www.pwc.se Revisionsrapport Caroline Liljebjörn Cert. kommunal revisor Ola Holstein Risk Manager Granskning av lönehanteringen Borgholms kommun
Innehållsförteckning 1. Revisionell bedömning... 1 2. Inledning...2 2.1. Revisionsfråga...2 2.2. Metod...2 3. Lönehanteringen/-processen...3 3.1. Personal- och lönesystem samt försystem...3 3.2. Organisation och antal anställda...3 3.3. Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt registervård...4 3.4. Styrande och stödjande dokument...4 3.5. Löpande registrering och kontroll...4 3.6. Avstämningsrutin lönesystem och ekonomisystem...5 3.7. Sammanfattande bedömning av lönehanteringen/-processen...5 4. Löneredovisningen...6 4.1. Validering av indata...6 4.2. Översikt av månadslön...6 4.3. Granskning av höga månadslöner...7 4.4. Bonus/provision...7 4.5. Dubbletter av transaktioner...7 4.6. Ologiska personnummer...7 4.7. Anställda med flera anställningsnummer...8 4.8. Transaktioner för nyckelpersoner...8 4.9. Kontrollberäkning av källskatt...8 4.10. Övertidsskulden...9 4.11. Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar...9 4.12. Sammanfattande bedömning...9 Borgholms kommun
1. Revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Borgholms kommun har granskat lönehanteringen för perioden 2013-07-01 2014-06-30. Vi bedömer att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönhanteringen är tillfredsställande och ändamålsenlig. Vi bedömer att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den interna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kontroller av inrapporterade värden i lönesystemet. Vi ser positivt på att det finns en internkontrollplan för personalavdelningen. För att säkerställa att kontroller utförs i tillräcklig omfattning bedömer vi att det bör göras en sammanställning över de väsentliga kontrollmoment som finns inbyggda i lönesystemet, vilka kontroller som görs av personalavdelningen samt vilka kontroller ansvarig chef ska göra. För att stärka den interna kontrollen bör personalavdelningens arbete stickprovskontrolleras med avseende på känsliga uppgifter. Kontrollen bör utföras av någon som inte tillhör personalavdelningen. Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen och den verifiering av transaktioner som framgår av granskningsrapporten. Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer eller anställda med flera anställningsnummer har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. Borgholms kommun 1 av 10
2. Inledning Personalkostnaderna står för den största delen av kommunens kostnader vilket ensamt kan motivera en granskning eftersom väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsställande. Det kan då uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. Detta har uppmärksammats i revisorernas risk- och väsentlighetsanalys. 2.1. Revisionsfråga Granskningen ska ge svar på följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen tillfredsställande och ändamålsenlig? 2.1.1. Kontrollmål 1. Lönehanteringen är säker och tillförlitlig. 2. Uppgifterna i löneredovisningen är aktuella, fullständiga och rättvisande. Följande kontroller ingår i granskningen: Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Bonus/provision Dubbletter Ologiska personnummer Anställda med flera personnummer Transaktioner för nyckelpersoner Kontrollberäkning av källskatt Övertidsskulden Uttag av semester 2.2. Metod Information från lönesystemet har bearbetats via registeranalys för perioden juli 2013 till juni 2014. Intervju har genomförts med personalchef samt löne- och systemansvarig och stickprov har utförts baserat på utfallet av registeranalysen. Borgholms kommun 2 av 10
3. Lönehanteringen/-processen Under år 2011 genomfördes en granskning av personalsystemet. Vissa kommenterar nedan utgår från förändringen jämfört med den granskningen. 3.1. Personal- och lönesystem samt försystem Borgholms kommun har Personec-P från leverantören Aditro som personal- och löneadministrativt system. I systemet, som använts sedan år 2001, sker lönerapporteringen elektroniskt via Självservice där anställda rapporterar frånvaro som t.ex. semester eller kompledighet. Övervägande delen av personalen rapporterar via Självservice och endast vissa grupper som semestervikarier, personliga assistenter och gode män rapporterar via pappersblanketten tjänstgöringsrapport. Även viss typ av frånvaro rapporteras manuellt t.ex. tjänstledighet med lön och föräldraledighet. En förändring jämfört med granskningen år 2011 är att semestervikarierna inom socialförvaltningen från och med sommaren 2014 är schemalagda via Time Care Planering. Utöver personalsystemet används program för specifika områden: Medhelp sjuk- och friskanmälan samt anmälan om vård av sjukt barn Win-las hantering enligt Lagen om anställningsskydd Offentliga Jobb rekrytering av personal Time Care schemaläggning och vikarieplanering inom vård och omsorg Lönevågen kartläggning av löner 3.2. Organisation och antal anställda Sedan granskningen år 2011 har antalet tjänster inom personalavdelningen minskat från sju till sex tjänster. Det är löneadministratörerna som har blivit en färre. Personalavdelningen har sex tjänster fördelade enligt följande: Personalchef 1,0 Löne- och systemansvarig 1,0 Personalkonsulent 1,0 Personalsekreterare 1,0 Löneadministratör 2,0 Minskningen av antalet löneadministratörer innebär att kontrollerna i samband med att systemet stängs inför utbetalning av lön har minskat. Nu sker övervägande delen av kontrollerna löpande under månaden. Borgholms kommun 3 av 10
3.3. Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt registervård Som vid förra granskningen är behörigheterna tilldelade hierarkiskt, en assistent lägger t.ex. in ett schema medan chefsbehöriga attesterar schemat. Chefsbehöriga ska även bevilja övertid och ledigheter. Åtkomsten av information begränsas till att gälla de anställda som varje chef ansvarar för. Längst gående behörighet i personalsystemet har systemförvaltare och löneadministratörer på personalavdelningen. En förbättring jämfört med förra granskningen är att inloggningen numera är gemensam till personalsystemet och ekonomisystemets fakturahantering. Byte av lösenord sker med visst intervall enligt krav från IT-avdelningen. För registrering av en nyanställd i personalregistret krävs ett anställningsbeslut som är påskrivet både av arbetstagaren och av ansvarig chef. Sedan februari 2014 kontrolleras anställningsbeslutet mot uppgifter i folkbokföringsregistret. När anställningen upphör inaktiveras anställningen i personalregistret, men personuppgifterna finns kvar. 3.4. Styrande och stödjande dokument Personalavdelningen har tagit fram manualer för rapportering i Självservice både för arbetsledare och för arbetstagare. Manualen delas ut till arbetsledare i samband med introduktionsprogrammet för chefer. Manualen för arbetstagare delas ut när den nyanställde får utbildning i systemet. Utbildningen genomförs antingen av någon på personalavdelningen eller av någon på arbetsplatsen. Nyhetsbrev skickas ut vid uppgradering av systemet om det finns något som berör chefer och/eller anställda. 3.5. Löpande registrering och kontroll Personalsystemet uppdateras med attesterade uppgifter i Självservice varje dygn. Därefter har den anställde, chefer i verksamheten och personalavdelningen tillgång till informationen. Systemförvaltare och löneadministratörer genomför kontroller av den inmatade informationen löpande under månaden. Det finns flera kontroller inlagda i systemet, till exempel går det inte att registrera semester under del av dag eller övertid i samband med utbildning. Det finns en tidplan över vilka dagar som rapporteringen av avvikelser och möjlighet att godkänna dessa stoppas inför en utbetalning. Två dagar innan detta sker får samtliga chefer ett mejl som påminnelse. Personalavdelningen hoppas på att disciplinen hos cheferna kommer att förbättras genom den nya inloggningen, som innebär att cheferna kommer in i personalsystemet innan de når fakturahanteringen. Sedan några månader tillbaka jämför personalavdelningen angiven orsak till frånvaro i lönesystemet med listor över den tid som vikarier anlitats i Time Care Pool. Eventuella frågetecken skickas till ansvarig chef för utredning. Borgholms kommun 4 av 10
3.6. Avstämningsrutin lönesystem och ekonomisystem Från personalavdelningens sida görs inga särskilda kontroller mellan lönesystemet och ekonomisystemet. Sociala avgifter, pensioner, arbetsmarknadsförsäkringar och preliminärskatt genereras i lönesystemet. Kontroller att uppbokade poster överensstämmer med gjorda utbetalningar sker på ekonomiavdelningen. Vid årets slut görs en avstämning att samtliga inrapporterade kontrolluppgifter överensstämmer med personalkostnaderna i resultaträkningen. Kontrollen visar att inget annat än lönerelaterade kostnader bokförts som personalkostnader. Det åligger respektive chef att kontrollera att rätt personalkostnader har belastat rätt verksamhet. 3.7. Sammanfattande bedömning av lönehanteringen/-processen Vi bedömer att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den interna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kontroller av inrapporterade värden i lönesystemet. För att säkerställa att kontroller utförs i tillräcklig omfattning bedömer vi att det bör göras en sammanställning över de väsentliga kontrollmoment som finns inbyggda i lönesystemet, vilka kontroller som görs av personalavdelningen samt vilka kontroller ansvarig chef ska göra. För att stärka den interna kontrollen bör personalavdelningens arbete stickprovskontrolleras med avseende på känsliga uppgifter. Kontrollen bör utföras av någon som inte tillhör personalavdelningen. Borgholms kommun 5 av 10
4. Löneredovisningen Då det förekommer en stor mängd transaktioner och olika lönearter har vi valt att verifiera fullständigheten i vårt material. För att kontrollera att det material som vi mottagit är fullständigt har vi utifrån de transaktioner som skapats i lönesystemet under granskningsperioden avseende bruttolön, förmåner och sociala avgifter för de olika ålderskategorierna beräknats och matchats mot den information som lämnats till Skatteverket. Vi kan genom denna avstämning konstatera att informationen som lämnats till Skatteverket är fullständig och riktig. 4.1. Validering av indata För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som inte finns upplagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregistret gjorts. Stickprovskontroll har genomförts av de transaktioner där matchning inte kunnat ske. Förklaringen till att personer, som inte finns upplagda i personalregistret, fått utbetalningar beror på att anställningen upphört under granskningsperioden. 4.1.1. Bedömning 4.2. Översikt av månadslön För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall, se tabellen nedan. Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översiktlig bild av förekommande månadslöner. Antal förekomster Beloppsintervall 0 5 000 8 5 000 10 000 26 10 000 15 000 102 15 000 20 000 247 20 000 25 000 269 25 000 30 000 182 30 000-35 000 72 35 000-40 000 16 40 000 45 000 10 45 000 50 000 3 50 000 60 000 4 60 000 100 000 1 Borgholms kommun 6 av 10
Utifrån granskningen kan konstateras att 74 % av kommunens utbetalda månadslöner uppgår till mellan 15 000-30 000 kr. 4.2.1. Bedömning Antal utbetalningar av månadslöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. 4.3. Granskning av höga månadslöner De 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. I granskningen har ingått att rimlighetsbedöma månadslönerna. Stickprovskontroller har utförts mot anställningsavtal. 4.3.1. Bedömning 4.4. Bonus/provision Utsökningen av transaktioner avseende bonus och provision har genomförts. Vid kontrollen identifierades inga transaktioner som kan hänföras till bonus eller provision. 4.4.1. Bedömning 4.5. Dubbletter av transaktioner En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter en kombination av anställningsnummer samt månadslön som förekommer mer än en gång under samma löneperiod och med samma belopp. Utifrån genomförd analys och resultat har stickprov genomförts avseende dubbletter som framkommit. Vid stickproven har kontroll utförts för att säkerställa att inte dubblettregistreringar har gjorts alternativt att dubbla månadslöner har utbetalats. Våra stickprovskontroller visade att orsaken till de dubbelregistrerade transaktionerna i samtliga fall berodde på att lönekostnaden fördelas mellan två eller tre olika kostnadsställen. 4.5.1. Bedömning 4.6. Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra. En anställd med avvikande personnummer har identifierats. Personer, som är medborgare i annat nordiskt land, kan få ett tillfälligt personnummer i Sverige. Detta personnummer baseras på deras befintliga och kan avvika från principen som svenska personnummer är uppbyggda efter. Borgholms kommun 7 av 10
4.6.1. Bedömning 4.7. Anställda med flera anställningsnummer I Borgholms kommun tilldelas anställda ett anställningsnummer som består av förvaltningsnummer samt ett nummer som är unikt för en viss tjänst. Det innebär att en anställd kan ha flera anställningsnummer beroende på vilka uppdrag som personen har i kommunen. Stickproven visar anställda som har en vilande tjänst och en aktiv tjänst på grund av att de gått från en halvtidstjänst till en heltidstjänst. Andra anställda har flera anställningsnummer på grund av att de har flera olika uppdrag i kommunen. Det kan till exempel avse fast anställning, timanställning, förtroendeuppdrag med mera. Det finns ett anställningsbevis för varje anställning/uppdrag. 4.7.1. Bedömning 4.8. Transaktioner för nyckelpersoner Samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner har extraherats. Därefter har en rimlighetsbedömning gjorts av posterna. Vid granskningen har inga avvikande utbetalningar identifierats. Milersättning för användning av egen bil i tjänsten har utbetalats. Kommunen använder sig av kollektivavtalet BIA:s ersättningsbelopp om 2,90 kr/kilometer. 4.8.1. Bedömning 4.9. Kontrollberäkning av källskatt Denna analys visar om det källskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimligt eller inte. Via registeranalys har sökning gjorts efter källskatteavdrag som understiger 20 % eller överstiger 60 %. Ett flertal källskattesatser under 20 % och ett fåtal över 60 % har identifierats. Stickprovskontrollen visar att skattesatserna under 20 % beror på jämkning av skatt eller att den anställde är över 65 år och därmed har en lägre skatt enligt skattetabellen. Uppgift om jämkning av skatt hämtas från Skatteverket under december månad. Uppgifterna läses in i lönesystemet. En anställd har en källskattesats över 60 %. I utdatamodulen ser det ut som om källskatten är avdragen tre gånger, men lönespecifikationen och utbetalningen visar att skatten endast är dragen en gång. Felet är anmält till systemleverantören. Borgholms kommun 8 av 10
4.9.1. Bedömning Vi anser att felet i utdatamodulen bör utredas. För övrigt har vi inget att erinra på denna punkt. 4.10. Övertidsskulden Reglering av övertid, mertid, flextid med mera sker i kollektivavtalet Allmänna bestämmelser samt i lokala kollektivavtal. I Självservice beviljas/attesteras rapporterade avvikelser. När den anställde registerar avvikelser mot normal arbetstid ska den kategoriseras enligt fördefinierade alternativ, till exempel introduktion, extra vak, vikariat, förstärkning, personalmöte, planering eller utbildning. Det finns även en meddelanderuta där den anställde kan beskriva orsakerna till avvikelsen. Vi har utfört en registeranalys där samtliga transaktioner avseende övertid/komptid har sammanställts. Stickprovsgranskningen visar att arbetstidslagen följts avseende gränsen för övertid. 4.10.1. Bedömning Vi anser att rutinen avseende övertid/komptid är ändamålsenlig och att arbetstidslagen följts när det gäller övertid. 4.11. Uttagna semesterdagar/antal sparade semesterdagar Extrahering har gjorts av antal sparade semesterdagar som registrerats i systemet. Arbetstagare som har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar under året har rätt att spara en eller flera överskjutande dagar. Dessa dagar får inte överstiga 40 dagar. Avstämning av detta sker årligen. 4.11.1. Bedömning Vi anser att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig då det görs en årlig avstämning avseende att de anställda minst tar ut sina lagstadgade semesterdagar samt att den sammanlagda skulden inte överstiger 40 dagar. 4.12. Sammanfattande bedömning Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av registeranalysen och den verifiering av transaktioner som framgår av granskningsrapporten. Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer eller anställda med flera anställningsnummer har vi erhållit rimliga förklaringar till dessa. Borgholms kommun 9 av 10
2014-11-xx Caroline Liljebjörn Projektledare Pär Sturesson Uppdragsledare Borgholms kommun 10 av 10