Revisionsrapport Intern kontroll granskning. Teknik- och fritidsnämnden Halmstads kommun 2009-10-13 Leif Johansson Carl-Magnus Stensson
2009-10-13 Namnförtydligande Namnförtydligande
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Bakgrund, syfte, avgränsning och revisionsfrågor...3 3 Granskningsresultat...4 3.1 Nämndens riktlinjer...4 3.1.1 Verksamhetsplan...4 3.2 Dokumentation av förekommande rutiner...5 3.3 Förvaltningens kontrollaktiviteter...6 3.4 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor...7 3.5 Inventarier...7 3.6 Kontanthantering...8 3.7 Debitering av taxor, hyror och avgifter...8 3.8 Parkeringsverksamheten...9 3.8.1 Allmänt...9 3.8.2 Tömning, uppräkning, kontokort och parkeringskort...10 3.8.3 Avstämning och redovisning, parkeringsverksamheten...11 3.8.4 Säkerhetsrutiner...12
1 Sammanfattning Halmstads kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska den interna kontrollen inom Teknik- och fritidsnämnden. Syftet med granskningen har varit att bedöma ifall verksamheten bedrivs på ändamålsenlig sätt och uppfyller kraven på god intern kontroll. Våra slutsatser kan sammanfattas enligt nedan; -Vi anser att nämnden/förvaltningen bör tydliggöra och komplettera sina rutiner och riktlinjer för bl.a.: Inventarier, inköp, varumottagning, fakturering av anställdas utnyttjande av lokaler/maskiner efter arbetstid, prissättning, uppdatering av avtal, växthusverksamheten, förrådsverksamheten, fordonsverkstaden samt parkeringsverksamheten. -Vi anser att rapporteringen till nämnden av den interna kontrollen uppvisar brister. Av rapporteringen framgår inte om resultatet av kontrollerna är tillfredställande. -Vi anser att nämnden/förvaltningen ska säkerställa att inköp sker från avtalade leverantörer. -Vi anser att dokumenterade och gemensamma rutiner saknas avseende inventarier. Löpande kontroll av inventarier sker ej i tillräcklig omfattning när det gäller svinn och förslitning. Det saknas en förvaltningsövergripande kontroll av befintliga inventarier. Vidare anser vi att förvaltningen bör införa ett ändamålsenligt datoriserat system för uthyrning av inventarier som möjliggör digital debitering. -Vi kan konstatera att ett flertal avtal är tecknade för länge sedan, en uppdatering av gällande regelverk och hyror kan vara motiverad. Parkeringsverksamheten -Vi anser att befintliga avtal tecknat av AB Nissastaden och som berör Teknik- och fritidsnämnden snarast skall föras över till nämnden. Sedan tidigare finns rutiner utarbetade av AB Nissastaden. Vi anser att de rutiner som finns bör uppdateras och säkerställas av nämnden. -Vår bedömning är att tömning av kontanter och överlämnandet till vaktbolag sker ändamålsenligt. -Nämnden måste upprätta ändamålsenliga rutiner avseende hanteringen av kontokort. Detta är särskilt viktigt med tanke på att hanteringen omfattar stora belopp och dels att avtalen mellan kortföretagen skiljer sig åt. När det gäller betalning med mobiltelefon är 1
vår bedömning att nämnden ska upprätta ändamålsenliga rutiner för att säkerställa tillräckligt hög kontroll. Vi anser att förvaltningen helt litar på leverantörernas uppgifter, ingen egen kontroll förekommer, vilket vi ser som en brist. -Vi anser att rutinerna för nyckelhantering och tömning av parkeringsautomaterna sker ändamålsenligt. I flera fall är säkerhetsrutiner inbyggda i automaternas verksamhetssystem och lokalernas beskaffenhet. Vi ser positivt på att parkeringsverksamhetens personal tidigare fått vara delaktiga i säkerhetsarbetet. - Vi anser att nämnden måste vara lyhörda när det gäller förändringar i kraven på hur betalning via kort och mynt ska ske i framtiden. -Vår bedömning är att nämnden bör göra en årlig ekonomisk uppföljning av de leverantörer som svarar för betalningsförmedling av kontokort och finansiella transaktioner. Detta för att säkerställa leverantörernas finansiella situation och därigenom minimera nämndens riskexponering. -Vi kan konstatera att uppgifter om organisationsnummer och företagsnamn i avtalen tecknade med Cale och 3C inte överensstämmer med bolagsverkets uppgifter. Vi anser att nya avtal bör tecknas omgående. 2
2 Bakgrund, syfte, avgränsning och revisionsfrågor Halmstads kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska den interna kontrollen inom Teknik- och fritidsnämnden. Av Kommunallagens 9 kap 9 framgår bl a att revisorerna ska pröva om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Nämndernas ansvar i detta arbete framgår av Kommunallagen 6 kap 7 i vilken det anges att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Nämnden har ansvar för Halmstad kommuns service inom Idrott & Fritid, Park & Natur, Gata & Trafik samt Vatten & Avlopp. Kommunfullmäktige fattade 2008 beslut om att tillföra AB Nissastadens parkeringsverksamhet till Teknik- och fritidsnämnden. Verksamheten ansvarar för administration och övervakning av merparten av de allmänna parkeringsplatserna samt för administrationen av korten för boendeparkering. Syftet med granskningen har varit att bedöma ifall verksamheten bedrivs på ändamålsenlig sätt och uppfyller kraven på god intern kontroll. Granskningen har skett genom kartläggning och analys av gällande regelverk/rutiner. Reglerna har bedömts huruvida de uppfyller kraven på god intern kontroll eller ej. Reglernas praktiska tillämpning i verksamheten har undersökts. Intervjuer med ansvarig personal har genomförts. Vidare har stickprovskontroller skett. Rapporten har sakgranskats av förvaltningens tjänstemän. Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har ett antal kontrollmål valts ut. För dessa görs en bedömning av dels befintliga regler och rutiner dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Följande revisionsfrågor är aktuella: Finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för verksamheten och är dessa tillförlitliga och ändamålsenliga? Uppfyller förvaltningens egna kontrollaktiviteter kraven för god intern kontroll? Är tillämpade attestrutiner ändamålsenliga? Finns en överensstämmelse mellan gjorda inköp och inventarieförteckning? Sker kontanthanteringen på ett tillfredställande sätt? Hur sker debitering av olika taxor, hyror och avgifter? Hur sker tömning och uppräkning av parkeringsautomater (kontanter, betalkort)? Sker avstämning och redovisning ändamålsenligt? Parkeringsverksamhetens säkerhetsrutiner? 3
3 Granskningsresultat 3.1 Nämndens riktlinjer Fr o m 1 december 2004 har kommunallagen kompletterats med föreskrifter som förtydligar synen på god ekonomisk hushållning i kommunal verksamhet. Förändringen innebär bl.a. att kommunen skall ta fram särskilda mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning. För att skapa förutsättningar för att få en god ekonomisk hushållning måste det finnas ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Detta säkerställer en kostnadseffektiv och ändamålsenlig verksamhet. För att åstadkomma detta krävs bl.a. en utvecklad planering med framförhållning och beredskap, tydliga och mätbara mål samt en rättvisande och tillförlitlig redovisning som ger information om avvikelser gentemot uppställda mål. Vidare behövs resultatanalyser och kontroller som utvisar hur verksamhetens prestationer och kvalitet motsvarar uppställda mål samt en effektiv organisation som säkerställer måluppfyllelsen. Teknik- och fritidsnämnden har från fullmäktige delegation om följande: Avgifter och priser knutna till ansvarsområdet med undantag av VA-taxan, avgifter vid användande av offentlig plats samt parkeringsavgifter. Regler och riktlinjer för fördelning av bidrag till vägsamfälligheter, institutioner, föreningar, organisationer och enskilda. Besluta i ärenden om kommunal borgen för lån till vägföreningar och vägsamfälligheter. Föra kommunens talan i mål enligt Miljöbalken för att tillvara kommunens intressen i egenskap av verksamhetsutförare vad gäller vattenanläggningar. Fastställande av verksamhetsområden för VA-verksamheten. 3.1.1 Verksamhetsplan Teknik- och fritidsnämnden har upprättat en verksamhetsplan för 2009-2011. Verksamhetsplanen omfattas av följande målområden: Resor & trafik Tung trafik över Slottsbron/Karlsrovägen ska minska Uppleva & göra Bygga & bo Demokrati & dialog Miljö & energi Trygghet, säkerhet & folkhälsa Respektive målområde omfattas av verksamhetsmål, strategier, tidplaner, samverkanspartners och uppföljning/utvärdering. 4
Kommunfullmäktige beslutade 2008-12-17 att överföra ansvaret för strategisk planering av parkeringsverksamhet, parkeringsövervakning, kundtjänst samt av fastighets- och anläggningsförvaltning och skötsel från AB Nissastaden till Teknik- och fritidsnämnden senast den 1 april 2009. Bedömning: Vi ser positivt på att nämndens verksamhetsplan innefattar flertal målområden med tillhörande verksamhetsmål, strategier m.m. Vår bedömning är att det finns ett samspel med kommunens visionsstyrningsmodell och nämndens verksamhetsplan. Vi kan konstatera att nämnden har ett omfattande verksamhetsområde som ställer krav på den egna verksamheten samt med samverkande nämnder och bolag. Utifrån god ekonomisk hushållning måste det som nämnts ovan, finnas ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Vi anser att nämnden utifrån detta bör säkerställa att uppföljning av målområdena kan sättas i relation till den ekonomiska uppföljningen och rapporteringen. Parkeringsverksamheten övergick den 1/4 2009 till Teknik- och fritidsnämnden. Verksamhetsplan för Teknik- och fritidsnämnden omfattar inte parkeringsverksamheten. Vi anser att nämndens verksamhetsplan bör utvecklas och även avse denna verksamhet. 3.2 Dokumentation av förekommande rutiner Under granskningen har vi tagit del av förvaltningens rutiner avseende bland annat parkering, mynt- tömningsrutiner, rutiner för fakturering, inköp/upphandling, attestrutiner och fakturering av upplåtelse av offentlig plats samt för uthyrning av lokaler och anläggningar. Bedömning: Vi anser att nämnden/förvaltningen bör tydliggöra och komplettera sina rutiner och riktlinjer för bl.a.: Inventarier (förteckning, intern uthyrning, service, m.m.) Inköp Tjänst/Varumottagning Fakturering från verksamhetssystem Anställdas utnyttjande av lokaler/maskiner efter arbetstid. Prissättning externa kunder Uppdateringsrutin avseende gällande avtal Växthusverksamheten (vilka typer av tjänster, priser, kunder) Förrådsverksamheten (vilka typer av tjänster, priser, kunder) 5
Fordonsverkstaden (vilka typer av tjänster, priser, kunder) Parkeringsverksamheten (beskrivs mer detaljerat i stycke 3.8) 3.3 Förvaltningens kontrollaktiviteter Verksamheten inom nämndens ansvarsområden ska löpande interngranskas och redovisas för nämnden. En kontrollplan har tagits fram för 2009. I denna redovisas process, kontrollmoment, kontrollansvar, frekvens, metod, rapportering, riskbedömning och status. För 2009 beslutades om bland annat om följande kontrollmoment: Uppdatering av delegationsregler. Utbildning avseende delegationsregler. Kontroll av att delegationsordningens bestämmelser om inköpsgränser och rapportering efterlevs. Att verksamhetsuppföljning sker. Att projekt- och driftplaner upprättas. Uppdatering och utbildning av inköpsregler. Kontroll av att bestämmelserna i LOU och riktlinjer efterlevs. Ekonomisk uppföljning och prognos. Budgetavvikelse rapporteras. Avstämning företagskonto, leverantörs-/kundreskontra. Kontroll av att reglerna för kontantkassor efterlevs. Förvaring mm. Kontroll att reglerna för leverans-, fakturakontroll, kontering, attest och moms efterlevs. Kontroll av att debiteringar sker utan fördröjning. Kontroll av att behörighet till ekonomisystemet tas bort vid anställning upphörande. Rätt behörighet. Att rekrytering, anställning och uppsägning följer gällande lagstiftning. Kontroll av frånvaro och tillägg. Rimlighetsbedömningar. Kontroll av att systemsäkerhetsplaner följs. Att dokumenthanteringsplan finns och efterlevnad. Bedömning: Vi anser att nämnden har en ambitiös intern kontrollplan som kräver en omfattande kontrollfunktion. Vi bedömer att vissa kontrollmoment redan är inbyggda i verksamhetens uppföljning och behöver därför inte ytterligare kontrolleras. Vi anser att intern kontrollrapporteringen brister. Av rapporteringen framgår inte om resultatet av kontrollerna är tillfredställande. Uppföljningen av kontrollmomenten bör göras vid olika tidpunkter under året. Detta för att ytterligare stärka den interna kontrollen. 6
3.4 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor Förvaltningen har upprättat policy/rutiner avseende upphandling daterad 2006-10-09. När det gäller varumottagning och attest av faktura har förvaltningen inte några fastställda rutiner. Attest av fakturor som sker i det elektroniska fakturaflödet hanteras enligt beslutad process. Utifrån stickprovskontroll avseende leverantörsreskontran för januari-juni 2009, har vi noterat att förvaltningen köpt in gatsten av icke avtalad leverantör. Bedömning: Vi kan konstatera att förvaltningen upprättat rutiner för upphandling. Vi anser dock att dessa kan uppdateras. Vi har vid våra stickprovskontroller noterat att förvaltningen brister i följsamhet mot upprättade upphandlingsavtal. Vår rekommendation är att upphandling sker av efterfrågade varor och tjänster för att säkerställa bra leverans- och prisvillkor. Vi anser att nämnden/förvaltningen ska säkerställa att inköp sker med avtalade leverantörer. Vi anser att ändamålsenliga rutiner avseende inköp/beställning, varumottagning och beslutattest av faktura är viktigt. En stor del av nämndens kostnader består av tjänster och produkter som köps in via externa leverantörer. Vid större leveranser/arbete bör en särskild mall/checklista upprättas, detta för att säkerställa god intern kontroll avseende varans eller tjänstens beskaffenhet. Detta medför även en tydlighet vid attest av faktura/betalning. 3.5 Inventarier Förvaltningen har inte upprättat några dokumenterade rutiner avseende inventarier, löpande kontroll och uppföljning görs inte systematiskt. Enligt uppgifter registreras inte inköp av inventarier av förvaltningen, utan detta sker manuellt på respektive enhet. Vi har stickprovsvis granskat inventarier vid några enheter. Inventarierna märks och registreras vid respektive enhet i ett datoriserat system. Förteckningen omfattar bland annat benämning, märke, produktnamn, inköpspris, tid för inköp, serviceflik mm. Under servicefliken för man uppgifter angående typ av service, kostnad och datum. Datorn är dock inte inkopplat till nätverket, vilket medför att man inte har tillgång till systemet. Manuell backup sker enligt uppgift var fjortonde dag. När det gäller motorsågar görs var tredje månad en besiktning av respektive såg, vilket innebär en inventering. För övrigt sker ingen inventering av maskinerna. 7
Uthyrning av småmaskiner vid förrådet (Krämaren) sker främst till kommunens verksamheter. Vid uthyrning bokförs inventarierna i ett datoriserat system, ur systemet får man ut debiteringsunderlag som sänds till förvaltningen för manuell fakturering. Enligt uppgift sker årligen en uppdatering av priserna. Bedömning: Vi ser positivt på att verksamheten har ett inventariesystem med tillhörande system för service, dock anser vi att detta inte är tillräckligt. Vår bedömning är att förvaltningen bör upprätta rutiner för hanteringen av inventarieförteckningar. Förvaltningen bör ha ett centralt system med förteckning på aktuella inventarier som finns i verksamheten för att säkerställa en god kontroll. Ur systemet ska det vara möjligt att skriva ut rapporter på de inventarier som finns. Inventering bör ske årligen. Utifrån våra stickprovskontroller kan vi konstatera att: Dokumenterade och gemensamma rutiner saknas. Löpande kontroll av inventarier sker ej i tillräcklig omfattning när det gäller svinn och förslitning. Det saknas en förvaltningsövergripande kontroll av befintliga inventarier. Vidare anser vi att förvaltningen bör införa ett ändamålsenligt datoriserat system för uthyrning av inventarier som möjliggör digital debitering. 3.6 Kontanthantering Enligt uppgift förekommer endast kontanthantering vid ishallen, entréavgifter. Parkeringsverksamheten hade tidigare en kontantkassa som användes för att växla pengar med de bilister som var i behov av växel. 3.7 Debitering av taxor, hyror och avgifter Teknik- och fritidsnämnden hyr ut lokaler och anläggningar till föreningar, enskilda brukare och externa kunder. Uthyrningen omfattar permanenta föreningslokaler, inomoch utomhusanläggningar såsom badanläggningar, idrottshallar, skolidrottshallar, fotbollsplaner, ishall/bana och båtplatser. För ovannämnda finns fastställda taxor att hämta via förvaltningens hemsida. Prisskillnader beror på om beställaren är förening (0-20år), förening (vuxen), skolor inom kommunen, företag, privatpersoner, och företag (inom kommunen), privatpersoner (utom kommunen). Vidare ansvarar nämnden för upplåtelse av offentlig plats exempelvis uteserveringar, evenemang, gatuförsäljning, reklamskyltar och byggbelamring (taxor förekommer). 8
Nämnden har tecknat särskilda avtal med vissa aktörer bl.a. när det gäller lokaler, hamnar m.m. Debitering för upplåtelse av offentlig plats sker i förskott och enligt dokumenterad rutin. Uthyrning av lokaler och anläggningar sker i huvudsak i efterskott och enligt dokumenterad rutin. Debiteringarna sker i Agresso, via import från olika försystem. Under granskningen har vi fått redovisat för oss att växthusverksamheten säljer och hyr ut växter m.m. till externa kunder. Bedömning: Vi kan konstatera att ett flertal avtal är tecknade för länge sedan, en uppdatering av gällande regelverk och hyror kan vara motiverad. Under granskningen har vi fått redovisat för oss att verksamheten omfattas av olika försystem som är kopplat mot ekonomisystemet (Agresso) för kundfakturering. Vi anser att en dokumentation av redovisningssystemet bör upprättas. Inga dokumenterade rutiner och avtal förekommer avseende försäljning och uthyrning av växter och växttunnor. Vidare varierar prispålägget mellan olika typer av tjänster. Vi anser att nämnden och förvaltningen ska upprätta rutiner och riktlinjer för denna typ av verksamhet. 3.8 Parkeringsverksamheten 3.8.1 Allmänt Sedan den 1 april 2009 ansvarar Teknik- och fritidsnämnden för parkeringsverksamheten. En anledning till att verksamheten flyttades från AB Nissastaden till Teknik- och fritidsnämnden var enligt uppgift att skapa synergieffekter när det gäller administrationen. Parkeringsövervakning sker av tomtmark och gatumark. Tomtmark avser egna parkeringshus, arrenderad mark och övervakning av privat mark. Totalt har förvaltningen ansvar över fem parkeringshus (Torggaraget, Gamletull, Högskolan, Radioplan Boktryckaren). När det gäller tomtmark ansvar förvaltningen för fakturering och kravrutiner. Övervakning av gatumark sker enligt lagen om kommunal parkeringsövervakning och betraktas som myndighetsutövning. Transportstyrelsen inom Vägverket ansvarar för kravverksamhet och fakturering, för detta betalar kommunen 53 kronor per förseelse. 9
Bedömning: Vi anser att nämnden bör fastställa rutiner för hur parkeringsövervakningen bör ske och vilka kontrollfunktioner som ska finnas. Det är av vikt att administrationen och parkeringsverksamheten tillsammans tar fram ändamålsenliga rutiner. Vi anser att nämnden bör följa upp om beräknade synergieffekter verkställs. 3.8.2 Tömning, uppräkning, kontokort och parkeringskort Vi har tagit del av verksamhetens rutiner avseende tömning av mynt, kundfakturering, kontokortshantering m.m. Tömning av parkeringsautomater sker regelbundet. Förvaltningen har ingen egen uppräkning av kontanter, detta sker via vaktbolag. Ur automatens verksamhetssystem hämtas uppgifter om beloppens storlek i parkeringsautomaterna. Administrationen stämmer sedan av underlaget med insättningsuppgifterna från vaktbolaget. Vid samtliga parkeringsautomater förutom vid torggaraget köper man in en tjänst avseende korttransaktioner från Cale Access AB. Detta företag sköter administration och betalningsförmedling av kontokort för betalning av parkeringstid samt uppdatering och distribution av spärrlistor över kontokort till parkeringsautomaterna. Företaget har i sin tur slutit samarbetsavtal med respektive kontokortsföretag och ikläder sig därmed kommunens roll gentemot kontokortsföretagen. Enligt avtal ska Cale redovisa genomförda köp med kontokort på förvaltningen konto senast 5:e arbetsdagen i månaden för månaden innan och pengarna betalas ut efter ytterligare 30 dagar. Underlag för krediteringen ska enligt avtal ske med antal och summa kontokortstransaktioner per biljettautomat. Avgift till företaget betalas både som fast och rörlig avgift. Vid torggaragets automater sker en annan hantering. Avtal är skrivet med 3C Communications AB avseende transaktionshantering. Information avseende debiteringar lagras hos 3C, sammanställs och överförs till respektive kortföretag. Kommunen har ingått separata avtal med respektive tillåtna kortföretag (11 företag) till parkeringsautomaten. Upprättade avtal med kortföretagen skiljer sig åt när det gäller innehåll, skyldigheter och pris. Det finns även möjlighet att betala parkeringsavgiften via mobiltelefon. Avtal är skrivna med Easypark AB och Tele P AB. Avtalen innebär att kommunen erlägger leverantörerna en avtalad rörlig avgift av parkeringsavgifterna. Samtliga avtal med leverantörerna står med AB Nissastaden som avtalspart. 10
Fakturering avseende p-hus och p-ytor sker enligt fastställd rutin daterad den 2007-10-17 via AB Nissastaden. Rutinen beskriver flödet från det att avtal med kund skrivs till faktura och kravrutin. Betalning sker i förskott. Bedömning: Vi anser att befintliga avtal tecknat av AB Nissastaden och som berör Teknik- och fritidsnämnden snarast skall föras över till nämnden. Sedan tidigare finns rutiner utarbetade av AB Nissastaden. Vi anser att de rutiner som finns bör uppdateras och säkerställas av nämnden. Vår bedömning är att tömning av kontanter och överlämnandet till vaktbolag sker ändamålsenligt. Vaktbolagets insättning av dagskassan på förvaltningens konto sker vanligtvis med upp till ett par dagars fördröjning och inte enligt upprättat avtal (24 h). Kontakt med Upphandlingsenheten bör tas. Nämnden måste upprätta ändamålsenliga rutiner avseende hanteringen av kontokort. Idag förekommer endast rutiner avseende Cale, i övrigt saknas rutiner. Detta är särskilt viktigt med tanke på att hanteringen omfattar stora belopp och dels att avtalen mellan kortföretagen skiljer sig åt. När det gäller betalning med mobiltelefon är vår bedömning att nämnden ska upprätta ändamålsenliga rutiner för att säkerställa tillräckligt hög kontroll. Vi anser att förvaltningen helt litar på leverantörernas uppgifter, ingen egen kontroll förekommer, vilket vi ser som en brist. Rutinerna för fakturering av p-hus och p-ytor bör kompletteras och förbättras avseende kravrutiner och policy ifall kunden inte betalar. Vår bedömning är ifall kunden ej betalar i tid ska abonnemanget direkt spärras. Detta sker inte idag. Vi har under granskningen noterat att hyresavtal avseende parkeringshusen med Nissastaden och övervakning av gatumark med stadskontoret inte är färdigförhandlade. Vidare har inte balansräkningen som omfattar parkeringsverksamheten överflyttats till nämnden (juni). 3.8.3 Avstämning och redovisning, parkeringsverksamheten Parkeringsverksamhetens personal ansvarar idag för en del av avstämningsarbetet och den centrala administrationen svarar för en del. Myntbetalning svarar enligt uppgift för den största delen av den samlade betalningen. 11
När det gäller kontantavstämning görs detta av administrationen. De tar del av de underlag som parkeringsverksamheten får utskrivet ur biljettautomaterna och som sedan stäms av mot det som vaktbolaget redovisar in på förvaltningens konto. Vid den kontokortshantering som Cale hanterar sker avstämningen först av parkeringsverksamhetens personal. Underlagen från Cale stäms av mot automaternas verksamhetssystem. Kontroll sker att transaktionerna inte registrerats dubbelt, spärrade kort och att kommunen fått den ersättning som man är berättigad till. Vidare kontrollerar administrationen att Cale redovisar in motsvarande belopp på förvaltningens konto. Hanteringen avseende kontokort som används vid torggaraget sker på ett annat sätt. Administrationen erhåller dagligen rapport från 3C över hur mycket respektive avtalat kortföretag (11st) debiterat avseende parkering. Administrationen sammanställer detta för en längre period. Respektive kortaktör redovisar sedan i sin tur pengar in på kommunens konto. Detta sker oftast inte regelbundet och de olika aktörerna tar ut olika kostnader för hanteringen i intervallet 2-3,5 %. Enligt uppgift är hanteringen mycket administrationskrävande. Avstämning avseende betalning via mobiltelefon sker genom att administrationen loggar in på respektive företags hemsida och tar del av vilket belopp som förvaltningen är berättigad till. Enligt uppgift är månadsinbetalningen ca 2-3 tkr och ingen kontroll sker av att beloppet är korrekt. Bedömning: Vi bedömer att avstämningsarbetet för kontanter sker på ett ändamålsenligt sätt. Vi anser att administrationen och parkeringsverksamheten bör tydliggöra sina roller om vem som gör vad i avstämningsarbetet när det gäller kontokort. Vi har noterat att insättning av kortföretagens pengar sker via Nordea som krediterar Nissastadens konto istället för förvaltningens. Manuell överflyttning får istället ske. Vi anser att denna hantering inte är ändamålsenlig och snarast bör åtgärdas. Vi anser att avstämningsarbetet av betalning via mobiltelefon bör säkerställas, hanteringen är i dagsläget inte ändamålsenligt. Ingen kontroll förekommer från förvaltningens sida. 3.8.4 Säkerhetsrutiner Vi har tagit del av verksamheternas rutiner avseende hantering av kontanter, nycklar, lokalernas utseende och beskaffenhet. När det gäller parkeringsautomaternas betalfunktion avseende kontokort har kortföretagen aviserat förändringar, bl a kommer pin-kod att krävas. Detta kommer att medföra investeringar i verksamheten. 12
Bedömning: Vi anser att rutinerna för nyckelhantering och tömning av parkeringsautomaterna sker ändamålsenligt. I flera fall är säkerhetsrutiner inbyggda i automaternas verksamhetssystem och lokalernas beskaffenhet. Vi ser positivt på att parkeringsverksamhetens personal tidigare fått vara delaktiga i säkerhetsarbetet. Vi anser att nämnden måste vara lyhörda när det gäller förändringar i kraven på hur betalning via kort och mynt ska ske i framtiden. Vår bedömning är att nämnden bör göra en årlig ekonomisk uppföljning av de leverantörer som svarar för betalningsförmedling av kontokort och finansiella transaktioner. Detta för att säkerställa leverantörernas finansiella situation och därigenom minimera nämndens riskexponering. Vi kan konstatera att uppgifter om organisationsnummer och företagsnamn i avtalen tecknade med Cale och 3C inte överensstämmer med bolagsverkets uppgifter. Vi anser att nya avtal bör tecknas omgående. 13