Diarieföring, E-arkiv och Nyps Pontus Värmhed, Verksarkivarie Tillväxtverket 1
Repetition från förra året Kan Tillväxtverket anses ha ansvar för diarieföring och arkivering av alla i systemet ingående handlingar? Nej Vad krävs för att ett registreringssystem ska anses vara ett fullgott diarium? Värt att prata med om E-arkiv. Värt att prata mer om 2
Nyps ett fullgott diarium? Offentlighets- och sekretesslagen 1. datum då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, 3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och 4. i korthet vad handlingen rör. 3
Nyps och diarieföring idag De funktioner som finns som standard i diariesystem och ärende- och dokumenthanteringssystem finns inte i dagens Nyps. - Gemensam löpnummerserie för hela Nyps - Går inte att söka ärenden med utgångspunkt från klassificeringskod/motsv - Det går inte heller att söka fram handlingar som enskilda företeelser. 4
Fördelar med att ha Nyps som diarium Undvika dubbellagring och dubbelregistrering. Vårt diarieföringssystem är inte anpassat efter Nyps vilket gör att sökmöjligheterna till stödärenden i vårt Diarium blir begränsade, bättre att utöka sökmöjligheterna i Nyps. Två diarier (minst) ett för stödärenden och ett för allmänna ärenden. 5
Kravställning i Nyps2020 Varje Nyps organisation ska beredas möjlighet att ha en egen nummerserie Nyps (dnr per år). Klassificeringsstruktur i Nyps (el Dossièplan, Diarieplan). 6
Förbättrad sökning efter handlingar/dokument Det ska gå att söka efter handlingar oberoende av ärende. Handling kan består av flera filer (dokument) tex ansökan Handlingstyp en typ av handling som uppstår pga aktivitet Att söka - Ansökan. 7
Standardstruktur i diarieföring/ärende- och dokumenthanteringssystem Arbetsdokument Arbetsdokument utan koppling eller viss koppling till ett ärende Ärende Dnr Handling En eller flera filer (bilagor) Handlingstyp tex Ansökan Handling (Fil + info om fil/er) Handlingstyp Beslut Ej allmän förrän de är är färdiga (expedierade) Handling (Fil + info om fil/er) 8
Varför E-arkiv och varför inte? De allra flesta av handlingar i myndigheternas pappersarkiv har skapats digitalt Sökbarheten i pappersform bristfällig. Varför papper? Anledning - vi litar inte på att vi kan bevara information i elektronisk form. Papper lång hållbarhet. 9
Grundläggande för E-arkiv E-arkivsystem funktioner för att bevara långsiktigt. Genom att se till att informationen blir mer oberoende av system och att, - exempelvis dokument inte behöver läsas upp i specifika versioner av program och - informationsmängder tex ärende kan flyttas från ett system till ett annat. 10
Arbets dok Intern visning Extern visning Diarium/ Nyps Produktionssystem Info paket Ínfo paket Externt dok E-arkiv Inaktiv information Ingen ändring 11
E-arkiv Nyps Produktionssystem Mellanlagring Enligt RAs krav Riksarkivet Bevarande och gallring Vilken information Bevarande format Flera myndigheter? Ansvar Leveranser till RA kan Tillväxtverket stå för dessa? 12
Under 2014 Förstudie Ta fram informationsmodell för E- arkivet Strategi för bevarande av elektroniska handlingar RA-FS 2009:1 13
Kravarbete i Nyps2020 Inga Lagerquist Användardagarna 2013-10-23
Projektering av motorvägen har påbörjats 15
Tack för all feedback! Önskemålslista - överlämnat till utvecklingsprojektet 786 önskemål Behovsanalys för att fånga önskemålen som t.ex. I fliken X ska systemet
Inkomna önskemål - Checklista Vad ska den vara bra för? ID 677 Beskrivning Vem använder checklista? Alla checklistor vi använder oss av ska vara integrerade i NYPS så vi slipper sitta med en massa sidosystem. Notera att med integrering så menar vi inte hårdkodat i NYPS; det ska vara mallar som är i word/excel men som ligger i systemet för att minimera vårt skannade och kopplande till ärendena. Excel gör även att det är enklare att besluta och genomföra uppdateringar/revideringar på mallar/checklistor. 753 Förslag på förbättring - Fler checklistor - inbyggda i systemet. Smart koppling av dokument till beslut/inbetalning. 17
Inkomna önskemål - användbarhet ID Beskrivning Effektiv inmatning av mycket information utan att behöva klicka så mycket med musen, tex. att man måste dubbelklicka för att kunna 745 skriva i en ruta i budgeten eller i någon annan tabell. 647 Se projektnamn i "att göra" listan Hjälp, beskrivningar och exempel samt obligatoriska uppgifter direkt i 375 gränssnittet 426 Förbättra/modernisera grafiska gränssnittet (webbgränssnitt?) 424 Mer "steg för steg" i stället för på en "yta" och blir väldigt smått 415 Designen ger ingen tydlig överblick, all info blandas ihop 714 Inte användarvänligt med alla "klickningar" som behövs. 726 Lättare överblicka på skärmen Det borde vara lättare att lära sig hur Nyps fungerar, systemet borde 702 vara mer pedagogiskt uppbyggt 426 Förbättra/modernisera grafiska gränssnittet (webbgränssnitt?) 18
Tillfällig vägspärr 19
Vad är det som levereras 1 feb, 2014? Webbansökningar via Min ansökan Användarvänligare gränssnitt Behörighetsmodell Nyps som diariesystem Genomgående loggning av ändringar på ärenden Funktionalitet att påbörja beredning av ärendet
Vad är det som är en tillfällig lösning? Pappersansökningar läggs in via GammNyps Kompletteringar inkommer som idag, via mail, telefon eller brevledes Aktörsregistret återanvänds och hanteras genom nuvarande Nyps Dokumenthanteringen återanvänder befintlig funktionalitet i Nyps (men snyggas till på ytan)
Vad är det som inte levereras 1 feb? Hantera kompletteringar via Min ansökan Besluta om ärenden Göra utbetalningar
Bra-att-ha info Min ansökan + Nyps2020 + Nyps Analys + Ekonomisystem + Arkivering = Sant Domänkunskap i huset utvecklarna, verksamheten, förvaltning Definierade begrepp framgångsfaktor när flera system och folk med olika erfarenheter möts
Från ritning till första påfarten på motorvägen fortsättning följer 24
Användbarhet Johan Mattsson Interaktionsdesigner 25
Agenda Användbarhet Användbarhet i NYPS2020 Behov Mål Utmaningar Teknik för att säkra användbarhet Prototyptest 26
Användbarhet Ett mått på hur enkelt ett designobjekt är att använda och lära sig. 27
Användbarhet i NYPS2020 -Behov Önskemålslista NYPS-centralen Referensgrupper Användarintervjuer 28
Användbarhet i NYPS2020 -Mål Anpassningsbart till olika organisationer och arbetssätt Effektivare ifyllning av uppgifter Lättare att hitta rätt Bättre stöd för nybörjare och sällananvändare Modernare 29
Användbarhet i NYPS2020 -Utmaningar Olika typer av användare Olika arbetssätt Förvaltning och generaliserbart 30
Teknik för att säkra användbarhet Prototyptest 31
Testaktiviteter i Nyps2020 Daniel Berggren Användardagarna 2013-10-23
Trafikomläggning 33
Feedback Utvecklingsarbete Nyps2020 Krav Behov Sammanställning Analys Användartest Prototyp Intervjuer Acceptanstest Tidig version Scenariobaserat Samlat På distans 34
Referensgrupper Ger feedback till utvecklingsteamet genom projektet Hjälper till att svara på frågorna: Kan jag som handläggare lösa mina arbetsuppgifter i Nyps2020? I vilka situationer är Nyps2020 ett stöd i mitt arbete och i vilka situationer är det ett hinder? Vilka vill vara med? Fortsättning följer. 35
Krav och test i mindre grupp Inga Lagerquist Daniel Berggren 36
Från ritning till första påfarten på motorvägen fortsättning 37
Vad är det som tar tid? eller hur svårt kan det va? Kravinsamling - den kreativa delen, går snabbt Kravanalys - syns inte, men tar tid Kravinsamlingstekniker: Önskemålslistan Krav-workshops Analys av GammNyps Analys av gamla specifikationer Referensgrupper (per stöd) Bygger prototyp Intervjuer med handläggarna Ansats med juridiken: Så här vill vi göra. Är det OK?
Kravtratten Intervjuer med handläggarna Enskilda avstämningar Möten med referensgrupper Möten, idéer, krav, lösningar Från produktägarna Möten i kravgruppen - Henrik, Ulrica, Daniel, Ulf, Anders, Inga, Jan, Johan, Mattias Möten med juridiken
Hur kan jag bidra i kravarbetet? En magisk formel Som <er roll i organisationen> vill jag <vad är målet> för att <motivering> Ett konkret exempel Som handläggare vill jag kunna fylla i en checklista för att kunna verifiera att alla ansökan uppfyller regelverket
Hur kan jag bidra i kravarbetet, men lite mindre? Helst inte så här. Svårt att mäta, svårt att uppfylla förväntningar Bättre mallar
Trafikomläggning 42
Referensgrupper Ger feedback till utvecklingsteamet genom projektet Hjälper till att svara på frågorna: Kan jag som handläggare lösa mina arbetsuppgifter i Nyps2020? I vilka situationer är Nyps2020 ett stöd i mitt arbete och i vilka situationer är det ett hinder? Vilka vill vara med? 43
Referensgrupper Acceptanstest tidig utbildning /utvärdering Inför en release (vid trafikomläggning för ny stödtyp) Samlat på en plats? På distans vid lämpligt tillfälle? Vilka vill vara med och bidra med feedback? Användartest intervju, prototyp, fokusgrupp? Acceptanstest samlat på plats? Acceptanstest på distans? Tips på andra som bör vara med? Roller/personer? 44