Förfrågningsunderlag 2016-06-22 Upphandlande organisation Eskilstuna kommun Upphandling LSS-boende i teckenspråkig miljö Mahabad Minozada MM 15.074 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: 2016-08-24 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 3. Avtalsvillkor LSS-boende 3.1 Allmänt 3.1.1 Definitioner Mellan Eskilstuna kommun, med organisationsnummer 212000-0357 (härefter Kommunen ) och Leverantör med organisationsnummer xxxxxx-xxxx (härefter Leverantören ) och gemensamt benämnda Parterna har följande upphandlingskontrakt härefter Avtalet träffats. 3.1.2 Kontaktpersoner Kompletteras med i anbudet angivna uppgifter. 3.1.3 Volym Tecknat Avtal innebär inte några garantier från Kommunen avseende inköpsvolymer. Dock förbinder sig Kommunen att under avtalstiden inköpa sitt behov i enlighet med denna förfrågan. 3.1.4 Avtalstid Avtalstiden är from avtalstecknande och gäller tillsvidare med 6 månaders uppsägning. En uppsägning ska ha aviserats motparten senast 6 månader innan Avtalets utgång, i annat fall förlängs Avtalet automatiskt på oförändrade villkor. En uppsägning ska göras skriftligen och undertecknas av båda Parter. 3.1.5 Underleverantör Leverantören får inte anlita underleverantör utan Kommunens medgivande såvida det inte är fråga om arbetsuppgifter av rutinmässig art eller av mindre betydelse. Leverantören svarar för underleverantörens arbete som för eget arbete. Detsamma gäller det arbete som utförts av andra personer som Leverantören anlitat. 3.1.6 Avtalshandlingar För Avtalet gäller nedanstående handlingar. Om det i kontraktshandlingarna förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, inbördes i följande ordning: Utskrivet: 2016-06-22 9:00 Sida 1 av 7
- Skriftliga ändringar och tillägg till Avtalet - Avtalet med bilagor och kompletteringar - Förfrågningsunderlag inklusive frågor och svar med dnr: MM 15. 074 - Leverantörens anbud inklusive bilagor Observera att beställning och/eller bekräftelse inte får innehålla uppgifter/överenskommelser i strid med dessa avtalshandlingar. 3.2 Utförande 3.2.1 Brandskyddsarbete Enligt Lag (2003:778) om skydd mot olyckor, som gäller från 1 januari 2004, är det alltid fastighetsägare och nyttjanderättshavare som är ansvarig för brandskyddet i en byggnad eller anläggning. Det är därför viktigt att ansvarsförhållandena gällande brandskyddet tydliggörs. Ett eget regelverk för brandskyddet ska upprättas med system för brandskyddsregler, kontroll och uppföljning. 3.2.2 Ansvar Leverantören svarar för att uppdraget genomförs fackmannamässigt och i enlighet med god sed. Leverantören har att tillse och ansvara för att dennes personal har erforderlig kompetens och att kapacitet löpande finns att tillgå hos Leverantören under hela avtalsperioden. 3.3 Beställning och uppsägning 3.3.1 Beställning Beställning sker via Kommunens elektroniska beställningssystem. Ordererkännande ska ske elektroniskt, kan ske via e-post. 3.3.2 Uppsägning Kommunen har rätt att säga upp avtalet, helt eller delvis, från dagen då klienten lämnar boendet och/eller den dagliga sysselsättningen om det beror på omständigheter som härrör från Leverantörens agerande. Om Leverantören på något sätt har agerat på ett sätt som kränker klientens rättigheter, eller om misstanke finns därom får Kommunen flytta klienten omedelbart och ingen betalning utgår för de dygn när klienten ej är på plats på boendet. Om klienten vill byta boende eller daglig sysselsättning på grund av omständigheter som inte härrör från Leverantörens agerande, eller om kommunen vill säga upp avtalet, helt eller delvis, på grund av övriga omständigheter är uppsägningstiden 30 dagar. Om Leverantören vill säga upp avtalet är uppsägningstiden 90 dagar. 3.3.3 Elektronisk handel Leverantören förbinder sig att så snart som möjligt efter att Avtalet har ingåtts, påbörja e-handel gentemot Kommunenenligt något av alternativen i Bilaga Elektronisk handel. Leverantören kommer att få en enkät, som ska besvaras inom 30 dagar. I enkäten ska Leverantören ange hur e-handel kan genomföras. Leverantören blir sedan kontaktad av Kommunen för ytterligare dialog kring hur anslutningen till e-handelsprocessen kommer att gå till. Därefter kommer anslutningen att genomföras. Ange kontaktperson med telefonnummer och e-postadress för frågor gällande införande av elektronisk handel (Fritextsvar) Utskrivet: 2016-06-22 9:00 Sida 2 av 7
Har leverantören angett kontaktperson med telefonnummer och e-postadress för frågor gällande införande av elektronisk handel? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.4 Ersättning och fakturering 3.4.1 Ersättning Kompletteras med offererade priser. Ersättning anges i SEK per dygn och skall redovisas i anbudet. Ersättning fördelas på boende respektive sysselsättning. Hyra betalar klienten till Leverantören. Kommunen ersätter inte eventuella tilläggstjänster som erbjuds klienten utöver biståndsbeslut. Ersättning utgår månadsvis och varje månad beräknas med 30 dygn. Vid sjukhusvistelse/bortavaro från boendet upp till 30 dagar utgår full ersättning. Vid sjukhusvistelse/bortavaro från boendet under längre sammanhängande period (det vill säga mer än 30 dagar) får parterna överenskomma om ny ersättning. Dygnsersättning för avliden eller avflyttad boende, erläggs längst i 30 dagar. Anbudspriset är fast det första avtalsåret. Justering av ersättning sker därefter en gång per år med hänsyn till förändring av OPI (Omvårdnadsprisindex). Sista anbudsdag ska användas som basmånad. 3.4.2 Mervärdesskatt Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande skattelagstiftning. 3.4.3 Betalningsvillkor Betalning sker efter fullföljt uppdrag och leverans och efter specificerad och godkänd faktura. En faktura som saknar obligatoriska uppgifter anses inte vara specificerad och kommer inte att betalas förrän den är fullständig. Betalningsvillkor är 30 dagar netto efter mottagen faktura. Faktureringsavgift eller andra avgifter får ej uttagas. Fakturering får inte överlåtas på tredje part utan skriftligt godkännande av Kommunen. Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen. Dröjsmålsränta betalas inte för ofullständiga eller felaktigt adresserade fakturor. Fakturor ställda till Kommunen ska innehålla korrekt fakturareferens (2 siffror och 6 bokstäver i rak följd utan mellanslag, punkt eller andra tecken) alternativt GLN-kod. Utbetalningar från Kommunen görs endast till plusgiro eller bankgiro (ej bankkonto). Kommunen har rätt att avvisa felaktiga fakturor samt pappersfakturor. 3.4.4 Elektronisk fakturahantering Leverantören ska skicka elektroniska fakturor till Kommunen. En elektronisk faktura ställs till Kommunen via Leverantörsportalen eller som en Svefaktura via Inexchange. På fakturan ska i första hand alltid ordernummer anges, vid orderlös faktura ska fakturareferens anges. Samlingsfakturor accepteras ej. 3.5 Vite Utskrivet: 2016-06-22 9:00 Sida 3 av 7
Leverantören ska leverera avtalade tjänster enligt Avtalet. Brist eller försening föreligger om de nivåer som definieras i Avtalet inte uppnås. Föreligger brist eller försening i leverans eller avtalad kvalitet ska Leverantören omedelbart avhjälpa detta. Kommunen har också rätt till vite för den tid som felet eller förseningen varat. Föreligger varaktig och väsentlig brist har Kommunen rätt att säga upp Avtalet enligt 3.6.9 förtida upphörande. Har Leverantören orsakat felet genom vårdslöshet eller försummelse är Leverantören också skadeståndsskyldig för de skador som uppkommer på grund av bristen. 3.6 Övriga avtalsvillkor 3.6.1 Uppföljning Leverantören ansvarar för egenkontroll genom systematisk och regelbunden uppföljning utifrån kvalitetsangivelse i gällande avtal. Leverantören ska medverka i samband med beställarens uppföljning. Dessa kommer att innehålla uppföljning av kraven i detta förfrågningsunderlag och den individuella genomförandeplanen. Kommunen kan komma att påkalla uppföljning 4 gånger per år. Kommunen kan genomföra egen uppföljning/utvärdering av hur Leverantören uppfyller sina åligganden enligt avtal. Leverantören ska vid alla uppföljningar/utvärderingar biträda kommunen. Detta gäller även insamlande/sammanställande av uppgifter som kommunen ska redovisa till kommunfullmäktige eller till annan myndighet. Socialstyrelsen ansvarar för tillsyn och tillstånd. Förutom att leverantören är skyldig att på eget initiativ informera Kommunen om verksamheten har Kommunen rätt till insyn för att kunna genomföra revision av verksamheten. Vid föranmält revisionsbesök ska parternas kontaktpersoner kallas att närvara. Revision kan även ske utan föranmälan. Kommunen ska 1. Förutsatt att klienten eller dennes företrädare medger det, ha rätt att ta del av dokumentation som rör klienten. 2. Med beaktande av klientens integritet och medgivande ha rätt att göra intervjuer med denne och dess närstående. 3. Ha rätt att ta del av annat material hos leverantören som av kommunen bedöms vara relevant för uppföljning av verksamheten. 4. Med beaktande av klientens integritet ha tillträde till boendeenheten. Kommunen ska alltid få den insyn i verksamheten, enligt detta förfrågningsunderlag, som krävs för uppföljning av verksamhet, kvalitetskontroll och uppföljning av myndighetsutövning. Leverantören ska vid alla uppföljningar/utvärderingar biträda kommunen. Detta gäller även insamlande/sammanställande av uppgifter som kommunen ska redovisa till kommunfullmäktige eller till annan myndighet. Kommunen anger hur och när avtalsuppföljning kommer att genomföras. Leverantören ska även medverka i kommunens eventuella brukarundersökningar. Vid eventuella brister kallar kommunen till möte med Leverantören där parterna diskuterar hur parterna ska komma till rätta med bristerna. Leverantören måste samarbeta och komma på möten de blir kallade till. 3.6.2 Förändringar Om klientens behov av stöd, omvårdnad eller den arbetslivsinriktade sysselsättning förändras under tiden i boendet ska leverantören meddela Kommunen detta. Leverantören ska omedelbart meddela Kommunen om klienten avviker, läggs in på sjukhus eller avlider Utskrivet: 2016-06-22 9:00 Sida 4 av 7
under boendeperioden. Leverantören ska meddela kommunen vid förändring av verksamheten beträffande omfattning och inriktning, samt utbyte av företagsledning, verksamhetschef eller kontaktperson. 3.6.3 Försäkring Leverantören ska under hela avtalstiden teckna och vidmakthålla för uppdraget lämplig ansvarsförsäkring. Leverantören ska i enlighet med patientskadelagen teckna och vidmakthålla patientförsäkring för hälso- och sjukvården. Kopia av försäkringsbeviset kan komma att begäras in. Leverantören ska under hela avtalsperioden för sin verksamhet och avtalad tjänst minst inneha nedanstående försäkringsskydd. Leverantören ska årligen till Kommunen skicka en kopia av gällande försäkringsbrev eller annat bevis om att försäkringen finns. Allmän ansvars och egendomsförsäkring. Med ett försäkringsbelopp av minst 10 miljoner per skada och tillfälle. Egen personal och egendom Leverantören svarar för försäkring av egen egendom och egen personal. Klientens försäkringar: Leverantören ska bevaka att klienter har hemförsäkring avseende sin egen bostad. Leverantören ansvarar för att klienten innehar olycksfallsförsäkring dygnet runt. 3.6.4 Viljeinriktning Parterna är medvetna om att Avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna ska sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan Parterna. 3.6.5 Dokumentation Kommunen har rätt att från Leverantören begära ut dokumentation och/eller rapporter i syfte att säkerställa att leverans sker i enlighet med Avtalet. Om Kommunen önskar ska Leverantören leverera definierade rapporter med visst intervall. Leverantören ska också inför Avtalets upphörande på Kommunens begäran överlämna den information som krävs för att Kommunen eller annan leverantör ska kunna överta leveranserna. 3.6.6 Begränsning av marknadsföringsrätt Hänvisning till uppdraget eller i övrigt till Kommunen i reklam eller marknadsföring får ej göras av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Kommunens skriftliga godkännande. Denna begränsning gäller även efter uppdragets upphörande. 3.6.7 Miljö Leverantören garanterar att i anbudet lämnade uppgifter avseende miljö efterföljs. Kommunen äger rätt att under avtalsperioden genomföra kontroller genom stickprov och/eller revision. 3.6.8 Befrielsegrund Leverantören är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll, som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med när Avtalet Utskrivet: 2016-06-22 9:00 Sida 5 av 7
slöts och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. För att Leverantören ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Leverantören ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. Leverantören är emellertid alltid skyldig att vita skäliga åtgärder för att minimera Kommunens skada. Leverantören är ersättningsskyldig för sådana skador som denne inte förhindrat eller begränsat, men som denne genom rimliga och skäliga åtgärder kunnat begränsa eller förhindra. 3.6.9 Förtida upphörande Kommunen har rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet, det vill säga förtida upphörande, vid följande situationer: - Leverantören väsentligen brister i någon förpliktelse enligt Avtalet och inte inom 30 dagar efter skriftlig anmodan inte vidtagit rättelse. - Leverantören utför sina åtaganden så bristfälligt att maximalt vite utfaller tre månader i följd alternativt fem gånger under en 12 månadersperiod. - Leverantören åsidosätter sina åtaganden enligt 3.6.9 Sekretess. - Leverantören åsidosätter sina åtaganden enligt 3.6.10 Antidiskriminering. - Leverantören åsidosätter sina åtaganden enligt 3.6.11 Kollektivavtal. - Leverantören åsidosätter sina åtaganden enligt 3.6.12 Intrång. - Det framkommer att Leverantören har lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa har varit av icke-väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Avtalet. - Leverantören inte längre uppfyller de i upphandlingen ställda ska-kraven. - Leverantören inte fullgör sina skyldigheter avseende svenska skatter och sociala avgifter, trots påpekande från Kommunen. - Någon omständighet föreligger som skulle kunna utesluta Leverantören från upphandling enligt 10 kap 1-2 LOU. Vid förtida upphörande av Avtalet väljer Kommunen fritt om hela Avtalet eller delar därav sägs upp. 3.6.10 Sekretess Leverantören förbinder sig enligt Avtalet att iaktta sekretess och tystnadsplikt enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), lag om skydd för företagshemligheter (1990:409), Brottsbalken (1962:700), Socialtjänstlagen (2001:453) samt Patientsäkerhetslagen (2010:659). Leverantören ska svara för att all personal informeras och undertecknar förbindelse om tystnadsplikt och sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen. 3.6.11 Antidiskrimineringsklausul Leverantören ska vid utförande av den avtalade tjänsten följa vid varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Leverantören eller underleverantör som denna anlitar, får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Brister leverantören i fullgörandet av detta åtagande äger Kommunen rätt att häva Avtalet. 3.6.12 Kollektivavtal Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal Utskrivet: 2016-06-22 9:00 Sida 6 av 7
åsidosätts. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som Leverantören anlitar för att fullgöra Avtalet. Brister Leverantören i fullgörandet av detta åtagande äger Kommunen rätt att häva Avtalet. 3.6.13 Revision Kommunen har rätt att, själv eller genom tredje part, genomföra revision i syfte att kontrollera att Leverantören följer Avtalet. Rätten till revision omfattar även eventuella underleverantörer. För det fall inga brister påträffas vid sådan revision står Kommunen kostnaden för revisionen, i annat fall står Leverantören kostnaden. Leverantören är skyldig att överlämna sådan dokumentation och ge tillgång till de lokaler som krävs för att Kommunen ska kunna genomföra en tillfredställande revision. För de fall Kommunen vid en revision finner någon brist åligger det Leverantören att inom skälig tid, dock högst 5 arbetsdagar, överlämna en åtgärdsplan till Kommunen för hur bristen ska avhjälpas. Bristen ska vara avhjälpt med den skyndsamhet som omständigheterna kräver, dock högst 30 dagar. Upptäcks en väsentlig brist vid en revision har Kommunen att säga upp Avtalet i förtid enligt 3.6.8. För varje brist som upptäcks har Kommunen rätt till ett vite om 10 % av föregående års fakturering. Om Avtalet inte löpt så länge får värdet av ett års fakturering beräknas schablonmässigt. 3.6.14 Överlåtelse av avtal Leverantören äger inte rätt att överlåta Avtalet på tredje man utan skriftligt godkännande från Kommunen. 3.6.15 Ändringar och tillägg till avtal Ändringar eller tillägg till Avtalet ska för att vara gällande göras skriftligen och behörigen undertecknas av Parterna. 3.6.16 Tvist Om tvist uppstår inom ramen för Avtalet ska den i första hand lösas av Parterna. I andra hand ska tvist hänskjutas till svensk allmän domstol på Kommunens hemort och avgöras enligt svensk rätt. 3.7 Godkännande av avtalsvillkoren Leverantören ska ange om avtalsvillkoren godkänns. Godkänner leverantören avtalsvillkoren? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2016-06-22 9:00 Sida 7 av 7