Upphandling av livsmedel - ett exempel på hållbar upphandling i Härnösands kommun Sofia Elmeholt Upphandlingscontroller Härnösands kommun
Offentlig upphandling är en viktig pusselbit för att nå politiska mål Projektgrupp: - Upphandlare - Produktionschef (produktionsköket) - Referensgrupp, sakkunniga i kommunens enheter - Politisk referensgrupp! 2
Strategi Öka konkurrensen genom att inte utesluta mindre producenter/leverantörer. Politisk prioriteringsordning: 1. Lokalproducerat och ekologiskt 2. Lokalproducerat 3. Svenskt och ekologiskt 4. Svenskt 5. Utländskt och ekologiskt 6. Utländskt 3
Ekologiskt och rättvisemärkt Utfall 2014: Ekologiskt 24% Rättvisemärkt 0,4% Mål 2015: Ekologiskt >30% Rättvisemärkt >4% Kan krav på ekologiskt utesluta lokala producenter? 4
Lokalproducerat ja tack! 5
Hur underlättar vi för mindre producenter? Information/dialog Annonsera rätt period + avtalsstart rätt period Tydligt och enkelt förfrågningsunderlag Smarta logistiklösningar Se över volymer dela upp geografiska områden Se över sortimentet dela upp varuområden 6
Information till marknaden Information/dialog Sprid information om strategin tidigt i processen Bjud in producenter till informationsträff Ta hjälp av LRF, HS, andra? Involvera näringslivsenheten Skicka ut RFI 7
Tänk rätt perioder Annonsera rätt period + avtalsstart rätt period När finns tid till att lämna anbud? Hur lång anbudstid behövs? Olika avtalsperioder för olika produktområden när är det säsong för olika produkter? 8
Tydligt och enkelt förfrågningsunderlag Förenkla! FFU behöver inte vara krångligare än nödvändigt lägg inte krokben för anbudsgivarna! Hur mycket måste lämnas in i anbudsskedet? begränsad kontroll! Hur balansera administrativa krav/kvalitetskrav/miljökrav/sociala hänsyn med producenternas kunskaper/resurser? 9
Genomförande av leveranser Smarta logistiklösningar Kan antal leveransställen minskas? Finns möjlighet att lyfta ut transporten ur upphandlingen/avtalet? Miljökrav eller inte på transporter Säkerhet kring skolor/förskolor 10
Geografiska områden i kommunen Se över volymer dela upp geografiska områden Uteslut inte de med låg produktionsnivå Kan anbud läggas på ett mindre geografiskt område? Tänk på: kan innebära olika pris för olika enheter avseende samma artikel 11
Fastna inte i stora varukorgar Se över sortimentet dela upp varuområden Smarta varukorgar Fördel att dela upp i olika upphandlingar Finns möjlighet till anbud på artikelnivå? Tänk på: hur många leverantörer klarar vi av att hantera? 12
Fördelar med flera upphandlingar Olika krav på olika delområden/varukorgar Olika avtalsperioder Olika annonseringsperioder Tydligare/enklare för ovana anbudsgivare Ev. överprövning drabbar inte alla områden 13
Upphandlingarna 1) Nötkött och lammkött, färskt och fryst 2) Fläskkött, färskt och fryst 3) Lax, färsk, fryst och förädlad 4) Charkprodukter 5) Färsk frukt 6) Färska grönsaker och rotsaker 7) Potatis och honung 8) Färska ägg 9) Mejeriprodukter 10) Kolonial och djupfryst mm. Totalt varuvärde ca 17 000 000 kr/år 14
Små upphandlingar (8 st) Leverans till ett ställe Anbud på artikelnivå Anbud till en eller flera skolor/områden Få artiklar med krav på ekologiskt och rättvisemärkt Möjlighet att dra tillbaka sitt anbud om vunnit <30% av anbudet Stora upphandlingar (2 st) Krav på ekologiska och rättvisemärkta artiklar Leverans till respektive beställande enhet Miljökrav på transporter Högre administrativa krav, e-handel, webbshop 15
Lokal leverantör eller inte tumma aldrig på kvaliteten! Ställ höga djurskyddskrav Följ Upphandlingsmyndighetens rekommendationer (tid. MSRkriterier) Vilken nivå klarar de lokala leverantörerna? 16
Leverantörer Häggby Gård - fryst nötfärs till två skolor Martin & Servera - resterande behov (kolonial, djupfryst, fläsk- och nötkött, charkprodukter, ägg) Observera! Kött från Nyhléns Hugosons, ägg från Norrlandsägg (Övik), kryddor från Norrgrönt mm. finns med i avtalet med M&S! Västernorrlandsgården - delar av nötkött och lax - frukt - grönsaker och rotsaker - potatis Norrmejerier - mejeriprodukter 17
Vi upphandlare måste göra vårt för att underlätta och bjuda in till affär och sedan måste marknaden möta oss! Härnösands kommun 18