Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling

IT-avdelningen 2008-02-18 Utgåva 0.9 Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling

2 (85) Innehållsförteckning PROCESSANALYS MED MODELLERING... 3 ARBETSMETODIK... 3 LÄSANVISNINGAR FÖR PROCESSMODELLEN... 4 DEFINITIONER... 4 INKÖPSPROCESSEN: NULÄGE... 5 SKAPA BEHOVSFRAMSTÄLLAN... 8 BERED BESTÄLLNING... 10 BESLUTA OM BESTÄLLNING... 12 EFFEKTUERA BESTÄLLNING... 14 UPPHANDLA... 16 FÖRVALTA AVTAL... 19 MOTTAG OCH KONTROLLERA LEVERANS... 21 LEVERANSKONTROLLERA FAKTURA... 23 ATTESTERA FAKTURA... 25 INKÖPSPROCESSEN: MÅLBILD... 27 GENOMFÖR BEHOVSANALYS OCH KONTROLLERA OM AVTAL FINNS... 31 BERED BESTÄLLNING... 33 UPPHANDLA... 36 Samordna behov och återkoppla till verksamheten... 39 Meddela om tilldelningsbeslut... 41 Underteckna avtal... 43 Informera om avtal... 45 Ej detaljerade processer i Upphandla... 47 FÖRVALTA AVTAL... 48 BESLUTA OM BESTÄLLNING... 51 ERHÅLL ELEKTRONISKA MEDDELANDEN... 53 Ta emot avropserkännande... 55 Ta emot avropsbekräftelse... 57 EFFEKTUERA BESTÄLLNING... 59 MOTTAG OCH KONTROLLERA LEVERANS... 61 MOTTAG FAKTURA OCH MATCHA MOT AVROP... 63 GENOMFÖR BEHOVSANALYS FÖR ABONNEMANG OCH KONTROLLERA OM AVTAL FINNS... 65 AVROPA ABONNEMANG... 67 TA EMOT LEVERANSAVISERING OCH KONTROLLERA ATT ABONNEMANG FINNS... 69 SAMMANSTÄLL OCH MATCHA FAKTURA MOT LEVERANSAVISERING OCH ABONNEMANG... 71 HANTERA FAKTURA... 73 Från inkommen till bokförd faktura... 76 Kontrollera kontering och cirkulera för attest... 77 Betala faktura... 78 Tillägg i Hantera faktura... 79 HANTERA PRIS- OCH PRODUKTINFORMATION... 80 Ny prislista... 80 Prisändring/prisersättning... 82 Avvikelsehantering: Hantera felaktig prislista... 84

3 (85) Processanalys med modellering Under processanalysen kartlägger vi hur verksamheten bedrivs idag eller hur vi vill att den skall bedrivas i framtiden. I processmodellen ser vi om varje process skapar ett värde och om våra arbetsinsatser därmed är motiverade. Processmodellen beskriver ett normalflöde, men processteg kan pågå som parallella aktiviteter eller ske i omvänd ordning. I processmodellen tar vi inte hänsyn till tiden. Ett processteg kan beroende på tillfälle ta olika lång tid att utföra, t.ex. två sekunder vid ett tillfälle, men två veckor vid ett annat. I processmodellen beskriver vi vilka aktiviteter som utförs, vilka resurser som tas i anspråk, vad resultatet är samt vem som är ansvarig. En process kan brytas ned i delprocesser (detaljering). Arbetsmetodik Dokumentet innehåller processmodeller för Inköpsprocessens nuläge och målbild som tagits fram vid en serie av seminarier under våren 2007. På grund av organisationsförändringarna så genomfördes ett antal seminarier under vintern 2008 för att komplettera processerna med avseende på roller, arbetssätt och beslutsdelegation i den nya organisationen. Arbetssättet har varit processanalys med modellering enligt Astrakanmetoden.

4 (85) Läsanvisningar för processmodellen Dokumentationen presenteras på följande sätt: Process Process En samling aktiviteter som tillsammans skapar ett resultat som utgör ett mervärde för kunden. Förädlingsobjekt Beskriver processens start och resultat. Det är i förädlingsobjektet vi finner huruvida varje process skapar ett värde. Informationsresurs A Informationsresurs (notplan) Beskriver vilka resurser som tas i anspråk. Informationsobjekt Beskriver utbytet av information mellan process och notplan. Ansvarig Beskriver vem som är ansvarig för processen. Process Detaljering av process Den gråa rutan innebär att det finns en nedbrytning av processen. Definitioner Term Produkt Definition Sammanfattande benämning för vara och tjänst. SFTI Scenario 6 Avrop mot ramavtal (AT 6.1.1 AT 6.1.6) SFTI Scenario 9 Periodisk fakturering (AT 9.1.3, AT 9.1.4, AT 9.2.1, AT 9.2.2) Scenario som täcker från avrop till faktura. Se http://ehandel.skl.se/. Scenario för orderlösa inköp såsom telefoni, energi med mera. Se http://ehandel.skl.se/.

5 (85) Inköpsprocessen: Nuläge Ver 0.11, 2008-02-13 Behov av Orderbekräftelse för Identifierat avtal för Ej identifierat avtal för och över fem basbelopp (vara) eller sju basbelopp (tjänst) Avvisat ärende Avnämare Verksamhetsansvarig Inköpare Budgetansvarig Beskriva behov Behovsframställan för Skapa behovsframställan Skickad behovsframställan för Bered beställning Skickat beslutsunderlag för Besluta om beställning Inköpare Effektuera beställning Leverans av Klarställd beställning av Avnämare Godsmottagare Posthanterare Mottag och kontrollera leverans Avstämd Leveranskontrollant Leveranskontrollera faktura Leveranskontrollerad Budgetansvarig Attestera faktura Inköpare Budgetansvarig Upphandlare Inköpare Budgetansvarig Upphandlare Upphandla Förvalta avtal Ingånget avtal Arkiverat avtal Meddelande om avvisat beslut avseende Uppdrag att fullfölja inköpsuppdrag avseende Ej godkänd leverans av Attesterad klar för betalning

6 (85) Syfte Syftet med processen är att genomföra ett inköp eller om avtal saknas en upphandling som motsvarar en avnämares behov av. Start Processen kan initieras på följande sätt: En avnämare har ett behov av en Arbetssteg Beskriva behov Avnämaren har ett behov av en och kommunicerar behovet till verksamhetsansvarig som skall godkänna behovsframställan. Behovet kan kommuniceras muntligt eller skriftligt. Skapa behovsframställan Syftet med processen är att beskriva ett uppkommet behov och kraven på de er som behövs för att tillfredsställa det uppkomna behovet. Bered beställning Syftet med processen är att göra en rimlighetsbedömning av det beskrivna behovet och klarställa beställningen inför kommande beslut. Besluta om beställning Syftet med processen är att budgetansvarig skall godkänna att beställning kan göras. Budgetansvarig har därigenom ingått en ekonomisk förpliktelse å Arbetsförmedlingens vägnar. Effektuera beställning Syftet med processen är att genomföra en av budgetansvarig godkänd beställning samt kontrollera att leverantören kan leverera den lagda ordern. Upphandla Syftet med processen är att genomföra en upphandling där tidigare avtal saknas. En upphandling genomförs på uppdrag av en budgetansvarig, upphandling sköts av upphandlare inom Arbetsförmedlingen. Förvalta avtal Syftet med processen är att förvalta de upphandlade avtalen. Med förvaltning avses även kvalitetsuppföljning och uppföljning av avtalet. Mottag och kontrollera leverans Syftet med processen är att motta en leverans från en leverantör och utvärdera den mottagna leveransen mot beställningen.

7 (85) Leveranskontrollera faktura Syftet med processen är att kontrollera att fakturan stämmer med den levererade ordern. Attestera faktura Syftet med processen är att godkänna att en faktura betalas, det vill säga att leveransen uppfyller de villkor som överenskommits. Roller som ingår Avnämare Budgetansvarig Godsmottagare Inköpare Leveranskontrollant Posthanterare Upphandlare Verksamhetsansvarig Resultat Processens resultat är: En attesterad klar för betalning

8 (85) Skapa behovsframställan Ver 0.1, 2008-02-13 Verksamhetsansvarig Verksamhetsansvarig Verksamhetsansvarig Behovsframställan för Gör rimlighetsbedömning Godkänd behovsframställan för Sammanställ behov och krav i en kravspecifikation Kravställd behovsframställan för Skicka blankett "Behovsframställan" via funktionsbrevlåda Policys, riktlinjer Blankett Behovsframställan Behovsframställan Kravspecifikation för TeamWare Office VIS Skickad behovsframställan för

9 (85) Syfte Syftet med processen är att beskriva ett uppkommet behov och kraven på de er som behövs för att tillfredsställa det uppkomna behovet. Start Processen kan initieras på följande sätt: En avnämare har kommunicerat en behovsframställan avseende en till verksamhetsansvarig Arbetssteg Gör rimlighetsbedömning Verksamhetsansvarig gör en rimlighetsbedömning för att avgöra om avnämarens behov är rimligt och befogat. Verksamhetsansvarig skall alltid godkänna behovet. Sammanställ behov och krav i en kravspecifikation Verksamhetsansvarig sammanställer behov och krav i en kravspecifikation och signerar den. För att kravställa en behovsframställan används blanketten Behovsframställan som finns att hämta på VIS. Skicka blankett "Behovsframställan" via funktionsbrevlåda Verksamhetsansvarig skickar den kravställda behovsframställan till Inköpsfunktionens funktionsbrevlåda. Roller som ingår Verksamhetsansvarig Resultat Processens resultat är: En verksamhetsansvarig har skickat en behovsframställan avseende en till Inköpsfunktionens funktionsbrevlåda

10 (85) Bered beställning Ver 0.1, 2008-02-13 Skickad behovsframställan för Inköpare Inköpare Inköpare Inköpare Inköpare Fördela behovsframställan till rätt inköpsfunktion Fördelat ärende Kontrollera att avsändare är behörig att skicka behovsframställan Giltigt ärende Kontrollera att behovsframställan följer riktlinjer och policys Kontrollerat ärende Välj tillvägagångssätt Rekommenderad lösning Ta fram beslutsunderlag Beslutsunderlag för att lösa behov av Inköpare Skicka beslutsunderlag Fördelat ärende Fördelat ärende Behörigheter Policys, riktlinjer Ramavtal Ramavtal, Af-avtal Beslutsunderlag Beslutsunderlag Avropa.se Lista med behörigheter Pärm TeamWare Office VIS Avvisat ärende Skickat beslutsunderlag för

11 (85) Syfte Syftet med processen är att göra en rimlighetsbedömning av det beskrivna behovet och klarställa beställningen inför kommande beslut. Start Processen kan initieras på följande sätt: En verksamhetsansvarig har skickat en behovsframställan avseende en till Inköpsfunktionens funktionsbrevlåda Arbetssteg Fördela behovsframställan till rätt inköpsfunktion Inköparen mottar behovsframställan och fördelar den till rätt inköpsfunktion. Kontrollera att avsändare är behörig att skicka behovsframställan Inköparen tar emot den fördelade behovsframställan och kontrollerar om avsändaren är behörig att skicka behovsframställan, det vill säga verksamhetsansvarig. Om avsändaren inte är behörig avvisas ärendet. Kontrollera att behovsframställan följer riktlinjer och policys Inköparen kontrollerar om behovsframställan följer fastställda riktlinjer och policys. Välj tillvägagångssätt Inköparen väljer tillvägagångssätt för att uppfylla behovet, till exempel omfördelning, avrop eller upphandling. Eventuellt förs en dialog med verksamhetsansvarig. Ta fram beslutsunderlag Inköparen tar fram ett beslutsunderlag som bland annat innehåller pris, leverantör,, antal och villkor. Skicka beslutsunderlag Inköparen skickar beslutsunderlaget till budgetansvarig som skall besluta om beställning. Roller som ingår Inköpare Resultat Processen har två alternativa resultat: En inköpare har skickat ett beslutsunderlag till budgetansvarig eller En inköpare har avvisat ärendet tillbaka till verksamhetsansvarig

12 (85) Besluta om beställning Ver 0.1, 2008-02-13 Budgetansvarig Kontrollera mot budget Skickat beslutsunderlag för Budgetkontrollerat beslutsunderlag för Budget Beslutsunderlag Presto Pärm TeamWare Office Avvisad behovsframställan för Budgetansvarig Budgetansvarig Fatta beslut om beställning Beslutat behov för Informera inköpare on beslut Beslutsunderlag Budgetansvarig Informera inköpare och verksamhetsansvarig om beslut Information om beslut Meddelande om avvisat beslut avseende Uppdrag att fullfölja inköpsuppdrag avseende

13 (85) Syfte Syftet med processen är att budgetansvarig skall godkänna att beställning kan göras. Budgetansvarig har därigenom ingått ett ekonomisk förpliktelse å Arbetsförmedlingens vägnar. Start Processen kan initieras på följande sätt: En inköpare har skickat ett beslutsunderlag till budgetansvarig Arbetssteg Kontrollera mot budget Budgetansvarig mottar beslutsunderlaget och kontrollerar om det finns utrymme i budgeten för att uppfylla behovet. Fatta beslut om beställning Budgetansvarig fattar beslut om beställning, inklusive tillvägagångssätt (avrop, upphandling, omfördelning etc.). Informera inköpare on beslut Om behovet godkänns meddelar budgetansvarig inköparen detta. Informera inköpare och verksamhetsansvarig om beslut Om behovsframställan avvisas informerar budgetansvarig inköparen och verksamhetsansvarig om beslutet. Roller som ingår Budgetansvarig Resultat Processen har två alternativa resultat: Budgetansvarig har meddelat det avvisade beslutet till inköparen och verksamhetsansvarig eller Budgetansvarig har lämnat ett uppdrag till en inköpare om att fullfölja inköpsuppdraget avseende en

14 (85) Effektuera beställning Ver 0.1, 2008-02-13 Inköpare Budgetansvarig Upphandlare Upphandla Ej identifierat avtal för och över fem basbelopp (vara) eller sju basbelopp (tjänst) Identifierat avtal för Uppdrag att fullfölja inköpsuppdrag avseende Beställ enligt avropsrutiner och avtalsvillkor eller beställ upphandling Orderbekräftelse för Inköpare Inköpare Inköpare Lagd beställning av Mottag orderbekräftelse Beställd Meddela verksamhetsansvarig och/eller kontaktperson Klarställd beställning av Villkor Beställning Beställning Orderbekräftelse Leveransinformation Leveransinformation Avtal Diverse media Pärm TeamWare Office

15 (85) Syfte Syftet med processen är att genomföra en av budgetansvarig godkänd beställning samt kontrollera att leverantören kan leverera den lagda ordern. Start Processen kan initieras på följande sätt: Budgetansvarig har lämnat ett uppdrag till en inköpare om att fullfölja inköpsuppdraget avseende en En orderbekräftelse inkommer från en leverantör Efter upphandling finns ett identifierat avtal för Arbetssteg Beställ enligt avropsrutiner och avtalsvillkor Inköparen beställer enligt gällande avropsrutiner och avtalsvillkor. Mottag orderbekräftelse Inköparen mottar en orderbekräftelse som bekräftar lagd order. Orderbekräftelsen häftas ihop med beställningen och sparas i en pärm. Meddela verksamhetsansvarig och/eller kontaktperson Inköparen meddelar verksamhetsansvarig eller annan kontaktperson på kontoret om när leveransen sker. Roller som ingår Inköpare Resultat Processens resultat är: En klarställd beställning av

16 (85) Upphandla Ver 0.3, 2008-02-13 Jurist Överprövning Meddelande Domslut från Länsrätten Inköpare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Budgetansvarig Budgetansvarig Upphandlare Annonsera och Ta fram beställning för Utarbeta publicera upphandling Ta kontakt med inköpare Anbudsöppning upphandling förfrågningsunderlag (FFU) och gör eventuella Ej identifierat avtal Undertecknad Bekräftad Godkänt förtydligande Inkommet för och beställning av beställning och förfrågningsunderlag (FFU) anbud över fem basbelopp upphandling upphandlingsplan Exempel (vara) eller sju Akt Krav basbelopp (tjänst) FFU Mallar Beställningsunderlag Utbildning Kravspecifikation Annonsering Anteckning Anbud Anteckning Anbud Beställningsunderlag Utfall vid tidigare inköp Tidigare domar Publicering Leverantör Förfrågningsunderlag Teckna avtal mellan Utvärdera anbud och myndighet och leverantör Efterannonsera och Meddela om tilldelningsbeslut förhandla och skapa ev. ett nytt publicera avtal Öppnat Rangordnade Antaget diarienummer Ingånget anbud anbud anbud avtal Avslutat Anteckning Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag diarienummer Sammanställning Anbud och avtal Diarienummer Avtalsinformation Avtalsinformation Anbud F-lista Sammanställning Avtal Tilldelningsbeslut arbetsformedlingen.se Anbud Avantra Beställningsunderlag/ förfrågningsunderlag Diarium Ekonomisystem Godkänd kravspecifikation Internet och andra media (t.ex. OPIC, TED) MS Office Nationella databasen Utbildningsregistret Tag kontakt med beställare: Utvärdera anbud och Bekräfta beställning förhandla: Planera upphandling Förtydlingande Leverantör- och Kvalificering av marknadsinventering leverantörer Utvärdering av skall-krav Utvärdering av anbud Identifierat avtal för

17 (85) Syfte Syftet med processen är att genomföra en upphandling där tidigare avtal saknas. En upphandling genomförs på uppdrag av en budgetansvarig, upphandling sköts av upphandlare inom Arbetsförmedlingen. Start Processen kan initieras på följande sätt: Inköparen har ej identifierat avtal för och beloppsnivån är över fem basbelopp (gäller vara) eller sju basbelopp (gäller tjänst) Arbetssteg Ta fram beställning för upphandling Inköparen använder kravspecifikationen för att ta fram en beställning för upphandling. Ta kontakt med inköpare Upphandlaren tar kontakt med inköparen för att bekräfta beställningen. Upphandlaren planerar upphandlingen och genomför en leverantörs- och marknadsinventering. Utarbeta förfrågningsunderlag (FFU) Upphandlare utarbetar ett förfrågningsunderlag och använder sig bland annat av beställningsunderlaget, tidigare domar och mallar i detta arbete. Annonsera och publicera upphandling och gör eventuella förtydligande Upphandlaren annonserar och publicerar upphandlingen i nationella databasen och på arbetsformedlingen.se. Eventuellt görs förtydligande av upphandlingen. Anbudsöppning Upphandlaren öppnar inkomna anbud. Vid anbudsöppning skall alltid minst två behöriga tjänstemän närvara (inklusive upphandlaren). Utvärdera anbud och förhandla Upphandlaren utvärderar inkomna anbud och förhandlar eventuellt med leverantörer för att kunna rangordna anbuden och därmed välja en leverantör. Meddela om tilldelningsbeslut Upphandlaren meddelar tilldelningsbeslutet till de leverantörer som har inkommit med anbud. Teckna avtal mellan myndighet och leverantör och skapa ev. nytt diarienummer Budgetansvarig tecknar avtal mellan myndigheten och leverantören som därmed ingår avtal med varandra. Efterannonsera och publicera avtal Upphandlaren efterannonserar resultatet av upphandlingen i TED och Avantra.

18 (85) Roller som ingår Inköpare Budgetansvarig Upphandlare Resultat Processens resultat är: Ett identifierat avtal för

19 (85) Förvalta avtal Ver 0.2, 2008-02-13 Inköpare Upphandlare Ingånget avtal Genomför uppstartsmöte med leverantör Avtal Avtal AIS Diarium Ekonomisystem Internet och andra media Leverantör Manuell rapportering MS Of f ice MS Visual Basic Presto - rapportmodulen Utbildningsregistret Budgetansvarig Fastställda rutiner för ingånget avtal Inköpare Inköpare Inköpare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Genomför leveranskontroll Leveranskontrollerat avtal Genomför kvalitetsuppföljning av arbetsmarknadsutbildning Kvalitetsuppföljt avtal Kontrollera avtalsutnyttjande Avtal Enkäter (blankett) Reklamationer Protokoll Resultat från enkäter Resultat från enkäter Statistik Avtalsutnyttjande Uppdaterat avtal Budgetansvarig Budgetansvarig Uppdatera avtal Slutadministrera avtal Köptrohetskontrollerat avtal Förändrade villkor Ny version av avtal Avslutat avtal Avtal Anteckning Avslutat avtal Uppdatera avtal: Utlös option Arkivera Pris- och/eller uppdatering Arkiverat avtal

20 (85) Syfte Syftet med processen är att förvalta de upphandlade avtalen. Med förvaltning avses även kvalitetsuppföljning och uppföljning av avtalet. Start Processen kan initieras på följande sätt: Ett ingånget avtal Arbetssteg Genomför uppstartsmöte med leverantör Inköparen/Upphandlaren genomför ett uppstartsmöte med leverantören. Genomför leveranskontroll Inköparen/Upphandlaren genomför en leveranskontroll, detta innebär bland annat att kontrollera huruvida leverantören efterlever avtalet avseende kvalitet och kvantitet. Genomför kvalitetsuppföljning av arbetsmarknadsutbildning Inköparen/Upphandlaren genomför en kvalitetsuppföljning av arbetsmarknadsutbildning, vilket innebär att utvärdera deltagarnas omdömen om utbildningen, lärarens kompetens mm Kontrollera avtalsutnyttjande Inköparen/Upphandlaren/Budgetansvarig följer upp avtalsutnyttjandet, d.v.s. hur mycket som avropats, under vilka perioder mm. Processen är en intern kontroll. Uppdatera avtal Budgetansvarig uppdaterar alternativt väljer att avsluta avtalet efter genomförd kontroll. Slutadministrera avtal Budgetansvarig avslutar avtalet som därmed arkiveras. Roller som ingår Inköpare Budgetansvarig Upphandlare Resultat Processens resultat är: Ett arkiverat avtal

21 (85) Mottag och kontrollera leverans Ver 0.1, 2008-02-14 Leverans av Klarställd beställning av Beställning Fraktsedel Följesedel Godsmottagare Reklamera gods Gods som skall reklameras Godsmottagare Godsmottagare Avnämare Avnämare Mottag/kvittera Mottagen leverans av Överlämna till avnämare Mottagen Kontrollera avseende kvantitet och kvalitet Godkänd leverans av Skicka fraktsedel och följesedel till leveranskontrollant Kvittens Beställning Kvittens eller restnotering Ej godkänd leverans av Avstämd

22 (85) Syfte Syftet med processen är att motta en leverans från en leverantör och utvärdera den mottagna leveransen mot beställningen. Start Processen kan initieras på följande sätt: En klarställd beställning av och En leverans av inkommer Arbetssteg Mottag/kvittera Godsmottagare mottar och kvitterar en. Godsmottagaren kontrollerar yttre emballage och reklamerar godset om så behövs (se process Reklamera gods nedan). Reklamera gods Godsmottagare reklamerar godset. Processen är ej detaljerad. Överlämna till avnämare Godsmottagare överlämnar en till avnämaren. Kontrollera avseende kvantitet och kvalitet Avnämaren kontrollerar mottagen med avseende på kvalitet och kvantitet samt kvitterar följesedeln alternativt anger en restnotering. Skicka fraktsedel och följesedel till leveranskontrollant Avnämaren skickar fraktsedel och följesedel till leveranskontrollanten. Roller som ingår Avnämare Godsmottagare Resultat Processen har två alternativa resultat: En avstämd eller En ej godkänd leverans av

23 (85) Leveranskontrollera faktura Ver 0.1, 2008-02-14 Avstämd Beställning Fraktsedel Följesedel Posthanterare Posthanterare Leveranskontrollant Ta emot och ankomststämpla faktura Inkommen faktura för Lämna faktura till leveranskontrollant Mottagen faktura för Beställning Kontrollera och kontera faktura Fraktsedel Följesedel ej godkänd Leveranskontrollerad Leveranskontrollant Avvikelsehantering av ej godkänd faktura

24 (85) Syfte Syftet med processen är att kontrollera att fakturan stämmer med den levererade ordern. Start Processen kan initieras på följande sätt: En avstämd Arbetssteg Ta emot och ankomststämpla faktura Posthanteraren tar emot fakturan och ankomststämplar den. Lämna faktura till leveranskontrollant Posthanteraren lämnar fakturan till leveranskontrollanten. Kontrollera och kontera faktura Leveranskontrollanten kontrollerar fakturan mot signerad fraktsedel, följesedel och beställning. Fakturan konteras och signeras och skickas till budgetansvarig för attest. Felaktig faktura hanteras separat i processen Avvikelsehantering av ej godkänd faktura (detaljeras ej). Roller som ingår Leveranskontrollant Posthanterare Resultat Processens resultat är: En leveranskontrollerad

25 (85) Attestera faktura Ver 0.1, 2008-02-14 Budgetansvarig Budgetansvarig Leveranskontrollerad Kontrollera samtliga underlag och kontering Faktura för klar för attest Attestera faktura Beställning Fraktsedel Följesedel Attest Beställning Faktura Fraktsedel Följesedel Attesterad klar för betalning

26 (85) Syfte Syftet med processen är att godkänna att en faktura betalas, det vill säga att leveransen uppfyller de villkor som överenskommits. Start Processen kan initieras på följande sätt: En leveranskontrollerad Arbetssteg Kontrollera samtliga underlag och kontering Budgetansvarig kontrollerar fakturan mot signerad fraktsedel, följesedel och beställning samt kontrollerar kontering. Attestera faktura Budgetansvarig attesterar fakturan. Roller som ingår Budgetansvarig Resultat Processens resultat är: En attesterad klar för betalning

27 (85) Inköpsprocessen: Målbild Ver 0.6, 2008-02-14 Behov av Administratör Avnämare Verksamhetsansvarig Genomför behovsanalys och kontrollera om avtal finns Beställare Budgetansvarig Genomför behovsanalys för abonnemang och kontrollera om avtal finns Beställare Avvisad behovsframställan för Budgetansvarig Avvisad beställning Beställare Systemförvaltare Inköpsstöd Lagd behovsframställan för Bered beställning Besluta om beställning Skickat förslag för beslut Skickad inköpsorder (AT 6.1.3) Erhåll elektroniska meddelanden Bekräftad inköpsorder (AT 6.1.5) Identif ierat avtal för Skapad inköpsorder Beställare Effektuera beställning Beställd Beställare Budgetansvarig Inköpsansvarig Budgetansvarig Upphandlare Kategoriansvarig Upphandlare Systemförvaltare Upphandla Förvalta avtal Ej identifierat avtal för (högt värde) Ingånget avtal Identifierat avtal för Beställare Budgetansvarig Avropa abonnemang Leveransavisering (AT 9.2.2) Attesterat/ godkänt abonnemang på Systemförvaltare Inköpsstöd Ta emot leveransavisering och kontrollera att abonnemang finns Kontrollerad leveransavisering för Faktura för (AT 9.2.1) Systemförvaltare Inköpsstöd Sammanställ och matcha faktura mot leveransavisering och abonnemang Behov av att fakturera Godsmottagare Systemförvaltare Varumottagare Inköpsstöd Ej matchad Mottag och kontrollera leverans Faktura f ör (AT 6.1.6) Mottag faktura och matcha mot avrop Matchad klar för betalning Ej godkänd leverans av Godkänd Betalningsinstitut leverans av Budgetansvarig Fakturaväxel Granskare Integration Fakturaväxel/IT Handläggare Leverantörsfunktion Handläggare Utbetalningsfunktion Leverantör Hantera faktura Korrekt betald Kommunicerat avtal för Arkiverat avtal

28 (85) Syfte Syftet med processen är att genomföra ett inköp eller om avtal saknas en upphandling som motsvarar en avnämares behov av. Start Processen kan initieras på följande sätt: En avnämare har ett behov av en Arbetssteg Genomför behovsanalys och kontrollera om avtal finns Syftet med processen är att bedöma och ett behov av en är rimligt och att stämma av om avtal finns samt att därefter lägga en behovsframställan. Bered beställning Syftet med processen är att göra en rimlighetsbedömning av det beskrivna behovet och klarställa beställningen inför kommande beslut. Upphandla Syftet med processen är att genomföra en upphandling där tidigare avtal saknas. En upphandling genomförs på uppdrag av en budgetansvarig, upphandling sköts av upphandlare inom Arbetsförmedlingen och i enhetlighet med Lagen om offentlig upphandling (LoU). Förvalta avtal Syftet med processen är att förvalta de upphandlade avtalen. Med förvaltning avses även kvalitetsuppföljning och uppföljning av avtalet. Besluta om beställning Syftet med processen är att budgetansvarig skall godkänna att beställning kan göras. Budgetansvarig har därigenom ingått en ekonomisk förpliktelse å Arbetsförmedlingens vägnar. Erhåll elektroniska meddelanden Syftet med processen är att motta ordererkännande och orderbekräftelse elektroniskt från leverantören. Detta sker automatiskt i Inköpsstödet. Effektuera beställning Syftet med processen är att genomföra en av budgetansvarig godkänd beställning samt kontrollera att leverantören kan leverera den lagda ordern.

29 (85) Mottag och kontrollera leverans Syftet med processen är att motta en leverans från en leverantör och utvärdera den mottagna en mot inköpsordern. Mottag faktura och matcha mot avrop Syftet med processen är att motta ett fakturameddelande, komplettera meddelandet med uppgifter och matcha den kompletta fakturan mot avropet och därmed göra den klar för betalning. Genomför behovsanalys för abonnemang och kontrollera om avtal finns Syftet med processen är att utifrån ett behov av ett abonnemang, specificera behoven, kontrollera om tillräckliga resurser finns samt värdera vilken leverantör som skall väljas. Avropa abonnemang Syftet med processen är att mot avtal avropa ett abonnemang av en hos en leverantör och få avropet bekräftat av leverantören och attesterat av budgetansvarig. Ta emot leveransavisering och kontrollera att abonnemang finns Syftet med processen är att ta emot en leveransavisering från en leverantör och att kontrollera att abonnemang finns för leveransaviseringen. Sammanställ och matcha faktura mot leveransavisering och abonnemang Syftet med processen är att motta ett fakturameddelande, komplettera meddelandet med uppgifter och matcha den kompletta fakturan mot leveransavisering och abonnemang och därmed göra fakturan klar för betalning. Hantera faktura Syftet med processen är att hantera fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda. Fakturor kan inkomma som pappersfakturor eller i elektroniskt format, men skall alla konverteras till Svefakturaformat. Roller som ingår Administratör Inköpsansvarig Avnämare Integration Fakturaväxel/IT Beställare Kategoriansvarig Betalningsinstitut Leverantör Budgetansvarig Systemförvaltare Fakturaväxel Systemförvaltare Inköpsstöd Godsmottagare Upphandlare Granskare Varumottagare

30 (85) Handläggare Leverantörsfunktion Verksamhetsansvarig Handläggare Utbetalningsfunktion Resultat Processens resultat är: En korrekt betald En godkänd leverans av En ej godkänd leverans av Ett arkiverat avtal Ett kommunicerat avtal för

31 (85) Genomför behovsanalys och kontrollera om avtal finns Ver 0.1, 2008-02-14 Avnämare Verksamhetsansvarig Administratör Verksamhetsansvarig Behov av Beskriv behov Beskrivet behov av Gör rimlighetsbedömning Godkänt behov av Skapa behovsframställan Behovsframställan för Kontrollera och skicka behovsframställan Policys, riktlinjer Produkt Behovsframställan Lagd behovsframställan Inköpsstöd VIS Avvisad behovsframställan för Lagd behovsframställan för

32 (85) Syfte Syftet med processen är att bedöma och ett behov av en är rimligt och att stämma av om avtal finns samt att därefter lägga en behovsframställan. Start Processen kan initieras på följande sätt: En avnämare har ett behov av en Arbetssteg Beskriv behov Avnämaren har ett behov av en och kommunicerar behovet till verksamhetsansvarig som skall godkänna det. Behovet kan kommuniceras muntligt eller skriftligt. Gör rimlighetsbedömning Verksamhetsansvarig gör en rimlighetsbedömning för att avgöra om avnämarens behov är rimligt och befogat. Verksamhetsansvarig skall alltid godkänna behovet. Skapa behovsframställan Administratören kontrollerar om en finns i Inköpsstödet. Om administratören hittar en väljer han/hon denna och skapar en behovsframställan. Om administratören inte hittar en sammanställer han/hon behov och krav i fritext. Administratören skickar behovsframställan till verksamhetsansvarig för godkännande. Kontrollera och skicka behovsframställan Verksamhetsansvarig kontrollerar den framtagna behovsframställan och signerar den. Behovsframställan blir då tillgängliggjord för beställaren i Inköpsstödet. Roller som ingår Administratör Avnämare Verksamhetsansvarig Resultat Processens resultat är: Verksamhetsansvarig har lagt en behovsframställan för

33 (85) Bered beställning Ver 0.1, 2008-02-14 Identifierat avtal för Avvisad beställning Bedömt avropsbehov Beställare Beställare Beställare Beställare Lagd behovsframställan Gör rimlighetsbedömning Bedömt behov utan identifierat avtal Värdera, leverantör och villkor Rekommenderad lösning Ta fram/komplettera beställningsunderlag Förslag till beslut Säkerställ kontering och skicka för beslut Behovsframställan Policys, riktlinjer Behovsframställan Beställningsunderlag Behovsframställan Kontering Inköpsstöd VIS Avvisad behovsframställan för Ej identifierat avtal för (högt värde) Skickat förslag för beslut

34 (85) Syfte Syftet med processen är att göra en rimlighetsbedömning av det beskrivna behovet och klarställa beställningen inför kommande beslut. Start Processen kan initieras på följande sätt: En verksamhetsansvarig har lagt en behovsframställan för eller En beställning har avvisats av budgetansvarig eller Det finns ett identifierat avtal för (resultat av upphandling) Arbetssteg Gör rimlighetsbedömning Beställaren mottar lagd behovsframställan och kontrollerar om den följer fastställda riktlinjer och policys. Om det i behovsframställan finns en angiven som skall avropas startar processteg Säkerställ kontering och skicka för beslut. Om det ej framgår en i behovsframställan, utan behovet är beskrivet i fritext bedömer beställaren behovet och därefter startar processteg Värdera, leverantör och villkor. Om behovet ej anses vara rimligt avvisas behovsframställan. Värdera, leverantör och villkor Om ett avtal inte har identifierats kan beställaren vända sig till leverantörer med en kravspecifikation och få tillbaka information om er och villkor. Utifrån informationen om er och villkor från leverantörerna jämför beställaren er, leverantörer och villkor och väljer en och en leverantör. Om behovet är oklart sker en kommunikation med avnämaren för att definiera behovet. Beställaren kan i sin analys även komma fram till att en upphandling skall göras, vilket startar processen Upphandla. Ta fram/komplettera beställningsunderlag Beställaren skapar ett beställningsunderlag i Inköpsstödet. I beställningsunderlaget skall det framgå på vilket sätt beställningen (enkel/fristående order) skall nå leverantören. Säkerställ kontering och skicka för beslut Beställaren säkerställer konteringen och skickar ett förslag till beslut till budgetansvarig. Roller som ingår Beställare Resultat Processen har tre alternativa resultat:

35 (85) Beställaren har skickat ett förslag för beslut eller Beställaren har ej identifierat ett avtal om och beloppsnivån är hög eller Beställaren har avvisat behovsframställan

36 (85) Upphandla Ver 0.2, 2007-08-21 Ej identifierat avtal för (högt värde) Upphandlare Budgetansvarig Upphandlare Upphandlare Samordna behov och återkoppla till verksamheten Samordnat upphandlingsbehov Beställ upphandling Undertecknad beställning för upphandling Bekräfta beställning och planera upphandling Bekräftad beställning och upphandlingsplan Skapa förfrågningsunderlag Jurist Överprövning Meddelande från Länsrätten Budgetansvarig Budgetansvarig Upphandlare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Öppnat anbud Utvärdera anbud och förhandla Ragordnat anbud Meddela om tilldelningsbeslut Öppna anbud Underteckna avtal Antaget anbud Godkänt förfrågningsunderlag Domslut Ingånget avtal Upphandlare Annonsera och publicera upphandling och gör eventuella förtydligande Upphandlare Informera om avtal Identifierat avtal för Inkommet anbud Kommunicerat avtal för

37 (85) Syfte Syftet med processen är att genomföra en upphandling där tidigare avtal saknas. En upphandling genomförs på uppdrag av en budgetansvarig, upphandling sköts av upphandlare inom Arbetsförmedlingen och i enhetlighet med Lagen om offentlig upphandling (LoU). Start Processen kan initieras på följande sätt: Beställaren har ej identifierat ett avtal om och beloppsnivån är hög Arbetssteg Samordna behov och återkoppla till verksamheten Syftet med processen är att ta emot ett upphandlingsbehov från en beställare och samordna detta behov genom att erbjuda andra beställare att delta i upphandlingen. Beställ upphandling Budgetansvarig beställer en upphandling. Bekräfta beställning och planera upphandling Upphandlaren bekräftar beställd upphandlig och planerar denna. Skapa förfrågningsunderlag Upphandlaren använder sig av kravspecifikationen och marknads- och branschinformation för att skapa ett förfrågningsunderlag. Annonsera och publicera upphandling och gör eventuella förtydligande Upphandlaren annonserar och publicerar upphandlingen i nationell/internationell databas. Eventuellt görs ett förtydligande av upphandlingen. Öppna anbud Upphandlaren öppnar inkomna anbud, vid anbudsöppningen närvarar minst två personer inklusive upphandlaren. Utvärdera anbud och förhandla Upphandlaren utvärderar inkomna anbud och förhandlar med leverantörer för att kunna rangordna anbuden och därmed välja en leverantör. Meddela om tilldelningsbeslut Syftet med processen är att ta fram ett underlag för tilldelningsbeslut, få detta undertecknat av budgetansvarig och därefter skicka beslutet till de leverantörer som har inkommit med anbud. Underteckna avtal Syftet med processen är att ta fram ett underlag till avtal, få detta undertecknat av leverantör och budgetansvarig och därmed ingå avtal.

38 (85) Informera om avtal Syftet med processen är att efterannonsera resultatet av upphandlingen samt att informera internt om det ingångna avtalet. Roller som ingår Budgetansvarig Upphandlare Resultat Processens resultat är: Ett kommunicerat avtal för

39 (85) Samordna behov och återkoppla till verksamheten Ver 0.1, 2007-06-13 Ej identifierat avtal för (högt värde) Upphandlare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Ta emot signal om behov från beställare Definierat behov Kontrollera befintliga avtal, pågående upphandlingar och tidigare direktupphandlingar under året Definierat upphandlingsbehov Erbjud andra beställare att delta i upphandling Specificerat upphandlingsbehov Sammanställ upphandlingsbehovet och återkoppla Signal om behov inkl. kravspec Pågående upphandlingar Avtal Tidigare direktupphandlingar Erbjudande Sammanställt upphandlingsbehov Beställare Inköps stöd Internet och andra media Upphandlingsstöd Identif ierat avtal för Samordnat upphandlingsbehov

40 (85) Syfte Syftet med processen är att ta emot ett upphandlingsbehov från en beställare och samordna detta behov genom att erbjuda andra beställare att delta i upphandlingen. Start Processen kan initieras på följande sätt: Beställaren har ej identifierat ett avtal om och beloppsnivån är hög Arbetssteg Ta emot signal om behov från beställare Upphandlaren tar emot en signal om ett upphandlingsbehov från en beställare via Inköpsstödet. Kommentar: Samordning av beställningar/upphandlingar bör primärt ske inom planeringsprocessen och under behovsanalysen, alltså inom beställarnätverk. Kontroll mot befintliga avtal samt volym- och leveranssamordning görs naturligt inom upphandlingen, speciellt när det gäller standardtjänster och bulker. Erfarenheten har visat att behovssamordning och samordning av beställningar av mera specifika er (t.ex. a-utbildningar) förutsätter kunskaper om och närvaro i planeringsprocessen. I annat fall kan samordning ta mycket lång tid och kräva mera upphandlingsresurser än skilda upphandlingar. Kontrollera befintliga avtal, pågående upphandlingar och tidigare direktupphandlingar under året Upphandlaren kontrollerar om det finns befintliga avtal som beställaren kan avropa från, om det finns pågående upphandlingar som uppfyller upphandlingsbehovet samt om det finns tidigare direktupphandlingar under året. Erbjud andra beställare att delta i upphandling För att kunna samordna upphandlingsbehovet erbjuder upphandlaren andra beställare att delta i upphandlingen. Sammanställ upphandlingsbehovet och återkoppla Upphandlaren sammanställer upphandlingsbehovet och återkopplar till berörda beställare. Roller som ingår Upphandlare Resultat Processen har två alternativa resultat: Ett identifierat avtal Ett samordnat upphandlingsbehov

41 (85) Meddela om tilldelningsbeslut Ver 0.1, 2007-06-13 Upphandlare Upphandlare Budgetansvarig Upphandlare Ragordnat anbud Ta fram underlag för tilldelningsbeslut Framtaget underlag för tilldelningsbeslut Skicka underlag för tilldelningsbeslut till budgetansvarig Skickat underlag för tilldeningsbeslut Underteckna tilldelningsbeslut Undertecknat tilldelningsbeslut Skicka tilldelningsbeslut Vald leverantör i rangordningslista Underlag för tilldelningsbeslut Underlag för tilldelningsbeslut Underteckat tilldelningsbeslut Rangordningslista Tilldelningbeslut Anbudgivare Diarium Upphandlingsstöd Antaget anbud

42 (85) Syfte Syftet med processen är att ta fram ett underlag för tilldelningsbeslut, få detta undertecknat av budgetansvarig och därefter skicka beslutet till de leverantörer som har inkommit med anbud. Start Processen kan initieras på följande sätt: Inkomna anbud har efter utvärdering och förhandling rangordnats Arbetssteg Ta fram underlag för tilldelningsbeslut Upphandlaren tar fram den valda leverantören i rangordningslistan och framställer ett underlag för tilldelningsbeslut. Skicka underlag för tilldelningsbeslut till budgetansvarig Upphandlaren skickar underlaget för tilldelningsbeslut till budgetansvarig för beslut. Underteckna tilldelningsbeslut Budgetansvarig undertecknar tilldelningsbeslutet. Skicka tilldelningsbeslut Upphandlaren skickar tilldelningsbeslutet till de leverantörer som har inkommit med anbud. Tilldelningsbeslutet redogör för motiven till att en viss leverantör har valts. Roller som ingår Budgetansvarig Upphandlare Resultat Processens resultat är: Ett antaget anbud

43 (85) Underteckna avtal Ver 0.2, 2007-08-21 Upphandlare Upphandlare Budgetansvarig Antaget anbud Ta fram underlag till avtal Avtalsunderlag Skicka underlag till avtal Distribuerat avtalsunderlag Underteckna avtal (leverantör och budgetansvarig) Förfrågningsunderlag Underlag till avtal Anbud Avtal Undertecknat Status avtal Diarium Internet och andra media Leverantör av posttjänster Upphandlingsstöd Ingånget avtal

44 (85) Syfte Syftet med processen är att ta fram ett underlag till avtal, få detta undertecknat av leverantör och budgetansvarig och därmed ingå avtal. Start Processen kan initieras på följande sätt: Ett antaget anbud Arbetssteg Ta fram underlag till avtal Upphandlaren använder sig av bland annat förfrågningsunderlaget och anbudet och tar fram ett underlag till avtal. Skicka underlag till avtal Upphandlaren skickar två avtalsexemplar till leverantören eller budgetansvarig (till exempel med tilldelningsbeslutet eller efter Alcatel-tiden). Mottagaren undertecknar avtalen och vidarebefordrar dem till den andra parten, som undertecknar avtalen och sedan returnerar en av kopiorna. Budgetansvarig kan även kalla leverantören till sig och båda parter undertecknar avtalet på plats. Då kan även första uppstartsmötet med leverantören hållas. Det är ofta viktigt för beställaren att få ett snabbt avtalsslut för att få tillgång till en. Snabbt avtalstecknande är även viktigt på grund av att så länge avtalet inte är undertecknat kan upphandlingen överprövas i länsrätten. Underteckna avtal (leverantör och budgetansvarig) Budgetansvarig och leverantör ingår avtal (se ovan). Roller som ingår Upphandlare Budgetansvarig Resultat Processens resultat är: Budgetansvarig och leverantör har ingått avtal

45 (85) Informera om avtal Ver 0.1, 2007-06-13 Upphandlare Efterannonsera avtal Ingånget avtal Undertecknat avtal Status Efterannonsering Diarium Inköpsstöd Internet och andra media Upphandlingsstöd Ef terannonserat avtal Upphandlare Informera internt om nytt avtal Avtal Kommunicerat avtal för

46 (85) Syfte Syftet med processen är att efterannonsera resultatet av upphandlingen samt att informera internt om det ingångna avtalet. Start Processen kan initieras på följande sätt: Budgetansvarig och leverantör har ingått avtal Arbetssteg Efterannonsera avtal Upphandlaren annonserar resultatet av upphandlingen i bland annat TED (Tenders Electronic Daily, Europeiska unionens officiella tidning). Informera internt om avtal Upphandlaren informerar internt om avtalet via Inköpsstödet. Detta innebär inte att avtalet är tillgängliggjort för att avropa från ännu, utan det är endast information. Roller som ingår Upphandlare Resultat Processens resultat är: Ett kommunicerat avtal för

47 (85) Ej detaljerade processer i Upphandla Ver 0.1, 2007-06-13 Kommentar: Nedanstående processer är de processteg i Upphandla som ej har detaljerats. Nedan framgår dock informationsobjekt och informationsresurser. Budgetansvarig Beställ upphandling Samordnat upphandlingsbehov Beställd upphandling Anbud Diarium Godkänd kravspecif ikation Inköpsstöd Internet och andra media Nationell/internationell databas Upphandlingsstöd Undertecknad beställning för upphandling Beställd upphandling Upphandlare Bekräfta beställning och planera upphandling Bekräftelse Bekräftad beställning och upphandlingsplan Kravspecifikation Upphandlare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Skapa förfrågningsunderlag Godkänt förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag Annonsera och publicera upphandling och gör eventuella förtydligande Inkommet anbud Öppna anbud Öppnat anbud Utvärdera anbud och förhandla Ragordnat anbud Kravspecifikation Planering Diarienummer Förfrågningsunderlag Marknads- och branschinformation Annonsering/ publicering Status Inkomna anbud Öppna protokoll Förfrågningsunderlag Anbud Sammanställning

48 (85) Förvalta avtal Ver 0.1, 2007-06-13 Ingånget avtal Beställare Kategoriansvarig Upphandlare Genomför uppstartsmöte med leverantör Fastställda rutiner för ingånget avtal Inköpsansvarig Kategoriansvarig Systemförvaltare Tillgängliggör avtal för avrop Identifierat avtal för Budgetansvarig Genomför leveranskontroll Genomför kvalitetsuppföljning av arbetsmarknadsutbildning Leveranskontrollerat avtal Budgetansvarig Kvalitetsuppföljt avtal Budgetansvarig Kontrollera avtalsutnyttjande Köptrohetskontrollerat avtal Budgetansvarig Uppdaterat avtal Budgetansvarig Uppdatera avtal Slutadministrera avtal Avslutat avtal Avtal Prislista Protokoll Avtal Reklamationer Enkäter Resultat Avtalsutnyttjande Avtal Ev. förlängning Avslutat avtal Uppdaterat avtal Diarium Inköpsstöd Internet och andra media Upphandlingsstöd Arkiverat avtal

49 (85) Syfte Syftet med processen är att förvalta de upphandlade avtalen. Med förvaltning avses även kvalitetsuppföljning och uppföljning av avtalet. Start Processen kan initieras på följande sätt: Budgetansvarig och leverantör har ingått avtal Arbetssteg Genomför uppstartsmöte med leverantör Beställare/Kategoriansvarig/Upphandlare genomför ett uppstartsmöte med leverantören. Tillgängliggör avtal för avrop Inköpsansvarig/Kategoriansvarig/Systemförvaltare tillgängliggör avtalet för avrop (prislistan). Det är nu möjligt för beställare att avropa från avtalet. Genomför leveranskontroll Budgetansvarig genomför en leveranskontroll, vilket innebär att kontrollera huruvida leverantören efterlever avtalet kvalitets och kvantitetsmässigt. Genomför kvalitetsuppföljning av arbetsmarknadsutbildning Budgetansvarig genomför en kvalitetsuppföljning av arbetsmarknadsutbildning, vilket innebär att kontrollera att de uppföljer de överenskomna villkoren i avtalet, att utvärdera leverantören efter deltagarnas omdömen mm Kontrollera avtalsutnyttjande Budgetansvarig följer upp avtalsutnyttjandet, d.v.s. hur mycket som har avropats, till vilket pris, under vilken period mm. Processen är en intern kontroll. Uppdatera avtal Budgetansvarig uppdaterar alternativt väljer att avsluta avtalet efter genomförd utvärdering. Slutadministrera avtal Budgetansvarig avslutar avtalet som därmed arkiveras. Roller som ingår Beställare Budgetansvarig Inköpsansvarig Kategoriansvarig Upphandlare

50 (85) Systemförvaltare Resultat Processens resultat är: Ett arkiverat avtal

51 (85) Besluta om beställning Ver 0.1, 2008-02-14 Budgetansvarig Budgetansvarig Skickat förslag för beslut Mottag förslag och kontrollera Godkänd beställning Attestera beställning Behovsframställan Avvisad behovsframställan eller godkänd beställning Attest Inköpsstöd Avvisad beställning Skickad inköpsorder (AT 6.1.3) Skapad inköpsorder

52 (85) Syfte Syftet med processen är att budgetansvarig skall godkänna att beställning kan göras. Budgetansvarig har därigenom ingått en ekonomisk förpliktelse å Arbetsförmedlingens vägnar. Start Processen kan initieras på följande sätt: En beställare har skickat ett förslag för beslut Arbetssteg Mottag förslag och kontrollera Budgetansvarig mottar förslaget och kontrollerar om det till exempel finns utrymme i budgeten för att uppfylla behovet. Budgetansvarig fattar beslut om beställning och avvisar alternativt godkänner beställning i Inköpsstödet. Attestera beställning Budgetansvarig attesterar beställningen. Gäller det ett avrop skapas därmed en/flera orders som skickas till en/flera leverantörer. Gäller det en enkel/fristående order skapas en/flera inköpsorders som en beställare sedan kan skicka till en/flera leverantörer. Roller som ingår Budgetansvarig Resultat Processen har tre alternativa resultat: Budgetansvarig har skickat en inköpsorder (AT 6.1.3) eller Budgetansvarig har skapat en inköpsorder (enkel/fristående order) eller Budgetansvarig har avvisat beställningen

53 (85) Erhåll elektroniska meddelanden Ver 0.1, 2008-02-14 Beställare Systemförvaltare Inköpsstöd Beställare Systemförvaltare Inköpsstöd Behov av Skickad inköpsorder (AT 6.1.3) Ta emot avropserkännande Avropserkännande för (AT 6.1.4) Ta emot avropsbekräftelse Bekräftad inköpsorder (AT 6.1.5) Avropserkännade (AT 6.1.4) Avropserkännade (AT 6.1.4) Avropsbekräftelse (AT 6.1.5) Avrop (AT 6.1.3) Avropserkännade (AT 6.1.4) Avropsbekräftelse (AT 6.1.5) Avropsbekräftelse (AT 6.1.5) Inköpsstöd Leverantör

54 (85) Syfte Syftet med processen är att motta ordererkännande och orderbekräftelse elektroniskt från leverantören. Detta sker automatiskt i Inköpsstödet. Start Processen kan initieras på följande sätt: Budgetansvarig har skickat en inköpsorder (AT 6.1.3) Arbetssteg Ta emot avropserkännande Leverantören skickar ett avropserkännande (AT 6.1.4) som bekräftar mottaget avrop. Avropserkännandet registreras i Inköpsstödet, vilket innebär att beställaren kan se att leverantören mottagit avropet. Ta emot avropsbekräftelse Leverantören skickar en avropsbekräftelse (AT 6.1.5) som bekräftar lagd order. Avropsbekräftelsen registreras i Inköpsstödet och kontrolleras mot avropet. Roller som ingår Beställare Systemförvaltare Inköpsstöd Resultat Processens resultat är: eller En bekräftad inköpsorder (AT 6.1.5) Avropsbekräftelsen anger att en inte kan levereras eller delvis inte kan levereras, vilket innebär att beställaren har ett behov av (startar processen Genomför behovsanalys och kontrollera mot avtal)

55 (85) Ta emot avropserkännande Ver 0.3, 2008-02-14 Felaktigt avropserkännande för Systemförvaltare Inköpsstöd Skickad inköpsorder (AT 6.1.3) Ta emot och läs in avropserkännande Inläst avropserkännande för Avropserkännade (AT 6.1.4) Avropserkännade (AT 6.1.4) Inköpsstöd Leverantör Systemförvaltare Inköpsstöd Avvikelsehantering: Hantera felaktigt avropserkännande Beställare Kontrollera att leverantören har mottagit avrop Avropserkännade (AT 6.1.4) Avropserkännande för (AT 6.1.4)

56 (85) Syfte Syftet med processen är att ta emot ett avropserkännande från en leverantör. Start Processen kan initieras på följande sätt: Budgetansvarig har skickat en inköpsorder (AT 6.1.3) Arbetssteg Ta emot och läs in avropserkännande Leverantören skickar ett avropserkännande (AT 6.1.4) som bekräftar mottaget avrop. Avropserkännandet registreras i Inköpsstödet. Felaktigheter i avropserkännandet hanteras separat i processen Avvikelsehantering: Hantera felaktigt avropserkännande (ej detaljerad). Kontrollera att leverantören har mottagit avrop När avropet har registrerats i Inköpsstödet kan beställaren se att leverantören har mottagit avropet. Roller som ingår Beställare Systemförvaltare Inköpsstöd Resultat Processens resultat är: Ett avropserkännande för (AT 6.1.4)