Delårsrapport Jan-mars 2014 FM centrum Dnr 2014-83
Innehållsförteckning Produktionsenhetschefens reflektion 1 Medborgar-/ kundperspektivet 2 Processperspektivet 4 Medarbetarperspektivet 6 Ekonomiperspektivet 8 Fördjupad ekonomisk analys 10 Utfall nyckelindikatorer 11 Bilagor Resultaträkning Kassaflödesanalys Investeringsredovisning Balansräkning Investeringsplan fastighet Investeringar LD beslut Resultaträkning fastigheter
Delårsrapport 03 2014 1 Till Landstingsstyrelsen Produktionsenhetschefens reflektion Årets resultat är prognostiserat till 1 Mkr vilket är det samma som i budgeten för 2014. Resultatet motsvarar det rationaliseringskrav på 0,6 % som FM centrum har för 2014. Detta är som alltid ett utmanande mål då belastningen på organisationen ökar i och med de stora projekten samtidigt som behoven och önskemålen från vården på fler och förbättrade servicetjänster ökar. Jag har i flera delårsrapporter skrivit att i många år framöver är FM centrums största utmaning, de stora byggprojekten och investeringsvolymerna men även de olika aktiviteter som är en konsekvens av projekten. Dessa utmaningar kvarstår och blir tydligare hela tiden. Det gäller t ex omflyttningar, tvingande flyttar, nya hyresberäkningar, yttre och inre logistikflöden, ökade krav på ritningshantering, kravspecifikationer för allmänna ytor, styrning och ledning av byggprojektverksamheten, förbättrad tillgänglighet till våra sjukhus (transporter, parkeringsplatser m m), upphandlingar etc. Under våren genomförs 2014 års medarbetaruppföljning. Förra årets resultat visade på mycket höga värden men förväntningarna på årets resultat är lite lägre som en konsekvens av den extrema arbetsbelastningen på organisationen. Detta ställer stora krav på vårt pågående arbete med organisatorisk hållbarhet, arbetsmiljö, attraktivitet samt organisatorisk och individuell utveckling. Vi fortsätter även att resursförstärka inom några funktioner för att säkerställa leverans och professionalism. Kundnöjdhetsmätningen Tempen kommer endast att genomföras en gång under 2014 och det blir i augusti. Våra högt uppsatta ambitioner ligger fast; att vara en förebild, samverka med landstingets olika verksamheter och övriga partners, ta ansvar och vara utvecklingsinriktade. Som ett led i detta har vi under våren etablerat ett projektkontor för våra s k FM-projekt. Dessa projekt har externt fokus och kräver särskild styrning. Projekten följer LiÖs projektmodell och har stor betydelse för att t ex Framtidens US fortlöper enligt plan. Som vanligt är en stor del av vår vardag att genomföra upphandlingar och i våra byggprojekt genomförs kontinuerligt ett stort antal upphandlingar. Utöver dessa upphandlingar har vi nyligen genomfört Sveriges största upphandling för samordnade FMtjänster (städ, kost och inre logistik). Avtal är tilldelat men beslutet är överprövat till Förvaltningsrätten. Upphandlingen av fastighetsdriften, som pågått under ett par år, överprövades också ett antal gånger men under våren kom det slutgiltiga beslutet om att landstinget fått rätt. FM centrum Micael Antamo Centrumchef
Delårsrapport 03 2014 2 Medborgar-/ kundperspektivet Strategiskt mål Strategiskt mål 1 Nöjda kunder Måluppfyllelse Bedömning av måluppfyllelse FM centrum har följande strategiska mål inom perspektivet KUND: Nöjda kunder Mätningen av kundnöjdhet genom Tempen har ännu inte genomförts för 2014 och därmed saknas uppgifter för bedömning av måluppfyllelse. Väsentliga insatser och resultat FM centrums kunder är liksom Landstinget i Östergötlands kunder våra invånare och patienter som besöker våra lokaler och nyttjar våra tjänster. Historiskt har detta inneburit främst att vi har mätt kundnöjdhet för våra interna kunder verksamheterna. Från och med våren 2014 tar FM centrum även Tempen på hur nöjda besökarna/patienterna är med bemötandet i receptionen på US, södra entrén. Besökaren bedömer bemötandet genom att trycka på en av fyra knappar. Resultatet från varje Tempen-mätning följs upp och analyseras enligt en tydlig process. De respondenter som uttryckt ett starkt missnöje kontaktas personligen för vidare dialog. Resultatet förmedlas till samtliga berörda entreprenörer med krav på analys och åtgärdsplan som sedan rapporteras och följs upp kontinuerligt. Den senaste Tempen-mätningen genomfördes under oktober månad 2013. Denna mätning omfattade även patienternas nöjdhet avseende patientkosten, en mätning som genomförs en gång om året. Resultatet från höstens mätning visar i stort en fortsatt positiv trend och att resultaten går mot en måluppfyllelse. Utöver Tempen deltar vi i många olika forum såsom kundmöten, träffar med sjukhusledningar, möten med politiska företrädare, ledningsstaben etc. Tillgängligheten i FIXA är fortsatt god. Vården har ganska god kännedom om FIXA. Inom fastighetsförvaltningen sker en stor del av den dagliga dialogen med kunderna. Dialogen är till stora delar händelsestyrd vilket ställer stora krav på goda relationer och ett stort förtroende för vår kompetens. Detta är ett nytt sätt som FM centrum testar, för att mäta kundnöjdheten, och som senare kommer att utvärderas. Tempen-mätningen kommer endast att genomföras en gång under 2014 och det blir i augusti. Dock kommer antalet respondenter bli lika många som vid två mätningar i likhet med tidigare år. I samband med alla våra byggprojekt och lokalanpassningar sker en kunddialog såväl innan, under som efter genomförda projekt. Vi kommer även att förbättra den kundenkät för byggprojekt som vi har sedan många år. Den största framgångsfaktorn för ett väl genomfört projekt är samverkan mellan FM centrum och berörd verksamhet.
Delårsrapport 03 2014 3 Information och kommunikation i samband med våra byggprocesser är av yttersta vikt. Vi arbetar idag aktivt med informationen till LiÖ-anställda, patienter och besökande och detta görs tillsammans med Informationscentrum. Sedan starten av Framtidens US finns en webplats som uppdateras kontinuerligt med aktuell information. (www.lio.se/framtidensus/). Det finns även en interaktiv tavla på US där man som besökare kan följa byggprojektet. Behovet av information kommer successivt att öka i takt med att projekt som t ex Framtidens US, Vision 2020, RPR och Finspångs Vårdcentrum tar ytterligare fart. I alla FM centrums processer och aktiviteter ska leveranssäkerhet prioriteras. Det handlar t ex om att hålla utlovad tidplan och budget i våra byggprojekt, återkoppling inom utlovad tid i alla sammanhang och leverans av avtalade servicetjänster. För alla våra processer ska kundens och uppdragsgivarens behov styra. FM centrum fortsätter att aktivt delta i nationella nätverk inom verksamhetsområdena fastighet, bygg, service och FM-tjänster. Syftet är att lära och att lära ut. Under de tre år som FM centrum funnits med nuvarande verksamhetsinnehåll har vi etablerat oss som en av landets främsta förebilder inom våra olika verksamhetsområden. Landsting och regioner väljer i allt större omfattning att besöka oss för att använda Östergötland som best practice. För att detta ska bli verklighet krävs en sammanhållen och förbättrad kommunikation. Ett uttalat syfte med vårt fokus kring kommunikation är att säkerställa en pågående och relevant kommunikationsstrategi med samtliga kunder och intressenter och att detta sker på ett likartat sätt. Under 2014 kommer FM centrum att fortsätta utveckla och förbättra kommunikationen med våra kunder. Syftet är att få till stånd en likartad och professionell hantering av kommunikationen, såväl den händelsestyrda som den planerade. Från april har FM centrum en ansvarig resurs för att hålla samman en gemensam strategi och arbetsprocess för kundkommunikationen.
Delårsrapport 03 2014 4 Processperspektivet Strategiskt mål Processorienterat arbetssätt Resurseffektiv och kretsloppsanpassad verksamhet med minsta möjliga klimatpåverkan Måluppfyllelse Bedömning av måluppfyllelse FM centrum har följande strategiska mål inom perspektivet PROCESS. Processorienterat arbetssätt Endast en av tre processer har kunnat uppvisa mätetal för perioden. Resultatet från den uppmätta processen är inte helt tillfredsställande men visar på en stor förbättring jämfört med 2013. Resurseffektiv och kretsloppsanpassad verksamhet med minsta möjliga klimatpåverkan För detta strategiska mål är måluppfyllelsen varierande. Resultatet för fyra av sju nyckelindikatorer är helt tillfredsställand. För två nyckelindikatorer är inte resultatet helt tillfredsställande men resultatet är bättre än föregående år. För en nyckelindikator saknas ännu mätvärden. Väsentliga insatser och resultat En nulägesanalys 2013 av vårt arbete med LEAN visade bland annat på en förbättringspotential avseende målsättning med LEAN-arbetet, LEANinfrastruktur, hantering av förbättringsförslag, målhantering samt samband och relation med ISOarbetet. Under 2013 skapades förutsättningar för en ISO-certifiering av hela FM centrum med fokus på de huvudprocesser som är identifierade; genomföra byggprojekt, förvalta fastigheter, leverera servicetjänster samt lednings- och ekonomiprocesser. Vi har förbättringscoacher som stöd i vårt förbättringsarbete men även som stöd för våra processägare och processledare. Ovanstående görs inom ramen för FM centrums projekt, FaMla, som är införandet av vårt ledningssystem. Syftet är att hjälpa oss att analysera, fastlägga och styra de processer som leder till att våra tjänster motsvarar kundens förväntningar och behov. Projektet beräknas vara klart under juni 2014. FM centrum är ägare och initiativtagare till projekt som omfattar fler stödcentrum, men även i de flesta fall vården. Exempel på dessa projekt är LiÖ:s materialförsörjning. Projektet har olika faser och första delen, Lite Flyt avslutas under april och under kvartal två startas Mera Flyt. Mera Flyt beräknas pågå ett år och effektmål är bland annat frigjord tid för vården, effektivare och mer anpassat materialflöde. Andra projekt som kräver stora insatser är centrala omklädningsrum, centralreceptioner och flyttkoordinering FUS. För att fokusera särskilt på dessa kritiska projekt har vi sedan våren 2014 skapat ett projektkontor för dessa FM-projekt. Arbetet med projekten är i full gång och en samverkan med LiÖs projekt- och utredningsenhet är etablerad. Under mars 2014 har FM centrum startat ett projekt som syftar till nya aktörer avseende kiosk- och caféverksamhet vid US och ViN. En stor del av arbetet kommer bestå i att identifiera behoven och förväntningarna vad gäller sådan verksamhet hos patienter, besökare, studenter och personal vi våra sjukhus. Urvalsprocessen för att finna rätt aktör baseras på de identifierade behoven och förväntningarna. Nya aktörer kommer att finnas på plats då lokalerna för verksamheterna färdigställs i de olika byggprojekten 2014-2016. Under år 2014 deltar FM centrum i ett nationellt benchmarking-program, Best Service. Vi jämför vår hantering och våra kostnader för patientkost och städning med andra landsting och regioner.
Delårsrapport 03 2014 5 Byggverksamheten jobbar med effektiva arbetsprocesser för styrning av byggprojekten, vi jobbar med att utveckla och utbilda vår processledare. Arbetet med att lägga över all projektrapportering i Antura kommer att slutföras under våren och sist ut är att lägga in ekonomiuppföljningen. Under 2014 kommer vi att utarbeta förfrågningshandlingar för nya ramavtalsupphandlingar för byggprojekt avseende konsulter och entreprenörer. Nya ramavtal gäller från våren 2015. göra för att få ned andelen C-produkter till målet. För att lyckas med det förs kontinuerliga dialoger med projektörer och entreprenörer i de stora byggprojekten. Dessutom genomförs halvdagsutbildningar i SundaHus Miljödata och grundläggande miljökunskap för arkitekter, projektörer och entreprenörer som deltar i byggprojekten. För att minska energianvändningen i landstinget har bland annat ett flertal så kallade nattvandringar genomförts i länet under första kvartalet 2014. Vid nattvandringar identifieras onödig förbrukning såsom felinställd ventilation och belysning som är på under tider när verksamheten inte är igång. Målvärdet för energianvändningen, 205 kwh/m2, är för helåret 2014. Den gjorda mätningen baseras på utfallet för kvartal 1. I och med att målet är på helårsbasis och utfallet inte fördelar sig jämnt över årets månader är det svårt att ge en tydlig bild av möjligheterna att nå det uppsatta målvärdet om 205 kwh/m2. I och med detta har ett försök gjorts till att bryta ner målet till ett mål för kvartal 1 om 72,6 kwh/m2. Utfallet visar sig då vara strax över målvärdet. Vid närmare analys visar det sig att det skett en minskning av energianvändningen i flertalet av landstingets fastigheter hittills under 2014 jämfört med 2013 men det som drar upp nyckeltalet till över målvärdet är US som har ökat sin energianvändning hittills i år. En anledning till ökningen tros vara de omfattande byggnationer som pågår på US-området och där enbart delar av byggnationerna har egen mätning. En djupare analys över detta kommer att göras och åtgärder sättas in i den omfattning det är möjligt. För att säkerställa att miljö- och hälsomässigt hållbara produkter byggs in i landstingets fastigheter används SundaHus miljödatabas. I SundaHus miljödatabas finns bedömningar på en stor mängd produkter allt ifrån golv- och väggmaterial till elkablar, rör och sanitetsprodukter. Bedömningen graderar produkten i en skala från A-C, där A är den bästa produkten och C är den sämsta. Det finns även D produkter och för dessa saknas underlag för att kunna göra en riktig bedömning. Landstinget strävar efter att använda så få C och D produkter som möjligt och resultatet efter första kvartalet visar en nedåtgående trend jämfört mot tidigare år. Dock finns fortfarande ett stort jobb att
Delårsrapport 03 2014 6 Medarbetarperspektivet Strategiskt mål Ett aktivt medarbetarskap Strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Gott ledarskap som skapar förutsättningar för goda verksamhetsresultat Måluppfyllelse Bedömning av måluppfyllelse FM centrum har följande strategiska mål inom perspektivet MEDARBETARE Ett aktivt medarbetarskap Strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Gott ledarskap som skapar förutsättningar för goda verksamhetsresultat Samtliga mål inom medarbetarperspektivet följs upp via nyckeltal i den årliga medarbetaruppföljningen som görs under april månad. Resultat presenteras i maj månad. Måluppfyllelse kommer först redovisas i delårsrapport 08. De aktiviteter som nu pågår prioriterades utifrån 2013- års resultat i medarbetaruppföljningen. Bedömningen är att målen kommer att nås under året. Väsentliga insatser och resultat Ett aktivt medarbetarskap är en förutsättning för utveckling och förbättring av verksamheten. I det aktiva medarbetarskapet har vi engagerade och delaktiga medarbetare som tar ansvar för både sin egen men även för verksamhetens utveckling och resultat. Likaså är ett gott ledarskap en förutsättning för utvecklingen av verksamheten genom att skapa delaktighet, engagemang samt att tillvarata medarbetarnas kompetens. Inför 2014 planerades att genomföra en utbildningsinsats, ett utvecklingsprogram, för samtliga medarbetare inom FM centrum. Fokus för utbildningen är beteende, förhållningssätt och kommunikation. Genom utvecklingsprogrammet vill vi bidra till det aktiva medarbetarskapet, att skapa delaktighet och engagemang och vara en attraktiv arbetsgivare. Hälften av medarbetarna har nu genomfört utbildningen och hittills har det varit en mycket positiv respons på utvecklingsprogrammet. FM centrums viktigaste resurser är medarbetarna. Genom att se till att vi har rätt kompetens och att vi är attraktiva som arbetsgivare kan vi också möta samtliga våra behov och utmaningar. Vi har under en längre tid haft ett stort behov av att resursförstärka inom FM centrum och ett intensivt arbete med rekrytering har lagts ner under 2013 med fortsättning under 2014. Under januari månad började ett antal nya kompetenta medarbetare arbeta hos oss, vilket varit mycket positivt. Det har också inneburit att vi på ett aktivt sätt fått använda vår nya introduktionsprocess. Genom introduktionen vill vi ge de bästa förutsättningarna för att nya medarbetare ska känna sig välkomna och på ett bra sätt ska komma in i vår verksamhet. För att fånga upp tankar och idéer om förbättringsförslag till introduktionen planeras att genomföra gruppintervjuer med nya medarbetare. Fortsatt arbete pågår med att rekrytera framtida medarbetare. Arbetet med att upprätta kompetensmatriser och befattningsbeskrivningar har fortsatt under första delen av året. Målet är att ha detta färdigt för samtliga befattningar till sommaren 2014. Arbetet är en viktig
Delårsrapport 03 2014 7 del att ha som underlag i vårt fortsatta arbete med strukturerad och långsiktig kompetensförsörjning. En viktig del för att uppnå en strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag är att vara en attraktiv arbetsgivare och börja sprida detta utanför vår organisation. Vi har nu påbörjat en diskussion om att eventuellt delta på arbetsmarknadsmässor framöver och i och med det fortsatt arbetet med att diskutera hur vi vill marknadsföra och positionera oss som den bästa tänkbara arbetsgivaren. FM centrum fortsätter sitt leanarbete med att skapa struktur och systematik genom att skapa en infrastruktur för arbetet med Lean och ISO. I samband med alla nyanställningar vid årets början genomfördes en introduktion i Lean. Förbättringscoacherna är i dag etablerade och fortsätter uppdraget att sprida leankunskaper och förbättringsverktyg bland medarbetare. Från och med den 1 april 2014 i sätts en ny organisationsstruktur för FM centrum. I och med den förändringen vill vi minska belastningen på vår organisation för att säkerställa leverans och professionalism. Förändringen är ett första steg mot att anpassa organisationen och våra personella resurser efter den arbetssituation som idag råder för FM centrum. Stora och många investeringsprojekt, fler och fler FM-projekt samt ett alltmer processorienterat arbetssätt ställer andra krav än tidigare. Situationen kräver även utökad samverkan med såväl vården som med andra stödcentrum. Vår förhoppning är att de aktiviteter som nämns ovan ska bidra till att vi ska nå de strategiska målen inom medarbetarperspektivet. Vi har haft mycket goda resultat i vår medarbetarenkät tidigare år men inser vikten av att ha ett medvetet långsiktigt perspektiv på de aktiviteter som rör medarbetarperspektivet.
Delårsrapport 03 2014 8 Ekonomiperspektivet Strategiskt mål Ekonomi som ger handlingsfrihet Bedömning av måluppfyllelse FM centrum har följande strategiska inom perspektivet EKONOMI Ekonomi som ger handlingsfrihet Inom ekonomiperspektivet är FM centrums mål att ha en ekonomi som ger handlingsfrihet. För 2014 har FM centrum ett positivt prognosticerade resultat om 1 Mkr i likhet med budgeterat. Lönekostnadsutvecklingen är på 10,78 %, mot samma period föregående år, vilket huvudsakligen beror på att vi har anställt personal och minskat antalet inhyrda konsulter vilket vi också haft som tydlig målsättning. Målvärdet är dock på 9,13. Måluppfyllelsen inom perspektivet är därmed inte helt tillfredsställande. Väsentliga insatser och resultat Det är viktigt att vi säkerställer god kostnadskontroll för FM centrums egen förvaltning, i projekten samt våra avtal och upphandlingar, detta görs genom att samtliga enheter har kontinuerligt ekonomisk uppföljning för att säkerställa en ekonomi i balans. Förbättrade rutiner när det gäller systematiska ekonomiredovisningen i byggprojekt har genomförts och fler förändringar är på gång, bland annat planerar vi att gå över till att rapportera direkt i vårt projektverktyg Antura under 2014. I samband med att vi har sett över uppdragshanteringen av våra projekt har vi också gjort förändringar så att den stödjer våra rutiner i projekthandboken. För våra byggprojekt sker ekonomigenomgångar kvartalsvis i samband med prognosarbetet. Vid dessa tillfällen ser vi även över bl a projektering, tid och resurser. Detta rapporteras numera i projektverktyget Antura. Måluppfyllelse Under 2014 och många år framöver är FM centrums största utmaning, de stora byggprojekten och investeringsvolymerna men även de olika aktiviteter som är en konsekvens av projekten. I och med detta arbetar vi mycket under året med exempelvis omflyttningar, tvingande flyttar, nya hyresberäkningar, yttre och inre logistikflöden, ökade krav på ritningshantering, kravspecifikationer för allmänna ytor, styrning och ledning av byggprojektverksamheten, förbättrad tillgänglighet till våra sjukhus (transporter, parkeringsplatser m m), upphandlingar etc. Som en naturlig del i vårt arbete och ett led i att kunna skapa kostnadseffektiva slutresultat för landstinget i Östergötland har arbetet med upphandlingar fortsatt under de första månaderna 2014 och kommer att fortgå under året. Upphandlingen för drift av fastigheterna har avlutats och resultatet av det nya avtalet kan avläsas efter ett år d v s under 2015. I våra byggprojekt genomförs också ett stort antal upphandlingar vilket är ytterligare en stor belastning på vår organisation. Implementeringen av de upphandlade servicetjänsterna kommer att ske under 2014. Uppföljning och utveckling av leverantörsavtalen pågår också fortlöpande under året. För att säkerställa kvalitet och leverans i våra outsourcade servicetjänster som exempelvis städning, fortsätter vi vårt arbete med kontinuerliga uppföljningsmöten med leverantörerna i likhet med föregående år. Under 2014 kommer vi att ta initiativet till ett samarbete med övriga landsting/regioner i södra regionen i syfte att dra nytta av varandras erfarenheter vid upphandlingsfrågor för byggkonsulter, byggentreprenader, ramavtal etc. Under 2014 startade ett benchmarkingprojekt inom (Best Service) där vi deltar i ett arbete tillsammans med övriga landsting i Sverige i syfte att göra jämförelser inom våra servicetjänster. Det är ett
Delårsrapport 03 2014 9 omfattande arbete som känns viktigt för att säkerställa att vi står oss i jämförelse med andra. Arbetet startade under 2013 men mätningarna görs först under 2014 och framåt. För 2014 har vi även som målsättning att hantera våra interna utvecklingsprojekt (som är verksamhetsövergripande) i enlighet med LiÖs projektmodell vilket vi har startat med under första kvartalet 2014 och som kommer pågå under hela året.
Delårsrapport 03 2014 10 Fördjupad ekonomisk analys FM centrums prognos för 2014 är 1 Mkr. Resultatet motsvarar det rationaliseringskrav på 0,6 % som FM centrum har för 2014. Fixa förväntas uppvisa ett positivt resultat som en konsekvens av ökade uppdrag. Resultatet för fastigheterna beräknas till -14, 3 Mkr. Underskottet uppstår i de fastigheter där LiÖ har externa hyresgäster och där basnivå för reinvesteringar har införts. Underskottet motsvarar differensen mellan intern och extern hyra. Underskott beror också på att vissa ombyggnadstillägg annuitetsberäknats och är nya. Underskottet täcks i sin helhet av Finansförvaltningen vilket medför att FM centrums resultat inte påverkas av detta. Landstinget hyr ut utrustning för kök/restaurang, vaktmästeri och städning till entreprenörer. Utrustningsavtalen förväntas göra ett nollresultat 2014. Kostnaderna för avskrivningar är för 2014 beräknade att bli i linje med de fasta avtalade intäkterna. Investeringar görs stötvis vilket normalt medför att utrustningsavtalens resultat varierar kraftigt mellan åren. För 2014 beräknar vi dock att hamna i balans med intäkter och kostnader. Fastighetsförvaltningen beräknas göra ett överskott om 0,4 Mkr. Detta huvudsakligen på grund av långtidssjukskriven personal där ingen vikarie har satts in. Investeringsvolymen kommer att vara mellan 1 100 Mkr -1 400 Mkr per år under perioden 2014-2017 med genomförandet av Framtidens US, byggnation för Rättspsykiatri i Vadstena, och upprustning av Vrinnevisjukhuset (Vision 2020) som de största aktiviteterna. Detta finns specificerat i såväl investeringsplanen som i lokalförsörjningsplanen. Projekt Framtidens US pågår till 2020. Etapp 1, som innehåller de olika nybyggnationerna som ska anslutas till huvudblocket, färdigställs under 2014. För etapp 2, ombyggnationer i huvudblocket, pågår programarbete och projektering ihop med många olika verksamheter. Planering/förstudie för etapp 3, pågår. Tabell specifikation resultat (mkr) Verksamhetsområde Helårsbedömning 2014 Budget 2014 Bokslut 2013 Fixa 0,4 0,3 0,5 Fastigheter -14,3-12,4-24,7 Fastigheter avräkning mot Finansförvaltningen 14,3 12,4 24,7 Utrustningsavtal kök och vaktmästeri 0,0-0,3-0,6 Fastighetsförvaltning 0,4 0,4 2,5 Övrigt 0,2 0,6 8,6 Summa 1,0 1,0 11,0
Delårsrapport 03 2014 11 Utfall nyckelindikatorer Medborgarperspektivet Strategiskt mål 1: Nöjda kunder Framgångsfaktor Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Bra dialog och samverkan med kunder/partners samt Ett professionellt agerande och utförande av våra tjänster Nyckelindikator Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Catering Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Fastighetsdrift Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Patientkost Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Städ Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Transporter Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Tvätt* Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Vaktmästeri Tempen: Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor avseende Totalt Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt 77 80 201309 67 65 201309 75 72 201309 75 74 201309 75 75 201309 73 74 201309 76 75 201309 74 74 201309 Måluppfyllelse Samtliga Målvärden gäller sista mätningen för respektive år. Kundnöjdhetsmätningen Tempen genomförde 2 ggr/år 2013. Under 2014 kommer mätningen att ske i augusti. *Målvärdet för Tvätt kan komma att påverkas negativt som en konsekvens av projektet Standardisering av textilier/avveckling av kundmärkt tvätt.
Delårsrapport 03 2014 12 Processperspektivet Strategiskt mål 1: Processorienterat arbetssätt Processorienterat arbetssätt samt Samverkan inom FM centrum samt med kunder och samarbetspartners Processorienterat arbetssätt samt Samverkan inom FM centrum samt med kunder och samarbetspartners Effektivisering av process för Koll på lokal 30 % Inga mätetal finns framme Effektivisering av process för Kundförfrågan / Uppdrag Uppgift saknas 30 % 21 % -9,4% 201403 *Målvärde för 2014 avser 30 % effektivisering från 2013 års nivå **Målvärde för 2016 avser 30 % effektivisering från 2014 års nivå Processperspektivet Strategiskt mål 2: Minsta möjliga miljö- och klimatpåverkan Framgångsfaktor Bästa miljöval till rimlig kostnad Bästa miljöval till rimlig kostnad Bästa miljöval till rimlig kostnad Minskad resursförbrukning Minskad resursförbrukning Minskad resursförbrukning Rätt kompetens Nyckelindikator Andelen nyttjade C--produkter (ej blåklintsmärkta) i Sunda hus* miljödata ska minska Andelen nyttjade D-produkter i Sunda hus* miljödata ska minska Andel nybyggnationer som projekteras enligt Miljöbyggnad kravnivå Silver Energiförbrukning i landstingets fastigheter (kwh/m2 BRA) inklusive verksamhetsel. (normalårskorrigerad och graddagskorrigerad) Andel byggrelaterat avfall som deponeras ska minska Andel nybyggnationer som projekteras med en energiprestanda motsvarande 50 % av BBR 19 Riktade informationsträffar i varje funktionsgrupp inom FM centrum Framgångsfaktor Nyckelindikator Målvärde Utfall Processorienterat arbetssätt Efterlevnad av dokumenterade processer 95 % Inga mätetal finns framme Föregående utfall Uppgift saknas Mättidpunkt Måluppfyllelse Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt 4,94 % 7,3 % 9,28 % 201403 3,92 % 3,09 % 3,25 % 201403 100 % 100 % Uppgift saknas 205 kwh/m 2 (minst 10 % lägre än 2008) Kvartal 1 2014 (kwh/m2): Mål: 72,6 Utfall: 73,1 2008: 228 kwh/m2 2012: 213 kwh/m2 < 22 % 16,3 % Uppgift saknas 100 % 100 % Uppgift saknas 100 % Inget mätvärde framtaget ännu Uppgift saknas 201403 201403 201403 Måluppfyllelse * SundaHus Miljödata är ett system för hälso- och miljöbedömning av produkter i bygg- och fastighetsbranschen. Kärnan i systemet är en databas med ämnen, material och produkter. I systemet finns tjänster och funktioner för en byggnads alla skeden: Program, Projektering, Byggande, Förvaltning och Rivning.
Delårsrapport 03 2014 13 Medarbetarperspektivet Strategiskt mål 1: Ett aktivt medarbetarskap Framgångsfaktor Vilja till delaktighet och engagemang Vilja till delaktighet och engagemang Tydliga roller och förväntningar Nyckelindikator Medarbetare som upplever att de är en del av enhetens utveckling Medarbetare som upplever att deras arbetsuppgifter är viktiga Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt 86 86 201304 91 91 201304 Totalindex i medarbetaruppföljningen 82 82 201304 För samtliga målvärden inom Medarbetarperspektivet: Index baserat på svarsfördelning, maxvärde = 100 Medarbetarperspektivet Måluppfyllelse Strategiskt mål 2: Strategiskt kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Målvärde Föregående Mättid- Utfall utfall punkt Framgångsfaktor Nyckelindikator Attraktiv arbetsgivare Medarbetare som upplever att FM 83 82 201304 centrum är en attraktiv arbetsgivare Attraktiv arbetsgivare Strukturerad och långsiktig kompetensförsörjning Medarbetare som känner stolthet över att vara en del av verksamheten Medarbetare som upplever att det är roligt att gå till jobbet 89 89 201304 87 86 201304 Medarbetarperspektivet Ett ledarskap som motiverar och engagerar medarbetare Medarbetare som upplever att närmaste chef återkopplar resultat 76 74 201304 Måluppfyllelse Strategiskt mål 3: Gott ledarskap som skapar förutsättningar för goda verksamhetsresultat Målvärde Föregående Mättid- Utfall utfall punkt Framgångsfaktor Nyckelindikator Ett ledarskap som motiverar Ledningsindex i medarbetaruppföljningen 81 81 201304 och engagerar medarbetare Måluppfyllelse
Delårsrapport 03 2014 14 Ekonomiperspektivet Balans mellan intäkter och kostnader Kostnadseffektivitet över tid som står sig väl i branschjämförelser Total lönekostnadsutveckling (löne- och personalförändringar) i procent jmf med motsvarande period föregående år Andel köp från avtalsbundna leverantörer antalet köp från leverantörer som har avtal med LiÖ i förhållande till det totala antalet köp 9,13 % 10,78 % 4,3 % 201403 95 % 92,55 % 96,39% 201403 Strategiskt mål 1: Ekonomi som ger handlingsfrihet Framgångsfaktor Nyckelindikator Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt Balans mellan intäkter och Resultat 1 000 tkr 5 108 10 997 tkr 201403 kostnader Måluppfyllelse Färgsättning för måluppfyllse sker enligt: Tillfredställande resultat Inte helt tillfredställande resultat Otillfredsställande resultat Uppgift saknas/inte möjligt att värdera
Bilaga 1 505 FM centrum i Östergötland Helårsbedömning 03 Resultaträkning (tkr) Aktuell helårsbedömning Föregående helårsbedömning Ack utfall 03 Budget 2014 Bokslut 2013 Not Intäkter Patientavg sjukvård/tandvård 0 0 0 0-1 Försäljning utbildning 0 0 0 0 384 Försäljning övriga tjänster 1 042 119 0 255 143 1 038 032 999 109 Övriga bidrag 1 486 0 465 3 657 5 750 Försålt mtrl varor övr intäkt 17 164 0 10 782 16 619 1 344 Summa Intäkter 1 060 769 0 266 390 1 058 308 1 006 585 1) 2) 3) Personalkostnader Lönekostnader -36 749 0-9 257-36 003-31 965 Arbetsgivaravgifter -16 297 0-4 050-15 954-13 555 Övriga personalkostnader -10 931 0-2 394-11 420-10 432 Summa Personalkostnader -63 977 0-15 701-63 377-55 953 4) Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet 0 0 0 0-415 Verksamhnära material o varor -2 897 0-1 053-2 894-4 868 Lämnade bidrag -6 0-1 -6-6 Övriga verksamhetskostnader -543 786 0-134 248-538 593-504 214 Summa Övriga kostnader -546 689 0-135 302-541 493-509 504 Avskrivningar Avskrivningar -306 864 0-74 307-308 561-295 681 Summa Avskrivningar -306 864 0-74 307-308 561-295 681 Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Finansiella kostnader -142 239 0-35 972-143 877-134 450 Summa Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter -142 239 0-35 972-143 877-134 450 5) Årets resultat 1 000 0 5 108 1 000 10 997 6) Noter till resultaträkningen: 1) Inom FM centrum genomfördes 2013 brandutbildning. Verksamheten övergick till CHV i juli 2013. 2) FM centrum hanterar verksamhetens städkostnader genom att ta in samtliga leverantörsfakturor och sedan vidaredebitera dessa till respektive verksamhet. 3) Bidragen blir lägre än budget då verksamhet har övergått till CHV 1 jan 2014. Av bidragen är 1,2 Mkr investeringsbidrag. 4) Lönekostnadsutvecklingen är på 10,78 %. Ökningen beror huvudsakligen på övergång från externa konsulter till anställd personal och årlig lönehöjning. 5) Kapitalkostnader för fastigheter uppgår till 156 Mkr varav räntekostnader för reinvestering bashyresfond och basnivå är 22 Mkr. 14 Mkr (12 Mkr i budget) avser avräkning mot Finansförvaltningen för fastigheternas underskott, vilket minskar de finansiella kostnaderna. 6) Det positiva resultatet per mars beror huvudsakligen på att kostnaderna för fastighetsdrift är ojämnt fördelade under årets månader medan intäkterna fördelas jämnt över året.
Bilaga 1 505 FM centrum i Östergötland Kassaflödesanalys Aktuell helårsbedömning Not DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat 1 000 Justering för av- och nedskrivningar 306 864 Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital 307 864 Ökning/minskning kortfristiga fordringar 0 Ökning/minskning förråd och varulager 0 Ökning/minskning kortfristiga skulder 0 Kassaflöde från den löpande verksamheten 307 864 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i materiella anläggningstillgångar -1 377 775 Kassaflöde från investeringsverksamheten -1 377 775 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån 1 066 914 Kassaflöde från finansieringsverksamheten 1 066 914 Justering av ingående eget kapital -1 000 7) Årets kassaflöde -3 997 8) Likvida medel vid årets början 12 057 Likvida medel vid årets slut 8 060 Noter till kassaflödesanalysen: 7) Av balanserat eget kapital överförs 1 000 tkr till Finansförvaltningen för 2014. 8) Vid investeringar i fastigheter och konst tillförs ny finansiering genom ökning av lånen från Finansförvaltningen. För investeringar i utrustningar och inventarier till kök och sjukhusgemensamt sker ingen upplåning utan dessa investeringar påverkar kassaflödet negativt.
Investeringsredovisning Bilaga 1 Föregående Investeringar Aktuell helårsbedömning helårsbedömning Budget 2014 Bokslut 2013 Not Byggnader 905 000 1 060 000 877 272 Inventarier 7 675 5 870 6 123 Byggnadsinventarier 460 000 440 000 173 620 Investeringar i annans fastighet 3 212 Förbättringsutgifter i annans fastighet 82 Konst 5 100 5 100 1 338 Aktier, andelar, bostadsrätter Summa 1 377 775 0 1 510 970 1 061 647 9) Noter till investeringsredovisning: 9) Investeringarna för 2014 beräknas bli lägre än budget då det skett tidsförskjutningar i projekten jämfört med tidigare lagda planer. Projekten beräknas dock inte i nukäget vara försenade.
Bilaga 1 505 FM centrum i Östergötland Balansräkning (tkr) UB Aktuell helårsbed 2014 IB Bokslut 2013 Not TILLGÅNGAR Byggnader 4 229 545 3 525 456 Mark 67 049 67 049 Pågående arbeten, maskiner och inventarier 239 897 239 897 Inventarier 21 682 17 685 Byggnadsinventarier 1 294 886 937 161 Förbättrutgifter annans fastigh 5 030 5 030 Byggnadsinvent annans fastigh 1 156 1 156 Konst 53 000 47 900 Aktier andelar bostadsrätter 10 10 Summa Anläggningstillgångar 5 912 255 4 841 344 Förråd mm 3 044 3 044 Förutbet kostn upplupna intäkt 34 774 34 774 Kassa och bank 8 060 12 057 Summa Omsättningstillgångar 45 878 49 875 SUMMA TILLGÅNGAR 5 958 133 4 891 219 EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Balanserat eget kapital 4 000-5 997 Årets resultat 1 000 10 997 Summa Verksamhetens eget kapital 5 000 5 000 10) Långfristiga skulder 5 914 540 4 847 626 Semlöneskuld okomp övertid mm 1 579 1 579 Upplupna kostn förutbet intäkt 37 014 37 014 Summa Skulder 5 953 133 4 886 219 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER 5 958 133 4 891 219 Noter till balansräkningen: 10) Av balanserat eget kapital överfördes 10 997 tkr till Finansförvaltningen i bokslutet 2013. För 2014 är motsvarande belopp 1 000 tkr som överförs till Finansförvaltningen.
Sammanställning investeringsplan fastighet samt fördelning på investeringstyper 2014 2015 2016 2017 Beslutade och/eller aktiverade investeringar 1 306 500 976 396 967 431 749 371 Planerade investeringar 58 500 148 604 377 569 490 629 Totalt 1 365 000 1 125 000 1 345 000 1 240 000 Fördelning på investeringstyper IC Byggnadsinventarier generellt 18 742 19 000 20 000 ICUS Byggnadsinventarier US 29 655 6 600 947 ICVIN Byggnadsinventarier ViN 3 965 ICLIM Byggnadsinventarier LiM 708 7 000 1 000 ICFRAMUS1 Byggnadsinventarier inom FramUS 383 644 173 430 ICFRAMUS2 Byggnadsinventarier inom FramUS 18 500 56 739 228 053 125 000 ICUSLIU Byggnadsinv för Universitetet 4 787 32 231 Byggnadsinventerier 460 000 295 000 250 000 125 000 IN Investering nybyggnad generellt 23 437 7 830 2 000 15 000 IO Investering till/ombyggnad generellt 11 IM Investering markanl generellt 2 315 INUS Investering nybyggnad US 91 1 086 7 250 27 561 INFRAMUS1 Investering nybyggnad FramUS1 2 185 000 321 573 127 533 IOFRAMUS2 Investering ombyggnad FramUS2 1 305 000 76 220 29 808 57 543 142 595 INPSYK Investering nybyggnad Psyk LAH US 360 000 2 068 53 000 194 000 214 000 INUSLIU Investering nybyggnad US f Universitetet 180 161 95 991 IMFRAMUS1 Investering mark Framtidens US 23 915 15 000 12 000 4 923 IOUS Investering till/ombyggnad US 2 284 14 164 15 182 IMUS Investering markanl 1 110 INVIN Investering nybyggnad ViN 1 500 3 000 INVISION2020 VisIoN 2020 Nybyggnad 28 500 52 725 163 266 1 200 000 IOVISION2020 VisIoN 2020 Ombyggnad 40 850 115 588 186 873 89 656 INLIF Investering nybyggnad LiF 13 350 20 000 200 000 200 000 INRPR Investering nybyggnad Vadstena RPR 525 000 76 116 113 500 167 427 98 000 Fastighetsinvesteringar 765 000 625 000 895 000 955 000 RIUS Reinvestering US 24 RIBASUS Reinvestering BasnivåUS 40 833 54 483 64 031 27 000 RIBASVIN Reinvestering Basnivå ViN 20 689 30 738 14 500 12 500 RITUVIN Reinvestering Tekn GP ViN 43 410 67 284 70 491 51 341 RIVISION2020 VisIoN 2020 Reinvesteringar 15 295 17 528 4 159 RIBASLIM Reinvestering Basnivå LiM 23 550 19 500 33 450 25 000 RISÄR Reinvestering Bashyresfond 11 494 17 700 40 000 Reinvesteringar 140 000 205 000 200 000 160 000 Byggnadsinventarier + Fastighetsinvesteringar + Reinvesteringar 1 365 000 1 125 000 1 345 000 1 240 000 Nybyggnation Framtidens US 729 132 342 514 63 593 15 253 Ombyggnation Framtidens US inkl psyk, LAH 96 788 139 547 479 596 495 626 Vision 2020 40 850 159 383 257 126 257 080 RPR 76 116 113 500 217 427 98 000 Fliken Sammanst investeringsplan 1 av 1 Utskriven 2014-03-27 kl 08:35
Dokumentnamn: Version: FM centrum Produkt/Projekt/Verksamhet: Utfärdat av: Anette Forsling Datum: 2014-04-15 Diarienr: Investeringssammanställning LD 2014 Projekt Belopp Finansiering Beslut av Daterad D-nr RPR Lokalanpassning till följd av evakuering 4 700 000 kr Finans LD 2014-01-03 FC 2014-3 VC och BKC Söderköping, Nytecknande av hyresavtal 1 651 600 kr Hyresavtal LD 2014-02-18 FC 2014-55 LiM Ombyggnation av cafeteria i huvudentré A 2 500 000 kr > 500 tkr < 5 000 tkr LD 2014-02-08 FC 2014-45 US Installation av UPS-anläggning i laboratorium, SC 650 000 kr > 500 tkr < 5 000 tkr LD 2014-01-27 FC 2014-34 RPR Vadstena Rivning av byggnad 118001 3 100 000 kr Rivning LD 2014-03-05 FC 2013-380 US Gång- och cykelbana Magistrathagen 2 200 000 kr > 500 tkr < 5 000 tkr LD 2014-03-11 FC 2014-91 BKC Ombyggnation för BKC på Torkelbergsgatan, Docka 2 000 000 kr > 500 tkr < 5 000 tkr LD 2014-03-05 FC 2014-84 FTV Ytskiktsrenovering och mindre anpassning av lokal, Oral rehab 3 000 000 kr > 500 tkr < 5 000 tkr LD 2014-02-21 FC 2014-100 ViN Ny genomlysningsutrustning till röntgenkliniken 700 000 kr > 500 tkr < 5 000 tkr LD 2014-03-03 FC 2014-42 Sida 1/1
Fastställd kapitalkostnad, tkr Helårsbedömn 03 Budget 2014 2014 Verksamhetens intäkter Hyra 870 211 879 049 Hyra outhyrt / Finansförvaltningen 41 776 35 800 Investeringsbidrag 1 216 1 216 Avsättning basnivå till finansförvaltningen -60 912-61 016 Nyttjande basnivå från finansförvaltning 56 641 56 641 Avsättning bashyresfond till finansförvaltningen -6 479-6 479 Nyttjande bashyresfond från finansförvaltning 2 325 2 325 Summa verksamhetens intäkter 904 778 907 536 Verksamhetens kostnader Drift- och underhåll 69 420 69 420 Hyreskostnader 134 654 134 654 Mediakostnader 109 725 109 725 Städ 1 744 1 744 Spolos 9 452 9 452 Planerat underhåll 34 831 34 831 Förvaltningskostnader 36 422 36 422 Div FM tjänster 12 481 12 481 Servicekostnader (sjukhusgemensamt) 51 023 50 933 Summa verksamhetens kostnader 459 752 459 662 Avskrivningar Byggnadsinventarier 102 275 102 000 Fastigheter 164 128 165 317 Reinvesteringar basnivå 35 368 35 368 Reinvesteringar bashyresfond 1 549 1 549 Summa avskrivningar 303 320 304 234 Räntekostnader Byggnadsinventarier 45 094 44 848 Fastigheter 88 909 89 144 Reinvesteringar basnivå 21 273 21 273 Reinvesteringar bashyresfond 776 776 Summa räntekostnader 156 052 156 041 Resultat -14 346-12 401 Ränta, avräknad mot Finansförvaltningen Byggnadsinventarier 45 094 44 848 Fastigheter 88 909 89 144 Beräknat över- eller underskott på fastigheter -14 346-12 401 Summa ränta 119 657 121 591 IB Basnivå 62 445 62 445 UB Basnivå 66 716 66 820 IB Bashyresfond 45 709 45 709 Sålda fastigheter Resultat skolor UB Bashyresfond 49 863 49 863 Anmärkning: Bashyresfond avser fastigheter som benämns som vårdcentraler och skolor