Välkomna till informationsmöte om nya universitetsgemensamma IT-baserade tjänster!

Agenda 13.05 Inledning av projektkontoret 13.15 BUG Betal och utskriftstjänst vid Göteborgs universitet Projektledare Rikard Nilsson 13.25 LIS - projekt för införande av ledningsinformationsoch beslutsstöd - Projektledare Gustav Bertilsson Uleberg 13.35 Ladok 3 - Projektledare Ingvar Andersson 13.45 BPU IT-stöd bemanning och individuell tjänstgöringsplanering och uppföljning - Projektledare Monika Lindström / Roger Haglund 13.55 Systemstöd för incidenthantering- riskanalys- och avvikelserapportering - Projektledare Carin Norlin 14.05 Frågestund 14.15 Frågebord, fika och mingel

Vad är projektkontoret? Stabs- och controllerfunktion för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt Stödjer universitetsdirektören Ansvarar för samordning av projekt och för utveckling av projektverksamheten på universitetsgemensam nivå Stöd för förändringsprojekt av olika slag på universitetsgemensam nivå För närvarande 11 projekt

Övriga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt 2013 Ny GU-katalog LPW 2012 ISP Individuella studieplaner för doktorander STIG Gemensamt IT-stöd för servicefunktioner DAFGU Införande av ny datorarbetsplats Kursplanesök Webbaserat sökverktyg för kurs- och utbildningsplaner

Hur väljs de universitetsgemensamma utvecklingsprojekten ut? Projektförslag, budget och kalkyl skickas in till projektkontoret i juni Finansiering från en gemensam investeringsram Beslut av universitetsdirektören om vilka projekt som ska få medel i oktober Krav Gränsöverskridande inom universitetet IT-koppling Externt krav?

Mer information om projekt Projektkatalogen - www.projektkontoret.gf.gu.se Kontakta projektkontoret projektkontoret@gu.se Kamilla Petersson: 786 5440, kamilla.petersson@gu.se Martin Thulin: 786 5519, martin.thulin@gu.se Ylva Waller Wridell: 786 5553, ylva.wridell@gu.se

BUG Betal- och Utskriftstjänst vid Göteborgs universitet Omstart efter Canon-avtalet Toshiba vann upphandlingen i mars, överklagat till Förvaltningsrätten, väntar nu på prövning av Kammarrätten Uppdelat på två spår Betalfunktion via PayEx Utskrift som tjänst Studentfokus

BUG - Betaltjänsten Slopad kontanthantering Koppling till GU-kortet Bankhanteringen utanför universitetet; Payex Automatisk koppling till Agresso Ska användas av utskriftstjänsten Kan användas av externa säljställen på universitetets område Utökning av PC-kassa systemet

BUG - Utskriftstjänsten Utskrift på valfri skrivare med följ-mig funktion Fokus på studenter (36 skrivare) och UB:s allmänhet (22 skrivare) Enhetlig support; UB, Servicecenter, skrivarvärdar, IT Maskinerna beställer själva toner, papper och service Studenterna betalar genom betaltjänsten och allmänheten via förköpskoder

BUG Personalskrivare Införs efter att studenterna har fått tjänsten Fem olika skrivarmodeller; GU1-5 Datorarbetsplatsanpassat

BUG kontaktinformation medarbetarportalen.gu.se/service/utskriftstjanst/ Frågor om projektet: bug@gu.se Akuta beställningar av skrivare innan avtal: petter.baggeryd@gu.se Rikard Nilsson Petter Baggeryd Projektledare Systemförvaltare

Projekt för införande av ledningsinformationsoch beslutsstöd vid Göteborgs universitet LIS Gustav Bertilsson Uleberg projektledare -06-12 LIS-projektet, Gustav Bertilsson Uleberg

Agenda Ny information om vad händer framöver Beskrivning av LIS-projektet Genomgång av LIS-verktyget -06-12 LIS-projektet, Gustav Bertilsson Uleberg

Detta händer framöver Prefekter har möjlighet att betatesta (pågår) Projektet utvärderas av extern sakkunnig Projektaktiviteter vilar -06-12 LIS-projektet, Gustav Bertilsson Uleberg

Nytt lednings- och beslutsstöd, LIS I linje med Vision 2020 Verksamhetsdrivet Fokus på institutionsnivå Målgruppen är prefekter, administrativa chefer och experter Präglas av enkelhet Lätt få tillgång till rätt och kvalitetssäkrad information Flexibel plattform för framtiden -06-12 LIS-projektet, Gustav Bertilsson Uleberg

Vad är LIS? Fokus på institutionen! Agerande Process Känsla Rapporter Granska Följa upp Kontroll Enkel överblick Överblicka Utföra Tryggt Indikatorer Styra Planera Förtroende -06-12 LIS-projektet, Gustav Bertilsson Uleberg

1 4 3 2 1. Fokus på institutionsnivå 2. Enkel överblick i fyra perspektiv 3. Indikatorer 4. Rapporter

Enkel överblick Perspektiv Perspektivets indikatorer Olika enkla komponenter Detaljerad rapport Länk till information varudeklaration Länk till rapport med detaljer

Rapport innehåller detaljer röd tråd -06-12 LIS-projektet, Gustav Bertilsson Uleberg

Indikatorer Information som visas för indikator: Indikatorer från olika perspektiv ger en balanserad bild: Utbildning Forskning Ekonomi Personal

Temabild visar fördjupad information och sätter aktuellt utfall i perspektiv

Information: www.gu.se/lis Blogg! Bilder verktyget -06-12 LIS-projektet, Gustav Bertilsson Uleberg

Detta händer framöver Prefekter har möjlighet att betatesta (pågår) Projektet utvärderas av extern sakkunnig Projektaktiviteter vilar -06-12 LIS-projektet, Gustav Bertilsson Uleberg

Ladok3 Ingvar Andersson, projektledare Informationsdag Göteborg 12 juni 2013

Vad är Ladok? Lärosätets produktionssystem! Ett studieadministrativt system Ett arkiv över resultat och examina Används av 38 lärosäten och CSN Kopplingar mot många andra system, inom lärosäten såväl som mot andra parter

Historik Ladok Classic Ladok på webb 70-tal 1996 2004 Ladok Nouveau

Varför Ladok3? Åldrande teknisk plattform (Uniface) Höga kostnader för förändringar Dubblerad logik Ökande underhållskostnader Java Uniface Bristande stöd för integration

Ladoks3-projektets beställarorganisation 38 lärosäten samt CSN Ladokkonsortiet stämma Styrelse Förvaltningsledning Ladok3:s styrgrupp Ladokförvaltningen Projekt Projekt Ladok3-projektet

Stödda processer Definiera utbildning Studieplanering Uppföljning Studiedeltagande Registrera resultat Examen Antagning

Den övergripande visionen Webbaserad självservice Drift Ladok på internet Student registerar sig på kurstillfälle Lärare ser deltagarlista Examinerande lärare skriver in betyg Student skriver ut intyg

Ladok 3 på GU - huvudaktiviteter Informationsmigrering Anpassning av befintliga systemintegrationer Processer & arbetssätt Införande i verksamheten Ladok3-projektet

Ladok 3 på GU - Effektmål Lägre kostnader för drift och underhåll Effektivare hantering av den studieadministrativa processen 3 effektmål Förbättrade möjligheter att utnyttja den data som finns i Ladok ger utökade möjligheter att arbeta mer effektivt och rättssäkert med studieadministration

Ladok 3 på GU - Tidplan 2013 2014 2015 2016 2017 Leveranssteg 1 Successivt ökad funktionalitet i testmiljön (MIT-miljön) Tillgång till acceptanstestmiljö 2 3&4 steg1 steg 2 steg 3 Produktionssättning steg 1 steg 2 steg 4 steg 3 steg 4 juni -13

Kontakt Ingvar Andersson Epost: ingvar.andersson@sigma.se Telefon: +46 702 12 61 79

Projekt IT-stöd BPU IT-stöd för bemanning, individuell tjänstgöringsplanering och tjänstgöringsuppföljning

Styrgrupp Projektledning Projektgrupp från ht 2013 Håkan Berg, ordförande, Personalenheten Ingela Dahllöf, Institutionen för biologi och miljövetenskap Dan Ekstrand, IT-enheten Staffan Gunnarsson, Personalenheten Lars Nilsson, Ekonomienheten föredragande Monika Lindström / Roger Haglund, Personalenheten Monika Lindström / Roger Haglund, Personalenheten Monika Lindström / Roger Haglund, Personalenheten Karin Cedhagen, Företagsekonomiska institutionen David Holm, Högskolan för scen och musik Bo Nielsen, Utbildningsvetenskapliga fakultetens institutioner Hilden Talje, Institutionen för vårdvetenskap och hälsa Maxi Lubian m fl i IT-kravfrågor Marianne Andersson, Personalenheten Åsa Berndtsson, Institutionen för pedagogik och specialpedagogik Birgitta Roos Haraldsson, Institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande Eventuellt ytterligare person Referensgrupp Referensgruppen förlorar några tidigare medlemmar. Intresseanmälningar för att medverka i referensgruppen mottages tacksamt!

Hur ser det ut idag? Flertalet institutioner Saknar helt stödverktyg för att hantera verksamheters bemanning Bemanningsarbete sker manuellt, efter olika lokala principer Individuella tjänstgöringsplaner upprättas manuellt Informationen som eventuellt finns är vanligtvis endast åtkomlig för den person som lagt bemanning Några institutioner Har lokalt framtagna webbaserade system, med behörighetsstyrd åtkomlighet i varierande utsträckning Systemen uppdateras och underhålls helt manuellt Systemen är utformade enkom för lokal användning

Effektmål för ett infört gemensamt IT-stöd BPU, exempel Stöd för tjänstgöringsplanering och uppföljning Minskad risk för oplanerade obalanser i arbetstidsuttag, och underlag för ekonomisk periodisering av förskjutningar i arbetstidsuttag Minskat dubbelarbete i form av inmatning av information som redan finns inlagd i modersystem Minskat manuellt arbete vid insamling av uppgifter och inmatning av data för rapportering av information som efterfrågas vid utvärderingar och uppföljningar av olika slag Ökad tillgänglighet av information för de olika behov som föreligger i olika roller och för olika syften Väsentligen ökad kvalitet och jämförbarhet i information kring verksamheters bemanning och individers tjänstgöring

Tidplan Står inför upphandlingsbeslut nu Under hösten 2012 startar två pilotinstitutioner och testkör systemet Under hösten kommer information, utbildning och stödmaterial att tas fram tillsammans med den kunskap och erfarenheter som upparbetas vid de två piloterna Våren 2014 startar fyra institutioner med systemet i skarpt läge Hösten 2014 startar ytterligare cirka 15 institutioner så att cirka hälften av alla institutioner kör i skarpt läge Våren 2015 startar resterande institutioner i skarpt läge

Kontaktpersoner projekt IT-stöd BPU Roger Haglund Tel: 786 5327 E-post: roger.haglund@gu.se Monika Lindström Tel: 786 2413 E-post: monika.lindstrom@gu.se

Systemstöd för riskanalys, incident- och avvikelsehantering Bakgrund Behov av samordning mellan säkerhet, arbetsmiljö och miljö. Återkommande avvikelse vid extern miljörevision. Uppgraderad till stor avvikelse i april 2012. -06-17

Verksamheterna avkrävs riskanalyser, incident-, tillbuds- och avvikelserapporter från flera funktioner Arbetsmiljö inklusive SBA Lag- och uppföljningskrav Säkerhet Lag- och uppföljningskrav Miljö Certifieringskrav -06-17

Syftet med ett systemstöd: Rapportera och följa upp Göra det enklare att rapportera incidenter, tillbud, skador och avvikelser. Förenkla hanteringen av ovanstående. Effektivisera den centrala samordningen för att få fram en helhetsbild med kvalitet. Förebygga Förenkla arbetet med riskanalyser, riskbedömningar och SBA. Samla resultaten på samma ställe. Jämföra inrapporterade händelser och använda vid t. ex. riskanalyser. Göra det lättare att lämna förbättringsförslag avseende miljö. -06-17

Användare av systemet Personalhandläggare, kontaktperson säkerhet och miljörepresentanter på institution. Säkerhetssamordnare campus och miljösamordnare fakultet. Chefer i linjen. Centrala funktioner för säkerhet, arbetsmiljö och miljö. -06-17

Organisation och roll GU-gemensam nivå Säkerhet Arbetsmiljö Miljö Organisation och roll GU-gemensam nivå Säkerhet Arbetsmiljö Miljö Arbetsskador/ Leif Bouvin Annhild Fysisk Larsson tillbud Emil Grbic Miljöenheten Carin Norlin Ann-Britt Hagman Leif Bouvin Annhild Larsson Emil Grbic Miljöenheten Carin Norlin Ann-Britt Hagman Fysisk Personalenheten Arbetsskador/ tillbud Personalenheten Campus Campus Säkerhetsgrupp Säkerhetsgrupp 0 Ej bestämt Säkerhetsgrupp Säkerhetsgrupp 0 Ej bestämt (Fakultet)/UB/GF Institution/Område (Fakultet)/UB/GF Institution/Område Sammanställare ev med stöd från säkerhetsgrupp campus Sammanställare Sammanställare Avdelning/enhet/sektion Rapportör Rapportör Rapportör Rapportör Chef Chef Chef Chef Sammanställare Miljösamordnare ev med stöd från säkerhetsgrupp campus Sammanställare Sammanställare Kontaktperson säkerhet Personalhandläggare Personalhandläggare Miljörepresentant Prefekt Prefekt Prefekt Prefekt AMO AMO Miljösamordnare Kontaktperson säkerhet Personalhandläggare Personalhandläggare Prefekt Prefekt Prefekt Prefekt AMO AMO Miljörepresentant Avdelning/enhet/sektion Rapportör Rapportör Rapportör Rapportör Chef Chef Chef Chef

Kraven i korthet Grundläggande krav Ett befintligt webbaserat system för riskanalys, incident- och avvikelsehantering som varit i drift i minst fyra år. Systemet ska ha levererats till offentlig verksamhet och referensuppdragen ska motsvara GU avseende storlek, organisation och antal anställda. Riskanalys, incidenter och avvikelser skall hanteras i samma system. -06-17

Frågestund 52