Bilpoolsstrategi för Västra Götalandsregionen 2011-03-29
Rapport: 2011:008
VGR potential Flotta med ungefär 1300 personbilsregistrerade fordon. Föreslagna ändringar avseende: Milersättning Antal och typ av fordon Körvolym Administration Den samlade bedömningen är att det finns en potential att minska de årliga kostnaderna för fordonsutnyttjande med minst 19 miljoner kronor samt de årliga utsläppen av koldioxid med minst 500 ton.
Bilpoolsstrategi VGR - hypotes VGR vill ha bättre kontroll över bilanvändningen i verksamheten. Målet är bättre tillgänglighet och service till lägre kostnader, samt att underlätta styrning mot beslutade miljömål. Bilanvändningen i verksamheten skall prövas och om det är lämpligt konkurrensutsättas helt eller delvis. En fullständig bild av kostnader för bilanvändning och administration saknas. Regionservice saknar mandat för att ta kontroll över bilarna. Bokning och prissättning är egenutvecklat. Hur kan VGR hantera bilanvändning i organisationen på ett effektivt och konkurrensmässigt sätt?
VGRs bilpoolsdefinition: En samordning av fordon i en gemensam administration, där bilarna är tillgängliga för alla verksamheter och inte låses till en förvaltning
VGRs definition av bilpoolsstrategi: Ett genomtänkt, långsiktigt tillvägagångssätt i syfte att samordna ansvar och administration av samtliga tjänstebilar.
Nyttan med samordningen blir: - ökade möjligheter att styra till rätt beteende och rätt fordon - lägre totalkostnad genom rätt antal och typer av fordon - bättre miljöstyrning drivmedel, miljörapport m.m, - bättre säkerhet och arbetsmiljö - bevarande av värdet på fordonen säkerställs service och underhåll sköts på rätt sätt - större flexibilitet för förvaltningarna, bättre system vid bokning och fakturahantering, - rätt fordon kan användas för rätt ändamål
Kundfokus En Målbild för samordnad fordonshantering För den anställde skall en transportlösning enbart ses som ett arbetsredskap/verktyg. Valen och tillgängligheten skall vara optimerade för att så långt möjligt innebära minimal administration för aktiva funktioner
Tydlighet En Målbild för samordnad fordonshantering Det skall för den ansvariga verksamheten finnas klara riktlinjer om vad som kan krävas samt samtidigt förståelse för VGR riktlinjer. Samtidigt skall en ansvarig ha tydligt besluts- och uppföljningsunderlag för att fatta driftsmässigt nödvändiga beslut
Enkelhet En Målbild för samordnad fordonshantering För att styra en verksamhet, stor som liten, behövs ett antal styrinstrument, rapportering, nyckeltal mm. Förutsättningen är att det finns kvalitetssäkrade grundsystem samt en möjlighet att läsa, förstå och korrigera
Inköp Fordonstyp Upphandling Rabatter/Avtal Säkerhetskrav Miljökrav Arbetsmiljökrav Hantering Bränsle Försäkring Service Däck Administration Fakturor Förarkontakt Samhälle -lagkrav -rekommendationer Risker Fordonsinnehav Verksamhetskrav politiker -lokalt Regelsystem Organisation Finansiering Eget ägande Leasing Räntor Restvärde Innehavstid Avveckling Kontraktsförlängning Eget utköp Personalköp Bilhandeln Extern aktör
Inköp Pris/rabatt Ränta 15-20 % Fordonshantering Administration, drift, bruk 40-50 % Avveckling Restvärdet, rekond Mm 35-45 %
Fordonshantering - gruppering Försäkring Inköp, avyttring, leasing Hantering reseräkning till faktura Bränsleredovisning Admin Support användare Service o besiktning Skaderapport Behovsprövning av bil Bevakning av mil, placering, rotering Tvätt, Däckbyte Hantering/Drift Reseräkning Tankning Bokning Bruk
Fordonshantering - ansvar Försäkring Inköp, avyttring, leasing Hantering reseräkning till faktura Bränsleredovisning Central administration Support användare Service o besiktning Skaderapport Behovsprövning av bil Bevakning av mil, placering, rotering Tvätt, Däckbyte Regionservice/ Lokal förvaltning Reseräkning Tankning Bokning Användare
Nuläge bilhantering % antal bilar Användare Lokal förvaltning Regionservice Närservice Försäkring 100 Leasing 100 Fordon admin 100 Fordonshantering 70 30 Redovisning 70 30 Service 70 30 Skaderapport 20 60 20 Däckbyte 40 20 40 Placering av fordon Körjournal 100 70 30 Tankning 90 10 Bokning 50 50 Regionens Fordon Externt
Steg 1 a Regionservice Närservice ges mandat och resurser att hantera, placera och sköta driften av alla regionens bilar Organisationen finns, fungerar bra i delar av regionen och har redan över 50% av bilarna En organisation effektiviserar bilanvändandet och skapar en tydlighet En samlad organisation underlättar en eventuell outsorcing.
SWOT Steg 1 a Styrkor Svagheter Effektivare samla administration/körjournal Effektivare hantering och bilanvändning Tydlighet mot användare och leverantörer Underlättar redovisning och kontroll Del av övrig kundservice Ökad tillgänglighet Synliggör dolda kostnader Möjligheter Ej storskalefördelar och utveckling system Ej professionell organisation Kräver kompetensuppbyggnad Anställa fler till regionservice Prissättningsmodell svår jämföra Bilpool/bilhantering sämre i vissa områden Hot Bättre, billigare tillgänglighet än i nuläget Använda befintliga resurser Möjligt minska antalet bilar Tydligare ansvar, krav på körjournal Svenskt pilotprojekt/föregångare Svårt visa alla kostnader för verksamheten Låg avtalstrohet Svag makt mot enheterna Lokala bilar kvar utanför Några områden kämpar emot
Målbild bilhantering % antal bilar Användare Lokal förvaltning Fordons hantering Försäkring 100 Leasing 100 Fordon admin 100 Fordonshantering 100 Redovisning 100 Service 100 Skaderapport 100 Däckbyte 40 60 Placering av fordon 100 Körjournal 100 Tankning 100 Bokning 100 Central administration Externt
Regionens fordon Leasing Försäkring Central admin Leasing Försäkring Styrsystem Närservice Div. Lokala förvaltningar Service Däckbyte Placering Brukarstöd Däckbyte Placering Brukarstöd Fordons hantering Service Däckbyte Placering Brukarstöd Extern Brukare Tankning Bokning Körjournal Användare Tankning Bokning
Regionens fordon Leasing Försäkring Central admin Leasing Försäkring Styrsystem Närservice Div. Lokala förvaltningar Service Däckbyte Placering Brukarstöd Däckbyte Placering Brukarstöd 400 800 Fordons hantering Service Däckbyte Placering Brukarstöd Extern Brukare Tankning Bokning Körjournal Användare Tankning Bokning
Regionens fordon Leasing Försäkring Central admin Leasing Försäkring Styrsystem Närservice Div. Lokala förvaltningar Service Däckbyte Placering Brukarstöd Däckbyte Placering Brukarstöd Fordons hantering Service Däckbyte Placering Brukarstöd Extern Brukare Tankning Bokning Körjournal Användare Tankning Bokning
Fordonsprocessen Regionens fordon Leasing Försäkring Central admin Leasing Försäkring Styrsystem Närservice Div. Lokala förvaltningar Service Däckbyte Placering Brukarstöd Däckbyte Placering Brukarstöd Fordons hantering Service Däckbyte Placering Brukarstöd Extern Brukare Tankning Bokning Körjournal Användare Tankning Bokning
Överenskommelse Avrop Inköp Strategiskt Inköp Kundsupport Första linjens support Styrande processer (Regionservice internt) Regionservice processkarta med fokus på Strategisk utveckling, planering och partnerstrategi operativa processer Planera verksamhet Följa upp och korrigera Operativa processer Konsultverksamhet Ekonomer, HR-konsulter, Projektledare Administrativ service Ekonomi, Löner Tryckeri Telefonister Diarie Blankettservice IT Drift Systemutveckling Support IT-depåprodukter Leverans på plats Städ Reception Serviceteam Depå Kund (Behov) Hjälpmedelsutformning och underhåll Måltidsproduktion och restaurangdrift Interna transporter Vårdnära service Kund (Leverans) Textil Materialplanering och varuflöde Stödjande processer (Regionservice internt) Personal/kompetens Ekonomi kommunikation IT inköp Kvalitet & miljö Säkerhet Unik process Gemensam process
Överenskommelse Avrop Inköp Strategiskt Inköp Kundsupport Första linjens support Fordonshantering som operativ process Styrande processer (Regionservice internt) Strategisk utveckling, planering och partnerstrategi Planera verksamhet Följa upp och korrigera Operativa processer Konsultverksamhet Ekonomer, HR-konsulter, Projektledare Administrativ service Ekonomi, Löner Central administration Tryckeri Telefonister Diarie Blankettservice IT Drift Systemutveckling Support IT-depåprodukter Leverans på plats Städ Reception Serviceteam Fordonshantering Depå Kund (Behov) Hjälpmedelsutformning och underhåll Måltidsproduktion och restaurangdrift Interna transporter Vårdnära service Kund (Leverans) Textil Materialplanering och varuflöde Stödjande processer (Regionservice internt) Personal/kompetens Ekonomi kommunikation IT inköp Kvalitet & miljö Säkerhet Unik process Gemensam process
Fordonshantering organisation och administration
Hur ser det (oftast) ut? Otydligt ansvar, vanligaste organisation i en kommun Inköpsfunktionen har ett delansvar, köpa in (och avveckla) Brukarna har ett delansvar, administrera och vårda Ekonomi har ett tredje delansvar, finansiera, rapportera Decentraliserat ansvar kan innebär: Tid tas från kärnverksamheten för drift och administration Kontrollen blir eftersatt pga bristande kunskap Ekonomi, vet vi vad en service borde kosta? Funktionalitet, när missar vi en service eller besiktning?
Förslag på Nyckeltal från GR/TRV nätverk Kr/mil för bilarna Kr/resa (även för bilarna) Kr/resa gärna för varje transportslag Kr/mil och/eller kr/resa för varje enhet
Revisorernas indata Leasingkostnad Skatter Drivmedel Försäkring Serviceavtal Reservdelar Reparationer
Ofta saknade indata GR/TRV nätverk Faktiskt bränsleförbrukning Milersättningsmil per person/enhet Nyttjande grad av fordon Körjournaler Körd sträcka med fordon Kostnader för administration
Naturlig utvecklingstrappa för fordonsantering? 1. personalen kör vilka bilar som helst, förvaltningarna köper vad som helst 2. personalen får inte köra de värsta rishögarna 3. leasade bilar införs 4. resepolicy styr upp bilbruket 5. enkla, förvaltningsknutna bilpooler inrättas 6. kommunen centraliserar hela fordonsansvaret, resepolicyn skärps 7. gemensam bilpool, över förvaltningsgränser, inrättas 8. endast bilpool tillåts, privata bilar stängs ut, resepolicyn skärps 9. bilpool upphandlas 10. Bilpoolen öppnas för andra kunder
utvecklingstrappan en process UPPFÖLJNING HANDLING MOTIV OCH VILJA INTRESSE
I vilken roll driver du processen? Expert på Rådgivare i Informatör om Processledare för Igångsättare av Uppföljare/kontrollant av Planerare av Kontaktperson för
Frågor kring fordonshantering Finns det ett systematiskt arbetssätt kring bilar och bilanvändning? Hur ser målsättningen ut? Finns det en ansvarig? Finns det mandat? Resurser? Finns det ett forum att prata fordonsfrågor?
Forum för fordonsfrågor Ledning Forum för fordonsfrågor Ekonomi Personal Administration Inköp
Appreciative Inquiry Uppskattande Undersökning Utvecklingsmetod Ta reda på det som fungerar Göra mer av det Gör det bättre
Appreciative Inquiry Grunden till processen Uppskattande Undersökning Förstå Föreställ Forma Förändra Uppskatta det som redan finns Tänk hur det skulle kunna vara Bestäm hur det borde vara Skapa det som ska bli
Nästa steg för att det skall bli av? Vad funkar bra idag? Förändra Förstå Forma Föreställ Hur bra skall det bli? Vad skulle vara optimalt?
Appreciative Inquiry Frågeställning: Hur effektiviserar och utvecklar vi vår fordonshantering så att den blir hållbar?
Appreciative Inquiry Steg 1 Förstå Uppskatta Utforska i gruppen era erfarenheter av bra organisation och administrativa system. Upplevelserna och förutsättningarna för deras optimerande delas med gruppen. gruppen reflekterar över de möjligheter som ska kunna skapas.
Appreciative Inquiry Steg 2 Föreställ Utveckla Om vi har upplevt det en gång och vet vad som krävs hur kunde det då vara om vi hade rätt förutsättningar hela tiden? Utveckling av möjligheten när det optimala är vardag.
Appreciative Inquiry Steg 3 Forma bestäm hur det borde vara Gruppen utvecklar en gemensam vision provocerande och utmanande för hur det kunde se ut om... Framtiden för vår organisation, uttryckt i nutid utifrån de förmågor vi har utifrån den potential vi har upptäckt utifrån de möjligheter vi har upptäckt
Appreciative Inquiry Steg 4 Förändra skapa det som ska bli Individerna i gruppen föreställer sig hur deras roll och styrka kommer att användas. Utvecklingsplaner skapas för att försäkra att detta överförs till organisationen. Individer och gruppen gör åtaganden och bestämmer om uppföljning Nya roller/uppgifter och visionen implementeras tack vare individernas förståelse av både sina egna och andras behov och möjligheter/ förmågor.
Parsamtal och gruppdiskussioner Välj en partner Prata med varandra ca 10 minuter var om de föreslagna frågorna
Gruppsamtal best practice Intervjuparen går samman med ett annat par och bildar en grupp Diskutera vad gruppen tycker är best practice (VAD och HUR) Anteckna på blädderblock eller post-it lappar: GRÖN - Vad ni kan och vill bidra med inom området ROSA - Vad ni saknar, undrar, önskar Ange organisation på lapparna
Självstyrande grupper DIALOG & SAMTALS LEDARE Ser till att var och en som vill dela med sig blir hörd inom tilldelad tidsram. TIDSHÅLLARE Uppmärksammar gruppen på tiden. DOKUMENTATÖR Skriver upp insikter m.m. från gruppen på blädderblocket. RAPPORTÖR Levererar rapport till storgruppen på tilldelad tid.