1 (11) Datum 04.00 Diarienr (åberopas) A250.268/2015 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Handläggare Sara Kinnander E-post sara.kinnander@polisen.se Upphandling av rättsdatabas (Tre bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Polisen har i sin verksamhet behov av tillgång till webbaserade rättsdatabastjänster för att ge myndighetens anställda tillgång till lättillgänglig och sammanhållen juridisk information. Polisen är en stor myndighet med drygt 28 500 medarbetare och många av medarbetarna har behov av tillgång till rättsdatabaser i sitt arbete. De databaser som idag finns tillgängliga på marknaden erbjuder inte exakt samma innehåll och behovet inom myndigheten skiljer sig åt beroende på vilken verksamhet som nyttjar rättsdatabasen. Polisen kan därför komma att teckna leveransavtal med fler än en (1) leverantör av rättsdatabaser för att tillfredsställa så många verksamheters behov som möjligt. Under förutsättning att leverantörens offererade databas uppfyller samtliga skall-krav som ställs upp i denna upphandling och att rättsdatabasens årskostnad ryms inom Polisens budget kommer avtal att tecknas med den leverantör som erbjuder en databas till lägst pris. Om det anbud som erbjuder den näst billigaste rättsdatabasen ryms inom det som eventuellt återstår av budgeten kommer leveransavtal tecknas även med den leverantör som lämnat detta anbud. Samma sak gäller med ett eventuellt tredje anbud osv. Polisen har budgeterat en kostnad om maximalt 10 000 000 SEK exklusive moms för rättsdatabaser under en period om fyra (4) år, dvs. maximalt totalt 2 500 000 SEK per år. Postadress Polismyndigheten Box 12256 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se
2 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Upphandlande myndighet Polismyndigheten ( Polisen ) är upphandlande myndighet. 2.2 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande i enlighet med 15 kap. 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Eventuell förhandling sker på initiativ av Polisen. 2.3 Annonsering Annonsering sker i databasen www.mercell.se. 2.4 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress: sara.kinnander@polisen.se. Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 31 augusti 2015. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 1 september 2015. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. Observera att inga frågor besvaras mellan den 26 juni 2015 och den 16 augusti 2015, det går bra att ställa frågor under denna tid, men inga svar kommer att kommuniceras. 2.6 Anbudets form och struktur Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning.
3 Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkten 2.11. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD Rättsdatabaser, diarienummer A250.268/2015 2.7 Anbudets giltighet Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 8 januari 2016 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen. 2.8 Anbudets avlämnande Anbud skall ha ankommit till Polisen senast den 8 september 2015. Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Polisen med post adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.10 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan Polismyndigheten och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur.
4 2.11 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte omfattas av sekretess. Polisen genomför en prövning om huruvida information omfattas av sekretess eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att sekretessbelägga information kan överklagas och prövas i förvaltningsdomstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser omfattas av sekretess samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella kontraktet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av kontraktet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.2 Uteslutningsgrunder Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och
5 skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 Registrering Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela i denna upphandling under hela dess giltighetstid. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen
6 inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt avtalet garanteras som för eget åtagande. 3.6 Tidigare åtaganden Anbudsgivaren skall ha tillhandahållit webbaserade rättsdatabastjänster eller annan juridisk information i elektronisk form samt ha erfarenhet av support, utbildning och utveckling av webbaserade rättsdatabastjänster eller annan juridisk information i elektronisk form under minst två (2) år. Anbudsgivaren intygar att denne uppfyller kravet på tidigare åtaganden genom att behörig företrädare signerar anbudet. 3.7 Kvalitetssäkring Anbudsgivaren skall ha kvalitetssäkringsmetoder för driftsäkerhet och uppdateringar. Anbudsgivaren skall kort redogöra för dessa i sitt anbud. 3.8 Underleverantör I anbudet skall framgå om anbudsgivaren har för avsikt att använda underleverantörer för utförande av hela eller vissa delar av uppdraget. I anbudet skall framgå uppgifter om samtliga underleverantörer som anbudsgivaren kommer att anlita för att tillhandahålla rättsdatabasen samt information om vilken del av tillhandahållandet som underleverantören kommer utföra. Uppgifter enligt ovan kan förslagsvis lämnas i bilaga 2 Formulär för Underleverantör. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 4.1 Applikation sökverktyg Rättsdatabasen skall ha ett sökverktyg som är en applikation för på marknaden befintliga webbläsare.
7 4.2 Webbaserat Rättsdatabasen skall vara webbaserad. Inga lokala installationer på användarnas datorer ska göras. 4.3 Åtkomst Tjänsten skall gå att använda genom så kallad IP-access och delade/gemensamma inloggningsuppgifter samt även genom personliga inloggningsuppgifter. 4.4 Språk Databasens innehåll och sökverktyg skall huvudsakligen vara på svenska. 4.5 Avancerad sökning Databasen skall ha ett sökverktyg som gör avancerad sökning möjlig. Avancerad sökning innebär att sökningen minst måste kunna avgränsas och kombineras med hjälp av booleska operatorer eller liknande, och att sökning på minst årtal, publikationstyp, instans och nummer (t.ex. målnummer, SFSnummer och propositionsnummer) är möjlig. Sökresultaten skall kunna filtreras och sorteras. 4.6 Utskrift, kopiering m.m. av sökresultat Databasen skall ha ett sökverktyg som gör det möjligt att skriva ut och bearbeta sökresultat (kopiera, klistra in etc.). 4.7 Sökverktyg Sökverktyget skall möjliggöra att tidigare sökresultat kan sparas, detta gäller endast vid personliga inlogg. 4.8 Hyperlänkar Tjänsten skall innehålla hyperlänkar mellan olika dokument. 4.9 Juridisk nyhetstjänst Tjänsten skall vara en webbaserad nyhetstjänst som åtminstone innehåller nyheter avseende lagändringar, rättspraxis, lagförslag och propositioner. 4.10 Uppdateringar Tjänsten skall uppdateras på sådant sätt att informationen som finns att tillgå alltid är aktuell. 4.11 Tillgänglighet och support Rättsdatabastjänsten skall vara tillgänglig dygnet runt, årets alla dagar med undantag för nödvändiga underhåll samt planerade åtgärder och uppgraderingar. Planerade underhållsåtgärder och uppgraderingar skall aviseras minst två (2) arbetsdagar i förväg.
8 Support via e-post och telefon samt information om hur tjänsten används skall minst finnas tillgänglig under vardagar 09.00 16.00. 4.12 Instruktion/utbildning för användare De instruktioner som krävs för att utnyttja rättsdatabasen skall finnas att tillgå i systemet och/eller tillhandahållas i en skriftlig manual/lathund. 4.13 Innehåll 4.13.1 Författningstext Tjänsten skall minst innehålla: alla gällande SFS författningsregister med alla gällande SFS länkar i lagtext till andra författningar vartill texten hänvisar länkar i anslutning till lagtext, rättsfall och förarbeten 4.13.2 Förarbeten Rättsdatabasen skall innehålla regeringens propositioner från år 1995/96 till innevarande år samt ett urval av äldre propositioner. 4.13.3 Rättsfall Rättsdatabasen skall minst innehålla: HD: referat och notiser (NJA) i fulltext från år 1960 och framåt HD: referat (NJA) i kortform från år 1948-1960 HD: nytillkomna referat i kortform HovR: referat (RH) i fulltext från år 1981 och framåt HFD: referat RÅ i fulltext från 1997 och framåt KR: referat i fulltext från år 2006 och framåt Arbetsdomstolens avgöranden i fulltext från år 1974 och framåt HFD: nytillkomna referat i kortform 4.13.4 Myndighetsavgöranden Rättsdatabasen skall innehålla: ett urval av Justitieombudsmannens (JO) beslut sedan ämbetsberättelsen år 1980/81 och framåt ett urval av Justitiekanslerns (JK) beslut sedan år 1998 och framåt 4.13.5 Lagkommentarer Med lagkommentarer avses fullständiga kommentarer i anslutning till lagtext. Rättsdatabasen skall innehålla mer omfattande, och med ett stort mått av egna analyser, lagkommentarer till för Polisen centrala författningar nämligen; Brottsbalken Rättegångsbalken Förvaltningslagen Offentlighets- och sekretesslagen Ordningslagen
9 Polislagen Trafikförfattningarna Utlänningslagen Personuppgiftslagen Vapenlagen Lagen om offentlig upphandling Lag om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område Skadeståndslagen Lag om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk Lag om medbestämmande i arbetslivet Lagen om anställningsskydd I kommentarerna skall finnas länkar till författningar, förarbeten och rättsfall. 4.13.6 Europarätt Rättsdatabasen skall minst innehålla: EG/EU-rätt (svenska/engelska) tillgänglig på internet såsom fördrag, direktiv, förordningar, COM-dokument, rättsfall m.m. Avgöranden från Europadomstolen (godtagbart med länk till domstolens sökformulär) 4.13.7 Inloggningsuppgifter för kontroll Anbudsgivare skall med anbudet bifoga inloggningsuppgifter som möjliggör för Polisen att logga in och kontrollera att den erbjudna rättsdatabasen uppfylller de krav som framgår av denna punkt 4 Krav på föremålet. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 Priser Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilagt Formulär för anbudsgivare. Pris skall anges som en totalkostnad för en avtalsperiod om fyra (4) år. Årskostnaden skall vara samma varje år, dvs. årskostnad multiplicerat med fyra är priset som ska anges i Formulär för anbudsgivare. Priset skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare.
10 Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 5.2.1 Särskilda kontraktsvillkor 5.2.1.1 Antidiskrimineringsvillkor Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Polisen i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst 750 000 kr. Polisen skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Polisen i punkten 18 Förbud mot diskriminering i bilagt Avtalsunderlag infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret i bilagt Avtalsunderlag. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. Polisen har budgeterat en kostnad om maximalt 10 000 000 SEK för rättsdatabaser under en period om fyra (4) år, dvs. maximalt 2 500 000 SEK per år. Polisen kan komma att teckna leveransavtal med fler än en (1) anbudsgivare. Under förutsättning att anbudsgivarens offererande databas uppfyller samtliga skall-krav som ställs upp i denna upphandling och att rättsdatabasens årskostnad (dvs. angivet pris/4) ryms inom Polisens budget kommer avtal att tecknas med den anbudsgivare som erbjuder en databas till lägst pris. Om den anbudsgivare som erbjuder den näst billigaste rättsdatabasen ryms inom det som eventuellt återstår av budgeten kommer leveransavtal tecknas även med denna anbudgivare. Samma sak gäller med en eventuell tredje anbudsgivares offererade rättsdatabas osv. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och
11 yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Leveransavtal tecknas med den eller de anbudsgivare som offererat lägst anbudspris enligt punkten 6.1 ovan. Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Avtalsunderlag