Stadsarkivet Inspektionsrapport DNR 9.3-9870/14 Sida 1 (9) 2014-10-28 SSA 2014:11 Närvarande från stiftelsen: Erik Höök 1:e intendent, tf museichef och arkivansvarig Stina Olsson byråassistent, arkivhandläggare Närvarande från stadsarkivet: Harald Löfgren Inspektionsförrättare Christina Moberg Protokollförare Stiftelsen Strindbergsmuseet inspekterades av stadsarkivet 2014-09-18. Inspektionen avsåg stiftelsens hantering av allmänna handlingar, både analoga och digitala. Strindbergsmuseet inspekterades senast år 2006. Stiftelsen bildades 1972 och driver Strindbergsmuseet som startade sin verksamhet 1973. Stiftelsens huvudsakliga uppgifter är att bevara och vårda de samlingar som Strindberg efterlämnade samt att anordna visningar av Strindbergs bostad och bibliotek. Kansliet har sina kontorslokaler i direkt anslutning till bostaden och biblioteket i Blå Tornet på Drottninggatan. Hanteringen av allmänna handlingar hos stiftelsen är generellt god, dock finns det områden där stadsarkivet finner en del brister, t ex inom arkivredovisningen och arkivförvaringen. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (9) Stadsarkivet förelägger Stiftelsen Strindbergsmuseet att: - Formellt utse arkivansvarig. - Anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. - Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas på en rimlig nivå, ställd i relation till verksamhetens omfång. - Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till stadsarkivet. - Kontrollera att skrivare och kopiatorer ger arkivbeständiga handlingar. - Uppdatera arkivbeskrivningen. - Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Utreda möjligheterna till att förvara allmänna handlingar skyddade. Stiftelsen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Stiftelsen Strindbergsmuseet ska senast den 30 april 2015 inkomma med en åtgärdsrapport där stiftelsen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 3 (9) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Stiftelsen Strindbergsmuseet att: - Registrera allmänna handlingar på ärendenivå (alla handlingar i ett ärende eller motsvarande diarieförs på samma diarienummer)
Sida 4 (9) Arkivansvaret har inte fastställts Stiftelsen Strindbergsmuseet tillförordnade museichef Erik Höök är arkivansvarig. I stiftelsens organisation ingår även Strindbergs Intima Teater och denna delar stödfunktioner, såsom personal och ekonomi, med museet. Administrativ handläggare är byråassistent Stina Olsson. Fördelningen av ansvar och uppgifter inom arkivhanteringen förefaller vara lite otydlig, särskilt avseende den praktiska uppdelningen mellan museet och teatern och stadsarkivet ser ett behov av att klargöra detta. Stiftelsen ska fastställa ansvarsfördelningen och arkivansvaret vid ett styrelsemöte. Formellt utse arkivansvarig. Kommunfullmäktige har fattat beslut om att stadens stiftelser ska följa stadens arkivregler. Stiftelsen Strindbergsmuseet har enligt uppgift inte antagit stadens arkivregler och ska därför göra det i samband med ett styrelsemöte. Styrelsebeslutet bör formuleras utan hänvisning till Kfs-nummer, för att undvika att behöva anta nya regler igen vid kommande revideringar: Stiftelsen ska följa Stockholms stads arkivregler och de riktlinjer som utfärdats med stöd av reglerna. Anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. Kunskapsnivån bedöms som god hos de medarbetare som arbetar med administrativa uppgifter inom stiftelsen, vilket normalt är tre av fem anställda. Nyanställningar sker mycket sällan. Däremot upplever man att det råder en viss osäkerhet kring frågor om gallring och bevarande i allmänhet och digitalt bevarande i synnerhet. Stadsarkivet påpekade att tillsynsarkivarierna gärna är
Sida 5 (9) behjälpliga i dessa och andra frågor rörande informationshanteringen. Rutiner för postöppning och diarieföring finns Posten öppnas och delas upp mellan de tre som sköter de administrativa uppgifterna. En fullmakt för postöppningen har inte upprättats, då behovet bedöms som mycket lågt. Back-up för postöppning finns och man bevakar även varandras e-postlådor vid frånvaro. Diarieföringen, som är analog, sköts av museichefen. Varje handling förs in i ett register och får ett unikt nummer. Stadsarkivet påpekade att återsökningen och förståelsen för ärendehandläggningens struktur skulle förbättras om diarieföringen sker på ärendenivå istället för på handlingsnivå, dvs att alla handlingar inom ett och samma ärende diarieförs på samma diarienummer. Stiftelsen planerar att börja diarieföra enligt den framtagna klassificeringsstrukturen efter årsskiftet, vilket i så fall skulle resultera i att handlingarna kommer att sorteras efter vad ärendet rör. Mer rutinartade frågor hanteras utanför diariet och sorteras i mappar i e-postsystemet. Sekretessbelagda handlingar, exempelvis inom personalärenden, förvaras separat i särskilda akter. Däremot diarieförs inte de sekretessbelagda handlingarna. Stadsarkivet upplyste om att dessa handlingar måste göras sökbara via ett register för att uppfylla kraven i offentlighets- och sekretesslagen. Fastställda hanteringsanvisningar finns inte Stiftelsen har fungerande rutiner för sin hantering, men de är inte nedskrivna och fastställda inom organisationen. Hanteringsanvisningarna ska på handlingsnivå beskriva hur stiftelsens information ska hanteras, om den ska diarieföras eller inte, var den ska förvaras och om den innehåller sekretess. Anvisningarna specificerar också hantering utifrån föreskrifter om gallring och bevarande. Då verksamhetens omfattning är relativt liten, med endast tre anställda som hanterar skriftlig dokumentation, anser stadsarkivet att hanteringsanvisningarna bör läggas på en rimlig nivå. Det är emellertid viktigt att de beskriver de olika handlingstypernas
Sida 6 (9) hantering från upprättad/inkommen handling till arkivering/gallring. Fastställa hanteringsanvisningar för hur de allmänna handlingarna, både pappershandlingar och digital information, ska hanteras. Hanteringsanvisningarna ska utformas på en rimlig nivå, ställd i relation till verksamhetens omfång. Rekommendationer Registrera allmänna handlingar på ärendenivå (alla handlingar i ett ärende eller motsvarande diarieförs på samma diarienummer). Generella gallringsbeslut gäller Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut ska tillämpas. De generella gallringsbesluten reglerar information inom stödverksamheten, t ex ekonomi- (beslut 2011:15) och löneadministration (beslut 2011:09) samt handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (beslut 2007:12). Enligt uppgift tillämpar stiftelsen dessa beslut idag och man har rutiner för att gallra årligen. Det kan finnas behov av ytterligare gallringsbeslut Stiftelsen har sedan tidigare ett lokalt gallringsbeslut, men förutom det har man inga verksamhetsspecifika gallringsbeslut. Det kan leda till att handlingar och information bevaras i onödan. Stiftelsen behöver därmed utreda om det finns möjligheter till ytterligare gallring inom verksamheten. Särskild den digitala informationen behöver ses över och värderas ur bevarande- och gallringshänseende. Utreda möjligheterna att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till stadsarkivet.
Sida 7 (9) Bevara handlingar i digital form Stiftelsen anlitar serviceförvaltningen för hantering av löneadministration, vilket sker i systemet LISA. LISA är ett av de gemensamma systemen i staden och arkiveringen därifrån sker centralt. Ekonomisk information upprättas i systemet SPCS (Wisma) och det material som ska bevaras därifrån (kontoplan, huvudbok, årsbokslut etc.) skrivs ut på papper. Generellt sett har stiftelsen fortfarande till stor del en analog hantering, med undantag av programverksamheten, där den digitala informationen är mer omfattande. Det handlar t ex om digital utställningsdokumentation, fotografier och bilder. Det som skapas digitalt inom programverksamheten förvaras på server samt på en extern hårddisk. Stadsarkivet informerade om stadens gemensamma e-arkiv och rekommenderade att stiftelsen börjar planera för en digital arkivering av sin bevarandeinformation framöver. Detta innebär att strukturera informationen och göra den sökbar via arkivförteckningen. Informationen behöver också värderas ur bevarande- och gallringshänseende, för att bedöma vad som ska levereras till e-arkivet. Stiftelsen skriver idag ut sina hemsidor (museets och teaterns) för arkivering. Även dessa ska framöver arkiveras digitalt i e-arkiv Stockholm. Skrivmateriel Stiftelsen använder godkänt papper och arkivpennor samt godkända aktomslag och arkivkartonger. Det råder dock viss tveksamhet om de skrivare och kopiatorer som används är godkända ur arkivsynpunkt. Stadsarkivet informerade om att man kan kontrollera detta via SP:s (Sveriges Tekniska Forskningsinstitut) lista över arkivgodkända produkter. Man kan också begära in en leverantörsförsäkran. Kontrollera att skrivare och kopiatorer ger arkivbeständiga handlingar.
Sida 8 (9) Arkivbeskrivningen behöver uppdateras Stiftelsen har en arkivbeskrivning som upprättades år 2000. Arkivbeskrivningen behöver uppdateras angående nya gällande arkivregler, nya gallringsbeslut som tillkommit samt uppgifter om Strindbergs Intima Teater och dess arkivbildning. Arkivförteckning behöver uppdateras Liksom arkivbeskrivningen har inte heller arkivförteckningen uppdaterats de senaste åren. En del handlingar är arkiverade och förtecknade, men det återstår mycket som inte har ordnats och förtecknats däribland den digitala informationen. Utöver det så innehåller arkivförteckningen handlingar som redan är levererade till stadsarkivet (handlingar äldre än 1991), vilket försvårar återsökningen. Arkivförteckningen hos stiftelsen ska endast innefatta handlingar som fortfarande förvaras där. Vidare informerade stadsarkivet att stiftelsen ska avsluta sin nuvarande arkivförteckning (som är strukturerad enligt allmänna arkivschemat) senast vid årsskiftet 2014/2015, för att därefter påbörja en ny bevarandeförteckning utifrån den processorienterade klassificeringsstrukturen. Uppdatera arkivbeskrivningen. Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Stiftelsen meddelade att det inte planeras några större förändringar av verksamheten. Det som kan komma att påverka verksamheten är ett planerat stambyte i fastigheten det kommande året. Det kan då bli aktuellt att evakuera lokalerna under byggtiden. Stiftelsen rekommenderades att ta kontakt med stadsarkivet med frågor om hur de i så fall ska hantera detta.
Sida 9 (9) Allmänna handlingar förvaras oskyddade Stiftelsen hyr arkivlokaler hos Riksantikvarieämbetet i Tumba, där de förvarar en del av sitt arkivmaterial. Mycket förvaras dock i kansliets kontorsutrymmen av praktiska skäl, då de behöver ha materialet tillgängligt. Detta innebär en stor risk för stiftelsen, eftersom lokalerna inryms i ett äldre bostadshus, där det är mycket svårt att tillgodose de krav som ställs i Riksarkivets föreskrifter för arkivförvaring, RA-FS 2013:4. I stort sett samtliga bevarandehandlingar förvaras helt oskyddat i lokalerna i vanliga bokhyllor och skåp. Det finns ett låsbart kassaskåp, där originalfotografier förvaras, som står emot brand, men det är egentligen för tungt för golvbjälklaget. Att ställa in flera liknande brandklassade skåp i lokalen är enligt uppgift svårt med tanke på det känsliga golvbjälklaget. Stiftelsen uttryckte en önskan om att leverera delar av sitt arkiv till stadsarkivet, vilket skulle lösa en del av problematiken kring den nuvarande förvaringen på kansliet. Allmänna handlingar ska förvaras skyddade enligt Riksarkivets föreskrifter om arkivförvaring. Det innebär att stiftelsen behöver se över möjligheterna till att åtgärda de brister som här har påtalats. Även gallringsbara handlingar ska förvaras skyddat, om gallringsfristen är längre än två år. Utreda möjligheterna till att förvara allmänna handlingar skyddade. Stiftelsen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. 2014-10-28 Inspektionsförrättare Harald Löfgren