Digital kommunikation och telefoni

Dnr UFV 2016/612 Digital kommunikation och telefoni Förvaltningsplan 2016 Fastställd av Mia Lindegren 2016-05-09

Innehållsförteckning 1. Inledning 3 2. e-områdets omfattning 3 3. Årsuppdrag 4 4. Årsbudget 5 5. Beskrivning av e-området 6 6. Nulägesbeskrivning 9 7. Organisation 13 8. Prioriteringskriterier 14 e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 2(15)

1. INLEDNING Denna e-förvaltningsplan är ett planerings- och styrdokument för e-område Digital kommunikation och telefoni. Syftet med e-förvaltningsplanen är att definiera förvaltningsuppdraget i form av de mål som ska nås under förvaltningsåret utifrån tilldelad budget och resurser. Förvaltningsplanen gäller för perioden 2016-01-01 2016-12-31. 2. E-OMRÅDETS OMFATTNING Syftet med e-områdets förvaltningsarbete är att tillhandahålla universitetsgemensamma tjänster för digital kommunikation och telefoni. 2.1. e-områdestjänster Följande e-områdestjänster tillhandahålls: e-områdestjänst Beskrivning e1. E-post och kalender Anställdas mail och sändlistor. e2. Universitetsgemensam telefoni Abonnemang för fast telefoni, mobil, MEX, mobildata, växel Tjänst för telefonkö. e3. Telekonferens Flerpartssamtal via telefonnätet. e4. Snabbmöten Funktion för Chat, röst, video från persondatorn. e5. Videokonferenssystem Flerpartssamtal. För användning i konferensrum och föreläsningssalar. Huvudaktörer inom den verksamhet som ovanstående e-områdestjänster används är bland annat anställda, studenter och externa samarbetspartner. Exempel på handlingar/aktiviteter som aktörerna genomför är bl.a. e-posta, boka möten, kommunicerar via dator- och telefonsystem. 2.2. Långsiktiga mål Långsiktiga effektmålen för e-området är: Öka användares möjlighet till självservice för att använda tjänster som t ex telekonferens. Verifierat gott stöd till användare Stödja nya krav på mötesformer och arbetssätt e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 3(15)

3. ÅRSUPPDRAG Detta e-område har i uppdrag att under förvaltningsperioden leverera nedanstående prioriterade åtgärder. Delmålen är en följd av de behov som presenteras i avsnitt 6. Övergripande årsmål för e-området är att: Säkerställa att e-områdestjänsterna är tillgängliga, uppdaterade och säkra för användarna. Säkerställa att användarvänliga instruktioner och hjälpsidor är tillgängliga för användarna. Samarbetet med Campus-IT fungerar väl. Delta och bevaka andra projekt/aktiviteter för nya arbetssätt i och med Segerstedt 2017. Förberett inflyttning till Segerstedt och i och med det avveckling/utflyttning ur hus 3 Polacksbacken. Ha infört en tydlig prismodell och prissättning för telefoni. En tjänst för snabbmöten via Chat, röst- och videosamtal är införd och mottagen till förvaltning. Möjliggjort att verksamheten kan administrera sina sändlistor i Exchange på ett användarvänligt, säkert och effektivt sätt. Tagit emot tjänsten e-post till studenter till e-förvaltning om så beslutas. Videokonferenssystem ska vara upphandlat och mottaget till e-förvaltning. Följande åtgärder ska genomföras för att målen ska uppnås: Åtgärd Koordinera och driva arbetet inom e- området enligt årshjulet Löpande basunderhåll Användarstöd En tjänst för snabbmöten via Chat, röst- och videosamtal är införd och mottagen till förvaltning. Införande av ett nytt debiteringssystem Uppgradering av växeltelefonistsystemet Avveckling av Cyrus Beskrivning Koordinera, planera och följa upp leveranser enligt innevarande års plan Bereda och planera nästa års förvaltningsplan Arbeta med Egenkontroll och SLA enligt årshjul IT-miljön övervakas, backas och underhålls Vid problem sker felsökning och felrättning Säkra förändringar i produktion genom Changeprocessen Utbildningar, lathundar och tillgång till Servicedesk För att skapa effektiva dialoger och samarbetsformer mellan anställda och övrigt verksamma, oberoende av var man är placerad på UU och omvärld. Nuvarande debiteringssystem ligger på ett osupporterat OS (Windows 2003) vilket gör att det av säkerhetsskäl bör bytas omgående. Har en integration med AKKA via textbaserade batchfiler Uppgradera CMG till CMG Blustar web Avveckling av Cyrus innebär att man bör titta över hela epostarkitekturen. Kan betyda att SMTP-servrar flytas till andra maskiner osv. e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 4(15)

Avveckla beroenden vad gäller teletrafik på Polacksbacken Uppgradering till Exchange 2016 Införa ett verktyg för att hantera sändlistor i Exchange Utreda relationen/förtydliga användningsområden vad gäller sändlistor i Sympa och Exchange Utredning och byte av kapacitetstjänst som länkar samman Uppsala - Visby Videokonferenssystem ska ha erforderligt användarstöd, riktlinjer och regelverk ska tas fram. Ny/uppgraderad telefonistklient MxOne uppgradering. Upphandla nytt teleoperatör avtal Under 2016 ska all utrustning flyttas från Polacksbacken vilket gör att man måste se över kopplingar i nuvarande växellösning. Nuvarande Exchangeversion börjar bli till åren och bör bytas ut för att säkerställa att support finns för versionen och tillgängliggöra nya funktioner till användarna. Möjliggöra så att delegering av skapande och underhåll av grupper/sändlistor bli möjlig i Exchange. I arbetet kommer även utredning av relationen Sympa/Exchange och förtydliga. Förtydliga/utreda relationen, syftet och användningsområde vad gäller sändlistor i Sympa och Exchange. På grund av återkommande störningar i förbindelsen mellan Uppsala och Visby bör en översyn av nuvarande lösning genomföras och rekommenderad lösning bör genomföras. Byta ut/uppgradera till ny telefonistklient men dock rekommenderas att Blustar web installeras innan. CMG Now 7.5 har gått end of life årskifte 2015/2016 och ska bytas ut. Behålla nuvarande fysiska servrar vid flytt till BMC-hallen. Uppgradera växel från version 5.0 SP5 HF1 till 6.0 SP1 i samband med flytt för att följa Mitels aktiva releaser (buggrättningar, säkerhet) Påbörja arbetet med en upphandling. Detaljerade aktiviteter för att leverera årsuppdraget ägs av e-koordinatorerna och finns listat separat, liksom de estimat som ligger bakom resursfördelningen. 4. ÅRSBUDGET Detta avsnitt beskriver budgeten baserad på detaljerade beräkningar som redovisas separat. 4.1. Resurser Aktiviteter genomförs av befintliga resurser inom ramarna för beslutad linjebudget. Här redovisas fördelningen av mantid för att utföra årsuppdraget. Förvaltningsaktivitet Verksamhetsmässig förvaltning IT-mässig förvaltning Planering och uppföljning av e- 0,0 0,2 området Användarstöd 2,7 Planerade förändringar 3,0 Löpande basunderhåll 0,0 4,33 Summa mantid: 0,0 10,03 e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 5(15)

4.2. Kostnader Här redovisas de kostnader som e-området har för att kunna hantera såväl löpande basunderhåll som vidareutveckling. IT-avdelningen Kostnadsslag Övriga personalkostnader 168 100 Lokalkostnader 6 000 Reparation och underhåll 75 000 Resor, hotell och representation 44 180 Kompetensutveckling, övriga personalkostnader 0 Varor 35 450 Tjänster 5 995 557 IT-tjänster 2 207 760 Licenser 220 600 Driftskostnad (backup, lagring, datorhall) 1 240 364 IT Servicedesk Centralt finansierat) 0 Avskrivningar 547 899 Summa kostnader (kr): 10 540 910 5. BESKRIVNING AV E-OMRÅDET Omfattningen av detta e-område är beskriven i avsnitt 2.1 i form av de e-områdestjänster som ingår. Dessa innehåller både verksamhetskomponenter och IT-komponenter vilka alla behöver förvaltas. 5.1. Verksamhetskomponenter För de i kapitel 2.1 beskrivna e-områdestjänsterna krävs följande verksamhetskomponenter: Verksamhetskomponent Lathundar Helpdesk-webb-självservice Telefoniregler och riktlinjer Rutiner Utbildningar Blanketter Beskrivning Interna rutiner för hur processteg utförs. e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 6(15)

5.2. IT-komponenter För de i kapitel 2.1 beskrivna e-områdestjänsterna krävs följande IT-komponenter: e-områdes tjänst IT-komponent Beskrivning E2 MxOne Växelapplikation E1 Exchange Tillhandahåller e-post till anställda E1 Sympa Tillhandahåller sändlistor E1 Webbmail Mail.uu.se, webmail.uu.se E2 Solidus Kontaktcenter/köhanteringslösning E1 Cyrus Tillhandahåller epost till studenter E1 SMTP-server Tjänst för att skicka och ta emot epost E2 CMG server Systemstöd för telefonister, grunden för hänvisningar, röstbrevlåda och InConference E2 NOW Telefonistapplikation E2 Teleopti Debiteringssystem. Ska avvecklas E1 Sunetfilter Tjänst för att hantera SPAM som kommer via epost E2 VIP2000/CC bridge Applikation för telefonköer. Ska ersättas av Solidus. Ska avvecklas. E2 Companion Nytt debiteringssystem E5 Videokonferenssystemet (Cisco) E1 GFI MailEssentials Exchange antivirus E2 CMG Blustar Web Systemstöd för telefonister, hänvisningar, röstbrevlådor och telefonkonferenser. E1 Office365 Tänkt ersättare för Cyrus och ska tillhandahålla epost till studenter. Ännu inte driftsatt, men kopplingen finns i dagsläget och måste förvaltas tills dess nya beslut tas om driftsättningen eller avveckling. 5.3. Närliggande e-områden Till nedanstående e-områden finns beroenden där det krävs tydliga och överenskomna kontaktytor. e-område Beskrivning av beroendet till e-områdets ingående komponenter e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 7(15)

Teknisk plattform Katalog och integration Ekonomi och inköp Planering och ledningssystem IT-arbetsplats Lastbalanserare (LVS), Backup, Fysisk hårdvara, Nät, virtuella servrar (Vmware-miljö). AD, AKKA Raindance - Teledebiteringssystem GLIS Teledebiteringssystem Datorer, mobiltelefoner, mobila enheter 5.4. Projektpåverkan under perioden Nedanstående projekt/kända ändringar kan komma att påverka förvaltningsarbetet under året. Projekt/känd ändring Påverkan Bevakas av Det oklara juridiska läget för överföring av personuppgifter mellan EU och USA Överenskommelse om e-post med UB. Flytt till datorhallen på BMC Flytt till Segerstedts Inväntar att det juridiska läget ska klarna och att det konstateras vara tillåtet att överföra personuppgifter till USA Enligt överenskommelse så ser UB fördelar med att uppgradera till Exchange 2016. Många beroenden på epost och växelutrustning/servrar. Planering och förberedelser pågår under 2016 för telefoni. e-områdesansvarig IT e-områdesansvarig IT e-förvaltningskoordinator IT IT-specialist Niklas Wernestam Utredning av Grouper som verktyg för att hantera decentraliserad administration av sändlistor Utredning av Skype for business Utredning om lastbalanserare Tillhandahålla ett gruppverktyg. e-förvaltningskoordinator IT e-förvaltningskoordinator IT e-förvaltningskoordinator IT 5.5. Styrande lagar och riktlinjer Verksamheten styrs av följande lagar: Förvaltningslagen Myndighetsförordningen Tryckfrihetsförordningen Offentlighets- och sekretesslagen e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 8(15)

PUL 6. NULÄGESBESKRIVNING Nedan listas e-områdets inventering av nuläge och behov. Dessa ligger till underlag för årsuppdraget. Observera att det kan vara fler behov än vad det finns resurser och budget. 6.1. Allmänt för hela e-området Här beskrivs e-områdets generella nuläge och eventuella övergripande behov. Nuläge I e-området finns många beroenden och påverkan till kommande aktiviteter/projekt som är inplanerade där t.ex. Segerstedt och datorhallsflytt till BMC är några av dem. Vi ser ett antal större aktiviteter i e-området som kommer att behöva drivas som projekt. Behov Att delta i projekt så som till BMC-datorhallen och Segerstedt för att nämna några. 6.2. e1: Stöd för e-post och kalender Nuläge För området e-post och kalender finns en hel del osäkerhet på vilka aktiviteter som kommer att bli aktuella under 2016. Stöd för e-post och kalender hanteras till största delen av Enheten för drift/team tjänst. Teamet består av 14 medarbetare varav 2,5 tjänst arbetar med e-post och kalender. I dagsläget är en av tjänsterna tillsatt med en konsult. I området avvaktas bland annat Safe Harbor-utredningen som har ett avgörande i huruvida införande av Office365 för studenter blir aktuellt. I dagsläget arbetas det med att ta fram information/kostnader för alternativa lösningar för studenternas e-post om O365 inte blir verklighet. När väl beslut har tagits om vilken väg man ska gå så bör en genomlysning/översyn av UUs e- postmiljö göras för att modernisera den tekniska helhetslösningen. Exchangemiljön som är fysisk behöver flyttas till BMC under 2016. Det mest praktiska är att installera upp en ny miljö på BMC med Exchange 2016 och sen migrera över alla brevlådor dit. Då har man löst gammal serverpark, uppgradering och flytt i ett! Sympa (listhanteraren) har ett behov av att uppgraderas på grund av återkommande fel i systemet. Efter felsökning så har man kommit fram till att en uppgradering av systemet är att rekommendera och kommer att lösa de fel som uppstår. Gruppverktyg för hantering av sändlistor behövs införas för Exchange. Har påbörjat en installation för att se hur Grouper skulle kunna användas för detta. Med en uppgradering till Exchange 2016 ges utökade möjligheter för grupphantering som måste undersökas och jämföras med andra gruppverktyg. Inkommande trafik lastbalanseras idag på SMTP-servern med round-robin teknik som inte fungerar optimal vid t ex patchning av Exchange. Migrering av funktionskonton är i slutfasen. Detta bör vara slutfört inom kort. e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 9(15)

Exchange erbjuder idag möjligheten att boka konferensrum och utrustning i samband med kalenderbokning. Denna tjänst har efterfrågats av fler, UCR och UB använder sig av denna. Behov Uppgradera Sympa och i samband med detta även se över redundansen och uppsättning av tjänsten. Uppgradera nuvarande installation Exchange 2010 till Exchange till 2016 och där med installera den ny Exchangemiljön i nya datorhallen på BMC. Lastbalanseraren framför mailen behöver tittas över. Genomlysning av e-post behöver göras för att få en strategi på hur man bör reda upp miljön efter att Cyrus är avvecklat Ett gruppverktyg för att hantera sändlistor i Exchange behövs driftsättas för att kunna erbjuda möjligheten att skapa/administrera egna sändlistor/distributionslistor. Byta ut tekniken som lastbalanserar trafiken på all trafik (inkommande och utgående) Marknadsföra och beskriva vilka tjänster e-post erbjuder. 6.3. e2: Stöd för Universitetsgemensam telefoni Nuläge I stöd för universitetsgemensam telefoni finns många beroenden till pågående projekt så som flytt till Segerstedt och flytt till datorhall i BMC mm. Universitetsgemensam telefoni hanteras till största delen av Teleservice. Teamet består av 5 medarbetare. Alla ska kunna jobba med support kring telefonifrågor. Ett par av medarbetarna har specifika funktioner som telefoniansvarig (1 medarbetare) samt hantering av fakturor och i viss mån debitering (1-2 medarbetare). Endast en till två medarbetare är idag tekniska specialister inom telefoni (varav 1 är teamledare), vilket innebär att det är en sårbar funktion och medför hög belastning på aktuella medarbetare i perioder. Uppsala universitet har ett avtal med en extern servicepartner avseende service, underhåll, utökningar, uppgraderingar av telefonväxel samt tillhörande system. Avtalet sträcker sig till 2016-11-30 med möjlighet till förlängning 1+1 år (längst till 2018-11-30). Uppsala universitet har ett avtal med Telenor Sverige AB avseende fasta och mobila operatörstjänster samt transmissionstjänster. Nyligen fattades beslutet att utnyttja det sista optionsåret i avtalet (UFV 2016/96), vilket innebär att avtalet sträcker sig till och med september 2017. Telefonväxeln (Mx-One) utgörs av 5 fysiska servrar och 27 gateways. En (1) server och en (1) gateway är placerad i Visby. Gällande växelversion är 5.0 SP5 HF1 installerat på SUSE Linux Enterprise Server 10. Servrarna är integrerade med CMG 7.5 server, främst för utbyte av hänvisningsinformation. Servrarna förser även debiteringssystemet Teleopti Pro med samtalsdata, som ligger till grund för debiteringen av växelanknytningar. CMG 7.5 utgörs av 2 fysiska servrar, fungerar som stöd för telefonistapplikationen NOW 7.5, hänvisningar, röstbrevlådor, köhanteringssystemet Solidus och telefonkonferenser via InConference. Får information om UU s organisationsträd samt persondata från AKKA, via import av textbaserade batchfiler. CMG 7.5 går end of life 2015-12-31. Databasen är installerad på MS SQL 2005 som går ur support 2016-04-12. e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 10(15)

NOW 7.5, telefonistapplikation, fungerar som en stand-alone-installation vid varje telefonistbord med koppling till CMG 7.5 server. Varje telefonistbord kräver i sin tur direkt koppling till telefonväxeln via så kallad CT-adapter. NOW 7.5 går end of life 2015-12-31. Debiteringssystemet Teleopti Pro 7.4 utgörs av en (1) fysisk server med en osupporterad OS version (Windows 2003). Har en integration med AKKA via textbaserade batchfiler (går i båda riktningarna). ccbridge/vip2000, fysisk server. Tidigare köhanteringssystem och konferensbrygga, under avveckling. Köhanteringssystem Solidus ecare 8.3, utgörs av en (1) virtuell server. För närvarande finns 12 aktiva flöden för köhantering, vilka hanteras av användare i olika servicegrupper. Hantering av samtal sker med hjälp av klienten (installation) Blustar agent, som paketerats och distribueras via SCCM samt ZenWorks. Paketering och distribution utförs av lokal IT vid UU. Behov Flytt av telefoniservrar till serverhall på BMC. Konsekvens av att ITC, hus 3, ska tömmas i och med flytt till Segerstedthuset. Måste planeras tillsammans med och utföras av avtalad servicepartner på telefonväxeln. Ny debiteringsmodell för telefonin. Allt större användning av mobila alternativ har gjort nuvarande prismodell förlegad och i viss bidragit till en kostnadsmässig snedfördelning för verksamheten. Upphandling operatörstjänster. Nuvarande avtal går ut september 2017, arbetet med ett nytt avtal måste påbörjas i god tid. Beroende av samarbete med Avdelningen för ekonomi och upphandling. Uppgradering telefonväxel till version 6.0 SP1, för att följa rekommenderade och aktiva releaser (buggfixar, säkerhetspatchar). Dock supporteras inte 6.0 tillsammans med CMG 7.5, därför måste CMG först uppgraderas till CMG Blustar 8.2 innan telefonväxel kan uppgraderas. Uppgraderingar av detta slag ingår i avtal med servicepartner, arbetskostnad tillkommer. Uppgradering Solidus till version 9.0, för att följa rekommenderade och aktiva releaser (buggfixar, säkerhetspatchar). Uppgraderingar av detta slag ingår i avtal med servicepartner, arbetskostnad tillkommer. CMG NOW 7.5 går end of life den 31 december 2015 och måste uppgraderas. Inattend ersätter CMG NOW, en stark rekommendation är att uppgradera CMG servern till CMG 8.2 (CMG Blustar 8.2) innan Inattend införs och att införande av Inattend rekommenderas att införas som ett projekt. CMG 7.5 servern använder sig av MS SQL2005 vilket går ur support den 12 april 2016. En uppgradering möjliggör att köra servrarna virtuellt. Rekommendation är att uppgradera till CMG 8.2 Projekt CMG Blustar 8.2 Teleopti ligger idag på osupporterad OS version (win2003) och måste ersättas. Teleopti måste avvecklas och ersättas med ny produkt som heter Mitel Companion. Companion möjliggör att köra server virtuellt. Pågående projekt. (Niklas kommentar: Virtualisering av växeln inte aktuellt under 2016. För uppgradering till 6.0, se separat punkt) Förbindelsen för telefonin mellan Uppsala och Visby består idag av ett bryggat nät. För att minska risken för störningar rekommenderas ett routat nät. e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 11(15)

Förbindelsen för telefonin mellan Uppsala och Visby löper med stor sannolikhet i samma fiber som förbindelserna för talkanaler. Vid driftstörningar uppstår prestandaproblem som skulle kunna undvikas genom att separera dem. Universitetet har idag en decentraliserad DHCP-fördelning av IP-adresser till IP-telefonerna. Med en central DHCP-server fås bättre förutsättningar vid stora uppgraderingar, samt smidigare administration och övervakning av IP-telefonin. IP-telefonerna på Blåsenhus har publika IP-adresser, övergång till svartnätsadresser rekommenderas. 6.4. e3: Telekonferens Nuläge Se 6.3 då telekonferens är en del av CMG 7.5 server. Behov 6.5. e4: Stöd för snabbmöten Nuläge I dagsläget saknas en central tjänst som kan hantera Chat, röst och videosamtal där användaren knyts till en central autentisering. Detta verktyg förväntas bli ett komplement till nuvarande e-post lösning. Behov Projekt Segerstedt har annonserat behov av denna funktion och e-området avser utreda och starta ett pilotprojekt under 2016. 6.6. e5: Stöd för videokonferenssystem Nuläge E-området har idag ingen tjänst för denna funktion. Varje intendentur/campus/institution hanterar idag själva frågorna runt videokonferens och dess utrustning. Ett initiativ togs av IT-avdelningen för ett par år sedan som resulterade i att UU kan köpa/hyra videokonferens som tjänst av SLU. Ett antal intendenturer använder sig idag av detta avtal med SLU. En utredning om videokonferens i samband med möten och föreläsningar genomförs vid CG och vi väntar på rapport från det arbetet. Behov Samordna videokonferens inom UU och minst erbjuda rekommendationer om vilken utrustning och tjänst som kan användas för att få väl fungerande videokonferens. UU-gemensam tjänst för mediabrygga bör tas fram/avropas/driftsättas. Detta för att öka möjligheten till enklare bokning av med hjälp av Exchange, säkra kompatibilitet mellan olika system och ge möjlighet till teknisk kvalitetskontroll och teknisk konfigurering. e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 12(15)

7. ORGANISATION 7.1. Intressenter I figuren nedan har intressenter till detta e-område kategoriserats. Bilden syftar till att vara stöd vid bemanningen och beskriva vilka parter som är involverade i e-förvaltningsarbetet. Nedan organisatoriska avdelningar och externa parter är involverade i arbetet. <Hämta in en bild från verktyget ppt> 7.2. Bemanning Med utgångspunkt från bilden ovan och de mål som formulerats i e-förvaltningsplanen bör bemanningen för 2016 utgöras av följande personer. Nivå Strategisk nivå e-portfölj Infrastruktur och säkerhet Part Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning Mia Lindegren Christina Boman (Byggnadschefen) Utgör basen i Styrgrupp e-portfölj Styrande nivå Koordinerande nivå Utförarnivå e-områdesansvarig IT Pelle Lindé e-förvaltningskoordinator IT Camilla Bohlin IT-specialist Niklas Wernestam (tele) Jan Eriksson (epost) Staffan Emrén (videkonf) Styrgrupp Förvaltningsgrupp Förvaltningsgrupp 7.3. Beslutsforum För att förvaltningsarbetet inom detta e-område ska kunna styras så effektivt som möjligt krävs följande beslutsfora. Beslutsforum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar e-portfölj - Strategi och inriktning till ingående e-områden - Beslut av ingående e- områdens årsmål - Beslut om frågor som berör flera e-områden inom e-portföljen - Berörda avdelningschefer - Föredragande är utsedd representant för e-områdesansvariga och e- områdesansvariga IT 2-3 ggr per år Ordförande e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 13(15)

- Omprioriteringar som eskalerats Styrgrupp - Godkänna e-förvaltningsplan - Besluta om utökning/- indragning av resurser - Styra och följa upp förvaltningsarbetet mot målen - e-områdesansvarig IT - Ev. utökat med berörd enhetschefer - Föredragande: e-förvaltningskoordinator IT 3-4 ggr per år e- områdesansvarig IT - Utarbeta förslag till e-förvaltningsplan - Bereda beslutsunderlag inför Styrgrupp - Prioritera och besluta inom ramen för e-förvaltningsplanen - Följa upp utfall mot e-förvaltningsplanen - e-förvaltningskoordinator IT Samt specialister för e-området 1 gång per mån Förvaltningsgrupp e-förvaltningskoordinator IT 7.4. Arbetsforum För att arbetet ska kunna hanteras så effektivt som möjligt krävs följande arbetsforum. Arbetsforum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar Referensgrupp - Användargrupper - 8. PRIORITERINGSKRITERIER Riktlinjer för prioritering av förändring eller utveckling av ny funktionalitet inom e-området xxx. Principiellt sett skall alltid systemunderhåll prioriteras före vidareutveckling användarnas behov skall tillgodoses genom att hög användbarhet alltid skall eftersträvas planerade aktiviteter går före oplanerade 8.1. Prioritetsordning Klassificeri ng Beskrivning! Akuta händelser som får omedelbart hög prioritet är: - Incidenter i form av driftavbrott och problem e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 14(15)

1 Aktiviteter av typen - Lagkrav - Nödvändiga uppgraderingar av tekniska komponenter, ny version/release av en applikation - Test och Verifieringar - Säkerhetsrelaterade åtgärder för att förbättra säkerhetskrav - Nödvändiga ändringar p.g.a. av ändringar i andra applikationer (integration) 2 Aktiviteter av typen - Ökad affärs/verksamhetsnytta (t.ex. ändringar för att hantera en ny applikation i annat förvaltningsobjekt eller vid institution, parameterändringar snarare än kodändring) - Förbättringar av dokumentation för befintliga tjänster 3 Aktiviteter av typen - Önskemål e-förvaltningsplan, ver 1.0 2016-05-09 Sida 15(15)