Göteborgs universitet Sid 1 (8) iljörevisionsrapport 2016-06-15 Dnr 2016/8 Intern miljörevision av Gemensamma förvaltningen, området för infrastrukturstöd Tid: 2016-06-15 Plats: Göteborg Revisionsledare: Natalja Koniouchenkova Revisor: Rita Grander Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004, EAS III 2009 samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning iljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande platser: Områdesstab, Haraldsgatan 5 Fastighets- och serviceenheten, Haraldsgatan 5 Fastighets- och serviceenheten, edicinaregatan 20 IT-enheten, Haraldsgatan 5 Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för Gemensamma förvaltningens område för infrastrukturstöd överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen på Gemensamma förvaltningens sidor (http://www.gu.se/omuniversitetet/organisation/gemensamma-forvaltningen), genomfört samtal med områdeschef, chef för områdesstaben, miljösamordnare, campuschefer, enhetschefer, miljörepresentanter och övrig personal samt genomfört besök i verksamheten. Revisorerna har också granskat tidigare avvikelser från interna miljörevisioner. Vid denna miljörevision granskades verksamheten vid Områdesstab, Fastighets- och serviceenhetens ansvarsområden för universitetets lokalförsörjning, Strategisk fastighetsutveckling samt säkerhet och fysisk arbetsmiljö: campusservice inklusive lokalvård och servicecenter, gästservice, mötesservice, medieteknik, Servicecenter, telefonväxeln och tentamensservice. IT-enhetens områden granskades, vilka innefattar IT-support, teknisk systemförvaltning, applikationsdrift, integrationer samt infrastrukturen inom IT. Platsbesök genomfördes på: Haraldsgatan 5 och edicinaregatan 20A Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt förbättringsmöjligheter enligt följande:
Göteborgs universitet Sid 2 (8) iljörevisionsrapport 2016-06-15 Dnr 2016/8 Antal större avvikelser 0 Antal mindre avvikelser 9 Antal förbättringsmöjligheter 17 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla förbättringsmöjligheter återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och förbättringsmöjligheter samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. Kopia av revisionsrapporten är översänd till reviderad organisation samt till universitetets miljörevisionsledare. Originalet är skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Resultatet av revisionen delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Avvikelserna i revisionsrapporten ska åtgärdas (alternativt att en plan för åtgärdande redovisas) inom sex veckor efter mottagen rapport. Fakultetens miljösamordnare och/eller institutionens miljörepresentant beskriver och sammanställer de åtgärder som genomförts för respektive avvikelse. Sammanställningen skall skickas till universitetets miljörevisionsledare arianne Dalbro (marianne.dalbro@gu.se) senast den 1 november 2016. Kommentarer och slutsatser ycket bra framåtsyftande arbete görs på den Gemensamma förvaltningen inom miljö- och hållbarhetsområdet. iljösamordnare och chefer är engagerade och kompetenta. ånga bra initiativ vid GF:s olika sektioner lyfts vid intervjuer, men hade kunnat tydligare redovisas och kommuniceras t.ex. via förvaltningens miljösida. Rekommendationer Fortsätt gärna med det engagerade arbete och initiativ som pågår och stötta miljöombudens initiativ och studenternas/brukarnas idéer på förbättringar som kan göras vid campu: insatser för bättre avfallsminimering och återanvändning, avfallshantering och utsortering, energibesparande åtgärder, projekt för förnybar energi, hållbara transporter och resor mm. Vi vill uppmuntra det pågående arbetet med att ta fram en Grön Reseplan och även IT-enhetens plan att återinföra infoturnéer som tidigare har visat sig fungera mycket bra. Även alla satsningar på kompetensutveckling och stöd för ökad användning av resfria möten är mycket bra. Det som kan utvecklas är uppföljningen och kommunikationen av alla bra framåtskridande initiativ och projekt t.ex. via GF:s miljösida och andra kommunikationskanaler som når ut till andra delar av organisationen, inte minst studenterna. Även studenterna initiativ skulle kunna tas till vara på ett tydligare och mer strukturerat sätt t.ex. med hjälp av aktiva miljörepresentanter och Guria-
Göteborgs universitet Sid 3 (8) iljörevisionsrapport 2016-06-15 Dnr 2016/8 verktyget. Övrig kommentar Revisionsrapportens försening beklagas och förklaras av revisorns privata omständigheter, vilka inte på något sätt berörs av Göteborgs universitets eller Gemensamma förvaltningens rutiner. Natalja Koniouchenkova Revisionsledare tel: 0704-377 640 e-post nataljakpost@gmail.com Dokument inom miljöledningssystemet vid Göteborgs universitet iljörevisionsrapport Upprättad och fastställd av Natalja Koniouchenkova, 2016-08-15 Dnr: 2016/8
Göteborgs universitet Sid 4 (8) iljörevisionsrapport 2016-06-15 Dnr 2016/8 BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, = indre avvikelse) Nr Kravelement Avvikelse Typ 1 4.4.3 Kommunikation: iljödokument saknas på GF hemsida/sidorna: hur miljöorganisationen ser ut, kontaktpersoner, revisionsdokument, åtgärdsdokument och aktuella aktivitetslistor. 2 4.4.5 Dokumentstyrning: Det finns även behov av att se över Dnr för aktivitetslistor och övrig dokumentstyrning, flera olika versioner har samma Dnr, saknar datum för ledningens beslut etc. 3 4.5.3 Dokumentation: Oklart hur tidigare avvikelser och förbättringsförslag hanteras. Saknar dokumentation om åtgärder och uppföljning av tidigare avvikelser. Kan Guria vara ett verktyg för detta? 4 4.3.2 Transportdokument lämnas från tjänsteleverantören/avfallshämtaren som en bilaga till fakturan elektroniskt. GU har bytt till SWE Fakturor, elektronisk hantering, men kan inte ta emot bilagor. Kommer 2016-2017 i och med ekonomisystemet. aritha Svensson får mail, men har svårt att plocka fram transportdokumenten för granskning. Pärm finns - men är inte den onödig när inget aktuellt sparas i den? Tidigare avvikelse kvarstår. Klassas inte upp eftersom dokumenten finns, utan det handlar om dokumentstyrning och system under utveckling. 5 4.4.6 Verksamhetsstyrning och utvärdering av att lagar och andra krav följs (4.5.2): oklart vilka rutiner gäller inom GF för att försäkra att relevanta hållbarhetskrav inkl miljöaspekter beaktas vid upphandling. Öppen avvikelse om detta finns registrerat i Guria. 6 4.4.1 Roller och ansvar: Dok. Organisation av miljöledningsarbetet vid GF behöver uppdateras med avseende på beslutet 2015-09-14 Dnr: V2015/737 om fördelning av uppdrag till GF. Punkt fyra ang miljösamordnarens uppdrag bör ansvar bytas mot handläggning. Ansvaret ligger i linjen. 7 4.5.4 Redovisande dokument (4.6) innesanteckningar från senaste ledningens genomgång (planerat april 2016?) saknas vid revisionstillfället. 8 4.4.1 Roller och ansvar: Saknar info om delegationerna till enhetscheferna har uppdaterats enligt tidigare påpekande. Endast roller för miljörepresentanter och miljösamordnare finns nedskrivna? 9 4.5.4 Redovisande dokument: Saknar dokumentation om styrgruppens beslut (augusti 2015?) kring miljöaspekterna i samband med Internationella Centerns flytt. Avvikelser ges när krav inte är uppfyllda i miljöhandbok och i förlängningen mot standardens krav. En avvikelse kan också vara att miljölagstiftning eller andra miljökrav inte är uppfyllda. Respektive avvikelse graderas som en större eller mindre avvikelse. En större avvikelse avser att krav som ställs i miljölagstiftning eller standarden inte uppfylls. En mindre avvikelse avser att en dokumenterad rutin inte tillämpas. Den kan också vara frågan om att en rutin tillämpas men att det saknas dokumentation om tillvägagångssätt och resultat.
Göteborgs universitet Sid 5 (8) iljörevisionsrapport 2016-06-15 Dnr 2016/8 BILAGA 2 Lista över förbättringsmöjligheter Nr Kravelement Förbättringsmöjligheter 1 4.4.2 Det är oklart vem som är kontaktperson för GU-övergripande strategiskt kemikaliearbete och hur kemikaliefrågan tas in i upphandlingsprocessen. 2 4.4.2 Campus: Arbetar mycket olika med GUs miljömål och hållbarhetsfrågor. Kan ett utökat samverkan kring dessa frågor och uppdragen underlättas? 3 4.5.3 Tydligare redovisning av hur Guria avvikelser, mest rapportering från lokalvårdare om felsortering (100-tal ärenden), hanteras, åtgärdas och återkopplas. 4 4.4.3 Kommunikationen till campus GU-anställda och studenter när ny en ny avfallsplan kommer ut kan förbättras. 5 4.4.6 ycket tryckt material t.ex. GU journalen, ligger i förråden. Behöver upplagans storlek ses över och kan det vara digital med utskivbar PDF-version? 6 4.4.6 Tillämpning av Resepolicy: koppla resebudget till resfria möten? För investeringar i utrustning och kompetens kunna söka medel från klimatkompensationsfonden? 7 4.4.6 Små portionsförpackningar används av laktosfri mjölk. Finns det möjlighet att inom befintligt avtal avropa normalstorlek som förpackningsmått för produkten 8 4.4.2 Restaurangen Lyktan är ett gott exempel t.ex.vid catering upphandlingen. Kan vara med i referensgruppen? Även möjligheter att koppla ihop studenter från Kost & Idrott och Utbildningsvetenskapliga fakulteten? 9 4.3.3 IT-enhetens Aktivitetslista Inköp och Upphandling samt Kemiska ämnen saknar aktiviteter 2016. Lyfta denna nästa 2017 Flamskyddsmedel? 10 4.4.3 IT: Det finns behov av tydligare information till användarna om att IT-maskiner inte behöver bytas ut var 3:e år. Nya rekommendationer: bärbara datorer inte oftare än var 4:e år, stationära var 5:e år. Se också över info i SLA om vad som gäller för support efter 3 år. 11 4.3.2 Lagefterlevnadschecklistan för GF skulle kunna kompletteras med info om kommunala föreskrifter om krav på klimatanpassning vid byggprojekt, samt direktiv från Naturvårdsverket ang. hållbart IT. 12 4.4.6 Komplettera med GU:s avfallskyltar för förtydligande i det fastighetsgemensamma avfallsrummet (Haraldsgatan) Bordslampa har lagts i grå container för restavfall. Porslin ligger i kärl för ofärgat glas. 13 4.4.6 Utmaning: öblerna är svåra att skänka bort och få till återanvändning. Svårt att lagerhålla, samlas mycket på godsmottagningen. Det finns idéer om att ta fram ett verktyg för att kunna byta material med varandra. Kan det vara ett forskningsprojekt? 14 4.4.6 Welcome Service: Vid inredning av gästbostäder används upphandlade möbler. Finns det möjlighet att använda re:designade eller rekonditionerade begagnade möbler? Till
Göteborgs universitet Sid 6 (8) iljörevisionsrapport 2016-06-15 Dnr 2016/8 exempel överblivna möbler i samarbete med studenternas Free Shop (SGFS, mycket bra initiativ!), anda delar av GU:s verksamhet eller SecondHand-leverantörer? 15 4.4.6 Welcome Service: Cykelkartan skulle kunna läggas med i välkomstsmaterialet. 16 4.2 GUs avskrivningsregler för många energiprojekt bör vara längre än 10 år. 17 4.4.1 Se över om nattvandringar/energironder kan fortsätta genomföras nu, även efter omorganisationen, tidigare gjordes av fastighetsavdelningen. Kan miljöteamet engageras? Förbättringsmöjligheter innebär mindre observationer och rekommendation om förbättringar men utan krav på uppföljande hantering. Det kan röra sig om förslag på förändringar i ett dokument, att länkning inom miljöhandboken inte fungerar eller att dokumenten finns men inte förts in i miljöhandboken. Det kan även vara en möjlighet till förbättring av såväl miljö som system, eller ett uppmärksammande av något som fungerar särskilt väl i systemet och kan vidareutvecklas.
Göteborgs universitet Sid 7 (8) iljörevisionsrapport 2016-06-15 Dnr 2016/8 BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och förbättringsmöjligheter Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse indre avvikelse Förbättringsmöjligheter Reviderat 4.1 Generella krav 0 0 0 JA 4.2 iljöpolicy 0 0 1 JA 4.3.1 iljöaspekter 0 0 0 JA 4.3.2 Lagar och andra krav 0 1 1 JA 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner 4.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter 4.4.2 Kompetens, utbildning och medvetenhet 0 0 1 JA 0 2 1 JA 0 0 3 JA 4.4.3 Kommunikation 0 1 2 JA 4.4.4 Dokumentation 0 0 0 JA 4.4.5 Dokumentstyrning 0 1 0 JA 4.4.6 Verksamhetsstyrning 0 1 7 JA 4.4.7 Beredskap och agerande vid nödlägen 0 0 0 JA 4.5.1 Övervakning och mätning 0 0 0 JA 4.5.2 Utvärdering av att lagar och andra krav följs 4.5.3 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder 0 0 0 JA 0 1 1 JA 4.5.4 Redovisande dokument 0 2 0 JA 4.5.5 Intern revision 0 0 0 JA 4.6 Ledningens genomgång 0 0 0 JA Totalt 0 9 17
Göteborgs universitet Sid 8 (8) iljörevisionsrapport 2016-06-15 Dnr 2016/8 I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO 14001. I vissa fall hänvisas även till kraven i EAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Fullständig text i kravdokumenten, samt en jämförelse mellan kraven i Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004 och EAS III 2009, återfinns på sidan: http://medarbetarportalen.gu.se/miljohandbok/uppfoljning/revision/rad-och-hjalp-for-internamiljorevisorer/