EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelse 2013-03-23 EFS Västerbottens kansli Närvarande: Astrid Sjöström, ordf Johan Andersson Marianne Berglund Cathrine Eiderhäll, 28-46 Håkan Holmlund Roger Lidman Anita Lundqvist, 28-46 Karin Paulsson Gunilla Stenberg Roland Wiklund Frånvarande: Ulf Andersson Åke Hägglund Adjungerade: Monica Andersson, pch Eva S Bäckström, ech Kristoffer Hedman, df Henrik Näslund, vik utvk, 33 Inledning Val av protokolljusterare Val av protokollsekreterare Godkännande av dagordningen Föregående protokoll 28 Ordföranden hälsar alla välkomna och inleder sammanträdet med bibelord och bön. Ordföranden förklarar sammanträdet öppnat. 29 att välja Karin Paulsson och Gunilla Stenberg att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 30 att välja Monica Andersson till dagens sekreterare. 31 Föredragningslistan godkänns med följande tillägg: - Utskick av styrelsehandlingar - Riks valberedning - Sjukhuspastorsrådet 32 att lägga protokollet från 130126 till handlingarna.
IDEOLOGI/SAMTAL/DAGENS ÄMNE EFS Västerbotten om 10 år 33 Henrik Näslund, vik utvecklingskonsulent 25%, har fått i uppdrag att sammanställa och analysera utvecklingen och utvecklingsarbetet i EFS Västerbotten de senaste åren. Syftet med detta arbete är att det skall bli ett underlag för framtagandet av en utvecklingsplan/utvecklingsstrategi för EFS Västerbotten. Utgångspunkten har varit slutrapporten av Framtidsdialogen som kom i juni 2001, en stor utredning om EFS Västerbottens framtida prioriteringar. EFS Västerbotten hade 1990 7025 medlemmar, 2000 5234 medlemmar och 2010 4103 medlemmar. Minskningstakten är i princip oförändrad över de två senaste årtiondena och om den fortsätter i samma takt skulle detta innebära ca 3000 medlemmar år 2020. Statistiken visar att antalet föreningar minskar ungefär i samma takt som antalet medlemmar. En ekonomisk konsekvens av färre medlemmar är ett minskat givande. En medlemsminskning ca 2,5 % per år och kostnadsökningar (löner) på ca 2,5 % per år, innebär att givandet per medlem och förening måste öka med ca 5 % per år för att bibehålla nuvarande verksamhets- och anställningsvolym. Henrik konstaterar att de flesta samarbetskyrkoföreningar, Skellefteå EFS, Umeå EFS och några ytterliggare föreningar är stabila och har förutsättning för tillväxt. Många små föreningar finns troligen inte kvar om 10 år. I Framtidsdialogens slutrapport 2001 lyfts barn ungdom unga familjer fram som den viktigaste målgruppen. EFS Västerbotten har lyckats öka antalet deltagare i lägerverksamhet efter Framtidsdialogens fastslagna inriktning. Utvecklingen på detta område har varit stark och stabil men har inte spillt över på våra föreningar i termer av medlemstillväxt. Ett orosmoment när det gäller barn-, ungdoms- och lägerverksamheten är att när medlemmar och föreningar minskar så minskar också det ekonomiska underlaget för barn-, ungdoms- och lägerverksamhet. När missionsföreningarna krymper minskar också förutsättningarna för att bedriva barn- och ungdomsverksamhet och detta kan på sikt bli ett allvarligt hot. Henrik konstaterar att i många föreningar är distriktskänslan svag. Man känner inte till vad distriktet gör förutom att vara arbetsgivare och att anordna läger. I EFS riks ledningsgrupp förs samtal om hur en samsyn i hela EFSrörelsen kan stärkas. Begreppet Ett EFS används. Hela EFS är en rörelse med behov av förnyelse.
Styrelsen samtalar utifrån ett antal frågeställningar som Henrik har ställt. Några frågor noteras: - Hur jobbar vi strategiskt? - Kan vi behålla den solidariska fördelningsmodellen? - Gör vi rätt saker, fördelar vi resurserna rätt? - Hur kan vi utveckla föreningsverksamheten? - Är samarbete i storbyar och storföreningar ett alternativ? - Hur ser dagens väckelsen ut? Den finns men vi har svårt att se den. - Hur stärker vi EFS-medvetenheten bland medlemmarna i allmänhet och i samarbetskyrkorna? Några synpunkter/längtan: - måste först vända den nedåtgående medlemstrenden, verka för Kristi rikes tillväxt - nå ut där vi finns - det tar tid att vända en nedåtgående trend, kanske om 7-10 år kan vi se resultat - insamlingsstrategi behövs - arbeta med relationen till Svenska kyrkan - måste bli bättre på att berätta vad EFS står för - fler EFS-gruppen i kyrkoförsamlingar - satsa på nyplanteringar - fortsätta driva ett bra barn- och ungdomsarbete - utveckla relationen mellan Salt och EFS - vara ett fortbildningssammanhang att räkna med för anställda i EFS och Svenska kyrkan och för frivilliga - inse att det finns ett djupt gemenskapsbehov idag, inte främst behov av folkrörelseföreningar - sammanföra och stödja lokala eldsjälar, bilda nätverk - mer av bön, undervisning och samtal - vi behöver formulera ett visionsdokument om var vi vill vara om 10 år och en plan för hur vi kommer dit Styrelsen uttalar ett varmt tack till Henrik för hans presentation och önskar lycka till inför fortsättningen. Henrik kommer att fortsätta arbeta med att analysera utvecklingen av EFS Västerbotten och presentera ytterliggare material för styrelsen längre fram. Ledamöterna uppmanas mejla Henrik och komma med frågor och synpunkter på arbetet. henrik.naslund@efsvasterbotten.se
BESLUTSPUNKTER Bokslut för EFS Västerbotten 2012 EFU 16/13 EFS Västerbottens budget 2014 EFU 17/13 34 Ech redovisar EFS Västerbottens balans- och resultaträkningar för 2012. Styrelsen samtalar om bokslutet och vad det innebär för EFS Västerbotten. föreslå årsmötet att ur Offensiva fonden uttas 643 tkr att till Testamentsfonden avsätts 331 tkr att till Offensiva fonden avsätts årets överskott 700 tkr att återtag av reservering görs med 500 tkr att årets resultat redovisas till 30 tkr 35 En inriktning för budget 2014 har varit att gåvomedel ska grundas på de senaste årens gåvomedelsutfall samt att ur överlikviditen får tas ut maximalt 1 miljon kr. Styrelsen samtalar om hur budgeten ska presenteras med tanke på tidigare års resultat och enas om att en särredovisning måste göras så det framgår vad som avses med traditionella gåvomedel och andra gåvomedel. Styrelsen konstaterar också att df har i uppdrag att i samband med arbetet med konsekvensanalysen presentera vad vi menar med EFS Västerbottens grundbemanning. EFU föreslår för budget 2014: ett insamlingsmål på 7,7 miljoner kr ett uttag ur kassakistan med 1 miljon kr en balanserad budget för 2014 föreslå årsmötet att fastställa föreslagen budget för 2014 Verksamhetsberättelse för 2012 36 Df presenterar ett förslag till verksamhetsberättelse för EFS Västerbotten 2012. Vissa justeringar görs och styrelsen uppdrar till df att slutföra arbetet. att efter justeringar anta presenterad verksamhetsberättelse för EFS Västerbotten för 2012 att presentera den för EFS Västerbottens årsmöte 2013
Styrelsehelgen 2013 PAU 40/13 37 Ordföranden meddelar att EFS riks anordnar SeBeGe-gala sista lördagen i september vilket sammanfaller med styrelsehelgen 27-29/9. PAU konstaterar att EFS Västerbottens rådsledamöter och ansvariga tjänstemän kommer att inbjudas till överläggningar med styrelsen under lördag, vilket innebär att många kommer att ha svårt att delta i lokala SeBeGe-aktiviteter. PAU föreslår att styrelsehelgen flyttas. att flytta styrelsehelgen på Solviks folkhögskola till 20-22 september 2013 att Anita Lundqvist och Åke Hägglund blir värdar för styrelsehelgen Ideellt forums idédagar 2013 PAU 41/13 38 Ideellt forum inbjuder till idédagar 4-6 oktober 2013 i Norrköping. PAU samtalar om betydelsen av att delta och betonar bl a vikten av att vara minst två från ett sammanhang som åker som representanter. PAU föreslår att EFS Västerbotten skickar fyra representanter till Ideellt forums idédagar. Df meddelar att samtal förs mellan Ideellt forum, EFS Norrbotten, EFS Västerbotten och Luleå stift om att ordna regionala idédagar i Luleå stift 2014. att fyra personer har möjlighet att representera EFS Västerbotten på Ideellt forums idédagar 4-6 oktober 2013 i Norrköping att uppdra till ledningsgruppen att utse representanterna EFS och Salt Västerbottens konferens Nära Jesus 2014 PAU 49/13 Styrelsens ideologiska frågor PAU 51/13 39 Styrelsen har beslutat genomföra EFS och Salt Västerbottens konferens Nära Jesus 29-31/8 2014 i Tegs kyrka, Umeå. Styrelsen samtalar om inriktning/tema för konferensen. att inriktning/tema för Salt/EFS Västerbottens konferens 2014 blir samma som temat för EFS riks årskonferens 2014. 40 PAU föreslår följande ämnen för ideologiska frågor/samtal för september och november: 27 april: Konstituerande sammanträde 28 maj: Videomöte 20-22 sept. EFS struktur efter rådslag om strukturen i EFS 16 november Om idealitet efter Ideellt forums idédagar enligt förslaget.
Styrelsens utskicksrutiner PAU 39/13 41 En målsättning är att det ska finnas möjlighet att hämta styrelsens dokument på EFS Västerbottens webbplats genom inloggning. I vissa sammanhang frångår man papperskopior och använder i stället digitala dokument med hjälp av bärbara datorer eller läsplattor. PAU har samtalat om för- och nackdelar med olika arbetssätt. att skicka kallelser och bilagor till styrelsens ledamöter via e-post i avvaktan på att inloggningsfunktionen är i bruk att utvärdera rutinerna kring hantering av styrelsens kallelser vid novembersammanträdet 2013 Bibelfjäll 42 Lidingö folkhögskola har meddelat att man saknar resurser för att fortsätta med bibelskolan Bibelfjäll. Samtal har förts med ett flertal folkhögskolor om att gå in som huvudman för bibelskolan, enskilt eller delat med andra. Solviks folkhögskola ger ett ekonomiskt bidrag med 250 000 kr till Bibelfjäll för läsåret 2013/2014. EFS Västerbotten står tillsammans med SMK Övre Norrland som ekonomisk garant för Bibelfjäll, enligt tidigare beslut. Df har informerat styrelsens ledamöter via mejl om arbetet med att säkra Bibelfjälls framtid. Df rapporterar från Bibelfjälls styrgruppsmöte 22 mars. Härnösand folkhögskola går med största sannolikhet in som kursansvarig. Df presenterar en preliminär budget för läsåret 2013/2014 som visar att EFS Västerbotten och SMK kan behöva utöka bidraget till Bibelfjäll utöver tidigare budgeterade medel (90 000 kr) med ca 110 000 kr. Styrelsen är positiv till redovisad arbetsgång och att Bibelfjäll blir kvar i Västerbotten ytterliggare ett läsår. Styrelsen är medveten om att ytterliggare medel utöver 90 000 kr kan behöva tillskjutas. Riktlinjer för EFS kapitalpolicy EFU 21/13 43 Styrelsen har att årligen se över och fastställa EFS Västerbottens kapitalplaceringspolicy. EFU föreslår att dokumentet Riktlinjer för EFS Västerbottens kapitalplacering förnyas utan förändringar. i enlighet med EFU:s förslag. Bönedag 28 april ST 18/13 44 En uppmaning har gått ut till föreningar i Västerbotten att genomföra en bönedag/bönesamling i anslutning till 28 april, dagen efter EFS Västerbottens årsmöte. Df föreslår att styrelsens ledamöter tar ett ansvar för bönedagen i sina lokala sammanhang. Styrelsen är positiv till förslaget.
EFS Västerbottens insamlingsstrategi EFU 19/13 Riktlinjer för EFS Västerbottens distriktsorganisation ST 6/13 45 EFU har arbetat med frågan om en insamlingsstrategi för EFS Västerbotten och tagit fram dokument för detta. Dokumentet innehåller ett flertal frågetecken när det gäller ansvarsfördelningen. att remittera ärendet till ledningsgruppen för beredning och återuppta ärendet vid styrelsens sammanträde i september. 46 Ordföranden konstaterar att dokumentet Riktlinjer för EFS Västerbottens distriktsorganisation har behandlats i olika sammanhang och kommentarer och synpunkter har förts in i dokumentet. Fortfarande saknas ett förtydligande i beslutsordningar. Df föreslår att dokumentet byter namn till PM för EFS Västerbottens distriktsorganisation att en ny grupp (df, Gunilla Stenberg och Johanna Björkman) får i uppdrag att redigera och slutföra dokumentet i enlighet med df:s förslag. Inbjudan till rådslag med EFS riks och distrikten 47 EFS riksstyrelse inbjuder till ett rådslag om vårt gemensamma arbete och missionsuppdrag, tillsammans med representanter från distrikten, lördag 14 september 2013 i Uppsala. att bordlägga ärendet. RAPPORTER OCH MEDDELANDEN Bokslut Din Bok 2012 48 Ech presenterar bokslut för Din Bok för 2012. 49 Gåvomedelsrapport Ech presenterar en gåvomedelsrapport för januari-februari 2013. Ech påminner också styrelsens ledamöter om att en månatlig gåvomedelsrapport med kommentarer finns att läsa på EFS Västerbottens webbplats. Nära Jesus 50 Gunilla Stenberg rapporterar från planeringsarbetet runt konferensen Nära Jesus.
Klippenkamraternas struktur ST 17/13 Fadderkontakt sammanställning ST 11/13 EFS Västerbottens årsmöte Valberedning EFS riks Kraft till förändring, Delrapport 51 Johan Andersson och df rapporterar från arbetet runt Klippenkamraternas struktur. Arbetet fortsätter med att ta fram ett förslag till reviderade stadgar för Klippenkamraterna samt att tydliggöra rutiner kring samordning av resurser mellan Klippenstyrelsen och kansliet. 52 Df presenterar en sammanställning från styrelseledamöternas rundringning till föreningar. Några föreningskontakter saknas. Henrik Näslund har fått till uppgift att färdigställa sammanställningen. Resultatet delges styrelsen. 53 Df och ordföranden informerar om det tänkta upplägget av årsmöte 27 april. Ledamöterna får olika områden att ansvara för. 54 Ordföranden informerar om att en ordinarie ledamot till riks valberedning saknas. Lars-Martin Lund kvarstår som suppleant. 55 Från Torbjörn Arvidsson föreligger en delrapport från projektet Kraft till förändring. Styrelsen mottar rapporten. 56 Sjukhuspastorsrådet Sjukhuspastorsrådet ansvar för en pastorstjänst inom frikyrkokvoten i Sjukhuskyrkan Umeå. EFS Västerbotten ger från och med 2013 ett årligt bidrag (ett basbelopp) till Sjukhuspastorsrådet. Roland Wiklund är utsedd till EFS Västerbottens representant i styrelsen för Sjukhuspastorsrådet. Roland rapporterar från styrelsen och från Sjukhuspastorsrådets årsmöte. Styrelsen konstaterar att vid konstituerande sammanträdet ska fortsättningsvis en representant till styrelsen för Sjukhuspastorsrådet, en representant till rådsmötet (två gånger per år) samt en person till stödgruppen för den anställde utses. Ledningsgruppen EFS Västerbotten 57 Df rapporterar från EFS Västerbottens ledningsgrupp. - Arbetet pågår med konsekvensanalys utifrån nödvändiga nedskärningar. Tydligaste kända beparingen idag är att inte ersätta pch med en person när hon slutar i sommar. Arbetsuppgifterna ska fördelas bland kvarvarande kanslipersonal. - Lotten Markström har gjort en summering av informationsarbetet
under 2012 som styrelsen fått del av. - Ca 50 distriktsgemensamma arrangemang genomförs per år Ledningsgruppen EFS riks 58 Df rapporterar från riks ledningsgrupp. Df berättar med stor inlevelse från sin Tanzaniaresa. 59 Utsända protokoll Datum Kommentar ST 130126 PAU 130226 EFU 130312 IR 130312 Klippenkamraterna 120914 KR 130207 Beskrivning av infoarbetet 2012 Salt 130216 VUR-s 130204 att lägga protokollen till handlingarna. Avslutning 60 Ordföranden tackar avgående ledamöter Håkan Holmlund, Johan Andersson och Roland Wiklund med att överlämna ett påskägg. Ulf Andersson tackas trots sin frånvaro. Ordföranden tackar också styrelsevärd Monica Andersson för dagens insatser. Sammanträdet avslutas med bön. Dag som ovan Monica Andersson Sekreterare Astrid Sjöström Karin Paulsson Gunilla Stenberg ordförande justerare justerare