Minnesanteckningar: Nätverksträff om organisation och administration för en effektiv Fordonshantering 29 Mars 2011, Göteborg

Transkript

1 Minnesanteckningar: Nätverksträff om organisation och administration för en effektiv Fordonshantering 29 Mars 2011, Göteborg Den 29 Mars träffades nätverket för fordonsfrågor i Göteborg för att diskutera organisation och administration för en effektiv fordonshantering. Therese Näsman började med att hälsa välkommen och Per Schillander berättade sedan om sina erfarenheter av kommunal fordonshantering. Per tog upp att förändringsprocessen ofta rör sig mot ett centralt ansvar från ett decentraliserat ansvar som kännetecknas av att hanteringen är en gemensam syssla med relativt dålig överblick, använder papper och penna system, har låg kompetens och en otydlig kostnadsbild. Det centrala ansvaret karakteriseras ofta av att man har en tjänst som ansvarar för frågan, god överblick, hög kompetens, tydlig kostnadsbild och nya administrationssystem. Fredric Norefjäll tog sedan över och berättade om sitt arbete med VGRs bilpoolsstrategi. Han tog upp att det ofta finns fler likheter mellan stora och små kommuner när det kommer till fordonsadministration. Man måste få ordning och reda på det som läcker i organisationen. När det kommer till kostnader så finns det mycket pengar att spara inte bara i inköp som det ofta är stor fokus på. Det är viktigt att tänka i livscykelkostnader eller total cost of ownership när det gäller fordon. Nedan beskrivs en schablon för kostnadsbilden för hela brukartiden för ett fordon % = Inköp, pris, rabatt, ränta 40-50%= Fordonshantering, administration, drift, bruk 35-45%=Avveckling, restvärde, rekonditionering Genom att ha en bra administration och organisation runt fordon får man många nyttor såsom: - Ökade möjligheter att styra till rätt beteende och rätt fordon - Lägre totalkostnad genom rätt antal och typer av fordon - Bättre miljöstyrning o drivmedel, miljörapport m.m, - Bättre säkerhet och arbetsmiljö - Bevarande av värdet på fordonen säkerställs o service och underhåll sköts på rätt sätt - Större flexibilitet för förvaltningarna, bättre system vid bokning och fakturahantering, - Rätt fordon kan användas för rätt ändamål Fredric tog också upp hur det oftast ser ut i organisationerna, vilka nyckeltal som är bra att ta ut och vad som ofta saknas. Efter inledningen var det dags att gå vidare och dela upp sig i grupper och använda sig av metoden appreciative inquiry med frågeställningen - Hur effektiviserar och utvecklar vi vår fordonshantering så att den blir hållbar? Nedan redovisas i korthet vad som diskuterades i storgrupp. Sist i dokumentet finns tabeller med anteckningar från arken som det antecknades på.

2 Första rundan Vad fungerar bra - KoMma (administrationssystem) - Central fordonshantering - Underkonton i redovisningen, de flesta kostnaderna knyts till ett objekt. Liten procent som inte redovisas. - Återkoppling - Ansvar befogenheter. Måste ha befogenheter för att kunna dra frågorna - Över-undermil kan rotera bilar, - Milrapportering för att kunna jämföra förväntad mot verklig kostnad - Administrationspåslag/månad (300 skr i Trollhättan för att täcka leasingkostnad+administration+drift) (Uppskattad kostnad VGR, 1100 ink allt, bilpoolsadministration, alkolås, upphandling, gasbil, etc.) Andra rundan - Hur vill vi att det skall fungera - Bättre avrop - Bra administrationssystem - Mer tid/resurs - Uppföljning förare/fordon/miljö - Dialog, politiker - Mer bilar i bilpool, styrmedel - Utbilda fordonsförare och brukare, Ecodriving Tredje rundan - Verktyg/hur gör vi - Utbilda användare - Rutiner som användarna känner till och följer - Avtal mindre än 36 månader - Livscykelkostnads analyser för fordon - MSR mall - Optimal avtalstid - Revision - Kartläggning - Lagstiftning - Dialog - Samverkan - Studiebesök hos andra - Kunna beskriva nyttan på olika åtgärder ekonomiska och miljömässiga - Skaffa det interna mandatet - Få bokarna att boka i rätt tid - Avtal för fler orter - Få cheferna att samåka Att göra när vi kommer hem: - Skövde: Se över så att avtalen följs bättre på bilarna - Lidköping: Ta stöd i bilpoolsrapporten och ta upp med chefen att försöka återinföra en fordonssamordnare - Mark byter till Härryda, målet är att göra en kartläggning i den nya kommunen - Göteborg (Kärra): Identifiera dolda kostnader och övermil. Använda rapporten och bilderna för att förklara - Tranemo: Utvärdera bilbokning, fortsätta arbetet

3 - Partille, utvärdera bilpoolen, hur den har fungerat och vad man kan förbättra och effektivisera - Göteborg (Hisingen); Se över bilpool, användandet, avtal - Munkedal: åka till Trollhättan för studiebesök (systemet KomMa) - Tanum/Lysekil/Sotenäs/Munkedal: se över utbildning, - Trollhättan: Dela ansvar med fler, förbättra rapporterna för att få ut informationen till, få mer tid. Pärm för rutiner, arbetsplatsträffar. - Ale, lobba för att göra förändring, har ingen central organisation vill närma sig detta En avslutande diskussion om nästkommande träffar och ämnen ägde sedan rum. Under våren kommer ett webbseminarium om LCC för fordon att anordnas samt lite information om den nya lagen Miljökrav vid upphandling av bilar och vissa kollektivtrafiktjänster DS 2010:31. Vi fortsätter i övrigt på de teman som identifierades vid startmötet i november: ISA/Alkolås Nya bränslen/bilar Fordonsekonomi/administration/hantering

4 Grupp 3 (Munkedal, Lysekil, Sotenäs, Tanum) Bra Saknar/vill ha Åtgärd Centralt ansvar Utbilda Samverkan mellan kommun fordonsförare/brukare Fast månadskostnad Politik som är Dialog verklighetsförankrad Befogenheter Alkolås, uppföljning/rutiner Samarbete Objektnr/bil Förenkla upphandlingskrav Tid/pengar Tydlig styrning genom ISA fordonsupphandling Närhet Minimera skador Översikt Delaktiga Policy (fordon, resor, transport) Dialog Feedback Samarbete över kommungränser Grupp 4 (Partille, Lidköping, GBG Hisingen, Herrljunga/Vårgårda) Bra Saknar/vill ha Åtgärd GBG Hisingen Dagligverksamhet tvättar och Boka i rätt tid städ Telematik Effektiv bokning/nyckel Snabb hjälp vid problem Möjlighet att delmötet direkt från bokningssystemet Detaljerad uppföljning Lidköping Fordonssystem Kostnadsdebitering IT systemet BOKA som är kopplat till adrito Herrljung/vårgårda Anskaffning och avyttring Telematik i samtliga fordon IT stöd för central administration (it systemet boka) rutiner för skötsel av fordon, (service, skador, däck) Partille Uppföljning Ansvarig/bil Forum/återkopplingsmöte

5 med bokningsteamets ägare Centraliserad, egen verkstad personer/bil Praktiska åtgärder och lösningar för att minska service och admin Tankning, krav på mil och id-koll Grupp 2 Bra Saknar/vill ha Åtgärd (Alla) Tranemo Installerat positioneringssystem i poolbilar, registrerar mil, förbrukning och körtid Kommunen har en bestämd fordonspolicy Skövde Fullmäktigebeslut på gemensam fordonscentral Har hittat ett bra administrationssystem som vi är på väg att införa: KomMa från fristads konsult Vårgårda Kommun har beslutat om drivmedel: Gas Hjälp med livscykelanalyser Mer tid Mer professionellt fordonsansvar Visa på nyttan av olika åtgärder Viktiga personer som pekar på ekonomiska och miljömässiga vinster Nätverk Studiebesök Erfarenhetsutbyte Partille: Central fordonsansvarig med ansvar för kommunens alla fordon Alla/Flera Service och reparation på egen verkstad Bilpool för anställda för att minska användning av privat bil i tjänsten Tydligare riktlinjer för resor i tjänsten Mer tid Bra system för uppföljning av drivmedelsförbrukning per bränsleslag Få val av bilmodeller i bilpooler Ekonomiska spelregler, fondera medel

6 Grupp 1 och 5 Bra Saknar/Vill ha Åtgärd Ramavtalstrogenhet Kartläggning Revision KomMa Bra fungerande serviceavtal Kartläggning administrationssystem All data i excelfil bra rapportering av skador Lagstiftning Bilbokning, 2MA Samordnat ansvar Utbildning genom klimatkompensationspengarna System, KomMa som ger bra Utbildning ecodriving/smart Policy översyn för brukarna körning Centralisering Bilbokning 2MA Tid för kvalitetssäkring Rutiner som är kända av alla Dialog Dialog mellan brukarna och Synliggöra rutiner fordonsadministratör 36 mån avtal Kvalitetssäkring Hinna rapportera till miljösamordnare Hinna med uppföljning Bättre rutin för att få in körsträcka Fortsätta påbörjat arbete för att förbättra centralisering Mindre av akuta frågor så att det finns tid att återrapportera Helt centraliserat det skulle löna sig