PROTOKOLL 1 (11) 2013-12-11 Nämnden för support och lokaler Plats och tid Beslutande Stefan Bergman (s), ordförande Leif Holmqvist (c), vice ordförande Britt-Marie Lundström (s) Caroline Cercio (s) Fredrik Barrljung (s) Robert Ingberg (s) Ulrika Larsson (v) Jan-Erik Ershag (kd) Peter Nyman (m) Övriga deltagande Ersättare Daniel Enwall (s) Elsy Larsson (s) Roland Löfmark (fp) Lilliann Carlstén (s), klockan 13.15-15.30 Tjänstgörande ersättare Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avdelningschef fastighet Erika Nilsson, avdelningschef kommunikation Mathias Rönngren, avdelningschef verksamhetsstöd Peter Lundmark, avdelningschef måltid Stefan Lundström, kundförvaltare norr, 106 Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 105-113 Ersättare Underskrifter.. Stefan Bergman, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2013-12-11 2013-12-17 2014-01-15 Förvaringsplats för protokollet Underskrift. Ewa Boström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 105 Dnr FA 2013-000173 040 Budget 2015 samt plan 2016-2017 Budgetberedningen har i november, tilldelat planeringsramar för 2015. Den totala ramen för support och lokalers verksamheter är 62 836 mnkr, en ökning med 2 755 mnkr jämfört med 2014. I prognoser beräknas kostnader för arbetskraft att öka med 2,9 % och övrig förbrukning med 1,6 %. Internräntan kvarstår på 3,4 % samtidigt som personalomkostnadspålägget (PO) spås vara oförändrat. Nämndens verksamheter får i enlighet med budgetanvisningarna ökade ramanslag motsvarande 1,5 % av lönekostnaderna. I de verksamheter där behov finns tillåts en höjning av de interna priserna med maximalt 1,5 %. Budgeten omfattar de planerade prisökningarna i verksamheterna samt en konsekvensanalys över vad förutsättningarna innebär för verksamheten. Möjligheter och behov på kort respektive lång sikt beskrivs också. Nämnden ska även löpande jämföra avgifter med andra jämförbara kommuner samt till budgetberedningen ge förslag på övriga möjliga taxe- och avgiftsförändringar. Nämnden för support och lokaler ska också jobba vidare med resultatet från planeringsdagarna, bland annat så ska tre områden som nämnden anser vara viktiga att jobba med för att uppnå kommunens vision presenteras för budgetberedningen. Eftersom det arbetet ska ske den 11 december så kommer budgethandlingarna att kompletteras senare. Nämnden för support och lokaler har med utgångspunkt från givna planeringsförutsättningar upprättat ett driftbudgetförslag till budgetberedningen, dels brutto per nämnd och dels netto per anslagsnivå. Se bilaga 2. Utifrån övriga kommunala nämnders investeringsäskanden, där tjänstemän inom support och lokaler varit delaktiga i det löpande planeringsarbetet, har nämnden för support och lokaler sammanställt investeringsbudget för år 2015 samt plan 2016-2019. Se bilaga 3. Därtill kommenteras samtliga investeringar i noter, se bilaga 6. 1. Delegera till arbetsutskottet att besluta om punkt 2-6 2. Godkänna förslag till hur förvaltningen ska hantera externa taxor och avgifter. 3. Godkänna input till budgetberedningen avseende nämndens bidrag till övergripande mål. 4. Godkänna nämndens konsekvensanalys av tilldelad ram. 5. Godkänna nämndens förslag till driftbudget 2015 inkl. plan 2016-2017. 6. Godkänna nämndens förslag till investeringsbudget 2015, samt plan 2016-2019 (inkl. noter).
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 Beslutsunderlag Bilaga 1, planeringsförutsättningar, inför budget 2015 och plan 2016-2017 Bilaga 2, driftbudget 2015, samt plan 2016-2017 Bilaga 3, investeringsbudget 2015, samt plan 2016-2019 Bilaga 4, investeringsbudget noter Beslutet sänds till: Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 106 Dnr FA 2013-000175 040 Internbudget 2014 Budgetberedningen har fastställt Budget 2014 och plan 2015-2016. Nämnden för support och lokaler (SLK) har, med utgångspunkt från givna planeringsförutsättningar, styrkort samt nämndens reglemente upprättat internbudget för drift samt investeringar. Utgångspunkten är det rambelopp som kommunfullmäktige anvisat i budget 2014. Under 2014 ges ingen kompensation för löneökningar och i planeringsförutsättningarna anges även att interna priser inte får höjas under året. Nämndens totala budgetram uppgår 2014 till ca 60 miljoner kronor. Bruttointäkterna uppgår till totalt 831 miljoner kronor och bruttokostnaderna till ca 897 miljoner kronor. Nämndens tilldelade ram samt planerade intäkter motsvarar alltså inte till fullo de kostnader som budgeterats 2014. Kostnaderna är ca 6,8 mnkr högre än tilldelade resurser. Måltidsavdelningen kommer att använda en balanserad resultatöverföring från 2013 för att tillsammans med givna intäkter och ram få en driftbudget i balans 2014. Måltidens balanserade resultatöverföring är i övrigt riktad mot kvalitetshöjande utvecklingsprojekt mm. Kommunikationsavdelningen kan i dagsläget inte heller upprätta en budget i balans mot budgeterade intäkter och tilldelad ram. Därtill spås att ett relativt stort underskott balanseras över från år 2013. Just nu pågår ett stort arbete med att uppdatera Skellefteå kommuns IT-infrastruktur. Syftet är att säkra drift och att möta framtidens krav på tekniken. Utfallet och kostnadsbilden som kommer fram i detta arbete kommer att lyftas i separata ärenden under 2014. Nämndens totala investeringsbudget uppgår till 40,2 miljoner kronor. Utöver dessa investeringar planeras även för investeringar i förskola och skola. Dessa utgifter kommer i särskilda beslut. Investeringsbudget samt underhållsplan ses som anskaffningsbeslut. 1. Godkänna upprättad internbudget 2014, tillika anskaffningsbeslut. 2. Godkänna upprättad underhållsplan 2014 3. Delegera rätten att under året besluta om ny budgetansvarig för investeringsprojekt i samband med överlämnande av projektuppdrag inom avdelningen till chef för fastighetsavdelningen. Beslutsunderlag Bilaga 1, översikt av kostnader, intäkter och ramanslag 2014 SLK. Bilaga 2, avdelningarnas kommentarer, internbudget 2014 Bilaga 3, underhållsplan (u-plan) 2014 Bilaga 4, årsbudget 2014 investeringar per projekt. Bilaga 5, styrkort 2014 nämnden för support och lokaler
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 107 Dnr FA 2013-000178 040 Omstruktureringsåtgärder nämnden för support och lokaler 2013 Nämnden för support och lokaler har under år 2013 separat kostnadsfört löpande kostnader för bland annat genomförda avyttringar. Detta har gjorts för att inte belasta övriga hyresgäster och nämnder med omstruktureringskostnader i självkostnadshyran. År 2013 uppgår summan till 5 973 000 kronor. Nämnden för support och lokaler föreslår därför att kostnaderna för nedanstående avyttringar, rivningar, tomhyror samt nedskrivning av fastigheter (som sedan lång tid tillbaka redovisats felaktigt i anläggningsregistret) finansieras ur kommunens avsatta medel för omstruktureringsåtgärder. Projekt 131510 Avyttring, lokalöversyn m.m Rivning av Trangatan och förråd Tom hyra (Vitberget, E4an, del av Kaplan, Alhem) Avyttring Vebomark Nedskrivning av fastigheter Övriga kostnader vid avyttring av inhyrda lokaler 486 000 kr 4 251 000 kr 300 000 kr 464 000 kr 472 000 kr Summa omstruktureringskostnader: 5 973 000 kr Nämnden för support och lokaler föreslår att 5 973 000 kr för avyttringar och andra omstruktureringskostnader finansieras ur kommunens centrala medel för omstruktureringsåtgärder. Beslutet sänds till: Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 108 Dnr FA 2013-000177 009 Handlingsplan för att nå måluppfyllelse I delårsrapport per sista augusti kunde nämnden konstatera att måluppfyllelse inte nås inom perspektivet utveckling/tillväxt. Målet med att minska energiförbrukningen i kommunens fastigheter är en del i det övergripande arbetet med Skellefteå kommunkoncerns energi och klimatstrategi. Bedömningen är att nämnden kommer att uppnå de mål som är satta i strategin (minskad energianvändning med 20 %, år 2016) Nämndens delresultat gällande energiförbrukning för 2013 ser inte ut att uppnås. Anledningen till detta är att den planerade huvudaktiviteten för 2013 inte kunnat genomföras. Konkret handlar det om att spara energi genom att släcka ner datorer när de inte används. Det har inte kunnat genomföras beroende på stora förändringar och viktigare prioriteringar inom IT-organisationen. Andra aktiviteter för att nå målet har dock genomförts med gott resultat, till exempel har energiförbrukningen i Jörnköket minskat med 20 %. Insatser som inte genomförts under 2013 planeras att genomföras kommande år. Godkänna föreslagen handlingsplan Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2013-12-06 Beslutet sänds till: Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 109 Dnr FA 2013-000174 009 Tidplan för uppföljning och planering 2014 Nämnden för support och lokaler ska löpande under sina sammanträden behandla och ta upp målstyrning, delårsrapporter, ekonomiska prognoser, åtgärder utifrån revisionsrapporter, internkontroll, budget och internbudget med mera. En sammanställning över områden som ska behandlas i nämnden under 2014 har därför gjorts. Utöver dessa upptagna beslutsområden tillkommer löpande beslutsärenden samt informationspunkter. Godkänna föreslagen tidplan 2014 Beslutsunderlag Bilaga: Tidplan för uppföljning och planering 2014, daterad 2013-11-22 Beslutet sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef och avdelningschefer
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 110 Dnr FA 2013-000170 009 Uppdrag inför Ungdomsfullmäktige Inför Ungdomsfullmäktige 2014 lämnar Skellefteå kommuns demokratilots två uppdrag till kommunens nämnder. 1) Skapa en powerpointbild med information om nämnden (vem är ordförande, antal ledamöter) och nämndens uppdrag (vad man som medborgare kan få hjälp med). 2) Ta fram en aktuell fråga till unga som kan ställas på Ungdomsfullmäktige. Frågan ska användas i en mentometeromröstning. Demokratilotsen vill få materialet senast 17 januari. Uppdra till förvaltningschef att skapa powerpointbilden med information om nämnden samt tillsammans med förvaltningens ledningsgrupp ta fram en aktuell fråga till Ungdomsfullmäktige. Beslutsunderlag Brev från demokratilotsen, daterade 2013-11-22 Beslutet sänds till: Demokratilots
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 111 Dnr FA 2013-000179 009 Delgivningar Följande delges: Barn- och grundskolenämnden 2013-10-23 Beställning av skollunch och mellanmål till barn i fritidshem inklusive frukost och lunch för fritidshem som är öppna under lov Barn- och grundskolenämnden 2013-10-23 Beställning av måltider förskola år 2014 Kommunfullmäktige 2013-10-22 Överföring av projektbudget mellan nämnder Kommunfullmäktige 2013-11-12 Motion av Maria Wiksten (KD) och Andreas Löwenhöök (M) om att kommunen inför ett webbaserat visselblåsarsystem (25/13) Socialnämnden 2013-10-31 Regelverk för trygghetsboende i Skellefteå Kommunstyrelsen 2013-10-29 Uppföljning som mäter om det blivit enklare för medborgarna att komma i kontakt med kommunen Kommunfullmäktige 2013-11-12 Ny förskola på före detta Alhemsskolans tomt Kommunstyrelse 2013-10-29 Försäljning av fritidshus i Bjuröklubb Kommunfullmäktige 2013-11-12 Försäljning av Hjorten 5 Kommunfullmäktige 2013-11-12 Försäljning av Pantern 9 Barn- och grundskolenämnden 2013-10-23 Medborgarförslag - förse alla skolor och förskolor med anslagstavla avsedd för affischering om idrott för barn och ungdom (44/13) Delgivningarna läggs till handlingarna.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 112 Dnr FA 2013-000180 009 Informationer Förvaltningschef informerar Avdelningschef för fastighet berättar aktuellt läge kring skolstrukturomvandlingen. Han berättar om nya förskolan i Byske, nya förskolan på Alhemsskolans tomt samt framtidstankar för förskolor på Moröhöjden, i Ursviken, Bureå och Burträsk. Skisser håller på att tas fram för ombyggnad av Bolidenskolan och på Morö Backe undersöks möjligheten att bygga ett högstadium. Getbergsskolan planerar man att lämna efter sportlovet och lokalbehovet löses genom moduler på Moröskolan. Det finns också tankar på att bygga ett resursboende på Alhem. Avdelningschefen berättar om nuläge för område väst där projekteringen för ombyggnad av Anderstorp, Balder och Kaplan är i full gång. Man har också börjat titta på området söder om älven för att kunna hitta bra långsiktiga lösningar. Demokratiberedningens inspirations- och utbildningsdag Inbjudan till Demokratiberedningens inspirations- och utbildningsdag den 7 februari klockan 09.00-15.00 på Medlefors har gått ut till nämndens ledamöter. Den som vill och har möjlighet att vara med anmäler sig själv. Godkänna informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 113 Dnr FA 2013-000181 009 Övriga frågor Roland Löfmark (fp) undrar vem som är ansvarig för linbanor i lekparker. Nu under vintern är underlaget ibland hårt med risk för att barnen skadar sig. Avdelningschef för fastighet berättar att det är tekniska kontoret som ansvarar för allmänna lekparker och fastighetsavdelningen för lekparker som finns på skolor och förskolor samt att lekparksutrustning besiktas årligen. Gungorna ska hängas upp inför vintersäsongen så att de inte kan användas och åklinan på linbanorna ska tas bort. Robert Ignberg (s) har noterat att arbetsutskottet har tidigarelagt sammanträdena eftersom nämnden har fått större ansvarsområde och fler ärenden. Han undrar om inte nämndsammanträdena också borde tidigareläggas. Nämnden beslutar att ta upp frågan på nästa nämndsammanträde.