PROJEKTDEFINITION DATUM 16-03-08 HANDLÄGGARE PROJEKTDEFINITION Etablering digital bevarandeplattform, behovsstudie. Identifiering och sammanställning av behov inför genomförandeprojekt.
1.0 2 INNEHÅLL 1 BASFAKTA... 3 1.1 Godkännande... 3 2 Idé och mål... 4 2.1 Bakgrund... 4 2.2 Idé... 6 2.3 Mål... 7 2.4 Avgränsningar... 8 3 LEVERANSER och GODKÄNNANDE... 8 3.1 Inleveranser... 8 3.2 Leveranser... 9 3.3 Projektavslut... 9 4 ORGANISATION... 10 4.1 Projektorganisation och bemanning... 10 4.2 Styrgrupp... 10 4.3 Projektchef... 11 4.4 Projektledaren... 11 4.5 Projektgrupp... 11 4.6 Konsulter och Akademi... 12 4.7 Referensgrupp... 12 5 TIDSPLAN och RESURSBEHOV... 12 5.1 Projekttidsplan... 12 5.2 Beslutspunkter... 12 5.3 Resursbehovsplan... 13 5.4 Utrustning och lokaler... 13 6 ARBETSFORMER... 13 7 RISKER... 14 8 EKONOMI... 15 9 REFERENSER... 15
1.0 3 1 BASFAKTA 1.1 Godkännande Projektdefinitionen godkänd av: Uppdragsgivare: Projektledare: Mats Porsklev
1.0 4 2 IDÉ OCH MÅL 2.1 Bakgrund har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer åt förbundsmedlemmarna. ska bli ett e-arkiv värt att lita på. Eftersom genom den gemensamma arkivmyndighetsfunktionen övertar ansvar från förbundsmedlemmarna när det gäller långsiktigt digitalt bevarande, påbörjas nu införande av en teknisk plattform. Vi kallar den tekniska plattformen bevarandeplattform. Bevarandeplattformen ska stödja verksamheten med mottagande av digital information, vård av digitala objekt och åtkomstfunktioner för att söka och utföra uttag av arkivinformation vid förfrågningar. Införandet av bevarandeplattform kommer att utföras i två projekt. Vi inleder med detta utredningsprojekt som blir underlaget till vägvalsbeslut inför genomförandeprojektet. Behovsstudie mars-april 2016 Genomförade augusti 2016 -juni 2017 Beslut om inriktning maj 2016 Grundplattform för slutarkivet ska enligt mål och inriktning, som beslutats av s förbundsfullmäktige, vara i drift 2017. Grundplattformen ska hantera information som överlämnas till arkivmyndighet (slutarkiv) och inte information som används i förbundsmedlemmarnas dagliga verksamhet. Behovet är ett effektivt och ändamålsenligt slutarkiv som är hållbart på lång sikt, med högt ställda krav på informationssäkerhet. Plattformen ska designas för att vara robust, utbyggnadsbar och kostnadseffektiv över lång tid. Hos en arkivorganisation finns det funktioner för att ta emot, lagra, hantera och lämna ut arkiverad information. Det finns ett antal aktörer involverade med olika ansvar. Sedan 2003 finns en referensmodell för arkiv som kallas OAIS-modellen (Referensmodell för arkiv enligt ISO 14721:2012) Den konceptuella modellen för OAIS visas figuren nedan:
1.0 5 OAIS-modellen omfattar hela arkivorganisationen och inte i första hand de tekniska stödsystem som används. Med funktion menas både personal, verktyg och rutiner. Den grundläggande bevarandeplattformen ska framförallt stödja följande funktioner: Mottagningsfunktionen (Ingest) tar emot leveranspaket från en producent, eller från andra funktioner i arkivsystemet. Här förbereds materialet för lagring. Leveranspaketen kvalitetskontrolleras och funktionen skapar arkivpaket. Funktionen för att hantera data (Data Management) uppdaterar, underhåller och ger åtkomst till sökbar data. Lagringsfunktionen (Archival Storage) förvarar, vårdar och hämtar upp arkivpaketet från lagringssystemet. Funktionen övervakar och kontrollerar arkivpaketen. Åtkomstfunktionen (Access) hanterar utlämnande av allmänna handlingar. Riksarkivet har i uppdrag att förvalta Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). FGS:erna specificerar hur information ska struktureras, märkas och paketeras för att förenkla informationsutbyte mellan verksamhetssystem och arkiv. avser att implementera framtagna FGS:er och deltar även aktivt i framtagande av nya FGS:er. har påbörjat arbetet med att ställa av information från gamla journalsystem, Omsorg VO och LSS, för fyra kommuner. Det här blir de första leveranserna till bevarandeplattformen. På s kontor har vi infört ett miniatyrdatacenter som skapat möjlighet att installera labbmaskiner i säkra och isolerade nätverk. Här provar vi verktyg och tjänster för bevarande. Vi använder också vårt labb för att prova arbetsflöden. Härmed får vi också ett erfarenhetsutbyte inom organisationen och via befintliga nätverk. I dagsläget har vi infört två etablerade öppen-källkodsprodukter i vårt labb som hanterar hela flödet från paketering av avställda arkiv till utlämnande av arkivinformation. Båda produkterna, ESS Arch respektive Archivematica, är etablerade inom arkivorganisationer. ESS Arch används av Riksarkiven i Norge och Sverige och vidareutvecklas i EU-projektet E-ARK, där den används som grundplattform.
1.0 6 2.2 Idé Det här projektet syftar till att identifiera och sammanställa de behov som har på ett pålitligt och framtidsäkert slutarkiv. Vi kommer att titta på behoven på kort sikt (2017-2018) för vår grundversion. För att plattformen ska kunna vidareutvecklas på ett kostnadseffektivt sätt kommer vi att specificera önskvärd moduläritet som gäller generellt för alla ingående applikationer. Vårt arbetsnamn för den innersta kärnan i vår bevarandeplattform är Valvet, här lagras all information som kapslats in i arkivpaket för slutförvaring. Valvet kommer att isoleras med eget datornätverk för att omöjliggöra intrång från internet, det kommer inte att finnas några nätverksförbindelser till externa nät. Det betyder att digitala arkivpaket kommer att behöva bäras in och ur valvet för hand. Kravet på hög kvalité och säkerhet gör att rutiner, flöden och processer behöver följa informationssäkerhetsstandarden ISO 27000. Höga krav på säkerhet medför även krav på säkerhetsprövning av personal, lokaler och bevarandeplattform. Efterhand kommer vi att bygga ut funktionalitet i och runt bevarandeplattformen. Data som förpackas ska i så hög grad som möjligt förberedas för att göra det möjligt att tillgängliggöra information för olika målgrupper. Sekretessuppgifter lämnas bara ut efter sekretessprövning. Tjänster som ansluter till valvet illustreras i figuren här.
1.0 7 I arbetet med att specificera våra behov på bevarandeplattformen förhåller vi oss till etablerade internationella standarder och nationella metoder. Vi tar del av framtagna vägledningar och koncept för att möjliggöra nationellt (och internationellt) samarbete. Det här ska leda till lägre kostnader för våra avställningsprojekt och arkivtjänster. I projektet utreds behoven av arkivtjänster inom funktionsblocken Mottagning (Ingest), Arkivlagring (Archival Storage) och Åtkomst (Access) och Datahantering (Data Management). Utöver dessa funktionsblock behöver vi stödja förberedande arbete i samband med leveransprojekten (Pre Ingest). Pre-Ingest är inte en funktion i OAIS-modellen men är förutsättning för att man ska kunna e-arkivera. Det vill säga det förberedande arbetet med urval för bevarande, fastställande av leveransöverenskommelse och leveransspecifikation, uttag och omstrukturering av data samt paketering av överföringspaket (SIP). Eftersom det i dagsläget finns beslutad FGS för paketstruktur ska denna hanteras av paketeringsverktyg som används i leveransprojekten. Bevarandeplattformen ska i sin första version hantera FGS för paketstruktur och även möjliggöra paketering efter flera olika profiler av FGS paketstruktur. Målsättningen med bevarandeplattformen är att den är öppen i sin arkitektur. Det här förenklar tillägg och avveckling av produkter och tjänster efterhand behov förändras över tid. Därför specificerar vi våra krav inom: Flerskiktad applikationsarkitektur Applikationsgränssitt, API:er Öppna och väldokumenterade gränssnitt Första grundversion av slutarkivet ska leva upp till basfunktionalitet för att ta emot, lagra och hämta arkiverad information. 2.3 Mål Målet för projektet, Etablering bevarandeplattform - behovstudie är att det enligt tidplan finns: Identifierade behov av funktioner för paketeringsverktyg, med stöd för att skapa informationspaket. Identifierade behov av funktioner för arkivlagringstjänsten (Archival Storage) Identifierade behov av funktioner för mottagningstjänsten (Ingest) Identifierade behov av funktioner för datahanteringstjänsten (Data Management), den del som avser sökfunktion mot arkivpaket. Identifierade behov av funktioner för åtkomsttjänsten (Access) Identifierade behov av applikationsarkitektur, för att skapa modulär miljö.
1.0 8 Identifierade behov på applikationsgränssnitt, för att skapa modulär miljö. Kravställningarna utgår ifrån projektorganisationens samlade erfarenheter som arbetas fram under projektaktiviteter och synpunkter på utkast. 2.4 Avgränsningar Nedan områden hanteras inte i detta utredningsprojekt: Strategisk plan och policy för bevarande är en del av s handlingsprogram som arbetas fram under året. En första version av bevarandeplan som beskriver s tjänster arbetas fram av förvaltningen parallellt med införande av bevarandeplattform. Informationssäkerhet hanteras av s förvaltning I grundplattformen hanteras enkelt sökgrässnitt genom arkivredovisningssystem och Nationell Arkivdatabas (NAD). Upphandling av arkivredovisningssystem hanteras i separat projekt. Sökfunktion sker via arkivredovisningssystemet. Tjänster för att distribuera handlingar som ska lämnas ut på ett säkert sätt hanteras i separat projekt. I den första etappen planeras inte stöd för olika innehållstypsspecifikationer (FGS för själva arkivhandlingarna ) eftersom de inte ännu är beslutade av Riksarkivet. Stöd för dessa hanteras i separata projekt efterhand behov uppkommer. I förlängningen innebär också att kan förbättra tillgängligheten till arkiverad information under kommande etapper 2019-2022, Bevarandeplattform som tjänst (molntjänst) ingår inte i projektet, då planerade leveranser kommer att innehålla sekretessinformation och integritetskänsliga personuppgifter. IT-arkitektur, hanteras i genomförandeprojektet. IT-tjänster, hanteras i genomförandeprojektet. 3 LEVERANSER OCH GODKÄNNANDE 3.1 Inleveranser Sammanställning av relevant dokumentation från projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge som omfattar bland annat översiktlig beskrivning av OAIS, CheckArk (checklista baserad på Audit and certification of trustworthy digital repositories), termlista (termer på svenska med definitioner). Överenskommelser med externa konsulter.
1.0 9 3.2 Leveranser Dokument som skall levereras och överlämnas: Behovslista v1 - utkast för synpunkter till akademi Behovslista v2 - utkast för synpunkter till referensgrupp Synpunkter på behovslista v1 från akademi Synpunkter på behovslista v2 från referensgrupp Rapport från behovsstudie Behovslista v3 Leverans och överlämning sker vid samma tillfälle och rapporteras till styrgruppen. 3.3 Projektavslut Etappen avslutas när styrgruppen beslutat att godkänna leveranserna och projektdokumentationen är färdigställd och arkiverad.
1.0 10 4 ORGANISATION 4.1 Projektorganisation och bemanning Styrgrupp: Anders Danielsson, informationssäkerhetsspecialist Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie Mats Porsklev, förbundschef, förvaltningsledare, föredragande Projektchef: Mats Porsklev, förbundschef Projektledare: Projektgrupp:, sammankallande Annie Olandersson Elin Jonsson Referensgrupp Konsulter och Akademi 4.2 Styrgrupp Ansvar Säkerställa att projektets resultat är i linje med s verksamhet Säkerställa projektresultatet genom att tillföra de resurser som krävs för att få fram resultatet Befogenheter Avsluta projektet Godkänna och ändra projektdefinitionen Tillsätta projektgrupp
1.0 11 4.3 Projektchef Ansvar Genomföra projektet inom ramarna i denna projektdefinition Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel Identifiera och införa förbättringar i arbetssättet Befogenheter Styra tilldelade resurser enligt denna projektdefinition Vid behov ändra projektets organisation Genomföra eventuella omförhandlingar angående projektet 4.4 Projektledaren Ansvar Producera, leverera och överlämna rätt resultat Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra produktionsarbetet Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna Skapa rutiner för projektets genomförande Godkänna inleveranser Upprätta och underhålla projekt- och resultatbibliotek Rapportera och informera om projektläget Befogenheter Nyttja och styra de tilldelade resurser Avvisa inleveranser som avviker från överenskommet innehåll och överenskommen kvalitet Föreslå behov på bevarandeplattformen 4.5 Projektgrupp Ansvar Sammanställa identifierade behov på bevarandeplattformen Föreslå behov på egenskaper och tekniker som berör IT-arkitektur och applikationsgränssitt Värdera samtliga behov som vi har på bevarandeplattformen
V 1 V 2 V 3 V 4 V 5 V 6 V 7 Handläggare 1.0 12 4.6 Konsulter och Akademi Ansvar Delta i de möten som planeras under projektet enligt överenskommelse. Läsa igenom utkast på behovslista och lämna synpunkter 4.7 Referensgrupp Ansvar Läsa igenom utkast och lämna synpunkter 5 TIDSPLAN OCH RESURSBEHOV 5.1 Projekttidsplan Projektet kommer att inledas med ett uppstartsmöte med genomgång av projektet och OAIS modellen. Projektarbetet utförs i sex arbetsmöten om tre timmar. Aktiviteter Uppstart genomgång av OAIS WS1 - Kravbeskrivning på verktyg för pakethantering inom leveransprojekt WS2 - Kravbeskrivning för Mottagningsfunktionen WS3 - Kravbeskrivning på datahanteringsfunktionen den del som avser sökfunktion på arkivobjekt. WS4 - Kravbeskrivning på Åtkomstfunktionen WS5 Applikationsarkitektur & Applikationsgränssitt WS6 Genomgång av remissvar & justeringar Framtagning av Rapport och Kravlista 5.2 Beslutspunkter BP1 Godkännande av Projektdefinition
1.0 13 BP2 BP3 BP4 Ställa resurser till projektets förfogande enligt projektdefinitionen. Starta genomförandet. Godkännande och leverans av behovlista Godkännande av slutrapporten. Projektet avslutas. 5.3 Resursbehovsplan Projektet löper under sju veckor med ett tretimmarsmöte per vecka. Utöver detta behöver projektledare två dagar per vecka för korta avstämningar och dokumentation av kravspecifikation och slutrapport. Projektmedlemmarna behöver avsätta en till två dagar i veckan i snitt. Resursbehov blir därför: Projektledare Projektmedlemmar Total projekttid 133 timmar 168 timmar 301 timmar Vi behöver anlita konsulter inom: Digitalt bevarande 24 timmar Applikationsarkitektur och applikationsgränssnitt 16 timmar Vi behöver anlita akademin inom: Digitalt bevarande 20 timmar Medlemmar i referensgrupp behöver 2-3 timmar för att läsa utkast och lämna synpunkter. 5.4 Utrustning och lokaler Projektarbetet pågår i s lokaler och vi kommer att behöva tillgång till mötesrum och webkonferens i våra kontakter med referensgruppen. Dessutom kommer labbmiljön användas för att studera grundfunktionerna i OAIS arkiv. 6 ARBETSFORMER Projektet bedrivs med en planerad workshop per vecka och avslutas med remiss till referensgrupp för synpunkter.
1.0 14 Projektdokument kommer att delas på intern projektyta, på interna webbplatsen Arkivsystem. Projektet kommer att nämnas i nyhetsbrev och på s blogg. Resultatet, rapporten, tillsammans med lista på sammanställda behov, kommer att förmedlas till medlemmar och styrelsen. Den rapporterande projektdokumentationen består av följande dokument: Projektdefinition Projektrapport med bilagor Mötesprotokoll Samtliga dokument kommer att finnas tillgängliga via interna webplatsen Arkiv under projekttiden. Nedan redovisas de regelbundna möten som finns i projektet. Stående dagordningar fastställs vid första mötet. Projektgruppsmöten på kontoret, PL är sekreterare Ett styrgruppsmöte för att godkänna projektplanen, PL är sekreterare Referensgruppsmöte via webb för genomgång av framarbetad behovslista (efter WS5) Ett styrgruppsmöte för att godkänna rapport och behovslista 7 RISKER Vi bedömer riskerna för projektet som lågt då organisationen tillsammans med deltagande referenser och konsulter utgör god kunskap inom digitalt bevarande och applikationsarkitekturfrågor. 1. Projektet resulterar i ofullständig eller felaktig behovsspecifikation. Effekt: Resultatet kan inte direkt användas som underlag för inriktningsbeslut inför genomförandeprojektet. Uppstart av genomförandeprojekt försenas. Sannolikhet: Låg Åtgärd: Delar av arbetet behöver göras om. 2. Resurser och tid som avsatts för projektet är otillräckliga för att uppnå önskat resultat. Effekt: Uppstart av genomförandeprojekt försenas. Sannolikhet: Låg Åtgärd: Ytterligare resurser behöver tas in i projektet, inom de områden det berör.
1.0 15 8 EKONOMI Total kostnad för redovisat resursbehov fördelar sig på intern nedlagd tid, 301 timmar och planerad konsultation på 52 timmar. Extern kostnad för konsulttjänster uppgår till 70.000 kr. Projektet finansieras inom ramen för bastjänst. 9 REFERENSER Här följer en lista på de dokument som det finns referenser till i projektdefinitionen. Rapporter och underlag från projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge. Förstudierapport Labb Consultative Committee for Space Data Systems, Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), Recommended practice CCSDS 650.0-M-2, Magenta Book 2011 Mål och inriktning för verksamheten 2015-2016 och verksamhetsplan för 2015 (Dnr SARK.2015.19) SKL's förfrågningsunderlag till nuvarande ramavtal för e-arkiv