TÄNK DJUPT EN FLÖDESORIENTERAD OCH SJÄLVFÖRBÄTTRANDE VERKSAMHET OFFENTLIG SEKTOR I VÄRLDSKLASS
Måste vi göra något? Källa: Dr. P Jarvis
Lösningar vi testat Hoshin Kanri Six Sigma Kvalitet till er tjänst Genombrottsmetoden
Steven Spear Två saker kännetecknar exceptionella verksamheter: 1. FLÖDEN
I sjukvården Silos Bild COP Ort Mott Lab IT Bild: Lotta Persson
Steven Spear Två saker kännetecknar exceptionella verksamheter: 1. FLÖDEN 2. SJÄLVFÖRBÄTTRANDE verksamhet
I sjukvården Tayloristisk uppdelning ( Command and Control ) Beslut Medarbetare Taylorismen utnyttjar inte medarbetarnas exper tis. Detaljerade beslut som fattas högt upp minskar tilliten åt båda hållen
Gruppdiskussion Stämmer det med era egna iakttagelser att offentlig verksamhet har inslag av silotänkande och Tayloristisk uppdelning av arbete och beslutsfattande?
Hypotes Att komplettera det gamla systemet med förbättringsmetoder hjälper inte Vi behöver byta system
Systemskifte Silos 1 Rtg COP Lab Ort Flöden a b c Mott Varje del optimeras för sig Tayloristisk uppdelning Chefen förväntas ha lösningarna Tillgodose behoven när de uppstår Självförbättrande verksamhet Bygg in ökande kvalitet i varje moment 2 LÄRANDE Chefen beslutar och medarbetarna ska lyda Alla deltar i problemlösning och chefen stödjer
Exempel ADHD-utredning Situationen Långa köer och missnöjda föräldrar Dålig arbetsmiljö med ökande sjukfrånvaro Läkare och psykolog hann inte med 4 månaders utredningstid, med stora variationer Vid diagnosdiskussionen: ofta gammal, ofullständig information och svårt att minnas patienten Enligt gruppen själv: kaos Källa: Anders Edberg, BUP, Universitetssjukhuset i Lund
Exempel ADHD-utredning 4 månader 3 veckor Resultat: Från 30 pat under utredning till 5 Mer än 100% ökad kapacitet Bättre kvalitet, nöjdare patienter Minskad stress Lägre sjukfrånvaro Varför? Hur är detta möjligt? Innehåll: 17 timmar (= 0,6%) Källa: Anders Edberg, BUP, Universitetssjukhuset i Lund
TEORETISK FÖRKLARING à Littles lag ANTAL PÅGÅENDE ÄRENDEN 30st Effekter - Antal ärenden - Antal överlämningar - Antal omstarter - Komplexitet - Antal fel 5st - Mängd merarbete GENOMLOPPSTID 3 veckor 4 månader Frigjord tid Merarbete Källa: NIKLAS MODIG Värdeskapande tid
Exempel förbättra flöde 1. Välj flöde Sömnapnéutredning i Ystad Problem: - Lång väntan på svar - Flera besök för patienten
Ex: Sömnapnéutredning Ystad 2. Skapa teamet:
Ex: Sömnapnéutredning Ystad 3. Börja från slutet: Vad är värde för patienten? Sömnapné-diagnos och förtroende
Ex: Sömnapnéutredning Ystad 4. Hur stort är behovet (hur många)? 850 reg om året 4 pat om dagen
Ex: Sömnapnéutredning Ystad 5. Nuläget? Vilka aktiviteter ingår? Pat lämnar dosa Ssk analys Sekr scannar Läk bedömer 4-6 veckor (35 dagar)
Ex: Sömnapnéutredning Ystad 6. Tillgodose behoven när de uppstår Teammottagning
Ex: Sömnapnéutredning Ystad 6. Tillgodose behoven när de uppstår Pat lämnar dosa Ssk analys Läk bedömer Sekr scannar 1 timme
Ex: Sömnapnéutredning Ystad Resultat: - Från 35 dagar till 1 timme - Ett besök för patienten - Ökat samarbete mellan läkare och sköterskor - Minskad arbetsbelastning
Prisutdelning
Systemskifte Silos 1 Rtg COP Lab Ort Flöden a b c Mott Varje del optimeras för sig Tayloristisk uppdelning Chefen förväntas ha lösningarna Tillgodose behoven när de uppstår Självförbättrande verksamhet Bygg in ökande kvalitet i varje moment 2 LÄRANDE Chefen beslutar och medarbetarna ska lyda Alla deltar i problemlösning och chefen stödjer
Säkerställa inte bara produktionen Att stå på två ben Producera/utföra Förbättra/lära
Vad är lärande? Exempel: Hur man lär sig laga omelett i världsklass 1. Vad vill vi uppnå? (smak, konsistens, färg, tid etc) 2. Utför (dvs laga omeletten) 3. Kolla om det blev som vi tänkt 4. Om inte varför? Reflektion 5. Förbättra Källa: M Poppendieck
Förbättringsmotor Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande Förstå varför Avvikelser Hinder Gick det som vi tänkte oss? Andra problem och förslag
Utveckla fyra färdigheter Hur vill vi att det ska gå? 1. PLAN: Att kunna utveckla planer och bästa arbetssätt 4. LÄRA: Att kunna förstå och eliminera rotorsaker och hindra återfall Förbättra Förstå varför 3. STYRA: Att i realtid kunna styra och direkt ta hand om avvikelser Lärande Avvikelser Hinder Utför Gick det som vi tänkte oss? 2. SE: Att i realtid kunna se hur det går jämfört med planen (att se progressen och avvikelser)
Ännu en härlig dag på jobbet?
Exempel rekonstruktiv bröstkirurgi 1. PLAN: Materialet plockas dagen före operationen. Skylten vänds från rött till grönt när allt är färdigt. Klockan 10 dagen före ska alla operationer vara gröna. 2. SE: Kl 10: alla kunde se röd skylt. En bröstprotes saknades. Fanns inte på lager.
Exempel rekonstruktiv bröstkirurgi 3. STYRA: Telefon till leverantör, som hittar rätt implantat hos ett närliggande sjukhus. Hann transporteras till oss och operationen kunde genomföras
Exempel rekonstruktiv bröstkirurgi 4. LÄRA: Man analyserade orsakerna och hittade brister i både beställningsrutiner och informationsöverföring från kirurgerna. Inget klander nya, bättre metoder utvecklades
1. PLAN Hur vill vi att det ska gå? 1. PLAN: Att kunna utveckla planer och bästa arbetssätt Förbättra Utför Lärande Förstå varför Avvikelser Hinder Gick det som vi tänkte oss?
1. PLAN Metodutveckling och daglig planering Tex: Ett överenskommet bästa arbetssätt En plan för en patientutredning En plan för dagen
2. SE Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande Förstå varför Avvikelser Hinder Gick det som vi tänkte oss? 2. SE: Att i realtid kunna se hur det går jämfört med planen (att se progressen och avvikelser)
2. SE Visualisering
LEDNINGSTAVLA FÖR UTREDNINGSFLÖDET ADHD Namn: Nima Start: April 14 Namn: Jenny Start: April 16 Namn: Emil Start: April 18 Namn: Fanny Start: April 21 Namn: Emma Start: April 25 Progress Progress Progress Progress Progress!? - Åtgärda direkt VECKA 1 VECKA 2 - Varför hände det? VECKA 3 - AHA! - Förbättra 1 2 3 4 5 6 7 OBS! Namnen och bilderna är fiktiva NIKLAS MODIG
Visualisering av dagen Klinfys Ystad
Visualisering skola Strängnäs kommun
3. STYRA Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande 3. STYRA: Att i realtid kunna styra och direkt ta hand om avvikelser Förstå varför Avvikelser Hinder Gick det som vi tänkte oss?
3. STYRA Daglig styrning ( pulsmöte )
Daglig styrning Man samlas i ett kort möte (ca 10 minuter, stående) Agenda: Dagkirurgiska enheten, Sunderby sjukhus, Luleå 1. FÖLJ UPP: Vilka avvikelser, störningar och problem hade vi igår? 2. JUSTERA PLAN OCH STYR DAGEN: Justera detaljplanen för dagen, patienten eller framtiden. Hur ligger vi till just nu? Behövs några åtgärder? Är allt förberett?
4. LÄRA Hur vill vi att det ska gå? 4. LÄRA: Att kunna förstå och eliminera rotorsaker och hindra återfall Förbättra Förstå varför Lärande Utför Gick det som vi tänkte oss? Avvikelser Hinder
4. LÄRA Förbättringsmötet och A3
Förbättringsmöten Förbättringsmöte (schemalagt, tex en gång i veckan): Välj ett problem Vem vill lösa? Mötet slutar här Bruttolista Till meritlistan Någon timme (Under max en vecka) Förstå problemet Lös problemet Inför nytt arbetssätt Experiment
Förbättringstavla Källa: Part Development
Beroendecentrum, Sahlgrenska Universitetssjukhuset
Förbättring på patologen Klinisk patologi, Helsingborg
Förbättringsmotorn i praktiken Hur vill vi att det ska gå? Planer, bästa arbetssätt Förbättra Utför Förbättringsmöte och A3 Förstå varför Lärande Avvikelser Hinder Går det som vi tänkte oss? Visualisering Daglig styrning
Chefens nya roll Från beslutsfattare till lärare PS: Bilden är ett montage
Om man bara får välja en enda mening: Vad kännetecknar modernt ledarskap?
En ny människosyn Att ge alla medarbetare möjlighet att nå hela sin potential
Om det är en ny människosyn vad kännetecknar då en modern ledare?
Att utveckla människor Källa: Robert Kusén
Boktips: Respekten för människan, R Kusén, A Ljung Källa: Robert Kusén