Krav på en projektledare. Internationella organisationer som IPMA och PMI har formulerat vilka krav som ska ställas på en projektledare. Föreningen svenskt ProjektForum har översatt kraven till svenska förhållande. Se respektive hemsida: pmi.org; ipma.ch; projforum.se Den lista på krav som presenteras här hänvisar mest till den internationella basen för certifiering av projektledare som IPMA (International Project Management Association) har utvecklat. Den kallas International Competence Baseline (ICB). Se även följande hemsidor för mer information om certifiering: Projektkraft.se och projektledarcertifiering.com Vid vår bearbetning av kraven har vi fokuserat på de kompetenser som man kan träna i kursmiljö och inte beskrivit en del andra kompetenser. För en komplett program hänvisas till hemsidan: projektledarcertifiering.com ICB delar in kraven i 3 olika huvudområden: Projekterfarenhet hänvisar till hur personens faktiska erfarenheter inom projekt inom företag ska bedömmas. Detta avsnitt tar vi inte upp här. Metodkompetens delas in i: 1) tillämpa projektformen, 2) organisera projektets ledningsfaser, 3) utöva övergripande projektledning, 4) utöva löpande projektledning, 5) skapa förutsättningar för projektverksamheten. Beteendekompetens delas in i: 1) integrera projektet i dess omgivning, 2) leda projektet framåt, 3) underlätta projektsamarbetet Metodkompetens Kompetensnivåer: K=Krav, V=Viktig, N=Nyttig Nyttig kompetens. för. Tillämpa projektformen handlar om kompetens i att kunna skapa förståelse för och planera projektledningen samt att kunna värdera hur projektledning utövas. V K K N Organisera projektets ledningsfaser handlar om den totala ledningsprocessen i projektet med fokus på kompetens att planera, organisera och koordinera projektledningsinsatserna och göra effekterna av dessa synliga N V K N Utöva övergripande projektledning handlar om att säkerställa projektets förankring i verksamheten och att klarlägga och anpassa ramar i form av mål, resurser, tid, kostnad, kvalitet och organisation V K K V N Utöva löpande projektledning omfattar många kompetenser inkluderande detaljerad planering och uppföljning av projektet liksom löpande kommunikation och coaching av medarbetarna N K K V Skapa förutsättningar för projektverksamheten handlar om att skapa, förstå och förmedla förutsättningarna för utförandet och ledningen av projekt och att ansvara för eller bidra till samordningen mellan verksamhetens projekt. Utveckla projektledningen, bl.a. underlätta inlärning och förmedling av kunskap om projektledning, samt att utveckla projektverksamheten. Linjechef Proj. Ägare Proj ledare K K V Utföra projektarbete handlar om att kunna tillämpa en projektarbetsmodell, tillämpa problemlösningsmodeller, kan samarbeta. K K K Delproj Ledare Projekt arbetare
Metodkompetens, en översikt. Exempel på färdigheter Exempel på begrepp och termer som ska behärskas M1 Tillämpa projektformen M1.1 Förklara och tillämpa projektformen Kan definiera ett projekt utifrån situationen Typer av projekt: prod.utv, tjänste utv., leverans, org utv. M1.2 Tillämpa projektmodeller Kan förklara projektförloppet, WBS, Faser, milstolpar, projektorg, olika modeller: vattenfalls-, V-, M1.3 Tillämpa projektledningsmodeller Planering, org., styrning och uppföljning i Intressenter, målgrupp, effektmål olika perspektiv: uppåt, utåt, inåt, M1.4 Planera projektets ledningsinsats Kan förmedla till berörda vad som krävs M2. Organisera projektets ledningsfaser M2.1 Organisera projektförberedelsen Välja hur man ska starta Projektunderlaget, Överordnad projektplan. Projektledaravtal. Dokumentationssystem. M2.2 Organisera projektuppstarten Genomföra Kick-off, M2.3 Organisera ledningen av Planera, organisera och koordinera Ledningsgrupp, -smöten, projektgenomförandet ledningsinsatser M2.4 Organisera projektutvärderingar Bedöma resultat, följa upp förlopp och budget, kolla samarbetet och förankring, Utvärderingsmöten, utvecklingssamtal, projektrevision, uppdatera måldokument m m, M2.5 Organisera projektavslutet Genomföra Kick-out. Kolla effektmålet Erfarenhetsåterföring. M3. Utöva övergripande projektledning M3.1 Genomföra analyser i projekt Finna metodik att genomföra olika analyser och därefter planera åtgärder Olika analyser av bl a: Risker, möjligheter, intressenter, M3.2 Förankra i projektets omgivning Kan förklara projektets bakgrund, Styrgruppsmöte, statusrapportering, beslutsrutiner, affärsorientering, kundfokus, beslutsprocesser M3.3 Klarlägga projektets mål och omfattning Omfattning (scope), effektmål, egenskapsmål, leveransmål, M3.4 Strukturera projektets innehåll Göra en systematisk uppdelning av projektets innehåll Uppdelning av delmoment efter: resultatets funktioner, resultatets komponenter, geografi, arbetsinsats (WBS), M3.5 Utarbeta projektets huvudtidplan Ta ställning till huvudaktiviteter, deras Logisk följd, kritisk linje, glapp, Ganttschema, ordningsföljd, Kan välja detaljeringsnivå M3.6 Utforma projektorganisationen Ordna den temporära org. för att hantera följande processer: besluts-, kommunikations-, samarbets-och arbets-. milstolpeplan, Fullt utbyggd, matrisorg., funktionell org.. Projektkontor, projektrum,
M3.7 Bemanna projektorganisationen Kan hitta rätta kompetenser och personer med Problemlösarstilar, resursavtal rätt personkemier. Förhandling med linjen. M3.8 Ingå avtal med projektets leverantörer Förstå vilka typer av avtal som behövs Komplettera egen kompetens med juristers. M4. Utöva löpande projektledning M4.1 Specificera projektets kvalitetsaktiviteter Hitta kvalitetssäkringskriterier och -aktiviteter Kravspecifikation: resultat, funktion etc. M4.2 Utarbeta detaljerade tid- och resursplaner Välja metod för uppdelning: resultat, funktion, Milstolpar, effekt etc M4.3 Planera projektets ekonomi Välja metoder och verktyg för ekonomisk Budget, likviditetsbudget, investeringsanalyser optimering M4.4 Utveckla samarbetet i projektet Kan läsa gruppdynamiken. Att starta rätt. Team utveckling. Spelregler. Gruppnormer. Konflikthantering. Stresshantering. Kick-on. M4.5 Etablera infrastruktur för kommunikation Samordning av kommunikation för att se till att rätt person får rätt information vid rätt tidpunkt. Trafikregler för information. Mötesformer och mötesstruktur (info-, diskussions- och beslutspunkter). IT-stöd: hemsida, regler för epost etc. M4.6 Följa upp projektets planer Fastställa principer: hur ofta, vid milstolpar. Uppföljning av resultat, funktion, tid, resurser, Välja metoder M4.7 Utveckla medarbetarnas kompetens Bestämma metoder för att finna kompetensbehov. Låta personer bilda kompetenspar. M4.8 Upprätthålla löpande kommunikation Välja mötesform, välja problemlösningsmetod för arbetsmöte, ledning av möte, protokoll M5. Skapa förutsättningar för projektverksamheten M5.1 Förklara verksamhetens ledning av projekt Samspelet mellan projekten och den årliga planerings- och budgetprocessen, M5.2 Agera i en projektorienterad organisation Kan analysera samspelet med linjen och dra konsekvenser samt genomföra åtgärder M5.3 Ta del i ledningen av projektportföljen Ta del av planering av företagets samtliga projekt (=projektportföljen) M5.4 Utveckla projektverksamheten Utveckla företagets förmåga att med projekt nå affärsmässiga och sociala mål. ekonomi. Earned Value. Tänka efter före och Tänka efter efter. Utvecklingssamtal. Inrätta stand-by. Arbetsbyten. Problemlösningsstrategier: FPILAHU, Kepner- Tregoe, PlusMinusIntressant, Parvisa jämförelser, Beslutsmatris. Styrgrupp, projektkontor, projektchef, projektägare, programledare, objektledare. Organisation: Fullt utbyggd, matris-, funktionell org.. Projektkontor, projektrum, Prioritering av projekt Behovsanalys. Coaching mellan projektledare.
B. Beteendekompetens B6 Integrera projektet i dess omgivning genom att vara helhetsorienterad, kunna kombinera olika perspektiv och uppvisa ett strukturerat arbets- och kommunikationssätt m.m. B6.1 Agera helhetsorienterat Visa på helheten Att visa på projektets relation till omgivningen och ta löpande initiativ för att säkerställa en gemensam bild av projektet som helhet. Agera i linje med företagets beslut Kombinera olika perspektiv Visa engagemang Motverka suboptimering Att visa på hur projektet är i linje med företagets visioner, strategier och överordnade beslut och själv agera i enlighet med dessa. Att sätta sig in i andras situation i relation till projektet, se deras perspektiv samt motivera och skapa gemensamma, accepterade lösningar, som bidrar till helheten. Att inspirera med eget engagemang så att projektet som helhet blir attraktivt för andra att delta och engagera sig i. Att kunna hantera om någon i projektet eller dess omgivning fokuserar egna framgångskriterier på bekostnad av det totala resultatet B6.2 Främja struktur Initiera strukturering Att ta initiativ till att strukturera och dokumentera arbetet på ett lämpligt sätt för att säkerställa överblick, framåtskridande och samarbete. Visa struktureringsförmåga Optimera effekten genom involvering Att uppvisa ett strukturerat arbets- och kommunikationssätt och fungera som förebild för medarbetarna. Att förstärka effekten av struktureringen genom att involvera medarbetarna B7 Leda projektet framåt genom att vara resultatorienterad, visa handlingskraft/beslutsförmåga, visa genomslagskraft m.m. B7.1 Visa handlingskraft Agera målinriktat och resultatorienterat Att behålla fokus på målet och resultatet utan att Visa uthållighet och drivkraft bränna ut medarbetarna. Att behålla fokus tills resultatet är uppnått, och
genom sitt beteende skapa dynamik i projektet Visa realistisk riskvillighet Att förklara projektets olika risker, kunna hantera dem och fatta beslut i situationer där informationen är ofullständig Absorbera osäkerhet Att hantera yttre osäkerheter så att medarbetarna inte störs i sitt löpande arbete. Visa beslutsamhet Att fatta nödvändiga beslut i tid och även våga fatta impopulära beslut. B7.2 Kommunicera effektivt Uppträda förtroendeingivande och positivt Att visa överensstämmelse mellan ord, uppträdande och handling. Informera tydligt och målinriktat Att uttrycka sig på ett förståeligt, tydligt och sakligt sätt. Visa lyhördhet och uppmärksamhet Att skapa förutsättningar för diskussion, ta emot och söka reaktioner på ett konstruktivt sätt. Skapa ett samarbetsklimat som gör att även outtalade synpunkter och känslor kommer fram. Visa öppenhet för kritik Att förstå och dra nytta av andras uppfattningar och synpunkter och omsätta dessa till konstruktiva möjligheter B7.3 Visa flexibilitet/manöverskicklighet Visa anpassningsförmåga och kompromissvillighet Att anpassa sig till olika förutsättningar, omgivningar och kulturer samt fortfarande leda projektet framåt. Att förstå och hantera formella och Stimulera kreativitet, nytänkande och idéskapande Hantera komplexitet Skapa gemensamma lösningar informella maktstrukturer i och omkring projektet. Att skapa goda förutsättningar för kreativ utveckling, att utmana medarbetarna, visa öppenhet för förslag och ingå i en aktiv dialog som kan ge nya insikter och lösningar. Att behålla fokus på resultatet och processen under skiftande förutsättningar och göra nödvändiga kursändringar. Att sammanföra och balansera olika synpunkter, insikter och åsikter i samförståndslösningar, när detta är av betydelse för projektets framåtskridande. B7.4 Visa genomslagskraft Visa personlig auktoritet Att visa personlig styrka och uppfattas som en förtroendeingivande person, som man lyssnar på och
vars synpunkter har vikt och värde Uppträda professionellt Att uppträda trovärdigt, yrkesmässigt, sakligt och kunnigt. Vara övertygande Att argumentera sakligt och förtroendeingivande för sin egen uppfattning, att våga ta ställning, bland annat när det gäller att redogöra för nödvändigheten av ett taget beslut. Skapa acceptans för beslut och få med sig andra Att vara lyhörd för medarbetare och ta hänsyn till andras synpunkter i den slutliga lösningen B7.5 Visa personlig integritet Agera balanserat Att visa självkontroll och undvika att låta sig provoceras och styras bara av sina känslor, även i stressiga situationer dock utan att verka känslokall och ointresserad. Vara konsekvent och rättvis Inse egna begränsningar Att reagera konsekvent och inte styras av särskilda hänsyn samt ge beröm och konstruktiv återkoppling direkt till den/de det berör. Att be om råd/hjälp för att komplettera sin egen kompetens acceptera fel och lära av dem, att inte ta negativ kritik personligt. B8 Underlätta projektsamarbetet Fungera som accepterad samlingspunkt genom att agera samarbetsorienterat, visa förmåga att främja samarbete, visa förståelse för olika kulturer m.m. Att ta ledningen och vara medveten om den egna rollen och uppleva att medarbetare och andra parter vänder sig till en både formellt och informellt. B8.1 Agera samarbetsorienterat Visa intresse för människor Att visa ett socialt intresse och lägga ned tid på att lära känna medarbetarna och personer i projektets omgivning. Uppträda tolerant och visa inlevelseförmåga Visa förståelse för relationer mellan Att ta hänsyn till medarbetarnas personligheter, deras olika situationer och särskilda omständigheter Att ge utrymme för och stimulera samverkan mellan
medarbetare Ta hänsyn till olika kulturer medarbetarna Att visa förståelse för och kunna tolka andras värderingar och normer och vid behov agera i förhållande till dessa B8.2 Bygga upp personliga relationer/nätverk Bygga och upprätthålla ett brett nätverk Att bygga och upprätthålla nätverk och utnyttja möjligheter till dialog. Att visa öppenhet, ta kontakter och förstå att utbytet mellan människor är ömsesidigt, alltså en balans mellan att ge och ta. Utnyttja möjligheter att etablera relationer Att kunna utnyttja möjligheter och situationer för att knyta nya personliga och yrkesmässiga kontakter. Agera diplomatiskt och med känsla för Att se flera aspekter av en sak och i den aktuella situationen situationen välja ett personligt uppträdande som på bästa sätt främjar projektets resultat Prioritera utvecklingen av personliga relationer Att lägga ned tid på att vårda personliga relationer, skapa förtroende och visa intresse för medarbetarna. Söka återkoppling Att efterfråga och skapa förutsättningar för att få återkoppling på eget beteende, skapa öppna och informella ramar för återkopplingen samt ta sig tillräcklig tid för bearbetning av denna. B8.3 Främja samarbetet på ett aktivt sätt Visa samarbetsorientering Att utifrån projektets syfte fokusera på samspelet mellan medarbetare, skapa förståelse för olikheter och lämna plats för idéer och åsikter Uppträda erkännande och inspirerande Att ge respons på samarbetet och se möjligheterna att ge återkoppling. Att verka för ett öppet klimat som inspirerar medarbetarna att komma med synpunkter och förslag. Främja involvering och underlätta löpande Att skapa bredd i dialogen, ge trygga ramar, att dialog Uppmärksamma och hantera konflikter involvera i beslut och informera öppet. Att vara uppmärksam på konflikter och kunna hantera dem så att de inte hämmar projektet