2014-03-26 Framtida IT-drift för utbildnings-, forskningsoch stabsverksamhet på CSC Sammanfattning En av KTH påkallad utredning om förutsättningarna för samordning av IT-drift på CSC med KTH centrala ITavdelning har genomförts under 2013-2014. Tillsammans med flera olika dokument, en konsultrapport och diskussioner i olika ledningsfora samt med berörd personal föreslås ett beslut fattas som innebär en samordning av IT-driften. Förslaget innebär också att en ordentlig behovsanalys av IT-stöd inom forskning och utbildning ska ske. Genomförandet ska ske skyndsamt med sikte på att vara färdigt till sommaren 2014. Bakgrund KTH har sedan införandet av skolor 2005 fortsatt att utveckla verksamhetsformerna löpande. Under senvåren 2013 diskuterades frågan om samordning av IT-drift i KTH:s ledningsgrupp. Skolchefen fick en uppmaning att se över vilka möjligheter till samordning med KTH:s ITavdelning som fanns på CSC 1. Vid ett möte i mitten av juni mellan chef för IT-avdelningen KTH Hans Wohlfarth, skolchef CSC Jan Gulliksen och stabschef CSC Mattias Wiggberg bekräftades budskapet att en samordning var önskvärd. Information gavs om hur processen sett, och ser, ut för övriga skolor. Under september 2013 träffade stabschef också förvaltningschef KTH Anders Lundgren för att diskutera vilka delar av IT-driften som kunde vara aktuella att samordna. Under hösten 2013 har frågan diskuterats inom administrativa chefsnätverket. KTH:s ledningsgrupp har fortsatt tryckt på i samordningsfrågan och så sent som vid mötet den 27 januari lyftes vikten av att göra en samordning, men också att en sådan kan bli aktuell att initiera från centralt håll om CSC själva inte genomför den. Fas 1 - Utredning Initiering av uppdraget och upphandling av konsulter Med utgångspunkt i att söka förutsättningar för en samordning fick stabschefen i uppdrag av skolchef att initiera en utredning av förutsättningarna för samordning. För att kunna genomföra en ordentlig analys som, tillsammans med annan dokumentation, kunde utgöra underlag för beslut beslöts att anlita ett konsultföretag inom teknik- och management. Vid CSC:s ledningsgruppsammanträde i slutet av oktober presenterade ett förslag till konsulter 2. Efter offertförfarande valdes Konsultföretaget Frontwalker/ab1 ut. Vinnande anbud, inklusive uppdragsbeskrivning bifogas 3. Parallellt med sökandet efter teknik- och managementkonsulter så 1 http://intra.csc.kth.se/polopoly_fs/1.392425!/menu/general/columncontent/attachment/minnesanteckning%20lg%202013-05-20%20och%20bilaga.pdf 2 http://intra.csc.kth.se/polopoly_fs/1.428024!/menu/general/columncontent/attachment/lg%202013-10-21.pdf 3 Se bilaga 1.
anlitades KTH:s ordinarie HR-stöd Starck&Partner. De båda konsultföretagen fick i uppdrag att samarbeta nära gällande planering och genomförande av uppdraget. Genomförande Konsulterna startade sitt utredningsarbete i november. Varje vecka har en styrgrupp bestående av stabschef, HR-chef CSC Maria Widlund och IT-avdelningschef träffat konsulterna för att stämma av och löpande styra processen. Ytterligare mejl- och muntlig avstämning har skett längs vägen. I uppdragsbeskrivningen finns en preliminär tidplan för genomförandet. Konsulterna har genomfört uppdraget genom att på CSC intervjua alla medarbetare i systemgruppen, verksamhetsföreträdare för forskningsavdelningarna, lärare, doktorander, studenter och ledningspersoner. Varje avdelning har fått välja former för hur de vill förmedla verksamhetens behov. Även chefer på ITA, chefer och tidigare IT-personal vid ICT-skolan har intervjuats. En metodbeskrivning finns i den bilagda konsultrapporten. En delpresentation 4 hölls för systemgruppen i mitten av december i syfte att stämma av faktainsamlingen. Systemgruppen ombads lämna in kommentarer på faktainsamlingen vilket också skedde 5. Den 17 januari 2014 lämnade konsulterna en rapport 6 till skolan som samma dag presenterades 7 för system-och samverkansgruppen. Rapporten har sedan sänts till - och presenterats av konsulterna för skolchef, lilla ledningsgruppen och ledningsgruppen på CSC. Skolchefen har också träffat systemgruppen för att få medarbetarnas återkoppling på förslagen i rapporten. Konsulterna har också funnits tillgängliga för ytterligare frågor vid dessa möten samt vid ett senare samverkansgruppsmöte. Studenternas perspektiv kring framtida IT-lösning har också diskuterats med 7 studentrepresentanter vid förmötet inför ledningsgruppen då rapporten diskuterades. Ytterligare underlag Förutom konsultrapporten och dess nära 250 sidor dokumenterade underlag, så har ytterligare dokument och diskussioner legat till grund för förslaget till beslut. I tillägg till dem som refereras i detta pm innefattas åtminstone följande underlag: Datordrift och datorstöd 8 Development Plan 2013-2016 School of Computer Science and Communication 9 Föreskrift och anvisningar för e-post inom KTH 10 Grov skattning av kostnader för olika aspekter av CSC:s systemgrupps verksamhetsplan20131209 11 Ita-samverkan 12 4 Se bilaga 2. 5 Se bilaga 3. 6 Se bilaga 4. En enklare errata skapad efter första presentationerna av rapporten är tillagd till ursprungsrapporten. 7 Se bilaga 5. 8 Se bilaga 6. 9 http://intra.csc.kth.se/polopoly_fs/1.414826!/menu/general/columncontent/attachment/devplancsc2013-16v2.pdf 10 Se bilaga 7. 11 Se bilaga 8
IT-kontaktpersoner på avdelningarna 13 IT-priser och tjänster från ITA 14 Mina underlag för systemgruppens verksamhet 15 Mål med ansvarsområden 16 Systemgruppen beskrivning 17 Systemgruppens bild av CSCs och KTHs framtida IT-miljö 18 Uppdragsbeskrivning för driftteamets roll 19 Värdegrund 20 Överblick av datorsystemsbehov inom CSC/TCS 21 Scenarioplanering och förberedelse för en eventuell förändring Med det tydliga önskemålet om en samordning från centrala KTH så har styrgruppen satt igång ett antal åtgärder för att hantera ett kommande beslut parallellt med konsulternas arbete. En åtgärd är att IT-avdelningen tillsammans med systemgruppens dåvarande chef Johan Berglund har utrett förutsättningar för genomförandet av olika scenarior 22. Då inriktningen på en samordning varit okänd under utredningen har en stor bredd av scenarior behandlats. Stabschefen har undersökt förutsättningarna för scenariot att ingen samordning sker. Under december framkom diskussioner på flera håll om behovet av en särskild projektledare som kan hantera ett kommande förändringsarbete, oavsett beslut. Dels bedömdes kompetensen kring projektledning behöva stärkas upp och dels så behövdes den allmänna volymen arbete som kan användas för förändringsprocessen öka. Dessutom blev det klart under hösten 2013 att systemgruppens chef skulle sluta i mitten av december 2013 och systemgruppen skulle stå utan direkt arbetsledning. En kandidat till tjänsten har intervjuats och anställts fram till 30 juni 2014. Personen rapporterar till stabschefen. Information om processen Tidigt i arbetet identifierades behovet av löpande information kring processen och utredningen. Vid följande cirka 30 tillfällen har utredningen diskuterats eller presenterats: Arbetsplatsträff: 2013: 11/12. Samverkansgruppen: 2013: 3/6, 19/8, 14/10, 4/11, 16/12. 2014: 27/1. Ledningsgruppen: 2013: 20/5, 21/10, 4/11, 18/11. 2014: 27/1. Lilla ledningsgruppen: 2013: 2/10, 16/10, 30/10, 27/11, 11/12. 2014: 22/1. Avdelningsföreståndarna (förutom i andra konstellationer): 2013: 15/11. 2014: 23/1. Systemgruppen: varje vecka sedan september 2013. 12 Se bilaga 9. 13 Se bilaga 10. 14 Se bilaga 11. 15 Se bilaga 12. 16 Se bilaga 13. 17 Se bilaga 14. 18 Se bilaga 15. 19 Se bilaga 16. 20 Se bilaga 17. 21 Se bilaga 18. 22 Se bilaga 19.
Vid olika träffar har, förutom den aktuella dialogen och informationen vid mötet, ledningen uppmanat deltagarna att följa upp med frågor och funderingar även utanför mötena. Detta har också skett i flera fall. Fas 2 vägen vidare Utgångspunkt: Vägen vidare behöver ha ett slutmål, men kan genomföras på olika vis. Slutmålet är att driften av IT vid CSC-skolan skall samordnas till IT-avdelningen på KTH och därmed också, efter sedvanlig arbetsrättslig gång, vid behov ändra den organisatoriska tillhörigheten för IT-personal vid CSC:s stab. ITA står också beredd att ta emot all IT-personal i sin organisation. Om den vidare processen visar att andra lösningar är att föredra för studenter, personal och för KTHs och skolans verksamhet, ska dessa möjligheter analyseras i den kommande processen. Rätt ITstöd på rätt nivå till rätt kostnad ska efter genomförd förändring vara på minst dagens upplevda nivå. För att säkra leveransen av rätt IT-drift behöver en beställarorganisation som betjänar CSC:s behov av IT-drift och forsknings- och undervisningskopplat IT-stöd byggas upp. Den konsultrapport som togs fram i fas 1 anses inte kunna ligga till grund för en heltäckande bild av behovet. Därför behöver en mer omfattande behovsanalys på skolans forskningsavdelningar genomföras så att rätt tjänster beställs och rätt organisation för löpande beställningar byggs upp. Genomförande: Skolchef uppdrar till stabschefen att se till att arbete enligt ovan genomförs och passerar rätt instanser. En styrgrupp kopplas till stabschefen som ska säkra upp att lösningen blir bra för samtliga intressenter. Medlemmar i styrgruppen är förutöver stabschefen, avdelningschef Anders Askenfelt (ordförande), biträdande avdelningschef Johan Håstad, projektledaren Fresia Pérez, HR-chefen på CSC Maria Widlund, samt IT-avdelningens chef Hans Wohlfart. Utöver denna styrgrupp finns även en referensgrupp med seniora akademiker från skolans avdelningar, representanter från grundutbildningen samt studenter. Referensgruppens uppgift är att, i projektet, säkra verksamhetens behov och krav av IT-drift för framtiden. Gruppen koordineras av projektledaren Fresia Pérez. Referensgruppen är även, tillsammans med skolans Ledningsgrupp, ansvarig för att löpande informera kring processen tillbaka till verksamheten. Tidplan IT-samordningen önskas genomföras så att merparten av besluten är klara före sommarsemestern 2014. Noterbart är att tidpunkter för implementering och genomförande kan ske efter sommaren och senare än det, beroende på verksamhetens art. Tillägg efter central samverkan Efter diskussion om det föreslagna beslutet i centrala samverkansgruppen den 13/2 2014 så tillfogas följande beslut från dess möte: Den centrala samverkansgruppen beslutar att de av Saco-S framförda punkter, - Det finns ingen möjlighet att genomföra flytten utan att störa pågående kurser och forskning -En ordentlig konsekvensanalys görs och bemöts innan beslut fattas
-Ett första utkast till Service Level Agreement (SLA) bör skrivas innan beslut fattas -Hur beställarorganisationen är tänkt att fungera ska beskrivas innan beslut fattas ska ingå i det inriktningsbeslut som skolan fattar. Dessutom vill den centrala samverkansgruppen att en riskbedömning till konsekvensanalysen tas fram. I och med detta beslut hänskjuts ärendet till CSC-skolans samverkansgrupp. CSC- skolans samverkansgrupp ska informera den centrala samverkansgruppen om den fortsatta hanteringen av ärendet. AG redovisade att avsikten från KTH:s sida är att genomföra en centralisering av IT-support på KTH. Denna centralisering har redan genomförts på en del skolor. De lyfta åsikterna från Saco-S är ett värdefullt inspel till inriktningsbeslutet. Arbetsgivaren vill understryka sin vilja att minimera störningar i pågående kurser och forskning i samband med samordningsarbetet. I de delar där verksamhet eller medarbetare kommer att beröras av beslut längs inriktningsbeslutets riktning så ser arbetsgivaren fram mot att få genomföra konsekvensanalyser, inklusive handlingsplaner för att ta hand om risker, i samverkan med arbetstagarorganisationerna. Som ett led i att samordna IT-driften ska Service Level Agreement (SLA) skrivas för olika beställningar. Beställarorganisationens funktion, som arbetas fram efter taget inriktningsbeslut, kommer också att beskrivas och samverkas före det att beslut om den fattas. Jan Gulliksen Skolchef