje vår och höst bestämma datum för klubbens gemensamma aktiviteter under den kommande hösten/våren (medlemsmöten, sektormöten och städdagar/kvällar) och skriva upp dem på kalendern i klubbstugan samt på hemsidan : TL för in det i styrelsens gemensamma arbetsbeskrivning : TL har gjort det. Punkten stängs. Styrelsens arbetsbeskrivning ska innehålla en sammanställning av de löpande uppgifter som ingår ett uppdrag och hur/när de ska utföras : sammaställer lista och ger till TL för infogande i arbetsbeskrivningen : har gjort det. Punkten stängs. TL /TL

6 Erfarenheterna från mötet den 8.11 om rallylydnaden på klubben Då Helena T inte kunde närvara pga. plötslig sjukdom beslutas frågan avhandlas på mail. Underlaget som bifogats frågan är inte tillräckligt tydligt formulerat för att styrelsen, utan HT, skulle kunna ha en saklig och informativ diskution : Styrelsens beslut ang rallyn: a) SoSu kommer fr.o.m att ha en rallylydnadskommitté som lyder direkt under styrelsen. Barbro Grunding Arnsjö, Lise-Lotte Hallberg, Veronica Hübner och Helena Taxell ansvarar tills vidare för rallyverksamheten. b) Rallyns material ska förvaras på sätt så att medlemmarna i olika träningsgrupper lätt kan få tillgång till det. Nytt lås kan komma att behövas om det blir i teorisalen. c) ProvaPå-dagen i februari hålls i en inomhushall. Både medlemmar och icke medlemmar kan anmäla sig. Deltagarkostnad: 200 kr. Kostnaden för hallhyran debiteras klubben. hör med distriktet vad som gäller om någon skada inträffar under ProvaPå-dagen och den/de berörda inte är medlemmar i klubben. d) Barbro är kursledare för de fyra inplanerade rallykurserna som planeras under HUS sköter kursadministrationen. e) Rallyn är i stort behov av flera instruktörer och frågan om utbildning av flera instruktörer ska lyftas med HUS och klubbens övriga instruktörer. Punkten stängs Inkomna ärenden Styrelsen beslutar att vi ska ha en rallykommitté i enlighet med bilaga 3. HT ska ta upp frågan om försäkringsskydd vid rallyns Prova På dagar med distriktet Nya styrelsens utbildning. ska kolla datum med studiefrämjandet Diskussion om inköp av bildkanon och PA. Bildkanon är en projektor kopplad till en dator och PA, public adress, är en ljudanläggning. MT Frågan ska tas upp på budgetmötet och Maja T ges i uppgift att efterforska pris och användning. Ev fast montering eller helt lös och inlåst Hemsidan och medlemsbladet Styrelsen beslutar att ge Ulrika Fagerberg tillgång till att administrera hemsidan i frågor som rör HUS Verksamhetsberättelsen och verksamhetsplan TL skickar ut en påminnelse till sektorena om att deras verksamhetsberättelse och verksamhetsplan ska vara sekreterarmailen tillhanda den sista december Hemsidan och medlemsbladet Styrelsen beslutar att Rallykommittén ska vara representerad på hemsidan Hemsidan och medlemsbladet MB TL MB HT MB ska ges underlag för att lägga information om rallyn på hemsidan.

7 Pågående ärenden Kriterier för arvodering av sektoransvarig/bitr. sektoransvarig b. Kontaktpersonerna kontaktar sin respektive sektor (JV kontaktar TjhS) kring följande fråga: Har sektoren behov av fler arvoderade personer för att därmed dels avlasta sektoransvarig, dels uppmuntra fler att engagera sig i sektorns arbete Svar ska lämnas före nästa styrelsemöte som ligger den 12 november AGIS: sektoransvarig, Agis har svarat att de inte har behov TÄS: Saknar ansvarig, frågan ska behandlas 22 nov. TJHS: Ställer sig positiv till fler arvoderade personer RUS: Maja är frånvarande HUS: Agneta har inte svarat på frågan TÄS: Toni har inte hunnit ta ställning i frågan TJHS: lagd på is RUS: Maja är frånvarande HUS: Agneta ska inkomma med svar. RALLYN: har inte hunnit ta ställning i frågan Policy för instruktörsutbildning och TL skriver ett förslag till slutlig policy som också omfattar agility och rallylydnad. Förslaget skickas via mejlen till styrelsen för synpunkter och beslut. TL lägger in policyn i sektorernas gemensamma arbetsbeskrivning. MB JV MT PK /TL Tomas och Ann har inte gjort det Tomas och Ann har gjort den och den är påväg att skickas till övriga styrelsen.

8 Styrelsens arbetsbeskrivning Till nästa (1211) styrelsemöte redigerar berörda ledamöter (ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare, webbansvarig och medlemsansvarig) sina arbetsbeskrivningar så att de blir så tydliga att de kan vara till hjälp för för den som vid tillfälle ska ta över uppdraget Ordförande: Inte klar Vice ordförande: Inte klar Kassör: Inte klar Sekreterare: HT och PK har bifogat sekreterarens uppgifter Webbansvarig: Klar, ska skickas till styrelsen. Medlemsansvarig: Inte klar, kontaktar Bengt för uppdatering Ordförande: skickad till övriga styrelsen. Vice ordförande: inkluderad i ordförandes. Kassör: Inte klar Protokollsekreterare: Skickad till styrelsen. Övriga sekreteraruppgifter: Inte klar Webbansvarig: Skickad till styrelsen. Medlemsansvarig: Inte klar, kontaktar Bengt för uppdatering Behoven av reparationer på klubben TL JV MB Bengt K TL a, Byte av lampor på planerna, PK har efter samtal med PUK skjutit upp arbetet tills tjälen stabiliserat marken : Skylift hyrs på Itex rental AB i bromma. Konto finns : Arbetet är inte gjort. TL skickar renoveringsbehoven vidare till PUK för kontakt med Inge Eriksson : TL har inte gjort det. PK ska ge Inges adress till TL. Om Inge inte kan görs en vidare förfrågan : Förfrågningar är skickade till två entrepenörer Securitas träning på klubben träffar i december representanter för Securitas för att gå igenom de praktiska frågorna kring överenskommelsen: pris, tider, dagar, SBKs dressyrpolicy m.m. Securitas ska också ha ett informationsmöte för klubbens medlemmar där de berättar om sin hundverksamhet. Securitas träning på klubben börjar våren PK TL : inträffar i dec : Mötet har inte blivit av. Ann vi inväntar Securitas initiativ Mejladress till rallylydnaden PK förbereder kommande mejladress ang rallylydnaden. Avvakttar med att öppna mejladressen till dess frågan om rallylydnades hemvist på klubben är klarlagd : har fixat detta, PK kollar att den finns på hemsidan, se ovan : Den finns inte på hemsidan

9 Klubbens logotyp på medlems privata kläder. PK och ansvarar för att typsnitt, SoSu logotypen och färgförslag skickas till styrelsen inför nästa möte : Frågan förtydligas till: Hur stor ska loggan vara? Dia. 80mm Vilka färger ska den beställas i? Färgsatt logga. Ska det finnas en text? ja, för ryggtryck. Typsnitt Calibri. 24 cm bred, Gul i samma färg som det gula i loggan. PK Styrelsemöte nr 9, SOLNA-SUNDBYBERGS BRUKSHUNDKLUBB Hur många ska vi köpa? Ev 50 minimum. Köp 50 eller minimum. Kolla om det går att trycka på egna befintliga kläder : PK har inte gjort det. Sektorerna tipsas om att de kan utveckla sina arbetsbeskrivningar genom att i den dagliga verksamheten kontinuerligt revidera / utveckla sina arbetsbeskrivningar genom att skriva ner vad de gör och hur de gör det. Detta tas upp på sektorernas Vårmöte 14/ : Frågan har inte inträffat

10 Bilaga 2 Rapport från sektorerna: Rapport från AGIS Inget särskilt att rapportera från AGIS just nu. Rapport från TÄS har haft möte med Sylvia Axell, Elizabeth Skantz och Toni Bergman i ett försök att starta upp TÄS sektorn igen. har även haft ett möte med bara Toni Bergman och de har kommit fram till att Toni skall ta över sektorsansvaret. kommer att själv vara kvar i sektorn och Sylvia och Elizabeth kommer att hjälpa till så mycket det har möjlighet till. kommer att göra budget och verksamhetsplan för TÄS 2013 och Sylvia hjälper till med årets tävlingsresultat. Vi har också bestämt att ha en appellspårtävling och en lydnadstävling klass 1-2 i vår. Rapport från TJHS TJHS har lagts vilande från och med 1 december Rapport från PUK Stefan har frågat två entrepenörer om offerter för det renoveringsarbete som behöver göras på husen. Svar väntas efter nyår. Snö röjning är i drift. Byte av lampor på planerna är ej gjorda, men så fort det fryser på och blir ett bra underlag är det tänkt att det ska genomföras av mig och Per K och eventuellt handräckning av Gunnar B. För 2013 behöver klubben fondera mera medel för att investering i ny maskiner eller maskin som klarar allt behov. Den gamla maskinparken behöver mycket handpåläggning och kan gå sönder så det inte är ekonomi i att reparera. Rapport från RUS Rus har inte lämnat info. Rapport från HUS HUS- möte den 17 december. I övrigt är det inget att nämna. Rapport från Rallyn Minnesanteckningar från möte i rallykommittén den 29 november 2012 Närvarande: Barbro, Lise-Lotte, Veronica och Helena. 1. Styrelsen är positiv till idén om en rallykommitté under styrelsen under 2013 och att kursadministrationen ligger kvar på HUS. Synd att frågan om behovet av nya skylthållare blev lite felformulerad så att fokus kom på fel sak. Vi får bli tydligare med att det behöver köpas in flera skyltar om vi ska kunna hålla både kurser och flera parallella träningar samtidigt. Att de nya skylthållarna sedan är bättre och väger mindre är ytterligare en bonus. Minst 20 skyltar till behövs. Teorisalen, med ett nytt bättre lås, eller Victor Hanson är bäst placering av rallymaterialet eftersom vi behöver plats inomhus för att lägga upp banor, sortera skyltar och placera i hållarna inför träningar och tävlingar. Helena tar upp lås-frågan med styrelsen.

11 2. Budget för 2013 diskuteras utifrån Barbros förslag. - Vi enas om att hålla en Prova på dag inomhus på Stockholms Hundsportceenter under februari. Hyran av bana är 350 kr/timme, totalt 700 kr för två timmar. Vi begränsar inte deltagarantalet utan ser hur intresset verkar bli. 200 kr/deltagare, ingen extra kostnad för deltagarna p gr a inomhusaktiviteten - den får ses som en investering i en aktiv medlemsrekrytering. Den andra Prova på dagen läggs på klubben i månadsskiftet aug/sept. Båda Prova på dagarna bör om möjligt hållas några dagar innan kurstelefonen öppnas för vår- resp hösttermin Helena och Veronica håller i Prova på dagarna med stöd och hjälp av Barbro. Liselotte sköter det praktiska. Helena kollar med styrelsen om vi kan ta emot icke klubbmedlemmar på Prova på dagarna. Det borde vara så ur rekryterignssynpunkt, men vilka försäkringar gäller då vid ev olycka? - Två Grundkurser, åtta kurstillfällen och max 6 deltagare/kurs. Föreslagen kurskostnad för 2013 är 1200 kr/deltagare. Helena kollar med styrelsen om den föreslagna höjningen av kursavgifterna gått igenom. HUS sköter administrationen av kurserna och Barbro är kursledare. - Två Fortsättningskurser, 4 kurstillfällen och 6 deltagare per kurs. HUS sköter administrationen av kurserna och Barbro är kursledare. - Ett KM i månadsskiftet aug/sept. 75 kr i anmälningsavgift. Kostnad för domare, skrivare, priser, mat för arbetande peronal/domare m.m. beräknas till ca 1500 kr. Barbro ansvarar för att ordna domare/skrivare och kollar med Lotti i Österåker om vilka domare/skrivare som finns tillgängliga. Hittar vi ingen domare kan Helena kolla om Aase Tronstad från MBK kan ställa upp som domare. - En svag punkt i rallyns utveckling på klubben är att vi bara har en rallyinstruktörer. Vi kan hamna i ett läge där vi under 2013 behöver ta in ytterligare en extern instruktör för att klara kurserna. Barbro kollar med Lotti i Österåker om hon vet vilka instruktörer på andra klubbar i distriktet som är intresserade av att ta extra kurser. - Utbildning av ytterligare rallyinstruktörer på klubben är mycket viktigt för rallyns utveckling på klubben. Barbro kollar med Lotti i Österåker när distriktet planerar nya instruktörsutbildningar och vad klubbens kostnad är för att skicka deltagare dit. Också kolla med HUS och klubbens allmänlydnadsinstruktörer om det finns någon som är intresserad att bli rallyinstruktör Barbro gör förslag till budget för 2013 som ska skickas till styrelsen senast den tillsammans med verksamhetsplanen. - Helena kollar med styrelsen när vi har möjlighet att använda 2013 års budget för att göra nödvändiga inköp. Träningsgrupperna och öppenträningen förutsätter att vi snabbt kan köpa in mer material (enl budget) och ha en lämplig placering av materialet så att medlemmarna i träningsgrupperna kan komma åt det. 4. Veronica reviderar förslaget till verksamhetsplan för Kanske bör det också stå något om att instruktörsfrågan är en sk kritisk framgångsfaktor för rallyn på SoSu?? Verksamhetsplanen ska skickas tillsammans med budgeten och vara styrelsen tillhanda senast den Information till medlemmarna. - I Medlemsbladet som kommer ut våren 2013 ska vi skriva om rallyn och bl a informera om var medlemmarna kan hitta information om aktuella rallyaktiviteter.

12 - Rallyns verksamhetsplan för 2013, kommittens medlemmar och mejladressen ska ligga på hemsidan under en ny rubrik Rallylydnad, under huvudrubriken Sektorer. Information om kommande kurser ska ligga under rubriken Kurser. Information om träningsgrupper, öppenträning och KM under rubriken Träning. Allt som är datumsatt ska in i Kalendern. - Information om kommande aktiviteter ska också löpande läggas ut på Facebook. - Fram till dess vi vet om minnesanteckningarna från kommittéens möten kan läggas ut på hemsidan ska anteckningarna kopieras och sättas in i en pärm i klubbstugan. Fr.o.m kommer Lise-Lotte att svara för att löpande information lämnas till hemsidan/webbmaster och se till att pärmen i klubbstugan fylls på. Fram till dess fixar Veronica pärm och de första anteckningarna till klubbpärmen och Helena sköter kontakten med webben. - De medlemmar som vill anteackna sig på en gemensam mejllista för rallyn kan få gemensam information mejlad till sig. 6. SM i rallylydnad ligger i Skåne september Distriktet har fått ett förslag till reviderade rallylydnadsreglerna. Förslaget ska disksuteras på ett distriktsmöte den 10 december. Vi går igenom ändringsförslagen och lägger till ett antal nya punkter. Barbro och Veronika deltar på mötet. 8. Styrelsens fråga om arvodering av sektoransvariga bör också att gälla rallykommittén. Vi tog inte ställning till hur bäst skull kunna göras inom rallyn utan avvaktar hur övriga sektorer svarat och styrelsens beslut i frågan. 9. Liselotte kommer fortsättningsvis skriva anteckningarna vid gemensamma rallymöten. 10. Nästa möte i kommittén den 6 januari 2013.