Process- och informationsmodell vid anläggningstransporter t och maskintjänster t Del av standarden Nordic e-construction (NeC) December 2012
Innehåll Kort om mål och målgrupp för standarden Nordic e-construction (NeC) Övergripande referensmodell och definitioner Processbeskrivning Informationsflöden Sammanfattning a a gav fördelar ödea med edatt använda dasa standarden dade NeC 2
Målgrupp för standarden NeC Byggbranschen som köpare av transport- och maskintjänster med tillhörande material Transportbranschen i form av åkeriföretag samt åkeri- och lastbilscentraler Maskin och maskintjänstföretag s ag Förmedlingsföretag/speditörer Produktionsanläggningar som levererar ballast, asfalt och betong samt tipp-, avfalls- och återvinningstjänster IT-leverantörer som ska implementera stöd för standarden NeC Producenter av fordon och maskiner Övriga intressenter som t.ex. beställare, byggherrar, väghållare och myndigheter 3
Mål som standarden NeC förväntas leda till Lägre kostnader för transportadministration när bokning, bekräftelser och planering finns som systemstöd Bättre möjligheter för kunden att följa upp transporter och enskilda åkeriers åtaganden när statusinformation finns i system som kan bearbeta a data a till olika slags rapporter Minskade utsläpp och därmed mindre miljöpåverkan kan nås genom bättre planering och samordning Enklare och mer automatiserad hantering av fakturor från åkerier, tippar och andra anläggningar Enklare införande av elektronisk kommunikation genom att det finns en standard och att denna stöds i relevanta system på marknaden 4
Transport- och maskintjänster Referensmodell i fyra lager Juridiskt gränssnitt Köpare av tjänst Avtal transport- och maskintjänster Avtal material Säljare av tjänst Materialköpare Materialsäljare Process- gränssnitt Godsavsändare Hämtningsställe Före Under Efter Godsmottagare Lämningsställe Infrastruktur; externa faktorer Informationsgränssnitt Avsändare Standardmeddelanden System enligt NeC Mottagare Gränssnitt Gränssnitt Myndigheter, vägnät, datanätverk, lagar, standarder System 5
Parter och juridiska gränssnitt Ballast Betong Asfalt Tipp M A T E R I A L L E V E R A N T Ö R 2b) Avtal material 3a) Avtal material och frakt 1b) Avtal material 3b) Avtal frakt Å K E R I 1a) Avtal tjänst och material 2a) )Avtal tjänst B Y G G F Ö R E T A G Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt
Beskrivning; Parter och juridiska gränssnitt Typfall Avtal Avrop 1a 1b Byggföretag har avtal med åkeri om både tjänst (frakt- eller maskintjänst) och material Åkeri har avtal med leverantör av material Avrop skickas från byggföretag till åkeri för både frakt- eller maskintjänst och material Avrop skickas från åkeri till materialleverantör 2a Byggföretag har avtal med åkeri om Avrop skickas från byggföretag till åkeri frakt- eller maskintjänst 2b 3a 3b Byggföretag har avtal med materialleverantör om material Byggföretag har avtal med leverantör av material om både frakt och material Leverantör av material har avtal med åkeri om frakt Avrop skickas från byggföretag till leverantör av material Avrop skickas från byggföretag till leverantör av material för både frakttjänst och material Avrop skickas från materialleverantör till åkeri
Avtalsrelationer Avtal åkeri: frakt / maskin Avtal åkeri: material Avtal materialleverantör: frakt Avtal Materialleverantör material Avrop åkeri 1a Bygg- x x x företag Avrop Materialleverantör 1b Åkeri x x 2a Byggföretag x x 2b Bygg- x x företag 3a Byggföretag x x x 3b Material- leverantör x x
Huvudprocesskarta. Standarden avser relationer där det finns ett avtal Huvudprocess Anläggnings- Före Under Efter processen Delprocesser Före Processen startar Grundinformation Används plan? Nej Ja Plan Avrop Order Tillägg / ändring? Ja Nej Till DP Under Under Hämtning Från DP före Avvikelse eller ök ö.k. om avisering? Nej Ja Avisering Leverans Tilläggsavrop förare Till DP Efter Efter Från DP Efter Fakturering Upp- Processen följning avslutad 9
Delprocess Före transport: Grundinformation Beställare Nytt projekt Avtal upprättas Grunddata utväxlat och uppdaterat 1. Avtal tecknas 2a. Projektlista skapas 3a. Uppdatera projektlista Till delprocess Avrop Leverantör Material 1. Avtal tecknas 2b. Uppdatera system 3b. Uppdatera system Leverantör Tjänst 1. Avtal tecknas 2b. Uppdatera system 3b. Uppdatera system Anläggningsprocessen Före Under Efter 10
Beskrivning av Delprocess Grundinformation Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Upprätta avtal Beställare Anbud, behov Upprättat avtal Utväxlad grunddata Avtal för transporttjänster och material upprättas mellan berörda parter Grunddata om parter, artiklar och priser läggs in i system, sker normalt manuellt 2a. Skapa projektlista Beställare Intern lista över Projektlista skickad Uppgifter om aktuella projekt med ny projekt avtalspart 2b. Ta emot projektlista i system 3a. Uppdatera projektlista 3b. Ta emot uppdatera i system Leverantör (tjänst och material) Beställare Leverantör (tjänst och material) Projektlista Intern lista över projekt Projektlista Uppdaterade system hos leverantörer Projektlista skickad Uppdaterade system hos leverantörer Tas emot elektroniskt Uppdaterar system med aktuell projektinformation hos den nya avtalsparten Skickas t.ex. varje natt Uppgifter om nya och avslutade projekt Uppdaterar pågående projekt Uppdaterar kontinuerligt system med nya, ändrade och avslutade projekt
Delprocess Före uppdrag: Planering, avrop och tilläggsavrop från avtal om tjänst / material Beställare Delprocess Planering Plan aktuellt? Nej Ja 4b. Makulera avrop Till DP Tilläggsavrop eller Hämtning 1a. Leveransplan 2. Avrop 5. Ta emot bekräftelse 6. Uppdatera avrop Leverantör Tjänst / Material Avrop accepterat? Nej Ja 1b. Ta emot plan 3. Skapa order 4a. Avropsbekräftelse Anläggningsprocessen Före Under Efter 12
Beskrivning av Delprocess Planering, avrop och tilläggsavrop via system Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1a. Leveransplan Beställare Avtal Behov 1b. Ta emot plan Leverantör av tjänst och/eller material Lagd plan Plan för den kommande perioden Leveransplan måste kompletteras med avrop för att resurser ska vara fast bokade Leveransplan Uppdaterat system Leverantörens system tar emot och uppdaterar planen Ger långsiktig bas för planering av resurser och bemanning 2. Avrop från avtal om Beställare Avtal Skickat avrop eller Avrop är en beställning utifrån avtalet som transportuppdrag och / eller material Leveransplan Behov tilläggsavrop avser timmar och/eller material Avropsnumret är beställarens referens för bekräftelse, orderkvitto och faktura Endast en resurs per avropsrad Hela avropet har samma avropsnummer 3. Skapa order Leverantör av Avrop eller Registrerad order Granskar avrop tjänst och/eller material tilläggsavrop Om accept skapas order i leverantörens system med eget ordernummer Om avrop inte accepteras skapas inte order i leverantörens system 4a. Avropsbekräftelse Leverantör av Order Bekräftat avrop Bekräftelse skickas med besked om tjänst och/eller material avropet accepterats eller inte Skickas till beställaren med referens till avropsnummer 4b. Makulera avrop Beställare Ej accepterat avrop eller tilläggsavrop Makulerat avrop eller tilläggsavrop Om avropet inte godkänns makuleras det Beställaren kan skapa nytt avrop, antingen till en annan leverantör eller till samma leverantör med uppdaterade önskemål 5. Ta emot bekräftelse Beställare Avropsbekräftelse Mottagen bekräftelse Beställarens system tar emot bekräftelsen och kontrollerar om avropet accepterats Kan innehålla slottid vid materialbekr. 6. Uppdatera avrop Beställare Accepterat tavrop Uppdaterat tavrop eller Om avropet godkänts uppdateras det i eller tilläggsavrop tilläggsavrop beställarens system
Delprocess: Under uppdrag, hämtning av vägt material. Avser ej maskintjänster Beställare Anläggningsprocessen Före Under Efter 5c. Ta emot e- vågsedel Leverantör Material Avrop Tilläggsavrop Ja 5a. Skapa e- vågsedel Kopia till beställare? Ja 4. Vägning g Skicka fil? Nej Leverantör Tjänst 1. Planering 5b. Ta emot e- vågsedel Finns slottid? Ja Nej 3. Hämtning 6b. Skapa e- vågsedel Till DP Leverans eller Avisering Förare 2. Hämtningstid 6a. Uppdatera order 14
Beskrivning av Delprocess Hämtning av material Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Planeríng Leverantör tjänst Bekräftad materialorder Hämtningsuppdrag I vissa fall, fr.f.a. morgnar, tilldelar materialleverantören en slottid, annars sker hämtning av vägt material löpande 2. Mottaga instruktion Förare Hämtningstid Planerad körning Föraren får planerad tid för hämtning 3a. Hämtning Leverantör av Materialorder Lastat fordon Om slottid ej finns planeras uppdraget tjänst Intern planering internt och föraren aviseras Lastning sker av beställt material 4. Vägning Materialleverantör Materialorder Vågsedel e-vågsedel Systemet skapar en e-vågsedel 5a. Skicka e-vågsedel Material- Vägd last e-vågsedel En e-vågsedel skapas och skickas leverantör Ingen vågsedel på papper 5b. e-vågsedel till leverantör av tjänst Materialleverantör e-vågsedel Uppdaterat system e-vågsedel skickas alltid till åkeri Uppdateras i systemet hos leverantören av tjänsten 5c. e-vågsedel till Material- e-vågsedel Uppdaterat system Skickas till beställare om så är angivet i beställare leverantör avrop Uppdaterar beställarens system 6a. Uppdatera order Förare Vågsedel på papper Data inläst till handdator Förare lägger manuellt in data från vågsedel i handdator Vågsedelsdata skickas från handdator till bokningssystem 6b. Skapa e-vågsedel Leverantör av tjänst Data från förare e-vågsedel skapad i system I systemet hos leverantören av tjänsten skapas en e-vågsedel Skickas till kunden
Delprocess: Under utförande av uppdrag, Avisering av (ej maskintjänster) Beställare 2. Planera mottagning 6. Uppdatera system Leverantör Tjänst 1. Skicka ankomstavisering 5. Avvikelsebesked Till DP Leverans av material Delprocess Avrop och Hämtning Förare 3. Leverans startar Avvikelse? Nej Ja 4. Avvikelse- signal Anläggningsprocessen Före Under Efter 16
Beskrivning av Delprocess Avisering (Ej maskintjänster) Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Skicka ankomstavisering Leverantör av tjänst Material hämtat Leverans ska starta Ankomstavisering skickad Ankomstavisering skapad från avrop och e-vågsedel Ankomstavisering skickas till kund Uppgift om ankomsttid, typ av material och hkvantitet t 2. Planera mottagning Beställare Ankomstavisering Uppdaterat system Aviseringen uppdaterar byggföretagets system och skapar underlag för planering 3. Leverans startar Förare Intern Pågående Körning startar från leverantör av material uppdragsorder 4. Rapport om Förare Händelse Meddelande d till Föraren identifierar avvikelse mot order avvikelse bokningssystem och genererar meddelande till bokningssystem Avvikelse avser främst tid 5. Avvikelsebesked Leverantör av Meddelande från Avvikelsebesked skickat Förarens meddelande om avvikelse tjänst förare uppdaterar bokningssystemet Avvikelsebesked skapas och skickas till kund som kan planera om Telefon eller meddelande enligt överenskommelse mellan Beställare och Leverantör av tjänst 6. Omplanering Beställare Avvikelsebesked Uppdaterat system Avivikelse uppdaterar byggföretagets system och skapar underlag för planering
Delprocess: Under utförande av uppdrag, Leverans av vägt material, tjänster och tillägg Beställare Avvikelse? Nej Ja 2. Mottagning 4b. Avvikelse- 3. Godkänhanterinnande 6. Uppdatering av system Leverantör Tjänst 4c. Utredning 5. e- orderkvitto Till DP Fakturering Förare DP Hämtning DP Avisering 1. Ankomst 4a. Klar- markering Anläggningsprocessen Före Under Efter 18
Beskrivning av Delprocess Leverans Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Ankomst Förare Order Klart för lossning Föraren ankommer byggprojekt Får anvisningar om lossning 2. Mottagning Beställare Ankommen Ankomstavisering Mottagen Leveransmottagare granskar ankommen mot ankomstavisering 3. Godkännande Beställare Godkänd Signerad order Leveransmottagaren godkänner Kan t.ex. ske genom att signera på handdatorns skärm 4a. Klarmarkera Förare Godkänd Avslutat uppdrag Vid godkänd skickar föraren uppdatering till system 4b. Avvikelsehantera Beställare och förare 4c. Utreda avvikelse Leverantör av tjänst och beställare 5. Avrapportera uppdrag Leverantör av tjänst Ej godkänd Skapad avvikelse Förare och mottagare ej överens Diskussion om, felärende, meddelas leverantören av tjänst Mottagen avvikelse Uppdaterat system Beställare och leverantör kommer överens Leverantörens system uppdateras Order Utfört uppdrag 6. Uppdatera system Beställare E-orderkvitto Uppdaterat avrop Avrapporterat uppdrag Uppdaterat system Ordern uppdateras och rapporteras i form av e-orderkvitto till beställaren Eventuella avtalade tillägg som stillestånd specificeras i e-orderkvittot Varje är en orderrad d(där en avropsrad hos beställaren kan generera flera order hos transportören) Uppdrag klart för fakturering Uppdraget registrerat och avrapporterat i beställarens system
Delprocess: Före eller under uppdrag, Muntligt tilläggsavrop via förare Beställare Delprocess Avrop 1. Tilläggs- avrop 5. Ta emot bekräftelse 6. Uppdatera avrop Till DP Hämtning Leverantör Tjänst 3. Uppdatera order 4. Avropsbekräftelse Förare 2. Ta emot tillägg Anläggningsprocessen Före Under Efter 20
Beskrivning av Delprocess Tilläggsavrop via förare Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Tilläggsavrop Beställare Bekräftat avrop Tilläggsavrop Ett förändrat behov har uppstått Ökat behov Läggs endast vid ändring av kvantitet. Vid nytt projektnummer läggs i stället nytt avrop Tas upp av beställaren med föraren 2. Ta emot tillägg Förare Tilläggsavrop Granskat tilläggsavrop Läggs in i handdator och skickas till trafikledningen 3. Uppdatera order Leverantören Tilläggsavrop Registrerad order Order uppdateras i leverantörens system Behandlas i systemet 4. Bekräfta tilläggsavrop Leverantören Av föraren godkänt tilläggsavrop Skickad bekräftelse på tillägg Bekräftelse skickas till beställaren med referens till avropsnummer och rad i avropet Förare uppdateras 5. Ta emot bekräftelse Beställare Bekräftelse på Mottagen bekräftelse Beställarens system tar emot bekräftelsen tilläggsavrop 6. Uppdatera avrop Beställare Accepterat avrop Uppdaterat avrop Tilläggsavropet uppdateras i beställarens system
Delprocess: Efter utfört uppdrag, fakturering av uppdrag (både transport- och maskintjänster) Beställare Godkänns? Ja 2. Ta emot och granska Nej 3a. Uppdatera system 3b. Reklama- tion Leverantör Tjänst DP Leverans 4. Överens- kommelse Uppdrag klart 1. Skapa faktura Anläggningsprocessen Före Under Efter 22
Beskrivning av Delprocess Fakturering Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Skapa faktura Leverantör Avslutat uppdrag Orderkvittens 2. Ta emot och granska faktura Beställare Orderkvittens Avtal Skickad faktura Registrerat underlag Leverantören skapar en fakturarad per orderrad. Fakturan innehåller referensnummer och radnummer för att underlätta mottagarens hantering. Kan vara debetfaktura och kreditnota t Läses in i byggföretagets system för matchning och hantering 3a. Uppdatera system Beställare Godkänd faktura Uppdaterat system Om underlaget är godkänt uppdateras systemet avropet som klart för betalning 3b. Reklamera Beställare Ej godkänt underlag Reklamerat uppdrag Reklamation skickas till leverantör Uppdateras i system 4. Överenskomma Leverantör Beställare Reklamation Orderkvittens Överenskommelse Leverantör och kund kommer överens om reklamation Kreditnota om så överenskommits
Delprocess: Efter utfört uppdrag, Uppföljning Rapportmottagare DP Leverans och Fakturering 2. Ta emot rapport 3. Analys 4. Återkoppling / Åtgärd Uppdrag klart Rapportavsändare 1. Ta fram rapport Anläggningsprocessen Före Under Efter 24
Beskrivning av Delprocess Uppföljning Steg Ansvarig Input (viktigaste) Output Kommentar 1. Ta fram rapport Utfärdare av rapport 2. Ta emot rapport Mottagare av rapport 3. Analys Mottagare av rapport 4. Återkoppling / Åtgärd Rapportmottagare Orderkvitto, faktura m.m. Historik Rapport för uppföljning Kan avse t.ex. prognosriktighet, miljöparametrar och avvikelser Avser överenskommen period Rapporter ska överenskommas i affärsavtalet t Standardrapport enligt BEAst-meddelande Rapport Underlag för analys För utvärdering och sammanställning Underlag för analys Slutsats Mottagen rapport behandlas Beräkningsgrund enligt avtal eller aktuell standard Resultat och slutsatser av analys sammanställs Analys Rapport Relevanta åtgärder vid behov
Informationsflöde för NeC vid avtalsrelation 1 a och b Leverantör av material Materialorder Bekräftelse Tippsedel, vågsedel Projektinfo Leveransplan Avrop Bekräftelse Tippsedel, vågsedel Avisering Leverantör av tjänst Bestäl- lare Faktura Orderkvitto Faktura Uppföljning 26
Informationsflöde för NeC vid avtalsrelation 2 a och b Leveran- tör av mate- rial Tippsedel, vågsedel Avrop Bekräftelse Tippsedel, vågsedel Faktura Leverantör av tjänst Projektinfo Leveransplan Avrop Bekräftelse Avisering Orderkvitto Faktura Uppföljning Bestäl- lare 27
Informationsflöde för NeC vid avtalsrelation 3 a och b Leve- rantör av mate- rial Projektlista Leveransplan Avrop Bekräftelse Tippsedel, vågsedel Orderkvitto Faktura Uppföljning Bestäl- lare Avrop Bekräftelse Vågsedel Leveran- tör av tjänst Avisering 28
Informationsflöde för NeC vid maskintjänster avtalsrelation 1 a Projektinfo Leveransplan Leverantölare Avrop Bestäl- Bekräftelse av maskin- Avisering tjänst Orderkvitto Faktura Uppföljning 29
Sammanfattning av dokumentation för standarden Nordic e-construction (NeC) Processbeskrivning som visar hur standarden ska tillämpas Affärsdokument eller verksamhetsgränssnitt som beskriver innehållet i de olika meddelanden som finns i informationsmodellen. Verksamhetspersonal som inköpare, transportledare, logistiker m.fl. är målgruppen Meddelandespecifikationer despec a e eller e tekniska gränssnitt som specificerar ce de olika meddelandena i informationsmodellen. IT-avdelningar, systemintegratörer och systemleverantörer är målgruppen. De underlag som finns för varje meddelande är XML Guidelines och XML Schemas som är det tekniska regelverket och som laddas i systemen för att validera filer En testfil för varje meddelande Standarden publiceras öppet på BEAst.se för fri nedladdning 30
Fördelar Beställare Fördel Kommentar Spara tid Mindre administration, i ti papper och manuell hantering vid bokning och mottagning av Förenklad e-faktura kan matchas mot avrop och hela eller delar av fakturahantering hanteringen automatiseras Ökad kvalitet Färre fel pga digital kommunikation och systemstöd Bättre planering Effektivitet Bättre uppföljning Bättre miljö Projekten blir uppdaterade om ankomst och förseningar Hela processen blir effektivare för alla inblandade vilket driver kostnader ur systemet Med information digitalt går det att få uppföljning och statistik på t.ex. kostnader, precision och miljö Mindre papper, effektivare och mer samordnade transporter Högre servicegrad Bättre tillgänglighet li på efterfrågade f resurser när leverantören får prognoser Standardiserade Säkerhet om att det inte sker missförstånd vid beställning artikelnummer 31
Fördelar maskin- och transportföretag Fördel Kommentar Standardiserat arbetssätt Kunna hantera de flesta kunder på samma sätt Spara tid Order och tilläggsorder automatiskt ti in i system Bättre kapacitetsutnyttjande Spara ledtid Ökad kvalitet Leveransplaner leder till bättre planering och översikt Minskad väntetid på kross, tipp och byggprojekt Färre fel pga digital kommunikation och systemstöd Mindre papper Inga papper som körsedlar och vågkvitton E-faktura Bättre miljö Slipper pappersfaktura Mindre papper, effektivare och mer samordnade transporter 32
Fördelar materialleverantör Fördel Kommentar Standardiserat arbetssätt Kunna hantera många kunder på samma sätt Spara tid Od Order automatiskt ti ktin i system Bättre kapacitetsutnyttjande Jämnare beläggning Ökad kvalitet Mindre papper E-faktura Bättre miljö Leveransplaner leder till bättre planering och översikt Möjlighet att styra sina er och sprida dem jämnare över dagen Färre fel pga digital kommunikation och systemstöd Inga papper som körsedlar och vågkvitton Slipper pappersfaktura Mindre papper, effektivare och mer samordnade transporter 33