SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidan 1 av 17 Plats och tid Sammanträdesrummet Magistern kl. 08.15 - kl. 11:55 Beslutande Dzenita Abaza (S) ordförande Per-Olof Jonsson (M) 1:e vice ordförande Patricia Vildanfors (MP) 2:e vice ordförande Peter Olofsson (S) Mikael Lindberg (S) Carina Hägg (S) Birger Jägtoft (M) Staffan Ljungar (C) Sven-Erik Ekblad (S) Kifah Qasem Mohammad (V) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Övriga deltagande Ersättare Daniel Modée (S) ersättare Tjänstemän Utses att justera Annette Andersson, förvaltningschef, Ulrick Hultman, avdelningschef, Sten Niemi, förvaltningsekonom, Yvonne Norman, förvaltningsekonom, Kerstin Engdahl, personalsekreterare, Gunilla Svensson, avdelningschef, Per-Gunnar Fransson, avdelningschef, Tomas Lexinger, produktionschef, Gert Friberg, avdelningschef, Olof Jönsson, projektledare, Peter Drejå, energi/driftledare, Kyrre Dahl, utvecklingschef, Susanna Minnhagen, projektledare, Sofie Backman, och Anna Sandstedt, sekreterare Mikael Lindberg Justeringens plats och tid Serviceförvaltningen 2011-12-13 kl. 13:00.... Paragraf 162-177 Underskrifter Sekreterare Anna Sandstedt... Ordförande Dzenita Abaza Justerande... Mikael Lindberg ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Nämnd Servicenämnden Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Serviceförvaltningen Underskrift...
Sidan 2 SN 162 Ändring av föredragningslistan Servicenämnden beslutar ändra föredragningslistan enligt följande: - Ärende 6 Kustmiljöplan för Kalmar kommun tas upp som ärende nr 7. - Ärende 7 Granskning av infrastrukturen kring Guldfågel Arena tas upp som ärende nr 6. - Ärende 12 Anmälningsärenden tas upp som ärende nr 14. - Ärende 13 Kännedomsärenden tas upp som ärende nr 15. - Ärende 14 Rundvandring Kvarnholmen tas upp som ärende nr 16. Nya ärenden: - Uppdrag - Försäljning av kommunala fastigheter tas upp som ärende nr 12. - Utredning gemensam brandorganisation tas upp som ärende nr 13.
Sidan 3 SN 163 Budgetuppföljning efter november Handlingar: Serviceförvaltningens skrivelse 2011-11-15. Bilaga 89/2011. Ulrick Hultman informerade nämnden om de viktigaste händelserna i budget efter november månad. Sjukfrånvaron ligger på 5.2% av arbetstiden. Antalet långtidssjuka har sjunkit till sju personer. Fastighetsförvaltningen ligger plus 900 tkr jämfört med förra månaden. Fastighetsförvaltar administration ligger på plus 400 tkr beroende på en vakans som inte kommer att tillsättas. Hyror och arrenden har sjunkit till minus 4 200 tkr. Produktionsavdelningen ligger på minus 800 tkr jämfört med oktober. Skillnaderna ligger i posterna för gatubelysning, parkering, övrig väghållning och skog och mark. Supportavdelningen och brandkåren är oförändrade. Prognosen för helårsresultatet visar ingen större skillnad mot föregående månad, minus1 200 tkr mot budgetramen. Risker för utfallet är planerat fastighetsunderhåll, driftskostnader i fastighetsförvaltningen, återlagningar efter ledningsgrävningar, belysning och snö. Möjligheter för utfallet är planerat fastighetsunderhåll, driftskostnader i fastighetsförvaltningen, återlagningar efter ledningsgrävningar, belysning och intäkter Av årets totala investeringsbudget på 297,5 mnkr är 218,7 mnkr (73,5%) redovisade tom 6 december. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
Sidan 4 SN 164 Beslutsattestanter Handlingar: Servicenämndens skrivelse 2011-11-28. Bilaga 90/2011. Sten Niemi informerade nämnden om serviceförvaltningens förslag till beslutsattestanter och ersättare för dem. Servicenämnden beslutar att anta förslaget till beslutsattestanter och ersättare för dem för serviceförvaltningen från och med januari 2012.
Sidan 5 SN 165 Uppdrag att underteckna vissa handlingar Handlingar: Serviceförvaltningens skrivelse 2011-11-30. Bilaga 91/2011 Sten Niemi informerade nämnden om en uppdatering av behörigheter att underteckna vissa handlingar och vara kommunens firmatecknare för att verifiera behörigheten vid vissa ärendehanteringar med olika myndigheter med flera. Servicenämnden beslutar att anta det uppdaterade förslaget om behörigheter att underteckna vissa handlingar och vara kommunens firmatecknare att gälla från och med januari 2012.
Sidan 6 SN 166 Upphandling - Energitjänsteprojektet Handlingar: Serviceförvaltningens skrivelse för Energitjänsteprojekt. Bilaga 92/2011 Gunilla Svensson och Olof Jönsson informerade nämnden om energitjänsteprojekt. Syftet är att reducera vår energikostnad och ge en positiv inverkan på miljön samt en budget i balans. Ett energitjänsteprojekt är en affärsmodell som används för att investera i energibesparingsåtgärder utan att kostnaderna ökar för kommunen. Kostnadsbesparingarna i energi blir större än investeringens kapitalkostnader och kommunen kan använda sin budget till annat än att betala ökade energipriser och akutåtgärder. Plus effekter av energitjänsteprojektet; - Klimatsäkring av hela fastighetsbeståndet - Total genomlysning av alla tekniska system - Mindre akut underhåll - Robin Hood effekt - Ansvaret ligger hos entreprenören, projektet inte klart i och med slutbesiktning - Incitament för entreprenören att överträffa målen för att kunna tjäna pengar - Minskad miljöpåverkan - Gynnar det lokala näringslivet, 20 årsarbeten under 2 år - Livs Cykel Vinst på 20 år genererar 193 mnkr Förhandlingarna har pågått tom fredag 2 december. 80 mnkr är avsatta till projektet. Tre entreprenörer uppfyllde kraven för upphandlingen. Efter genomgång av utvärderingskriterierna; ekonomi, genomförande samt kompetens- och kreativitetstest bedömdes YIT Sverige AB ha det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet. Servicenämnden beslutar att serviceförvaltningen får i uppdrag att slutföra upphandlingen och skriva avtal med YIT Sverige AB att genomföra ett energitjänsteprojekt.
Sidan 7 SN 167 Kustmiljöplan för Kalmar kommun Susanna Minnhagen och Sofie Backman informerade nämnden om arbetet med att upprätta en kustmiljöplan för Kalmar kommun. Kommunstyrelsen/kommunledningskontoret ska senast 2011 lägga fram en kustmiljöplan med mål och åtgärder för att minska näringsläckaget till Kalmarsund. Mål och åtaganden ska vara specificerade för berörda nämnder och bolag och arbetas fram i samråd med dessa. Planen ska som utgångspunkter ha de förslag och överväganden som redovisades i Kalmarsundskommissionens rapport och de resultat som kommer från den nuvarande Kalmarsundskommissionen. På serviceförvaltningen berörs produktionsavdelningen och brandkåren. De åtgärder som är aktuella under 2012 är: - Tre latrintömningsstationer har köpts in och skall placeras ut. - Alger och vass till biogasprojektet i samarbete med utvecklingsenheten. - Inköp av mobil båttvätt. - Bättre skötselplan för Kalmar Dämme. - Stimulera cykling genom projektet Kalmar Cykelstad. - Brandkåren skall gå över ännu mer till gasoleldning vid brandövningar. Önskemål och planer på åtgärder innefattar bland annat vem som skall ansvara för skötsel av gamla och nya dagvattendammar, installera en skibord i Kalmar Dämme, samarbete med kustmiljögruppen rörande fiskevård samt uppdatering av skyddsvärda områden vid eventuella oljeutsläpp. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna
Sidan 8 SN 168 Granskning av infrastrukturen kring Guldfågel Arena Handlingar: Servicenämndens skrivelse 2011-11-21. Bilaga 93/2011. Annette Andersson informerade nämnden om granskningsrapport från kommunens revisorer angående infrastrukturen kring Guldfågel Arena. Revisorerna har granskat om servicenämnden inför besluten om infrastrukturen runt Guldfågel Arena berett ärendet på ett ändamålsenligt sätt samt om den interna kontrollen varit tillräcklig. I granskningen har revisorerna funnit att de inte kunnat följa servicenämndens beslut i alla steg i beslutsprocessen. Revisorernas bedömning är att det beslutsunderlag som servicenämnden tog ställning till inte är tillräckligt tydligt. Sedan ärendet om träningsplaner och parkeringsplatser initierades i serviceförvaltningens byggenhet har ett arbete genomförts som resulterat i en kommungemensam rutin Lösa verksamhetens behov av lokaler. Rutinen ingår i kommunens verksamhetsledningssystem. Beslutsunderlaget för delegering av upphandlingsärendet borde ha varit mer utvecklat och berörda handläggare är informerade om detta. Att delegera upphandlingsärendet var nödvändigt med anledning av tidplanen för att få konstgräsplanen färdig i utlovad tid. Sedan ärendet bereddes har en diskussion förts i förvaltningen och nämnden som resulterat i att upphandlingsärenden planeras utifrån nämndens sammanträdesdagar. Om en tidplan i undantagsfall kräver beslut mellan nämndsmötena så kommer nämnden att sammankallas särskilt istället för att beslutet delegeras. Protokollsanteckning: Servicenämnden beslutade att anta förvaltningens skrivelse som sin egen och överlämna den till kommunens revisorer som svar på granskningsrapporten om infrastrukturen kring Guldfågel Arena. Inlämnad av Staffan Ljungar (C). Jag ville ha följande ändring i yttrandet: "Kalkylen och det preliminära hyresavtalet fungerar som beställning" ville jag ändra till: "En skriftlig beställning upprättas med en godkänd kalkyl och ett preliminärt hyresavtal som bilagor". Med denna text kan det inte uppstå några oklarheter.
Sidan 9 SN 169 Villkor och taxor för småbåtsplatser och uppläggningsplatser Handlingar: Servicenämndens skrivelse 2011-11-25. Bilaga 94/2011. Ulrick Hultman informerade nämnden om villkor och taxor för småbåtsplatser och uppläggningsplatser i Kalmar kommun. Under 2003 gjordes en inventering av småbåtshamnarna där priset differentierades beroende på service/utrustning mm vid hamnen. 2008 höljdes taxorna för småbåtshamnar och uppläggningsplatser med 38 % enligt beslut i kommunfullmäktige. I arbetet med villkor och taxor har förvaltningen funnit att en ökad service i hamnarna är önskvärd av många båtägare och att de är beredda att betala för detta. Utan att bygga bort möjligheterna till en enkel och billig båtplats anser förvaltningen att en succesiv ökning av servicen, där taxan utökas för att täcka de tillkommande kostnaderna, har goda förutsättningar att leda till ökad beläggning i våra småbåtshamnar. Utöver föreslagna taxeförändringar förordas en avgift vid nyttjande av ej bokad plats, bortforsling av till exempel båtar, vaggor och vagnar, timkostnad för övriga arbeten och el. 2011 har tendensen för uthyrda platser vänt uppåt. 81 % (846) av platserna är uthyrda. I kommunens budgetbeslut för 2012 avsattes 600 tkr i räntabla investeringar per år under 2012-2014 för att utöka servicen i småbåtshamnarna. Servicenämnden beslutar att: - föreslå kommunfullmäktige att anta ny taxa för småbåtshamnar och uppläggningsplatser att gälla från och med båtsäsongen 2012 och uppläggningssäsongen 2012/2013. - anta uppdaterade villkor avseende kontrakt för båtplatser och uppläggningsplatser i småbåtshamnar i Kalmar kommun.
Sidan 10 SN 170 Remiss angående förslag till nytt personalpolitiskt program i Kalmar kommun Handlingar: Servicenämndens skrivelse 2011-11-25. Bilaga 95/2011. Annette Andersson informerade nämnden om personaldelegationens uppdrag att revidera det befintliga eller att fram ett nytt personalpolitiskt program för Kalmar kommun och de majoritetsägda bolagen. Förslaget på nytt personalpolitiskt program tar upp den nya politiken under följande rubriker: - Vi har ett viktigt gemensamt uppdrag - Värdegrund - Attraktiva jobb - Ny på jobbet - Alla är viktiga Samverkan och delaktighet - Medarbetarskap - Ledarskap - Hållbart arbetsliv - Må bra Välbefinnande, friskvård och hälsa - Lönepolicy - Jämlikhet och förhållningssätt Programmet är mycket ambitiöst, välarbetat och stakar ut vägen för att Kalmar kommun skall vara en av landets mest attraktiva och utvecklande arbetsplatser. Servicenämnden beslutar att ställa sig bakom förslaget på nytt personalpolitiskt program för Kalmar kommun.
Sidan 11 SN 171 Information Verksamhetsledningssystemet Kerstin Engdahl informerade nämnden om kommunens verksamhetsledningssystem (VLS). Vårt verksamhetsledningssystem bygger på ISO 9001 (kvalitet) och ISO 14001 (miljö). Under året har vi arbetat mycket med miljö och bland annat gjort kemikalie förteckningar för våra verksamheter. Kerstin förevisade några av de unika processer vi har inom serviceförvaltningen. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
Sidan 12 SN 172 Lokalprocessen Annette Andersson och Gunilla Svensson informerade nämnden om hur arbetet med att lösa verksamhetens behov av lokaler går till. Syftet med processen är att vägleda företrädarna för verksamheten som har i uppdrag att lösa behovet av lokaler samt klargöra de olika rollerna och deras ansvar. Processen ska också bidra till bättre underlag inför beslut om investering i lokaler. Processens syfte utvärderas muntligen i förvaltingschefsgruppen vid den årliga bedömningen av processens aktualitet. Serviceförvaltningen gör utvärdering efter byggnation/investering per objekt. I utvärderingen ställs också frågan om processen uppfyller sitt syfte. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
Sidan 13 SN 173 Uppdrag - Försäljning av kommunala fastigheter Annette Andersson informerade nämnden om försäljning av kommunala fastigheter. Processen omfattar flera förvaltningar. Kalmar kommun har de senaste tre åren investerat för ca 700 mnkr och planerar investeringar på ca 1 miljard kronor de kommande tre åren. Marknadens intresse för kommunala fastigheter har ökat samtidigt som bostadsmarknaden idag är en av de största tillväxthindren för kommunens utveckling. Därför kan det vara rätt tid att pröva en försäljning. Kommunens investeringsvolymer i aktuella fastigheter minskar till förmån för andra viktiga investeringar inom skola, omsorg med mera. Försäljning gäller äldreboende och hyresbostäder. Förutsättningarna finns att inom kort tid färdigställa ett paket med objekt som kan prövas för försäljning. Svensk Fastighetsförmedling har upphandlats som mäklare. Vid försäljning kommer krav ställas på långsiktigt ägande, lokal närvaro, bostadssocialt engagemang, samarbetsavtal med lokala Hyresgästföreningen, lång löptid på hyresavtal och högt tempo i planerade renoveringar och omställning av lokaler. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
Sidan 14 SN 174 Utredning gemensam brandorganisation Annette Andersson och Gert Friberg informerade nämnden om uppdraget att utreda en gemensam brandorganisation i södra länet. Nybro, Emmaboda och Torsås har tackat ja att tillsammans med Kalmar vara med och utreda en gemensam brandorganisation. En arbetsgrupp kommer att tillsättas. På många håll finns idag gemensamma brandorganisationer, som kan ge flera samordningsvinster. Det finns ekonomiska, operativa och förebyggande fördelar när fler är med och samarbetar. Brandkåren kopplar detta projekt till arbetet med den nya brandstationen och ny lednings-/larmcentral. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
Sidan 15 SN 175 Anmälningsärenden Handlingar: Trafik- och tillståndsärenden: tillfälliga lokala trafikföreskrifter D 250 D 262 upplåtelse allmän platsmark E 287 E 307 nyttoparkeringskort K 73 Personalärenden beslut om anställning A 37 reseräkningar/traktamenten C 61 C 75 Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
Sidan 16 SN 176 Kännedomsärenden Handlingar: Presidieprotokoll från 2011-11-23 Tillsynsärenden under november månad 2011 Tillsyn enl. 5 kap 1 och 2 (2003:778) om skydd mot olyckor Tillsyn enl. 5 kap 1 och 2 lag (SFS 2003:778) om skydd mot olyckor samt 21 i Lagen om brandfarliga och explosiva varor Tillstånd enligt 16 i lagen om brandfarliga och explosiva varor. Protokollsutdrag från kommunfullmäktiges sammanträde den 31 oktober 2011: 193 Interpellation om parkeringsproblemen vid Sportcentrum 195 Interpellation om åtgärder för att förbättra kommunikationen mellan förvaltning och beställare 213 Fyllnadsval som ersättare i servicenämnden Protokoll från serviceförvaltningens samverkansgrupp den 27 oktober 2011 Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.
Sidan 17 SN 177 Rundvandring Kvarnholmen Gert Friberg gav en kort information till nämnden rörande de problem med brandspridning man har på Kvarnholmen. Därefter gjordes en kort rundvandring för att visa nämnden hur det kan se ut på vissa innergårdar ur brandskyddssynpunkt. Servicenämnden lägger informationen till handlingarna.