DC LÄROMEDEL PowerPoint 2010 Grundkurs 1 dag PO10G1-2
Microsoft PowerPoint 2010, grundkurs 1 dag, upplaga 2 DC UTBILDNING Box 1023 251 10 HELSINGBORG tel. 042-26 22 00 e-post: admin@dcutbildning.com Internet: www.dcutbildning.com 2 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRORD... 5 PowerPoint-kurs... 5 Microsoft Office...5 Förkunskaper... 5 Läsning... 5 Exempel... 5 Övningsuppgifter... 6 Tips... 6 Fillista... 6 Vad används PowerPoint till?... 6 Kompatibilitet... 7 Så här konverterar du filer till det nya filformatet.... 10 SKÄRMÖVERSIKT... 11 Normal... 12 Disposition... 12 Bildsortering... 12 Läsvy... 12 Bildspel... 12 Grundinställningar... 13 Snabbåtkomst... 14 MALLAR... 15 Ny presentation... 15 Tomma och senast använda mallar... 15 Exempelmallar... 16 Teman... 16 Mina mallar... 17 Nytt från befintligt... 17 Office.com-mallar... 17 Presentation från befintlig mall... 17 Bildspel... 22 Tema... 22 Att välja mall... 22 Att välja layout för bild 1... 23 Eget bildspel.ppt... 26 SKAPA PERSONLIG PRESENTATION... 27 Presentationen Serverhotellet... 27 Installation av formgivningsmall... 27 Skapa en presentation i normalläge... 28 Att välja layout för den första bilden... 28 Justeringar... 29 Infoga bildobjekt... 30 Bild med figurer... 31 Verktygsfältet Figurer... 31 Punktlista... 37 Punktlistans nivåer... 37 Infoga ClipArt... 38 Tabellbild... 38 Diagrambild... 40 Översiktsbild... 42 Startbild... 43 Visa bildspel... 44 Några råd vid skapande av presentation... 46 BEARBETNING AV BILDER... 47 Färgschema för bild... 47 Sidhuvud och sidfot... 47 Anteckningar... 48 Bearbetning i olika vyer... 50 Bildsortering... 51 Att hantera bilderna... 51 DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 3
Ta bort och flytta bild... 51 Kopiera bild... 52 Konfigurera bildspel... 52 Dölj bild... 52 Bildspel... 52 Några råd vid visning av bildspel med föredragshållare... 53 AVSLUTNING... 55 När hela bildspelet är klart... 55 Utskrifter... 55 SNABBREFERENS... 57 Använda menyfliksområdet... 57 Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst... 58 Använda tangentbordsgenvägar... 58 Filkommandon och programinställningar... 59 Det nya filformatet... 60 ASCII... 63 KORTKOMMANDON VID BILDVISNING... 64 INDEX... 65 4 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Förord PowerPoint-kurs Välkommen till kurs i PowerPoint! Uppläggningen av detta kursmaterial bygger på att du har tillgång till en svensk Windows-version av programmet. Det går bra att använda det även om du har en engelsk version. De svenska kommandona anges först med de engelska inom parentes. PowerPoint slog igenom när Microsoft lanserade programpaketet Microsoft Office. Microsoft Office Medan man tidigare köpte kalkylprogram, ordbehandlingsprogram etc var för sig, så köper man idag vanligtvis kompletta programpaket. PowerPoint ingår i Microsofts programpaket Microsoft Office (som även innehåller Word, Excel och Outlook). Det finns många likheter mellan de olika programmen i Office-paketet. Bland annat har samtliga program en gemensam funktion för stavningskontroll. Även den så kallade autokorrigeringen av text är gemensam. Som ett komplement till huvudprogrammen finns ett antal gemensamma stödprogram, som inte kan arbeta självständigt, utan ingår som delar i de större programmen. Av den anledningen kan denna lärobok delvis innehålla samma avsnitt som andra utbildningsmaterial från DC LÄROMEDEL. Som exempel kan nämnas WordArt, ett litet stödprogram som kan skapa snygga rubriker och svängiga texter finns att tillgå i samtliga Office-program. Stödprogram som WordArt startas med egna knappar i menygrupperna eller genom att välja Infoga, Objekt... (Insert, Object ). Exempel på andra gemensamma program är Clip Art och Equation. Alla tilläggsprogram finns inte i samtliga Office-paket. Skärmbilderna är hämtade från PowerPoint 2010 körd under olika Windows-versioner. I allmänhet är det Windows 7 som använts. Skärmbilderna blir något olika i de olika Windowsversionerna. Det finns dessutom en Macintosh-version (ingår i Office 2011 för Macintosh). Den är snarlik Windows-versionen. Förkunskaper Det förutsätts att du har kunskaper motsvarande grundkurs i Windows, t.ex. genom att gått igenom grundboken i Windows alt. ECDL del 1. Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc inleder vanligtvis kapitlen. är symbolen för ett läsavsnitt. Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel. Dessa markeras med vidstående symbol. DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 5
Övningsuppgifter De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna finns i övningsmappen. utgör symbolen för övningsuppgifter. Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt. är symbolen för tips. Fillista Följande filer finns i övningsmappen på lärarledd kurs: Eget bildspel.pptx Serverhotellet.pptx Vackra bilder.pptx USiLenkel_blue.pot UsiLbakgr_blue.pot UsiLbakgr_red.pot USiLenkel_red.pot UsiL.gif Nätverk.gif För att mallfilerna (*.pot) ska vara enkelt tillgängliga för PowerPoint, krävs att dessa kopieras in i mappen MALLAR (TEMPLATES, om du har en engelskspråkig version). Sökvägen i Windows XP respektive Windows Vista och Windows 7 brukar vara: C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Microsoft\Mallar C:\Avändare\All Users\AppData\Roaming\Microsoft\Mallar där eventuellt All Users ska ersättas av inloggningsnamnet. På följande URL (webbadress) kan du hitta en OH-mall för Region Skåne: http://www.skane.se/upload/hamtabestall/dokument/oh-mall.ppt Eftersom filen är i ppt-format bör du spara den, därefter öppna den i PowerPoint och sedan spara den som mall. Region Skånes logotyp kan laddas ner från: ww.skane.se/sv/informationsmaterial/logotyper-for-nedladdning/ Vad används PowerPoint till? Det är när du vill nå ut med ett lättbegripligt budskap till en större publik, ofta som ett stöd till ett muntligt framförande. Med hjälp av PowerPoint kan användaren i lugn och ro förbereda ett imponerande bildspel till sådana tillfällen då man förr använde diabilder och diabildsprojektor eller handskrivna overheadblad och overheadprojektor. Idag kan du låta bli att använda såväl diaprojektor som overheadprojektor, eftersom du förutom att skapa bildspelet även kan sköta själva presentationen direkt i PowerPoint, vare sig du kopplar datorn till en projektor eller storbilds-tv, låter presentationen distribueras via ett nätverk (t ex Internet) eller på CD/DVD-skiva eller USB-minne till mottagarna. 6 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
PowerPoint är konstruerat med tanke på att resultatet ska kunna presenteras som färdiga overheadbilder eller diabilder. Samtidigt kan du i programmet skapa ljudeffekter och animeringar (saker som rör på sig) om du ska presentera ditt bildspel med hjälp av en dator. För att kunna uppfylla alla dessa krav har man skapat olika vyer i programmet. Vyerna är de olika sätt du kan betrakta dina bilder på, till exempel som flera diabilder liggande på ett skrivbord framför dig (bildsorteringsläge) eller med minnesanteckningar till varje bild (anteckningsläge). Kompatibilitet Ett problem som kan uppkomma, när någon annan försöker öppna en presentation, som du skrivit i PowerPoint, kan vara att denne inte lyckas med detta. Anledningen till detta brukar vara, att du använder en senare version av programmet än den andre personen. Följande gäller beträffande de versioner som givits ut sedan början av 1990-talet: Microsoft PowerPoint 4.0, som ingår i Microsoft Office 4.x för Windows 3.x Microsoft PowerPoint 4.0, som ingår i Microsoft Office för Windows NT Microsoft PowerPoint 7.0 (ofta kallat PowerPoint 95), som ingår i Office 95 för Windows 95 Ovanstående programversioner sparar presentationer i ett sådant filformat, att de går att öppna i valfri PowerPoint-version. De går bra att öppna i senare versioner, men de kan inte öppnas i tidigare versioner. En mindre komplikation utgörs av att PowerPoint 4.0 för Windows 3.x endast kan spara dokument med korta filnamn (12345678.ABC enligt DOS-standard). Om du har skapat ett dokument med PowerPoint 7.0 under Windows 95 och givit det namnet Övningsex. 7.doc, så kommer det att se ut som VNINGS~1.DOC, när det öppnas med PowerPoint 4.0 för Windows 3.x. Microsoft PowerPoint 97 som ingår i Office 97 för Windows Microsoft PowerPoint 98 som ingår i Office 98 för Macintosh Microsoft PowerPoint 2000 som ingår i Office 2000 för Windows Microsoft PowerPoint 2001 som ingår i Office 2001 för Macintosh Microsoft PowerPoint X som ingår i Office X för Macintosh Microsoft PowerPoint 2002 som ingår i Office XP för Windows Microsoft Office PowerPoint 2003 som ingår i Office 2003 för Windows Microsoft Office PowerPoint 2004 som ingår i Office 2004 för Macintosh Ovanstående programversioner har gemensamt filformat som standardval, varför dokumenten kan öppnas i valfri PowerPoint-version i listan. Dessa versioner kan dessutom öppna dokument skapade i äldre PowerPoint-versioner. PowerPoint 2007 och 2010 (liksom 2008 och 2011 för Macintosh) har ett helt nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat. Det använder filtillägget.pptx. Hur gör du då om du vill se till att en annan användare kan öppna ditt dokument? Lösning. Spara i den version som den andre använder. Välj Arkiv, Spara som (File, Save As). Om den andra använder någon av versionerna 97-2004, så väljer du PowerPoint 97-2003-presentation. DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 7
Om den andra använder en äldre version (eller inte använder PowerPoint alls!), väljer du Andra format och markerar aktuellt filformat. Lägg märke till att du kan spara direkt bland annat i Adobe Acrobat PDF-format. Däremot saknas möjligheten att spara i webbformat (HTML), vilket fanns i tidigare versioner. Om du önskar det, så kan du ändra standardformatet, som du sparar i. Då väljer du Arkiv, Alternativ, Spara (File, Options, Save) och ändrar vid Spara filer i följande format (Save files in this format) till det önskade filformatet. 8 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 9
Så här konverterar du filer till det nya filformatet. Går det att konvertera ett äldre dokument till det nya filformatet? Självklart. Du öppnar dokumentet i PowerPoint 2010, väljer Arkiv, Info, Konvertera (File, Info, Convert) på menyn. Om du konverterar dokumentet får det alla fördelar som det nya filformatet innebär (mindre filstorlek, högre säkerhet och så vidare). Dessutom kan du använda alla nya funktioner, utan begränsningar, i konverterade dokument. Obs! Om du har konfigurerat Windows för visning av filnamnstillägg ändras filnamnet från Min presentation.ppt till Min presentation.pptx, där x står för XML. Det här meddelandet visas om någon försöker öppna ett nytt dokument med PowerPoint 2000/2002/2003. Det finns vissa metoder som du bör känna till om du tänker dela dokument med flera personer. Kanske hamnar du i någon av följande situationer när du använder den nya versionen av PowerPoint. Anta att du använder det nya filformatet genom att skapa nya dokument, genom att spara dokument eller genom att uppgradera dem med hjälp av kommandot Konvertera (Convert) på den meny som du öppnar med Arkiv (File)-knappen. Anta vidare att din kamrat Per använder den PowerPoint-version som ingick i Office 2000 och att du vill skicka ditt senaste dokument i ett e-postmeddelande till honom. Kommer han att kunna öppna ditt dokument? Ja, det fungerar. När Per klickar på dokumentet blir han, förutsatt att Office 2000- installationen är uppdaterad med de senaste Service Pack- och korrigeringskomponenterna, ombedd att ange om han vill hämta en konverterare som han kan öppna dokumentet med. I Pers PowerPoint-version ser inte dokumentet ut exakt som i din PowerPoint-version, eftersom den nyare versionen har stöd för många fler funktioner. Per kan ändå öppna dokumentet, bearbeta det och skicka tillbaka det till dig. Till Apple Macintosh heter motsvarande PowerPoint-versioner 2008 & 2011. Konverteraren fungerar bara med Office 2000 SP3, Office XP SP3 och Office 2003 SP1 och bara med operativsystemen Windows 2000 SP4, Windows XP SP1 och Windows Server 2003 eller senare versioner. 10 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Skärmöversikt Namnlist Menyflikar Menyfliksområde Arkivmenyn Snabbåtkomst Hjälp-knappen Disposition Rullningslist Miniatyrer Anteckningsfält Visningslägen Statusfält Du startar programmet genom att välja Alla program (All Programs), Microsoft Office, Microsoft PowerPoint 2010 om programmet är standardinstallerat. Använder du Windows Vista eller 7, så kan du klicka på Start-knappen eller Windows-tangenten och skriva PowerPoint i Sök- (Find)-fältet. Du får då upp en lista över alla förekomster av mappar och filer, där PowerPoint ingår i namnet. Sedan är det bara att klicka på den träff, som är programmet PowerPoint. Överst har du namnlisten (eller titelraden, som den också kallas), som berättar att du jobbar med PowerPoint och vad ditt bildspel heter. Till vänster om namnlisten har du Arkiv (File)-menyfliken och till höger knapparna Minimera (Minimize), Återställ (Restore) och Avsluta (Close - kryssrutan). Dessa knappar fungerar på samma sätt som i andra Windows-program. Intill Arkiv (File)-menyfliken finns verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar) med (från början) knappar för Spara, Ångra och Upprepa (Save, Undo, Redo). Under namnlisten finns menyflikarna (The Ribbon) med de olika menyfliksområdena. Söker du efter någon funktion, som du tycker borde finnas, kan du antingen DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 11
leta direkt i menyfliksområdena eller välja Hjälp-knappen (Help) längst till höger på menyraden. Mitt på skärmen har du din presentationsbild, som är det papper du jobbar med när du skapar de bilder som tillsammans utgör ett bildspel. Längst ner på sidan, under bilden, har du ytterligare en uppsättning med knappar. På den finns tre små knappar för att byta vy - visningsläge. När du byter vy betyder det att den bild du har framför dig byter gestaltning för dig. Det kommer att visa sig framöver vad det innebär. Normal (Normal) I denna vy ser du bara en bild i taget kompletterat med bildminiatyrer eller dispositionen till vänster. Det är det vanligaste visningsläget i PowerPoint. Det är här du skapar dina bilder, antingen med hjälp av färdiga mallar eller helt på egen hand. Disposition (Outline) Klicka på dispositionssymbolen, så öppnas vyn Disposition upp. När du arbetar i denna vy (som även finns i ordbehandlingsprogrammet Word) ser du till dina bilders textinnehåll. Vilket budskap vill du förmedla i ditt bildspel? I denna vy ser du hur du har fördelat dina rubriker, punktlistor och brödtext på de olika bilderna i presentationen. Du kan ändra ordningsföljd på de texter som finns på presentationsbilderna och du kan göra huvudrubriker till underrubriker och tvärtom. I denna vy kan du planera ditt bildspel innan du skapar bildernas utseende. Alternativt skapar du bilderna först och går därefter över till denna vy för att kontrollera att du verkligen har fått med allt du ville ha sagt, att texterna på de olika presentationsbilderna är lämpligt fördelade och att texterna har placerats i en lämplig ordningsföljd. Bildsortering (Slide Sorter) När du kommer till denna vy har du redan skapat dina presentationsbilder och är ganska nöjd med hur de har blivit var för sig. Då är det dags att sortera bilderna i rätt ordning, och om du ska göra en multimedial presentation ska du lägga till övergångseffekter mellan bilderna. Tänk dig att du har ett antal diabilder eller foton liggande på bordet framför dig. I denna vy sorterar du dem i den ordning du vill presentera dem för dina åhörare. Läsvy (Reading View) Här visas presentationen som ett bildspel anpassat till storleken på programfönstret. Bildspel (Slide Show) I denna vy tittar du på det färdiga bildspelet. Du arrangerar inte om 12 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
bilderna eller arbetar med dem på något annat sätt, utan du ser resultatet av dina mödor och bedömer om det är bra nog eller om du ska göra några justeringar innan du skriver ut bilderna eller håller ditt föredrag för åhörarna. Du kan faktiskt stega dig fram till olika bilder, trots en annorlunda given ordning. Du kan även föra minnesanteckningar under presentationens gång (direkt på skärmen). Grundinställningar I Arkiv, Alternativ (File, Options), Allmänt (General) anger du ditt namn och dina initialer. Dessa uppgifter använder programmet bland annat när det sparar dina presentationer. DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 13
Via valet Spara (Save) kan du bl.a. ställa in standardsökvägen för dina presentationer. Snabbåtkomst Genom att högerklicka i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar) och därefter välja Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst (Customize Quick Access Toolbar) alternativt klicka på den lilla knappen längst till höger och därefter välja Fler kommandon (More commands ), så kan du lägga till knappar för funktioner, som du vill ha snabb tillgång till. 14 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Mallar (Templates) Vill du skapa en professionellt utformad presentation så snabbt som möjligt bör du titta på de färdiga mallar och förslag som finns tillgängliga i PowerPoint. Det finns personer som tycker det är fult att använda färdiga mallar och menar att det tyder på dålig kunskap om hur programmet ska hanteras. Andra personer hävdar istället att man lika gärna kan dra nytta av programtillverkarnas kunskaper och inte kasta bort tid på att anpassa bildernas utseende, utan istället koncentrera sig på texterna. Oavsett vilken inställning du har, kan det vara nyttigt att se hur du kan använda de färdiga mallar som finns. Hur mycket av presentationen som PowerPoint skapar automatiskt beror på vilken mall du väljer. Vilket alternativ du än väljer kan du alltid ändra bakgrunder, färger och texternas placering på dina bilder i efterhand. Ny presentation Börja med att välja Arkiv, Nytt (File, New). Tomma och senast använda mallar Här visas förstås just en helt neutral mall Tom presentation (Blank presentation) samt sådana som tidigare använts. DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 15
Exempelmallar Här finns ett antal färdiga mallar som Microsoft skickar med programmet. Du ska strax använda en av dessa mallar. Teman 16 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Teman (Themes) är något som går igen i flera Office-program och handlar om färgsättning, teckensnitt osv. Detta motsvarar närmast det som i tidigare PowerPointversioner har kallats Formgivningsmall (Template). Mina mallar (My templates) Om din organisation (eller du själv) gjort egna formgivningsmallar hamnar de automatiskt i den här mappen. Nytt från befintligt (New from existing) Detta alternativ gör det möjligt för dig att utgå från en befintlig presentation och skapa en egen baserad på formgivningen i den befintliga. Office.com-mallar (Office.com Templates) Om du är uppkopplad mot Internet, erbjuder här Microsoft dig att välja bland ett stort och växande antal mallar, som lagras på Microsofts egna servrar. Presentation från befintlig mall Välj Arkiv (File), Nytt (New), Exempelmallar (Sample Templates), Modernt fotoalbum (Contemporary Photo Album), Skapa (Create). DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 17
Du har nu fått ett färdigt bildspel med 6 bilder. Din uppgift blir nu att modifiera det, så det blir ett personligt och anpassad bildspel. Bild 1: Börja med att klicka, där det står Modernt fotoalbum (Contemporary Photo Album). Markera upp texten och ersätt den med en lämplig rubriktext. I fältet till höger, där det står Klicka här för att lägga till datum eller detaljer (Click to add date or details), kan du klicka och till exempel skriva in dagens datum eller kanske ditt eget namn. Så enkelt var det att ändra texterna i en befintlig bild. I listan med bildminiatyrer till vänster, ska du nu klicka på nr 2. Bild 2: Så här står det på bild nr 2. Det är förstås meningen att du ska byta ut denna text till något mer passande. För övningens skull väljer du dock att utföra det du uppmanas till, dvs. välj fliken Start (Home) och klicka sedan på den lilla triangeln till höger om ikonen Ny bild (New Slide). 18 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Här väljer du Stående med bildtext (Portrait with Caption). Bild 3: DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 19
Du har nu fått en ny Bild (Slide), där du uppmanas att lägga till en bild (egentligen Bildobjekt Picture) och en bildtext (caption). Du ska nu lägga till bildobjektet. Klicka på ikonen. Du kommer att hamna i mappen Mina bilder (My Pictures). Har du Windows 7 kan du välja Tulpaner (Tulips) i mappen Exempelbilder (Sample Pictures). Med Windows Vista kan du välja Röda jasminer (Red Jasmines) i mappen Exempelbilder (Sample Pictures). Med Windows XP kan du förslagsvis välja Vattenliljor (Water Lilies) i mappen Exempelbilder (Sample Pictures). Därefter klickar du i textfältet och skriver in lämplig bildtext. Markera därefter blomsterbilden och välj verktygsfliken Format och testa de olika effekter du kan erhålla genom att peka på bildsymbolerna. Välj till slut Metallram (Metal Frame). Klicka sedan i det ljusa området utanför bilden för att avmarkera detaljerna i bilden. 20 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Markera bild nr 6 i miniatyrlistan och tryck därefter på Delete. Du noterar att det som nyss var bild nr 7 nu är nr 6. Omnumreringen sker således automatiskt. Bild 4: Ta fram bild 4. Högerklicka på bildobjektet i mitten. Välj därefter Formatera bildobjekt, Konstnärliga effekter, Blyertsskiss (Format Picture, Artistic Effects, Pencil Sketch) och du ser hur ditt bildobjekt anpassar sig till ditt val. 1. Fortsätt med bild 4. 2. Pröva att klicka någonstans på meningen Välj en layout (Choose a layout ). Som du ser dyker det upp en streckad ram runt rubriken. Denna ram kommer inte att synas vid utskrift, utan visar bara att det just nu är rubriken du jobbar med. De vita ringarna i hörnen och på sidorna och de kvadratiska utmed kanterna kallas handtag. Med hjälp av handtagen kan du ändra storlek på rutan som innehåller texten. Streckad ram Handtag 3. Klicka nu på den streckade ramen. Du upptäcker att ramen blir heldragen. Handtagen finns kvar. Heldragen ram DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 21
Om du väljer någon teckenformatering när ramen är heldragen, så påverkas allt inom ramen! Bildspel Nu kan du titta på din presentation genom att först rulla upp till den första bilden med hjälp av rullningslisten till höger på skärmen. Därefter växlar du till vyn Bildspel (Slide Show). 1. Rulla upp till den första bilden i presentationen med hjälp av den lodräta rullningslisten till höger på skärmen. 2. Klicka på knappen Bildspel (Slide Show) i nedre högra hörnet av skärmen. 3. För att växla till nästa bild klickar du med vänster musknapp. 4. När bildspelet är klart hamnar du i visningsläget Normal igen. Kortkommandot för att starta bildspel från början är F5. Hur blev presentationen? Var det något som behövde ändras? Som du märkte fanns det en förinställning med snygga bildövergångar och när du klickade med vänster musknapp kunde du gå vidare. Det innebär att presentationen fungerar som ett stöd för en muntlig presentation, men den är inte särskilt personlig eller anpassad. Trots detta har du ju nu skapat ditt första bildspel visst var det enkelt?! Spara bildspelet under namnet Mina bilder i en mapp. Det bildspel du just har skapat finns sparat som Vackra bilder i din övningsmapp. Härnäst ska du göra en presentation utgående från ett Tema (Theme). Tema Om du väljer alternativet Arkiv, Nytt, Tillgängliga mallar och teman, Teman (File, New, Available Templates and Themes, Themes), när du startat programmet, kan du fritt välja bland de olika färdiga bakgrunder som finns tillgängliga i PowerPoint. När du har bestämt vilken bakgrund du vill ha blir du ombedd att välja en bildlayout, till exempel en huvudrubrik med en underrubrik, båda centrerade på bilden. Du skapar endast en bild med hjälp av mallen, sedan fyller du på med fler bilder, som automatiskt får samma bildbakgrund som den första. Att välja mall Börja med att starta PowerPoint. 1. Välj Arkiv, Nytt, Tillgängliga mallar och teman (File, New, Available Templates and Themes) 2. Dialogrutan som dyker upp på skärmen framför dig innehåller en mängd olika alternativ. 3. Välj Teman (Themes). Den innehåller färdiga förslag på olika bakgrunder till en presentation, det är ungefär som att köpa färgade papper och lägga i kopiatorn innan 22 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
du kopierar exemplar till dina åhörare. Skillnaden är att dessa bakgrunder har snygga figurer och färgskiftningar som gör att bilderna kan följa ett tema eller en färgskala på ett vackert sätt. Klickar du på någon av mallarna visas en miniatyr av bakgrunden till höger i dialogrutan. Välj bakgrunden Galleri (Concourse). 4. Klicka på Skapa (Create). Du kan i efterhand byta mall med valet Design, Alla teman (All Themes). Vill du ändra dekorfärgen men använda övriga formgivningselement, så kan du välja Design, Teman, Färger (Themes, Colors). Där finns en mängd fördefinierade färger och du kan dessutom skapa nya temafärger! Att välja layout för bild 1 Programmet föreslår en presentationsbild att börja med, Rubrikbild (Title Slide). Vill du ha en annan så klickar du på Start, Bilder, Layout (Home, Slides, Layout) och kan välja fritt bland de olika layouterna. Du ska i detta exempel välja Rubrik och innehåll (Title and Content). Klicka på den andra bilden i den översta raden. Beskrivningen säger Rubrik och innehåll (Title and content). Komplettera bilden med text enligt figur. I den procedur du nu har genomfört har du själv valt en viss bakgrund och vilken bildlayout du vill ha (d v s hur text och bild ska fördelas på bilden). Du har nu fått upp den första bilden i ditt bildspel. Som du kan se är det den förvalda bakgrunden i blått som visas och framför den har vi två rutor. En för att infoga en DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 23
rubrik och en annan för att skriva in en punktlista. Utseendet på texten i rutorna visar hur din egen text kommer att se ut (ramarna kommer inte att synas). Klicka i rutan Klicka för att lägga till rubrik ( Click to add title ). 3. Skriv in texten Detta är min första bild. Tryck inte [ENTER], det gör man bara om man vill ha ännu en rad med text. Vill du komma ner till den andra rutan för att göra din punktlista ska du klicka med musen på den rutan. 4. Klicka i rutan Skriv text här ( Click to add text ). 5. Skriv in texten Jag valde en egen bakgrund och tryck [ENTER]. 6. Skriv in texten Jag valde en bildlayout och tryck [ENTER]. 7. Skriv in texten Nu gör jag en punktlista. Nu är den första bilden klar, den bör se ut ungefär så här. Du kan även ha en ram runt rubriken eller runt de olika punkterna, det är lika rätt. Om du ser en ram har du kanske lite konstiga färgskiftningar bakom och runt dina bokstäver. Vill du se bilden som den kommer att se ut för åhörarna klickar du på den ljusa skrivbordsytan bredvid din presentationsbild. Då försvinner ramen och de förvrängda färgerna. Nu är du klar med bild 1. Bild 2 Eftersom du inte har använt en färdig mall för vad du skulle presentera måste du nu tala om för PowerPoint att du vill börja på en ny bild. Det kan du göra genom att välja Start, Bilder, Ny bild... (Home, Slides, New slide...). 24 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
1. Klicka påden lilla triangeln invid Ny bild (New Slide). 2. Välj bildlayouten Rubrikbild (Title Slide). (Bakgrunden har en något annorlunda layout, eftersom vi valde en rubrikbild som bildlayout.) 3. Klicka i rutan Klicka för att lägga till rubrik ( Click to add title ). 4. Skriv in texten Nu är presentationen slut. 5. Klicka i rutan Klicka för att lägga till underrubrik ( Click to add subtitle ). 6. Skriv in ditt namn och aktuellt årtal, t ex Av Kjell 2011. Ungefär som här nedan kan bilden se ut: DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 25
Du har nu skapat de två presentationsbilder som du behöver för att testa ditt bildspel. Rulla upp till den första bilden med hjälp av rullningslisten till höger på skärmen. Därefter växlar du till vyn Bildspel (Slide Show). 1. Rulla upp till den första bilden i presentationen med hjälp av den lodräta rullningslisten till höger på skärmen. 2. Klicka på knappen Bildspel (Slide Show) i nedre högra hörnet av skärmen. 3. För att växla till nästa bild klickar du med vänster musknapp. 4. När bildspelet är klart hamnar du i vyn Normal igen. Hur blev presentationen? På samma sätt som du nu har skapat dessa två bilder kan du sedan bygga vidare på bildspelet. Du har nu lärt dig det grundläggande sättet att skapa presentationer i PowerPoint! Spara bildspelet som Mitt bildspel. Eget bildspel.ppt Den presentation som du just har skapat finns sparad i din övningsmapp. Den heter Eget bildspel.ppt. 26 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Skapa personlig presentation Du ska i denna del skapa en personlig presentation genom att inte använda fördefinierade mallar, utan istället utforma bilderna mera självständigt. I denna del ska du presentera en verksamhet inom Universitetssjukhuset i Lund. Du ska också använda en av sjukhusets formgivningsmallar. När du har skapat detta första exempel, som lär dig grundläggande kommandon och funktioner som behövs för att kunna skapa en egen presentation, kommer du att dessutom skapa utskrifter, åhörarkopior och anteckningar. Presentationen Serverhotellet Du ska skapa en presentation av serverhotellet på Universitetssjukhuset i Lund. Därvid ska du använda organisationens presentationsmall, som tagits fram för att skapa viss enhetlighet för PowerPoint-presentationer. Installation av formgivningsmall Välj Arkiv, Öppna (File, Open) och navigera till övningsmappen och välj där förslagsvis USiLbakgr_red.pot. Mallen visas i läget Bakgrundsvy (Slide Master). Klicka på Bildbakgrund, Stäng, Stäng bakgrundsvy (Slide Master, Close, Close Master View). DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 27
Välj Arkiv, Spara som, Filformat (File, Save as, Save as type) Välj Filformat, PowerPoint-mall (Save as type, PowerPoint Template) (*.potx) Du hamnar i mappen Mallar (Templates), som du accepterar och bekräftar med Spara (Save). Stäng därefter filen. Om du fortsätter utan att stänga filen, så riskerar du att ändra själva mallen. Skapa en presentation i normalläge Du börjar med att välja Arkiv, Nytt, Mina mallar (File, New, My templates). Välj mallen USiLbakgr_red.potx. Följande bild visas, vilket du kan se motsvarar formgivningen för alla bilder utom de två första i den presentation du ska skapa. Att välja layout för den första bilden Välj Start, Bilder, Layout (Home, Slides, Layout) 28 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Du väljer att ändra till Rubrikbild (Title Slide). Klicka på den första bilden i den första raden. Beskrivningen anger Rubrikbild (Title Slide). Av detta kan du räkna ut, att formgivningsmallen har en formgivning för Rubrikbild och en annan för övriga bilder. Klicka nu i fältet Klicka för att lägga till rubrik och skriv Serverhotellet och domänstruktur. Eftersom du vill ha namnet på avdelningen som ska använda presentationen också, väljer du att klicka i fältet Klicka för att lägga till en underrubrik och därefter skriva IT Teknik o Service. Justeringar Resultatet är ganska bra, men en del justeringar vill du göra: Huvudrubriken bör justeras uppåt. Gör så här: DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 29
Klicka först någonstans i rubriken. En streckad ram syns. Klicka på ramen så att den blir heldragen istället. I detta läge kan du peka på ramen (dock inte något handtag!) och dra med musen för att flytta partiet. Underrubrikens placering bör också justeras. Du gör det på samma sätt som med huvudrubriken. Du kan också flytta ett markerat objekt med piltangenterna. Prova, så får du se! Infoga bildobjekt Du vill ha en bild av sjukhuset i nedre högra hörnet. I övningsmappen finns en fil UsiL.gif, som du kan använda. Gör så här: 1. Välj Infoga, Bild (Insert, Slide), och du kan leta upp övningsmappen och filen UsiL.gif. 2. Flytta den med musen (eller med piltangenterna) till lämplig plats. 3. Om du behöver ändra bildens storlek, så tar du tag i något av handtagen och drar. Om du vill vara säker på att bildens proportioner inte förändras, så kan du hålla Skift-tangenten nedtryckt medan du drar. Nu bör din bild se ut ungefär så här: Nu har du visat för dina åskådare vad ditt bildspel ska presentera. Det är nu dags för nästa bild i bildspelet. Men först är det nog bäst att spara presentationen i övningsmappen. Välj namnet Serverhotellet.pptx. 30 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Bild med figurer Egentligen är nästa bild du ska ha i ditt bildspel en punktlista över vad som ska gås igenom under denna presentation. Du sparar dock detta moment till senare och går på bilden Översikt domäner. Börja med att ta fram en ny bild genom att klicka på triangeln vid Ny bild. Välj där layouten Endast rubrik (Title Only). Skriv sedan in rubriken Översikt domäner. Flytta gärna upp rubriken ett stycke. Nu blir det dags att skapa resten av bilden. Du ska därvid arbeta med ytterligare verktygsfält. Du kommer inte att arbeta med samtliga knappar i verktygslistan, men efter att ha prövat ett par av de olika funktionerna kommer du säkerligen att se ett mönster som du sedan kan tillämpa på de övriga knapparna. Verktygslistan Figurer (Shapes) Verktygslistan, som du öppnar med Infoga, Illustrationer, Figurer (Insert, Illustrations, Shapes - finns även via Start, Rita, Figurer Home, Drawing, Shapes) innehåller bland annat ett antal färdiga figurer som är praktiska att ha vid ritning, t ex pratbubblor eller stora pilar att peka med. DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 31
Du klickar på knappen, väljer figurtyp och klickar sedan i punkt A på bilden. Håll ner musknappen tills du kommer till punkt B. Då framträder en silhuett och när den är av lämplig storlek släpper du musknappen och objektet har hamnat på bilden. Vill du förändra bilden senare tar du bara tag i handtagen för att töja och förminska, respektive tar tag inne i figuren för att flytta den till en ny position. Punkt A Punkt B I gruppen Linjer finns även möjlighet att frihandsrita (ungefär som i Paint)! Stora ellipsen Gör det här: * Kontrollera att du har bild 2 i ditt bildspel framför dig. Välj Figurer, Standardfigurer (Shapes, Basic Shapes) och välj figuren Ellips (Oval). * Flytta muspekaren dit startpunkten ( övre vänstra hörnet av ellipsen) ska vara. Klicka och håll ner musknappen ( Klicka-och-dra ). * Flytta muspekaren till nedre högra hörnet och släpp musknappen. * Vill du förändra ellipsen senare tar du bara tag i handtagen för att töja och förminska, respektive tar tag inne i figuren för att flytta den till en ny position. Om du håller Skift nedtryckt när du ritar en figur, så kommer den att bli symmetrisk (en ellips blir en cirkel, en rektangel blir kvadratisk osv). Linje (Line) används för att rita linjer. Klicka i punkt A och håll ner musknappen tills du kommer till punkt B och släpp musknappen. I samma sekund kommer en linje fram. Vill du senare förändra linjen markerar du den med musen och kan därefter töja och dra i punkterna som finns i varje ände av linjen. Vill du helt enkelt flytta den till en ny position, så tar du tag i själva linjen och håller ner musknappen medan du flyttar silhuetten till en ny position. Kompakt pil (Arrow) är snarlik knappen Linje (Line). Klicka i punkt A och håll ner musknappen tills du kommer till punkt B och släpp musknappen. I samma sekund 32 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
kommer en pil fram med spetsen mot punkt B. Vill du sedan modifiera den, kan du markera den och sedan välja kommandot Kontur (Shape outline) och där göra dina val. Knappen Rektangel (Rectangle), fungerar på samma sätt som andra Figurer (Shapes): du klickar på knappen och därefter i punkt A. Håll ner musknappen tills du kommer till punkt B. Då framträder en silhuett och när den är av lämplig storlek släpper du musknappen och objektet har hamnat på bilden. Vill du förändra rektangeln senare tar du bara tag i handtagen för att töja och förminska, respektive ta tag inne i figuren för att flytta den till en ny position. Genom att klicka på knappen Textruta (Text Box) och sedan någonstans på bilden kan du skriva text, som du sedan anpassar storlek, färg och form på. Liksom med knappen markering kan du rita upp en rektangel på din bild, som symboliserar var texten får vara någonstans när du skriver, t ex i en spalt som endast täcker den vänstra halvan av bilden. När du nu har prövat dessa knappar som skapar figurer ska du titta på gruppen av knappar som kan bearbeta de figurer du just har skapat, eller befintliga figurer. Figurfyllning (Shape Fill) gör att du byter färgen inne i en figur. Pröva följande procedur för att se hur den fungerar: * Klicka på ellipsen så att dess handtag syns. * Klicka på den högra delen av knappen fyllningsfärg (alltså på listpilen) och välj färgen vit i färgpaletten. Notera att alla effekter som du har prövat på bakgrunden tidigare, inklusive toningar och olika strukturer, kan väljas även här. * Nu är ellipsen vit! Pröva nu att byta struktur på ellipsen, så att den ser ut att vara gjord av träslaget ek. Följ samma schema som du nyss prövade, men välj nu fliken Struktur (Texture) istället för färgen vit och välj därefter Ek (Medium Wood). Fortsätt att låta ellipsen vara markerad (du ser dess handtag), så ska du pröva nästa knapp som heter ändra Kontur (Shape Outline). Där kan du till exempel ändra linjefärg. Byt kantlinjefärg till mörkblå. Kontur, Tjocklek (Shape Outline, Weight), nästa funktion i listan, bestämmer tjockleken på kantlinjerna till ett objekt. Pröva att ändra ellipsens kantlinjer. Klicka på knappen och välj någon grov tjocklek. Nu ser konturerna nästan ut som om de vore ritade med en spritpenna. Streck (Dashes), anger om linjen ska vara heldragen, streckad eller en kombination av dessa (t ex lång-kort-kort). Knappen Pilar (Arrows) styr till exempel pilspetsens utseende. Nästa knapp, Figureffekter (Shape Effects), ger dig bland annat möjlighet att välja Skugga (Shadow), lägger en skugga bakom objektet. Pröva att klicka fram en skugga bakom ellipsen. Välj ett alternativ av skugga du tycker om. Tycker du inte om skuggan bakom ett objekt, väljer du bara objektet och trycker ut knappen Skugga. Välj dock att avstå från skugga i detta fall. DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 33
3D-rotation (3-D Rotation) finns också bland Figureffekter (Shape Effects) och ger möjligheter till lite djupare skuggningseffekter och perspektivlinjer. Många fler alternativ finns här. Knappen Teckenfärg (Font Colors) fungerar på samma sätt, men berör endast objekt som innehåller text. När ett objekt är markerat, så ser du förutom de vanliga handtagen även ett grönt handtag. Det är Rotera fritt, som gör att du kan rotera alla objekt som skapats i PowerPoint, till exempel texter i rubriker eller egenhändigt ritade bilder. Klicka på det objekt som du vill rotera och vrid runt objektet med hjälp av det gröna handtaget. OBS! När knappen Markera (Select) är intryckt kan du även rita upp en rektangel på bilden och alla objekt som hamnar helt innanför denna rektangel blir då aktiva (markerade). Placera muspekaren utanför de objekt du vill markera. Klicka och håll ner musknappen samtidigt som du försöker dra musen så att det bildas en rektangel runtomkring de objekt du vill markera. När de är innanför rektangeln släpper du musknappen och samtliga har fått sina handtag synliga! Detta är lite svårt i början och om du placerat muspekaren så att alla objekt inte blir valda är det bara att rita upp en ny rektangel. När objekten är markerade som aktiva räcker det att du tar tag i en av dem och flyttar den, så följer de övriga med samtidigt. För att ta bort markeringen av flera objekt samtidigt, så klickar du på skrivbordsytan bredvid presentationsbilden. Pröva själv! I gruppen Linjer (Lines) finns även möjlighet att frihandsrita (ungefär som i Paint)! Gör det här: * Kontrollera att du har andra bilden (med rubriken Översikt - NT-domäner ) i ditt bildspel framför dig. Tryck in knappen Ellips (Oval). * Flytta muspekaren dit startpunkten ( övre vänstra hörnet av ellipsen, Punkt A) ska vara. Klicka och håll ner musknappen ( Klicka-och-dra ). * Flytta muspekaren till nedre högra hörnet (Punkt B) och släpp musknappen. Om du håller Skift nedtryckt när du ritar en figur, så kommer den att bli symmetrisk (en ellips blir en cirkel, en rektangel blir kvadratisk osv). Flytta gärna med piltangenterna! Nu ser din bild ut ungefär så här här: 34 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Eftersom ellipsen är markerad (handtagen är synliga) är det lämpligt att passa på att ge den rätt fyllningsfärg. Klicka på listpilen bredvid knappen Figurfyllning (Shape Fill). Välj Fler fyllningsfärger (More Fill Colors ) och på nästa dialogruta väljer du någon ljust gul färg och bekräftar med OK. Eftersom du vill ha text inuti ellipsen, gör du så här: 1. Se till att ellipsen är markerad (har handtag).. 2. Skriv LUND, tryck Enter, skriv Masterdomän, tryck Enter, skriv 9000 användare. 3. Klicka på ramen, så att den blir heldragen. 4. Välj lämplig teckenfärg, så att texten syns tydligt. 5. Markera de två nedre raderna och minska teckenstorleken. 6. Markera översta raden och öka teckenstorleken. Små ellipser Rita därefter en typ-ellips, förslagsvis den i översta högra hörnet. Förse den med sin text och anpassa teckenstorleken. Se till att den får lämplig fyllningsfärg och teckenfärg också. När den ellipsen är klar, ser du till att den blir markerad (heldragen linje runt den) och du kan välja Kopiera (Copy - gärna kortkommandot Ctrl + c) och därefter Klistra in (Paste - Ctrl + v) 6 gånger. Därvid har du 7 identiska ellipser, som du sedan flyttar (enklast är nog att klicka i en ellips och därefter flytta med markörförflyttningstangenterna eller musen om du föredrar det). Sedan är det bara att markera DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 35
texten(gärna med [Ctrl]+a och därefter skriva in den text som ska finnas i respektive ellips. Pilar Rita pilar från de små ellipserna till den stora. Se till att pilspetsen hamnar mot den stora ellipsen. Som du ser, får du hjälp att låta pilen fastna vid särskilda punkter, som är rödmarkerade. Då skapas kopplingar, som bibehålls, när ellipserna flyttas! Textlistor Använd figuren Textruta (Text Box) för att skapa listorna. Det behövs en textruta för varje. Du kommer att upptäcka, att när du trycker på Enter för att skapa en ny rad, så kommer du ibland att få 1½ radavstånd. Eftersom detta inte blir särskilt snyggt, så bör du istället trycka Shift + Enter för varje ny rad. Med denna metod blir det enkelt radavstånd! Det är, när du ritar upp textrutan, innan du fyller den med text, som problemet med radavstånd visar sig. Färgplatta I den nedre delen av bilden ska det vara en färgad rektangel bakom texterna och ellipserna. Rita upp den med hjälp av figuren Rektangel (Rectangle). Ge den lämplig fyllningsfärg (gul). Se till att konturlinjen inte syns (Start, Rita, Kontur, Ingen kontur Home, Drawing, Shape Oultine, No Outline). Du finner att färgplattan ligger ovanpå de övriga figurerna. Detta rättar du till med Ordna (Arrange). Ordna. När du lägger figurer ovanpå varandra kommer de som ligger ovanpå vanligtvis att dölja underliggande figur. Du kan välja ordningsföljd mellan lagren med hjälp av funktionen Ordna (Arrange), som du hittar vid Start, Rita (Home, Drawing). OBS! Du har nu prövat en hel del verktyg för att Rita (Draw). Om du känner, att du förstått de olika funktionerna har du faktiskt lärt dig en hel del hos de övriga programmen i Office-paketet, t ex Word och Excel. I de programmen finns också liknande verktyg. Det ser lite annorlunda ut ibland, men till största delen är det samma knappar som du har här i PowerPoint och de fungerar på samma sätt. Övningsuppgift Komplettera bilden med resterande ellipser (de 2 till vänster ska vara ljusblå medan de övriga är gula) med text samt rita pilar enligt figuren. Gör sedan tre textrutor med specifikationerna av vissa domäner. Gör slutligen en ljusblå rektangel enligt figuren. Den kommer du att behöva flytta längst bak för att övriga figurer ska framträda. 36 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Punktlista 1. Klicka på Ny bild (New slide ). 2. Välj bildlayouten Rubrik och innehåll (Title and Content). Du ska nu skriva in rubriken och texten i punktlistan. Rubriken är Varför serverhotell? och de punkter du ska ha med i listan är följande: Teknik Säkerhet Ekonomi Tillgänglighet Det ser kanske lite knepigt ut med så korta rader och punkterna i vänsterkanten. Du kan justera vänsterkanten genom att markera innehållsområdet och därefter ta tag i ett handtag på vänster sida och föra det till höger tills du tycker det ser bra ut. Om du vill att någon av raderna inte ska ha punkt eller om du vill ändra punkttypen kan du markera aktuell rad och därefter välja Start, Stycke, Punkter, Punkter och numrering (Home, Paragraph, Bullets, Bullets and Numbering ) och göra ditt val! Punktlistans nivåer Granska verktygsgruppen Start, Stycke (Home, Paragraph). Där finns bland annat de här knapparna: Sänk nivå och Höj nivå De första två knapparna Minska listnivå och Öka listnivå (Demote och Promote) sänker och höjer nivån på den rad du har markerat. Om du vill skapa en underrubrik till en punkt skriver du in en vanlig punkt och trycker därefter på knappen Minska listnivå (Demote). Som alternativ kan du ställa dig i början av texten och trycka på tangenten Tab. På motsvarande sätt kan du naturligtvis höja nivån på en rad i en punktlista (Shift + Tab). DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 37
Övningsuppgift Skapa bilden Antal servrar/användare. Notera att varje punkt har en undernivå. Avvakta med illustrationen en stund! Minska gärna teckenstorleken i undernivån. Infoga ClipArt Klicka på knappen Infoga ClipArt (Insert ClipArt) i menygruppen Infoga, Bilder (Insert, Images). Åtgärdsfönstret ClipArt startas och dess dialogruta ger dig möjlighet att söka efter bilder beroende på vilken kategori de tillhör och även att se miniatyrer av bilderna innan du väljer dem. Dessutom finns det möjlighet att söka efter bilder genom att använda ord som beskriver vad du söker. Du ska pröva att söka fram en lämplig bild. Vid Sök efter: (Search for:) ska du skriva in det beskrivande ordet. Skriv in ordet Nätverk (Network) i översta rutan. Det kommer att dyka upp ett antal bilder, som följde med programmet, när det installerades. Om du är uppkopplad till Internet och bockar i Ta med innehåll från Office.com (Include Office.com content), så söker programmet även efter bilder i Microsofts servrar. Om du hittar en bild du är nöjd med, så kan du markera den genom att klicka på den. Bildobjektet finns nu i din PowerPoint-bild. Som alternativ till detta, kan du infoga bilden Nätverk.gif i övningsmappen. Detta gör du som vanligt med Infoga, Bild (Insert, Pictures). Tabellbild Du ska nu lägga till två bilder, nämligen en bild innehållande en tabell och en bild med ett tillhörande diagram för att du ska lära dig dessa vanligt förekommande bildelement i PowerPoint. 1. Välj Ny bild, Rubrik och innehåll (New Slide, Title and Content). 2. Klicka på Infoga tabell (Insert Table). 3. Nu kommer en liten dialogruta upp som frågar dig om antalet kolumner och rader. 4. Ange 4 kolumner (columns), 2 rader (rows) och klicka därefter på OK. Nya menyflikar har nu dykt upp som Tabellverktyg (Table Tools). Du kan nu skriva in de texter som ska vara i de olika cellerna. Du kan hoppa mellan cellerna genom att klicka med musen, TAB eller med hjälp av piltangenterna på tangentbordet. Tänk på att [ENTER] inte får dig att komma till en ny cell, utan det ger dig bara ännu en rad i samma ruta, så det ska du inte göra: 38 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Du önskar ändra färg på tabellen. Om du klickar på ramen till tabellen och därefter tittar i verktygsgruppen Design, Tabellformat (Table Format), så har du många varianter att välja från. Författaren har använt gruppen Ljusa och ett av tabellformaten med blå bakgrund på rubrikraden. Förstora tabellen något genom att dra i handtagen. Sedan kan du öka teckenstorleken och kanske du också vill ha fet stil på Användare. Dags att centrera allt i tabellen både horisontellt och vertikalt. Dessa verktyg finns i gruppen Start, Stycke (Home, Paragraph). Skriv rubriken enligt bild. Så här kan din bild se ut: DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 39
Diagrambild Det är nu dags att göra ett diagram av tabellen. 1. Klicka på knappen Ny bild (New slide), Rubrik och innehåll (Title and Content). 2. Klicka på Infoga diagram (Insert Chart). 3. Välj Stapel, Grupperad 3D-stapel (Column, 3-D Clustered Column). Ett exempeldiagram visas och ett Excel-fönster öppnas: 5. Gå tillbaka till tabellbilden och markera upp cellinnehållet (du kan till exempel ställa dig i en cell och därefter trycka Ctrl + a) och välj Kopiera (Copy - Ctrl + c).. 6. Gå tillbaka till kalkylarket, ställ dig i cell A1 och Klistra in (Paste - Ctrl + v). 40 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
7. Ta tag i linjen som utgör symbolen för dataområdet och flytta den så att endast aktuella värden ingår. Du behöver inte bekymra dig över mystiska brädgårdstecken med mera. Dessa beror på att formateringen följde med vid kopieringen och talen fick inte plats i cellerna då. 8. Klicka på den minityrbild som visar diagrammet. 9. Nu kan du stänga Excel-fönstret. 10. Skriv in rubriken: Utveckling. 11. Eftersom diagrammet har en färgpalett som inte är idealisk i detta fall, så vill du byta färgen på den vita stapeln. 12. Högerklicka på den vita stapeln och välj Formatera dataserie (Format Data Series ) i snabbmenyn. 13. Välj Fyllning (Fill) och någon lämplig Färg (Color), till exempel gult, istället. DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 41
14. Infoga en Figur (Shape), nämligen Explosion 1 och placera den ovanpå den högsta stapeln. Skriv in värdet, 9381. Välj lämplig fyllnings- och teckenfärg. Din diagrambild ser nu ut så här: Översiktsbild Du vill nu ha en bild att använda i början av presentationen, som visar rubrikerna på bilderna i bildspelet. 42 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Övningsuppgift Skapar en bild enligt nedan med Ny bild, Rubrik och innehåll (New Slide, Title and Content) som vanligt och placerar den omedelbart före Översikt domäner. Se illustrationen: Startbild När du ska använda en presentation inför publik är det bra att förbereda visningen, så att det bara blir att trycka på en knapp för att presentationen ska starta. Då är det en bra idé att ha en vacker bild som första presentationsbild, eftersom projektorn kan vara påslagen och helt startklar. Du vill inte att formgivningsmallen ska framträda på den bilden och dessutom är det inte säkert att bildobjektet fyller upp hela bilden. Därför ska du börja med att göra en svart startbild, som du sedan lägger bilden på. 1. Ny bild (New Slide) 2. Välj layout Tom (Empty) I den här layouten har du inga rutor som föreslår att du ska klicka där för att infoga till exempel en rubrik. Du har helt fria händer att själv bestämma vad för text som ska finnas där och hur bilden ska se ut i övrigt. Denna bild ska bara vara svart. 1. Välj Design, Bakgrund (Design, Background ) och klicka på den lilla pilen nedtill till höger. DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 43
2. I den dialogruta som nu visas kan du göra ett antal val. Klicka på listpilen till höger om Färg (Color). 3. Du har nu fått upp de olika färger du kan välja för bakgrunden. Under färgpaletten ser du fler alternativ, men de kommer att presenteras senare. Välj Svart färg (klicka på en svart ruta). 4. Bocka i Dölj bakgrundsgrafik.(hide Background Graphics) Klicka på Stäng (Close). OBS! Klicka inte på knappen Använd för alla (Apply to all), då får alla kommande bilder svart bakgrund liksom denna och det är inte meningen. Infoga nu en vacker bild. Författaren har valt Skogsblommor (Forest Flowers), som finns bland Exempelbilder i Windows Vista. Den har dessutom beskurits för att illustrera vikten av att bakgrunden ska vara svart. Du ska senare flytta bilden, så att den hamnar först i bildspelet. På motsvarande sätt är det lämpligt att bildspelet avslutas med en vacker bild. Det kan dessutom vara samma bild som inledningsbilden. Visa bildspel Gå till den första bilden. Därefter trycker du på knappen Bildspel (Slide Show) nere till höger på skärmen. I detta läge kan du göra flera saker, men denna gång ska du bara titta igenom bildspelet. Du bläddrar till nästa bild genom att klicka med vänster musknapp eller trycka på [ ] (knappen högerpil på tangentbordet). Vill du se en tidigare bild trycker du på [ ] (knappen vänsterpil på tangentbordet). Du kan även använda piltangenterna Upp och Ner. Använder du mus med rullningshjul, så kan hjulet också användas för att navigera framåt och bakåt. När du kommit till sista bilden och bläddrar vidare med musen eller tangentbordet stängs Bildspelsläget (Slide Show) av och du är tillbaka i det vanliga bildläget. 44 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Blev presentationen som du tänkt dig?! För att få bästa återgivning av stora teckensnitt i Windows Vista, så högerklickar du på Skrivbordet, väljer Inställningar för utseende, Effekter. I Windows XP väljer du Kontrollpanelen, Bildskärm, Utseende, Effekter (Control Panel, Display, Appearance, Effects) och kan där välja mellan Standard (för traditionella bildskärmar) och Clear Type (för TFT-skärmar, dvs platta bildskärmar och moderna videoprojektorer). I Windows 7 behöver du inte göra några anpassningar, men du kan välja Anpassning, Utseende och anpassning, Teckensnitt, ClearTypejusteringsverktyget (Options, Appearande and Options, Fonts, ClearType Adjustment Tool) och se till att det finns bock i rutan Aktivera ClearType (Activate ClearType) och följ sedan anvisningarna. DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 45
Några råd vid skapande av presentation 1. När du skapar en OH-bild (dvs. en bild för visning med en traditionell overheadprojektor) är det bättre med en ljus bakgrundsfärg, medan det oftast blir bäst resultat med en mörk bakgrundsfärg vid bildvisning via t.ex. storbildsskärm eller videoprojektor (av vissa kallad kanon ). 2. Om din presentation vanligtvis ska visas med videoprojektor men du vill ändå ha en uppsättning OH-bilder i reserv bör du överväga att ha ljus (kanske ofärgad) bakgrund. 3. Välj att endast visa stolparna i bilden. Det är föredragshållaren som ska lägga ut texten! 4. Välj en stram layout, så att återigen föredragshållaren förblir i fokus och inte hans bilder! 5. En enhetlig bildbakgrund är synnerligen lämplig att skapa, gärna med inslag av organisationens logotyp. 6. Tänk på att många färgskrivare inte ger så bra återgivning av stora färgade partierde kan bli randiga eller flammiga särskilt vid mörka nyanser. Prova hur resultatet blir på din skrivare! Och vänta inte till sista stund att kontrollera detta! 46 DC UTBILDNING, PowerPoint grundkurs
Bearbetning av bilder Skapa ett nytt bildspel med en rubrikbild för följande övning. Använd mallen Tom presentation (Blank). Färgschema för bild Du har tidigare ändrat bakgrundens utseende, men du har några andra alternativ som du kan använda för att förändra bildens helhetsintryck. Med funktionen Design, Teman, Färger (Themes, Color) kan du styra alla de olika grundfärger som gäller för den aktuella bilden. Du kan se att Office är förvalt. PowerPoint erbjuder dig olika standardkombinationer av färger som passar väl ihop. Vill du experimentera på egen hand med färgkombinationer kan du välja Skapa nya temafärger (Create new theme colors ) Det alternativet rekommenderas endast för personer som är utbildade i att använda sig av färgskalor (vi andra bör nöja oss med de erbjudna standardalternativen). Sidhuvud och sidfot På vår bild kan vi även infoga sidhuvud och sidfot. Det är information som ska finnas på samtliga bilder, t ex dagens datum eller vilken bild i ordningen vi tittar på just nu. DC UTBILDNING PowerPoint grundkurs 47