Samhällsbyggnadsförvaltningen Sid 1(10) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR SOTNING OCH BRANDSKYDDSKONTROLL I GNESTA KOMMUN Upphandlingsform: Tjänstekoncession Upphandlingen avser tjänstekoncession och omfattas ej av Lagen om Offentlig Upphandling. Gnesta kommun inbjuder Er härmed att lämna anbud på sotning & brandskyddskontroll. Entreprenaden omfattar lagstadgad brandskyddskontroll enligt Lag om skydd mot olyckor (2003:789) och sotning (rengöring) inom Gnesta kommun. Genom entreprenaden förbinder sig entreprenören att själv, eller genom anställd personal med erforderlig utbildning, utföra all föreskriven sotning och brandskyddskontroll inom kommunen. Entreprenören förbinder sig att även i övrigt följa gällande föreskrifter i räddningstjänstlag och förordning, samt andra av myndighet utfärdade bestämmelser som äger tillämpning på verksamheten. Vidare ansvarar entreprenören för att ansvarig skorstensfejarmästare med godkänd utbildning finns verksam i företaget. Anbud skall skrivas på bifogad anbudsbilaga, som skall returneras med anbudet. Andra utskrifter accepteras ej. Nettopriser skall anges. Kontaktpersoner: Christer Andén, Utförandefrågor sotning & brandskyddskontroll. Tfn 0158-275 169 (ledig vecka 28-31) Petri Mattola, Upphandlingsfrågor Tfn 0158-275 106 (ledig vecka29-33) Bilaga 1: Allmänna bestämmelser för sotning & brandskyddskontroll. Bilaga 2: Arbetsordning för sotning & brandskyddskontroll. Bilaga 3: Taxa sotning och timpris. Bilaga 4: Taxa brandskyddskontroll. Bilaga 5a: Sotningsfrister i Gnesta kommun Bilaga 5b: Antal objekt sotning. Bilaga 6: Företagsuppgifter & sanningsförsäkran. Bilaga 7: Referenser & referensfrågor Bilaga 8: Svarsformulär & utvärdering enl. jämförelsemodellen.
Samhällsbyggnadsförvaltningen Sid 2(10) ALLMÄNT Upphandlingens omfattning Entreprenaden omfattar lagstadgad brandskyddskontroll enligt Lag om skydd mot olyckor (2003:789) och sotning (rengöring) inom Gnesta kommun. Antalet rengöringsobjekt och antalet brandskyddskontroller kan under avtalsperioden variera. Den upphandlande myndigheten garanterar ingen specifik volym då den verkliga volymen både kan överstiga samt understiga angivna volymer, se bilaga 4 och 5b. Då kommunen har medgett och kan medge fastighetsägare att själva utföra eller låta annan utföra sotningen på den egna fastigheten kan antalet objekt vara både högre och lägre än angivet. Entreprenören är skyldig att, utan rätt till uppsägning av avtalet, godta normala förändringar av rengöringsobjektens omfattning och antalet brandskyddskontroller. Skallkrav på entreprenören Entreprenören skall föra, av kommunen tillhandahållet objektsregister med förteckning över adresser, eldstäder & frister för sotning/ brandskyddskontroll. Entreprenören skall på begäran, årsvis lämna underlag för statistik till berörda myndigheter och Gnesta kommun. Skall på begäran inlämna årsberättelse till miljö- och byggnämnden. Skall upprätta årsplan för sotning & brandskyddskontroll enligt gällande föreskrifter. Entreprenören skall hålla personal för det föreskrivna arbetets utförande. Personal som självständigt utför rengöringsarbete skall ha adekvat yrkesutbildning eller arbeta under sakkunnig ledning. Entreprenören skall se till att brandskyddskontroll utförs av personal med teknikerexamen för skorstensfejare eller annan godkänd kompetens enligt Förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor. Entreprenören skall hålla fullgod teknisk utrustning, fordon, lokaler och övriga anordningar för fullgörande av detta avtal. Personalen skall ha goda kunskaper i svenska språket samt ha god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift. Personalen skall uppträda i enhetlig klädsel som lätt kan identifieras med uppdragets art samt skall i tjänsten kunna uppvisa legitimation. Sotning/rengöring skall utföras enligt gällande avtal med tillhörande bilagor. Brandskyddskontroll skall genomföras i enighet med Lag om skydd mot olyckor med tillhörande förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Vidare skall protokoll föras vid dessa kontroller.
2013-07-08 Samhällsbyggnadsförvaltningen Sid 3(10) Entreprenören tillåts ej utföra tjänster som kan falla under jäv vid brandskyddskontroll, t.ex. sälja skorstensreparationer etc. Avtal kommer att tecknas för tiden 2014-04-01 2015-12-31, med möjlighet till förlängning ytterligare två år. Anbud skall lämnas på hela upphandlingen. OM UPPHANDLINGEN OCH ANBUDET Upphandlingsform Upphandlingen kommer att ske i form av tjänstekoncession och omfattas inte av Lagen om Offentlig Upphandling (2007:1091), LOU. De grundläggande EGrättsliga principerna avseende likabehandling, icke-diskriminering, proportionalitet, transparens och ömsesidigt erkännande kommer att tillämpas. Förtydligande: Med tjänstekoncession avses ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt men som innebär att ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätten att utnyttja tjänsten. Entreprenören tar en betydande ekonomisk risk och finns inte marknaden, ökar alltså den ekonomiska risken. Ersättningen kommer från tredje man. Ingen upphandlande myndighet ska betala för tjänsten, så en viktig grundförutsättning för tjänstekoncession är att det finns en marknad som är villig att betala för tjänsten. Anbudsutformning Anbud skall lämnas i enlighet med anbudsinbjudan, skriftligt på svenska. För att underlätta utvärderingen bör anbudssvaren lämnas enligt den rubriksättning som finns i anbudsinbjudan. Anbudet skall vara undertecknat av ansvarig person för upphandlingen eller behörig firmatecknare. I anbudsinbjudan har vissa förutsättningar angivits. Avvikande uppfattning från dessa måste tydligt framgå av Ert anbud, i annat fall tolkas det som ett godkännande från Er. Frågor samt kompletterande uppgifter angående upphandlingen Frågor angående denna upphandling skall ske skriftligen och vara den upphandlande myndigheten tillhanda senast 5 dagar före anbudstidens utgång. Svar på frågor som kan anses som komplettering till, eller förtydligande av, anbudsinbjudan delges samtliga kända anbudsgivare.
Samhällsbyggnadsförvaltningen Sid 4(10) Frågor som inkommer under perioden 15 juli 4 augusti 2013 kommer tidigast att besvaras under v. 32. 2.4 Anbudsavlämnande Anbud skall lämnas skriftligt i tillslutet kuvert, märkt enligt nedan. Anbudsadress: Anbud Sotning & brandskyddskontroll Gnesta kommun Samhällsbyggnadsförvaltningen 646 80 Gnesta OBS! Telefax eller e-post anbud kan ej godkännas. För sent inkomna anbud kan ej prövas. Sista anbudsdag För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. Anbud skall ha inkommit till den upphandlande myndigheten senast 2013-08-31. Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt för anbudsgivaren till och med 2013-03-31. Allmänna anbudsförutsättningar Upphandlingsförfarandet är till stora delar reglerat genom lag och gemenskapsrättsliga bestämmelser. Regelverket innehåller bl.a. krav på likabehandling av anbudsgivare. Detta innebär att anbudsgivarens möjligheter att komplettera bristfälliga anbud efter anbudstidens utgång är mycket begränsade. Anbudsgivaren kan uteslutas från upphandlingen om inte samtliga uppgifter som efterfrågas i förfrågningsunderlaget redovisas. Anbud som innehåller reservation kan komma att förkastas. Rättelse och nollställning En upphandlande myndighet får tillåta att anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet. Den upphandlade myndigheten får också begära att anbudet förtydligas om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning, s.k. nollställning. Nollställning innebär således att anbud behandlas så att de blir jämförbara. Sekretess Anbudshandlingarna kommer att behandlas med fullständig sekretess till beslut om tilldelning av avtal är fattat. Prisuppgifter
Samhällsbyggnadsförvaltningen Sid 5(10) Efterfrågade prisuppgifter skall anges som fast pris per timme/ person, enligt pris 1 & pris 2. Förtydligande, pris 1 = pris per timme och person vid sotning, rengöring. Pris 2 = pris per timme och person vid brandskyddskontroll (tekniker). Efterfrågade prisuppgifter skall anges i bilaga 8. Priser skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Pris skall inkludera samtliga kostnader. Prisjusteringar Priserna skall vara fasta tom 2014-03-31 därefter får en justering av priserna ske i enlighet med Sotningsindex enligt Svenska kommunförbundets cirkulär. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Lagenliga krav Kommunen kommer att pröva att anbudsgivare uppfyller kraven i LOU. En upphandlande myndighet skall utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar deltagande i kriminell organisation inom Europeiska unionens medlemsstater bestickning bedrägeri penningtvätt Är leverantören en juridisk person, skall leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Om det finns grundad anledning anta att en leverantör skall uteslutas med stöd av första stycket, får myndigheten begära att leverantören visar att det inte finns någon grundad anledning för uteslutning. Om det finns särskilda skäl får en upphandlande myndighet avstå från att utesluta en leverantör som dömts för brottslighet enligt första stycket. En leverantör får uteslutas från att delta i en upphandling, om leverantören 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldigt till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet där upphandlingen sker, eller
Samhällsbyggnadsförvaltningen Sid 6(10) 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Är leverantören en juridisk person får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4. Myndigheten får begära att en leverantör visar att det inte finns någon grund för att utesluta leverantören med stöd av första stycket 1, 2, 3 eller 5. Skattekontroll Blankett SKV 4820 behöver inte bifogas anbudet. Vid upphandlingar samarbetar den Gnesta kommun med Skatteverket. Samarbetet innebär att Skatteverket inför upphandling och under avtalstidens gång lämnar information till den upphandlande myndigheten om leverantörens och eventuella underleverantörers skattestatus. Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall ha en stabil ekonomisk bas. Anbudsgivarens skall bifoga bokslut avseende det närmast avslutade räkenskapsåret. Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren skall ha minst tre års erfarenhet (Intygas genom referens bilaga 7). För nystartade företag gäller samma uppgifter, men referenten skall vara relaterad till person(er) i företagsledningen hos anbudsgivaren. Dessa kan historiskt ha skaffat erforderlig kompetens genom exempelvis tidigare anställning hos konkurrent(er) med upphandlingens motsvarighet, men idag driver man i egen regi. Följande skall bifogas Ert anbud Bilaga 8. PRIS 1 - Sotning(rengöring) och PRIS 2 Brandskyddskontroll (tekniker) timpris. Samtliga mervärdesfrågor ifylld med alternativen JA eller NEJ. Samt anbudsgivares namn. Bilaga 6 Företagsuppgifter & sanningsförsäkran, ifylld och undertecknad. Bilaga 7, REFERENSER. Förteckning med angivande av 1 referens från uppdrag som motsvarar detta uppdrag, under de 3 senaste åren. Referensen skall anges med kontaktperson och telefonnummer, ifylld. Bokslut avseende senast avslutat räkenskapsår. BEDÖMNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD
Samhällsbyggnadsförvaltningen Sid 7(10) Prövning av anbud Prövning av anbud genomförs i tre steg. Först sker en prövning av att ställda krav på leverantör är uppfyllda, samt att ställda krav på tjänst är uppfyllda. Därefter sker anbudsutvärdering. Kvalificeringsfas: Steg ett syftar till att klargöra att ställda krav på leverantören är uppfyllda (se under rubriken Krav på anbudsgivare sid 5). Endast de anbudsgivare som uppfyller ställda krav går vidare till steg två. Steg två syftar till att klargöra att ställda skall - krav gällande tjänsten/uppdraget är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som uppfyller ställda skall-krav kommer att gå vidare till anbudsutvärdering. Utvärderingsfas I steg tre prövas de efterfrågade utvärderingskriterierna. Utvärdering av anbud Det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigast för kommunen enligt följande kriterier kommer att antas: Pris Fördelningen i prisbild kommer att viktas, pris 1= 60% (sotning) pris 2 = 40% (brandskyddskontroll), detta är en uppskattad fördelning i de olika arbetsobjekten där man tittat historiskt tillbaka på fördelningen, se bilaga 4 och 5b Mervärdesfrågor (Max 75 poäng) Mervärdesfrågorna i bilaga 8 ska besvaras av anbudsgivaren. I de fall kommunen vill ha in underliggande handlingar framgår detta av bilagan. Dessa handlingar ska i sådana fall skickas in med anbudet. Referens (Max 25 poäng) Den referens som lämnats av anbudsgivaren kontaktas av Gnesta kommun och får svara på frågor enl. bilaga 7. Referensen skall lämna ett omdöme mellan 2 8/9 poäng per fråga. Grund för poängsättning anges under respektive fråga i bilaga 8. Referenten kan ge som mest 8-9 poäng. Högsta möjliga totalpoäng i denna upphandling är 100 poäng. Referenstagningen kan maximalt ge 25 poäng och mervärdesfrågorna kan ge maximalt 75 poäng. Beräkning - jämförelsetal Följande modell kommer att användas vid utvärdering av respektive anbud
Samhällsbyggnadsförvaltningen Sid 8(10) Jämförelsetal =anbudspris x 1 + (högsta möjliga totalbetyg - anbudets erhållna betyg) 100 Den anbudsgivare som erhållit lägst jämförelsetal kommer att antas. Se beräkningsexempel i bilagan. Avslutad upphandling När den upphandlande myndigheten fattat beslut om tilldelning av kontrakt och lämnat underrättelse om beslut, börjar tidsfristen på tio dagar att löpa. När tidsfristen har löpt ut upprättas skriftligt ramavtal som undertecknas av båda parter. Anbudsgivaren förbinder sig att under anbudets giltighetstid på begäran av den upphandlande myndigheten underteckna avtal i enlighet med angivet anbud. Underrättelse om beslut kommer att skickas via e-post till respektive anbudsgivare. AVTALSVILLKOR Avtalsperiod Avtal kommer att tecknas för tidsperioden 2014-04-01-2015-12-31 med möjlighet till 2- års förlängning dock längst t o m 2017-12-31. Omfattning Objektsammanställningen för sotning/rengöring & brandskyddskontroller se bilaga 4 och 5b. Betalningsvillkor & Fakturering Fakturor skall i de fall då kommunen är beställare adresseras till: Gnesta kommun Samhällsbyggnadsförvaltningen 646 80 GNESTA Fakturan skall innehålla uppgifter om leverantörens registreringsnummer för moms, beställarens namn, ansvarskod, enhet. Faktura betalas 30 dagar efter korrekt fakturas ankomstdatum och godkänd leverans. Faktura med ofullständig adress eller avsaknad av erforderliga referenser returneras omgående.
Samhällsbyggnadsförvaltningen Sid 9(10) Fakturering av tjänst eller vara, ej specificerad i avtal, får ej göras utan godkännande av kommunens kontaktperson. Expeditions-, fakturerings-, order eller andra avgifter godkännes ej. Dröjsmålsränta enligt räntelagen. Avtalsuppföljning & statistik Parterna skall under avtalsperioden kunna stämma av avtalets tillämpning, register, statistik samt kunna samråda om eventuella behov av förtydliganden och förändringar av detsamma inom ramen för avtalets ursprungliga grundläggande omfattning och inriktning. Entreprenören förbinder sig att mot begäran kostnadsfritt lämna statistikuppgifter och register samt enstaka registeruppgifter. Entreprenören förbinder sig också att vid avtalets slut överlämna digital kopia av befintligt register till kommunen. Ändringar/tillägg Ändringar och tillägg till avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för kommun och leverantör. Överlåtelse av avtal Detta avtal får av leverantören inte, varken helt eller delvis uppdras åt annan utan kommunens medgivande. I det fall kommunen inte medger överlåtelse har kommunen rätt att säga upp avtalet. Uppsägning av avtal Kommunen äger rätt att säga upp avtalet om leverantören inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta avtal. Leverantören skall rätta till skriftligen dokumenterade allvarliga brister inom 1 månad. Om detta ej sker förbehåller sig kommunen rätten att säga upp avtalet. Kommunen äger rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om leverantören eller dess underleverantörer inte uppfyller sina skyldigheter enligt lagar och avtal vad gäller momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter samt innehav av F-skattsedel. Om leverantören försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd, eller det framkommer att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av leveransavtal äger kommunen rätt att med omedelbar verkan säga upp detta avtal. Force Majeure Part befrias ifrån sina avtalsenliga åtaganden om dessa inte kan fullföljas på grund av en oförutsebar händelse som parten inte kan råda över. Exempel på
Samhällsbyggnadsförvaltningen Sid 10(10) sådan händelse är krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof samt allvarlig smittspridning Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Det åligger parterna att så långt som möjligt minimera eventuella skador. Tvist Tvist om tolkning av detta avtal ska i första hand ske i samråd parterna emellan. I det fall samförståndslösning inte går att nå ska tvist lösas i svensk domstol med Nyköpings tingsrätt som första instans. Handlingens inbördes ordning Om handlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning. 1. Skriftliga ändringar och tillägg till gällande avtal 2. Avtalet 3. Anbudsinbjudan med bilagor daterat 2013-07-08 4. Leverantörens anbud