Diarienr: Y 2016/1 Projektplan Förstudie e-arkiv Planen är en överenskommelse mellan projektägare/beställare Stina Sundling/Jörgen Tholin och projektledare om projektets åtagande. Verifieras genom styrgruppsbeslut. Ange datum för beslut av dokumentet: 2016-08-30 Dokumentet ska diarieföras. Skriv in diarienumret i sidhuvudet. Filnamn: e-arkiv_projektplanb3 Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 1 (9)
Innehåll 1 Bakgrund och samband... 3 2 Mål... 3 3 Tidsplan, förutsättningar och resursbehov... 5 4 Budget och kalkyl... 8 5 Organisation... 9 6 Risker och riskhantering... 9 7 Bilagor och referenser... 9 Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 2 (9)
1 Bakgrund och samband 1.1 Bakgrund Tidigare har information skrivits ner och lagrats på papper och i fysiska arkiv. Idag digitaliseras processer och informationen lagras istället i våra verksamhetssystem. Gemensamt för utmaningar kring digitalisering och hantering av digitala informationsmängder är att i ett tidigt skede värdera informationen och utforma rutiner och system för att trygga tillgången och tillförlitligheten för informationen över den tid som verksamheten behöver och lagen kräver. Denna perspektivförskjutning brukar benämnas informationsförsörjning. Ett system för bevarande (e-arkiv) ska säkerställa att handlingar som ska bevaras är äkta, tillförlitliga och återanvändbara för all framtid. Detta medför krav på både en anpassad organisation och förvaltning med förmåga att hantera den kontinuerliga utvecklingen. 1.2 Samband med andra organisationer eller projekt Förstudien har ett starkt samband med GUSPP och delar också styrgrupp och vissa resurser med projektet. För att finansiering och prioritering av system som ska anpassas för e- arkivering ska bli möjlig krävs en styrorganisation som har mandat och resurser att påverka anpassning och utveckling av system. Dessutom är det nödvändigt att ha den överblick över universitetets informationsobjekt, processer och system som förvaltningsobjekten kommer kunna medföra. Förstudien och kommande implementeringsprojekt är beroende av leveranserna avseende styrmodell, finansieringsmodell och förvaltningsobjekt. Dessutom finns samband med de projekt som strävar efter att digitalisera sina processer då detta oftast innebär att informationen som hanteras ska tas om hand digitalt istället för analogt. Diskussioner förs också med systemförvaltare. 2 Mål 2.1 Projektidé Förstudiens uppdrag är att utreda förutsättningarna för och ge förslag på, en infrastruktur för digitalt bevarande av handlingar/information. 2.2 Projektmål Förslaget på infrastruktur för bevarande ska innehålla förslag på förvaltningsorganisation, vilka kompetenser som krävs och en kravspecifikation på IT-lösning (system) för att säkerställa att digitala handlingar bevaras, vårdas och görs åtkomliga på ett säkert sätt över tid. Förslaget ska förena universitetets behov av en effektiv informationsförvaltning med allmänhetens och lagstiftarens krav på kontroll, insyn och ansvar. 2.3 Projektmålets prioritering Prioritering 0,5 Resultat 0,2 Tidpunkt 0,3 Kostnad Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 3 (9)
2.4 Avgränsningar Förstudiens uppdrag är att utreda förutsättningar för ett digitalt bevarande. Det innebär att projektgruppen inte kommer jobba med att ta fram metoder och modeller för kommande arbetssätt utan snarare peka på vilka metoder och modeller som kommer att behöva tas fram i ett implementeringsprojekt. Förstudien omfattar inte eventuell digitalisering av analog information. I förstudien kommer inte system upphandlas och inga pilotuttag av information ur verksamhetssystem kommer genomföras. Förstudien omfattar både information som fastställts i digitala filer som word eller pdf likväl som information som registreras i verksamhetssystem. 2.5 Leveranser och beslutspunkter - godkännande och mottagare Leveranserna är omarbetade med anledning av integreringen med projektet Styrning av GUgemensamma system, processer och projekt Nr Beskrivning av leverans Lev. datum 1.1 Delrapport fas 1 160830 Beslut i SG/datum Ev beslutsfattare i linjen 1.2 Ny arkivorganisation v. 50 v. 50 Universitetsdirektören 2.1 Målbild v. 42 v. 42 2.2 Sammanställning av estimerade kostnader avseende bevarande av information (uttag, lagring, anpassning av system) v. 50 v. 50 2.3 Generell förvaltningsorganisation v. 50 v. 50 Universitetsdirektören 2.4 Delrapport fas 2 v. 50 v. 50 3.1 Teknisk förstudierapport inkl. marknadsundersökning, kravspecifikation system för bevarande och integrationsanalys april april 3.2 Delrapport fas 3 april april 4.1 Nyttokalkyl april juni 4.2 Förstudierapport och projektförslag april juni 4.3 Projektbudget april juni Ev. mottagare av ansvar i linjen Enheten för myndighetsoch utvecklingsstöd 2.6 Förvaltande part I arbetet med leverans 2.3, Generell förvaltningsorganisation, kommer förslag på förvaltande part att tas fram. Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 4 (9)
3 Tidsplan, förutsättningar och resursbehov 3.1 Projekttidsplan 2016 jan-aug 2016 sep-dec 2017 jan-april 2017 majjuni Fas 1 Arkivorganisation Fas 2 Infrastruktur för bevarande Fas 3 - Teknisk förstudie Fas 4 - Nyttokalkyl 3.1.1 Fas 1 Arkivorganisation- informationskartläggning Under fas 1 kommer arkivorganisationen utredas och ett förslag till ny arkivorganisation kommer presenteras. Idag delegeras arkivbildningsansvaret genom rektors delegation till dekaner, prefekter, universitetsdirektör och motsvarande. Delegationen kan sedan vidaredelegeras. Otydligt är dock vad arkivbildaransvaret innebär och arkivorganisationens relation till systemförvaltningsorganisationen måste utredas vid en digital hantering av arkivinformation. Detta utmynnar i ett förslag till beslut om ny arkivorganisation. Dessutom ska förberedande arbete i form av begreppsmodellering, riskanalys och nyttoinventering genomföras i fas 1 och resulterar i olika typer av dokument kopplade till projektet. Begreppsmodellering modell över de olika begrepp som kan komma att uppstå inom arbetet. Viktig utgångspunkt för att samma begrepp ska användas och vara liktydiga i styrdokument och kommunikation mellan olika roller i projektet. Definition av t ex e- arkiv, handling, gallring, verksamhetssystem osv. Jämförelser med begrepp inom systemförvaltning och informationssäkerhet. Är begreppen legala definitioner eller av annan karaktär? Nyttoinventering e-arkiv identifiera målgrupper, effekter och nyttor med införande av e-arkiv Riskanalys - Bedöma sannolikheter för olika oönskade händelser och dess konsekvenser Utreda nuläge arkivorganisation och förändrade förutsättningar i en digital hantering Utreda generella förutsättningar för implementering av e-arkiv Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 5 (9)
3.1.2 Fas 2 Infrastruktur för bevarande Under fas 2 utreds förutsättningarna för en infrastruktur för bevarande av handlingar bestående av både en teknisk struktur såväl som en anpassad organisation och förvaltning med ansvar att hantera kontinuerlig utveckling och underhåll av e-arkivet. Resultat blir förslag till beslut om organisation, förvaltning och finansiering för långsiktigt bevarande av handlingar. Initialt kommer arbete med olika scenarier för införande att genomföras och presenteras för styrgruppen. Beslut om inriktning utifrån målbild kommer sedan sätta prägel på resterande aktiviteter under fasen. Målbild behovsanalys Fastställa avsikten och målen för e-arkivet och för informationen i e-arkivet Hur nås målbilden? Sammanställning av estimerade kostnader avseende bevarande av information (uttag, lagring, anpassning av system) Generell förvaltningsorganisation samt nycklar och modell för finansiering av förvaltning och lagring för digitalt bevarande Finansieringsmodell för anpassningar av och uttag av information ur verksamhetssystem för långtidslagring Klassificeringsstrukturens struktur, funktion och förvaltning Ställningstagande till standarder för dokumenthantering och e-arkiv (t ex ISO 30 300, ISO 15 489, OAIS m fl) 3.1.3 Teknisk förstudie Fas 3 Syftet med den tekniska förstudien, fas 3, är att belysa de tekniska försutsättningar som finns på universitetet för digital långtidslagring, med fokus på driftsstrategi och integrationsbehov. Den tekniska förstudien är till viss del beroende av resultaten i fas 1 och 2 och de aktiviteter som presenteras nedan är tänkbara baserat på tidigare erfarenheter av utvecklingsprojekt samt den kunskap som dagsläget finns gällande aktuellt projektförslag. Resultatet av fas 3 blir kravspecifikation på teknisk systemlösning för bevarande samt vägvalsbeslut utifrån krav, marknadsundersökning och arkitekturbeskrivning. a. Övergripande kravspecifikation Marknadsundersökning Funktionella krav Icke-funktionella krav Krav på integration Prioritera icke-funktionella krav b. IT-arkitekturbeskrivning Kartläggning om vi har rätt förutsättningar inom IT-infrastruktur för att genomföra projektet Definiera arkitektur inom områdena applikation/integration Definiera tekniska standarder och format (ansvar IT-arkitektur) Definiera övergripande tekniskt lösningsförslag (ansvar integration och system) Vägval upphandla extern eller drifta själv c. Förberedande integrationsarbete ICC förstudie och ICC analys Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 6 (9)
3.1.4 Nyttovärdering - Fas 4 Nyttovärderingen syftar i detta projekt till att väga olika omfattningar av införandeprojektet mot varandra, ur ett nyttoperspektiv. Ett införande av ett e-arkiv kan utföras i större eller mindre omfattning, beroende på vilket scope projektet väljer att ta. Det är möjligt att antingen införa ett system där arkivering enbart möjliggörs eller att aktivt samla in dokumentation i verksamheten. Det är också möjlighet att antingen enbart fokusera på ny information eller dessutom anpassa rutiner och system efter information som redan finns i verksamheten. Olika omfattningar av införandet måste därför vägas mot varandra. Beslutet kring omfattningen av införandeprojektet ska baseras både på denna nyttovärdering och på organisationens förutsättningar i form av resurstillgång och förändringskapacitet. Nyttovärderingen ska generera: En beräkning av ekonomiska vinster, kvalitetsvinster samt kostnader för att genomföra införandeprojektet ur olika scenarier gällande omfattningen. Projektbudget och projektkalkyl för införandeprojektet 3.2 Inberoenden 3.2.1 Inberoenden Nr. Beskrivning Ev. Godkännandekriteria 1 Styrning av GUgemensamma system, processer och projekt 2 Svensk nationell datatjänsts (SND) initiativ till ett pilotprojekt avseende tillgängliggörande av en forskargrupps forskningsdata vid Handelshögskolan. 3 Gemensam organisationshantering vid Göteborgs universitet som är en del inom PA2.0- projektet 4 Sektorgemensam metadataspecifikation för studieadministrativ information inom SUHF Ansvarig Datum Styrmodell för system Katrin Skepp, IT v. 50 2016 Forskningsstödsenhet på UB med kompetens att ge stöd åt forskare i datahantering och grundläggande arkiveringskunskaper Enhetlig hantering av organisatorisk enhet (vilket underlättar sökmöjligheter i framtida e-arkiv) Rekommenderad metadataspecifikation för studieadministrativ information, SUHF:s förbundsstämma Max Petzold/SND Projektledare: Stefan Ekman, SND Caspar Jordan, SND Ola Lundgren, IT Expertgruppen för arkiv och informationshantering inom SUHF Jan 2017 Mars 2017 5 Sektorgemensam gallringsframställan till Riksakivet genom SUHF Uppdaterad RA-FS utifrån gallringsframställan fastställd av Riksarkivet Expertgruppen för arkiv och informationshantering inom SUHF Oklart Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 7 (9)
6 Riksarkivets framtagande av förvaltningsgemensamma specifikationer, FGS En eller flera fastställda FGS:er fastställda av Riksarkivet Riksarkivet Våren 2017 7 Systeminventeringen System och projekt som pågår vid IT-enheten på uppdrag av Strategiskt IT-forum System- och projektkarta Marta Petrides de Lubian 8 Statens servicecenters förvaltningsgemensamma e-arkivstjänst E-arkivstjänst som kan ingå i marknadsundersökning och RFI Projektägare: Charlotte Johansson- Ahlström,SSC Projektledare: Cia Jarehov Våren 2017? 3.3 Resursbehov 3.3.1 Resurser, kompetens Resurser som är nödvändiga för förstudiens genomförande är personer med kompetens inom de områden som digitalt bevarande berör och som förstudien kommer arbeta med; arkiv, juridik, IT/IT-arkitektur, informationssäkerhet och informationshantering. Projektgrupp Kompetens Organisation Arkiv (projektledning) MUST Christer Johansson Arkiv MUST Maria Elmlund Arkiv och registratur/it-arkitekt MUST/IT Kristina Ullgren Jurist MUST Marianne Öfverström Jurist MUST Stefanie Stehling Bibliotekarie UB Peter Larsson Informationssäkerhetssamordnare Fastighet och service Johan Augustsson Verksamhetsarkitekt MUST Anders Ideskog Verksamhetsarkitekt MUST Marta Petrides de Lubian IT-strateg IT Registrator Registrator MUST Vakant IT-arkitekt IT 4 Budget och kalkyl Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 8 (9)
Projektledaren har mandat att fatta beslut om övriga kostnader motsvarande ett prisbasbelopp under förutsättning att det inte innebär ett frånsteg från fastställd budgetram. 5 Organisation Projektorganisation Styrgrupp: Stina Sundling, projektägare, ordförande i styrgruppen Bengt Petersson, Föreståndare PIL-enheten Sören Ehrnberg, Enhetschef, IT-enheten Elisabeth Ahlin, Enhetschef, Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd Peter Tellberg, Enhetschef, Ekonomienheten Thomas Erhag, Prefekt, Juridiska institutionen ---------------------------------------- Katrin Skepp, Projektledare, Projektledare E-arkiv Martin Thulin, Projektkontoret Förstudie e-arkiv och GUSPP kommer att styras av samma styrgrupp och med båda projektledarna representerade på styrgruppsmöten. 6 Risker och riskhantering Se risklista med åtgärder i separat dokument (bilaga). 7 Bilagor och referenser Nr Dokumentnamn Dokumentbeteckning/id 2 Risklista Riskanalys160826 Mall från Tieto PPS (ME001, 8.0.0) Sida: 9 (9)