Framtidskraft i Sigtuna kommun Kvalitetssäkring av utredningar ensamkommande barn www.sigtuna.se
Utgångsläget i januari 2014 Många ensamkommande transitbarn hade blivit kvar i kommunen (anvisades inte vidare) under slutet av 2013: 90 nya barn som befann sig i våra boenden, outredda! Snabba anställningar av nyutexaminerade socialsekreterare: halva gruppen var nyanställda utan någon erfarenhet av utredningsarbete /socialtjänst Behov av att skapa gemensamma rutiner Gammal rutin som vi inte var nöjda med: Alla barn utreddes inte enligt BBIC, bara barn som fått PUT Inte likabehandling, Inte rättssäkert
NÅGOT HÄNDER I KOMMUNEN: Värdegrundsarbete gemensam värdegrund hade tagits fram Införandet av LEAN under egen paroll Framtidskraft Alla verksamheter bjöds in att ansöka sig till utvecklingsprojekt Förstärkning från kommunledningskontoret med processledare Parallellt utbildades nyckelpersoner i verksamheter (s k Lean-akademi startade) EN MÖJLIGHET! vi anmälde oss - och resan började.
Uppstart Att tänka efter: Formulera mål, syfte Vilka ska vara drivande utse rätt personer till pilotgruppen Hur förankra i hela arbetsgruppen - jobba mellan Workshops? Chefens roll? Ge legitimitet: utvecklingsarbetet 1) är viktigt (lyfta till arbetsgruppen, prata om projektet, ge utrymme på APT) 2) får ta tid (avsätta tid för pilotgruppen, workshops och senare involvera hela arbetsgruppen i de enskilda uppgifterna) 3) ska leda mot målet (avstämningar) Pilotledarens roll? Föra fram processen, fånga upp behov, se till att strukturen hålls, rapporterar till ledningen
Modellen vi jobbade i Chef Pilotledare Utbildning i utvecklingsledning parallellt med projektet Leder och strukturerar upp processen steg för steg Kommunicerar rapporterar till chef/ledningsgrupp Ger förutsättningar Avstämning, Mål, Uppdrag! Pilotgrupp En del av arbetsgruppen Förbereder workshopsen Länken till kollegorna i vardagen Arbetsgrupp Workshops
Vad tänkte vi inte på, eller hade behövt göra mer av: Utbilda chefen Oklarhet i rollen, vilka förväntningar hade pilotgruppen på chefen? Vikten av att avsätta tid på APT, benämna utvecklingsarbetet, regelbundna avstämningar T ex: Vi började med TAVELMÖTEN chefen skulle leda men hur? Vad var viktigt att lyfta fram på ett möte på 15 minuter? Tillräckligt med tid till att förankra i arbetsgruppen Alla behöver inte gilla men alla ska veta vad som händer. Ta vara på de tveksammas farhågor lika mycket som på de redan invigdas idéer. Kommunicera nyttan ( varför kan vi inte göra som vi alltid har gjort? ) upprepade gånger
Hantverket Processkartläggning nuläge. Ett nödvändigt moment som inte går att hoppa över. LÅT DETTA TA TID - det vinner man på i slutändan! VAR ÄRLIG allt ska med, inget ska skönmålas.
Utredningsprocessen Från att Migrationsverket anvisar ett barn till färdig utredning Först en processkartläggning sedan en analys av VÄRDET av respektive moment för det barn som vi utreder. Växla perspektiv inte vårt utan barnets. Slöserier. Vi upptäckte tidstjuvar och dubbelarbete! T ex Att flera korrekturläser samma text. Att det uppstår väntetider mellan olika moment. När arbetet är klart har vi ett önskat läge
När processen är färdig Nu vet vi vad vi gör och hur vi vill göra framöver ( Önskat läge ) har rensat bort slöserier och har en tydlig process Men den hjälper oss ännu inte ända fram! Nu vet vi VAD men inte HUR Behov av rutiner och stöddokument kopplade till processbeskrivningen Koppling till kunskapsbas: lagstiftning, föreskrifter, anvisningar, forskningsresultat Övergripande kommunala riktlinjer
Alla är med Nu involveras hela arbetsgruppen mycket aktivt. Alla får egna uppdrag att jobba med, ensam eller tillsammans med en kollega. Mallar Rutinbeskrivningar Checklistor Manualer Exempel på kopplade dokument/länkar: Samtalsmallar, utredningssamtal Informationsbrev till uppgiftslämnare Anpassade konsultationsdokument Screeningsfrågor checklista Externa länkar (forskning, lagstiftning, litteraturhänvisningar)
Fallgropar För bråttom LÅT DET TA TID, AVSÄTT TID Förnöjsamhet sätt det i system att jobba vidare med förbättringar. Det kan alltid bli bättre! Personalomsättning Hållbart över tid, kulturbärare Nya chefer Tydlighet och mandat från högsta ledningen Hitta, organisera stöddokument Länkning, genvägar, logiska strukturer
Resultat Väl genomarbetad utredningsprocess Hela personalgruppen har varit delaktig Grundad kunskap En uppsjö av stöddokument kopplade /länkade till utredningsflödet For dummies! Vem som helst ska kunna arbeta efter dem, de ska vara relativt detaljerade och konkreta i varje moment.
Utredning steg för steg några exempel Länk till utredningsflödet Vi har haft stor nytta av våra konsultationsdokument som vi utformat efter våra behov. Exempel: Länk till konsultationsdokument till boende Länk till konsultationsdokument till skola Observation, det tog mycket lång tid att få tillbaka dokumenten som var ofta ofullständigt ifyllda. Nu skickar vi ett följebrev som förklarar vikten av att besvara konsultationsdokumentet utförligt och i tid. Detta har gett såväl snabbare respons och bättre kvalitét i svaren Minska osäkerheten i hur man ska föra utredningssamtalet Länk till samtalsmall utredningssamtal Checklistor /screeningsdokument T ex Hälsa, Klara sig själv
För andra? Lärande organisation skapar sin egen process Viktigt att integrera kunskapen i vardagen Ledningen är avgörande: Uppmuntra öppenhet med avvikelser Lära sig av det som inte gick väl aldrig den enskilde medarbetarens fel utan en möjlighet för organisationen att skapa bättre rutiner och strukturer Upprepning, uppföljning, lev som du lär!
Tack för mig och lycka till!