Enkät om arbetshälsan bland Karleby stads personal 2013 / samlingspartiets fullmäktigegrupps kläm / ledning och chefsarbete Karleby stadsfullmäktige behandlade 17.3.2014 25 arbetshälsoenkäten som gjordes bland stadens personal hösten 2013. I samband med behandlingen godkände fullmäktige samlingspartiets fullmäktigegrupps kläm om att stadsstyrelsen på basis av enkäten lämnar in en redogörelse till stadsfullmäktige i september 2014 om åtgärderna som gjorts och ska göras för att förbättra stadens ledningssätt. Enkät om arbetshälsa Staden genomförde hösten 2013 en arbetshälsoenkät bland personalen. I enkäten ingick även frågor som kartlade chefsarbetet och ledningssätt. Enkäten besvarades av 2 126 anställda, svarsfrekvensen uppgick till 61 procent. Svararna representerade alla sektorer och affärsverk. Keva har genomfört enkäten i 37 kommuner och städer åren 2009 2013, antalet svarare är ca 29 000. Resultaten från dessa enkäter utgör jämförelsematerial vid analyseringen av Karlebys resultat. Merparten, dvs. 79 procent av dem som besvarade enkäten i Karleby ansåg att utvecklingen i fråga om arbetshälsan har gått framåt eller åtminstone hållit sig på samma nivå under det senaste året. Arbetsgemenskaperna i Karleby fungerade i förhållande till alla delområden bättre hos oss jämfört med kommunsektorn i snitt. Till styrkorna hörde framför allt den hjälp och det stöd som arbetskamraterna ger (89 procent får hjälp och stöd ganska eller mycket ofta) och atmosfären som 79 procent upplever vara god. Bedömningen av de centralaste chefskriterierna var bättre än i jämförelsematerialet. Resultaten vad gäller nöjdheten med arbetet och arbetets meningsfullhet var allt som allt bättre än i de andra kommunerna. Av svaren framgick att 83 procent kan tänka sig att rekommendera arbetsplatsen för andra medan motsvarande siffra i jämförelsematerialet var 79 procent. Bedömningen av hur nöjd man är med den egna sektorns ledning var också klart över 2,5 (skalans medeltal) och ligger på samma nivå med andra kommuner. Bedömningen av hur hela staden leds ligger bara något över skalans medeltal och är något sämre än inom hela kommunsektorn i snitt. Detta återspeglar sig också i de öppna svaren eftersom osäkerheten inför framtiden framgick i dem. Förutom bättre ledningssätt efterlystes också en öppnare informationsgivning. Arbetsgemenskapskommunikationen och informationsförmedlingen får i allmänhet de sämsta bedömningarna i alla motsvarande kartläggningar jämfört med annat som kartläggs. Detta beror bland annat på de anställdas olika behov att få information och tidpunkten de behöver informationen samt på den snabbare informationsförmedlingen i
allmänhet. Media hinner ta upp många ärenden innan de publicerats och analyserats för personalen vilket för sin del leder till ovisshet bland personalen. Man kan dock fundera på om man i stadsorganisationen lyckats ge tillräcklig information i ärenden som är viktiga för personalen. I arbetshälsoenkätens avsnitt som behandlar chefsarbete och ledning ställdes följande frågor: Karleby 2013 Övriga kommunsektorn Får du respons av din chef på hur du har lyckats? 3,3 3,3 Får du vid behov hjälp och stöd av din chef? 3,8 3,7 Upplever du att din chef fungerar opartiskt och rättvist? 3,6 3,6 Hur bedömer du din chefs sätt att målinriktat leda verksamheten? 3,6 3,5 Får du information av din chef om viktiga saker som gäller arbetsplatsen? 3,8 3,7 Har det för ditt arbete uppgjorts minst ett centralt mål som följs upp? Ja/Nej 60 %/40 % 60 %/40 % För du årligen med din chef ett på förhand planerat utvecklingssamtal eller motsvarande? Ja/Nej 63 %/37% 66 %/34% Motsvarar utvecklingssamtalet som du för med din chef dina förväntningar och behov? Ytterst eller tämligen bra 73 % 68 % Jag är nöjd med hela kommunens ledningssätt. 2,7 2,9 Jag är nöjd med ledningssättet på min sektor. 3,2 3,2 De första åtta frågorna berör arbetet som närchef, de två sista ledningssättet inom den egna sektorn och hela staden. Bedömningen av arbetet som närchef låg klart över medelvärdet på skalan 1-5 och ligger jämfört med den övriga kommunsektorn endera på samma nivå eller något över. Jämfört med enkäten år 2010 har bedömningen av chefsarbetet något förbättrats, bland annat ger cheferna mera respons och information, likaså förs utvecklingssamtal mera än tidigare. I frågorna som behandlar ledningssättet har det inte definierats om man med frågan avser tjänsteinnehavar- och/eller förtroendemannaledningen. Således kan man inte veta vad svararen har tänkt och i hur stor omfattning svaren återspeglar åsikter om ledningen av förtroendevalda och i hur stor ledningen av tjänsteinnehavare. Enkäten gjordes de två sista veckorna i september 2013 då man ännu höll på med samarbetsförhandlingarna utgående från stadsstyrelsens beslut. Samarbetsförhandlingarnas inverkan framgår i de öppna svaren som osäkerhet. Likaså återspeglas det i svaren ovissheten och osäkerheten om hur sparåtgärderna inverkar på
arbetsförhållandena och arbetsplatsen. Det är första gången samarbetsförhandlingar har inletts i Karleby stad och även detta ledde till att osäkerheten ökade bland personalen. Lokal media är intresserad av stadens den offentliga aktörens beslut och förmedlar aktivt information om kommunarbetsgivarens åtgärder. Detta inverkar oundvikligen på hur personalens åsikter formas. Det är mycket troligt att de utlåtanden som media förmedlat och de diskussioner som förts i media om stadens ekonomiska läge och dess inverkan på personalen syns i bedömningen av ledningssättet. Liknande slutsatser kan även dras av personalens känningar som personalens nyckelpersoner förmedlar. Media förmedlar dock inte alltid nödvändigtvis helhetsbilden av ärendet och dess bakgrund, eftersom man till nyheten alltid väljer ett huvudtema i stället för att presentera helheten, vilket naturligtvis är medias uppgift. Detta är utmanande för stadens kommunikation/ledning. Förbättrande av chefsarbete och ledningssätt Karleby stad har fortgående erbjudit chefer och ledningen möjligheter att förbättra sin kompetens. Sektorerna har ordnat utbildning för chefer inom sina egna områden, personaltjänsters utbildning är avsedd för alla stadens chefer. I stadens årliga personalberättelse/personalrapport samt i sektorernas egna rapporter har man rapporterat om utvecklingsåtgärder. Chefsarbetet inverkar väsentligt på personalens arbetshälsa. Eftersom 79 procent av dem som besvarade enkäten anser att arbetshälsan har förbättrats eller ligger på samma nivå som tidigare kan man anse att chefsutbildningen har gett resultat. Nedan chefsutbildning som ordnas av personaltjänster: Chefsutbildning Deltagande ledarskap, Esimiespassi Åren 2004 2005 deltog alla chefer i utbildningen Deltagande ledarskap. Samtidigt ordnades utbildningen Esimiespassi närmast för dem som bara arbetat en kort tid i chefsposition. Utveckling av ledningsgruppens arbete År 2008 deltog stadens ledningsgrupp i en utvecklingsprocess som hade som mål att säkerställa att stadens strategiska mål uppnås genom ledningsgruppens arbete, att utveckla ledningsgruppens verksamhetskultur och att skapa regler för arbetet samt att utvärdera ledningsgruppens interaktionsförmåga och att komma överens om utveckling.
Specialyrkesexamen i ledarskap Efter år 2009 har chefskunskaperna förbättras med hjälp av en specialyrkesexamen i ledarskap. Hittills har fem grupper eller ca 100 personer avlagt JEAT-examen (den sjätte gruppen blir färdig med sin examen våren 2015). JEAT-utbildning har ordnats som läroavtalsutbildning med Mellersta Österbottens läroavtalsbyrå. Därför har staden inte direkt föranletts undervisningskostnader utan har svarat för kostnaderna i anknytning till utbildningsplats och måltider samt studerandenas löner. Som en del av JEAT-examen görs ett projektarbete som man strävat efter att få publicerat på intra till allas förfogande. Arbetshandledning i chefsgrupper Syftet med chefsgrupper som får arbetshandledning är att stöda chefer och ge nya perspektiv till chefsarbetet genom att diskutera utmaningarna i chefsarbetet tillsammans med andra chefer och en företagshälsopsykolog. Två grupper har samlats åren 2011 2012, i höst startar två grupper. Chefens uppgifter, ansvar och befogenheter närchefen som arbetsgivarens representant i kommunorganisationen Fyra utbildningar som introducerar i närchefens uppgifter har arrangerats åren 2011 2012. Två utbildningar under temat coachande ledarskap har arrangerats år 2013. Esimiesakatemia och chefsforum Fr.o.m. år 2004 har man som fortgående utbildning ordnat utbildning för chefer under benämningen Esimiesakatemia, och fr.o.m. år 2010 chefsforum som går ut på kortvarig utbildning där olika aktuella teman behandlas. Utbildningen har pågått en halv eller hel dag 2 5 gånger per år. Material från chefsforum har samlats i intra för fortgående användning. Material som stöder chefsarbetet I stadens intra har man samlat alla stadens verksamhetsmodeller samt anvisningar som anknyter till chefsarbetet Utvecklandet av chefsegenskaper och ledarskap i framtiden Chefsforumen fortsätter i syfte att ge aktuell information om olika områden i chefsarbetet.
Rekrytering av chefer Karleby stads chefsarbete utvecklas i riktning mot förberedande och uppmuntrande ledarskap. Efter att JEAT-examen avlagts kan en ny utbildningshelhet, som är riktad till alla chefer, inledas. Utbildningens mål är att introducera cheferna i handledande arbetsgrepp. Centrala områden i chefsutbildningen är även sambandet mellan kommunikation och ledarskap samt utvecklandet av interaktionsfärdigheter som en del av mötande och chefsarbete. Inom den närmaste framtiden kommer det att vara en utmaning för chefsarbetet att leda en mångformig skara anställda som representerar olika generationer och olika etniska bakgrunder, vilket kräver att chefen utvecklar sina färdigheter. Det finns planer på att starta en utbildningshelhet för nya chefer, vilken kunde riktas till chefer som kommer in i olika organisationer inom den offentliga sektorn, t.ex. utbildningar såsom Esimiespassi och Chefens uppgifter, ansvar och befogenheter som hållits för Karleby stads personal. Stadens ledningsgrupp är i kraftig förändring. Inom några år ändras ledningsgruppen varefter det gäller att börja utveckla ledningsgruppens interna kultur och gemensamma arbetssätt. Stadsstyrelsens betydelse som personalpolitikens ledare i kommunen betonas i det nya förslaget till kommunallag. Därför måste styrelsens personaladministrativa kompetens stärkas. Chefen har en betydande inverkan på hela gemenskapens verksamhet och på personalens arbetshälsa. Därför är det viktigt att det vid rekrytering av chefer kan väljas personer som är lämpliga för chefsarbetet och som kan utveckla färdigheter som krävs i detta uppdrag. Då personer väljs till uppdrag på chefs- och direktörsnivå utnyttjas ofta personbedömning med hjälp av vilken man kan bedöma sökande personers lämplighet för posten ifråga. Man har försökt hitta ett lämpligt redskap som kunde användas vid val av närchefer, men tills vidare har någon tillfredsställande lösning inte hittats.