HÖGSKOLAN I BORÅS BESLUT 1 Gemensamma Förvaltningen Petter Schönborg, enhetschef 2013-03-13 Dnr 243-13 Verksamhetsberättelse för gemensamma förvaltningen Gemensamma förvaltningens (GF) VB utgör en uppföljning av GF:s verksamhet. 1. Årets viktigaste händelser för GF Det arbete som GF:s ledningsgrupp gjort tillsammans med administrativa chefer och BLR:s ledning och som lett till förslag till Mål och strategier det kompletta verksamhetsstödet samt förslag till gemensam verksamhetsplan 2013-2015 för verksamhetsstödet vid högskolan i Borås. Kommunikations-/ledningsstöd i frågorna om det förändrade högskolelanskapet, strategiskt forskningssamarbete med Skövde och Textile Fashion Center. Informationssäkerhetsarbetet har intensifierats och styrdokument kring informationssäkerhet och förvaltningsplaner har tagits fram och beslutats. Arbete har påbörjats i form av framtagning av förvaltningsplaner för centrala IT-system. Arbetet med att bygga upp ett miljöledningssystem slutfördes under året och högskolan blev miljöcertifierad i april. Ny anställningsordning med tillhörande regler för anställning och befordran av lärare har genom ett högskoleövergripande arbete arbetats fram och beslutats under året. De nya styrdokumenten har redan resulterat i förändrad struktur för beredning av rekrytering och befordran av lärare (Anställningsutskottet). I samband med budgetarbetet inför 2013 planerades en ambitionsminskning och en organisationsanpassning av stödet för internationella och nationella utbytesprojekt samt en flytt av internationella koordinatorer från Funktionen för forsknings- och samverkansstöd till Högskoleservice. Externfinansierade projekt drivs fr.o.m. 2013 av kärnverksamheten. 2. Uppdrag Enligt ROB ska den gemensamma förvaltningen utgöra ett centralt stöd för grundutbildning, forskning samt forskarutbildning och ha till uppgift att samordna högskolans administrativa verksamhet och förvaltning. Gemensamma förvaltningen ska vidare utgöra ett strategiskt och administrativt stöd för högskolans ledning och ledningsorgan. Under har GF fokuserat på att driva utvecklingen av att ta fram förslag till en gemensam verksamhetsplan och budget för högskolans stödverksamhet, där gemensamma prioriteringar och samordningsvinster tydliggörs. 3. Mål Under 2010 tog GFL tillsammans med högskoledirektör och administrativa chefer fram ett förslag till mål för högskolans stödverksamhet, som ett inspel till en MOS för stödverksamheten. Tillsvidare gäller målen för GF. GF:s mål är: att erbjuda ett likvärdigt stöd till verksamheten att vara ett samordnat stöd för verksamheten att vara ett synligt stöd att vara ett stöd för att uppfylla de krav och förväntningar som ställs på högskolan att vara en attraktiv arbetsplats
2 (11) 4. GF:s ansvarsområden GF bedriver verksamhet inom följande ansvarsområden: administrativt-/handläggarstöd till ledning och högskoleövergripande beslutsorgan förvaltningsrättsligt och arbetsrättsligt stöd registratur/arkivering upphandling och inköpssamordning redovisning, bokslut och budgetstöd lokalförsörjning, säkerhetsfrågor och vaktmästeriservice studieadministration, studenträtt, studentservice och tentamenssamordning växel/reception stöd för samordning av forskning, utbildningsplanering, EU-frågor och internationalisering samordning, förvaltning, support och drift av IT-system stöd till samverkan med omgivande samhälle inklusive uppdragsutbildning arbetsgivarstöd, rekrytering, arbetsmiljö, kompetens- och ledarskapsutveckling löne- och personalredovisning stöd vid kommunikationsstrategier, medierelationer, omvärldsbevakning, rekrytering, marknadsföring och varumärkesarbete, eventsupport samt extern och intern information utvecklingstjänster till KronoX, Ladok m.m. 5. Verksamhetsutveckling vid GF 5.1. Utvecklingsarbete 5.1.1. Administrativ samordning Under året har ett arbete med en gemensam verksamhetsplan för verksamhetstödet pågått. Arbetet har skett i samverkan mellan GF, BLR och institutionerna. En kartläggning av nuvarande verksamhetsstöd har genomförts och förslag till mål och verksamhetsplan för verksamhetsstödet har tagits fram och presenterats för högskolans ledning. Mot bakgrund av kvalitets- och effektivitetsvinster har BLR och Högskoleservice ökat samarbetet inom området internationaliseringsstöd genom bland annat samlokalisering, gemensam verksamhetsutveckling och resursstöd. Under året sammanställde och prioriterade en av rektor utsedd arbetsgrupp synpunkter på den fortsatta utvecklingen av Studentcentrum ur ett studentperspektiv. Detta resulterade i en rapport med rekommendationer och förslag på områden att utreda vidare. Under året har en arbetsgrupp för samordning av högskolans risk- och säkerhetsarbete bildats. Gruppen har till uppgift att utveckla en metod och struktur för högskolans arbete med risk och säkerhet vilket omfattar riktlinjer, regler och former för genomförande av riskanalyser och uppföljning inom området. Lokalgruppen har under året utökats med representanter från övriga enheter/institutioner. Representanterna från enheterna/institutionerna deltar vid två tillfällen per år då det informeras om pågående och framtida ombyggnationer och flyttar samt ges tillfälle till diskussion utifrån önskemål och behov inom lokalförsörjningsområdet. I syfte att fokusera och förbättra kvaliteten på den interna kommunikationen har ett elektroniskt nyhetsbrev Inblick som kommer ut en gång per vecka till all personal på högskolan ersatt tidigare Veckobladet. Även institutionerna har börjat använda samma system för internt nyhetsbrev.
3 (11) Då det varit otydligheter kring ansvarsområden mellan central och lokala arbetsmiljökommittéer samt vilka frågor som ska behandlas var har riktlinjer för arbetsmiljöarbetet arbetats fram och beslutats av rektor. 5.1.2. Utvecklingsinsatser Utöver samordningsaktiviteter ovan, bedriver GF kontinuerligt utvecklingsinsatser 1 för att effektivisera, kvalitetssäkra och utveckla verksamhetsstödet. Av utvecklingsinsatser kan bl. a. nämnas: Medverkan i arbetet med att etablera Textile and Fashion Centre, inkl. lokalisering av THS, i området Simonsland. Projektering av en broförbindelse mellan Balder och Sandgärdet blev klar under året. Bron beräknas vara färdigbyggd i maj 2013. Passerkort för studenter synkas numera automatiskt mot Ladok vilket innebär en smidigare hantering samt att studenternas grundaccess i passagesystemet aktiveras direkt vid utlämnandet av passerchip. Processen för utveckling av nya utbildningar och revideringar av befintliga utbildningar har utvecklats, vilket även resulterat i en ny handläggningsordning för revidering av utbildningsplan för inrättade utbildningar. Processen från antagning till examen för doktorander är helt säkerställd och klar. Riktlinjer för informationssäkerhet och anvisningar för användare, förvaltning samt drift & kontinuitet har beslutats, inkl systemförvaltningsmodell och mall för förvaltningsplan. Utveckling av högskolans webb genom redesign-projektet har påbörjats med fokus på de externa sidorna. Efter en förstudie togs beslut om att skilja intern och extern webb, liksom att avveckla nuvarande CMS Portal Websphere och byta till Episerver. Det nya publiceringsverktyget är enklare och mer användarvänligt vilket effektiviserar arbetet med att lägga ut information på nätet. För att uppfylla de krav om verksamhets- och processbaserad arkivredovisning som Riksarkivet ställer på myndigheten har klassificeringsstruktur med processbeskrivningar tagits fram i samarbete med universiteten i Karlstad och Örebro. Strukturen används sedan årsskiftet /2013 för klassificering av diarieförda och arkiverade handlingar. Ladok3 är nästa generation av studieadministrativt systemstöd för landets lärosäten och kommer att ersätta det Ladoksystem som är i drift idag. Under har högskolans interna införandeprojekt startats upp. Med Ladok3 kommer möjligheter att förändra, förbättra och effektivisera verksamhetsstödet. Ladok3 kommer att införas stegvis med start 2014. 2017 förväntas hela det nya systemet vara i drift. Rutiner för framtagning av miljöredovisning för tjänsteresor har utvecklats tillsammans med högskolans resebyrå VIA Egencia. Redovisningen är ett krav från Naturvårdsverket och ingår även i högskolans årsredovisning. Redovisningen utgör därutöver ett underlag till högskolans miljöarbete och mål. 1 Se verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser per GF:s avdelningar, WWW3.hb.se/personal/intern information.
5.1.3. IT-verktyg Högskolan har tillgång till ett antal IT-baserade administrativa verktyg och GF:s målsättning är att användningen av e-tjänster ytterligare ska öka som stöd för önskad verksamhetsutveckling och mer enhetlig och effektiv handläggning. Här redovisas viktigare utveckling av IT-verktyg : 4 (11) En ny anläggningsmodul i Agresso har tagits i bruk under året. En e-handelsmodul i Agresso har köpts in och implementering har påbörjats. Fortsatt medverkan i projektet nytt gränssnitt för KursInfo, högskolans utbildningsdatabas. Det nya gränssnittet ska leda till en enklare process vad gäller hanteringen av kurs- och utbildningsplaner samt kurs- och programtillfällen i KursInfo. Ett identitetshanteringsprojekt pågår med syfte att underlätta administrationen i hur användare får tillgång till system och tjänster inom verksamheten samt ökad säkerhet. De första delarna togs i drift i augusti. Högskolan har tecknat avtal med Adobe som innebär rätt att installera Adobe Master Collection på samtliga datorer. Avtalet ger även personal rätt att installera programvarorna på privata datorer. Högskolans app fick en ny release under sommaren. Lönerevisionen skedde i god samverkan och på ett mer effektivt sätt än tidigare bl. a. tack vare driftsättning av ny lönerevisionsmodul i Primula. 5.1.4. Lokalförsörjning Ny- och ombyggnationer är en viktig planeringsförutsättning för att tillgodose verksamhetens behov av lokaler. Under har ombyggnad av A5 och B6 genomförts enligt tidigare inplaceringsbeslut. Ombyggnaden av C2 har påbörjats under året, därutöver har andra mindre ombyggnader och lokalanpassningar genomförts. Rektor har under året fastställt ett nytt lokalprogram för högskolan. Därefter har arbetet med en inplaceringstest påbörjats och den beräknas bli klar i mitten av 2013. Vissa planerade ombyggnader har senarelagts i avvaktan på beslut med anledning av inplaceringstesten. Ombyggnad och planering för institutionen Textilhögskolans inflyttning på området Simonsland under 2013 har pågått under året. Inom lokalerna i kvarteren Balder och Sandgärdet har åtgärder vidtagits för att uppfylla gällande förordning om tillgänglighet. 5.1.5. IT-infrastruktur Samtliga delar av verksamheten är idag på olika sätt beroende av stabil och fungerande ITinfrastruktur. Detta kräver en kontinuerlig utveckling och implementering av ny teknik, nya funktioner samt utökad kapacitet för att tillgodose verksamhetens behov. Under har bland annat följande skett: Införande av mobil anknytning MEX. Detta abonnemang ger en utökad funktionalitet genom att HB:s växel och mobiltelefonen samverkar, d.v.s. mobilen fungerar som en vanlig anknytning i växeln. Lösningen ger möjlighet att ersätta den fasta telefonen på skrivbordet och endast använda sig av mobiltelefonen. Groupwise klient och postkontor har uppgraderats till version. Antalet postkontor har också utökats. Migrering pågår fortfarande Högskolan i Borås har under året blivit godkänd som medlem i identitetsfederationen Swamid 2.0. Federationens medlemmar garanterar att hanteringen av elektroniska identiteter(datakonton) sker på ett säkert sätt. Medlemskap i Swamid 2.0 är en förutsättning för att få nyttja gemensamma tjänster som exempelvis Eduroam, Box, Adobe Connect. Implementation av Box.net som är en molnbaserad fillagrings- och synkroniseringstjänst riktad mot företag och myndigheter. Box ger en möjlighet att samarbeta kring filer och åtkomst till filerna där användarna vill ha det. All trafik till och från tjänsten är krypterad, och filerna lagras krypterade hos leverantören. Tjänsten är integrerad med befintlig federerad inloggning (SWAMID 2.0) vilket tar bort behovet av att skapa extra användarkonton och hantera lösenord.
5.2. Kvalitetsarbete GF:s kvalitetsarbete utgår ifrån högskolans övergripande styrdokument. Det systematiska kvalitetsarbetet görs och följs upp i huvudsak via verksamhetsplaner, handlingsplaner, rutinbeskrivningar, processkartläggningar, uppföljningar, externa och interna granskningar. Arbetet beskrivs i Gemensamma förvaltningens plan för kvalitetsarbete -2014 och handlingsplanen följs upp i bilaga 1 Uppföljning av Gemensamma förvaltningens handlingsplan för kvalitetsarbete -2014. De prioriterade aktiviteterna i handlingsplanen grupperas i områdena: 5 (11) Samordning och utveckling av området risk och säkerhet, särskilt informationssäkerhet Dokumentation och kommunikation av rutiner Samordning av stödverksamhet Kund, service och helhet Uppföljning. Utöver genomförda aktiviteter i handlingsplanen kan nämnas att IT-avdelningen och Högskoleservice under året genomförde en kundenkät med positivt resultat. 5.3. Arbetsmiljöarbete 5.3.1. GF:s arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöarbetet inom GF syftar till att förebygga ohälsa och olycksfall och därmed till att vidmakthålla en god fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Det förutsätter ett ledarskap och medarbetarskap där alla tar ansvar. Arbetsmiljöarbetet utgår från GF:s handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppföljning av års handlingsplan inklusive skyddsrond framgår av bilaga 2 Uppföljning av Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete vid GF. GF har en lokal arbetsmiljökommitté med representation från samtliga avdelningar, där såväl chefer som medarbetare ingår, samt en lokal samverkansgrupp där GF:s skyddsombud samt GF-representanter från SACO och OFR träffar enhetschefen för informella samtal. Under året har avdelningen för utbildningsstöd präglats av flertalet tillfälliga lösningar på personalsidan. Chefstjänsten är en tf-lösning då rekrytering av ny chef pågår. Flera medarbetare har varit tjänstlediga och vikarier har ersatt. Även tillsättning av tillsvidaretjänster har pågått under året. Detta sammantaget innebär att det har varit en hög arbetsbelastning och osäkerhet på avdelningen. Även de internationella koordinatorerna har under året haft en ansträngd situation på grund av resursneddragningar och personalomsättningar till följd av vikariat Olika aktiviteter har genomförs med syfte att bevara ett bra arbetsklimat såsom kick-off, stödverksamhetens dag tillsammans med övrigt verksamhetsstöd, planeringsdagar på avdelningar, deltagande i kretsloppet, gemensam julaktivitet m.fl. Ett antal av GF:s medarbetare har under året genomgått utbildning i hjärt- lungräddning samt brandskydd. Vidare har GF aktivt arbetat för att säkerställa en fortsatt god fysisk arbetsmiljö och aktiviteter som tillkom i handlingsplanen med anledning av 2011 års skyddsrond har genomförts under året. Något som framkommer i medarbetarundersökningar är att internkommunikationen på högskolan behöver förbättras. I syfte att förbättra detta har under året det tryckta Veckobladet ersatts med ett elektroniskt nyhetsbrev Inblick, viket upplevs som mycket positivt bland medarbetarna.
5.3.2. GF:s högskoleövergripande arbetsmiljöarbete GF har samordningsansvar för högskolans arbetsmiljöarbete. Samordningsansvaret innebär främst arbete med arbetsmiljöfrågor som är högskoleövergripande, men även att stödja skyddsombud samt chefer i deras arbetsmiljöarbete. Exempel på aktiviteter under : 6 (11) En ny arbetsmiljöpolicy har arbetats fram. Den beslutades dock inte formellt förrän i februari 2013. En medarbetarundersökning, Personalbarometern, genomfördes under året med den högsta svarsfrekvensen hittills på 71 %. Mycket fokus har legat på att förbättra brandsäkerheten. Samtliga utrymningsplaner har uppdaterats och rutin för brandlarm har fastställts. Rutinen förankrades inför beslut hos Räddningstjänsten i Borås. 5.4. HUT och lika villkor 5.4.1. HUT Inom området hållbar utveckling har GF under året genomfört aktiviteter enligt handlingsplanen för hållbar utveckling och åtgärdsplanen för energianvändning. För att minska antalet tjänsteresor har GF infört användarstöd till utrustning och programvara för virtuella möten för högskolans personal och installerat fast videokonferensutrustning i ett grupprum, tydliggjort och tillämpat närhetsprincipen samt gett högskolans resebyrå instruktioner om att alltid boka miljöbil åt högskolans personal. För att minska energianvändningen på högskolan har GF genomfört en informationskampanj samt bytt ut viss belysning till mer energieffektiv belysning (LED-belysning). Utöver aktiviteter inom områdena tjänsteresor och energianvändning har GF dessutom upprättat en rutin för miljöanpassad upphandling, ställt miljökrav i upphandlingar där det varit möjligt, gjort en översyn av de rum där högskolan förvarar farligt avfall och förnyat kärl och skyltning, förbättrat rutinerna för transportdokument och årlig statistik över farligt avfall, medverkat vid utförandet av interna miljörevisioner samt arbetat med att ta fram källsorteringsmöbler till högskolans lokaler som levereras under 2013. 5.4.2. Lika villkor Under har ett högskoleövergripande arbete med att revidera styrdokument inom området påbörjats som ett led i att tydliggöra och systematisera lika villkorsfrågorna (Handlingsplan dnr 118-12-92). Ett resultat av det arbetet är att gemensamma förvaltningen har implementerat en lokal handlingsplan för området. Arbetet med att samordna lika villkorsarbetet med hållbar utveckling pågår parallellt och även arbetsmiljöarbetet har fått en tydligare koppling till lika villkor. Högskolan i Borås har under flera år arbetat systematiskt med att förbättra tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. Att arbetet har varit framgångsrikt bekräftades i Handisams myndighetsenkät i vilken framförallt förbättringarna inom området alternativa informationsformat medförde att högskolan fick högre poäng än föregående år. En lönekartläggning för att analysera eventuella löneskillnader mellan kvinnor och män genomfördes i enlighet med diskrimineringslagen. Kartläggningen påvisade att de inte fanns några löneskillnader som var osakliga på grund av kön. Vidare visade kartläggningen att högskolans lönepolitik bedöms som könsneutral.
7 (11) 5.5. Kompetensutveckling Kompetensutveckling är ett brett begrepp som för GF i huvudsak omfattar: samverkan/nätverk/interna konferenser externa utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten interna utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten projektledning och deltagande i utvecklingsprojekt nya/förändrade arbetsuppgifter lärande i vardagen/aktiv back-up för varandra. Kompetensutvecklingen planeras och följs upp i dialog mellan medarbetare och chef, huvudsakligen i samband med utvecklingssamtal. Samordning och former för kompetensutveckling riktad till grupper behöver utvecklas. Exempel på större kompetensutvecklingsaktiviteter under : Genom förändrad organisation/föräldraledigheter/vakanser har flera medarbetare fått möjlighet till nya/förändrade arbetsuppgifter. (Ex. tf chefer, samordnare antagningen, stf kommunikationschef, medarbetare från studentcentrum som varit utlånade till institution.). Flera medarbetare har deltagit i utbildning inom att arbeta i projekt och förståelse för projektformen som arbetssätt respektive att arbeta i styrgrupp - funktion, ansvar och åtagande.. Krisledningsgruppen har genomgått en utbildning i krishantering. Mer chefsspecifika utbildningsinsatser har gjorts gällande arbetsmiljö, rehabilitering, MBL, utvecklingssamtal samt deltagande i chefs- och ledarutvecklingsprogrammet DUCO. Några medarbetare med arbetsledningsansvar har deltagit i utbildningen Leda utan att vara chef som anordnas av Sipu. 6. Resurser 6.1. Personella resurser (årsarbetskrafter) Funktioner 2011 2013 Utbildningsadministration 29 28 28 Forskningsadministration 5 4 4 Infrastruktur 40 39 39 Ekonomiadministration 6 6 6 Personaladministration 7 7 7 Ledningsadministration 2 3 2 Summa 89 87 86 6.2. Övriga resurser GF kompletterar högskolans verksamhetsstöd med kompetenser inom en rad områden via timanställning eller avtal med extern leverantör, exempelvis: Tentamensvakter Studentambassadörer Kompetenspool affärsjuridik, Göteborgs universitet Arbetsrättsjurist Konsulter inom lokalförsörjningsområdet Upphandlingsstöd, Göteborgs universitet och Uppsala universitet Virtuell antagningsorganisation Systemutvecklingskonsulter.
8 (11) 7. Måluppfyllelse GF:s verksamhet och verksamhetsutveckling följs i huvudsak upp genom uppföljning av avdelningarnas verksamhetsplaner som sker skriftligen per tertial och avslutas genom verksamhetsberättelser. Uppföljningarna och verksamhetsberättelserna sker med medarbetardelaktighet och publiceras på högskolans webbplats. Verksamheten utvärderas också genom uppföljning av handlingsplaner samt via självvärdering, enkäter och nyckeltalsmätning. Exempel på utvärderingar är kundnöjdhet, medarbetarnöjdhet och frånvarostatistik. I GF:s självvärdering 2011 konstaterades att GF, i likhet med annan stödverksamhet inom högskolan, saknar metoder för att mäta uppfyllelse för mål relaterade till det stöd och den service som lämnas till organisation och studenter. Under har påbörjats ett arbete med att ta fram en enkel nöjdhetsenkät avseende högskolans samlade verksamhetsstöd med syfte att göra en snabbscreening av hur verksamhetsstödet uppfattas av olika målgrupper för stödet. Arbetet har utgått ifrån den nöjdhetsenkät Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) årligen genomfört för verksamhetsstöd sedan 2008. Självvärderingen visade också ett behov av mer konkretiserade mål. Detta dels för att kunna vara mer styrande, dels för att bättre kunna mäta måluppfyllelse. Det arbete som genomförts av GF:s ledningsgrupp, administrativa chefer och BLR:s ledning och som resulterat i förslag till Mål och strategier det kompletta verksamhetsstödet samt förslag till gemensam verksamhetsplan 2013-2015 för verksamhetsstödet vid Högskolan i Borås innebär förändrade mål 2013 och tydligare styrning. Dessa föreslagna mål blir uppföljningsbara genom: Extern och intern granskning Nöjdhetsenkät verksamhetsstöd (målgrupp personal respektive student) Personalbarometer Uppföljning av verksamhetsplaner och handlingsplaner Uppföljning av årsarbetskrafter och kostnader för verksamhetsstödet indelad efter SUHFmodellen. Arbetet med mål och strategier för verksamhetsstödet och gemensam verksamhetsplan för verksamhetsstödet har avstannat i och med att behov av förändrad struktur/organisation av kärnverksamheten och krav på att verksamhetstödet anpassar sig till kärnverksamhetens nya struktur/organisation. GF har dock valt att från 2013 utgå från dessa förslag. Utöver ovanstående uppföljningar kvalitetsgranskas flera av GF:s verksamheter och ansvarsområden av externa och interna granskare. Som exempel kan nämnas granskningar av Riksrevisionen, Internrevisionen, Högskoleverket, Riksarkivet, Extern- och intern miljörevision, Justitieombudsmannen, Diskrimineringsombudsmannen, Arbetsmiljöverket, Skatteverket, Statens pensionsverk, Ekonomistyrningsverket, Justitiekanslern, Justitiekanslern, Bonus Presskopia, Överklagandenämnden för Högskolan och Massmedia. Genom de omfattande granskningar som genomförs av såväl externa och interna granskare avseende de krav och förväntningar som ställs på högskolan inom GF:s ansvarsområden kan slutsatsen dras att GF i mycket hög grad uppfyller dessa krav.
8. och ekonomiskt utfall Res GF (tkr) 2011 GF:s samlade utfall innebär ett överskott om 6,4 mkr (exkl. projekt). Efter att snurrornas överskott på 6,2 mkr förts till styrelsens disposition återstår ett överskott på 0,2 mkr. GF:s fria myndighetskapital per -12-31 är 2.7 mkr. 2013 GF:s avdelningar omsatte 62,7 mkr och gav ett nollresultat och en resultatförbättring på 2,7 mkr jämfört med budget. Förklaringen är främst tillkommande anslag samt restriktivitet för återanställningar vid vakanser i en anpassning till den förväntade lägre anslagstilldelning som kommande år ger. Sammantaget har GF:s avdelningars kostnader enbart ökat med 0,5 mkr jämfört med 2011 trots större lön- och prisökningar. GF hanterar en rad kostnader av högskolegemensam karaktär såsom systemkostnader, arkivlokaler, information, studenttorg plan B3, facklig tid, bonus presskopior, försäkringar. et för dessa kostnader blev 20,4 mkr och ledde till ett överskott jämfört med budget på 0,1 mkr. För högskolegemensamma kostnader kan nämnas att Redesign-projektet avseende högskolans externa webb förskjutits i tid vilket inneburit att kostnader i högre grad belastar 2013 än som budgeterat på samtidigt som kostnaderna för andra IT-system varit lägre än budgeterat. 2011 9 (11) Anslag -53 746-58 178-59 920-58 730-18 537-18 862-19 577-22 070 Externa intäkter -901-445 -559-197 -406-345 -539-845 Interna intäkter -7 575-1 942-2 258-1 856-663 0-406 0 Summa intäkter -62 222-60 565-62 737-60 783-19 606-19 207-20 522-22 915 Lön och lönepålägg 47 396 49 515 48 230 48 769 1 233 1 000 838 1 308 Internt köpt personal 37 0 15 0 1 251 1 500 1 304 1 364 Bemanningsföretag 776 0 565 0 0 0 0 0 Semskuld och löneperiodiseringar -351 0 100 0-87 0 23 0 Summa personal 47 858 49 515 48 910 48 769 2 397 2 500 2 165 2 672 Lokalhyra 8 584 9 139 8 699 8 221 853 834 1 498 1 403 Utbildning, resor, representation 1 334 1 442 1 596 1 354 144 186 395 206 Programvara, licencavgifter etc. 1 163 548 720 499 8 607 8 664 8 975 9 253 Utrustning 893 518 749 480 23 0 18 0 Övrigt 2 461 2 153 2 008 1 749 6 700 6 296 6 626 9 049 Avskrivningar 25 8 21 12 774 727 697 682 Summa övrigt 14 461 13 808 13 793 12 315 17 101 16 707 18 209 20 593 Årets kapitalförändring 97 2 758-33 301-108 0-148 350 Res GF (tkr) 2011 GFs avdelningar Internfördelningssnurror (Lokaler, IT, telefoni, kopiering, delpension) 2013 2011 Högskolegemensamt Summa (Exkl. projekt) Anslag -244-244 -244 0-72 527-77 284-79 741-80 800 Externa intäkter -747-780 -675-720 -2 054-1 570-1 773-1 762 Interna intäkter -107 720-107 159-107 317-110 061-115 958-109 101-109 981-111 917 Summa intäkter -108 711-108 183-108 236-110 781-190 539-187 955-191 495-194 479 Lön och lönepålägg -1 099-268 -805-123 47 530 50 247 48 263 49 954 Internt köpt personal 0 0 0 0 1 288 1 500 1 319 1 364 Bemanningsföretag 0 0 0 0 776 0 565 0 Semskuld och löneperiodiseringar 433 123 2 378 123-5 123 2 501 123 Summa personal -666-145 1 573 0 49 589 51 870 52 648 51 441 Lokalhyra 69 430 70 080 69 430 72 741 78 867 80 053 79 627 82 365 Utbildning, resor, representation 211 326 107 330 1 689 1 954 2 098 1 890 Programvara, licencavgifter etc. 3 323 4 221 4 141 4 510 13 093 13 433 13 836 14 262 Utrustning 2 963 2 060 1 780 2 358 3 879 2 578 2 547 2 838 Övrigt 13 219 16 156 13 336 15 217 22 380 24 605 21 970 26 015 Avskrivningar 10 387 15 447 11 658 15 625 11 186 16 182 12 376 16 319 Summa övrigt 99 532 108 290 100 452 110 781 131 094 138 805 132 454 143 689 Årets kapitalförändring -9 845-38 -6 212 0-9 856 2 720-6 393 651 2013 2013
10 (11) GF hanterar internfördelningssnurror för lokaler, IT, telefoni, kopiering och delpension. Högskolans kostnader budgeteras, och redovisas på GF som sedan fördelar dem till högskolans enheter. Snurrorna omsätter tillsammans 108,2 mkr och gav ett överskott över budget på 6,2 mkr, vilket har förts till styrelsens disposition. Den styrande principen är att GF varken ska vinna eller förlora på kalkyldifferensen. 8.1. Strategiska satsningar i budget 2011-2013 effekter och ekonomisk uppföljning 8.1.1. Varumärkesarbete Under en treårsperiod 2009-2011 har rektor anslagit medel ur den s.k. strategiska reserven för att effektivisera högskolans kommunikativa arbete och rekryteringen av studenter. Rektor anslog 1 mkr för 2010, 2011 och 0,5 mkr för. Efter den satsning som gjorts under perioden har ett sammanhållet program tagits fram och kampanjarbetet kunde bygga vidare på den jobblinje som utformats. Med hjälp från en mediebyrå valdes ett antal kanaler ut för målgruppen 18-24 år i Västsverige för att få ut största möjliga effekt av annonseringen. Det handlade framför allt om trafikreklam och sociala medier under perioden februari-april. 8.1.2. Personalchef I strategisk satsning 2011-2013 får GF 2,4 mkr för personalchef. Genom satsningen har GF tillsatt en personalchef. 8.1.3. Studentcentrum I strategisk satsning 2011-2013 får GF 0,9 mkr per år i anslag för StudentCentrum. Med utgångspunkt i de utredningar som genomfördes 2006-2007 rörande tentamenssamordning respektive en samordnad studentreception har verksamheten i StudentCentrum successivt utvecklats. Parallellt med detta har även en volymökning skett vad gäller studentantal och tentamenstillfällen. Utgångspunkten för verksamheten har varit studentperspektivet och målet för verksamheten har bland annat varit en kvalitetsstärkning av rättssäkerheten samt en ökad servicetillgänglighet. Under har bemanningen totalt minskat med en halvtid till följd av tillkommande arbetsuppgifter inom rättssäkerhetsområdet samt föräldraledighet. 8.1.4. Omställning GF erhöll 1,5 mkr i särskilda medel för omställning, i syfte att underlätta effektiv kompetensförsörjning och generationsväxling för verksamheten med ambitionen att tidiga insatser minskar behov av ofrivilliga uppsägningar. 8.1.5. STARK-dagen Under övertog GF ansvaret för STARK-dagen. För fick GF 300 tkr i kompensation för lönekostnader. Projektet genomförde ett antal inspirationsaktiviteter för studenter i samarbete med BLR. Till projektet knöts externa konsulter för införsäljning av utställningsplatser. Under arrangemanget engagerades studenter som arbetade med förberedelse, värdskap samt iordningställande av lokaler.
11 (11) Bilagor Bilaga 1 Uppföljning av gemensamma förvaltningens plan för kvalitetsarbete -2014 Bilaga 2 Bilaga 3 Uppföljning av handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete vid gemensamma förvaltningen Uppföljning av lokal handlingsplan för hållbar utveckling -2013 - gemensamma förvaltningen Bilaga 4 Uppföljning av åtgärdsplan för energianvändning -2013 Bilaga 5 Uppföljning av handlingsplan för Lika villkor vid Högskolan i Borås Bilaga 6 Risker