SKAPA ENGAGEMANG: FÖRETAGSLEDNINGENS VIKTIGA ROLL

Varför anses en organisation vara en mycket bra arbetsplats medan en annan har svårt att behålla sina medarbetare? Svaret är inte så enkelt som att företaget A betalar mer än företag B. Bra lön och andra förmåner kanske lockar många sökande, men det får inte automatiskt en person att känna sig som en del av organisationen. Nivån på åtagandet, stoltheten över arbetsplatsen och viljan hos en medarbetare att rekommendera sitt företag som en bra arbetsplats - det vi kallar engagemang - är det som kan avgöra om ett företag blir framgångsrikt eller inte. Dale Carneige Training genomförde nyligen en studie som undersökte vilka rationella och känslomässiga faktorer som påverkar engagemanget på arbetsplatsen. Studien fokuserade på att identifiera vilka avgörande områden som påverkas av företagsledningens sätt att leda och dess beteende. Allt från kvaliteten på personer som anställs, den utbildning och resurser de får tillgång till och kommunikationen med medarbetarna, till sättet medarbetare belönas på. Arbetsplatsmiljön är en återspegling av företagsledningens ledarskap. Förmågan att styra individuella resultat mot organisationens mål, det är bränslet som får vanliga människor att uppnå ovanliga resultat. Andrew Carnegie

VÄRDET AV ENGAGEMANG Företagsledare tycker ofta att det är svårt att mäta vilken inverkan medarbetarengagemang har på företagets resultat. Dale Carnegies engagemangsstudie, som fokuserade på Europa, visade att två av tre anställda inte är fullt engagerade i sitt arbete. Lite under hälften, 47 %, är delvis engagerade och känner sig undervärderade. Dessa medarbetare är ovilliga eller oförmögna att göra sitt bästa. Oengagerade medarbetare medför stora risker för ett företag. De representerar 19 % av Europas arbetskraft. De uppvisar negativa beteenden och förringar sina kollegors prestationer. Effekten kan bli minskad produktion, ökning av olyckor, mer frånvaro och större personalomsättning. Eftersom oengagemang har så stark negativ inverkan på arbetsplatsen anser vissa arbetsgivare att det kan vara bättre att låta missnöjda medarbetare sluta. Men dessa personer kan ta med sig sitt missnöje och sprida det utanför företaget, vilket kan skada organisationens rykte gentemot nuvarande kunder och blivande medarbetare. 52 % av de oengagerade medarbetarna skulle byta arbetsgivare för en så liten lönehöjning som 5 %, medan endast 4 % av de fullt engagerade skulle byta arbetsplats för samma löneökning. Att ersätta medarbetare är dyrt mycket dyrare än att satsa tid och ansträngning på att försöka få dem att känna sig engagerade och involverade i företagets framgångar. Många gånger tar det lång tid att få en ersättare på plats, det kostar pengar och man tappar fart. Kostnaden för att behålla en oengagerad person kan alltså vara lägre än alla kostnader som uppstår i samband med en nyanställning förutsatt att chefen lyckas få den oengagerade medarbetaren engagerad igen. Medan oengagerade medarbetare kostar arbetsgivaren både tid och pengar, driver engagerade medarbetare verksamheten framåt. De 34 % av medarbetarna som är fullt engagerade utför mer arbete på mindre tid än sina kollegor. Fördelarna som upplevs inom organisationen är: högre produktivitet, ökad kundtillfredsställelse, förnyade affärer och större vinst för organisationen och dess ägare. När man ser till dessa fakta är det överraskande att 75 % av organisationerna inte har någon plan eller strategi när det gäller engagemang, trots att 90 % säger att engagemang har inverkan på framgången hos ett företag². 37% av chefer, 40% av företagsledare och 50% av verkställande chefer är fullt engagerade. Endast 26% av övriga medarbetare är fullt engagerade

SKAPA EN MILJÖ SOM UPPMUNTRAR ENGAGEMANG 1. Skapa en miljö som uppmuntrar engagemang 2. Mät medarbetarengagemang 3. Gör en handlingsplan som ökar medarbetarengagemanget Medarbetarengagemang Kundupplevelse Marknad Ledarskap 4. Håll personer ansvariga för att skapa medarbetarengagemang 5. Belöna de som gör framsteg med ökat medarbetarengagemang Företagsledarna är organisationens ansikte utåt. De sätter upp strategiska och kulturella mål och styr företaget i rätt riktning för att uppnå sina visioner. Genom positiva attityder och handlingar kan de skapa en engagerande miljö som involverar och inspirerar alla medarbetare. Medarbetare som har förtroende för företagsledningen är ofta fullt engagerade. Jämför detta med de medarbetare som saknar tron på att företagsledningen har förmåga att leda företaget i rätt riktning. I den europeiska undersökningen rankades Allmän tillfredställelse med högsta ledningen lägst av samtliga aspekter. Medarbetare vill ha möjlighet att uttrycka sina åsikter och veta att deras åsikt har betydelse. Det är därför inte överraskande att medarbetare som anser att deras företag uppmuntrar öppen och ärlig kommunikation känner större engagemang. De välkomnar möjligheten att dela på problem och att arbeta tillsammans för att hitta lösningar. Medarbetare som säger sig vara nöjda med mängden feedback de har fått när det gäller beslut som har inverkan på deras arbete, är ofta fullt engagerade. När medarbetare känner att de saknar möjlighet att uttrycka åsikter eller att ingen lyssnar, är risken stor att de blir omotiverade och ovilliga att anstränga sig för att företaget ska bli framgångsrikt.

De flesta medarbetare vet vad som förväntas av dem, men att få möjligheten att växa och utveckla nya färdigheter och prova nya saker skapar engagemang. Företagsledare skapar engagemang genom att ha tydliga karriärvägar för sina medarbetare, försäkra sig om att medarbetarna får konstruktiv feedback och genom att utforma en utbildningsplan som omfattar hela organisationen. Medarbetarna måste få känna att det de gör är meningsfullt och att de arbetar för ett framgångsrikt företag. De flesta vill också känna att de tillhör en grupp som delar deras värderingar. När värderingarna i en organisation sammanfaller med de hos medarbetarna och de ser att beteenden i organisationen reflekterar dessa värderingar, blir de engagerade. Företagsledningen kan stärka sitt åtagande gentemot organisationen genom att skapa en trygg arbetsmiljö där medarbetarna känner att deras hälsa och välbefinnande är viktigt. Dale Carnegies studie visade att överallt i Europa var hälsa och välbefinnande hos medarbetarna, den aspekt som värderades högst av alla i mätningar av engagemang i olika organisationer. Företagsledare kan också öka engagemang genom att visa kollektivt ansvar. Engagemangsnivån är mycket högre bland de som känner sig stolta över sitt företags insatser gentemot samhället. Uppmuntran till teamwork och samarbete från företagsledningens sida kan också öka engagemanget. Ett positivt samspel mellan arbetskamrater kan medföra att medarbetarna ser fram emot att gå till arbetet. Det hjälper dem att skapa varaktiga vänskapsförhållanden mellan kollegor. Medarbetare som känner sig stolta över att arbeta i denna organisation agerar även som ambassadörer för den. MÄTA MEDARBETARENGAGEMANG Effektivt chefsskap är inte något man får, eller lär sig, genom att göra en engångsundersökning av engagemang och prestationer; det är en ständigt pågående process. Företagsledare måste satsa tid och resurser på att mäta engagemang. Frågeundersökningar och intervjuer med medarbetarna, ansikte mot ansikte, bör göras regelbundet. Resultaten behöver sedan analyseras och med den informationen som grund kan man avgöra vilka eventuella åtgärder som ska vidtas. Gör intervjuer med personer som väljer att lämna företaget, för att förstå varför de slutar. Medarbetarna måste känna sig säkra på att de kan uttrycka sina åsikter utan risk för efterverkningar. Kom ihåg att vissa medarbetare kanske saknar motivation att besvara frågor. Det är också viktigt att ställa rätt typ av frågor, annars kan man förbise tecken på oengagemang. Uppmuntra medarbetare till att ge feedback och att göra en uppföljning av resultaten. Det är bättre att misslyckas än att inte göra något alls. Om medarbetare tror att personen som utför undersökningen inte värdesätter deras åsikter blir de besvikna och riskerar då att bli helt oengagerade.

HANDLINGSPLAN FÖR ATT FASTSTÄLLA BRISTER Varje organisation behöver en egen, unik handlingsplan baserad på de resultat, och eventuella brister, som en medarbetarundersökning visar. Ledningen måste få förståelse för vilka faktorer som ökar eller minskar engagemanget. Företagsledningen kan med utgångspunkt från dessa kunskaper utveckla en målinriktad handlingsplan för varje nivå i organisationen, både individuellt och avdelningsvis. Organisatorisk nivå: Företagsledare sätter sin prägel på organisationen. Arbetssätt och mål måste framgå tydligt, vara realistiska, möjliga att uppnå och de måste förmedlas till alla i organisationen. Detta medför en känsla av delat ansvar för organisationens framgång. Medarbetarnas uppfattning om företagsledarna tenderar att vara mindre positiv än uppfattningen de har om de närmaste cheferna. Detta kan bero på att de känner ett stort avstånd till ledningen. De kommer sannolikt att lägga skulden för alla problem på företagsledningen. Företagsledare måste visa en positiv attityd i samarbetet med andra chefer och övriga medarbetare. Och de behöver vara tillgängliga för dem. Företagsledare är bland de mest engagerade, men medarbetares uppfattning om företagsledningen tenderar vara mindre positiv. Avdelningsnivå: Engagerade företagsledare fungerar som förebilder för alla medarbetare, men speciellt för de närmsta cheferna, som i sin tur skapar engagerade team. Engagerade chefer medför sannolikt ett engagerat team och oengagerade medarbetare har troligtvis en oengagerad chef. Varje team eller avdelning måste förstå hur deras roller och uppgifter passar in i organisationens vision. Använd mångfalden av förmågor, erfarenheter och bakgrund inom teamet för att skapa en entusiastisk och innovativ miljö. Bygg upp en känsla av förtroende inom teamet. Försäkra dig om att nödvändig feedback från chefer mottas och används på ett bra sätt och förbättrar den allmänna prestationen i teamet. Se till att chefer stöder de individuella medlemmarna i ett team och bryr sig om dem på ett personligt plan. Uppmuntra medarbetare att lära sig och ta del av sina chefers kunskaper och erfarenheter.

Individuell nivå: Tänk på medarbetare som interna kunder; de är de viktigaste tillgångarna som finns när det gäller implementering och bevarande av den kultur av engagemang som leder till en organisations framgång. Medarbetare som anser att deras arbetsgivare bryr sig om vad jag tycker i allmänhet om vår organisation är engagerade. Fastställ hur individuella personliga ambitioner stämmer överens med organisationens mål. Uppmuntra till individuell utveckling och framhåll individuella insatser. Ge beröm öppet, ge tillrättavisningar enskilt och coacha medarbetare som inte uppvisar ett engagerat beteende. LÅT MEDARBETARE TA ANSVAR Företagsledare spelar en stor roll när det ska upprättas ramar för att få en engagerande arbetsplats. De närmsta cheferna som har daglig kontakt med medarbetarna är de som bäst kan utvärdera individuella engagemangsnivåer. Det är företagsledningens uppgift att ge stöd till dessa chefer och försäkra sig om att de har tillräckliga kunskaper och motivation för att identifiera och förstå förändringar i engagemangsnivåerna. Varje medarbetare är ansvarig för sina egna handlingar och sitt förhållningssätt mot kollegor. Detta bidrar till en positiv arbetsmiljö. Respekt och ömsesidig feedback mellan kollegor skapar engagemang i hela teamet. BELÖNA MEDARBETARE SOM SKAPAR ENGAGEMANG Alla medarbetare vill få bekräftelse för sina insatser. Framgångsrika företagsledare sätter upp realistiska mål och värdesätter medarbetare som anstränger sig för att lyckas. De belönar medarbetare och chefer som ökar produktiviteten och skapar entusiasm. Dessa belöningar behöver inte vara finansiella, men de måste vara meningsfulla. Att erbjuda samma typ av uppmuntran gång på gång kan få medarbetare att tro att ledningen inte bryr sig om dem särskilt mycket. Förmåner och uppmuntran bör utformas så att de tilltalar medarbetare på de olika avdelingarna inom organisationen. Erkännande och beröm i tillägg till fysiska belöningar uppmuntrar till engagemang.

SAMMANFATTNING Effektiva företagsledare anställer rätt person för arbetet, motiverar genom att sätta upp tydliga mål och ansvar, lär upp och ger utbildning genom hela karriären. Företagsledare som litar på sina medarbetare, kommunicerar med dem på ett positivt sätt och som bekräftar och belönar deras arbete, tenderar att skapa en engagerad arbetsstyrka som ger organisationen konkurrenskraftiga fördelar. REFERENSER 1 Employee Replacement Costs Working Paper 2010, Institute for Research on Labor and Employment, UC Berkeley 2 Reward to Engage 2008, Accor Services 3 Apostle Employee Engagement Report 2012, Dale Carnegie Training/MSW Research ÖVRIG LÄSNING Dale Carnegie Training White Papers (2012) Why Employee Engagement Matters and What Drives It The Dynamics of Employee Engagement Emotional Drivers of Employee Engagement Enhancing Employee Engagement: The Role of The Immediate Supervisor www.dalecarnegie.se