Christina Dahlberg 2009-11-20
Vad är lean?
Här startade det
Tanke- och arbetssätt Tanke och arbetssätt för systematiskt förbättringsarbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete
Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Ta tillvara medarbetarnas kunskaper om de processer som de arbetar i Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg Enkla verktyg
Slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB
Hur undvika slöserier? Enkelt och tydligt Visualisera Rätt från mig Dragande system Enstycksflöde Jämna ut Standardiserat arbetssätt
Så här har vi tänkt
Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg
Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden
Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Belöning av goda initiativ och arbetsinsatser Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar!
Metoder för att nå värden och principer Lednings- och styrdokument tydligt nedskrivna och lättillgängliga Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer
Mallorca 2001 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Island 2005 Verksamheten & brukarna - Uppdraget Prag 2009 Omvärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete
Pilotförsök 2004 Arbetstidsförsök Utveckling en del av arbetstiden Anställde två projektledare 2006 Sedan 2009 en tillsvidareanställd Start i äldreomsorgen, men utan slut
Verktyg vi använder
PDCA ACT CHECK PLAN DO PLAN planera DO genomför CHECK följ upp/ analysera ACT förbättra/ standardisera
LeanLir
Värdeflödeskartläggning
Exempel på värdeflöden som kartlagts hos oss Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dagsrutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Samhällsbyggnadsförv Felanmälansrutiner Arbetsrutiner Gatu/Park Ledning & Adm Rekryteringsprocessen Upphandlingsprocessen Löneprocessen Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Arbetslagsplanering (högstadium) Konsumentvägledning
Vilka deltar? Åtta ur arbetsgruppen deltar i värdeflödeskartläggningsarbetet Två handledare Kommundirektör inleder Resultatenhetschef och Förvaltningschef får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet
Värdeflödeskarta Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri
Vanligt förekommande förbättringsaktiviteter Skapa gemensamma standards Skapa tydlig arbetsfördelning Skapa ordning & reda Visualisera; enkelt & tydligt Skapa enkla sätt att kommunicera
Slutsatser av kartläggningen Ja Nej Har man en process som man inte litar fullt på, är det lätt att bygga in alltför många kontroller. x Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej område Förarbete Ta reda på om importfil kan gå automatiskt in i Besched. Överarbete x Lönepersonal skapar anst. period och kopplar till avtal. Omarbete x Väntan, Upprätta manual Besched för lönepersonal. omarbete x Justera behörighet i Besched. Väntan x x Manuell rapportering Ta reda på kostnad för blankett respektive kopiering. Omarbete x Koppla timanställda till Besched. Överproduktion x x Återblick Testa att koppla en skola och barnomsorg till Besched. Omarbete x x Besched rapportering Lista vilka blanketter som lönekontoret behöver ha in. Ta fram checklista för ifyllande av Överarbete, omarbete blanketter. Omarbete x x Anställda kan själva skriva ut månadslista. Överarbete x Studera bemanningsgrupp felsort/frekvens att jämföra med HR+. Omarbete x x Komplettera manual Besched till chefer och schema-ansvariga. Överarbete, omarbete x x Bearbetning Besched Enas om vad som behöver kontrolleras och Överarbete, hur mycket. omarbete x Ta fram gemensamma riktlinjer för kontroll. Överarbete, omarbete x Bearbetning manuell Ta fram rutin för sortering (person-nummer) och adressering. Omarbete Support x Lista vilka områden som är oklara, skapa rutin för intern information. Omarbete x x Efterarbete Extra dator W2000. Väntan x Väntan, Påskynda digital arkivering. omarbete x x Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Mycket omarbete och onödiga kontroller. Otydliga rutiner. Har tydlig förbättring skett? Ja Nej x x
Visualisering
Planeringstavla
Standardiserat arbetssätt
Sortera 5S Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana
5 S före och efter
5S före & efter
Medarbetarna Värdeflödeskarta Schemaläggning Tornumsgården Värdeflödeskarta Arbetsrutiner Karta egen hand Bakrutiner 5S Kök 5S rond kök Förbättrings tavla 2006 2007 2008 2009 mmar Höst Vinter Vår Sommar Höst Vinter Vår Sommar Höst Vinter Vår Sommar Höst Vinter 2010 Vår Sommar Hö Chefen Kort info Lean adm spel Värdeflödeskarta Rekrytering 5S kontor Verksamhets utveckling Värdeflödeskarta Personalbudget LeanLir
Effekter & Effekter lärdomar & Lärdomar
Undersökningar vartannat år Brukarundersökningar Äldreomsorg Barnomsorg Grundskola Gymnasieskola Baden Biblioteken Fritidsgårdarna Plan- och miljöområdet OF Konserthuset Invånarenkäter Arbetsklimatundersökning
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Rätt Från Början % Enhet 1 Enhet 2 Enhet 3 Enhet 4 Enhet 5 Enhet 6 Enhet 7 Enhet 8 Enhet 9 Enhet 10 Enhet 11 Enhet 12 Enhet 13 Enhet 14 Enhet 15 Enhet 16 Nuläge Verkligt resultat
Diplom efter varje genomförd kartläggning
Goda idéer ger mervärde! Lysande förbättringar 20.000 10.000 5.000 En ljus idé Plakett Många ljuspunkter Vandringspris Hedersomnämnan de
Lärdomar Så olika vi gör Nyttigt med tvärgrupper-man lär sig mycket av varandra. Relativt små förändringar kan komma att få stora effekter. Vi går ifrån att släcka bränder till att jobba förebyggande. Så enkelt det är att arbeta med ett Leantänk Så rätt det är att inte tänka syndabock Stora förbättringar till väldigt små kostnader Vi har lärt oss hur vi ska tänka och hur det ska se ut
Effekter - resultat Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft
Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla
Än så länge hänger frukten lågt! Stora förbättringar med små medel Vi går från bra till bättre steget mellan bättre till bäst är betydligt större! Det kommer att krävas större kreativitet längre fram för att hitta förbättringar som gör skillnad
Några ord på vägen.. Ledningen engagerad och involverad förbättringsarbetet är prioriterat vågar testa för att komma framåt Det är de små, små stegen som är viktiga alla kommer med på tåget jobbar med hela PDCA orkar ända fram Låt medarbetarna välja förbättringsområde ger delaktighet & engagemang
Tack www.vara.se Föredrag & presentationer (knapp långt ner till vänster) Vara Lean (knapp till höger)