Upphandling av städtjänst

2013-03-18 Dnr UPP 2013/48 Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag Upphandling av städtjänst Manillaskolan, Rålambsvägen 32, Stockholm Sid 1(12)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Anbudsinbjudan 3 1.1 Orientering om upphandlingen 3 1.2 Upphandlande enhet 3 1.3 Upphandlingsförfarande 3 1.4 Sista dag för anbud 3 1.5 Anbudets giltighetstid 3 1.6 Anbudets form och innehåll 4 1.7 Prövning av anbud i tre steg 4 1.8 Anbudsadress 4 1.9 Anbudsmärkning 4 1.10 Frågor, kontaktperson, kompletteringar 4 1.11 Meddelande om tilldelningsbeslut 5 2 Krav på leverantören 6 2.1 Inledning 6 2.2 Resurser, kompetens och erfarenhet 6 2.3 Finansiell och ekonomisk ställning 6 2.4 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter mm 6 3 Krav på utförande av tjänsten 7 4 Avtalsvillkor 7 4.1 Inledning 7 4.2 Avtalsförlaga 7 5 Anbudsutvärdering 12 Bilagor 1 Kravspecifikation och städprogram med ritning i bilaga 1a 2 Anbudsformulär 3 Blankett Utfört uppdrag beskrivning och intyg 4 Blankett Sanningsförsäkran Sid 2(12)

1 Anbudsinbjudan 1.1 Orientering om upphandlingen Upphandlingen avser städtjänst för tiden 2013-08-01 2015-07-31 avseende delar av myndighetens lokaler på Rålambsvägen 32 i Stockholm. Lokalerna är totalt på ca 7 600 kvm, varav ca 3 500 kvm inrymmer Manillaskolan och omfattas av denna upphandling. Manillaskolan är en statlig specialskola för elever som är döva eller har en hörselnedsättning. Läsåret 2013/2014 kommer skolan att ha ungefär 100 elever. Uppdragets omfattning framgår av kravspecifikation och städprogram med ritning i bilaga 1 och 1a. Anbud skall lämnas på hela uppdraget. Avtalstiden skall vara som ovan med option för Specialpedagogiska skolmyndigheten att förlänga avtalet med sammanlagt två år, ett år i taget. 1.2 Upphandlande enhet Upphandlande enhet är Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM). Myndigheten svarar för statens samlade stöd i specialpedagogiska frågor och är huvudman för landets åtta specialskolor. Myndigheten har också ett övergripande uppdrag att främja utveckling och anpassning av läromedel för barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning samt att fördela vissa bidrag. Myndigheten är till sin karaktär en nationell stödorganisation med regionalt fördelad verksamhet. Huvudkontoret finns i Härnösand. Ytterligare information om Specialpedagogiska skolmyndigheten finns på myndighetens hemsida, www.spsm.se. 1.3 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling enligt bestämmelserna i Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Upphandlingsförfarandet innebär att tilldelningsbeslut kommer att fattas utan föregående förhandling. 1.4 Sista dag för anbud Anbud ska vara Specialpedagogiska skolmyndigheten tillhanda senast den 13 maj 2013. Specialpedagogiska skolmyndigheten har inte möjlighet att pröva ett anbud som kommer in för sent. 1.5 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 31 augusti 2013. Sid 3(12)

1.6 Anbudets form och innehåll Anbud ska lämnas på bifogat anbudsformulär (bilaga 2) eller vara uppställt med samma rubriker och innehåll som anbudsformuläret. Anbudsgivaren ska i anbudet lämna samtliga i förfrågningsunderlaget efterfrågade uppgifter. Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare. Om denne inte framgår av registreringsbeviset ska annat bevis lämnas. Anbudet skall vara skrivet på svenska språket. Anbud skall lämnas skriftligen i ett original. Anbud via fax eller e-post accepteras ej. Specialpedagogiska skolmyndigheten har bara möjlighet att anta anbud som innehåller alla efterfrågade uppgifter. 1.7 Prövning av anbud i tre steg Prövning av anbuden kommer att göras i tre steg. Först prövas om kraven på leverantören är uppfyllda. Därefter prövas om kraven på tjänsten är uppfyllda. De anbud som därefter kvarstår utvärderas i enlighet med vad som anges i avsnitt 5. 1.8 Anbudsadress Anbudet skickas till följande adress: Specialpedagogiska skolmyndigheten Huvudkontoret Box 1100 871 29 Härnösand 1.9 Anbudsmärkning Märk ytterkuvertet tydligt med Anbud städtjänst Dnr: UPP 2013/48. Ytterkuvertet bör inte märkas på sådant sätt att det anbudsgivande företagets identitet framgår. 1.10 Frågor, kontaktperson, kompletteringar Besök för att besikta städytorna kan överenskommas med Anders Kyhlberg på telefon 010-473 6429 alt. 076-829 8508. Frågor med anledning av denna inbjudan skall ställas skriftligt till Eva Mattsson, e-post eva.mattsson@spsm.se eller postadress Specialpedagogiska skolmyndigheten, Box 12161, 102 26 Stockholm. För det fall frågor skulle föranleda komplettering (förtydliganden eller justeringar) av förfrågningsunderlaget kommer kompletteringen att publiceras på myndighetens webbplats. Det ankommer på den som hämtat ut förfrågningsunderlaget att bevaka om någon komplettering publiceras. Eventuella frågor emotses därför så snart som möjligt så att förtydliganden kan publiceras i god tid innan anbud ska vara inlämnat, senast sex (6) dagar innan anbudstidens utgång. Sid 4(12)

1.11 Meddelande om tilldelningsbeslut Så snart Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat beslut om vem som tilldelas kontrakt kommer upplysningar härom samt skälen till beslutet att tillställas samtliga anbudsgivare. Avtal mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den anbudsgivare som tilldelas kontrakt sluts genom ett upphandlingskontrakt enligt avtalsförlagan i avsnitt 4. Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal avseende upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Avtalet kommer att undertecknas av företrädare för Specialpedagogiska skolmyndigheten tidigast tio dagar efter det att samtliga anbudsgivare fått upplysningar enligt ovan. Antagen anbudsgivare ska vara beredd att underteckna avtalet snarast och senast inom tio dagar efter att tilldelningsbeslutet fattats. Specialpedagogiska skolmyndigheten Östra regionen Eva Mattsson Administrativ chef Sid 5(12)

2 Krav på leverantören 2.1 Inledning Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som ska tillhandahålla tjänsten. Om anbud baseras på att underleverantör ska utföra vissa delar av uppdraget ska det anges i anbudet. De nedan angivna kraven gäller i samma mån för underleverantören. I anbudsformuläret, bilaga 2, anges de uppgifter som anbudsgivaren, och i förekommande fall underleverantör, ska lämna för att styrka att kraven uppfylls. 2.2 Resurser, kompetens och erfarenhet Leverantören ska ha en organisation med teknisk förmåga och kapacitet för att utföra de tjänster som upphandlingen omfattar. Leverantören ska sträva efter att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten och ha dokumenterat detta i miljöprogram/handlingsplan. Leverantören ska ha ett dokumenterat kvalitetssäkringssystem som säkerställer att utfört arbete genomförs på ett sådant sätt att avtalad kvalitet och miljöprestanda uppnås och upprätthålls. Leverantören ska ha utfört städtjänster för kontors-/utbildnings/skollokaler under minst tre år sedan 1 januari 2009. Leverantören ska tillhandahålla utrustning och förbrukningsmaterial anpassad för aktuell städning i den omfattning som anges i kravspecifikationen, bilaga 1. 2.3 Finansiell och ekonomisk ställning Leverantören ska ha en kreditrating på lägst tre enligt UC eller motsvarande. Leverantören ska under det senast avslutade räkenskapsåret ha uppnått en årsomsättning på minst 5 000 000 SEK för den typ av tjänst som upphandlingen avser. 2.4 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter mm Leverantören och samtliga eventuella underleverantörer skall uppfylla lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Leverantören får inte vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller vara föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Sid 6(12)

3 Krav på utförande av tjänsten Upphandlingen omfattar städning av Manillaskolan som är en del av Specialpedagogiska skolmyndighetens lokaler på Rålambsvägen 32 i Stockholm. Se bifogad kravspecifikation och städprogram med ritning (bilaga 1 och 1a). 4 Avtalsvillkor 4.1 Inledning Följande avtalsförlaga utgör tillsammans med kraven på leverantören (avsnitt 2) och kraven på tjänsten (avsnitt 3) underlag till det slutliga avtalet med Specialpedagogiska skolmyndigheten. Observera att en kopia av avtalsdokumentet nedan ska skrivas under av anbudsgivande företag redan när anbudet lämnas in. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som avsnittet nedan men kommer att vara kompletterat med uppgifter (företagsnamn, kontaktperson, prisvillkor mm) som saknas i denna version. 4.2 Avtalsförlaga Mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten, organisationsnummer 202100-5745, genom Östra regionen och.... (nedan Leverantören), organisationsnummer....., med adress...., har följande avtal slutits. 4.2.1 Uppdraget Leverantören åtar sig att utföra städuppdrag i enlighet med förutsättningar och krav angivna i avsnitten Krav på leverantören och Krav på utförande av tjänsten i förfrågningsunderlaget daterat 2013-03-18 (avtalsbilagorna 1 o 2). 4.2.2 Avtalsperiod Avtalet gäller från den dag det undertecknats av båda parter. De tjänster som avtalet omfattar ska utföras under perioden 2013-08-01 till och med 2015-07-31 Om Specialpedagogiska skolmyndigheten senast tre månader före avtalets utgång begär förlängning av avtalet, är detta därmed förlängt med ytterligare ett år. Avtalet kan därefter förlängas med ytterligare ett år om myndigheten så begär. Begäran om förlängning av avtalet ska vara skriftlig. 4.2.3 Uppdragets utförande, kvalitetskontroll Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Specialpedagogiska skolmyndigheten har anledning att förvänta sig av ett välrenommerat företag i branschen. Sid 7(12)

Leverantören är arbetsgivare och har det fulla arbetsgivaransvaret för av denne anlitad personal. Leverantören får inte vidta åtgärder som kan antas medföra åsidosättande av lag eller av kollektivavtal inom leverantörens kollektivavtalsområde eller motsvarande område om leverantören själv inte är bunden av kollektivavtal. Städpersonalen ska behärska svenska språket i sådan omfattning att den kan tillgodogöra sig den information (anvisningar, säkerhetsbestämmelser mm) som ingår som en del i uppdraget. Gemensam uppföljning av att städtjänsten genomförs på sådant sätt att avtalad kvalitet och miljöprestanda uppnås ska göras inom två månad efter avtalsstart och därefter regelbundet enligt överenskommelse mellan parternas kontaktpersoner. 4.2.4 Kontaktpersoner Specialpedagogiska skolmyndigheten: Avtal: Eva Mattsson, adm chef, tfn 010-473 5108, e-post eva.mattsson@spsm.se Drift: Anders Kyhlberg, servicesamordnare, tfn 010-473 6429, 076-829 8508 e-post anders.kyhlberg@spsm.se Leverantören: Byte av kontaktperson ska meddelas motparten skriftligt. 4.2.5 Ersättning Ersättning för uppdraget utgår med.kr/månad Lagstadgad mervärdesskatt till kommer på angivet pris. Priset inkluderar samtliga med uppdraget sammanhängande kostnader. Priset gäller fast till och med 2014-12-31. För tid därefter kan om part så begär avtalat pris justeras. Som underlag för prisförändring ska SCB:s arbetskostnadsindex SNI 92, Kv 1 94=100 (arbetskostnadsindex, AKI (tk) för arbetare inom privat sektor, kolumn I, transport mm) användas. Som basmånad gäller september 2013. Vid beräkning av förändringen skall publicerade preliminära uppgifter användas. Beräkningsgrund för prisändringens storlek ska vara 80 procent av det avtalade priset. Begäran om prisjustering ska lämnas skriftligen senast en månad före ikraftträdandet. Motparten ska inom två veckor skriftligen bekräfta dess överensstämmelse med avtalade prisjusteringsvillkor. Av parterna godkänd prisförändring ska gälla fast ett år. Sid 8(12)

4.2.6 Fakturering, betalningsvillkor mm Fakturering av utförd tjänst ska ske per kalendermånad i efterskott. Faktura ställs till: Specialpedagogiska skolmyndigheten FE 249 838 80 Hackås På fakturan ska anges: Beställare: Anders Kyhlberg Referens: Org C230 Betalningsvillkor: 30 dagar netto efter mottagen avtalsenlig faktura. Leverantören är inte berättigad debitera faktureringsavgift eller andra liknande avgifter. I det fall Specialpedagogiska skolmyndigheten inte betalar avtalsenlig faktura i rätt tid, har Leverantören rätt att erhålla dröjsmålsränta enligt räntelagen. Ränta regleras på anmodan av Leverantören. 4.2.7 Underleverantör Leverantören får inte utan skriftligt medgivande av Specialpedagogiska skolmyndigheten anlita underleverantör för att utföra någon del av uppdraget. Leverantören ansvarar för underleverantörers arbete som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Leverantören vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till eventuella av Leverantören anlitade underleverantörer. 4.2.8 Ansvar för skada Leverantören ansvarar för skada som orsakats Specialpedagogiska skolmyndigheten genom fel eller försummelse av Leverantören, Leverantörens anställda eller övriga av Leverantören anlitade. När Specialpedagogiska skolmyndigheten så begär ska brister i avtalat åtagande orsakade genom avvikelser från avtalade förutsättningar åtgärdas av Leverantören och ska av Leverantören utföras utan oskäligt uppehåll och utan tillkommande kostnader för Specialpedagogiska skolmyndigheten. 4.2.9 Försäkring Leverantören förbinder sig att på egen bekostnad teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring med betryggande ansvarsbelopp samt andra erforderliga försäkringar som håller Specialpedagogiska skolmyndigheten skadeslös vid skada. Leverantören ska styrka att ansvarsförsäkring är tecknad genom att tillställa Specialpedagogiska skolmyndigheten kopia på försäkringsbrevet, senast vid avtalstecknandet. Sid 9(12)

4.2.10 Sekretess Part får inte till tredje man lämna ut handlingar eller på annat sätt återge uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet eller som i övrigt rör motpartens interna förhållanden, i annan utsträckning än som erfordras för uppdragets genomförande. Sekretesskyldigheten gäller inte för sådan information som part kan visa har blivit känd för honom på annat sätt än genom uppdraget eller som är allmänt känd. Sekretesskyldighet gäller inte heller när part är skyldig enligt lag att lämna ut uppgifter. Leverantören ansvarar för att egen personal och eventuella underleverantörers personal har kunskap om gällande lag avseende sekretess (tystnadsplikt). 4.2.11 Antidiskrimineringsklausul Leverantören ska följa gällande antidiskrimineringslagar. Leverantören ska inom 14 dagar efter det att Specialpedagogiska skolmyndigheten begärt det redovisa vilka åtgärder Leverantören har vidtagit enligt reglerna i jämställdhetslagen (1991:433) och etniska diskrimineringslagen (1999:130). Om det införs en skyldighet att vidta aktiva åtgärder mot diskriminering även i andra antidiskrimineringslagar ska leverantören redovisa sådana åtgärder inom 14 dagar efter det att Specialpedagogiska skolmyndigheten begärt det. 4.2.12 Miljö Leverantören förbinder sig att endast använda miljömärkta kemikalier (Svanen, Bra Miljöval eller likvärdigt) samt att i övrigt verka för att miljövänliga produkter och metoder används. 4.2.13 Ändringar och tillägg Ändringar eller tillägg till detta avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för parterna. Om kontraktshandlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning. 1. Tillägg till detta avtal 2. Detta avtal 3. Förfrågningsunderlag med bilagor 4. Avgivet anbud 4.2.14 Förtida upphörande Part äger rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om motparten i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt avtalet och inte vidtar rättelse inom 14 dagar efter skriftlig anmodan därom, eller försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd. Uppsägning ska vara skriftlig. Sid 10(12)

4.2.15 Överlåtelse av avtal Leverantören äger inte rätt att utan Specialpedagogiska skolmyndighetens skriftliga godkännande överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt avtalet till annan. 4.2.16 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal samt övriga avtalshandlingar och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av allmän domstol i Sverige med tillämpning av svensk rätt. 4.2.17 Avtalsbilagor Följande bilagor kommer att ingå i det slutliga avtalet. Bilaga 1 Krav på leverantören, avsnitt 2 i förfrågningsunderlag daterat 2013-03-18. Bilaga 2 Krav på tjänsten", avsnitt 3 i förfrågningsunderlaget daterat 2013-03-18. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav vardera parten tagit var sitt. Datering och underskrifter Ovanstående villkor godkänns:... (Anbudsgivarens underskrift) Sid 11(12)

5 Anbudsutvärdering Av de anbud som lämnats av anbudsgivare som uppfyller kraven på leverantör och där även kraven på städtjänst är uppfyllda kommer Specialpedagogiska skolmyndigheten att anta det anbud som har lägst pris. Sid 12(12)